Снижает качество бухгалтерского учета

2.14. Формы отчетности · типовые

Приказ Минфина № 67н

2.15 Способ представления отчетности · в электронном виде

пункт 6 ст. 13 ФЗ о бухгалтерском учете, статья 313 НКРФ

Требует организации хранения электронных документов

3. МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

3.1 Амортизация основных средств Способ амортизации основных средств:

· для бухгалтерского учета - линейный,

· для налогового - линейный

Учет активов стоимостью до 40 000 рублей.

Установить стоимость, в пределах которой активы подлежат учету в составе материально-производственных запасов (не более 40 000 р. для целей бухгалтерского учета)

Применение льготы по амортизации для целей налогообложения

будут амортизироваться в обычном порядке.

пункт 18 ПБУ 6/01, статья 259 НК РФ

Позволяет гармонизировать расчеты бухгалтерского и налогового учета

3.2. Способ амортизации НМА · для бухгалтерского учета - линейный,

· для налогового - линейный

пункт 15 ПБУ 14/2000, статья 259 НК РФ

Позволяет гармонизировать расчеты бухгалтерского и налогового учета

3.3.Способ отражения амортизации НМА · на счете 04 "НМА"

пункты 20, 21 ПБУ 14/2000

Позволяет сократить количество используемых учетных регистров

3.4. Переоценка основных средств · · не проводить переоценку

пункт 15 ПБУ 6/01

Исключает дополнительные бухгалтерские расчеты и проводки

3.5. Ремонт основных средств ремонтный фонд создается

пункт 3 ст. 260, 324 НК РФ

Использует дополнительный учетный регистр

3.6. Учет затрат по кредитам и займам перевод долгосрочной задолженности в краткосрочную

пункт 6 ПБУ 15/01

3.7. Оценка финансовых вложений при выбытии · способ ФИФО

пункт 26 ПБУ 19/02

Предполагает возможность учета финансовых вложений по партиям

3.8. Учет материальных ценностей · без использования счетов 15 и 16

Инструкция по применению плана счетов

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.9. Способ оценки запасов при отпуске в производство · по себестоимости единицы

пункт 27 ПБУ 5/01, пункт 8 ст. 254 НК РФ

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

Выбор одного из вариантов

Основание

Оценка

3.10 Учет транспортно-заготовительных расходов · включение затрат в фактическую себестоимость ценностей

пункт 83 Методических указаний по учету материально-производственных запасов

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.11. Оценка приобретаемых товаров · по фактической себестоимости для налогообложения · стоимости единицы

пункты 6, 13 ПБУ 5/01, подпункт 3 пункта 1 ст. 268 НК РФ

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.12. Оценка тары · по фактической себестоимости

пункты 166, 182 Методических указаний по учету материально-производственных запасов

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.13. Оценка незавершенного производства · по фактической себестоимости

пункт 64 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ

Исключает дополнительные расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.14. Порядок признания выручки · в бухгалтерском учете - по мере готовности продукции

· в налоговом - метод начислений

Инструкция по применению Плана счетов, статьи 271-273 НК РФ

Предполагает использование дополнительных учетных регистров по этапам выполненных работ

3.15. Момент реализации товаров · по мере отгрузки

статья 167 НК РФ

3.16. Учет выпуска готовой продукции · без использования счета 40

Инструкция по применению Плана счетов

Исключает доп.расчеты и ведение дополнительных учетных регистров

3.17 Формирование резервов · резервы создаются (по видам)

П.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, статья 324(п.1), 265, 266, 267 НК РФ

Предполагает создание дополнительных учетных регистров

 3.18. Перечень прямых расходов организация самостоятельно определяет перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг).

 статья 318 НК РФ

Предполагает создание дополнительных учетных регистров

Таким образом, таблица 2. показывает с одной стороны особенности организации бухгалтерского учета, с другой особенности организации документационного обеспечения ООО «Самурай-Авто».

По данным таблицы можно сделать следующие основные выводы.

1. Бухгалтерский учет ООО «Самурай-Авто» организован и ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Бухгалтерский учет ведется специализированной бухгалтерской службой, во главе которой стоит главный бухгалтер, служба непосредственно подчиняется генеральному директору.

3. Бухгалтерский учет обеспечивает организацию информацией о направлениях деятельности и их реализации, позволяет проводить анализ совершенных хозяйственных операций.

4. Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

5. Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций. Однако, график документооборота содержит частично сведения, указываемые в данном перечне. Например, наименование документа, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения при создании документа.

Для более полной оценки качества документооборота ООО «Самурай-Авто» необходимо провести анализ состояния делопроизводства в бухгалтерии.

2.3 Анализ состояния делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

Документы, с которыми работает бухгалтерия ООО «Самурай-Авто», можно разделить на три группы (рис. 7):

- документы налогового учета и отчетности;

- бухгалтерские документы;

- прочие документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Бухгалтерские документы делятся на первичные документы, регистры бухучета, формы отчетности. К прочим документам относят справочную и организационно-распорядительную документацию Компании.

В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов, то есть обработка документов распределена между специалистами бухгалтерии и каждый из них выполняет однотипный набор операций.

Рис. 7. Состав бухгалтерской документации

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, управление бухгалтерской документацией ООО «Самурай-Авто» оценим в разрезе следующих составляющих:

- движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

- контроль за их исполнением;

- оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

- хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» можно выделить три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие в бухгалтерию Общества проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. В этом и заключается суть первой составляющей делопроизводства.

В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации.

В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» нет сотрудника, в обязанности которого входит прием и обработка документации, поступающей в подразделение. Все обязанности распределены между сотрудниками бухгалтерии. Контроль правильности оформления поступающих внешних документов не производится, ошибочно полученная корреспонденция обратно адресату не пересылается, регистрация входящей документации не ведется. Все документы передаются непосредственно специалисту, которому предназначен документ. Если документ должен исполняться несколькими исполнителями, его размножают в нужном количестве экземпляров. Предварительное рассмотрение и обработка документов проводится самим работником.

Регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете активов, пассивов, доходов и расходов фирмы. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием в ООО «Самурай-Авто» не редкость. А раз нет документов, то, соответственно, нет и совершенных операций.

Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг связи, коммунальных услуг, возвратом документов от покупателей и заказчиков, которые зачастую присылают товарные накладные, акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того что организация не имеет возможности отразить в учете расходы и доходы, но при этом еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются без учета таких сумм.

Кроме того, хранение документов производится по объектам учета, то есть в Организации отсутствует как таковая утвержденная номенклатура дел. Существуют отдельные папки хранения документов по следующим участкам учета:

1. Учредительные документы.

2. Договора.

3. Касса.

4. Банк.

5. Основные средства.

6. Авансовые отчеты.

7. Главная книга.

8. Отчетность.

9. Налоговые карточки и отчетность.

В Организации разработан график документооборота. Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются бухгалтера.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступающей в бухгалтерию организации. Оформлен график документооборота в виде таблицы, содержащей перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Фрагмент графика документооборота приведен в Приложении 4.

У каждого бухгалтера на рабочем месте есть выписка из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере его деятельности, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер Компании.

Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующую папку.

В папках документы хранятся в хронологическом порядке. Обычно бухгалтерская папка формируется в ООО «Самурай-Авто» на один финансовый год, исключение составляет только папка «Основные средства».

Если объем документов к какой-то папке превышает 200-250 листов, то заводится вторая, третья и т.д. одноименные папки. Им присваиваются порядковые номера.

Например:

«Касса 1 (январь-март 2013)».

«Касса 2 (апрель - май 2013)».

«Касса 3 (май - октябрь 2013)».

«Касса 4 (ноябрь - декабрь 2013)».

По истечению финансового года папки с документами помещаются в архив, сформированный также по предметному признаку. Доступ к архивным документам имеют все работники бухгалтерской службы.

Помимо бумажных документов в бухгалтерии предприятия присутствуют электронные документы. Практически все учетные регистры создаются и хранятся в электронном виде на дисках. При этом хранятся резервные копии баз данных на определенную дату, чаще всего на 31 декабря предшествующего года.

Как видно из материалов параграфа, делопроизводство как таковое в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто» отсутствует. Есть элементы организации работы с документацией, но практически полностью отсутствуют элементы регистрации, систематизации, контроля исполнения и хранения документов. Это сказывается на качестве работы как самой бухгалтерии, так и всей организации.

При таком отношении к документации трудно бывает найти какой-либо документ. Очень часто документы теряются или хранятся не в том временном периоде, к которому относятся.

Например: Поставщик материалов - Компания Subaru, прислал в организацию претензию, о том, что некоторые поставки автозапчастей не были оплачены в срок. Руководитель попросил бухгалтерию сделать справку об оплате поставок с приложением копий выписок банка и платежных документов. Бухгалтерия справку сделала. По данным оказалось, что в дни указанные в претензии оплата производилась, что зафиксировано в выписке банка. Письмо со справкой отправили контрагенту. Контрагент в ответ повторил письмо с претензией и приложением акта сверки расчетов. Оказалось, что в бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» составили справку на основании прошлогодних документов, а указанные в претензии поставки действительно не оплачены.

Как видно из приведенного примера, ошибки в систематизации и хранении документов отрицательно сказываются на деятельности Компании, могут влиять на качество бухгалтерских документов, а также качество принимаемых на их основе управленческих решений.

По материалам второй главы выпускной квалификационной работы можно сделать следующие основные выводы:

1. ООО «Самурай-Авто» - компания, занимающаяся обслуживанием и ремонтом автомобилей Subaru, Nissan, Toyota, Mitsubishi, Honda, Suzuki, Mazda, а так же поставкой и продажей автозапчастей к ним.

2. В организации сформирован штат квалифицированных специалистов различных профилей работы, которые обеспечивают функционирование и развитие Компании.

3. Компания занимает устойчивое положение на рынке, постоянно развивается.

4. Бухгалтерский учет в Компании ведется специализированной службой в разрезе принятой учетной политики.

5. Бухгалтерский учет ООО «Самурай-Авто» организован и ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Бухгалтерский учет обеспечивает организацию информацией о направлениях деятельности и их реализации, позволяет проводить анализ совершенных хозяйственных операций.

7. Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

8. Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций.

9. В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов.

10. Прием и обработка входящей документации осуществляется бухгалтерами на местах, регистрация документов не проводится.

11. Документы хранятся в папках, сформированных по предметному принципу и ведущихся в течение одного финансового года.

12. Контроль за формированием, движением и исполнением документов осуществляется в разрезе утвержденного графика документооборота главным бухгалтером.

13. По окончании финансового года папки с документами переводятся в архив и заводятся новые.

14. В бухгалтерии Компании присутствуют только элементы делопроизводства, что отрицательно сказывается на деятельности всей организации.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ ООО «САМУРАЙ-АВТО»

3.1 Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения бухгалтерской службы

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом (учетной политикой организации).

Подобного рода внутренняя организация движения документов и управления этим движением является сущностью делопроизводства.

Каких-либо нормативных положений о порядке организации делопроизводства в бухгалтерской службе не существует. При разработке внутреннего регламента делопроизводства можно использовать положения:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

3. Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

4. Налоговый кодекс. Часть первая. (принят ФЗ РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ).

5. Налоговый кодекс. Часть вторая. (принят ФЗ РФ от 05.08.2000 N 117-ФЗ ).

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998 (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

7. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

9. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.04.2012 № 55н)

10. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.10 №) Документ применяется в части, не противоречащей ФЗ N 402-ФЗ (т.е. продолжают действовать п.6 и п.37, раздел VIII Положения)

11. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.10 №186н).

В соответствии с этими документами общая схема делопроизводства включает в себя организацию документооборота по следующим позициям:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Общих положений нормативного регулирования создания и обработки первичной документации не существует. В соответствии с п. 4. Ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, состав и форма первичного учетного документа может быть разработана организацией самостоятельно или взята из альбомов унифицированных форм, содержащихся в постановлениях Госкомстата РФ.

При этом в учетной политике обязательно должны утверждаться:

- формы первичных учетных документов;

- перечень документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций;

- перечень лиц, имеющих право подписи в первичных учетных документах;

- график документооборота.

При разработке форм первичных документов необходимо сохранять следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

При этом нормативного регулирования состава и формы учетных регистров не существует. Организация сама определяет реестр необходимых учетных регистров исходя из информационных потребностей бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных электронных носителях. Совокупность учетных регистров предопределяет форму ведения бухгалтерского учета. Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет. Его ведение предполагает ведение налоговых регистров, позволяющих накапливать информацию первичных учетных документов в целях расчета налогов.

В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (статья 314 части второй НК РФ):

- наименование регистра;

- период (дату) составления;

- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

- наименование хозяйственных операций;

- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых электронных носителях.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных статьей 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.

Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документационного обеспечения бухгалтерского учета, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В тоже время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления, на предприятии должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете.

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Таким образом, в параграфе изложены основные требования, предъявляемые в нормативных документах к порядку организации документационного обеспечения бухгалтерии или бухгалтерскому делопроизводству. Опираясь на эти положения в следующем параграфе выпускной квалификационной работы будут изложены предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто».

3.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

Делопроизводство включает комплекс мероприятий, охватывающих:

- организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

- контроль исполнения бухгалтерских документов;

- оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

- последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

В первую очередь бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел, которая представляет собой перечень наименований дел, заводимых бухгалтерией в соответствии со спецификой своего документационного обеспечения.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 8.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

- положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях;

- соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

На основе полученных сведений производится:

- уточнение перечня документов;

- их предварительное распределение между делами;

- предварительное определение заголовков дел;

- распределение дел между разделами номенклатуры.



Рис. 8. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

При определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

- название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

- название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

- краткое содержание документов, помещаемых в дело;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

- дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Для ведения делопроизводства в бухгалтерии Общества предлагаю ввести следующую Номенклатуру дел:

001 Нормативные и учредительные документы;

002 Копии приказов руководителя предприятия по основной деятельности;

003 Копии приказов руководителя предприятия по личному составу;

004 Должностные инструкции работников бухгалтерии;

005 Штатное расписание;

006 Годовой бухгалтерский отчет;

007 Квартальные и месячные отчеты, предоставляемые ФНС и внебюджетным фондам;

008 Договоры, контракты, соглашения;

009 Аудиторские заключения, акты налоговых и др. проверок;

010 Отчеты кассира с приложениями;

011 Кассовая книга;

012 Выписки банка с приложениями;

013 Авансовые отчеты;

014 Путевые листы;

015 Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

016 Акты выполненных работ по выполненным работам и оказанным услугам;

017 Реализационные накладные;

018 Счета-фактуры исходящие;

019 Счета-фактуры входящие;

020 Документы на поступление основных средств и нематериальных активов и ввод их в эксплуатацию;

021 Картотека инвентарных карточек объектов ОС и НМА;

022 Документы по движению и выбытию ОС и НМА,

023 Документы на поступление материалов;

024 Документы на приобретаемые услуги и работы;

025 Табели учета рабочего времени и наряды на выполнение работ;

026 Расчетно-платежные ведомости по оплате труда;

027 Документы по кредитам и займам;

028 Документы по финансовым вложениям;

029 Документы по формированию собственного капитала;

030 Выписки банка с приложениями;

031 Расчеты и справки бухгалтерии;

032 Карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости;

033 Главная книга;

034 Налоговый учет по НДС;

035 Налоговый учет по налогу на прибыль организации;

036 Налоговый учет по налогу на имущество;

037 Налоговый учет по транспортному налогу;

038 Налоговый учет по НДФЛ;

039 Персонифицированный учет по НДФЛ;

040 Налоговый учет по страховым взносам на социальное обеспечение и страхование;

041 Персонифицированный учет по пенсионному страхованию и обеспечению.

При ведении дел рекомендую придерживаться правил, приведенных в параграфе 1.3. настоящей выпускной квалификационной работы.

Соблюдение этих правил позволяет, прежде всего, обеспечить сохранность бухгалтерских документов от утраты (хищения), порчи (повреждения), а также от несанкционированного доступа к содержащейся в них информации.

Так, в соответствии с Положением о документах и документообороте обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке и переплетаться. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.

Иными словами, в целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов их следует помещать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы.

Формирование дел - это неотъемлемая составляющая работы по осуществлению текущего хранения документов, исполнение которых завершено. Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил.

В свою очередь, дело - это упорядоченная совокупность документов определенного вида. Кроме того, термин "дело" применяется для обозначения единицы измерения отдельных видов работ по делопроизводству.

Формирование бухгалтерских документов в дела, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения.

Работу по формированию документов в дела обычно выполняют работники бухгалтерской службы, допущенные к обращению с соответствующими видами документов и имеющие достаточную профессиональную подготовку. Указанным работникам в течение рабочего дня должно предоставляться время, достаточное для полного и качественного выполнения работ по формированию бухгалтерских документов в дела. За ними закрепляются определенные места (средства) обработки и хранения бухгалтерских документов - столы, ящики, полки, хранилища, шкафы, сейфы и т.п.

Контроль за своевременностью и правильностью формирования бухгалтерских документов в дела осуществляют начальники соответствующих структурных подразделений. Ответственность за надлежащее исполнение бухгалтерских документов, достоверность содержащихся в них сведений, а также за их своевременную передачу для формирования в дела несут исполнители соответствующих документов.

Кроме того, для упорядочивания потоков входящей и исходящей документации предлагаю ввести регистрационные журналы:

1. Журнал регистрации входящих документов;

2. Журнал регистрации исходящих документов.

В силу того, что регистрация информационных потоков требует достаточно большого количества времени, в структуре бухгалтерии необходимо введение должности секретаря, в обязанности которого помимо функций регистрации входящих и исходящих документов будет входить и контроль за правильностью и своевременностью сдачи дел а архив.

Кроме того в целях упорядочивания первичной документации бухгалтерского учета предлагаю ввести альбом форм бухгалтерских документов, который представляет собой подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Примените такого альбома позволит повысить эффективность управления бухгалтерской документацией. Альбом содержит все формы документов, формируемых бухгалтерской службой предприятия по объектам учета.

На сегодняшний день, считаю целесообразным включение в альбом типовых (унифицированных) форм документов, разработанных на основании ОКУД.

Например:

Акт приема-передачи основных средств по формам: № ОС-1, № ОС-1а (для ввода в эксплуатацию зданий и сооружений), № ОС-1б (при одновременном вводе в эксплуатацию нескольких объектов основных средств).

Инвентарная карточка по формам: № ОС-6, № ОС-6а (для группы объектов).

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 (при автоматизированном способе ведения учета).

На основании альбома рекомендую формировать реестр форм первичной документации по следующей форме, таблица 3

Таблица 3

Примерная форма реестра форм первичной документации

Наименование формы	Момент составления формы	Кто готовит	Согласование	Подпись	утверждение	Место регистрации

Кроме того, рекомендую организовать контроль исполнения бухгалтерских документов.

Контроль исполнения бухгалтерских документов - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения.

В комплекс мероприятий включается:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса должен будет осуществлять руководитель организации или главный бухгалтер. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов возлагается на секретаря, в задачи которого входит:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль (за сроками) исполнения документов должен включать в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

Контроль за сроками исполнения документов предлагаю вести автоматизированным способом, для этого в 1С: Предприятие предусмотрен специальный блок - документационное обеспечение.

В целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов предлагаю упорядочить хранение дел в бухгалтерии.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание -- пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Таким образом, предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе позволят ООО «Самурай-Авто» повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить время обработки документа, облегчить санкционированный доступ к документам, избежать потери, порчи, уничтожения документов, что положительно скажется на работе всей организации, позволит повысить качество принимаемых управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение обобщим основные выводы и предложения, полученные в результате исследования.

Основные выводы по результатам выполнения выпускной квалификационной работы следующие:

1. В совокупности экономической информации наибольший удельный вес занимает учетная, свыше 70% общего объема экономической информации, базирующаяся в основном на данных бухгалтерского учета.

2. Бухгалтерский учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью компании и лицами, принимающими решения.

3. Документация как элемент метода бухгалтерского учета, это совокупность документов организации, определенным образом связанных между собой. Все документы бухгалтерского учета образуют взаимосвязанную систему.

4. Документооборот требует четкой организации или упорядочивания работы с документами, заключающейся в хранении и использовании документов в текущей деятельности субъекта хозяйствования.

5. Документирование и организация работы с документами составляет сущность такой отрасли деятельности как делопроизводство.

6. Под делопроизводством в бухгалтерии или документационным обеспечением бухгалтерского дела понимаем вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с бухгалтерскими документами.

7. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, являются основанием для последующих записей операций в системе счетов, широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью.

8. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

9. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется тщательно продуманная организация делопроизводства в бухгалтерской службе.

10. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами.

11. Способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными. Для организации делопроизводства бухгалтерии хозяйствующего субъекта его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ.

12. Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.

13. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

14. Формирование дел направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов, а также оказывает значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

15. ООО «Самурай-Авто» - это Компания, активно работающая на товарных рынках России, оказывающая услуги техническому обслуживанию и ремонту японских автомобилей, а также осуществляющая поставку и продажу автозапчастей к ним. В организации сформирован штат квалифицированных специалистов различных профилей работы, которые обеспечивают функционирование и развитие Компании. Компания занимает устойчивое положение на рынке, постоянно развивается.

16. Бухгалтерский учет в Компании ведется специализированной службой в разрезе принятой учетной политики в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

18. Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций.

19. В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов.

20. Прием и обработка входящей документации осуществляется бухгалтерами на местах, регистрация документов не проводится.

21. Документы хранятся в папках, сформированных по предметному принципу и ведущиеся в течение одного финансового года.

22. Контроль за формированием, движением и исполнением документов осуществляется в разрезе утвержденного графика документооборота главным бухгалтером.

23. По окончании финансового года папки с документами переводятся в архив и заводятся новые.

24. В бухгалтерии Компании присутствуют только элементы делопроизводства, что отрицательно сказывается на деятельности всей организации.

На основании выводов в работе сделаны следующие предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе Общества:

1. Бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел, которая представляет собой перечень наименований дел, заводимых бухгалтерией в соответствии со спецификой своего документационного обеспечения. В работе предложена примерная номенклатура дел, состоящая из 41 позиции.

2. Для упорядочивания потоков входящей и исходящей документации предлагаю ввести регистрационные журналы:

Журнал регистрации входящих документов;

Журнал регистрации исходящих документов.

3. В силу того, что регистрация информационных потоков требует достаточно большого количества времени, в структуре бухгалтерии необходимо введение должности секретаря.

4. В целях упорядочивания первичной документации бухгалтерского учета предлагаю ввести альбом форм бухгалтерских документов, который представляет собой подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Применение такого альбома позволит повысить эффективность управления бухгалтерской документацией. Альбом содержит все формы документов, формируемых бухгалтерской службой предприятия по объектам учета. На сегодняшний день, считаю целесообразным включение в альбом типовых (унифицированных) форм документов, разработанных на основании ОКУД.

5. На основании альбома рекомендую формировать реестр форм первичной документации.

6. В целях повышения качества исполнения документов предлагаю организовать контроль исполнения бухгалтерских документов, который представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения, включающий контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу вопроса решения вопроса должен будет осуществлять руководитель организации или главный бухгалтер. Контроль за сроками исполнения документов возлагается на секретаря.

7. В целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов предлагаю упорядочить хранение дел в бухгалтерии.

Предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе позволят ООО «Самурай-Авто» повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить время обработки документа, облегчить санкционированный доступ к документам, избежать потери, порчи, уничтожения документов. Это положительно скажется на работе всей организации, позволит повысит качество принимаемых управленческих решений.

Таким образом, задачи, поставленные в начале исследования выполнены. Цель достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г № 402-ФЗ. «О бухгалтерском учете».

2. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

4. Налоговый кодекс. Часть первая. (принят ФЗ РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ).

5. Налоговый кодекс. Часть вторая. (принят ФЗ РФ от 05.08.2000 N 117-ФЗ ).

6. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

7. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.04.2012 № 55н).

8. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.10 №) Документ применяется в части, не противоречащей ФЗ N 402-ФЗ (т.е. продолжают действовать п.6 и п.37, раздел VIII Положения).

9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.10 №186н).

10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России, 1998.

11. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

12. ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

13. Анцифирова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. практикум - М., ИТК Дашков и К, 2014, 368с.

14. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет. Учебник для бакалавров. - М., Юрайт, 2014, 984с.

15. Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета. - М.: Проспект, 2012, 240с.

16. Бардиина И.В. Бухгалтерское дело. - М.: Юрайт,.2011, 288с.

17. Басаков М.И. Азы бухгалтерского учета. - М.: Феникс, 2012, 160с.

18. Бухгалтерский учет - http://www.tepka.ru/buh/31.html

19. Бухгалтерский учет и анализ. Учебное пособие. / Под ред. Ю. И. Сигидова, М. С. Рыбянцевой. - М., ИНФРА_М, 2014, 336с.

20. Бухгалтерский учет как Информационная Система - http://axio.com.ua/publ/finansovyj_uchet/uchetnaja_informacija_prinjatie_reshenij_i_ispolzovanie_finansovoj_otchetnosti/bukhgalterskij_uchet_kak_informacionnaja_sistema/5-1-0-2

21. Бухгалтерский финансовый учет. Учебник./Под ред. Н.Г. Сапожниковой. - М.: ИНФРА-М, 2014, 505с.

22. Бухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие. / Под общ. ред. О. Е. Качковой. - М., КноРус, 2014, 568с.

23. Галахов В.В. и др. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: Проспект, 2014, 480с.

24. Галяпина Л.В. Бухгалтерский учет в вопросах и ответах для крупных и малых коммерческих фирм. - М.: Феникс, 2010, 379с.

25. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. / под. Общ. Ред. Г. Ю. Касьяновой. - М.: АБАК, 2012, 800с.

26. Жуков В. Н. Основы бухгалтерского учета. Учебное пособие. - С-Пб., Питер, 2012, 336с.

27. Касьянова Г.Ю. Отчетность. Бухгалтерская и налоговая. - М.: АБАК, 2013, 328с.