Учет и аудит материально-производственных запасов

1) МСФО 2 требует отражения в учете и отчетности запасов либо по себестоимости, либо по рыночной цене за вычетом расходов на их доработку и реализацию. Такая оценка является более консервативной, чем предусмотренная в ПБУ 5/01, согласно которому себестоимость сравнивается с рыночной ценой без учета указанных расходов;

2) При отпуске МПЗ (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка в ПБУ 5/01 производится одним из следующих способов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-

производственных запасов (способ ФИФО);

В отличии от российского стандарта в МСФО 2 предусмотрено:

- метод ФИФО;

- метод средневзвешенной (основной порядок учета).

Из приведенного анализа можно сделать вывод о том, что в области бухгалтерского учета материалов Российские стандарты принципиально не противоречат МСФО и все более приближаются к Международным стандартам финансовой отчетности (приложение Г). Принимая во внимание национальные традиции страны, накопленный положительный опыт организации и ведения бухгалтерского учета, необходимо разрабатывать российские стандарты путем их приспособления, модификации, совмещения с МСФО.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ ОАО «ТОРГОВО-СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР»

2.1 Общая характеристика деятельности организации ОАО «Торгово сервисный центр»

Открытое акционерное общество «Торгово-сервисный центр» (далее ОАО «ТСЦ») является коммерческим предприятием, главной целью производственной деятельности которого является реализация импортной (немецкой) техники, а так же сервисное обслуживание этой техники.

Данное Общество располагается в Константиновском районе Ростовской области. В настоящее время оно является филиалом ООО «МТС-Клаасс» и имеет самостоятельный отчетный баланс. Зарегистрировано в администрации Константиновского района постановлением № 200 от 30.03.1995 года. Перерегистрация учредительных документов произведена 27.04.2001 года. Регистрационный № И - 284 от 27.04.2001 года. Учредителями являются общее собрание акционеров.

Общество осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством генерального директора Шкарбанова А.В. на основе полного хозяйственного расчета и самофинансирования. Также данное Общество самостоятельно отвечает за полученные результаты от своей производственной деятельности и выполнение своих обязательств перед заказчиками и другими контрагентами. Общество не допускает умышленного загрязнения окружающей среды, не нарушает правил безопасности промышленного производства, санитарно-гигиенических норм и требований по защите здоровья работников, населения и потребителей продукции.

Общество осуществляет свою деятельность на основании разработанного и утвержденного Устава. ОАО «ТСЦ» подлежит обязательному аудиту. Общество ведет оперативный бухгалтерский и статистический учет результатов своей хозяйственной деятельности, а также учет аффилированных лиц в порядке, установленном действующим законодательством РФ. ОАО «ТСЦ» несет ответственность в установленном законом порядке за состояние учета, его достоверность, за своевременность предоставления отчетности по установленным формам.

Имущество образуется за счет:

- доходов от реализации продукции, работ, услуг;

- кредитов банков;

- безвозмездных или благотворительных взносов, пожертвований российских и иностранных организаций, предприятий, граждан;

- иных, не запрещенных законом поступлений.

Организацию документооборота в Обществе осуществляет генеральный директор. Общество хранит свои документы по месту нахождения исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном для акционеров, кредиторов Общества и иных заинтересованных лиц.

Бухгалтерский учет организации - осуществляеться на основании Положения по ведению бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.98г № 344, а также на основании действующих нормативных правовых актов законодательства с их изменениями и дополнениями:

-Положения по бухгалтерскому учету № 1-19

-Методические рекомендации в ПБУ № 5,6

-Приказ Минфина РФ № 5н,4н, 60н

-Налоговый Кодекс РФ

Основными задачами бухгалтерского учета являются: оформление полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении; обеспечение контроля за использованием материальных трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности; выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности организации формируется на основании Нового Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г.№ 944 ОАО «ТСЦ» рабочий план счетов и инструкции к его применению, а также предприятие при необходимости может самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, вводить дополнительные субсчета. Обработка учетной информации производится с применением автоматизированного учета. Общество пользуется программой 1С: Предприятие 8.1(рис.1); (приложение К), Налогоплательщик.

Используются типовые формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций. В процессе работы предприятия и выявлении необходимости создания не предусмотренных типовых форм для удобства оформления хозяйственных операций, организация в праве разработать такие документы, дополнительно утвердить их приказом руководителя, требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию, службу документов и сведений обязательны для всех сотрудников организации. Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Бухгалтерский учет ведется на основании журнально-ордерной системы. Подотчетные лица отчитываются в течении 30 дней с момента получения подотчетных сумм, но не позднее 5-го числа следующего за отчетным периодом (подотчетные лица устанавливаются отдельным приказом руководителя). Учет расчетов с работниками по суммам выданным им в подотчет, на административно-хозяйственные и операционные расходы ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Инвентаризация в Обществе материальных ценностей на балансе, производится один раз в год в период ноябрь-декабрь месяц. Инвентаризацию кассы проводят не реже одного раза в квартал, а также в случае передачи денежных средств другому материально-ответственному лицу. Оформляется приказом руководителя, с назначением ответственных лиц за исполнение надлежащим образом задания по проведению инвентаризации. Согласно учетной политике предприятия материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления). Проценты транспортно-заготовительных расходов, исходя из особенностей времени обработки бухгалтерских данных, исчисляются из данных предыдущего месяца.

В качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при оказании услуг; используемые для управленческих нужд, кроме активов, используемых при выполнении работ, оказании услуг либо для управленческих нужд в течение периода превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев или характеризуемый как незавершенное производство.

Материально производственные запасы оцениваются по методу себестоимости каждой единицы. Фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов определяются (уменьшаются или увеличиваются) с учетом суммовых и курсовых разниц, возникающих до принятия материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в случаях когда оплата производится в рублях в сумме эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных единицах).

Списание материально-производственных запасов в производство осуществляется по их фактической себестоимости. Сумма уценки материально-производственных запасов, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая стоимость, стоимость продажи которых снизилась, являются внереализационными расходами. Суммы дооценки материально-производственных запасов являются внереализационными доходами.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, отражается в бухгалтерском учете на основании первичных документов. В п. 12 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации также предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. Данные документы составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а (в редакции с изменениями и дополнениями). К ним, в ОАО «ТСЦ» в области учета материально-производственных запасов относят:

- доверенность (приложение Н);

- лимитно-заборная карта (приложение У); - товарно-транспортная накладная(приложение Т);

- акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений;

- материальный отчет (приложение Р и С); - товарная накладная (приложение В); - лимитно-заборная ведомость (приложение Л) и т.д.

На основе сказанного, отметим, что как в бухгалтерии любого предприятия, так и бухгалтерия ОАО «ТСЦ» ведет учет МПЗ - одних из главных объектов бухгалтерского учета, информация которого - источник для их последующего анализа. Генеральный директор и главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

2.2 Бухгалтерский и налоговый учет материально-производственных запасов

Классификация основных видов материальных ценностей по их назначению и применению в производственном процессе Общества используется бухгалтерией ОАО «ТСЦ» для ведения бухгалтерского учета материально - производственных запасов на синтетическом счете 10 «Материалы». Так как доля материальных затрат составляет значительную часть всех затрат Общества, то учет МПЗ имеет важную роль (приложение Ж).

Согласно Приказу по учетной политике разработанного и принятого в Обществе, аналитический учет материально - производственных запасов на счете 10 строится по каждому их виду в разрезе следующих субсчетов (приложение М):

- 10/1 «Сырье и материалы ». На этом субсчете учитывают состояние, наличие и движение производственного сырья и основных материалов, которые необходимы для оказания услуг по сервисному обслуживанию продаваемой техники.

- 10/3 «Топливо». Здесь учитывают наличие и движение всех видов горючего, смазочных материалов, приобретенного или заготовленного для эксплуатации собственных автотранспортных средств. Аналитический учет данных видов топлива ведут в разрезе счетов по каждому получателю. Учет нефтепродуктов ведут по их видам, маркам и местам хранения.

- 10/5 «Запасные части». На данном субсчете бухгалтерия предприятия учитывает состояние, наличие и движение всех видов приобретенных или изготовленных запасных частей. Запасные части в обществе учитывают в денежном и натуральном выражении по группам и маркам машин. В местах хранения запасных частей ведут их количественный учет по каждому наименованию и номенклатурному номеру.

- 10/8 «Строительные материалы». Аналитический учет по данному субсчету ведут по наименованиям материалов и местам их хранения по количеству и стоимости.

- 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На этом субсчете учитывают такие виды материалов как, отвертки, хозяйственный инвентарь, спецодежду, инструменты, факсы с телефонами.

Каждая группа материалов бухгалтерия учитывает на соответствующем счете или субсчете.

По дебету счета 10 «Материалы» отражается поступление материалов по следующим каналам:

- от поставщиков в соответствии с договорами поставок (в корреспонденции со счетом 60);

- от подотчетных лиц в порядке закупки мелких партий за наличный расчет (в корреспонденции со счетом 71);

- при полной или частичной ликвидации основных средств (в корреспонденции со счетом 91);

- от учредителей в счет их вклада в уставный капитал (вкорреспонденции со счетом 75) по согласованной стоимости;

- как безвозмездная помощь (в корреспонденции со счетом 98, субсчет

«Безвозмездные поступления») по рыночной цене.

Выбытие производственных запасов в Обществе фиксируется и учитывается по кредиту счета 10 «Материалы» при этом они могут быть отпущены:

- на производственные нужды (дебетуется счет 20, 23, 26, 97) в качестве расходов на оказание услуг;

- на исправление брака (в корреспонденции со счетом 28);

- на капитальное строительство хозяйственным способом (в корреспонденции со счетом 08);

- как вклад в общее имущество по договору простого товарищества (в корреспонденции со счетом 80);

Кроме того, со счета 10 стоимость материалов в Обществе списывается:

- по выявленным сумма недостач на суммы определившихся потерь (дебетуется счет 94);

- как утраченные в результате чрезвычайных обстоятельств - стихийных бедствий, пожаров, аварий (корреспондирует со счетом 99), когда убытки компенсирует страховая компания - сначала дебетуется счет 76.

Бухгалтерский учет материальных ценностей осуществляется непосредственно в бухгалтерии данного Общества после поступления всех первичных документов со склада. В основном материальные ценности приобретаются со стороны (у поставщиков). Согласно действующему положению и законодательству все материальные ценности учитываются в Обществе по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость материальных ценностей складывается из:

- соответствующих цен, указанных в счетах - фактурах и других документов поставщиков;

- расходов за доставку в Обществе;

- некоторых других расходов, связанных с приобретением этих материалов.

В бухгалтерии ОАО «ТСЦ» отчеты о движении материальных ценностей сверяют с другими регистрами. Данные о поступлении материальных ценностей от поставщиков и расходовании их на оказание услуг сверяют с показателями лицевых счетов всех подразделений, данные сверяют с показателями ведомостей и другими регистрами. Подсчитанные в отчетах остатки на конец отчетного месяца по каждому виду материальных ценностей должны соответствовать остаткам на эту дату, числящимся у материально ответственных лиц в карточках или книгах складского учета. Затем данные всех отчетов обобщаются в денежном выражении в целом по Обществу. Для этой цели использует Общество Оборотную ведомость к Главной книге. Ведомость открывают на месяц в разрезе синтетических счетов, а при необходимости и по субсчетам или группам материалов. После этого фактическую себестоимость использованных материалов в разрезе корреспондирующих счетов переносят из ведомости в журнал-ордер по кредиту соответствующего счета.



Оборотная ведомость к Главной книге

Рисунок 2. 2 - Схема учета запасов в ОАО «ТСЦ»

При ведении ведомости по субсчетам или группам материальных ценностей перед занесением кредитового оборота в журнал-ордер данные отдельных ведомостей предварительно обобщаются в целом по синтетическому счету.

Кредитовые обороты журналов-ордеров по счетам учета товарно-материальных ценностей в целом и по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в Главную книгу. Итоги оборотов сверяют с данными других регистров. После сверки данных регистров и Материального отчета остатки каждого вида материальных ценностей на начало следующего месяца записывают в сальдовые ведомости в количественном и стоимостном выражении, причем указывают остатки и тех ценностей, по которым в течение месяца не было движения.

Расход производственно-материальных ценностей на различные хозяйственные цели в бухгалтерии предприятия отражается по кредиту счета 10 «Материалы».

При этом дебетуются различные счета в зависимости от направления использования производственно-материальных ценностей, в частности счета производственных и других затрат (таблица 2.1.):

- 20 «Основное производство»;

- 23 «Вспомогательное производство»;

- 26 «Общехозяйственные расходы»;

- 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Таблица 2.1 - Хозяйственные операции по сч. 10 в ОАО «ТСЦ» за 02.10 г Рабочая документация ОАО «Торгово-сервисный центр»

№ п/п	Содержание операций	Дт	Кт	Сумма, Руб.
1	2	3	4	5
1	Оприходованы материалы, купленные у поставщиков	10	60	419545,76
2	Стоимость НДС по приобретенным материалам	19	60	75518,2
3	Оприходованы запасы, купленные за счет подотч. сумм	10	71	1032
4	Оприходованы материалы, полученные безвозмездно	10	98	1000
5	Отчисления по зарплате за доставку материалов	10	69	603,45
6	Стоимость услуг транспорта по доставке материалов	10	23	900
7	Суммы начисленной зарплаты рабочим за погрузку материалов	10	70	37250
8	Отражен отпуск материалов в производство	20	10	117300
9	Отпущены материалы на общехозяйственные нужды	26	10	100000

По хозяйственным операциям приобретения материалов в Обществе исчисляют налог на добавленную стоимость одновременно с оприходованием поступивших материалов. Метод налогового учета, т.е. совокупность приемов, используемых для его проведения, в настоящее время строго не регламентирован. Подразумевается, что он совпадает с методом бухгалтерского учета с той лишь разницей, что счета и двойная запись для него не являются обязательными. В расчетных документах поставщиков по поступившим производственным запасам отдельно выделяется сумма НДС.

В зависимости от направления расхода производственных запасов сумма НДС, учтенная на субсчете 3 счета 19, подлежит зачету в счет платежей НДС в бюджет (при использовании материальных ресурсов на производственные нужды) или списанию на счет реализации (при продаже запасов) и соответствующих источников покрытия.

Оценка поступивших материалов. Стоимость материалов определяется исходя из цен их приобретения (без учета сумм налогов, подлежащих вычету либо включаемых в расходы в соответствии с Налоговым Кодексом), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с их приобретением. Проценты по кредитам и займам в стоимость материалов не включаются. Стоимость излишков материалов, выявленных в ходе инвентаризации, или полученных при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, определяется как сумма налога, исчисленная с дохода. В случаях, когда в первичных учетных документах, подтверждающих стоимость приобретенных материалов, не выделена сумма НДС, в расчетных документах исчисление НДС не производится. Именно поэтому стоимость таких приобретенных материальных ресурсов, включая предполагаемые по ним НДС, приходуется по счету 10 на всю сумму счета с последующим списанием на издержки производства и обращения.

Оценка материалов при их списании. Налоговый кодекс предлагает четыре варианта оценки материалов при передаче их со склада в производство (на промышленных предприятиях) и товаров при отгрузке покупателям (на торговых предприятиях):

- метод оценки по стоимости единицы запасов;

- метод оценки по средней стоимости;

- метод оценки по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);

- метод оценки по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).

При выборе метода оценки в налоговой учетной политике Общество учитывает изменения, внесенные в ПБУ 5/01 приказом Минфина России от 26.03.2007 N 26н. С 1 января 2008 года в бухгалтерском учете не используется метод ЛИФО при отпуске материально-производственных запасов в производство. Применение метода ЛИФО в налоговом учете приведет к возникновению временных налоговых разниц, отражаемых в бухучете по нормам ПБУ 18/02. Этого можно избежать, избрав способ оценки сырья и товаров, применяемый в бухгалтерском учете.

В соответствии с установленным порядком учета НДС суммы НДС, подлежащие возмещению после фактической оплаты поставщиком за материальные ресурсы, списываются с кредита субсчета 19-3 в дебет счета 68.

В случае если материальные ресурсы, по которым в установленном порядке произведено возмещение НДС, использованы для непроизводственной сферы, имеющей специальные источники финансирования, делается исправительная бухгалтерская запись: дебет соответствующих источников финансирования, кредит счета 68. При использовании материальных ресурсов для непроизводственных нужд сумму НДС, приходящую на эти ресурсы, списывают с кредита субсчета 19-3 в дебет источников покрытия непроизводственных затрат (счет 29) или сразу в дебет счета 91. При продаже материальных ресурсов приходящуюся на проданные материалы долю НДС списывают с кредита субсчета 19-3 в дебет счета 19. При безвозмездной передаче производственных запасов плательщиком НДС является организация, передающая эти запасы. Начисленная сумма НДС отражается по дебету счета 91 и кредиту счета 68.

Бухгалтерские проводки, например, при покупке материалов на сумму 118000 руб., будут выглядеть следующим образом:

Д 60 - К 51 118000 - уплачено поставщику за материалы;

Д 10 - К 60 100000 - отражена балансовая стоимость поступивших материалов без НДС;

Д 19-3 - К 60 18000 - учтена сумма НДС по приобретенным материалам;

Д 68-2 - К 19-3 18000 - НДС по поступившим материалам предъявлен к вычету.

При реализации своей продукции, например, на сумму 590000 руб., покупатель материалов начисляет НДС следующей проводкой:

Д90 - К68-2 90000 - начислен НДС от продажи продукции собственного производства.

В начисленную для уплаты в бюджет сумму НДС 90 000 руб. входит и сумма НДС, уплаченная поставщикам материалов - 18000 руб. Но первая сумма проходит по кредиту субсчета 68-2, а вторая - по дебету. Поэтому в бюджет перечисляется разница между начисленным и зачтенным НДС:

Д68-2 - К51 72000 - произведена оплата НДС.

Как мы видим запасы в ОАО «ТСЦ» учитываются по всем правилам бухгалтерского учета. Материальные затраты составляют значительную часть расходов Общества (приложение Ж). Хозяйственные операции отражаются записями в соответствии с ПБУ 5/01. Налоговый учет ведется в соответствии с НК РФ. Все налоги своевременно уплачиваться.

2.3 Документирование движения материально-производственных запасов

Первичные документы по поступлению производственных запасов в ОАО «ТСЦ» являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов. Первичные документы по движению материалов в Обществе тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета.

Контроль правил оформления движения материальных ресурсов осуществляет главный бухгалтер. Контроль за выполнением плана материально - технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу сервисного обслуживания. С этой целью в ней ведутся ведомости учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Порядок оформления поступления на предприятие материалов представлен в приложении Б. Покупатель одновременно с отгрузкой продукции высылает поставщику расчетные и другие сопроводительные документы - платежное поручение (приложение А), в 2-х экземплярах - один непосредственно покупателю, другой - через банк, товарно-транспортную накладную( см. прил. Т) и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю по сервисному обслуживанию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию. В службе сервисного обслуживания производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В результате этой проверки на документе делают пометку о полном или частичном акцепте.

Также, служба сервисного обслуживания осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета поступающих грузов, где указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные платежные требования передают из службы сервисного обслуживания в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - сервисному специалисту для получения материалов. Сервисный специалист принимает непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Принятые грузы сервисный специалист доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Если подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги, то товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица (приложение Ф). Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом).

Если перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной (см. прил. В) и счета - фактуры (приложение О). Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов. Если материалы расходуются в единицах, отличных от тех, в которых они поступили, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в Общество без счета поставщика (неотфактурованные поставки). Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Так для получения ГСМ выписывается заявка на получение ГСМ (приложение З).

Для обеспечёния контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующиё организационные мероприятия. Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их. Отпускаемые материалы точно взвешиваются, измеряются и подсчитываются. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода периодичности их отпуска. Расход материалов, отпускаемых на ремонт и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (см. прил. У) . Их выписывает сервисный отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в ремонте и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Для учета движения материалов внутри Общества применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Таким образом, совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. По окончании месяца все данные по расходу и приходу ТМЦ переносятся в Материальный отчет (см. прил. Р и С), а затем в Оборотную ведомость (приложение О).

2.4 Инвентаризация материально-производственных запасов на складах, порядок ее проведения, оформления и отражения ее результатов

В обществе инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации в данном Обществе создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В проверяемом Обществе инвентаризация, проводилась с 01.11.08 по 31.11.08 на основании приказа № 339 от 08.10.08 о результатах которой, составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период. Инвентаризационные ведомости (приложение И) были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты. Таким образом, входе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.

Поступление материалов на проверяемом Обществе начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на заводе выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета. По результатам инвентаризации делаются проводки:

Д 10 - К 91-1 - оприходованы материальные ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Д 94 - К 10 - недостачи и потери материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, хищение и порча материальных ценностей отнесены в дебет счета 94.

В заключении отметим, что инвентаризация МПЗ проводилась в установленном порядке. Проверка фактического наличия производственных запасов производилась при обязательном участии материально-ответственных лиц. Инвентаризационные ведомости были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты. В ходе проверки недостач и излишков не было обнаружено.

3 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ АУДИТА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ НА ПРИМЕРЕ ОАО «ТОРГОВО-СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР»

3.1 Задачи, цели, источники и организация аудиторской проверки МПЗ

В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н, к материально-производственным запасам (МПЗ) относятся активы:

- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи;

- используемые для управленческих нужд организации.

К таким активам относятся сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тара, товары, готовая продукция. Так как затраты на материалы имеют значительную долю в общем объеме затрат, то проверка учета МПЗТ является важным звеном в контроле за деятельностью Общества (приложение Ж). Целью аудита МПЗ является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей «Запасы» и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения, действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, дополняется проверкой структур контроля, системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов организации. Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.

Основными задачами аудита материально - производственных запасов на предприятии является проверка: - состояния учета, хранения и эффективности использования материальных ресурсов; - соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям предприятия; - выявления непригодных для использования ценностей с определением суммы причиненного ущерба и виновных лиц; - полноты и своевременности оприходования, законности и целесообразности расходования и списания МПЗ; - обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья, материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевременности и качества инвентаризаций и правильности принимаемых по результатам ревизии решений.

Для достижения целей аудита в соответствии с федеральным Правилом №3 «Планирование аудита» составляется программа аудиторской проверки по разделу «Материально-производственные запасы», являющаяся частью общей программы аудита (приложение Е). Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в ходе аудита МПЗ:

1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ:

- обоснованность и оптимальность выбора в учетной политике организационно-технических и методических аспектов данного участка учета;

- представление финансовой информации наиболее эффективным образом в целях ее оптимального использования уполномоченными лицами;

- проверка объективности информации, представленной в бухгалтерской отчетности, об имеющихся в наличии МПЗ;

- проверка организации системы утверждений (наличие приказа об установлении круга лиц, которым дано право подписывать документы на отпуск МПЗ со склада).

1. Проверка обеспечения контроля за наличием и сохранностью МПЗ:

- организация складского хозяйства для различных видов МПЗ;

- соблюдение условий хранения (обеспечение измерительными приборами);

- правильность классификации и группировки МПЗ (сырье, основные и вспомогательные материалы, запчасти и т.д.);

- правильность хранения собственных МПЗ и находящихся в организации на иных условиях (на ответственном хранении, на комиссии, давальческое сырье);

- организация материальной ответственности за МПЗ;

- организация аналитического учета МПЗ;

- организация проведения инвентаризации МПЗ;

- соблюдение сроков проведения инвентаризации МПЗ согласно учетной политике;

- правильность отражения в учете результатов инвентаризации (проверка материалов о результатах годовой инвентаризации МПЗ).

2. Проверка правильности документального оформления движения МПЗ:

- наличие первичных документов, подтверждающих движение МПЗ;

- применение унифицированных форм первичной учетной документации;

- особенности документального оформления (соответствие содержания первичного документа сути хозяйственной операции).

3. Проверка полноты и своевременности оприходования МПЗ:

- наличие и правильность оформления договоров;

- соответствие поступающих МПЗ условиям договоров;

- реальность кредиторской задолженности по МПЗ;

- правильность учета неотфактурованных поставок и МПЗ в пути.

4. Проверка правильности оценки МПЗ при их оприходовании и списании:

- правильность оценки МПЗ в текущем учета и в балансе;

- правильность формирования учетной стоимости отечественных и импортных материальных ценностей и соблюдение условий договоров и учетной политики.

5. Проверка использования материальных ценностей на производственные и другие цели:

- законность и целесообразность расходования МПЗ;

- использование МПЗ по различным направлениям деятельности;

- правильность оценки МПЗ при их списании.

6. Проверка правильности отражения материальных ценностей на счетах:

- отражение операций оприходования и списания МПЗ в регистрах синтетического учета;

- вопросы налогообложения, связанные с оприходованием и списанием МПЗ;

- сверка данных синтетического и аналитического учета;

- правильность списания недостач и порчи МПЗ.

Поставленные задачи решаются путем выполнения определенного набора аудиторских процедур, которые выбираются при планировании аудита и в ходе проверки уточняются (приложение Д). Советом по аудиторской деятельности при Минфине РФ 23 апреля 2004г. утверждены Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности (протокол от 22.04.04 №25). Данные методические рекомендации содержат описание основных аудиторских процедур, выполнение которых позволит получить необходимые доказательства достоверности показателей отчетности в отношении наличия и движения МПЗ. Методика носит рекомендательный характер и может быть принята за основу при разработке внутрифирменных стандартов аудита МПЗ. К каждой процедуре разработаны свои рабочие документы.

Профессиональное сообщество аудиторов рекомендует в ходе проведения аудита МПЗ осуществить 40 процедур. Все они разбиты на три этапа. На первом этапе выполняются процедуры подготовки и планирования аудита (9 процедур). Здесь производится оценка степени надежности внутреннего контроля. Для этого аудитор должен использовать тесты внутреннего контроля учета МПЗ и получить от работников бухгалтерии ответы на вопросы, которые позволят ему определить, какие процедуры необходимо использовать при дальнейшей проверке. На втором этапе осуществляются процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу (29 процедур). И, наконец, третий этап носит заключительный характер, связанный с анализом ошибок и их влиянием на показатели отчетности (2 процедуры).

Конкретный порядок проведения процедур и их содержание должны определяться исходя из информационной базой для проверки материально-производственных запасов являются:

- нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей;

- приказ об учетной политике;

- первичные документы по оформлению операций с МПЗ;

- организационно-правовые документы и материалы;

- бухгалтерская отчетность предприятия и бухгалтерские регистры по учету МПЗ.

Перечень нормативных документов, используемых при проверке МПЗ, включает как документы общего регулирования бухгалтерского учета (законы, постановления Правительства, приказы Минфина РФ), так и документы учитывающие специальные и отраслевые особенности (приказы министерств и ведомств, различные положения, инструкции, рекомендации). Приступая к проверке, аудитору необходимо получить информацию о выбранных способах и методах учета по данному участку проверки. В соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» в приказе об учетной политике должна содержаться информация о методологических аспектах учета МПЗ:

- порядок учета приобретения (заготовления) МПЗ;

- методы оценки МПЗ по их видам при списании;

- порядок определения учетных цен.

Руководство организации-клиента зачастую недооценивает важность сведений, заложенных в учетной политике, хотя выбор того или иного учетного принципа предопределяет финансовый результат. Отсюда возможны различного рода манипуляции и нарушения. Наиболее распространенными из них являются несоблюдение или непоследовательность применения выбранных способов учета. В качестве приложений к учетной политике предприятия в составе информации организационно-технического направления должны содержаться:

- документооборот по материально-производственным запасам;

- рабочий план счетов (применяемые счета для учета материальных ценностей);

- количество и сроки планируемых инвентаризаций МПЗ.

Первичные документы, которыми оформляют операции с МПЗ, зависят от видов и групп материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов должны содержать все необходимые реквизиты. К таким документам относятся: доверенности на получение материальных ценностей, приходные ордера, акты о приемке и списании материалов, лимитно-заборные карты, требования-накладные, товарно-транспортные накладные, товарные и материальные отчеты, карточки складского учета.

К организационно-правовым документам и другим материалам относятся:

- протоколы заседаний совета директоров, решения учредителей и других комиссий. Изучение этих документов для аудитора особенно важно, если при формировании или изменении величины уставного капитала организации в качестве вкладов были внесены сырье, материалы, товары, а также, если дивиденды или доходы выплачивались материальными ценностями;

- отчеты аудиторов за прошлые годы;

- договоры на поставку сырья, материалов, товаров и т.д.;

- договоры о материальной ответственности.

Достаточно информативными могут оказаться беседы аудитора с персоналом организации обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах. Информация для проверки операций с МПЗ содержится в бухгалтерской отчетности предприятия и бухгалтерских регистрах, в частности, в форме №1 «Бухгалтерский баланс» - показатели о МПЗ сгруппированы во втором разделе актива баланса с детализацией по видам (сырье, материалы и другие аналогичные ценности, товары отгруженные, затраты в незавершенном производстве); в приложении к балансу, пояснительной записке - раскрывается информация о способах оценки МПЗ, последствиях изменений способов оценки, стоимости МПЗ, переданных в залог, величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

Бухгалтерские регистры по учету МПЗ могут быть различными. Это зависит от применяемых формы и способа ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также от видов и групп имеющихся МПЗ. Но в любом случае аудитор должен проанализировать регистры синтетического и аналитического учета по счетам 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», сальдовые ведомости, книги, карточки складского учета, материалы инвентаризаций. Аудиторскую проверку операций с МПЗ целесообразно проводить в такой последовательности:

- изучить положения учетной политики по направлениям данного участка проверки;

- оценить степень надежности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ, для этого: провести обследование складского хозяйства и состояния складских помещений; изучить организацию материальной ответственности и отчетности материально-ответственных лиц;

- проанализировать состав МПЗ на отчетную дату;

- определить объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;

- проанализировать движения МПЗ;

- проверить правильность оценки МПЗ;

- выявить состояние и организацию синтетического и аналитического учета МПЗ.

Приступая к проверке МПЗ, аудитору нужно выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать необходимые процедуры проверки. На формирование мнения аудитора в отношении достоверности информации о МПЗ оказывают влияние следующие факторы:

- полнота отражения сведений о наличии у организации МПЗ в бухгалтерских записях и отчетности. Ошибки в полноте отражения операций с МПЗ приводят к занижению отчетных данных;

- наличие в учете операций с МПЗ без достаточных на то оснований.;

- соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е. отражение их в отчетности другого периода. Для выявления ошибок в периодизации аудитору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными документами;

- правильность оценки МПЗ. Например, в фактическую стоимость приобретения импортного сырья не были включены уплаченные таможенные пошлины. Такие ошибки чаще всего носят системный характер, так как являются следствием нарушения методологии учета;

- правильность отражения МПЗ на соответствующих счетах учета.

В заключении отметим, что аудит материально-производственных запасов является одним из наиболее важных разделов аудита, так как контроль за движение МПЗ помогает сохранить на предприятии наибольшее количество необходимых материалов и защищает их от хищения. Поэтому при проведении аудита материально-производственных запасов необходимо руководствоваться законами и другими нормативными актами с последними дополнениями и изменениями.

3.2 Особенности проверки бухгалтерского учета материально-производственных запасов

Перед бухгалтерским учетом производственных запасов стоят следующие задачи:

- контроль за сохранностью запасов на складах;

- контроль за состоянием складских запасов;

- документальное оформление всех операций по поступлению и расходу производственных запасов;

- выбор обоснованной учетной политики в отношении метода оценки материалов;

- определение всех затрат, связанных с приобретением запасов;

- списание стоимости израсходованных материалов на затраты предприятия и в себестоимость продукции.

При проверке полноты оприходования МПЗ аудитору следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками, выбранный вариант оценки, порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям.

Обоснованность операций по поступлению и оприходованию МПЗ проверяется на основе договоров с поставщиками и сопроводительных документов (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и др.).

Общим способом проверки приходных операций на складе является сопоставление приходных документов склада с сопроводительными документами поставщиков или документами на приобретение материалов в розничной торговле за наличный расчет.

Объектом исследования являются оперативная и служебная информация. Например, из журнала по учету поступивших грузов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки материальных ценностей. Аудитор изучает, как организован такой учет в проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику ассортимент и сроки поставки материалов по договору и приводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. Для выяснения достоверности приведенной в оперативном учете информации аудитор сопоставляет ее с данными, отраженными в бухгалтерском учете. По записям в журнале учета поступающих грузов и карточкам учета договоров поставки аудитор может определить, какие поставки были осуществлены за проверяемый период.

Если материальные ценности закупали за наличный расчет у физических лиц или предпринимателей без образования юридического лица, то аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления закупочных актов. Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты: паспортные данные продавца, наименование, количество и стоимость материальных ценностей.

Внутренними документами, которыми оформляются поступившие ценности, могут быть сопроводительные документы поставщиков со штампами получателя груза, приемные акты, приходные накладные и некоторые документы в зависимости от принятого порядка оформления приемки груза.

Приступая к проверке полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных ценностей, аудитор устанавливает, соответствуют ли итоговые суммы, отраженные в ведомостях учета материальных ценностей, данным других учетных регистров.

Проверяя полноту оприходования материальных ценностей, аудитор обращает внимание на реальность кредиторской задолженности поставщикам с целью выявить неучтенные счета поставщиков. Для этого он сверяет записи в регистрах бухгалтерского учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных документов об оплате поставщикам.

В ходе документальной проверки по поступлению МПЗ устанавливают соблюдение правил количественной и качественной приемки; правильность оформления актов приемки, коммерческих актов, актов расхождений, выявленных при приемке, своевременность предоставления в бухгалтерию отчетов материально ответственных лиц и реестров оправдательных документов. При выявления расхождений необходимо провести встречную проверку документов.

При проверке полноты оприходования материальных ценностей внутренние документы сверяют с сопроводительными документами поставщиков. Аудитор изучает правильность составления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации (например, железной дороге). Иногда такие расхождения могут быть результатом присвоения материальных ценностей и оформления подложных актов с целью скрыть недостачу или пересортицу.