Учет и анализ движения материальных запасов (на примере главного управления МЧС России по Магаданской области)

списание естественной убыли готовой продукции на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», 040101272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счета 010507440 «Уменьшение стоимости готовой продукции»;

списание недостач готовой продукции отражается по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счета 010507440 «Уменьшение стоимости готовой продукции»;

списание потерь готовой продукции при чрезвычайных обстоятельствах отражается по дебету счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту счета 010507440 « Уменьшение стоимости готовой продукции».

Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 010500000 "Материальные запасы" и кредиту счетов 030222000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов", 020822000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов", 040101000 "Безвозмездные поступления" и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов поставщика.

Стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 010703000 "Материалы в пути" и кредиту счета 030222000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов" (без оприходования этих ценностей на склад).

Фактический расход материалов на нужды учреждения или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 010500000 "Материальные запасы" в корреспонденции со счетами учета затрат на нужды учреждения или другими соответствующими счетами.

При выбытии материалов (списании, передаче безвозмездно и др.) их стоимость списывается в дебет счета 040101000 "Финансовый результат текущей деятельности учреждения".

Аналитический учет по счету 010500000 "Материальные запасы" ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям.

Таблица 1. Корреспондирующие счета по видам операций

Наименование операции	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
1. Учет материальных запасов по фактической себестоимости
1. Формирование первоначальной стоимости материальных запасов на основании нескольких договоров с поставщиками, распоряжений (извещений).	010604340	030205730, 030209730, 030218730,030222730, 020805660,020809660, 020818660,020822660,010703440,030404340, 040101151,040101180
2. Принятие к учету материальных запасов на основании сформированной фактической стоимости	010501340- 010506340	010604440
3. Оприходование материальных запасов по договору с поставщиком, распоряжению(извещению)	010501340- 010506340	020822660, 030222730, 010703440, 030404340, 040101151,040101180
4. Оприходование по рыночной стоимости излишков материальных запасов, выявленных при инвентаризации, отражение безвозмездного поступления материальных запасов	010501340- 010506340	040101180
5. Списание израсходованных материальных запасов, естественной убыли материальных запасов в пределах установленных норм на основании оправдательных документов	040101272	010501440-010507440
6. Передача материальных в переработку на изготовление нефинансовых активов, материальных запасов, готовой продукции(работ, услуг)	010604340	010501440-010506440
7. Реализация излишних и неиспользуемых материалов: начисление доходов от реализации по цене реализации начисление задолженности покупателя материалов по налогам, подлежащим перечислению бюджетными учреждениями в бюджет в случаях, установленных налоговым законодательством РФ списание с баланса стоимости материалов	020509560 020510560 040101172	040101172 040101180 010501440-010506440
8. Списание потерь от порчи материальных запасов, принятых за счет учреждения по балансовой стоимости	040101273	010501440-010507440
9. Списание потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц: начисление доходов по платежам в бюджет в связи с недостачей, хищениями, отнесенными за счет виновных лиц, по рыночной стоимости списание с баланса стоимости материальных запасов	020904560 040101172	040101172 010501440-010506440

Таким образом, можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет материальных запасов представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении. Объектом учета является имущество организаций и хозяйственные операции, осуществляемые ими в процессе деятельности. Основными задачами бухгалтерского учета материальных запасов является формирование полной и достоверной информации об имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетностью; обеспечение информацией, необходимой внешним пользователям бухгалтерской отчетности, для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций; предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов.

Глава 2. Учет поступления и расходования материальных запасов гу МЧС РФ по магаданской области

2.1 Краткая характеристика предприятия

ГУ МЧС России по Магаданской области обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, гербовую печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, действует в пределах своей компетенции, установленной согласно приказа № 372 » Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»от 06 августа 2004г и на основании положения:

«О территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» - органе, специально уполномоченном решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъекту Российской Федерации.

Юридический адрес учреждения:

Россия, г. Магадан, ул. Советская, 9.

За учреждением в соответствии с Уставом комитета по управлению государственным имуществом Магаданской области закрепляется на праве оперативного управления имущество, находящееся на его балансе и являющееся федеральной собственностью.

Имеет линейно-функциональную структуру управления, применяются административно-централизованные методы управления. Информационные потоки возникают и циркулируют по вертикали. Управленческий персонал использует функционально-ориентированные информационные системы сбора и обработки информации.

Бухгалтерский учет в учреждении организован в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 25-Н. В своей деятельности ГУ МЧС России по Магаданской области руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, а также приказами регионального центра, изданными в пределах полномочий, предоставленных МЧС России.

ГУ МЧС России по Магаданской области имеет счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации в органах федерального казначейства.

Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности ГУ МЧС России по Магаданской области осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России в установленном порядке.

Первичные учетные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации бухгалтерского учета. Первичные учетные документы по движению материальных ценностей должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и другие обязательные операции.

Поступление материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области осуществляется в следующем порядке:

- централизованные поставки;

- по договорам с поставщиками;

- получения предприятием безвозмездно.

В данной главе будут рассмотрены несколько видов учета и поставок материальных запасов для ГУ МЧС России по Магаданской области.

2.2 Анализ движения материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области за 2004-2005 гг.

Экономика бюджетных учреждений познается главным образом через анализ исполнения их смет, дающий необходимые материалы для экономного планирования расходов, повышения эффективности использования средств, контроля за их правильным расходованием.

Проверка исполнения сметы позволяет сделать вывод, прежде всего о правильности утвержденной сметы по отдельным кодам и видам расходов и получить материал для улучшения планирования. На некоторые расходы бюджетных учреждений нет твердых нормативов. При планировании они определяются, как правило, на уровне расходов, фактически сложившихся за предыдущий год. В этом случае анализ отчета по данному виду расхода может дать хороший материал, подтверждающий возможность принятия по плану расходов на уровне фактически сложившихся либо, наоборот, доказывающий, что в предыдущем году по этому виду расходов были излишества, поэтому планировать их на уровне отчетных не следует.

Таким образом, анализ позволяет не только выявлять скрытые резервы, обнаруживать нарушения режима экономии плановой и финансово-бюджетной дисциплины, но и предупреждать и вовремя устранять возможные потери и необоснованные затраты.

Проведем анализ об исполнении смет расходов по Главному управлению МЧС России по Магаданской области на основании данных форм отчетности.

При сопоставлении фактических и кассовых расходов за 2003 г. в целом выявлено превышение фактических расходов над кассовыми в сумме 3319651 р. или 6,3%.

По коду 110340 "Увеличение стоимости материальных запасов" кассовые расходы больше фактических на 98101 р. или на 14,7 %.Основной причиной явилась предоплата в конце года за запасные части в 2003г., которые были получены и оприходованы в начале 2004г.

Изменение сумм расходов за два изучаемых периода характеризуется данными табл. 2.

Таблица 2. Анализ изменений кассовых и фактических расходов за 2004 и 2005 гг. по ст.110340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

Вид расходов по ст.110340	2004 г.	2005г.	Темп прироста, %
Кассовые	40534814	52569839	+ 29,7
Фактические	43251525	55889490	+ 29,2

Согласно представленным показателям, можем сделать вывод о том, что наблюдается почти равномерный рост кассовых и фактических расходов в течение двух последних лет. Так кассовые расходы в 2004 г. по сравнению с 2005 г. выросли на 29,7 %, а фактические - на 29,2 % с преобладанием темпов роста кассовых в 1,7 раза, что является одним из факторов, влияющих на снижение кредиторской задолженности.

Помимо ассигнований из бюджета бюджетные учреждения в результате своей хозяйственной деятельности привлекают также средства из других источников, которые принято называть внебюджетными.

Проанализируем в табл. 3. отчет об исполнении сметы расходов по внебюджетным средствам.

Таблица 3. Сравнительная характеристика доходов и расходов, отражающих движение средств на субсчете 110340 «Увеличение стоимости материальных запасов» за 2004 и 2005 гг.

Наименование показателя	2004 г.	2005г.	Темп прироста, %
Доходы	858553	1398345	62,9
Расходы	968100	1257035	29,8

Произведенные расчеты говорят о том, что доходы в 2005 г. по сравнению с 2004 г. возросли на 62,9 %. В основном увеличение произошло за счет поступлений из внебюджетных средств. Расходы увеличились лишь на 29,8 % в 1999 г. по сравнению с 2004 г. или на 288935 р.

В данное время учреждение ГУ МЧС России по Магаданской области в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 10.02.2006 г. № 25-н включает в перечень средств, полученных за счет внебюджетных источников: средства, полученные от предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездные поступления, средства, поступившие во временное распоряжение учреждения, средства, полученные от государственных внебюджетных фондов, а также средства, поступающие от реализации материальных ценностей, приобретенных за счет бюджетных средств.

Содержание анализа материальных запасов определяет его задачи. К ним относятся:

характеристика полноты удовлетворения заявок на материальные запасы, комплектность и своевременность их поставки;

определение полноты и рациональности использования материальных запасов;

выявление и изучение причин недостатков в обеспечении материальными запасами и выявление причин недостаточно полного использования этих предметов.

В процессе анализа обеспеченности ГУ МЧС России по Магаданской области материальными запасами, прежде всего устанавливается уровень их потребления на текущий год и его изменение по сравнению с предыдущим годом. Он измеряется стоимостью израсходованных материальных запасов в текущем году на нужды учреждения в расчете на основную производственную единицу нагрузки.

Приведем пример изменения уровня потребления материальными запасами в ГУ МЧС России по Магаданской области на данных таблицы.

Таблица 4. Характеристика изменения уровня потребления материальных запасов в расчете на один рабочий день

Показатель	Год	Изменение(+,-) (гр.3-гр.2)
	предыдущий	отчетный
Расход материальных запасов на нужды учреждения, руб. Среднегодовое количество дней Потребность материальных запасов в расчете на 1 день	118224 30 3940	129700 30 4323	+11476 - +383

Уровень потребления материальными запасами увеличился с 3940 до 4323 руб. в расчете на один день, или на 9,7(4323:3940)х100-100)%. Это является свидетельством дальнейшего укрепления материальной базы, увеличение бюджетных ассигнований.

В процессе анализа обеспеченности учреждения материальными запасами необходимо учитывать ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь учитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материальных запасов. В этих условиях большое значение имеет соблюдение соответствия приобретаемых предметов потребности учреждения в них по назначению, качеству и стоимости.

2.3 Порядок учёта операций по централизованному снабжению. Документооборот

Одним из основных видов поступлений МЗ в ГУ МЧС России по Магаданской области являются централизованные поставки из Дальневосточного регионального центра ГУ МЧС г.Хабаровск (далее по тексту ДВРЦ ГУ МЧС).

Приемка материальных ценностей по централизованному снабжению производится в установленном порядке.

ФЭО (Финансово экономическое отделение) ГУ МЧС России по Магаданской области принимает извещения (ф. 504805) в двух экземплярах, где проверяется их соответствие правильности оформления, после чего один экземпляр извещения отправляется поставщику.

Отдел материально-технического снабжения производит проверку соответствия объемам, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих параметров; следит за их прибытием и сообщает заказчику о поступлении и отражении в бюджетном учете этих ценностей. На основании нарядов и товарно-транспортных накладных об отправке в адрес получателя материальных ценностей завскладом оформляет акты приёма-передачи в двух экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию для оприходования. В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, отдел материально-технического снабжения сообщает об этом поставщику (ДВРЦ ГУ МЧС) для принятия мер к розыску и доставке их адресату.

Вышестоящее учреждение-поставщик (ДВРЦ ГУ МЧС) производит следующие записи по расчетам за материальные ценности в порядке централизованного снабжения учреждения, т.е. ГУ МЧС России по Магаданской области :

· на перечисление аванса по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560,020620560,020622560) и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340); на основании полученных от ДВРЦ оправдательных документов (счетов, накладных и др.)

· на отправленные ценности в ГУ МЧС России по Магаданской области; - по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340) и кредиту счетов 030219730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

· уменьшение кредиторской задолженности в счет перечисленных ранее авансов за полученные ценности - по дебету счетов 030219830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», 030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560, 020620560, 020622560).

Одновременно с этим вышестоящее учреждение (ДВРЦ) высылает в ГУ МЧС в централизованную бухгалтерию Извещение (ф.0504805). К Извещению (ф.0504805) прилагается копия счета поставщика на отправленные в адрес ГУ МЧС материальные ценности:

· 030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340).

ГУ МЧС России по Магаданской области по получении Извещения (ф.0504805) и копии счета поставщика на отправленные в адрес грузополучателя материальные ценности производятся следующие записи:

· на сумму поступивших материалов или возвратной тары - по дебету счете 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 030404340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателя средств по приобретению материальных запасов»;

· на сумму нефинансовых активов, отправленных поставщиком, но не поступивших к моменту получения Извещения (ф.0504805),- по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые активы в пути» (010701310, 010702320, 010703340) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340). При получении этих активов дебетуются соответствующие счета аналитического учета счета 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340) и кредитуются соответствующие счета аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые акты в пути» (010701410, 010702420, 010703440).

2.4 Порядок учёта операций и движение материалов при снабжении от прочих поставщиков. Документооборот

Поступление материальных запасов от прочих поставщиков производится согласно заключенных договоров поставок.

На поступившие от поставщиков согласно заключенным с ними договорам, расчетные документы, такие как счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные производится первичная регистрация и проверка этой документации в отделе снабжения, где проверяется соответствие их условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству, способу и сроку поставки. В результате проверки на расчетных документах делается отметка о полном или частичном согласии на оплату поступивших ГСМ, после чего платежные документы передаются в бухгалтерию для оплаты. В свою очередь бухгалтерия производит контрольную проверку реквизитов расчетных документов:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

3. Номер;

4. Содержание хозяйственной операции;

5. Основание для её совершения;

6. Единицы измерения;

7. Подписи ответственных лиц;

8. Печать

После завершения всех операций по проверке расчетных документов бухгалтерией производится оплата поставщику через банк.

По завершении банковских операций и подтверждении платежа, которым является платежное поручение, все выписанные поставщиком и оплаченные покупателем счета-фактуры регистрируются в книге покупок. Она ведется в соответствие с установленными требованиями: составляется за каждый отчетный месяц с приложением всех оприходованных и оплаченных счетов-фактур поставщика и хранится в течение 5 лет. Наличие книги покупок необходимо для обеспечения полной и достоверной информации.

Для получения оплаченных талонов ГСМ материально - ответственному лицу бухгалтерией выписывается доверенность (ф. № М-2) с указанием наименования и количества. Полученные талоны учитываются на счете 020105000 «Денежные документы» и хранятся в кассе учреждения.

Движение талонов материально-ответственным лицом, т.е. кассиром учитывается в специальной книге движения талонов в количественном выражении по маркам нефтепродуктов и купюрам. В целях контроля книга должна быть пронумерована, прошнурована ,подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения , скреплена печатью. Записи в книге делаются на основе приходования и использования талонов на нефтепродукты. В сроки, предусмотренные документооборотом и утвержденные руководителем организации, материально-ответственное лицо, т.е. кассир на основе приходных и расходных документов составляет отчёт о движении талонов и представляет в бухгалтерию.

При получении от материально-ответственного лица отчёта о движении талонов, бухгалтерия производит проверку правильности оформления документов (рапортов, накладных), наличие подписей: начальника отдела материально-технического обеспечения и руководителя ГУ МЧС по Магаданской области. После документальной проверки, данные разносятся в программе 1С «Бухгалтерия».

Аналитический учет расчётов с поставщиками и подрядчиками ведется на счёте 030222000 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» и отражается в журнале операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками.

2.5 Учет материалов на складах. Документооборот

Для хранения материальных запасов в учреждении создан центральный (базисный) склады, который находятся в ведении непосредственно руководителя учреждения и отдела материально - технического обеспечения. Центральный склад специализированный, так как в учреждении имеются материалы, требующие разных режимов хранения.

Складу приказом по организации присвоен постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Принятые материальные ценности доставляются на центральный склад ГУ МЧС России по Магаданской области, и сдаются заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества полученного груза данным счета поставщика. Оприходование материалов осуществляется по документу поставщика (счету или счету-фактуре), на который проставляется штамп «Материальные ценности получены и оприходованы».

Поступление материальных ценностей на склад ГУ МЧС по Магаданской области так же может осуществляться от подотчетных лиц, которые приобретают их в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документом, подтверждающим приобретение материалов, является счет-фактура, товарный чек, которые прикладываются к авансовому отчету. Передача ценностей от подотчетного лица на склад производится на основании накладной на внутреннее перемещение, которая составляется в двух экземплярах: первый отдается на склад и является приходным документом для кладовщика; второй прикладывается к авансовому отчету и является расходным документом для подотчетного лица.

Материальные ценности приходуются на склад в единицах измерения, указанных в документах поставщика, если же в расчетных документах указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принятая в ГУ МЧС такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в учреждении.

На складе материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо и сорто-размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по складу возлагаются на соответствующих должностных лиц - заведующего складом, кладовщика, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обеспечения контроля над приходом и расходом материалов и правильным документальным его оформлением все службы учреждения имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписи документа на получение и отпуск материалов со склада. Проверка правильности ведения всех документов по приходу и расходу материалов возложена на бухгалтерию, куда в конце отчетного месяца сдаются материальные отчеты с приложением всех первичных документов. Отпускаются материальные запасы со складов учреждения на производственное потребление и хозяйственные нужды по накладным на внутреннее перемещение материалов /типовая междуведомственная форма № М-13/ , которые выписываются в двух экземплярах и оформляется подписями материально-ответственных лиц: первый отдается получателю и является приходным документом, а второй остается на складе и является - расходным документом.

Распоряжения (указания) главного бухгалтера учреждения в части учета материальных запасов, оформления представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально-ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток), ведение карточек складского учета на складе ведется непосредственно материально-ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

Так же, с ведением учетной документации, учет движения материальных запасов ведется и в электронном виде - при помощи программы 1С «Склад».

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы и комиссия ГУ МЧС по Магаданской области, согласно установочного приказа № 1 от 01 января 2006 года , обязаны систематически, в установленные сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складе в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в ФЭО ГУ МЧС России по Магаданской области.

Материально-ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличие материальных ценностей.

Периодически в сроки, установленные в учреждении графиком документооборота , заведующие (кладовщики) складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие(исполненные) по складам за соответствующий период.

Прием - сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы (бухгалтер-материалист) или иного подразделения учреждения (отдела материально - технического обеспечения) расписывается в получении документов.

Бухгалтер-материалист принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности оформления и законности совершенных операций. По недооформленным документам принимаются меры по их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим материально-ответственным лицам для надлежащего оформления. После проверки первичные учетные документы таксируются.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается их учет в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально-ответственных лиц.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с данными учета в электронном виде. Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника ФЭО, получавшего материалы.

По истечении календарного года на карточках складского учета и в электронном виде выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки и учетные записи программы 1С «Склад» на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года № …»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя ГУ МЧС России по Магаданской области и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

2.6 Списание, снятие остатков на складе материальных запасов, как вид учета

2.1 Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерской службой, возглавляемой начальником ФЭО.

2.2. Применяется журнально-ордерная форма учета с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации и ведения учета.

2.3. Основными документами, подтверждающими приход товарно-материальных ценностей, являются (любой из ниже перечисленных, оформленных подписями материально ответственных лиц):

- счет-фактура с подписью и печатью м/о лиц;

- товарная накладная, акт об отгрузке и приемке материальных ценностей;

- акт приемки товарно-материальных ценностей;

- счет;

По транспортным расходам, увеличивающим стоимость товарно-материальных ценностей: (любой, из ниже перечисленных):

- счет-фактура;

- акт об оказании услуг;

- акт на выполнение работ.

2.4. Основными документами, подтверждающими расход товарно-материальных ценностей являются (любой, из ниже перечисленных, оформленный подписями материально ответственных лиц):

- накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

- акт на списание товарно-материальных ценностей;

- акт о бое посуды.

2.5. Путевые листы на легковой автотранспорт выписываются на 3-4 дня.

2.7 Унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые в ГУ МЧС по Магаданской области

Таблица 5. Документы класса 03 ОКУД

Код формы	Наименование формы документа
0315004	Акт о приемке материалов
0315006	Требование-накладная
0315007	Накладная на отпуск материалов на сторону
0345001	Путевой лист легкового автомобиля
0345002	Путевой лист специального автомобиля
0345004	Путевой лист грузового автомобиля

Таблица 6. Документы класса 05 ОКУД

Код формы	Наименование формы документа
0504143	Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
0504210	Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
0504230	Акт о списании материальных запасов
0504805	Извещение
0504816	Акт о списании бланков строгой отчетности
0504835	Акт о результатах инвентаризации

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (Код Формы 0504143) применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от1000 руб. до 10 000 руб. Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в дух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код Формы 0504210) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально-ответственному лицу, с указанием выдаваемых материальных ценностей.

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов (Код Формы 0504230) применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемей приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

Извещение (Код Формы 0504805) используется при оформлении приемки материальных ценностей, полученных в порядке централизованного снабжения. Учреждение (грузополучатель) при получении от вышестоящего учреждения (заказчика) извещения в двух экземплярах ждет поступления материальных ценностей. По приемки материальных ценностей и принятия их на учет учреждение (грузополучатель) направляет вышестоящему учреждению(заказчику) второй экземпляр извещения. Вышестоящее учреждение (заказчик) при получении от учреждения (грузополучателя) ответного извещения, а также актов на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, производит соответствующие бухгалтерские записи в регистрах учета.

Акт о списании бланков строгой отчетности (Код Формы 0504816) применяется для списания бланков строгой отчетности. Форма применяется также для списания испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Акт о результатах инвентаризации (Код Формы 0504835) составляется комиссией назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Основанием для составления акта является ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Глава 3. Анализ наличия, поступления и использования материалов. Инвентаризация материальных запасов

3.1 Сущность, классификация и оценка материальных запасов в ГУ МЧС России по Магаданской области

Доля материалопотребления в общей величине текущих затрат в непроизводственной сфере значительно меньше, чем в сфере материального производства, но его темпы роста в непроизводственной сфере значительно выше, чем в сфере материального производства. Рост материальных затрат в государственных учреждениях - важный фактор качественной работы, поэтому он закономерен и является объективным.

Одним из решающих условий эффективной работы ГУ МЧС России по Магаданской области является полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.

Затраты на вещевое обеспечение и затраты на ГСМ относятся к затратам, которые оказывают прямое воздействие на качественную и бесперебойную сторону деятельности учреждения. В связи с этим анализ наличия, поступления и использования материальных ресурсов устраняет бесхозяйственное их использование и предотвращает потери.

В составе материальных запасов учреждения, как отмечалось в предыдущей главе данной работы, учитывается вещевое обеспечение, оборудование к установке, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, ГСМ, запасные части и др.

Методику анализа наличия, поступления и использования материалов рассмотрим в следующих параграфах этой главы на примере в обеспечении горюче - смазочными материалами ГУ МЧС России по Магаданской области.

3.2 Значение, задачи, источники информации, методы и приемы, применяемые при анализе наличия, поступления и использования ГСМ

К основным задачам анализа расходов на обеспечение ГСМ можно отнести:

характеристику полноты удовлетворения заявок на ГСМ и своевременности их

поступления;

изучение состояния запасов ГСМ;

определение полноты и рациональности использования ГСМ;

выявление и изучение причин недостатков обеспеченности учреждения ГСМ и их использования;

оценку полноты использования назначенной по смете по счету 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

характеристику соблюдения денежных и натуральных норм расходов на автотранспорт;

изучение факторов влияющих на полноту исполнения сметы по расходам на одну единицу транспортного средства.

В качестве источников информации анализа ГСМ привлекаются широкий круг отчетных, учетных и нормативных документов. Основными из них являются:

годовой «Отчет о расходовании ГСМ» в ГУ МЧС России по Магаданской области , в разделах которого содержится развернутая характеристика движения автотранспорта учреждения с отражением данных о поступлении и выбытия ГСМ;

«Отчет о выполнении сметы расходов на приобретение ГСМ»;

«Отчет о движении материальных ценностей»;

«Нормы расхода ГСМ».

Для более объективной оценки эффективности использования отдельных видов, марок и типов ГСМ могут быть привлечены акты ревизий, справки проверок, объяснительные записки, протоколы совещаний и рапорта и т.д. Подробное изучение всех перечисленных источников информации позволяет получить конкретный и очень важный материал для всесторонней характеристики работы учреждения по части использования ГСМ.

Приемы исследования зависят от целей, задач и объектов изучения. Каждый из них предполагает определенный состав изучаемых показателей, выполнения требований к их измерению, способы измерения влияния факторов.

К наиболее распространенным относятся примы сравнения параметров экономических показателей, группировки, элиминирование и его разновидности, детализация и сводки, расчет относительных и абсолютных величин, метод экспертных оценок, балансовый и сальдовый приемы, экономико-математические методы. В экономическом анализе они приобретают целевой характер в результате приспособления к объекту изучения. Рассмотрим некоторые из них несколько подробнее, так как с их помощью анализируются и другие объекты хозяйственной деятельности бюджетных учреждений.

Сравнение представляет собой сопоставление фактического уровня изучаемого показателя или явления с существующей базой. В качестве базы могут быть использованы плановые данные, нормы и нормативы, данные предшествующего периода. Выбор базы зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактический уровень изучаемого показателя сравнивается с планом; для установления тенденций развития - с показателями предыдущего периода; для характеристики состояния или уровня использования ресурсов - соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием является сопоставимость объектов изучения. Сравнение несопоставимых показателей приведет к неправильным результатам и неточным выводам. Поэтому прежде, чем использовать этот прием, необходимо привести показатели в сопоставимый вид.

Это достигается тем, что сравниваемые показатели выражаются в одинаковой оценке, приводятся к одному количественному и качественному базису, к одной структуре. В ряде случаев сопоставимость данных может быть достигнута, если вместо абсолютных величин использовать средние или относительные. Так, данные о расходе ГСМ по месяцам несопоставимы между собой ввиду неодинакового количества дней. Однако данные о среднедневном расходе достаточно сопоставимы.

Несопоставимость показателей, вызванная различием методики их расчета, устраняется путем пересчета данных за прошлые периоды по новой методике. Аналогично устраняется и ценовая несопоставимость, т.е. данные прошлых лет должны быть пересчитаны по ценам отчетного года.

Таблица 7. Изменение уровня потребления ГСМ в расчете на один день (в условных единицах)

Показатель	План (по смете)	По отчету	Отклонение (+,-) (гр.2 - гр.1)	Выполнение cметы, % (гр.2: гр.1х100)
	1	2	3	4
Расход ГСМ, руб. Среднегодовое потребление ГСМ, л Уровень потребления ГСМ за один день, руб.	19159383 104868 0,01827	18959117 98694 0,01921	-200266 -6174 +0,00094	98,95 94,11 105,1

Элиминирование - логическое правило определения влияния факторов на изменение обобщающих показателей. При его использовании каждый из факторов определяется по отдельности, в определенной последовательности (количественного и качественного порядка); при этом предполагают, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными. В практике экономического анализа элиминирование известно как прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц, пересчета показателей.

Приведем пример расчета влияния факторов на расход ГСМ (табл.7). В качестве факторов выделим среднегодовое потребление ГСМ (л). Зависимость между расходом ГСМ и факторами выражается формулой

Т = т х Д^гсм, (1)

где Т - расход ГСМ;

т - среднегодовое потребление ГСМ;

Д^гсм - уровень потребления ГСМ за один день.

Прием цепных подстановок состоит в последовательной замене базовой величины факторных показателей, входящих в расчетную формулу изучаемого показателя, их фактической величиной и измерении влияния выполненной замены на изменение величины изучаемого показателя. После каждой замены выполняют математические действия, предусмотренные расчетной формулой.

Из полученного после подстановки итога вычитается предыдущий итог. Разность итогов показывает величину влияния изменения факторного показателя на изучаемый показатель (он, как правило, называется результативным). Прежде чем выполнить эти действия, необходимо определить ряд условных величин результативного показателя (нашем случае расход ГСМ), которые учитывают изменение одного, затем двух, трех, четырех и т.д. факторов. При этом делается допущение величины результативного показателя до и после изменения уровня того или другого фактора позволит элиминироваться (устраниться) от влияния всех, кроме одного, и определить воздействие последнего на изменение результативного показателя.

Порядок применения этого приема рассмотрим по данным таблицы 5. Как нам уже известно, расход ГСМ (Т) зависит от двух основных факторов первого уровня: среднегодового потребления ГСМ (т) и уровень потребления ГСМ за один день (Д^гсм). В этом случае мы имеем двухфакторную модель мульпликативного типа, представляемую формулой (3.1). Алгоритм расчета приемом цепных подстановок для этой модели:

Т_пл = т_пл х Д^гсм_пл = 104868 х 0,01827 = 19159383 руб.;

Т_усл = т_ф х Д^гсм_пл = 98694 х 0,01827 = 18031393 руб.;

Т_ф = т_ф х Д^гсм_ф = 98694 х 0,01921 = 18959117 руб.,

где - Т_пл, т_пл, Д^гсм_пл, Т_ф, т_ф, Д^гсм_ф - плановые и фактические значения показателей: расхода ГСМ, среднегодового количества потребления ГСМ, уровня потребления ГСМ в расчете на один день соответственно;

Т_усл - условное значение показателя расхода ГСМ.

Из проведенного расчета видно, что условное значение Т_усл показателя расхода ГСМ отличается от своего планового значения Т_пл тем, что при его расчете принята фактическая величина показателя среднегодового количества ГСМ вместо запланированного. Значение показателя уровня потребления ГСМ в расчете на один день в том и другом случае - плановое. Следовательно, за счет изменения среднегодового количества ГСМ расход ГСМ снизился на 1127990 руб.

Фактическое значение Т_ф показателя расхода ГСМ отличается от своего условного значения Т_усл тем, что при расчете его величины значение показателя уровня потребления ГСМ в расчете на один день принято по фактической величине вместо плановой. Значение показателя среднегодового количества в обоих случаях - фактическое. Отсюда за счет изменения уровня потребления ГСМ в расчете на один день их расход увеличился на 927724 руб.

Таким образом, по расходу ГСМ наблюдается увеличение уровня потребления ГСМ в расчете на один день и снижение среднегодового количества ГСМ.

Алгебраическая сумма влияния факторов (-200266) (-1127990 + 927724) руб. должна быть равна общему приросту (снижению) результативного показателя:

Т_г + Т_д = Т_общ (2)

Т_г - изменение результативного показателя расхода ГСМ за счет изменения фактора среднегодового количества ГСМ;

Т_д - изменение результативного показателя расхода ГСМ за счет изменения фактора уровня потребления ГСМ в расчете за один деть;

Т_общ - общий прирост (снижение) результативного показателя расхода ГСМ.

В нашем примере это правило соблюдено, что свидетельствует о правильности проведенного расчета.

Прием абсолютных разниц - разновидность элиминирования. Его сущность состоит в том, что влияние факторов находится как произведение абсолютного отклонения одного из факторных показателей и абсолютного значения другого факторного показателя. Это можно выразить в виде следующих формул:

Т^/ = (К₁ - К₀) х П₀;(3)

Т^// = (П₁ - П₀) х К₁,(4)

где Т^/, Т^// - влияние количественного и качественного факторов на результативный показатель расхода ГСМ;

К₁, К₀ - значения количественного фактора по плану и отчету соответственно;

П₁, П₀ - значения качественного фактора по плану и отчету соответственно.

Согласно формулам (2.), (3.) и данным таблицы 7. получим:

Т^/ = (98694 - 104868) х 0,01827 = -1127990 руб.;

Т^// = (0,01921 - 0,01827) х 98694 = 927724 руб.

Общее влияние двух факторов равно -200266 руб. Это указывает на правильность проведенного расчета.

Сущность приема относительных разниц состоит в том, что для определения влияния факторов разницу в процентах выполнения плана по показателям, входящим в расчетную формулу, необходимо умножить на плановое значение изучаемого показателя. Рассмотрим методику применения этого приема и расчет факторов изменения расхода ГСМ по данным табл. 8.

Таблица 8.. Расчет влияния факторов изменения расходов на ГСМ (в условных единицах)

Показатель	Выполнение сметы, %	Разница, %	Влияние факторов на изменение результативного показателя
Среднегодовое потребление ГСМ, л Расход ГСМ, руб.	94,11 98,95	94,11 - 100 = - 5,89 98,95 - 94,11 = 4,84	(-5,89 х 19159383/100) = -1127990руб. (4,84 х 1915938/100) =927724 руб.

При использовании приема относительных разниц факторы формирования результативного показателя для базового периода в расчетной формуле (1.) принимаются за 100%. Поэтому если снижение нормы по среднегодовому потреблению ГСМ составило -5,89%, то при прочих равных условиях (если уровень расхода ГСМ за один день не изменится и составит 100%) расходы на ГСМ также уменьшились на -5,89%, или -1127990 руб. И далее, если принятые условия сохраняются (уровень расхода ГСМ за один день не изменяется), то процент исполнения сметы (сметных назначений) по расходам на ГСМ должен соответствовать проценту исполнения сметы по среднегодовому потреблению ГСМ. Однако в нашем примере исполнение сметы по результативному показателю превышает изменение среднегодового потребления ГСМ на 4,84%. Следовательно, принятое условие не соблюдено. Средний расход ГСМ за один день увеличился и в связи с этим расходы на их приобретение возросли на 927724 (4,84 х 19159383 / 100) руб.

Таким образом, влияние двух факторов составило -200266 (-1127990 + 927724) руб., что соответствует общему отклонению по результативному показателю М, которое отражено в стр. 1 гр. 3 табл. 7. Это указывает на правильность проведенных расчетов.

Прием пересчета показателей заключается в том, что для определения влияния отдельных факторов значение изучаемого показателя, пересчитанного с учетом изменения величины фактора, сопоставляется с базовой его величиной. Так, в нашем примере: влияние изменения среднегодового количества ГСМ составляет -1127990 (98694 х 0,01827 - 104868 х 0,01827) руб.; влияние изменения уровня расхода ГСМ за день составляет 927724 ( 98694 х 0,01921 - 98694 х 0,01827) руб.

Сумма влияния двух факторов и данном случае составляет 200266 руб., что также указывает на точность и правильность проведенных расчетов,

В бюджетных учреждениях этот прием широко принимается при оценке эффективности использования бюджетных средств в разрезе статей расходов в соответствии с их бюджетной классификацией, Этот метод позволяет установить факты нарушения натуральных и денежных форм расхода.