Міжнародні стандарти у сфері управління документацією

1

ПВНЗ

«ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

Кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

Реферат

на тему:

Міжнародні стандарти у сфері управління документацією

Виконала: Нічик Тетяна

Перевірив:

проф. Палеха Ю.І.

Київ - 2010



План

1. Підстава розроблення ISO 15489 - 2001

2. Актуальність і необхідність розроблення

3. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489

4. Терміни та поняття

5. Нормативна база діловодства в Україні

6. Досвід впровадження в окремих країнах

7. Шляхи впровадження



1. Підстава розроблення

Концепція розробляється відповідно до плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства на 2004 р.

2. Актуальність і необхідність розроблення

Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт).

Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС ². Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.

У сучасній інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України в світовий інформаційний простір, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. На часі - застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.

3. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.

Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.

Управління документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:

§ основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);

§ повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;

§ діловодних технологій і процедур. Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління та управлінські процеси організації.

У цій частині також викладені загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

Частина 2 "Методичні рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту.

Частина 1 призначена для використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією, інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.

У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.

Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик.

В умовах розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.

Стандарт схвалено Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів - як державним, так і приватним ⁴.



4. Терміни та поняття

Термінологія стандарту ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник" ⁵, що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначення термінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Терміни та поняття, що відрізняються від стандарту ISO 5127, подано в статті 3 ISO 15489:1 6.

5. Нормативна база діловодства в Україні

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію" ⁷, "Про державну таємницю" ⁸, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ⁹, "Про електронні документи та електронний документообіг" ¹⁰, "Про електронний цифровий підпис" ¹¹ тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція) ¹², та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) ¹³. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003) ¹⁴.

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції ¹⁵. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах ¹⁶.

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.



6. Досвід впровадження в окремих країнах

Ряд країн вже розробили на основі зазначеного міжнародного стандарту національні аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений орган з питань стандартизації Великої Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов'язаних із впровадженням стандарту ¹⁷.

Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий національний стандарт - AS ISO 15489, в основному ідентичний міжнародному. Він також складається з двох частин - Загальних принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії - Стандарти Австралії - створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 ¹⁸.

Міжнародний стандарт ISO 15489:2001 став концептуальною основою для Правил Кабінету Міністрів Латвії "Управління документацією". Розроблені правила мають такий же гнучкий характер, як і Стандарт, що дозволяє установам самим обирати систему документування, визначаючи загальні принципи її створення, умови сумісності систем документації, що забезпечує швидкий та зручний обмін інформацією між установами. Для вирішення термінологічних проблем було розроблено спеціальний словник, а визначення найважливіших термінів подано в самому тексті Правил ¹⁹.

7. Шляхи впровадження

Як уже було зазначено вище, в Україні відсутній нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами. Основний нормативно-правовий акт, що регулює організацію діловодства - Примірна інструкція, стосується організації загального діловодства і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними у її назві, та організаціями, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Тобто не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати. Крім того, якщо у державних установах існують традиції діловодства, то для приватного сектору непоодинокими є випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. На нашу думку, стандарт ISO 15489:2001, особливо його перша, концептуальна частина, може сприяти позитивним змінам у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією - це, в основному, не технологія, а система керування.

Якщо порівняти зміст діловодних процесів, описаних у Стандарті та Примірній інструкції, принципових відмінностей та суперечностей між ними не побачимо. Розробники стандарту прагнули включити до нього норми, які б не суперечили національному законодавству різних країн. Застосування методики різних процедур, описаних у Стандарті, рекомендовано у разі, якщо це не суперечить чинному законодавству країни, що використовує стандарт.

Слід зауважити, що у Стандарті не вживається термін "експертиза цінності". Розробники не дійшли згоди щодо того, що ж таке експертиза цінності та хто її може проводити. Це результат відмінностей у національних традиціях. Тому у Стандарті описано процес, але не використовується термін: стаття 9.1 "Визначення документів, які мають бути включеними до систем документації" та стаття 9.2 "Визначення строків зберігання документів" ²⁰.

Метою стандартизації в Україні згідно статті 5 Закону України "Про стандартизацію" є створення умов для раціонального використання всіх видів національних ресурсів та відповідності об'єктів стандартизації своєму призначенню, сприяння усуненню технічних бар'єрів у торгівлі тощо ²¹. Стандарт ISO 15489 допомагає у досягненні цієї мети стандартизації.

Беручи до уваги міжнародний досвід впровадження Стандарту, слід звернути особливу увагу на термінологію. Можливо, застосування міжнародних термінів доцільно пов'язати з підготовкою нового видання Державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять".

Доцільно доповнити національний аналог Стандарту додатками із зразками різної документації згідно з нормами вітчизняної практики.

Положення Стандарту потребують узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою в галузі інформаційної політики. Мають бути нормативні посилання на акти, що регулюють ті чи інші процедури (наприклад, доступ, конфіденційність інформації, відповідальність за порушення цих норм тощо).

Значна кількість вітчизняних підприємств атестується згідно системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. На базі стандартів ІSО серії 9000 розроблено і набули чинності національні стандарти системи якості. Сфера застосування стандарту ISO 15489 поширюється на управління документацією у межах орієнтації на впровадження систем управління якістю ²². Отже, одним із шляхів застосування його норм може стати нормативне визначення ролі управління документацією у заходах щодо підвищення якості функціонування організації.

Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Тому дуже важливо під час впровадження норм стандарту надавати організаціям фахові консультації. Це завдання уповноважених органів у галузі діловодства. Доцільно організувати для працівників діловодних та архівних служб організацій різного рівня інформаційно-консультативні семінари з питань застосування норм, викладених у стандарті.

Поступово в міжнародному співтоваристві склалося розуміння того, що керування документацією й інформацією є важливим елементом діяльності будь-якої комерційної й державної організації незалежно від того, у якій національній системі діловодства й документообігу вона працює. Це стало ключовим моментом при ухваленні рішення про розробку першого у світі стандарту по діловодству й документообігу ISO 15489, що містить загальні вимоги й методологію керування документами на всіх видах носіїв і у всіх форматах, а також описує процедури розробки й впровадження систем документообігу. Поява міжнародного стандарту ISO 15489 "Інформація та документація - керування документаційними процесами" у 2001 році стала важливою подією для фахівців у сфері документування, діловодства. Це перший міжнародний стандарт з організації діловодства і документообігу, який містить загальні вимоги і методологію керування документаційними процесами та охоплює документи на всіх носіях і у всіх форматах, а також процедури розроблення і впровадження документаційних систем. Міжнародний стандарт по керуванню документацією ISO 15489 "Інформація й документація - Керування документацією" (ISO 15489-2001 Information and documentation - Records management) був виданий в 2001 р. Міжнародною організацією по стандартизації. Він підготовлений технічним комітетом ISO/TC 46, Інформація й документація, підкомітет SC 11, Архівна справа/керування документами. Стандарт увібрав у себе передовий практичний досвід багатьох країн і, найголовніше, вперше окреслив діловодство як важливу галузь діяльності людини. Головна ідея, яку пропагує стандарт, полягає в тому, що керування документаційними процесами - невід'ємна частина загальної системи керування організацією, установою, підприємством. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує організація, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. Завдяки бурхливому розвитку інформатизації суспільства інформація перетворилася на стратегічний ресурс діяльності організацій. У свою чергу, до 85% інформаційних ресурсів організацій міститься у документах, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для успішної діяльності організації. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовила необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Важливу роль тут відіграє Міжнародна організація стандартизації - ІSО, зокрема її технічні комітети: 154 - "Документи та інформація в торгівлі, промисловості та управлінні"; 46 - "Інформація і документація", а також підкомітет 46/11 "Архіви/Керування документаційними процесами". Оскільки Україна приймає активну участь у процесах глобалізації та євро інтеграції, вона повинна перейняти міжнародний досвід та впровадити міжнародні стандарти.

Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так,у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД. Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).

У другому розділі “Організація керування документацією” на підставі вивчення досвіду США, Канади, Великої Британії, Австралії проаналізовано засади організації

КД в установі. У першому підрозділі розглянуто принципи політики та встановлення обов'язків персоналу щодо КД. Згідно із головними засадами менеджменту політика в установі виступає як загальне керівництво для діяльності та прийняття рішень, що сприяють досягненню установою певних цілей. Вона формулюється вищим керівним складом на тривалий період часу та роз'яснює, за допомогою яких дій та засобів має бути досягнута окреслена мета. Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. У дисертації розглянуто принципи змістовного наповнення такого нормативного документа на прикладі політики керування інформаційними ресурсами, яку розробив для урядових установ Національний архів Канади. Норми, зафіксовані в політиці КД, обов'язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації персональної відповідальності за створення й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов'язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системних адміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов'язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі. Проаналізовано зміст обов'язків у сфері КД різних категорій працівників установи. У другому підрозділі проаналізовано такі характеристики службового документа як автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування. В електронному середовищі наявність та збереження цих характеристик стає першочерговою проблемою, що зумовлено технологією створення та відтворення інформації електронного документа. Ця проблема набула міжнародного значення і потребує розв'язання через вдосконалення теоретичних та методологічних знань для розроблення стратегії, політики та стандартів, здатних забезпечити зазначені умови функціонування електронних документів. У нормативних документах з КД зазначається, що службовий документ повинен правильно відображати дію, яка відбулася, або те, що було повідомлено чи вирішено; він повинен забезпечувати виконання вимог діяльності, до напряму якої він належить, а його інформація використовуватись для звітності. В офіційних актах з КД країн, досвід яких було досліджено, також зафіксовано положення про те, що крім змісту, службовий документ має обов'язково містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій. Відзначено, що в інформації службового документа має бути очевидним діловий контекст, в якому цей документ було створено (включаючи діловий процес, частиною якого є дія, її дата, час та учасники дії). Наявність метаданих забезпечує збереження цілісності структури службового документа, тобто його формуляру та зв'язків між реквізитами. У третьому підрозділі комплексно розглянуто сформульовані в міжнародних та національних нормативних документах принципи функціонування ДС, методику розроблення та впровадження таких систем. Відповідно до цих принципів ДС повинна забезпечувати створення службових документів з характеристиками, проаналізованими в попередньому підрозділі, та бути здатною до безперервної та регулярної роботи згідно зі встановленими політикою КД процедурами та обов'язками. ДС має організувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора службових документів, захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення, у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, що документуються в службових документах, та забезпечувати доступ до всіх службових документів і пов'язаних з ними метаданих.

Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І.Є. Антоненко [1], а також у монографії В.В. Бездрабко [2].

Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією”. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.

Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники -кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення).

Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.

У національному вступі подано основні відомості про стандарт.

У розділі “Сфера застосування” вказано, що стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами. Відзначено, що він стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов'язані працювати з документами.

Другий розділ “Нормативні посилання” містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.

Третій розділ “Терміни та визначення понять” присвячений термінам та визначенням понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як “галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність”.

У четвертому розділі “Переваги керування документаційними процесами” вказуються ці переваги, що охоплюють:

а) упровадження політики і застосування стандартів;

b) визначення обов'язків і повноважень;

с) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;

d) забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними;

е) розробку, реалізацію та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;

f) інтеграція керування документаційними процесами в ділові системи та процеси.

У п'ятому розділі “Регуляторне середовище” подано вимоги до регуляторного середовища, що визначають правове поле для керування документаційними процесами в організації.

Найважливішими з цих вимог є:

а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;

b) обов'язкові норми практичної діяльності;

с) добровільні кодекси усталеної практики;

d) добровільні кодекси поведінки й етики;

е) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

У шостому розділі “Політика та обов'язки” висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації, що стосується процедур керування документаційними процесами. Зокрема організаціям пропонується: запровадити, задокументувати та визначити ті ділянки, де законодавство, інструкції та інші методики найбільше застосовуються при створенні службових документів, що стосується діяльності організації.

У сьомому розділі “Вимоги до керування документаційними процесами” розглянуто ці вимоги, розкрито принципи програм керування документаційними процесами. Зокрема подано характеристику структури службового документа, що стосується автентичності, достовірності, цілісності та придатності для користування. Службовий документ повинен бути захищеним від несанкціонованих змін, будь-яке санкціоноване доповнення має бути задокументовано та проконтрольовано.

Восьмий розділ “Розробляння та впроваджування документаційних систем” має кілька підрозділів. У них розглядаються як загальні положення, що стосуються стратегії та запроваджування політики, процедур і методики, так і характеристика документаційних систем, що має відповідати достовірності інформації, цілісності, відповідності, всебічності, систематичності. Також розглядається розробка та впровадження документаційних систем, що передусім мають бути функціональними та охоплювати процеси, пов'язані з певними службовими документами. Приділяється увага фізичному зберіганню носіїв інформації та їхньому захисту, що можуть виникнути під час надзвичайних ситуацій. При роботі з документаційними системами можуть виникнути будь-які зміни, тому потрібно обов'язково контролювати і документально оформляти, особливо це стосується системи електронної документації. Слід забезпечити, щоб службові документи залишались автентичними, достовірними та придатними для користування протягом усього періоду їхнього зберігання. Обов'язковим є контроль за доступом, для забезпечення цілісності службових документів, та захисту їх від несанкціонованого користування. Слід також контролювати передачу документів до архіву або вилучення їх для знищення за допомогою контрольного журналу, або інших методів контролю. В цьому розділі досить детально розглядається методика розробки та впровадження документарних систем, що передбачають:

а) попереднє дослідження;

b) аналіз ділової діяльності;

с) встановлення вимог до службових документів;

d) оцінка наявних систем;

е) визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів;

f) розробка документаційної системи;

h) аналіз упровадження системи.

Припинення функціонування документаційних систем запропоновано обов'язково документально оформляти, тому що службові документи до системи більше не додаються, а доступ до неї залишається відкритим.

У дев'ятому розділі “Документаційні процеси та їхнє контролювання” розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування та індексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:

? забезпечити створення метаданих, що описують діловий контекст;

? засвідчувати місцезнаходження службового документа;

? виявляти, яка дія не виконана;

? виявляти, хто має доступ до службового документа;

? виявляти, коли цей доступ мав місце;

? забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

Реєстрація документів засвідчує факт їхнього створення та долучення до документаційної системи і полегшує їхній пошук.

Велика увага приділяється класифікуванню напрямів службової діяльності, а також системам класифікації, які можна використовувати для операцій керування документаційними процесами.

У десятому розділі “Відстежування та здійснювання перевірення” наголошується на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування відповідності до політики та вимог організацій. У разі непридатності чи неефективності такої системи її модифікують.

В одинадцятому розділі “Навчання” вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, та мати програму навчання роботи зі службовими документами.

До першої частини стандарту розроблено покажчик, що полегшує роботу зі стандартом.

Також у першій частині стандарту є додатки, які носять довідковий характер:

? Додаток НА містить перелік стандартів України, на які є посилання в цьому стандарті.

? Додаток НБ містить порівняльну таблицю визначення понять, згідно зі стандартом ДСТУ 2732:2004 та згідно з цим стандартом.

? Додаток НВ містить перелік національних відхилів, що є в цьому стандарті та їхнє пояснення.

? Додаток НГ містить абетковий покажчик українських термінів, що значно полегшує роботу зі стандартом, а безпосередньо - з його першою частиною.

Друга частина стандарту складається з національного вступу, шести розділів, чотирьох додатків, покажчика і бібліографії.

У національному вступі йде про те, що цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001, також до стандарту внесено зміни, які зумовлені вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні, а також внесені відповідні редакційні зміни.

У першому розділі другої частини стандарту, який має назву “Сфера застосування”, вказується, що це настанови, які полегшать упровадження ISO 15489-1, і мають застосовуватися фахівцями з керування документаційними процесами та організаціями, що керують службовими документами. Другий розділ “Політика та обов`язки” складається з кількох підрозділів. Друга частина стандарту “Настанови” має більш практичний характер. Якщо в першій частині “Основні положення” було подано у загальній формі, то в другій частині надаються додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та їхнього впровадження. Зокрема організації зобов`язані розробити, задокументувати та забезпечити впровадження та дотримання політики керування документаційними процесами. Виклад цієї політики визначає, хто відповідатиме та здійснюватиме контроль за використанням програм і політики керування документаційними процесами. Формування політики має бути забезпечене відповідними інструкціями та номенклатурою справ. Політика керування документаційними процесами повинна зобов`язувати всіх працівників створювати та зберігати всі відповідні документи, що належним чином документують діяльність організації.

Політика визначає повноваження та обов`язки всіх категорій працівників, що беруть участь у керуванні документаційними процесами. Відповідно на вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності. Зокрема фахівці з керування документаційними процесами розробляють загальну політику, процедури та стандарти для організації і несуть основну відповідальність за впровадження ISO 15489-1.

У третьому розділі “Стратегія. Розробляння та впроваджування” наведено рекомендації, що стосуються розробляння та впроваджування системи керування документаційними процесами, які розписані поетапно. Охарактеризовано мету кожного етапу та здійснено його детальний опис. R

Етап А. Попереднє дослідження допоможе визначити, які службові документи треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, а також визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами, визначити головні чинники та потреби у створенні і зберіганні службових документів.

Етап В. Аналізування ділової діяльності забезпечить розуміння зв`язку службового документа з діяльністю організації та процесами цієї діяльності, допоможе розробити модель напрямів роботи організації та процедури її виконання.

Етап С. Встановлення вимог до службових документів. Цей етап забезпечує засади створення, зберігання та передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, а також визначення вимог організації до створення, одержування та зберігання службових документів.

Етап О. Оцінювання наявних систем дає змогу визначити будь-які розбіжності між вимогами, їхнім виконанням і можливостями наявних систем, щоб оцінити рівень їхньої ефективності.

Етап Е. Визначення стратегії виконання вимог до службових документів полягає у визначенні організацією політики, процедур, стандартів, засобів та методів, які потрібно запровадити для створення і зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Пропонується брати до уваги історію, вид діяльності, технологічне забезпечення, зовнішні умови та інші чинники, які впливають на функціонування організації.

Етап F. Розробляння документаційної системи. Показано зв`язок усіх етапів на певному рівні їхнього запровадження. На цьому етапі відбувається залучення експертів та інших фахівців із керування документаційними процесами, до розробки інструкцій, які відповідають вимогам до документації.

Етап G. Впроваджування документаційної системи. На цьому етапі потрібно розробити стратегію шляхом системного дослідження, щоб упровадити план, який забезпечує загальний огляд, як діють разом різні складники системи.

Етап Н. Аналізування після впровадження системи охоплює аналіз процесу розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути недоліки.

Четвертий розділ “Документаційні процеси та їхнє контролювання” містить вступ та кілька підрозділів, у яких розкрито певним чином операції з керування документаційними процесами, що стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, та електронної документації. У цьому розділі приділяється увага основним засобам, які використовуються під час керування документаційними процесами, та класифікуванню напрямів діяльності організації. Обов`язковим є словниковий контроль - перелік санкціонованих заголовків. Це дає змогу контролювати термінологію, що використовується для назв службових документів в організації. Відповідно також розробляється тезаурус, який застосовується в разі класифікування конкретних службових документів.

У національному відхилі, який подається до цього підрозділу, вказано, що централізовано уповноважені архівні установи повинні розробляти перелік службових документів зі строками їхнього зберігання, що затверджуються нормативно-правовими актами, відповідно до яких розробляють номенклатуру справ, та погоджують її з уповноваженою архівною установою.

Для того, щоб визначити, які службові документи потрібно долучати до документаційної системи та як довго їх зберігати, потрібно проаналізувати внутрішнє та зовнішнє середовище організації, її функції, діяльність та взаємозв`язки з цим середовищем.

Подається схема класифікації рівнів доступу та безпеки. Цей процес поширюється на визначення, які документи потрібно долучати до документаційної системи та хто може мати до них доступ, і як довго їх зберігати. Доступ до службових документів обмежується для захисту інформації від будь-якого несанкціонованого доступу, збирання, використання, вилучання, змінення, знищування тощо. Процес долучання службових документів поширюється як на документи, які були створені організацією, так і на ті, які вона отримала. Формою долучання службового документа є результат визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ відповідно до класифікації та його розміщення у визначеній послідовності серед інших службових документів.

Реєстрація свідчить, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, що охоплює запис інформації про службовий документ, та надання йому унікального умовного позначення. Службові документи також можна реєструвати на різних рівнях. Стосовно документів на паперових носіях, таке реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні документа або аркуша (аркуш бухгалтерської книги). У комп`ютеризованих системах пропонується розробити реєстрацію документів таким чином, щоб вони реєструвались автоматично без втручання фахівця з керування документаційними системами, відповідно процес реєстрації в електронних документаційних системах може містити класифікацію і визначення статусу доступу.

У цьому розділі розкриваються також загальні принципи класифікування, словниковий контроль, що передбачає визначення місцезнаходження окремих службових документів, та індексування, що розширює можливість пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв.

Процес установлення статусу службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов`язати із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:

а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

с) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

d) документальне оформлення в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

е) визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.

Вагомими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:

а) обсяг та рівень зростання кількості службових документів;

b) користування документами;

с) вимоги, пов`язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;

d) фізичні характеристики;

е) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами;

f) відносна вартість варіантів зберігання службових документів;

g) потреби доступу.

Відповідно для належного зберігання та захисту службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.

Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням - це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

У підрозділі, що стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них.

У п`ятому розділі “Відстежування та здійснювання перевіряння” є кілька підрозділів, які розкривають причини відстеження та перевіряння документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають до суду як доказ. Документи відстеження та перевіряння засвідчують, що система діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження продуктивності праці показує кількість та якість процедурних обов`язків та відповідного забезпечення захисту та цілісності системи і процесів.

Шостий розділ, що має назву “Навчання”, складається з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “Навчання фахівців з керування документацій ними процесами” наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.

Методи навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:

а) долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;

b) навчання в аудиторії для новачків або під час замінювання системи;

с) навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями того самого рівня;

d) короткі навчальні заняття або семінари з окремих питань керування документаційними процесами;

e) листівки та буклети з короткими інструкціями “як робити”, що описують певні аспекти політики або практики щодо організації роботи зі службовими документами;

f) комп'ютерні презентації, які можуть бути інтерактивними, доступними через корпоративну мережу або поширюватись на машинних носіях;

g) допоміжні тексти, надані комп'ютерною мережею;

h) навчальні курси, організовані навчальними закладами або фаховими організаціями. Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.

Щодо оцінки та перегляду змісту навчання, дуже важливими є ефективність та дієвість програм навчання керуванню документаційними процесами, які дозволяють тим, хто вже пройшов навчання, одержати новітню інформацію.

Друга частина стандарту має низку додатків, спрямованих на поглиблене розкриття її змісту та порівняння національного стандарту з ISO 15489:2.

У додатку А здійснено порівняння національного Міжнародного стандарту в частині керування документаційними процесами.

Додаток В присвячений порівнянню структурних елементів двох стандартів.

У додатку НА приводяться національні стандарти України, що згармонізовані з Міжнародними стандартами.

Додаток НБ присвячений поясненню національних відхилів від Міжнародного стандарту. На жаль, кількість таких відхилів незначна і вони не дозволяють повною мірою відобразити специфіку керування документацій ними процесами в Україні.

Даний стандарт слугує започаткуванню системи керування документацією в Україні. Як і кожний стандарт, він є підсумком наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.



Список використаних джерел

1. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - 19 р.

2. Про затвердження Стратегії інтеграції України до Європейського Союзу: Указ Президента України від 11 червня 1998 р. // Офіц. вісн. України. - 1998. - № 24. - Ст. 870.

3. ISO TR 15489-2 - Information and Documentation - Records management - Part 2: Guidelines // ISO - Printed in Switzerland. - 2001 - 39 р.