29. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.

Приложение 1

ПОЛОЖЕНИЕ О СЕКРЕТАРИАТЕ УПРАВЛЕНИЯ МЧС

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является самостоятельной функциональной службой ответственной за установление единого порядка работы с документами в управлении.

1.2. В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства управления, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящем Положением.

1.3. Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием управления.

1.4. Секретариат возглавляет секретарь--референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя Управления МЧС.

1.5. Секретарь--референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в государственных и ведомственных структурах не менее 1 года.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Для установления единого порядка работы с документами в Управлении и унификации документов по их составу и содержанию секретариат выполняет следующие функции:

2.1. Устанавливает порядок работы с документами в Управлении, разрабатывает сводную номенклатуру дел.

2.2. Организует по поручению руководства Управления подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов Управления.

2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документов.

2.5. Контролирует выполнение заданий руководства Управления по документам, обеспечивающим основную деятельность Управления.

2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности Управления для передачи дел на хранение.

2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами в Управлении, его функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

2.8. Организует обучение работников Управления по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3. ПРАВА

Руководитель секретариата имеет право:

3.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

3.2. По согласованию с руководством Управления осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

3.3. Распределять работу между работниками секретариата.

3.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

3.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

3.6. Вносить руководству Управления предложения по совершенствованию работы секретариата.

3.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

Работники секретариата имеют право:

3.8. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Общества необходимую для работы информацию.

3.9. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Управления своевременного представления документов и информации руководству.

3.10. По поручению руководства Управления привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

3.11. Возвращать на доработку работникам Управления проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

3.12. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Работники секретариата несут ответственность:

4.1.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

4.1.2. за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

4.1.3. за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых руководству Управления и/или руководству структурных подразделений;

4.1.4. за утрату и порчу дел и документов;

4.1.5. за несоблюдение условий хранения дел и документов;

4.1.6. за утрату и порчу печатей и штампов;

4.1.7. за разглашение сведений, составляющих государственную тайну.

4.2. Руководитель секретариата несет ответственность:

4.2.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

4.2.2. за рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

4.2.3. за организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

4.2.4. за состояние трудовой дисциплины в секретариате;

4.2.5. за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует с:

5.1. Руководителями функциональных служб и отделов Управления - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставлении необходимых руководству Управления материалов.

5.2. Службой кадров - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, работающих с документами.

5.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

5.4. Секретариат осуществляет взаимоотношения с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Секретарь--референт подпись расшифровка подписи

Визы: