Порядок и учет инвентаризации материальных запасов на примере ООО ПО "Свияга"

Достаточно часто в организации закупались материалы за счет подотчетных средств. Например, по а/о №17 от 10.02.2014г. Тимофеева приобретен на АЗС бензин АИ 92 на сумму 500 руб. (табл.10).

Таблица 10

Учет поступления ГСМ

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретен ГСМ за счет подотчетных средств	10.3	71.1	500
Выдана из касс задолженность подотчетному лицу	71.1	50	500

В качестве первичного документа, подтверждающего приобретение ГСМ к авансовому отчету приложен фискальный чек ККМ АЗС.

Списание ГСМ с подотчетных лиц производится в конце каждого месяца на основании оформленных водителями путевых листов.

В организации применяются унифицированные формы путевых листов:

- № 3 «Путевой лист легкового автомобиля»;

- № 4-П «Путевой лист грузового автомобиля».

Путевые листы выписываются ежедневно. В наименовании путевого листа приводится тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части. В лицевой части путевого листа проставляется также штамп Общества, дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, сведения о владельце - наименование, местонахождение и номер телефона, сведения о транспортном средстве - тип транспортного средства, государственный регистрационный знак; показания спидометра при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж, дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку должны проставляться уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, в изучаемой организации эти данные вписывает сам водитель.

Сведения о водителе включают:

- фамилию, имя, отчество водителя;

- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На оборотной стороне путевого листа подробно описывается маршрут следования, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, по всем пунктам следования автомобиля.

Учет ГСМ по водителям ведется следующим образом:

- бухгалтер проверяет оформление путевых листов за месяц;

- делает реестр путевых листов, в котором рассчитывает месячный пробег автомобиля и расход ГСМ по норме и фактический.

Если фактический расход ГСМ укладывается в нормы, то списание ГСМ производится по акту.

Если фактический расход превышает нормативный - водитель пишет объяснительную записку на имя главного инженера с объяснением причин перерасхода. В этом случае могут быть два варианта списания перерасхода:

- за счет средств организации - если причины перерасхода признаны уважительными;

- за счет водителя - в обратном случае.

Путевой лист грузового автомобиля №424 от 01.12.2014г. на автомобиль Хендай Портер-100 государственный №В140РИ (водитель Хиров):

- нет данных по движению горючего;

- не указан маршрут движения.

Путевой лист легкового автомобиля №428 от 17.12.2014г. на автомобиль Тойота 200 государственный номер М178МР (водитель Тимофеев):

- остаток ГСМ в бензобаке указывался с точностью до тысячных долей литра. Такая точность определения остатка ГСМ невозможна и свидетельствует о том, что расчет движения ГСМ велся неправильно - вначале определялась норма списания, в этом же количестве проставлялся фактический расход, а уже потом определялся остаток топлива на конец дня.

Алгоритм расчета должен быть следующим:

- определяется остаток ГСМ в бензобаке на конец дня;

- далее определяется фактический расход (к остатку на начало дня прибавляем количество топлива и вычитаем остаток на конец дня);

- фактический расход сравниваем с расходом, рассчитанным по норме.

Следует отметить, что в организации перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет, утвержден отдельным приложением к Учетной политике. В ООО ПО «Свияга» водители перечислены в этом приложении. Кроме того они являются материально-ответственными лицами и с ними заключены договора о материальной ответственности.

Выдача наличных денежных средств под отчет на приобретение ГСМ в организации производится очень редко. В основном ГСМ приобретается по талонам:

- организация закупает талоны номиналом 500 и 1000 руб.;

- талоны приходуются в кассе как денежные документы;

- кассир выдает талоны по ведомости водителям;

- водителя отчитываются по полученным талонам в авансовых отчетах с приложением чеков ККМ АЗС и корешков талонов.

Например, по ведомости №1 от 10.01.2014г. были выданы талоны на сумму 3 000 руб. (табл.11)

Таблица 11

Учет ГСМ, приобретенного по талонам

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислена через расчетный счет оплата за талоны	60.2	51.1	3000
Приняты к учету талоны (без НДС)	50.3	60.1	2 542,37
Принят к учету НДС	19.3	60.1	457,63
Выданы талоны под отчет водителям	71.1	50,3	2 542,37
Водители отчитались по талонам	10.3	71.1	2 542,37

Проверка путевых листов показала, что отраженные в путевых листов данные по остатку ГСМ в бензобаке соответствуют данным бухгалтерского учета. В то же время следует отметить, что в организации:

- не проверяется фактические остатки ГСМ в бензобаках;

- не проверяются фактические показания спидометров.

Подобные проверки не предусмотрены и внутренними до документами организации. А ведь в соответствии с бухгалтерским законодательством инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться как минимум раз в год. Кроме того, при передаче автомобиля от одного водителя другому (увольнение, отпуск) не оформлялись акты приема-передачи остатка ГСМ в бензобаке автомобиля.

На субсчете 10.5 учитывались автозапчасти. Автозапчасти приобретались как за наличный (через подотчетных лиц), так и за безналичный расчет. В организации установлен следующий порядок приобретения запчастей:

- водитель оформляет служебную записку на имя главного инженера о необходимости ремонта автомобиля;

- комиссия во главе с главным инженером осматривает транспортное средство и составляет акт обследования, в котором, в том числе, указывает как целесообразнее ремонтировать автомобиль (в мастерской или собственными силами);

- если решено ремонт производит собственными силами, то определяется, какие необходимо закупить запчасти;

- деньги выдаются под отчет или перечисляются поставщику. Для примера рассмотрим покупку по а/о №1 от 12.01.2014г. Раева щеток стеклоочистителя (табл.12).

Таблица 12

Учет автозапчастей

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы деньги под отчет на стеклоочистители	71.1	50.1	1 050
Приобретены стеклоочистители	10.5	71.1	1 050
Списаны стеклоочистители на коммерческие расходы	44.1	10.5	1 050

Списание автозапчастей производится на основании требования-накладной. Поскольку автозапчасти закупаются в количестве необходим на конкретный ремонт, и, соответственно, сразу списываются, остатков на счете 10.5 практически не бывает. В то же время анализ оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 показал, что на счете 10.5 в течении трех лет числились без движения Шины R16 205/60 Sonata Michelin X-ICE в количестве 4 штук на сумму 34 031,85 руб. Во всех проведенных за этот период инвентаризациях было подтверждено их наличие. Рекомендуем проверить их наличие. Вероятно, они устанавливаются на автомобиль в зимний период. В этом случае их стоимость должна была быть списана на затраты. Количественный учет в таком случае ведется за балансом.

На счете 10.6 учитывались:

- канцтовары (бумага, антистеплер, картридж);

- хозтовары (ведро, веник, мыло, лампы);

- строительные материалы (вагонка, гвозди, краска);

- инвентарь.

Количество вышеперечисленных ценностей определялось потребностями ООО ПО «СВияга», соответственно, закупалось:

- в больших количествах - за безналичный расчет;

- в малых количествах - за наличный расчет подотчетными лицами.

Фактически сразу приобретенные материалы отписывались на нужды организации в требованиях-накладных. В то же время анализ оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 выявил несколько позиций на субсчете 10.6, числящихся без движения в течение 2014г. В том числе:

- 2 огнетушителя;

- 7 печатей;

- рукав 51 мм 20 м в сборе со стволом РС-50.01 и гол.ГР.

И средства пожаротушения и печати наверняка фактически уже используются по назначению, поэтому следует оформить их списание с балансового счета. При необходимости организация может вести учет таких ценностей за балансом.

На счете 10.7 ведется учет строительных материалов, переданных подрядчикам на производство ремонтных работ. Документы, подтверждающие передачу стройматериалов (накладные, акты приема-передачи) не оформлялись. Также не оформлялись подрядчиками акты о списании давальческих материалов на производство работ. Фактически в организации списание строительных материалов, переданных подрядчику, осуществлялось на основании актов выполненных работ, предъявленных подрядчиком.

Например, в ООО «СтройДом» приобретена по накладной №134 и счету-фактуре №218 от 15.06.2014г. арматура в количестве 350 кг на сумму 7 000 руб. Другие документы по движению арматуры не оформлялись (табл.13).

Таблица 13

Учет материалов, переданных подрядчику для производства ремонтных работ

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретена арматура	10.7	60.1	5 932,20
Принят к учету НДС	19.3	60.1	1 067,80
Арматура списана на коммерческие расходы	44.1	10.7	5 932,20
Оплачено ООО «СтройДом» за арматуру	60.1	51	7 000,00

По данным бухгалтерского учета числятся большие остатки строительных материалов, фактически данных материалов в наличии нет - они уже израсходованы на ремонт, но до оформления акта на списание числятся на балансе. Инвентаризация материалов, переданных подрядчику, не проводилась. Для большего контроля за их движением и увеличения ответственности за их сохранность следует их отписывать на материально-ответственное лицо и до списания учитывать их у него в подотчете.

2.2 Учет результатов инвентаризации материальных запасов

По результатам проведенной инвентаризации материальных запасов были оформлены следующие документы:

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) - отражены данные фактического наличия материальных ресурсов в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Один экземпляр передан в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остался у материально ответственных лиц;

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19) - отражены результаты инвентаризации материальных ресурсов, по которым выявлены отклонения от данных учета. В ней отражены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составлена в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передан материально ответственным лицам.

По результатам проведенной в 2014г. инвентаризации выявлено:

1. Бой посуды в буфете на сумму 1 880 руб.

В соответствии с принятыми в ООО ПО «Свияга» нормами недостача в сумме 1 802 руб. списана на расходы на продажу, а 78 руб. отнесено на материально-ответственное лицо. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

- Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» -1 802 руб.;

- Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10 «Материалы» -78 руб.;

- Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 78 руб.

2. Выявлена недостача принтера стоимостью 15 190 руб.

Поскольку виновное лицо установлено не было, в бухгалтерском учете принтер списан на прочие расходы:

- Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10 «Материалы» -15 190 руб.;

- Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» -15 190 руб.

3. Выявлен не числящийся в учете принтер, оцененный инвентаризационной комиссией в 4 000 руб.

На основании решения комиссии принтер был оприходован:

Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» -4 000 руб.

4. Инвентаризация подтвердила фактическое наличие в организации автошин и средств пожаротушения, числящихся на балансе без движения. Возможно, данные активы уже переданы в эксплуатацию, но передача документально не оформлена.

5. Не была проведена инвентаризация строительных материалов, числящихся на балансе ООО ПО «Свияга». Фактически данные активы переданы подрядчику на производство ремонта, но документально передача не оформлена. Поскольку работы еще не окончены, оснований для списания материалов нет.

6. Не была проведена инвентаризация ГСМ в бензобаках автомобилей. Анализ оформления путевых листов дает основание предположить, что фактические остатки могут не соответствовать данным бухгалтерского учета.

7. Не проводилась инвентаризация материалов, стоимость которых в соответствии с бухгалтерским законодательством списана на затраты, но как минимум количественный учет должен вестись в течение срока фактического использования.

Можно сделать вывод о том, что инвентаризация была проведена формально. Не смотря на все полномочия, предоставленные в ООО ПО «Свияга» инвентаризационной комиссии, комиссия провела инвентаризацию не в полном объеме:

- не были проанализированы документы на оприходование и списание материалов;

- не была проведена инвентаризация по материально-ответственным лицам и местам хранения. В частности не были указаны места хранения печатей и средств пожаротушения, числящихся без движения весь 2014г.;

- не была проведена инвентаризация спецодежды и инвентаря, выданного в индивидуальное пользование работникам. Одновременно следовало оценить его состояние;

- не была проведена инвентаризация материалов, переданных подрядчикам.

Можно констатировать факт, что порядок проведения инвентаризации материальных ресурсов, проведенный в ООО ПО «СВияга» не позволяет утверждать, что ее результаты в полном объеме подтверждают достоверность данных бухгалтерского учета. То есть главная цель проведения ежегодной инвентаризации материалов в ООО ПО «Свияга» не достигнута.

Заключение

Инвентаризация - это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется фактическое наличие имущества организации на определенную дату. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такое негативное явление, как хищение имущества работниками организации. Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

- Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

Инвентаризация - процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру - получить расписки материально ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе. Инвентаризация - процесс, выявляющий, как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация - это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

Порядок проведения инвентаризации материальных запасов был изучен на примере конкретного предприятия ООО ПО «Свияга». Основной вид деятельности организации - розничная торговля.

Порядок учета и контроля материальных запасов, а также проведения инвентаризации достаточно подробно рассмотрен в Учетной политике организации. В соответствии с учетной политикой организацией применяются разные виды инвентаризаций (плановые и внеплановые, сплошные и выборочные). В ООО ПО «Свияга» разработано положение о деятельности инвентаризационной комиссии. В организации создана система материальной ответственности, как индивидуальной, так и коллективной. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора материальной ответственности. В то же время анализ проведения инвентаризации материалов в организации показал, что инвентаризация была проведена формально и не может в полном объеме подтвердить достоверность данных бухгалтерского учета.

Список использованной литературы

1. Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая (с последующими изм.) // Собрание законодательства РФ. -07.08.2000. №32. -Ст.3340.

2. Федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с последующими изм.) // Собрание законодательства РФ. -12.12.2011. №50. -Ст.7344.

3. Приказ Минфина России от 29.07.98г. №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с последующими изм.) // Российская газета. -№208. -31.10.1998.

4. Приказ Минфина России от 09.06.01г. №44н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01» (с последующими изм.) // Российская газета. -№140. -525.07.2001.

5. Приказ Минфина России от 28.12.01 №119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с последующими изм.) // Российская газета. -№36. -27.02.2002.

6. Приказ Минфина РФ от 06.05.1999г. №33н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (с последующими изм.) // Российская газета. -№116. -22.06.1999.

7. Приказ Минфина России от 06.05.99г. №32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99» (с последующими изм.) // Российская газета. -№ 116. -22.06.1999.

8. Приказ Минфина России от 31.10.2000г. №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (с последующими изм.) // Финансовая газета. - №№ 46, 47. -2000.

9. Приказ Минфина России от 06.10.2008г. №106н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/08» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№44. -03.11.2008.

10. Приказ Минфина России от 06.07.99г. №43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)» (с последующими изм.) // Финансовая газета. -№34. -1999.

11. Приказ Минфина России от 06.10.08 г. №107н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008)» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№44. -03.11.2008.

12. Приказ Минфина России от 27.11.06г. №154н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006» (с последующими изм.) // Российская газета. -№25. -07.02.2007.

13. Приказ Минфина России от 26.12.02г. №135н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды» (с последующими изм.) // Российская газета. -№30. -15.02.2003.

14. Приказ Минфина РФ от 02.07.10г. №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№35. -30.08.2010.

15. Приказ Минфина России от 13.06.95г. №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с последующими изм.) // Финансовая газета. -№28. -1995.

16. Постановление Росстата от09.08.99г. №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (с последующими изм.) // Бухгалтерский учет. - №12. -1999.

17. Постановление Госкомстата России от 18.08.98г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с последующими изм.) // Российский налоговый курьер. -№11. -2000.

18. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с последующими изм.) // Налоговый вестник. -№2. -1998.

19. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2012

20. Луганская О.В. Инвентаризация: Бухгалтерский учет и налогообложение. -М.: ГроссМедиа Ферлаг, 2011

21. Акилова Е.В. Оценка материально-производственных запасов в бухгалтерском учете организации /Современный бухучет. -2012. -№9

22. Авдеев В.В. Учет материально-производственных запасов /Налоги (газета). -2012. -№28

23. Агафонова М.Н. Материально-производственные запасы // Налоговый вестник. -2011. -№2

24. Алексеенко А.Ю. Роль бухгалтерского учета производственных запасов в системе внутреннего контроля за материальными расходами // Все для бухгалтера. -2010. -№6

25. Белоусова М.В. Организация складского учета материально-производственных запасов /Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. -2007. -№8

26. Беляева Н.А. Списание материально-производственных запасов в производство /Бухгалтерия в вопросах и ответах. -2011. -№2

27. Боброва Е.А. Инвентаризация: готовимся к годовой отчетности // Расчет. -2013. -№12

28. Бурцева Н. Взыскание ущерба с материально-ответственного лица, уклоняющегося от участия в инвентаризации // Трудовое право. -2014. -№2

29. Бычкова С.М., Макарова Н.Н. Материально-производственные запасы: отражение в учетной политике организации /Аудиторские ведомости. -2012. -№9

30. Голанцева Ю.И. Бухгалтерский и налоговый учет материально-производственных запасов и амортизируемого имущества /Бухгалтер и закон. -2009. -№5

31. Захарьин В.Р. Тематический выпуск: Инвентаризация // Экономико-правовой бюллетень. -2014. -№12.

32. Инвентаризация ТМЦ: акт и сличительная опись // Практическая бухгалтерия. -2013. -№3

33. Иноземцева М.М. Аудит материально-производственных запасов: на что обратить внимание? /Бухгалтерская отчетность организации. -2014. -№3

34. Кузьмина Ж.В. Инвентаризация основных средств и материально-производственных запасов /Российский налоговый курьер. -2010. -№1-2

35. Лесина Т. Инвентаризация активов фирмы // Практическая бухгалтерия. -2014. -№12.

36. Манохина С.В. Учет материалов в гостинице // Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение. -2011. -№6

37. Миславская Н.А., Поленова С.Н. Предпосылки рациональной организации учета материально-производственных запасов /Бухгалтер и закон. -2011. -№9

38. Нестеркина О.Н. Возможные ошибки в учете МПЗ в 2010 году /Российский налоговый курьер. -2010. -№5

39. Петров Е. Годовая инвентаризация // Практический бухгалтерский учет. -2013. -№11

40. Ремизова О.Н. Учет материально-производственных запасов // Современный бухучет. -2011. -№5

41. Романова Е. Инвентаризация имущества: оформляем документы и учитываем результаты // Новая бухгалтерия. -2015. -№1.

42. Семенихин В.В. Материалы. Бухгалтерский и налоговый учет. -М.: «ГроссМедиа» РОСБУХ, 2014.

43. Слободняк И.А., Копылова Е.К. Обзор основных требований к инвентаризации, содержащихся в Законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Аудиторские ведомости. -2014. -№2

Размещено на Allbest.ru