Первичными документами по учету движения персонала являются приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпусков и др. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер и открывается личная карточка, содержащая основные данные о работнике. При приеме на работу (в случае отсутствия трудового стажа) на каждого работника выписывается трудовая книжка, в которую заносят в течение всей трудовой деятельности перемещения и переводы. При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана ему на руки на следующий день после дня увольнения, независимо от того выдан ему окончательный расчет или нет. Днем увольнения считается последний день, за который начислена работнику зарплата. На основании копий приказов, поступающих в отдел финансирования, бухгалтерского учёта, отчётности и финансового контроля, при приеме на работу бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счет или карточку-справку с занесением всех справочных данных. В лицевой счет заносят фамилию, имя, отчество, должность, оклад (разряд, тарифная ставка), количество иждивенцев, задолженность по исполнительным листам, ссудам и другие данные, необходимые для полного расчета зарплаты, различных удержаний и накоплений заработка. Лицевой счет открывается сроком на один год. При увольнении работник получает справку из отдела о совокупном доходе и удержанных налогах за все отработанное время с начала года по день увольнения.

Для учета отработанного времени, необходимого при начислении зарплаты, а также для правильного определения средней численности работников на предприятии организован табельный учет рабочего времени. Численность работников постоянно уточняется на основании приказов о приеме, переводе и увольнении. Учет использования рабочего времени ведется в табелях, открываемых на каждый месяц по предприятию в целом (и по его структурным подразделениям), (Приложение А).

Табель заполняется на всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда. В списочный состав включаются работники: фактически явившиеся на работу; находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни; приняты е на неполный день или неполную неделю; работающие на дому; находящиеся в отгуле и другие. На предприятии применяется метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе.

Все учитываемое время на предприятии делится на три вида:

отработанное оплачиваемое время (работа сдельная, работа повременная, служебные командировки, отвлечения от основной работы, перевод из-за простоев на другую работу, руководство практикой студентов);

неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, целосменные и внутрисменные простои, доплаты при переводах на нижеоплачиваемую работу, дни донорства, незаконного увольнения, повышение квалификации и переквалификации, больничного обследования, нетрудоспособность по увечью и профзаболеванию, учебные и очередные отпуска, общественные и гособязанности, временная нетрудоспособность, отпуска по уходу за ребенком до полутора лет);

неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, опоздания, прогулы и другие неявки).

Контроль за использованием рабочего времени возлагается на руководителей подразделений и все виды использования рабочего времени оформляются соответствующими первичными документами, которые вместе с табелем передаются в бухгалтерию для выполнения расчетов с работниками по оплате труда.

Начисление заработной платы работникам, оплачиваемым по твердым окладам и часовым ставкам, выполняется в расчетной ведомости. Начисление по сдельным расценкам за конкретно выполненный объем работ, операцию и др. выполняется в наряде.

Наряды на предприятии обычно выписываются до начала работы и служат заданием с указанием одного исполнителя или нескольких. В наряде указываются наименование работы, единица измерения, расценка за нее, фактически выполненный объем и статья затрат. При нарядной форме на каждый месяц открывается накопительная ведомость, в которую рассчитанные суммы из нарядов переносятся в строку по каждому сдельщику:

В графе "день месяца" проставляются номер наряда и сумма, выписанная из индивидуального или бригадного наряда. Если в день выписывается несколько нарядов одному работнику, что наблюдается на некоторых предприятиях, то на каждого такого работника можно заранее отводить по несколько строк.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в ООО "Диверси" используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляется начальником отдела кадров ООО "Диверси", ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем ООО "Диверси" приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (Приложение Б).

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется работником отдела кадров на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Приказ о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) используются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы ООО "Диверси", подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет, заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение В).

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Приказ о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8) применяются для оформления и учета увольнения работника.

Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".

Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ о поощрении работника (форма № Т-11) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) в ООО "Диверси" применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма Т - 13 предназначена для учета использования рабочего времени.

Табельный учет ООО "Диверси" охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер ООО "Диверси" в табеле учета использования рабочего времени.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

В учетной ведомости ООО "Диверси" содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В ООО "Диверси" заработная плата выдается по платежным ведомостям (ф. № Т-53), такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

Все заполненные документы по учету личного состава, труда и заработной платы сдаются в архив ООО "Диверси" для хранения в течение 5 лет.

2.3 Организация порядка начисления заработной платы в ООО "Диверси"

1. Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам.

2. В заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, учитываемые при определении налоговой базы по единому социальному налогу, зачисляемому в Фонд социального страхования Российской Федерации, в соответствии с главой 24 части второй Налогового кодекса Российской Федерации. В заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам застрахованным лицам, добровольно вступившим в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, включаются полученные ими доходы, с которых уплачены страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом "Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан".

3. Средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем деления суммы начисленного заработка за период, на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата.

4. Размер дневного пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам исчисляется путем умножения среднего дневного заработка застрахованного лица на размер пособия, установленного в процентном выражении к среднему заработку в соответствии со статьями 7 и 11 настоящего Федерального закона.

5. Размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем умножения размера дневного пособия на число календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам.

6. В случае, если размеры пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, превышают максимальные размеры пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, установленные в соответствии со статьями 7 и 11 настоящего Федерального закона, указанные пособия выплачиваются в указанных максимальных размерах.

7. Особенности порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, в том числе для отдельных категорий застрахованных лиц, определяются Правительством Российской Федерации.

В соответствии с п.2 статьи 3 в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности и максимальный размер пособия по беременности и родам определяются с учетом этих коэффициентов.

Однако если застрахованному лицу, которое в течение последних 12 календарных месяцев перед наступлением временной нетрудоспособности, отпуска проработало фактически менее трех месяцев, пособие по временной нетрудоспособности (за исключением пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием) и пособие по беременности и родам выплачиваются в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.

В случае если застрахованное лицо в течение последних 12 календарных месяцев перед наступлением временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам работало у нескольких работодателей, при определении периода фактической работы учитывается также период (периоды) его работы у предыдущего (предыдущих) работодателя (работодателей).

Пунктом 1 статьи 1 Федерального закона установлено, что застрахованным лицам, работающим по трудовым договорам, заключенным с организациями, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, признаваемыми налогоплательщиками страховых взносов внебюджетные фонды в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 235 Налогового кодекса Российской Федерации, пособия по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) выплачиваются за первые два дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а за остальной период начиная с третьего дня временной нетрудоспособности - за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации.

То есть, исчисленная сумма пособия в указанных случаях выплачивается работнику из двух источников:

за счет средств работодателя - за рабочие дни (часы), приходящиеся на первые два дня нетрудоспособности;

за счет средств Фонда социального страхования РФ - за рабочие дни (часы), начиная с третьего дня нетрудоспособности.

Данный порядок выплаты применяется только в отношении заболевания или травмы самого работника, а размер пособия за весь период нетрудоспособности исчисляется в общеустановленном порядке.

С 1 января 2005г. пособие по травме выплачивается с первого дня нетрудоспособности независимо от того, является она бытовой или получена по дороге на работу или с работы (до этого пособие по нетрудоспособности вследствие бытовой травмы выплачивалось, начиная с шестого календарного дня нетрудоспособности).

Пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое в других случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, не в связи с заболеваниями (например, по уходу за ребенком или заболевшим членом семьи), а также в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием, отпуском по беременности и родам выплачивается за счет средств Фонда социального страхования РФ с первого дня наступления страхового случая.

Размер пособия по уходу за больным ребенком прямо зависит от стажа работы члена семьи, который осуществляет уход. Кроме того, с 1 января 2007 года размер такого пособия прямо зависит от режима лечения ребенка (ранее размер был одинаков и при амбулаторном лечении, и в том случае, если ребенка госпитализируют в стационар).

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона N 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным ребенком выплачивается:

при амбулаторном лечении ребенка - за первые 10 календарных дней в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица, осуществляющего уход, за последующие дни - в размере 50% среднего заработка;

при стационарном лечении ребенка - в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица.

Пособие в зависимости от страхового стажа оплачивается так:

застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 и более лет, - 100% среднего заработка;

застрахованному лицу, имеющему страховой стаж от 5 до 8 лет, - 80% среднего заработка;

застрахованному лицу, имеющему страховой стаж до 5 лет, - 60% среднего заработка.

(2007 году для расчета данных пособий применяется страховой стаж - общий стаж по трудовой книжке работника; ранее для данных случаев применялся непрерывный трудовой стаж. Таким образом, время перерывов в работе по любым причинам теперь не влияет на определение продолжительности стажа. Стаж просто суммируется по всем существующим записям в трудовой книжке.)

Таким образом, при стационарном лечении ребенка сумма пособия будет выше, чем в случае амбулаторного лечения, так как начиная с одиннадцатого дня болезни не произойдет автоматического сокращения размера пособия до 50% среднего заработка.

Пример. Сотрудник ООО "Диверси" проболел с 20 февраля 2010г. по 28 февраля 2010г. (8 рабочих дней). Заработная плата сотрудника составляет 25000 руб.

Расчет: СрдЗП = 25000 * 12/365 = 822 руб., что меньше максимального размера среднедневного заработка. Пособие будет составлять 5260,8 руб. = 822 * 80% * 8.

Если предположить, что зарплата сотрудника (при отсутствии, скажем, финансового кризиса) составляла бы 45000 руб., то его среднедневной заработок вышел бы за предельный размер и равнялся 1479 руб. = 45000 * 12/365.

Поскольку эта сумма больше максимума в 1137 руб., то размер пособия сотрудника-2 составил бы 7276,8 руб. = 1137 * 80% * 8.

Еще раз напомним - 7276,8 руб. за указанный период болезни - это максимально возможный размер пособия, которое может получить работник при стаже от 5 до 8 лет.

Согласно ч.2 ст.13 Закона N 255-ФЗ и п. 19 Положения, если у сотрудника обширная трудовая деятельность, то есть имеется несколько мест работы, то "пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему страхователями по всем местам работы (службы, иной деятельности), а ежемесячное пособие по уходу за ребенком - страхователем по одному месту работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица".

2.4 Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по заработной плате и прочим операциям