Порядок ввода новых записей журнала описан в модуле расчета документа. Проведение документа может приводить к вводу одной или нескольких записей журнала расчетов как для одного объекта, так и для нескольких объектов расчета. Например, документ, представляющий собой ввод оплаты больничного листа, может привести к появлению одного или нескольких актов расчета для одного объекта расчета (сотрудника предприятия). С другой стороны, документ, представляющий собой ввод бригадного наряда, может породить несколько актов расчета (строк журнала расчетов) для разных объектов расчета (сотрудников, членов бригады).

Для ввода нового документа и, следовательно, новых записей журнала расчетов, можно воспользоваться следующими способами: выбрать пункт «Новый документ» меню «Действия» или нажать правую копку мыши и выбрать пункт «Новый документ» в появившемся контекстном меню или нажать кнопку панели инструменте окна журнала расчетов в том случае, если в окне выводится панель инструментов.

При вводе нового документа программа предлагает выбрать конкретный тип документа из полного списка.

Редактирование записей журнала расчетов

Введенные документами записи журнала расчетов частично доступны для редактирования. Система допускает редактирование дополнительных реквизитов журнала расчетов, определенных при конфигурировании задачи. Система не допускает редактирования вручную основных реквизитов журнала, таких как объект расчета, вид расчета, дата начала, и дата окончания, документ-основание и др.

При этом, программа не позволяет редактировать архивные записи журнала расчетов, т. е. записи введенные в прошлых расчетных периодах.

Программа не допускает редактирование записей журнала расчетов, зарегистрированных в прошлых периодах. Влияние на результаты расчетов в прошлых периодах возможно только путем стандартных процедур перепроведения документов и исправления результата расчета конкретной записи (см. ниже). При этом происходит сторнирование записей прошлого периода и ввод новых результатов расчета.

Если запись введена ошибочно (неверны даты начала, окончания или вид расчета), единственный способ ее отредактировать -- редактирование породившего ее документа. Для редактирования документа текущей записи (т. е. той записи, на которой расположен курсор в окне журнала расчетов), можно воспользоваться одним из следующих способов: выбрать пункт «Редактировать документ» меню «Действия» или нажать правую копку мыши и выбрать пункт «Редактировать документ» в появившемся контекстном меню; или нажать кнопку панели инструментов окна журнала расчетов в том случае, рели в окне выводится панель инструментов.

Исправление результата

Единственным основным реквизитом журнала расчетов, редактирование которого допустимо «вручную» является реквизит «Результат». Такое действие называется «Исправление результата» и может быть осуществлено путем выбора пункта «Исправить результат» меню «Действия» или кнопки панели инструментов окна журнала расчетов.

При этом на экран выводится окно-запрос в котором можно ввести новый результат расчета.

Исправление результата расчета возможно как для записей текущего расчетного периода, так и для записей прошлых периодов. При этом система ведет себя существенно по-разному в зависимости от того, запись какого периода редактируется.

При исправлении результата записи текущего (открытого) расчетного периода новых записей в журнале расчетов не появляется, после ввода нового значения запись будет иметь признак «Исправлена», что отражается в изменении вида условного знака в левой колонке окна. Впоследствии возможна отмена проведенного исправления.

При исправлении результата записи одного из прошлых периодов система, во-первых, вводит в текущий расчетный период т. н. фиксированную (не редактируемую) сторнирующую запись соответствующую исправляемой и, во-вторых, вводит запись с новым результатом, которая представляет собой точную копию исправляемой записи, но с другим результатом.

Таким образом, при исправлении результата записи прошлого периода в журнал расчетов вводится две новых записи -- сторнирующая и обычная с пометкой «Исправлена». Впоследствии возможна отмена исправления результата.

Система не позволяет проводить исправление результата фиксированных записей как текущего, так и прошлых периодов расчета.

Отмена исправления

После исправления результата расчета система помечает запись как отредактированную вручную (знак или в случае редактирования сторно-записей) и не производит автоматический расчет записи. При этом модуль вида расчета выполняется, все необходимые действия, заданные в алгоритме данного вида расчета, производятся, но результат расчета, т. е. значение реквизита «Результат» не изменяется.

Это состояние записи сохраняется до его отмены исправления. Для отмены исправления необходимо в журнале расчетов установить курсор на запись с пометкой «Исправлена» и выбрать пункт меню «Отменить исправление» подменю «Действия». Фактически, это значит, что ручное исправление важнее автоматического расчета. Редактирование любых дополнительных реквизитов не приводит к тому, что запись становится «исправленной вручную».

После отмены исправления записи, если это задано при конфигурировании, может произойти автоматический расчет записи. Следует помнить, что полученный при этом результат может не совпадать с тем, который был до исправления записи. Это может произойти в том случае, если изменились условия расчета, которые привели к изменению результата. Например, изменение количества рабочих дней в календаре может привести к тому, что при повторном расчете изменится результат расчета многих начислений.

Для отмены исправления записи прошлого периода необходимо позиционировать строку журнала расчетов, которая соответствую записи с пометкой «Исправлена».

В случае отмены исправления записи прошлого периода, система просто удалит обе записи журнала расчетов, появившиеся в результате такого исправления (сторно-запись и запись-исправление).

Удаление записей журнала расчетов

При работе в журнале расчетов невозможно непосредственное удаление записей журнала расчетов. Единственный способ удаления записей -- удаление документа, явившегося основанием для ввода данной записи или выполнение для него операции «Сделать непроведенным».

Для удаления документа (и, следовательно, записей журнала расчетов) при работе в журнале расчетов, используйте один из способов: выбрать пункт «Удалить документ» меню «Действия» или нажать правую копку мыши и выбрать пункт «Удалить документ» в появившемся контекстном меню или нажать кнопку панели инструментов окна журнала расчетов в том случае, если в окне выводится панель инструментов.

Перед удалением документа система проверяет все порожденные им записи и, если находит хоть одну запись, принадлежащую одному из прошлых расчетных периодов, выводит сообщение о невозможности процедуры удаления. При этом программа сообщает, какой именно расчетный период необходимо установить для выполнения операции удаления.

Система 1С:Предприятие оставляет за пользователем право, в случае ошибочных расчетов прошлого периода, сменить период расчета «назад» и удалить ошибочный документ, удалив, таким образом, и порожденные им записи. Но такие действия возможны лишь в том случае, если не проведены какие-нибудь регламентные операции, исключающие «откат назад». Такими регламентными операциями может быть, например, выдача денег через кассу (при расчете заработной платы), сдача бухгалтерского отчета контролирующим органам (при расчете амортизации основных средств) и т. д.

Расчет

Непосредственно при работе в окне журнала расчетов можно выполнять расчет одной записи, всех записей по одному объекту, всех записей по одному документу. В любом случае проводится расчет только записей текущего расчетного периода, для которых не проводилось ручное редактирование (, или ). При расчете каждой записи журнала для соответствующего вида расчета (заданного реквизитом «ВидРасч») выполняется так называемый модуль расчета, определенный при конфигурировании. Основная задача этого модуля -- заполнение реквизита «Результат» и, возможно, дополнительных реквизитов журнала расчетов.

Для выполнения расчета можно действовать одним из следующих способов: выбрать один из пунктов «Рассчитать запись», «Рассчитать объект», «Рассчитать документ» в меню «Действия» или нажать правую кнопку мыши на требуемой записи журнала расчетов и в контекстном меню выбрать один из вышеперечисленных пунктов или нажать одну из кнопок (рассчитать запись), (рассчитать объект) или (рассчитать документ) панели инструментов окна журнала расчетов.

Для выполнения групповых расчетов по всем или выбранным по определенному критерию записям одного или нескольких журналов служат варианты расчетов.

Печать

Если в процессе настройки конфигурации задачи при создании данной формы журнала расчетов была создана также печатная форма, то в экранной форме должна существовать кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись «Печать» или надпись, соответствующую тому документу, для печати которого она предназначена. Пояснение, каким образом можно построить печатный эквивалент соответствующей экранной формы, можно получить в описании настройки.

После нажатия кнопки «Печать» (или другой, если это указано в описании настройки) на основе данных расчета, содержащихся в журнале расчетов, будет построена печатная форма.

Созданная печатная форма открывается в редакторе таблиц системы 1С:Предприятие в режиме «Только просмотр». Если в окне редактора видна только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран ее невидимой части.

При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирования путем выбора пункта «Только просмотр» в меню «Вид» главного меню программы.

Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить» или «Сохранить как» в меню «Файл» главного меню программы.

Заключение

Ведение бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие обеспечивают объекты метаданных «Планы Счетов», «Виды Субконто», «Операция» и «Проводка». В соответствии с компонентной организацией системы 1С:Предприятие, возможности ведения бухгалтерского учета в системе появляются после установки компоненты «Бухгалтерский учет».

Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет вести учет по нескольких планам счетов, при этом для каждого плана счетов может строиться произвольная иерархия субсчетов большой вложенности. Бухгалтерские итоги хранятся системой 1С:Предприятие раздельно для каждого плана счетов.

В планах счетов может применяться гибкая нумерация счетов с использованием цифр и букв.

Аналитический учет можно вести для любого счета или субсчета и включать до 5-ти различных разрезов аналитики. Объекты аналитического учета могут представлять собой элементы справочников системы 1С:Предприятие, документы или произвольные числа, даты и строки.

На любом счете можно вести количественный учет. Как правило количественный учет ведется вместе с аналитическим -- учитывается количество объектов аналитического учета, но, при необходимости, количественный учет можно вести и без аналитического -- учитывать абстрактное количество.

Возможности бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие позволяют вести многовалютный учет. Количество одновременно используемых валют при этом не ограничивается.

Компонента «Бухгалтерский учет» предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе. Итоговую информацию можно получать как по отдельному предприятию, так и в целом, по всем предприятиям. Такая возможность будет полезна для предприятий с консолидированным балансом.

Информация о средствах предприятия, которая накапливается на счетах бухгалтерского учета, зачастую имеет обобщающий характер. Для получения детальной информации о наличии конкретных материалов необходима организация аналитического учета по материалам. В этом случае общие суммы на субсчетах разбиваются на более мелкие -- стоимости конкретных материалов.

В системе 1С:Предприятие аналитический учет организуется при помощи специального механизма субконто. Субконто в системе 1С:Предприятие называется объект аналитического учета. Термином «субконто» могут быть обозначены любые объекты аналитического учета: основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы, организации, подотчетные лица, договоры, бюджеты. Видом субконто, в свою очередь, называется множество однотипных объектов аналитического учета.

Например, учет задолженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупателю и заказчику. В системе 1С:Предприятие такой список покупателей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет называться «видом субконто «Организации»», а любая организация из этого списка будет именоваться «субконто».

Конфигуратор системы 1С:Предприятие позволяет организовать любое количество видов субконто, в соответствии с требованиями полноты аналитического учета на предприятии.

Литература

1. Камягин В.Б. Самоучитель 1С: Бухгалтерии 7.5-7.7 в вопросах и ответах: - М.: Триумф, 2000.

2. Автоматизация бухгалтерского учета контроля, анализа и аудита. В.Л.Завгородний. - К., 2001.

3. Бухгалтерский учет, контроль и аудит в условиях рынка. В.Л.Завгородний. - Киев, 2002.

4. Компьютеризация бухгалтерского учета. В.Н. Довыдов. - М.: ФиС, 2001.

5. Шишкин С.С. Бухгалтерский учет и финансовый анализ на коммерческих предприятиях. - М.: Инфра-М., 2002.