Тенденция в организации работы складских хозяйств сегодня - это оптимизация их деятельности. Важнейшей составляющей повышения эффективности работы склада является совершенствование текущих бизнес-процессов, их оптимизация, при необходимости - реорганизация имеющихся структур, и автоматизация. Под автоматизацией складского хозяйства подразумевается совокупность взаимоувязанных и согласованных процессов, методов и средств, обеспечивающих хранение, перемещение запасов и комплексный учёт товарно-материальных ценностей. Автоматизированное управление технологическими процессами современного складского хозяйства позволяет руководителям предприятий своевременно получать информацию о состоянии дел и при необходимости оперативно корректировать его работу.

На данный момент на ООО «СловечнО» применяется программа на складах - семейства «1С:Предприятие» (Торговля+Склад). Её основная цель - ведение автоматизированного учёта движения товарно-материальных ценностей и преимущество - простота внедрения и вполне достаточная функциональность для реализации контрольных функций за состоянием товарных запасов на складах ООО «СловечнО». Но, к сожалению, при работе с данной программой сотрудники предприятия сталкиваются с рядом проблем, в основном связанные с нарушением логики бизнес-процессов и недостаточной квалификацией сотрудников, работающих в этой учётной системе.

Самое первое и необходимое, что нужно сделать - это настроить работу системы так, чтобы учесть (и минимизировать) человеческий фактор.

Людям свойственно делать ошибки, и самая главная проблема на сегодняшний день - настроить работу системы таким образом, чтобы минимизировать частоту их возникновения и настроить рабочий процесс так, чтобы допущенные ошибки максимально быстро выявлялись и исправлялись, а не порождали цепочки неправильных документов.

Основные замечания стараются отнести к некорректной работе программы учёта, не углубляясь в причины возникновения проблем. При этом персонал с квалификацией ниже средней - считает, что учётная система обладает «собственным интеллектом» и должна ориентироваться не на последовательность вводимых команд, а на «ход мыслей» оператора, работающего в программе.

Рассмотрим наиболее часто возникающие проблемы с которыми сталкиваются сотрудники ООО «СловечнО» при заполнении автоматизированных форм учётной системы.

1. Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках системы.

Последствия от неправильного именования номенклатурных позиций - это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных, так как в ООО «СловечнО» не разработан механизм, согласно которому любой новый элемент номенклатуры проходил бы жёсткую проверку на идентичность перед внесением в базу данных. «Дубли» обычно появляются как следствие неформализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные работники склада. Когда новую позицию номенклатуры создаёт несколько человек и каждый вносит так, «как ему удобно», или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает дублирование позиций.

Решением является жёсткая формализация процесса внесения в базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных («паспорт товара») и жёсткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара (таблица 3.9 - Паспорт товара):

Таблица 3.9 - Паспорт товара

Источник: собственная разработка.

Также часто распространённой ошибкой является игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара - его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат - рост пересортицы на складе.

2. Проблема приёмки товара при расхождениях в наименованиях номенклатурных позиций в справочниках учётных систем поставщика и получателя.

Достаточно медленно внедряется практика приёма товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учётной системе приходным накладным. Препятствия внедрению, на наш взгляд - преувеличение сложностей коммуникации между поставщиком и ООО «СловечнО», и инертность персонала (получить заранее накладную от поставщика - возможно практически всегда, например, по факсу). Если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учётной системе происходит после приёма товара на основании переданных со склада документов - ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате, наверняка возникнет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка. Достигаемые после внедрения преимущества: неизбежные (вопрос только в частоте возникновения) ошибки ручного ввода документов в учётную систему будут обнаружены на этапе приёма товара и исправлены с минимальными усилиями; на этапе приёма и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной; игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например - цветовой) пересорт на складе; немаловажный фактор - преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика - также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.

3. Проблема оформления документов «задним числом» и перепроведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ.

Рассмотрим ещё одну распространённую и очень болезненную проблему как перепроведение документов «задним числом». Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта - это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации - документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Само собой, такой процесс расчёта - достаточно длительная процедура. Для ускорения его существуют такие инструменты, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности (далее ТА) - это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать «Отчёт по остаткам товаров» на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.

Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все «приходы» и «расходы» от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только «приходы» и «расходы» с начала отчётного периода (обычно - месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия - это совокупность ТМЦ одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий - это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.

Пример:

01. 04. 07 в цех принят материал «Брус деревянный клееный» 215 шт.,

15. 04. 07 было повторное поступление этого же материала 120 шт., но от другого поставщика и по другой цене.

За период с 01. 04. 07 по 30. 04. 07 было передано в цех для производства окон и балконных дверей 250 единиц товара.

Материал от первого поступления 01. 04. 07 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся неиспользованный материал.

Для того чтобы узнать, сколько осталось единиц материала от первого поступления, нужно просто посмотреть движение материала по первой партии от 01. 04. 07 и сравнить расход с приходом.

Зачастую сотрудники недопустимо халатно относятся к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные с движением и списанием материалов, или несвоевременно их изменяют.

Обычно списание материалов по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени поставок). Если в одно время было два поступления одинакового ТМЦ от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада списывается весь материал от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).

Всё это приводит к изменениям и перепроведениям документов задним числом.

Наиболее простое и эффективное решение проблемы положительных и отрицательных остатков - запретить какие-либо изменения остатков перед ТА. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости «исправить» движение по товару - создаётся отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

4. Проблема работы в распределённой базе.

Если учётная база является распределённой, то возникают коллизии и «накладывания» одних проводок на другие, с замещением корректных документов некорректными. Например: с материального склада отправляется товар на склад готовой продукции. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удалённой проходит каждый час. Расстояние между складами небольшое, и доставка материалов осуществляется за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: создаётся перечень материалов перемещаемых с материального склада на склад готовой продукции. А после его перемещения товар списывается с материального склада. На складе готовой продукции учитывается товар, перемещаемый между складами предприятия. Проводить перемещение с материального склада необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки данного склада для дальнейшего формирования документов на перемещение.

Складу готовой продукции для принятия товара нужно создать «подчинённое перемещение» от материального склада и провести его по учётной системе. Тогда товар по учёту перемещается с материального склада на склад готовой продукции и становится доступен к реализации.

На материальном складе сформировали документ перемещения товаров на склад готовой продукции и провели списание по учётной системе, но товар ещё не отобрали. В базе склада готовой продукции документ виден, как уже проведённый. В течение следующих 30 мин на материальном складе отобран товар, но на складе готовой продукции были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад готовой продукции. Склад готовой продукции ещё не получил с синхронизацией измененный документ в свою учётную систему. В результате «человеческого фактора» (не сверены реквизиты накладной - сумма, количество позиций, количество штук) - сотрудник склада готовой продукции подтверждает приём товара в учётной системе по старому варианту перемещения и создаёт соответствующий документ на списание. После синхронизации - на обоих складах перемещения не совпадают, на материальном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в документе на материальном складе. В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учётной системы, с многочисленными изменениями уже проведённых документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям. Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учёта, могут иметь следующие статусы:

– Запланирован - документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например, менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

– Выполняется - начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа - корректировки может вносить только сотрудник склада. Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

– Завершён - задание выполнено, сотрудник склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, сотрудник склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приёма товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «маркеров» или «галочек» в полях документа.

Так как практика резервирования товара на складах ООО «СловечнО» не применяется исходя из операционной политики предприятия, предлагаю использовать практику резервирования товара, которая имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. При резервировании товара может использоваться так называемое «жёсткое» и «мягкое» резервирование. «Жёсткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определённому количеству определённой партии. В совмещении с практикой FIFO - в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или - склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаю, что предпочтительнее для ООО «СловечнО» использовать «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определённой партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара - данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учёта.

В заключение к сказанному хочется ещё раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учётные системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон. Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и всё будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить заоблачные деньги, но в ней всё равно будут работать люди, которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

3.3 Изучение организации труда на складе

Источник: собственная разработка.

Таблица 3.11 - Исследование использования автопогрузчиков по времени в летний период, (время работы, минут)

Источник: собственная разработка.

Из данных представленных в таблице 3.11 - Исследование использования автопогрузчиков по времени в летний период, (время работы, минут) видно, что в летнее время интенсивность применения автопогрузчиков по сравнению с зимним периодом значительно увеличивается. В течение недели в утреннее, дневное и вечернее время колебания простоев незначительны, это обусловливается увеличением спроса, на продукцию ООО «СловечнО».

Наиболее наглядно использование автопогрузчиков по дням недели в летний период представлено на рисунке 3.2 - Использование автопогрузчиков в летний период.

Рисунок 3.2 - Использование автопогрузчиков в летний период

1. Альбеков А.У. Экономика коммерческого предприятия. / А.У. Альбеков, С.А. Согомонян. - Ростов н/Дону: Феникс, 2004. - 221 с.

2. Буров, И. С. Экономика предприятия: учеб.-метод. пособие / В. М. Горельчик. - Минск: Частн. ин-т управ. и предпр., 2006. - 45 с.

3. Валевич Р.П. Экономика торгового предприятия. / Р.П. Валевич, Г.А. Давыдова - Минск: Высшая школа, 2002. - 199 с.

4. Волгин В.В. Склад. М.: ИТК «Дашков и К», 2002. 343 с.

5. Волгин В.В. Склад: организация, управление, логистика. 5-е изд. Перераб. И доп. М.: ИТК «Дашков и К», 2004. 736 с.

6. Гаджинский А.М. Логистика. М.: ИТК «Дашков и К», 2003. 220 с.

7. Джонсон Д. и др. Современная логистика. М.: ИД «Вильямс», 2002. 645с.

8. Дыбская В.В. Логистика для практиков. М.: ИПТИЛ ВИНИТИ РАН, 2002. 232 с.

9. Закон Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями) от 14 мая 2001 г. № 16-3 «О предприятиях в Республике Беларусь»// Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 200 1. № 48. ст. 2/759.

10. Инструкция о порядке выбора потребителей и заключения с ними контрактов коммерческим отделом для поставки и продажи продукции ООО «Сорвечно».

11. Константинов С.H., Пономаpенко Ю.Л. Упpавление сложными складскими системами пpи огpаниченном числе оптовых потpебителей/ HАH Укpаины. Ин-т кибеpнетики им. В. М. Глушкова. Пpепp. К., 2000. 12 с.

12. Кривчук В. И. Основные показатели оценки работы склада // Финансовый директор. № 3. 2008. С. 12-14.

13. Кривчук В. И. Практические аспекты складской логистики. Мн.: Библиотека Агентства Региста. 2008. 116 с.

14. Магура М. И., Курбатова М.Б. Современные персонал-технологии. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001.

15. Манжосов Г. П. Современный склад. М.: КИА Центр, 2002. 336 с. Мешалкин В. П., Дови В., Марсанич А. Принципы промышленной логистики. М.: РХТУ, 2002. 184 с.

16. Лаврова О. В. Материальные потоки в логистике: Конспект лекций по курсу «Логистика» для студентов спец. 0701 / СГТУ. Саратов, 2000. 35 с.

17. Лаврова О. В. Планирование межцеховых материальных потоков в логистике: Конспект лекций по курсу «Логистика» для студентов спец. 0701 / СГТУ. Саратов, 2000. 21 с.

18. Логистика: [Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. «Менеджмент»]/ [Аникин Б.А., Федоpов Л.С., Hаймаpк Ю.Ю. и дp.]; Гос. Акад. упp. им. С. Оpджоникидзе и дp.; Под. pед. Б. А. Аникина. М.: Инфpа-М, 2002. 326 с.

19. Hечаев Г. И. Технологические и экономические основы работы многономенклатуpного склада в условиях диффеpенциpованного производства / Восточноукp. гос. ун-т. Луганск, 2001. 31 с.

20. Hечаев Г. И. Влияние загpузки склада на состояние, технологию и показатели его pаботы/ Восточноукp. гос. ун-т.- Луганск, 2002. 58 с.

21. Промышленная логистика: Конспект лекций: Пер. с нем. СПб.: Политехника, 2000. 166 с.

22. Рахилькин А. В. Логистика фиpмы. Hовосибиpск: Кн. изд-во, 2005. 115с.

23. Родников А. Н. Логистика: Терминологический словарь. М.: Инфра-М, 2000. 580 с.

24. Рублинецкий В. И. Логистика: Учеб. пособие/ Хаpьк.гуманит.ин-т. «Hаp. укp. акад.» // ред. Шпилевой О.И. Х.: 2006. 71с.

25. Саркисов С. В. Управление логистикой. М.:Бизнес-школа «Интел-интез», 2001. 124 с.

26. Савин В. И. Склады. М.: Дело и Сервис. 2001.

27. Сергеев В. И. Логистика в бизнесе. М.: Инфра-М, 2001. 220 с.

28. Семененко А. И. Пpедпpинимательская логистика. СПб.: Политехника, 2004. 342с.

29. Уткин Э. А., Арбиев Е. Г. Практический маркетинг. М.: ТЕИС, 2002. 318с.

30. Фактические данные и материал предприятия ООО «Словечно».

31. Чеботарев А. А. Логистика. Логистические технологии. М.:ИТК «Дашков и К», 2002.

32. Шишко В. А. Как организовать евро-склад: Сборник тезисов выступлений II Международного логистического форума. М.: Координационный совет по логистике, 2000. 482 с.

33. Якунин А. Эффект от внедрения контроля за оборачиваемостью запасов, или клад на складе // Финансовый директор. № 1. 2008. С.38-42.

Размещено на Allbest.ru