Учет и контроль материальных ресурсов на предприятии

Материальные ресурсы как объект бухгалтерского учета. Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ресурсов, операций по движению материальных ресурсов. Разработка мер по предупреждению экономических правонарушений.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 27.11.2012
Размер файла 233,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Костюм х/б (шт.)

83

83

-

Валенки (шт.)

24

24

-

Костюм «Гудок» (шт.)

31

31

-

Обобщая вышесказанное, можно отметить, что проведение ревизии состояния складского хозяйства обеспечивает не только сохранность материальных ресурсов, но и эффективность ведения хозяйства.

Инвентаризация материальных ценностей также как и ревизия, служит средством проверки условий хранения материальных ценностей, правильности установления цен, соответствие достоверности фактического наличия бухгалтерскому учету.

Для оформления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и МОЛ. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам должны быть получены от МОЛ письменные объяснения. С учетом объяснительных, комиссия устанавливает причины выявленных недостач и определяется порядок регулирования разницы между данными инвентаризации и бухучетом, составляется протокол, который утверждается руководителем.

Если при оформлении документов, связанных с инвентаризацией имели место и выявлены нарушения, то проверяющий обязан выяснить их причины этих нарушений. Нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков ТМЦ.

В ходе ревизии проверяют правильность составление расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться с разрешения руководителя по утвержденным нормам. При этом списание с баланса выявленной недостачи не должно быть выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

При выявлении недостач и излишков допускается зачет недостач с излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одному и тому же наименованию ТМЦ, у одного того же МОЛ, за один и тот же проверяемый период.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом отчете предприятия.

3.3 Проверка операций по движению материальных ресурсов

При проверке использования материальных ресурсов в производственном процессе руководствуются Методическими рекомендациями по планированию и калькулированию себестоимости (работ, услуг), разработанными и утвержденными Гомельским отделением Белорусской железной дороги.

Ревизия материальных ресурсов является одним из инструментов проверки их движения. Можно выделить определенные этапы и задачи при проведения ревизии проверки операций по движению материальных ресурсов (рисунок 3.5).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.5 - Основные задачи ревизии движения материальных ресурсов

Основными источниками информации при проверке являются оборотно-сальдовые ведомости о движении материалов (приложение П), карточки складского учета (приложение Р) и другие документы.

В первую очередь при проверке устанавливается соответствие данных складского учета с данными бухгалтерского учета по синтетическому счету 10 «Материалы». Для этого проводят сверку итогов ведомости остатков материальных ресурсов на конец месяца, которую берут в бухгалтерии и сверяют с фактическим наличием остатков материальных ресурсов находящихся на складе. Такое сравнение в дистанции проводят на 1-е число проверяемого периода по каждому складу.

Общие обороты выбытия материалов за месяц по всем складам и остатки материалов на конец месяца, приведенные в ведомости, сверяются с кредитовым оборотом и остатками по счету 10 «Материалы» в главной книге. При установлении отклонений устанавливают их причины и виновных в нарушении лиц. При проведении ревизии за 2010-2011 годы в Гомельской дистанции гражданских сооружений отклонений не установлено.

Кроме того, ревизор проверяет правомерность совершенных за проверяемый период операций по отпуску материальных ресурсов в производство. В данном случае используются накопительные ведомости по расходу материальных ресурсов со складов, составленные на основе расходных документов. Отпуск материальных ценностей с кладовых производится по требованиям. Материальные ресурсы ставятся в подотчет материально-ответственным лицам, которые в обязательном порядке ведут учет их движения, что отражают в материальных отчетах. Материальные отчеты проверяются работником бухгалтерии.

При выборочной проверке материальных отчетов за 2011г. нарушений выявлено не было. Списываются материальные ценности на расходы производства согласно документов, подтверждающих расход с указанием объема выполненных работ и действующих норм.

В ходе ревизии за 2011 г. произведен контрольная проверка наличия ресурсов, их обмер, взвешивание. Недостач или излишек не выявлено.

Также была произведена выборочная инвентаризация фактического наличия материальных ценностей. Недостач или излишек также не выявлено.

Кроме того ревизорской проверке подвергнута договорная деятельность дистанции по приобретению материальных ресурсов. Все договора оформлены с учетом требований сертификации дистанции.

Так как при отпуске материальные ресурсы должны измеряться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, поштучно), то следовательно можно выявить и размер завышения при списании ресурсов в производство в связи с обсчетом, обвесом, неправильным обмером, что приводит к созданию неучтенных излишков материальных ресурсов на складах. В последствии происходит их изъятие.

Всякий сверхлимитный отпуск в производство материальных ресурсов и их отпуск с целью замены позиций одной на другую аналогичную в дистанции оформляется выпиской отдельного требования за подписью главного бухгалтера и руководителя (или другого уполномоченного лица).

Процедуры ревизии движения материальных ресурсов представлены на рисунке 3.6.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.6 - Процедуры ревизии движения материальных ресурсов

При получении материалов для производства изделий взамен забракованной и для исправления брака к накладной также должен прилагаться акт (извещение) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Требование на замену (дополнительный отпуск) материалов применяется для учета отпуска материалов при их замене, предусмотренными технологией, другими материалами и являются основанием для списания материалов со склада.

Тщательной проверке подвергается расходование строительных и ремонтных материалов, так как на них приходится высокий удельный вес всех затрат.

Во всех случаях необходимо производить контрольные инвентаризации наличия наиболее дефицитных строительных материалов, а при необходимости - и контрольного обмера их фактического использования на те или иные строительные и ремонтные работы.

Контроль на этом участке состоит в сопоставлении данных накладных на получение ценностей и данным в потребности их, указанные в сметах на строительство.

Особое внимание уделяют разовому отпуску строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов может способствовать встречная сверка записей по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счетов 08 «Капитальные вложения» и 23 «Вспомогательное производство».

В ходе проверки соблюдения лимитов отпуска материальных ресурсов в производство ревизором не было выявлено нарушений. При этом он составил вспомогательную ведомость (таблица 3.2).

Таблица 3.2 - Ведомость проверки соблюдения лимитов отпуска товарно-материальных ценностей в производство

Наименование товарно-материальных ценностей

Предусмотрен отпуск сырья,

согласно лимиту

Фактически израсходовано сырья

Отклонения,

(+ , -)

количество

сумма,

руб.

количество

сумма,

руб.

Сталь

листовая (м)

0,05

2 415 000

0,05

2 415 000

-

Эмаль белая (банок)

15

107 200

15

107 200

-

Замок (шт.)

10

270 000

10

270 000

-

Шайба (шт.)

17

22 000

17

22 000

-

При ревизии обоснованности использования горюче-смазочных материалов проверяется точность планирования потребности в горюче-смазочных материалах, полноту оприходования и обоснованность списания в расход, правильность хранения и эффективность использования израсходованного горючего.

Ведомость проверки соответствия данных бухгалтерского учета

материальных ресурсов в отчетных документах

Дата

на 01.01.11

на 01.02

на 01.03

на 01.04

Сальдо на начало периода

Дт

0

0

0

0

Кт

0

380000

80000

85000

оборот Дт

бал

0

570000

425000

260000

гл

0

570000

425000

260000

ж/о

0

570000

425000

260000

оборот яКт

бал

380000

270000

430000

175000

гл

380000

270000

430000

175000

ж/о

380000

270000

430000

175000

Сальдо на начало периода

Дт

0

0

0

0

Кт

380000

80000

85000

0

Отклонение от данных

бал

-

-

-

-

гл

-

-

-

-

ж/о

-

-

-

-

Сальдо на начало периода

Сальдо на начало периода

Дт

Кт

Дт

Кт

01.10.2011

210 745 800

1 180 045 214

175 845 121

1 214 547 852

01.11.2011

175 845 121

1 214 547 852

260 355 321

1 331 493 841

01.12.2011

260 355 321

1 331 493 841

395 725 070

590 971 463

01.01.2012

395 725 070

590 971 463

Важнейшими вопросами, подлежащими изучению во время ревизии, являются: полнота оприходования горючего, правильность его учета и обоснованность списания в расход. По документам устанавливается соответствие количества оприходованного топлива с полученным и оплаченным его количеством. Кроме того, проверяется ведется ли раздельный учет по маркам и видам горюче-смазочных материальных ресурсов: на складах, в баках. Следует отметить, что в дистанции учет ГСМ в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах.

При ревизии проверяются отчеты заправщиков ГСМ по количеству поступившего и израсходованного топлива, правильность осуществления учета топлива в баках автомобилей, правильность установления размеров экономии и перерасхода горючего водителями автомобилей. При этом обращается внимание на соответствие показателей автомобильных спидометров данным путевых листов и бухгалтерского учета о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобильной техники. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их сопоставляют с путевыми листами автомобильной техники, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяются условия хранения ГСМ. При неправильном хранении возможны значительные его потери, снижение качества. Основными видами потерь при хранении ГСМ являются потери от испарений, потери при заполнении резервуаров, утечки. Большое внимание уделяется проверке учета потерь при испарении. Часто большие потери от испарения топлива бывают из-за недостаточной герметизации резервуаров и средств транспортировки. Ревизор ознакамливается с состоянием оборудования и средств по перевозке, хранению и заправке горючего. В случае обнаружения неисправностей проверяются документы в части, наличия случаев списания в расход недостач горючего из-за потерь, подвергается проверке и содержание в чистоте емкостей для хранения ГСМ.

При ревизии проверяется также и эффективность использования ГСМ: соответствие количества использованного горючего нормам. Экономию и перерасход определяют в целом по дистанции. Устанавливают перерасход в натуральном и стоимостном выражении, причины перерасхода, виновных по конкретным маркам автомобилей. Причины могут быть как технического, так и эксплуатационного характера. Ревизор устанавливает количество израсходованного горючего в пределах установленных норм при выполнении определенной транспортной работы, недостатки в организации перевозки грузов и требует разработки мероприятий, направленных на уменьшение до минимума количества необоснованных «холостых» пробегов за счет рационализации маршрутов.

3.4 Проверка операций по учету отдельных предметов в составе средств в обороте

Большое значение в деятельности дистанции занимает использование предметов в обороте, классифицирующихся по назначению и роли в процессе производства. Данные предметы подразделяются на следующие группы:

· инструменты и приспособления общего назначения (режущий, абразивный, слесарно-монтажный и подобный им инструмент, измерительные приборы

и приспособления, которые имеют универсальное применение);

· специальные инструменты и специальные приспособления: инструменты, штампы и т.д.

· технологическая тара - тара для хранения товарно-материальных ценностей на складах;

· производственный инвентарь - предметы производственного назначения, которые создают условия для осуществления и облегчения технологических операций (рабочие столы, верстаки, оборудование, способствующее охране труда, шкафы, стеллажи, лари, тумбочки и т.п.);

· хозяйственный инвентарь - конторская и другая мебель и обстановка (столы, стулья, шкафы, портьеры и т.п.), вешалки, гардеробы, телефонные аппараты, противопожарный инвентарь и т.п.;

· специальная одежда, специальная обувь и средства индивидуальной защиты - комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и т.п.;

· форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам организации дистанции.

Ревизор уделяет большое внимание проверке сохранности указанных предметов, законности и целесообразности их использования, правильности оформления хозяйственных операций по поступлению и выбытию, правильности начисления амортизации.

В процессе ревизии проверяется обоснованность приобретения в разрезе номенклатуры в части их потребности для эксплуатации в дистанции. При этом устанавливают, составлены ли расчеты определения потребности в предметах конкретного типа в соответствии с действующими нормами расхода, запасов, списания. Объектом исследования являются оперативная отчетность и другая информация.

В оперативном учете (обычно в журнале учета поступивших грузов) приводятся данные по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки предметов. Прежде всего, изучается, как осуществляется такой учет в дистанции: указываются ли по каждому поставщику в отдельности ассортимент и сроки поставки по договору, отражается ли в соответствии с документами фактически поступивший ассортимент предметов с указанием даты поступления. Важно выяснить достоверность приведенной информации в оперативном учете, для чего ее сопоставляют с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Наличие достоверной информации о выполнении договорных обязательств позволяет выявить поставщиков, нарушавших условия договора.

При проверке полноты оприходования предметов определяют соответствие данных первичных документов по оприходованию ценностей данным аналитического учета, синтетического учета.

Выборочным путем проверяется соответствие данных первичных документов данным, отраженным в учетных регистрах.

При указанной проверке в дистанции ревизором не было выявлено нарушений. По итогам проверки ревизор составляет вспомогательную ведомость (таблица 3.3).

Таблица 3.3 - Проверка полноты оприходования предметов

Наименование

предметов

Получено

согласно ТТН

Оприходовано по

отчету движения

материалов

Отклонения,

+/(-)

Жилет зимний (шт.)

10

10

-

Шапка ушанка (шт.)

25

25

-

Костюм «Гудок» (шт.)

41

41

-

Ботинки (пар)

15

15

-

Ревизор производит взаимный контроль первичных документов (товарно-транспортных накладных, актов на оприходование предметов и т.д.). Данные первичных документов сопоставляются с отчетами движения продуктов и материалов, производственными отчетами; данные аналитического учета и синтетического учета с балансом предприятия. В случае расхождений в учете устанавливаются их причины, которые могут быть результатом небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а в ряде случаев такие расхождения являются результатом неполного оприходования ценностей. Одновременно с проверкой полноты оприходования изучают правильность оценки. Правильная оценка предметов зависит от организации и постановки их аналитического и синтетического учета.

Проверяя соблюдение условий, обеспечивающих сохранность предметов, ревизор должен определить достаточность складских помещений и кладовых для нормальных условий их хранения и функционирования в эксплуатации (путем обследования этих мест); достаточен ли круг лиц, отвечающих за сохранность предметов, заключены ли с ними договоры о материальной ответственности; соблюдается ли порядок оформления операций по движению предметов, полностью ли приходуются поступающие предметы на склад и нет ли случаев передачи их и эксплуатацию минуя складской учет; маркируется ли спецодежда, спецобувь и другие предметы перед отпуском их в эксплуатацию, проводятся ли в надлежащие сроки инвентаризации, проводятся ли контрольные выборочные проверки наличия предметов на складах, в кладовых и у отдельных работников; своевременно и правильно ли регулируются выявленные расхождения между фактическим наличием ценностей и числящимся по данным бухгалтерского учета; соблюдаются ли нормы использования запасов по видам, группам предметов и в целом, а также сроки нахождения предметов в эксплуатации.

При проверке операций по выбытию предметов тщательной проверке подвергаются операции по списанию предметов, пришедших в негодность. Ревизор проверяет, создана ли на дистанции постоянно действующая комиссия, производящая непосредственный осмотр предметов, подлежащих списанию. В функции комиссии входит определение их непригодности, возможности использования или реализации материалов, полученных при разборке после списания предметов. Комиссия составляет акт на списание производственного и хозяйственного инвентаря, предметов, находящихся в обороте.

Ревизор проверяет как оформлены акты на списание предметов, заполнены ли в них все требуемые реквизиты; правильно ли определены результаты от списания пришедших в негодность предметов; своевременно ли отражены операции по списанию на счетах бухгалтерского учета. Особенно тщательно проверяется количество полученных и оприходованных материальных ценностей в виде лома, ветоши и так далее. При этом обращается внимание на то, чтобы к актам прилагались документы на полученный утиль от списания предметов.

При ревизии проверяется состояние и эффективность внутрихозяйственного оперативного контроля за сохранностью инструментов и приспособлений, выдаваемых во временное пользование на рабочие места. Организация такого контроля зависит от продолжительности и других условий закрепления инструмента за исполнителями. Первоначальная выдача его на рабочее место в длительное пользование производится на основании записки мастера по лицевым инструментальным карточкам, выписываемым для каждого работника - получателя инструмента. Последующие выдачи из раздаточной кладовой инструмента взамен изношенного производится по предъявлении акта выбытия.

Тщательной проверке подвергаются операции выдачи рабочим спецодежды и спецобуви. Ревизор проверяет правильность бесплатной выдачи рабочим спецодежды и спецобуви, соблюдение установленных норм и правильность списания. Особое внимание обращается на списание спецодежды, пришедшей в негодность до истечения срока носки.

Важным моментом при проверке предметов является изучение правильности начисления износа и его включение в затраты производства.

Необходимо отметить, что дистанция самостоятельно решает, в каких размерах начислять амортизацию и какую методику принять для начисления, что отражается в учетной политике дистанции. Поскольку пределы минимальных зарплат являются подвижными, то и стоимость предметов не может быть постоянной на длительный период работы дистанции. С изменением стоимости предметов происходят изменения в начислении износа и в отражении соответствующих сумм в издержках производства. В процессе контрольных процедур выясняют, придерживается ли дистанция установленных лимитов стоимости при отнесении предметов к материальным ресурсам; не вносились ли изменения в их учете в проверяемом периоде (если вносились, то причины этих изменений и как это сказалось на величине себестоимости продукции). Министерством финансов Республики Беларусь рекомендованы различные варианты начисления износа малоценных предметов и методики их учета. В Гомельской дистанции гражданских сооружений, согласно учетной политике, перенос стоимости предметов, учитываемых на счете 10 «Материалы» субсчете 10-10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации», на себестоимость продукции, работ, услуг и/или операционные, внереализационные расходы производится в размере 50 процентов стоимости предметов (в том числе постельные принадлежности, включая постельное белье) при передаче их со складов в эксплуатацию и оставшихся 50 процентов стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) - при выбытии их из эксплуатации в связи с непригодностью.

Погашение стоимости активов в составе средств в обороте, учитываемых на счете 10 «Материалы» субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» включается в состав затрат для целей налогообложения путем ежемесячного начисления износа по этим активам исходя из их стоимости и сроков службы с отражением в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат и иных счетов в корреспонденции с кредитом счета 10 «Материалы» субсчет 10-13 «Износ специальной оснастки и специальной одежды в эксплуатации».

Расходы по обеспечению работников организаций спецодеждой и спецобувью сверх норм, установленных законодательством, относятся на счет 92 «Внереализационные доходы и расходы». Износ по средствам индивидуальной защиты, выданным сверх установленных норм, начисляется в месяц выдачи в размере 100% от стоимости спецодежды.

Дежурная (инвентарная) спецодежда учитывается на субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». В ведомости учета в графе «Срок эксплуатации» проставляется признак «До износа».

Перенос стоимости на расходы производится в размере 50 процентов стоимости предметов при передаче их со складов в эксплуатацию и оставшихся 50 процентов стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) - при выбытии их из эксплуатации в связи с непригодностью. Срок службы такой спецодежды не может быть меньше одноименных видов спецодежды выданной в индивидуальное пользование. При списании дежурной спецодежды оформляется акт на списание установленной формы ФИУ-10.

Погашение стоимости отдельных предметов в составе средств в обороте переносится на счета учета затрат на производство, расходов на реализацию в соответствии с пунктом 107 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 №133.

Предметы стоимостью до двух базовых величин списываются единовременно на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров по мере передачи их в эксплуатацию. Учет указанных предметов осуществляется в количественном учете.

В ходе проверки правильности начисления износа по предметам в обороте за 2010-2011 гг. в дистанции ревизором нарушений выявлено не было. При этом была составлена ведомость проверки правильности расчета износа предметов в обороте (таблица 3.4).

Таблица 3.4 - Проверка правильности расчета износа предметов в обороте

Наименование предметов

Износ

в пределах лимита

Фактически

начисленный износ

Отклонения,

( +, -)

Костюм х/б (шт.)

10 000

10 000

-

Валенки (пар)

5 600

5 600

-

Галоши (пар)

4 200

4 200

-

Обобщая выше сказанное, можно сделать вывод о том, что ревизия движения материальных ресурсов способствует выявлению нарушений, обеспечению в дальнейшем исправлению ошибок и правильность, обоснованность совершения операций по отпуску материалов в производство, эффективность использования ГСМ, сохранность предметов, законность и целесообразность их использования, правильность оформления хозяйственных операций по поступлению и выбытию, начислению износа.

3.5 Проверка полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ресурсов и отражение ее результатов в учете

Одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности является инвентаризация, при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Инвентаризацию материальных ценностей в дистанции необходимо проводить в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы и утвержденные руководителем.

Инвентаризации, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 ноября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

В начале ревизии полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ресурсов в дистанции проверяется наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят:

· приказы или распоряжения о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии;

· материальные отчеты;

· инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей;

· сличительные ведомости;

· письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций;

· протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

Результаты инвентаризаций оформлены инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая), времени ее проведения; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков; порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее.

Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

Количественный учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется в суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться по надлежаще оформленным документам с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования по каждому виду товарно-материальных ценностей, причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей, как исключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или резервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что ревизия полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ресурсов обеспечивает установление фактического наличия ресурсов, выявляет сверхнормативные и неиспользуемые материальные ресурсы, проверяет состояние складского учета, условий хранений ценностей.

3.6 Оформление результатов ревизии, разработка мер по предупреждению экономических правонарушений

Все субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие производственную и финансово-хозяйственную деятельность, обязаны вести учет проверок (ревизий) в книге учета проверок (ревизий). Она оформляется дополнительно на каждое обособленное подразделение вне места нахождения юридического лица. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью.

В книгу в обязательном порядке должна быть внесена работниками контролирующих органов информация обо всех проверках (ревизиях), проводимых в данной организации: наименование контролирующего органа; дата выдачи предписания; вопросы, подлежащие проверке (ревизии); Ф.И.О., должность работника (работников) контролирующего органа; дата начала проверки (ревизии); подпись работника контролирующего органа; дата окончания проверки (ревизии) и вид документа по результатам проверки (ревизии); подпись работника контролирующего органа.

Все эти требования выполняются в Гомельской дистанции гражданских сооружений.

По результатам ревизии, в ходе которой выявляются нарушения актов законодательства в сфере экономики, бухгалтерского учета, финансирования, хозяйственной деятельности составляется акт. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений законодательства, оформляются справкой. В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт. Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем ревизионной группы), соответствующими должностными лицами проверяемого объекта, а также лицами, причастным к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке требуются письменные объяснения. Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указываются: полное наименование документа (акта), дата и место его составления, основание для проведения ревизии (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание, состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию), наименование ревизуемого предприятия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, за который проводилась ревизия, фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указываются фамилия лица, занимавшего ранее должность, и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушения и недостатки, вскрытые ревизией. Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия). Это позволяет установить преемственность ревизии, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-либо период в деятельности ревизуемого предприятия. Здесь же, указывается также, что ревизия произведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера.

Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и виде деятельности, указывают способы документальной проверки, какие операции проверены сплошным способом, а какие - выборочным. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответственности ревизора, если в последствии окажется, что он не отразил в акте выявленные нарушения. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций материальных ценностей, основных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами и т. д. Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной части.

Назначение вступительной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать как, была организована документальная ревизия и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства. В связи с этим содержание вступительной части акта должно быть более или менее однообразно для всех ревизий, независимо от их характера, задач и целей.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объединения) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Систематизация материала осуществляется путем группировки данных по наиболее существенным признакам. Выявленные факты отражаются в акте таким образом, чтобы получить ответ на следующие вопросы: что нарушено (закон, постановление, инструкция, положение); кто нарушил (должностное или материально-ответственное лицо); когда нарушено (дата); как выявлено нарушение (использованные приемы); как нарушено (способ нарушения); чем вызвано нарушение (причины и условия, способствующие нарушениям); каковы последствия допущенного нарушения (размер ущерба); какие приняты меры по устранению нарушения (отстранены от должности, возмещен ущерб, привлечены к ответственности).

Результаты систематизации материала отражаются в накопительных ведомостях, таблицах, справках, расчетах, разовых и промежуточных актах.

Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан ясно, простым и доступным языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия (организации), изложением отчетных показателей из периодической и годовой отчетности (за исключением случаев, когда установлены факты вуалирования отчетности, приписок и необходимо сопоставить данные в представленной отчетности с фактическими).

Завершающим этапом ревизии является обработка ее материалов. Основными формами ее являются: устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии; обсуждение результатов ревизии на ревизуемом предприятии (организации); передача дел в судебно-следственные органы; принятие вышестоящей организацией по результатам ревизии решения в виде плана, распоряжения или приказа.

Ревизор уже в ходе проверки должен принимать меры к устранению выявленных нарушений и возмещению материального ущерба, а также к созданию условий, не допускающих подобных нарушений в других подведомственных организациях. С этой целью он, выявив нарушения и не дожидаясь окончания ревизии, сообщает о них руководителю ревизуемого предприятия (организации) и ставит вопрос о мере ответственности лиц.

Акт ревизии, как правило, составляется в трех экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) - плюс по одному экземпляру в каждый адрес.

Результаты ревизии обсуждаются на производственном собрании (совещании) или собрании рабочих и служащих. Протокол обсуждения результатов проведенной ревизии прилагается к основному акту.

При выявлении фактов причинения ущерба, недостач и хищений материальных ценностей, должностного подлога и других нарушений законодательства, влекущих уголовную ответственность, об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких ревизий передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах. Оформленный в соответствии с требованиями акт ревизии направляется должностному лицу контролирующего органа, уполномоченному рассматривать материалы о совершенном правонарушении.

Уполномоченные должностные лица контролирующего органа, проводив-

ревизию, обязаны не позднее 30 дней со дня получения материалов рассмотреть их и вынести в пределах своей компетенции решение о применении к субъекту хозяйствования экономических санкций, обеспечить контроль за выполнением этого решения, а также принять иные необходимые меры по устранению выявленных нарушений и привлечению виновных лиц к ответственности.

Субъекты хозяйствования, совершившие экономические правонарушения, несут ответственность на основании актов законодательства, действующих во время и по месту совершения правонарушения. Экономические санкции применяются к субъектам хозяйствования за правонарушения, совершенные по истечении 10 дней после вступления в силу соответствующих актов законодательства. Субъект хозяйствования не может быть привлечен повторно к ответственности за совершение одного и того же экономического правонарушения.

Применение к субъектам хозяйствования экономических санкций за совершение экономических правонарушений не освобождает их должностных лиц от иных видов ответственности, установленных законодательством.

Обязательными условиями для применения экономических санкций являются наличие установленных и описанных в акте ревизии фактов нарушений субъектом хозяйствования конкретных предписаний актов законодательства, регулирующих экономическую деятельность в Республике Беларусь и предусматривающих экономическую ответственность за данный вид правонарушения и вины должностных лиц или иных работников юридического лица в деяниях, повлекших экономическую ответственность этого юридического лица. Отсутствие одного из обязательных условий исключает экономическую ответственность.

Внутренний контроль за учетом поступления, расходования и списания материальных ресурсов в Гомельской дистанции гражданских сооружений осуществляется в первую очередь со стороны главного бухгалтера, а также контрольно-ревизионным отделом «Белорусской железной дороги» путем проведения проверок.

В ходе проведения ревизии на Гомельской дистанции гражданских сооружений нарушений по ведению бухгалтерского учета, а так же хранению материальных ценностей на складах не было выявлено.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Большое влияние на производственные результаты и финансовое состояние предприятия оказывает количество и качество материальных запасов. В Гомельской дистанции гражданских сооружений постоянно увеличивается потребление материальных ресурсов. Это обуславливается тем, что перевозочный процесс происходит непрерывно и безопасность движения должна быть обеспечена круглосуточно. В связи с этим в настоящее время перед руководством дистанции стоит важная задача: снижение суммы материальных затрат, не снижая объема выполняемых работ.

При осуществлении мероприятий направленных на снижение материальных затрат, важное значение имеет комплексное использование материальных ресурсов, максимальное устранение потерь и непроизводительных расходов, широкое вовлечение в хозяйственный оборот вторичных ресурсов и попутных продуктов.

В целях нормального хода производства и сбыта продукции материалов, топлива, полуфабрикатов и других материальных ресурсов должны быть оптимальными. Накопление больших запасов материалов свидетельствует о спаде активности предприятия. Большие сверхплановые запасы материальных ресурсов приводят к замораживанию оборотного капитала, замедлению его оборачиваемости, в результате чего ухудшается финансовое состояние дистанции. В тоже время недостаток сырья, материалов, топлива и других материальных ресурсов также отрицательно сказывается на финансовом положении предприятия, так как растут цены за срочность поставок, повышается чувствительность к росту цен на сырьевые ресурсы, уменьшается сумма прибыли. Поэтому дистанция должна стремиться к тому, чтобы вовремя и в полном объеме участки обеспечивались всеми необходимыми материальными ресурсами и в то же время, чтобы они не залеживались на складах.

Для обеспечения экономии товарно-материальных ценностей в процессе хозяйственной деятельности дистанции большое значение имеет контроль за их наличием, расходованием и сохранностью. При этом важное место среди всех методов контроля отводится инвентаризации материальных ресурсов. В Гомельской дистанции гражданских сооружений периодически проводятся инвентаризации материальных ценностей. Проведение инвентаризаций материальных ценностей склада позволяет руководству дистанции своевременно выявлять виновных лиц, контролировать правильность ведения учета материалов, тем самым обеспечивать сохранность товарно-материальных ценностей в местах их хранения. Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем. Ревизия полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ресурсов обеспечивает установление фактического наличия ресурсов, выявляет сверхнормативные и неиспользуемые материальные ресурсы, проверяет состояние складского учета, условий хранений ценностей.

В ходе проведения ревизии в Гомельской дистанции гражданских сооружений нарушений по ведению бухгалтерского учета, а так же хранению материальных ценностей на складах не было выявлено. Но для совершенствования организации складского хозяйства, а так же усиления контроля за сохранностью материальных ресурсов целесообразно рекомендовать для реализации следующее предложение: изучение учетной практики показало, что на сегодняшний день рабочим планом счетов предусмотрено объединение синтетического учета по таким предметам в составе оборотных средств, как инвентарь, хозяйственные принадлежности, специальная оснастки и специальная одежда, в частности при нахождении данных предметов в местах хранения они отражаются на счете 10-09 «Инвентарь, хозяйственные принадлежности, специальная оснастка и специальная одежда на складе», а при их передачи в эксплуатацию в учете открываются два субсчета 10-10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации», 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

С целью усиления контрольной функции учета предлагается добавить в рабочий план счетов субсчета первого порядка для обособленного учета предметов в составе оборотных средств.

Основным направлением в профилактике правонарушений в экономических отношениях является углубленное изучение должностными лицами нормативно-правовых актов Республики Беларусь, а также постоянный мониторинг их изменений и дополнений. Кроме того, необходимо отметить и обязать руководителей принимать меры по обеспечению целевого и эффективного использования денежных средств, сохранности имущества, должной постановки внутрихозяйственного контроля, бухгалтерского учета и отчетности.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.