Регистрация и регламентация служебных документов

название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова-- МГУ;

название структурного подразделения: Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;

индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 03-07, где 03-- это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 -- порядковый номер дела в номенклатуре;

заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

9. Докладная записка и ее оформление

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяют я на инициативные, информационные и отчетные. 11 инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п. (формление докладной записки зависит от ее адресата). Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то -- внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: Наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указание должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Текст инициативной докладной записки состоит и вводной и заключительной части. В первой излагаю факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста. Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Разновидностью докладной записки являются и служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка -- документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Список использованной литературы

1. Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.

4. Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.

5. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.

6. Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.

7. Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.

8. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.