Специфика документооборота в акционерном обществе

2.31.В случае обнаружения ошибки при приеме или обработке документов, сотрудник Общества составляет акт об обнаружении ошибки, уведомляет об обнаруженной ошибке вышестоящее руководство и принимает меры к устранению ошибки в соответствии с Правилами ведения реестра.

2.32.В случае, если проверка документов при их обработке сотрудником выявила несоответствие представленных документов требованиям Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ, сотрудник оформляет отказ во внесении записи в реестр и или предоставлении информации из реестра, передает его на подпись руководителю Общества вместе с документами, предоставленными зарегистрированным лицом. Отказ составляется в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

2.33.В журнале учета входящих документов по соответствующему номеру неисполненных документов ставится отметка «отказ», заносится дата направления отказа во внесении записи в реестр. Отказ направляется лицу, предоставившему документы, по почте, или выдается лично на руки. В случае направления отказа по почте исходящая корреспонденция отправляется заказным письмом, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии, к нему прикладывается зарегистрированный почтой реестр отправленных писем. Копия отказа прикрепляется к неисполненным документам. В случае выдачи отказа лично в руки обратившемуся лицу, последний ставит на экземпляре отказа отметку «Получено», дату получения, фамилию лица, получившего отказ, и подпись.

2.34.Документы, по которым выдан отказ, передаются на хранение в соответствии с Правилами документооборота.

2.35.Общество осуществляет хранение и учет документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр, и учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от внесения записи в реестр.

2.36.Хранению подлежат подлинники документов, полученных от зарегистрированных и других уполномоченных лиц. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа уведомляется руководство Общества, проводится расследование обстоятельств и причин факта утраты (повреждения) документа, составляется соответствующий акт с указанием причины и обстоятельств утраты или повреждения, приобщаемый к предаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан генеральным директором Общества. На основании полученных данных должны быть разработаны и реализованы конкретные меры по предотвращению выявленных причин утраты или повреждения документов.

2.37.Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.

2.38.При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, или помещения после выхода сотрудников закрываются на ключ.

2.39.Ответственность за организацию хранения и сохранность подлежащих хранению текущих документов несет генеральный директор Общества.

2.40.В архив передаются сшитые и заверенные генеральным директором Общества журналы учета входящих документов, регистрационные журналы, акты сверок.

2.41.Папки с документами, передаваемыми в архив, снабжаются описью документов по произвольной форме с указанием количества передаваемых в архив документов и периода дат регистрации документов.

2.42.В архив передаются документы только после исполнения распоряжений (запросов) по ним.

2.43.При передаче документов и запросов в архив сотрудник Общества проводит сверку состава передаваемых в архив документов в соответствии с описью и выпиской из журнала учета входящих документов за установленный период. Опись документов, передаваемых в архив, подписывается сотрудником, передающим документы в архив, и специалистом архива, принимающим документы в архив.

2.44.При обнаружении несоответствия состава документов, передаваемых в архив, и данных журнала учета входящих документов оформляется акт сверки, выявляются причины несоответствия, принимаются меры для комплектации документов.

2.45.Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в местах, обеспечивающих их полную сохранность, защиту от пыли и воздействия солнечного света. Доступ к архиву должен быть ограничен, несанкционированный доступ к документам посторонних лиц исключен, а помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

2.46.Сотрудник Общества обязан ежедневно осуществлять сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете Общества, лицевом счете Общества.

2.47.При осуществлении сверки проверяется соответствие количества размещенных ценных бумаг каждой категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг и количества ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц и лицевом счете эмитента.

2.48.При осуществлении сверки в процессе размещения ценных бумаг проверяется соответствие количества ценных бумаг определенной категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска на основании зарегистрированного решения о выпуске ценных бумаг и количества ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете эмитента и лицевом счете эмитента.

2.49.В случае обнаружения в результатах сверки расхождений сотрудник Общества составляет акт об обнаружении расхождений при проведении сверки, уведомляет об этом единоличный исполнительный орган Общества, устанавливает причины расхождения и предпринимает меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

3. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

3.1.Контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг осуществляется генеральным директором Общества.

3.2.Контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг осуществляется с целью обеспечения: Соблюдения Обществом требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации, а также внутренних документов Общества. Соблюдения Обществом прав и законных интересов инвесторов. Обеспечения надлежащего исполнения операций. Обеспечения надлежащего хранения информации и документов реестра. Обеспечения конфиденциальности сведений о зарегистрированных лицах, ценных бумагах, учитываемых на их лицевых счетах, а также об операциях по их лицевым счетам.

3.3.Внутренний контроль осуществляется путем проведения периодических проверок на соответствие ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Правилам ведения реестра, Правилам документооборота, другим внутренним и нормативным документам Общества.

3.4.Исполнение нормативных документов, регламентирующих ведение реестра владельцев именных ценных бумаг, и законодательных актов РФ о ценных бумагах обязательно для должностных лиц и персонала Общества.

3.5.Система внутреннего контроля обеспечивает контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с требованиями законодательства РФ о ценных бумагах и защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, нормативных правовых актов Российской Федерации, Правил ведения реестра, Правил документооборота, других внутренних документов Общества.

3.6.Система внутреннего контроля состоит из текущего контроля в процессе исполнения операций сотрудником Общества и периодического контроля (проверок), проводимых генеральным директором Общества.

3.7.Прием, регистрация и исполнение документов по одному поручению зарегистрированного лица производится в обязательном порядке различными сотрудниками Общества.

3.8.Текущий контроль производится сотрудником Общества на каждом этапе обработки документов и между этапами при передаче документов на следующий этап обработки.

3.9.При приеме документов производится контроль: наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке); наличия анкеты и соответствия поданных документов с анкетой зарегистрированного лица; полномочий представителя зарегистрированного лица.

3.10.При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится контроль: ввода документов в журнал учета входящих документов; наличия отметок о регистрации на документах; выдачи подписанного акта приема-передачи документов при личной подаче документов Обществу; соответствия состава документов данным журнала учета входящих документов и актам приема-передачи документов.

3.11.При обработке документов (проведении операций в реестре) производится контроль:

полноты представления документов и правильности их заполнения в соответствии с Правилами ведения реестра; наличия всех необходимых документов и информации по лицевым счетам; соответствия данных, содержащихся в предоставленных документах, информации лицевого счета о зарегистрированном лице и данным анкеты зарегистрированного лица; осуществления сверки подписи зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя в порядке, установленном Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ; наличия/отсутствия блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; наличия/отсутствия обременения ценных бумаг обязательствами на лицевом счете зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; проверка правильности проведения операции или выдачи отказа, соответствия данных документов и данных о проведенной операции по лицевым счетам, регистрационному журналу, журналу учета входящих документов; соответствия содержания и полноты ответа на запрос клиента по журналу учета входящих документов, регистрации исполнения запроса клиента в журнале учета входящих документов; наличия всех необходимых отметок на документах о приеме, регистрации, обработке и контроле документов; проверка соблюдения сроков исполнения операций проверка исполнения всех распоряжений, поступивших Обществу в соответствии с журналом учета входящих документов.

3.12.При осуществлении операций размещения, конвертации, аннулирования (погашения) ценных бумаг производится контроль: наличия всех необходимых документов для проведения операции, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения реестра; соответствия информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг; соответствия количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц; правильности выполнения операции по лицевым счетам зарегистрированных лиц и регистрационному журналу; наличия отметок об исполнении и проверке операций на документах и в журнале учета входящих документов; соблюдения сроков проведения операции.

3.13.При подготовке списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам, и списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, производится контроль: наличия всех необходимых документов для проведения операции, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения реестра; соответствия количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц; соответствия суммы начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе, на основании которого производится выплата; исчисления налогов и сумм к выдаче выборочной проверкой части расчета.

3.14.При передаче документов на хранение в архив производится контроль: наличия всех необходимых отметок о регистрации и исполнении документов; соответствия передаваемых в архив документов описи документов и журналу учета входящих документов.

3.15.В случае обнаружения ошибок или несоответствий при осуществлении операций в реестре сотрудник Общества направляет документы на доработку. В случае необходимости принятия мер к исправлению ошибок сотрудник составляет акт об обнаруженной ошибке и уведомляет об этом генерального директора Общества.

3.16.В случае выявления расхождений при осуществлении сверок количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, сотрудник Общества составляет протокол проверки и уведомляет об этом генерального директора Общества. По каждому факту устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

3.17.Периодический контроль (проверки) по ведению реестра может быть плановым, по поручению генерального директора Общества.

3.18.Общество осуществляет следующие виды проверок:

Проверка организации документооборота; Проверка проведения операций; Проверка исполнения порядка и сроков рассмотрения жалоб, обращений и заявлений на действия Общества по ведению реестра; Проверка процедур, препятствующих несанкционированному доступу к служебной информации, и ее неправомерному использованию.

3.19.При проведении проверки организации документооборота контролирующее лицо осуществляет следующие действия:

3.19.1.Выборочно проверяет исполненные анкеты зарегистрированных лиц, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в анкетах всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

3.19.2.Выборочно проверяет исполненные передаточные распоряжения, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в передаточных распоряжениях всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

3.19.3.Выборочно проверяет исполненные залоговые распоряжения, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в залоговых распоряжениях всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

3.19.4.Проверяет, все ли документы, на основании которых были проведены операции в реестрах, содержат отметку об исполнении.

3.19.5.Проверяет регистрационный журнал.

3.19.6.В случае обнаружения утраты регистрационного журнала проверяет выполнение следующих обязанностей: уведомление Федеральный орган исполнительной власти на рынке ценных бумаг в письменной форме, в срок не позднее следующего дня с даты утраты; публикацию в средствах массовой информации сообщения о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра; принятие мер к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.

3.19.7.Проверяет форму журнала учета входящих документов, заполнение всех граф журнала, наличие журнала учета входящих документов в бумажной форме в соответствии с установленным Правилами документооборота порядком.

3.19.8.Проверяет проведение операции открытия лицевого счета в реестре: наличие анкеты; наличие всех необходимых документов для открытия счета; правильность заверения подписи;

3.19.9.Проверяет внесение в реестр записи о переходе прав собственности на ценные бумаги:

предоставление всех необходимых документов; не осуществлено ли блокирование операций по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; выполнение сотрудниками обязанностей по проверке полномочий лиц, подписывающих документы, по сверке подписи на распоряжениях; правильность выдачи и оформления отказов во внесении записей в реестр.

3.19.10.Удостоверяется, что за отчетный период не было осуществлено:

аннулирование внесенных в реестр записей; прекращения исполнения надлежащим образом оформленного распоряжения по требованию зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя; выдачи отказа от внесения записи в реестр из-за ошибки, допущенной Обществом.

3.19.11.Проводит сверку с регистрационным журналом и удостоверяется, что записи о переходе прав собственности на ценные бумаги вносятся в реестр в течение трех дней с момента получения передаточных распоряжений или иных правомочных документов.

3.19.12.Удостоверяется, что сотрудник Общества осуществляют сверку подписи на распоряжениях с образцами подписи на анкетах на основе выборки передаточных распоряжений и проверки идентичности подписи на передаточном распоряжении с анкетой зарегистрированного лица.

3.19.13.Проверяет внесение в реестр записи об обременении ценных бумаг обязательствами:

получает список лицевых счетов, на которых находятся ценные бумаги, обремененные обязательствами; проверяет, что одновременно с передачей заложенных ценных бумаг вносится запись об их обременении на лицевом счете зарегистрированного лица - их приобретателя; удостоверяется, что внесение записей в реестр о передаче ценных бумаг в залог и о прекращении залога, передача ценных бумаг в последующий залог, внесение изменений в данные лицевых счетов зарегистрированного лица - залогодателя и залогодержателя о заложенных ценных бумагах и условиях залога, передача заложенных ценных бумаг и другие операции, связанные с переходом прав на заложенные ценные бумаги, другие операции по обременению обязательствами, производятся на основании документов и в соответствии с Правилами ведения реестра и нормативными законодательными актами РФ.

3.19.14.Проверяет внесение в реестр записи о блокировании операций по лицевому счету зарегистрированного лица: делает выборку из нескольких документов, являющихся основанием для проведения блокирования операций. проверяет, вносится ли при блокировании и прекращении блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету на лицевой счет зарегистрированного лица вся необходимая информация; проверяет, не было ли за отчетный период случаев блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету на основании распоряжений не уполномоченных лиц, либо без распоряжений на проведение данной операции.

3.19.15.Проверяет правильность проведения операций по предоставлению информации из реестра: выясняет форму и основания выдачи информации из реестра; проверяет наличие письменного распоряжения лица, имеющего право на получение информации из реестра; проверяет правомерность и сроки предоставления информации.

3.19.16.Проверяет внесение записей о размещении ценных бумаг: выясняет, имеются ли случаи размещения или обращения ценных бумаг без регистрации выпуска эмиссионных ценных бумаг; удостоверяется, что в реестре находится вся необходимая информация об Обществе как эмитенте и о выпуске ценных бумаг; удостоверяется, что по каждому виду, типу и категории ценных бумаг количество размещенных ценных бумаг по уставу Общества равно суммарному количеству ценных бумаг по всем отчетам об итогах выпуска ценных бумаг, общее количество ценных бумаг на счетах зарегистрированных лиц в реестре плюс не размещенные ценные бумаги на эмиссионном счете эмитента должно быть равно суммарному количеству ценных бумаг по всем проспектам эмиссий, выясняет причины несоответствия, если они имели место.

3.19.17.Проверяет внесение в реестр записей о конвертации ценных бумаг:

если за отчетный период проводилось размещение ценных бумаг посредством конвертации, удостоверяется, что Общество выполнило все необходимые действия в соответствии с Правилами ведения реестра; удостоверяется, что записи о конвертации в отношении всего выпуска ценных бумаг внесены в реестр в день, указанный в зарегистрированном решении об их выпуске, по данным реестра на этот день, записи о конвертации в отношении ценных бумаг, принадлежащих отдельным владельцам, внесены в реестр в течение трех рабочих дней с момента получения распоряжения от владельца ценных бумаг.

3.19.18.Проверяет внесение в реестр записей об аннулировании ценных бумаг: если проводились операции по аннулированию ценных бумаг за отчетный период, удостоверяется, что внесение записи об аннулировании ценных бумаг осуществляется в случаях, установленных Правилами ведения реестра; изучает полученные документы и распоряжения об аннулировании (погашении) ценных бумаг и соответствующие им записи в реестре; проверяет, что операции по аннулированию ценных бумаг проводились в сроки, предусмотренные Правилами ведения реестра, проверяет процедуру подготовки списков акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и на получение доходов по ценным бумагам.

3.20.По каждой периодической проверке контролирующее лицо составляет акт проверки, в котором указывается объем проверенного материала и выявленные в ходе проверки нарушения. Данный акт подписывается контролирующим лицом и утверждается генеральным директором Общества. По результатам акта генеральный директор Общества составляет распоряжение об устранении нарушений и передает сотруднику Общества на исполнение. Сотрудник Общества исполняет распоряжение в установленные сроки и предоставляет генеральному директору Общества отчет о выполнении распоряжения.

4.ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПЕРСОНАЛА

4.1.Должностные лица персонала Общества осуществляют свои обязанности в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными генеральным директором Общества, внутренними документами Общества, требованиями законодательных и нормативных актов РФ. Должностные инструкции утверждаются генеральным директором Общества.

4.2.В Обществе утверждены следующие должностные инструкции, касающиеся ведения реестра владельцев именных ценных бумаг: Должностная инструкция специалиста по ведению реестра (Приложение № 1 к настоящим Правилам).

5. МЕРЫ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

5.1.Общество осуществляют следующие меры по обеспечению пожарной безопасности:

Устанавливает охранно-пожарную сигнализацию. Определяет и оборудует места для курения. Определяет порядок обесточивания электрооборудования и системы ЭВМ в случае пожара. Определяет порядок осмотра и закрытия помещений после окончания работы. Определяет порядок эвакуации материальных ценностей.

5.2.Сотрудники Общества обязаны соблюдать в служебных помещениях требования пожарной безопасности: Поддерживать противопожарный режим. Курить только в специальных отведенных и оборудованных местах. По окончании работы обесточить все электроустановки и электроприборы (за исключением охранно-пожарной сигнализации).

5.3.Каждый сотрудник при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и т.п.) обязан немедленно сообщить об этом по телефону в пожарную охрану.

5.4.В рамках обеспечения противопожарной безопасности сотрудникам Общества запрещается: Использовать электроаппаратуру и приборы в условиях, не соответствующих рекомендациям (инструкциям) предприятий-изготовителей, или имеющие неисправности, могущие привести к пожару, а также эксплуатировать провода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией. Устанавливать неисправные розетки и другие электроустановочные изделия. Обертывать электролампы и светильники бумагой, тканью и др. горючими материалами.

Сушить личные вещи на обогревательных приборах. Устанавливать обогревательные приборы около ЭВМ. Пользоваться электроплитками, электрочайниками и другими электронагревательными приборами без подставок из негорючих материалов. Оставлять без присмотра включенные в сеть электронагревательные приборы. Использовать неисправные электроприборы. Применять нестандартные (самодельные) электроприборы.

6. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ

6.1.Хранение документов как акционерного общества.

6.1.1.Общество хранит следующие документы:

Договор о создании Общества; Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании Общества, документ о государственной регистрации Общества;

документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы Общества; положение о филиале и представительстве Общества; годовые отчеты;документы бухгалтерского учета; документы бухгалтерской отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров Общества, ревизионной комиссии Общества; бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; отчеты независимых оценщиков; списки аффилированных лиц Общества; списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями ФЗ «Об акционерных обществах»; заключения ревизионной комиссии Общества, аудитора Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» и иными федеральными законами; иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом Общества, внутренними документами Общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров Общества и органов управления Общества.

6.1.2.Общество хранит документы, предусмотренные п. 6.1.1. настоящих Правил документооборота, по месту нахождения его исполнительного органа в течение сроков, установленных законодательством РФ.

6.1.3.Организация хранения документов Общества обеспечивается генеральным директором.

6.1.4.Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

6.1.5.Хранению подлежат подлинники документов Общества.

6.1.6.В случае утраты или повреждения подлинника документа Общества хранению подлежит заверенная в

установленном законодательством РФ порядке копия такого документа.

6.1.7.О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Общества составляется акт, который

содержит следующие данные:

наименование утраченного или поврежденного документа;

номер и дата утраченного или поврежденного документа;

причины утраты или повреждения;

подпись единоличного исполнительного органа Общества;

подпись главного бухгалтера (в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или бухгалтерской отчетности).

6.1.8.Документы Общества до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа Общества.

6.1.9.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, находятся в специально отведенном для этих целей помещении.

6.1.10.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, располагаются в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

6.1.11.Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, опечатываются счетной комиссией и сдаются в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

6.1.12.По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным Обществом на такое вскрытие, составляется акт.

6.1.13.Выдача документов Общества для их предъявления акционерам Общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам Общества производится под расписку сотруднику, уполномоченному Обществом на получение документов Общества.

6.1.14.Выдача документов Общества его сотрудникам осуществляется ответственным сотрудником с записью в журнале выдачи - приема документов под роспись с разрешения генерального директора Общества или уполномоченного им лица.

6.1.15.Документы Общества выдаются во временное пользование его сотрудникам на срок не более одного месяца.

После истечения указанного срока документ общества возвращается на место его хранения.

6.1.16.На каждый выданный документ заводится карта - заместитель, в которой указываются следующие данные:вид (наименование) документа; дата выдачи документа; фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан;

дата возвращения документа графа для расписок в получении и приеме документа.

6.1.17.В случае ликвидации Общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется Председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

6.1.18.В случае реорганизации Общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

6.1.19.Порядок отбора документов Общества на хранение и уничтожение, а также порядок уничтожения документов Общества с истекшими сроками хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

6.2.Хранение документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр.

6.2.1.Общество обеспечивает хранение документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр, в течение сроков, установленных нормативными актами РФ и Положением о ведении реестра. Срок хранения документов-оснований - не менее трех лет с момента поступления документов. Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет с момента списания всех ценных бумаг со счета зарегистрированного лица.

6.3.Обеспечение сохранности и защиты информации и документов реестре.

6.3.1.Общество обязано обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в реестре, а также сохранность реестра, включая все документы, на основании которых осуществлялись операции в реестре.

6.3.2.Сохранность и конфиденциальность информации и документов системы ведения реестра обеспечивается реализацией установленных требований к помещениям, оборудованию, персоналу; системы контроля документооборота в соответствии с Правилами ведения реестра, Правилами документооборота, другими внутренними документами Общества.

6.3.3.Система документооборота Общества в соответствии с Правилами документооборота предусматривает возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам.

6.3.4.Процедуры разграничения прав доступа к информации реестра при ее обработке и хранении.

6.3.5.Доступ к информации реестров разрешен только тем сотрудникам Общества, чьи должностные и функциональные обязанности связаны непосредственно с ведением реестра, доступ определяется приказом генерального директора Общества.

6.3.6.Выдача документов системы ведения реестров, хранящихся в архиве, осуществляется ответственным сотрудником с записью в журнале выдачи - приема документов под роспись с разрешения генерального директора Общества.

6.4.В отношении помещений и оборудования Обществом установлены и соблюдаются требования, обеспечивающие:

ограничение доступа посторонних лиц в помещения после окончания рабочего дня;

обеспечение постоянного контроля со стороны службы охраны за посторонними лицами в течение всего времени их нахождения в помещениях Общества;

доступ работников в помещения Общества по выходным и праздничным дням только по предварительному распоряжению уполномоченных лиц;

размещение помещений подразделений Общества и оборудования способом, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения и к этому оборудованию посторонних лиц, включая работников других подразделений;

размещение рабочих мест сотрудников, исключающее возможность несанкционированного просмотра документов и информации, отраженной на экранах мониторов;

ограничение доступа к архиву и защита помещения, где хранится архив, от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов; разрешение доступа к реестру только уполномоченному на это персоналу.

6.5.Порядок доступа к архиву.

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, исключающем несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Документы в архиве хранятся в папках с описью содержимого. В описи перечисляются находящиеся в папке документы с указанием количества документов по каждой описи.

Ответственным за архивацию и хранение документов в архиве является уполномоченное лицо, назначаемое генеральным директором Общества. Уполномоченное лицо ведет журнал учета полученных в архив и выдаваемых из архива документов. Выдача документов из архива производится по письменному требованию под роспись.

6.6.Лица, располагающие служебной информацией реестра, не имеют права использовать эту информацию для заключения сделок, а также передавать служебную информацию для совершения сделок третьим лицам. Лица, нарушившие указанное требование, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

6.7.Для соблюдения конфиденциальности и сохранности информации и документов реестра в отношении персонала

Обществом разрабатываются:

Приказ, определяющий круг лиц, имеющих доступ к служебной информации реестра;

Должностные инструкции для каждого сотрудника, четко определяющие его права и обязанности, функции и ответственность.

6.8.Конфиденциальной информацией с ограничением доступа к ней в Обществе признается:

6.8.1.Данные реестра:

Информация о зарегистрированных в реестре лицах, включая данные, содержащиеся в анкете зарегистрированного лица;

Информация о количестве ценных бумаг, виде, категории (типе), номинальной стоимости, государственном регистрационном номере выпуска ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;

Список операций, представляющий часть регистрационного журнала, содержащую записи по лицевому счету зарегистрированного лица; Данные регистрационного журнала; Данные журнала учета входящих документов; Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестре; Запросы, полученные от зарегистрированных лиц, уполномоченных государственных органов, и ответы по ним, включая отказы от предоставления информации; Информация о доходах, начисленных зарегистрированным лицам.

6.8.2.Предоставление конфиденциальной информации по запросам уполномоченных государственных органов осуществляется в письменной форме с отметкой «Данная информация является конфиденциальной», скрепляется печатью и подписывается генеральным директором Общества.

6.8.3.Не может считаться нарушением конфиденциальности информации предоставление доступной информации из реестра лицам, имеющим право на получение информации из реестра, в соответствии с нормативными правовыми

актами РФ.

6.8.4.Изменение статуса информации (конфиденциальная, открытая, частично конфиденциальная с предоставлением оговоренному ограниченному кругу лиц) осуществляется на основании распоряжения генерального директора Общества.

6.8.5.За разглашение информации на виновных сотрудников накладываются административные взыскания вплоть до увольнения. Сотрудники, нарушившие соблюдение конфиденциальности информации, привлекаются также к ответственности согласно действующему законодательству РФ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля (далее - Правила)

Открытого акционерного общества «ИнтехпромЭнерго» (далее - Общество, и/или Эмитент и/или Держатель реестра) разработаны исходя из требований законодательства РФ, нормативными правовыми актами по рынку ценных бумаг.

1.2. Правила определяют порядок приема и исполнения документов, поступивших в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества (далее - Реестр), а также определяет требования их по учету, хранению и внутреннему контролю.

2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, поступающие в Реестр, в том числе по средствам связи (почтой, телеграфом, факсом и т.п.), регистрируются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в журнале учета входящих документов, на документах проставляется входящий номер, дата поступления.

2.2. Журнал учета входящих документов включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* входящий номер документа;

* сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

- для юридического лица - наименование организации, предоставившей

документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией (если еть), должность, ФИО лица, подписавшего сопроводительное письмо;

- для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя (при получении документов по почте), данные доверенности лица, предоставившего документы;

* дата получения документа Обществом;

* наименование документа (перечень документов);

* наименование операции или совершения действия по поступившему документу;

* данные об исполнении документа (указывается номер по регистрационному журналу учета операций или комментарии по исполнению документа);

* дата исполнения документа;

* дата отправки ответа (внесения записи в реестр, выдачи документа) или направления отказа от проведения операции, исходящий номер ответа на документы, фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

2.3. На документ, требующий ответа, готовится ответ в двух экземплярах, один из которых направляется (выдается) лицу, обратившемуся в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества, второй экземпляр остается у Общества.

2.4. Исходящий документ регистрируется в журнале учета исходящих документов, на документе ставится исходящий номер и дата.

2.5. Исходящая корреспонденция, в том числе мотивированные отказы, сформированная информация из Реестра, ответы на запросы регистрируются в журнале учета исходящих документов.

2.6. Журнал учета исходящих документов включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* исходящий номер документа;

* дата регистрации исходящего документа;

* сведения о лице, кому направлены документы, а именно:

- ФИО или наименование организации, почтовый адрес получателя (при отправлении документов по почте);

- если документ получен без использования средств связи - ФИО, должность, данные доверенности лица, получившего документы;

* наименование документа, краткое содержание, дата и входящий номер документа (запроса), на который направлен ответ (документ) или направлен мотивированный отказ;

* ФИО исполнителя;

* отметка об отправлении ответа (отказа в исполнении) или выдачи документа.

2.7. Внесение информации (изменений) в Реестр отражаются в регистрационном журнале учета операций (за исключением операций, предусмотренных Правилами ведения реестра).

2.8. Регистрационный журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде и включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* дата получения документов, их входящие номера;

* дата исполнения операции;

* тип операции (операция);

* количество ценных бумаг;

* Данные по проведенной операции:

* номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся корреспондентами в операции;

* вид, количество, категория (тип или серия), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг;

* Комментарий (в случае необходимости).

3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ЗАПИСИ В РЕЕСТР И/ИЛИ ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

3.1. Требования к предоставляемым документам.

3.1.1. Операции в Реестре производятся должностным лицом ответственным за проведение операций в Реестре на основании форм установленного им образца или на иных формах, соответствующих требованиям действующего законодательства РФ.

3.1.2.Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

3.1.3. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

3.4. Документы, поступившие в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи письменного отказа во внесении записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по запросу клиента Общество может выдать копии предоставленных клиентом документов.

3.2. Способы предоставления документов Держателю реестра.

3.2.1. Документы для внесения записи в Реестр, а также запросы (распоряжения) на получение информации из Реестра, принимаются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов.

3.2.2. Документы, предоставленные с целью внесения записей в Реестр и получения информации из Реестра, должны быть предоставлены:

* лично зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем;

* лично уполномоченным представителем эмитента;

* лично уполномоченным представителем государственного органа.

3.3. Прием и регистрация документов

3.3.1.Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого производится идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц.

3.3.2. При каждом обращении зарегистрированного лица, должностное лицо ответственное за прием и выдачу документов обязано проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии ответственного лица за прием и выдачу документов. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

3.3.3. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра.

3.3.4. Должностное лицо, ответственное за прием документов не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

3.3.5.Прием и регистрация входящих документов осуществляется в следующей последовательности:

* Определение сути поручения клиента, проверка состава и содержания поступивших документов;

* Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, предоставившего документы, на основании документа, удостоверяющего личность;

* Проверка полномочий лица, предоставившего документы;

* Проверка правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра;

* Проверка комплектности предоставленных документов;

* Регистрация документов в журнале учета входящих документов;

* Внесение в документ входящего номера и даты получения.

3.4. Экспертиза документов.

3.4.1. Экспертиза документов осуществляется с целью определения соответствия поступивших в Реестр документов и информации, содержащейся в документах, требованиям действующего законодательства Российской Федерации и Правилам ведения реестра, утвержденных в Обществе.

3.4.2. Экспертиза документов проводится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов и осуществляется в следующей последовательности:

* Проверка полномочий лица, подписавшего документ;

* Сверка подлинности подписи лица, подписавшего документ;

* Сверка данных, содержащихся в документе, с данными Реестра;

3.4.3. Документы, прошедшие экспертизу предаются должностному лицу, ответственному за проведение операций в Реестре для внесения записей в систему ведения Реестра или выдачи информации из системы ведения Реестра. При отрицательном результате экспертизы документов готовится мотивированный отказ.

3.5. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра.

3.5.1. Должностное лицо, ответственное за проведение операций вносит записи в Реестр, формирует информацию из Реестра в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра.

3.5.2. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра производится после положительного результата экспертизы и осуществляется лицом, ответственным за проведение операций в следующей последовательности:

* Внесение записей в Реестр или формирование информации из Реестра;

* Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в базу данных системы ведения реестра);

* При обнаружении невозможности корректного проведения операции готовится информация для мотивированного отказа;

* Обработанные документы помещаются на хранение;

* Подготовленный мотивированный отказ и/или сформированная информация передается лицу ответственному за прием и выдачу документов для выдачи клиенту.

3.5.3. На обработанных документах должностное лицо, ответственное за проведение операций, ставит номер и дату проведения операции или отметку об отказе в исполнении.

3.5.4. Сформированная информация из Реестра подписывается двумя уполномоченными лицами Общества:

1. Лицом ответственным за проведение операций;

2. Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества, и скрепляется печатью Общества.

3.6. Подготовка мотивированных отказов.

3.6.1. В случае отказа от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения реестра, Общество готовит и направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра.

3.6.2. Мотивированный отказ оформляется в двух экземплярах, один из которых, в установленные сроки, выдается (направляется) клиенту, второй приобщается к документам Реестра, на исполнение которых дан отказ.

3.6.3. Мотивированный отказ готовится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов, или должностным лицом, ответственным за проведение операций и подписывается Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества.

Мотивированный отказ должен содержать причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в Реестр или выдачи информации из Реестра.

3.7. Выдача сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов.

3.7.1. Сформированная информация из Реестра и мотивированные отказы регистрируются в журнале учета исходящих документов, на выдаваемых документах ставится исходящий номер и дата. Если составляется сопроводительное письмо, исходящий номер и дата проставляется на сопроводительном письме.

3.7.2. Выдача сформированной информации из Реестра осуществляется под роспись или по требованию Клиента отправляется последнему по почте заказным письмом.

3.7.3. Выдача сформированной информации и мотивированных отказов из Реестра осуществляется должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в следующей последовательности:

* Регистрация сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов в журнале учета исходящих документов;

* Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, получающего документы, на основании документа, удостоверяющего личность (при личной явке);

* Проверка полномочий лица, получающего документы (при личной явке);

* Подготовка сопроводительного письма (при необходимости);

* Выдача (направление) сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа Клиенту;

* Внесение данных о выдаче сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа в журнале учета исходящих документов.

4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Ответственным лицом за хранение документов Реестра назначается должностное лицо, ответственное за проведение операций. При помещении обработанных документов на хранение должностное лицо, ответственное за проведение операций осуществляет следующие действия:

* Внутренний контроль исполнения документов;

* Проверка наличия служебных отметок на документах

4.2. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.

4.3. Хранение всех журналов, папок с документами осуществляется в помещении в несгораемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к документам посторонних лиц.

4.4. Должностное лицо, ответственное за хранение документов, несет персональную ответственность за сохранность документов, ведение учета документов, находящихся на хранении.

4.5. Общество обеспечивает хранение документов-оснований не менее трех лет с момента их поступления (анкету зарегистрированного лица - не менее трех лет с момента списания с лицевого счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг).

4.6. По истечению срока хранения документов они могут быть уничтожены Обществом.

4.7. Документы подлежат уничтожению по письменному приказу Генерального директора Общества. Приказом назначается ликвидационная комиссия, определяется место и способ уничтожения документов. При подготовке к уничтожению производится опись уничтожаемых документов, а факт уничтожения подтверждается соответствующим актом.

5. ПОРЯДОК ДОСТУПА К АРХИВУ

5.1. В своей деятельности Общество использует отдельные помещения (в случае необходимости), в том числе и архив.

5.2. Доступ к архиву ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

6. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

6.1. В своей деятельности Общество использует архив для хранения документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр и (или) выдачи информации из реестра владельцев именных ценных бумаг, в том числе и архив.

6.2. При использовании электронной версии документов для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг должностное лицо, ответственное за проведение операций в реестре и (или) выдачи информации из реестра проводит резервное копирование электронных файлов на магнитный носитель.

6.3. Копирование производится с системного блока компьютера на магнитный носитель.

6.4. Копирование файлов на магнитный носитель проводится не реже 1 раза в месяц, если в течение данного месяца проводились операции по Реестру в 1 экземпляре, который хранится в сейфе Общества.

7. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ ДАННЫХ, ВВОДИМЫХ В СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА

7.1. Должностными лицами, ответственными за ведение и хранение Реестра проводится контрольная сверка на каждом этапе обработки документов.