3.3 Распределение функций, прав, обязанностей и ответственности между руководителями и специалистами планово-экономического отдела и бухгалтерии

Функции, права, обязанности, регламентация ответственности любого структурного подразделения предприятия предусматриваются соответствующим положением о структурном подразделении. Сущность выполняемых работниками этих подразделений функций находит отражение с соответствующих должностных инструкциях.

В частности, Положением о планово-экономическом отделе ЗАО "Томь" предусмотрено следующее:

1. Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.

2. К задачам, решаемым данным отделом относятся:

руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности;

организация комплексного экономического анализа деятельности предприятия и участие в разработке мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства;

разработка проектов оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию.

3. Структуру и штаты отдела утверждает генеральный директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работ и особенностей производства.

4. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется начальником отдела в соответствии с должностными инструкциями.

5. Функции отдела:

в области планирования:

организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов предприятий в соответствии с контрольными цифрами, государственными заказами, долговременными экономическими нормативами и лимитами, а также прямыми заказами потребителей и органов материально-технического снабжения на продукцию (работы, услуги): подготовка предложений для утверждения руководством предприятия о порядке, сроках и участниках (отделах, службах, цехах) разработки проектов планов; распределение производственной программы между службами предприятия; рассмотрение обоснований и расчетов проектов планов подразделений предприятия; обеспечение согласованности и взаимной увязки планов цехов и служб предприятия; составление проектов планов предприятия в целом;

планирование производственно-хозяйственной деятельности служб на основе утвержденного плана предприятия: доведение годовых и квартальных заданий цехам и службам по установленному перечню показателей; участие в разработке годовых, квартальных и месячных производственных программ вспомогательными и непроизводственными подразделениями; рассмотрение цеховых планов, их проверка, внесение необходимых корректив;

внесение соответствующих корректировок в планы предприятия и отдельных подразделений в случае изменения производственно-хозяйственной ситуации;

в области организации планово-экономической работы:

подготовка необходимых материалов для рассмотрения проектов планов, итогов работы предприятия и структурных подразделений на постоянно действующем производственном совещании;

организация работы по нормированию и ценообразованию на предприятии: систематизация нормативных затрат на изготовление продукции; составление нормативных калькуляций, контроль за внесением в них всех текущих изменений; участие в разработке прогрессивных плановых технико-экономических норм и нормативов и доведение их до отделов и служб предприятия; разработка совместно с другими службами предприятия в соответствии с действующим законодательством проектов оптовых и розничных цен и тарифов и представление их на утверждение; разработка и представление на утверждение внутризаводских цен; подготовка заключений по проектам оптовых цен на поставляемую предприятию продукцию; разработка ценников, применяемых при планировании и учете; осуществление анализа цен, выявление убыточных и высокорентабельных изделий, разработка мероприятий по ликвидации убыточности, в случае необходимости внесение предложений о пересмотре цен, подготовка и представление для утверждения новых цен всех необходимых материалов;

организация разработки мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей основных и оборотных фондов, материальных и трудовых ресурсов, по использованию всех резервов производства;

в области анализа и оперативно-статистического учета:

контроль за выполнением годовых, квартальных, месячных, декадных и суточных планов и заданий;

организация и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

составление совместно с бухгалтерией пояснительной записки к годовому отчету, участие в балансовой комиссии по итогам деятельности предприятия;

представление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

6. Взаимоотношения (служебные связи). Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных положением, планово-экономический отдел взаимодействует:

1) с бухгалтерией по вопросам:

получения данных по себестоимости производства овощей по элементам сметы и калькуляционным статьям; затрат по структурным подразделениям, по которым доводится план за отчетный период; фактических затрат на капитальные и текущие ремонты оборудования, зданий и сооружений; сведений о стоимости основных фондов; данных о начислении амортизационных отчислений по основным фондам; баланса и оперативные сводные отчеты о доходах и расходах; других фактических данных, вытекающих из учета, необходимых для анализа, планирования и прогнозирования; фактических затраты по статье "услуги банка"; данных по дебиторской и кредиторской задолженности; сведений для заполнения бюджетных форм;

предоставления в установленном порядке годовой плановой калькуляции себестоимости производства овощей с последующей корректировкой, сводного плана продаж продукции основного производства, сводного плана продаж продукции (товаров, услуг) неосновного производства; плана прочих и чрезвычайных доходов и расходов; годовых смет общехозяйственных расходов, цеховых расходов, расходов на содержание оборудования цехов, непромышленных хозяйств с последующей квартальной корректировкой.

2) с электротехнической службой по поводу:

получения исходных данных и предложений к прогнозам планов; исходных данных для составления отчетов о выполнении планов; исходных данные для отчетов об использовании электроэнергии; других сведений, необходимых для планирования и анализа расхода электроэнергии;

предоставления планов, утвержденные в установленном порядке;

3) с остальными производственными подразделениями по вопросам:

получения отчетов о выполнении плана по производству продукции; сведений о расходах сырья и материалов на единицу продукции; отчетов об устранении потерь и сокращении непроизводственных расходов; данных о затратах трудовых ресурсов, использовании рабочего времени;

предоставления планов производства продукции на месяц, квартал, год; результатов анализа деятельности производственных подразделений за предыдущие плановые периоды с рекомендациями по выявлению возможностей более полной и равномерной загрузки производственных мощностей, оборудования и производственных площадей.

4) с отделом организации и оплаты труда по вопросам:

получения расчетов затрат труда на единицу продукции; планов по труду структурных подразделений предприятия и систему трудовых показателей; предложений по формированию заработной платы; перечня мероприятий по повышению производительности труда и качества выполнения работ, улучшению использования рабочего времени; отчетов о формировании фондов оплаты труда структурных подразделений;

предоставления планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг); рекомендаций и указаний по снижению трудоемкости продукции (работ, услуг);

5) с юридическим отделом по вопросам:

получения разъяснения действующего законодательства и порядка его применения; изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства;

предоставления необходимой информации по запросу юридического отдела.

Разногласия, возникшие во взаимоотношениях между отделом и другими подразделениями станции, разрешаются руководством предприятия.

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник планово-экономического отдела.

На начальника экономического отдела возлагается персональная ответственность за:

организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на экономический отдел;

организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации работниками отдела строго в служебных целях;

своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства организации;

создание условий для производственной деятельности работников отдела;

соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности.

Ответственность работников планово-экономического отдела устанавливается должностными инструкциями.

Начальник планово-экономического отдела обязан:

выполнять требования "Положения об обязанностях и ответственности должностных лиц по охране труда, охране окружающей среды и пожарной безопасности";

организовать четкое, эффективное и качественное выполнение возложенных на планово-экономический отдел задач и функций всеми работниками;

организовать и участвовать лично в разработке и поддержании в рабочем состоянии нормативной документации планово-экономического отдела;

активно участвовать в разработке другими подразделениями НД;

соблюдать лично и обеспечивать соблюдение всеми работниками требований системы менеджмента качества;

проводить собственные проверки качества деятельности подразделений отдела с целью своевременного проведения предупредительных и корректирующих действий и не допускать повторного возникновения однажды выявленных несоответствий;

соблюдать и обеспечивать соблюдение всеми работниками действующего законодательства;

способствовать формированию благоприятного морально-психологического климата в коллективе;

обеспечивать сохранность находящегося в пользовании планово-экономического отдела имущества;

организовать внедрение и постоянное совершенствование системы качества в соответствии с "Руководством по качеству" ЗАО "Томь";

участвовать в оперативных совещаниях, проводимых руководителем предприятия;

планировать деятельность подразделения в соответствии с политикой по качеству и экономической политикой предприятия;

разрабатывать целевые показатели на год в своем подразделении и вести контроль их выполнения;

соблюдать сроки предоставления "Отчетов о достижении целей в области качества";

постоянно совершенствовать свой квалификационный уровень.

Начальник планово-экономического отдела обязан:

требовать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач;

давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящих в компетенцию отдела;

проверять правильность и обоснованность смет, расчетов, иной учетной и отчетной документации, составленной структурными подразделениями предприятия;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением по согласованию с их руководителем;

визировать все документы, связанные с производственно-экономической деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки и другие);

согласовывать проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы предприятия;

участвовать в проверках подразделений служб по направлениям;

участвовать при проведении аудиторских проверок планово-экономического отдела.

Далее остановимся на основных положениях, касающихся организации работы бухгалтерии как подразделения в составе планово-экономической службы предприятия:

1. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом генерального директора.

2. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) руководство бухгалтерией осуществляет заместитель главного бухгалтера.

3. Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает генеральный директор предприятия по представлению главного бухгалтера. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии производится главным бухгалтером.

4. Задачи бухгалтерии:

организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности;

контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

5. Функции бухгалтерии:

формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы;

разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

обеспечение порядка проведения инвентаризаций;

контроль за проведением хозяйственных операций;

обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

организация бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;

формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах;

разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

своевременное и правильное оформление документов;

составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг);

обеспечение расчетов по заработной плате;

правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений;

погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, кредитам;

отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;

участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат;

принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;

участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, передача в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;

принятие мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия;

взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами;

обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники;

составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

6. Бухгалтерия имеет право:

требовать от всех подразделений предприятия соблюдения порядка оформления операций и представления в установленные сроки необходимых документов и сведений;

требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и отдельных специалистов принятия мер, направленных на повышение эффективности использования средств предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия, обеспечение правильной организации бухгалтерского учета и контроль;

проверять в структурных подразделениях предприятия соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок;

не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела;

вести переписку по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии и не требующим согласования с руководителем предприятия;

представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии, во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными учреждениями, иными государственными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

давать указания структурным подразделениям предприятия, по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии и вытекающим из выполняемых функций;

требовать и получать материалы, информацию, необходимые для деятельности бухгалтерии, от структурных подразделений предприятия.

7. Главный бухгалтер имеет право:

в случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписок, использования средств не по назначению и других нарушений и злоупотреблений) докладывать о них генеральному директору предприятия для принятия мер;

вносить предложения руководству предприятия о перемещении работников бухгалтерии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

давать согласие или отказывать в нем по вопросам назначения, увольнения и перемещения работников бухгалтерии;

8. Ответственность. Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение функций бухгалтерии несет главный бухгалтер. На главного бухгалтера возлагается персональная ответственность в случае:

неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетам с дебиторами и кредиторами;

нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

несвоевременного проведения в структурных подразделениях предприятия проверок и документальных ревизий;

составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.