Краткий курс кадрового делопроизводства

Разделение отпуска на части и отзыв из отпуска:

Статья 125 - Разделение ежегодного отпуска на части. Отзыв из отпуска. (далее написано в ТК).

Статья 126 - Допускается замена отпуска денежной компенсацией (далее написано в ТК).

Статья 127 - Реализация права на отпуск при увольнении работника (далее написано в ТК).

Статья 128 - Отпуск без сохранения заработной платы (далее написано в ТК).

График отпусков - составляется за 2 недели до нового года Статья 123.

После утверждения графика отпусков, он размножается, 1 экземпляр остается в отделе кадров, 1 экземпляр отдается в бухгалтерию, а выписки из графиков отпусков передаются по отделам. Передается в отделы по 2 экземпляра (1 экземпляр - начальнику отдела, 2 экземпляр для ознакомления под роспись всем работникам, с проставлением даты, что работник ознакомлен).

Извещение работника о начале отпуска (в личном деле)

Наименование организации Работнику

_________________________ ФИО, должность______________

Извещение №__от числа___

Ставим вас в известность, что согласно графику отпусков на 2008 год, дата начала вашего ежегодного, оплачиваемого отпуска «__»_________2008 год.

Директор (фамилия) О начале отпуска извещен

Подпись ___________ Подпись________________

«__»_________2008 год Расшифровка___________

«__»_________2008 год.

Статья 124 - продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска (далее написано в ТК).

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно графику отпусков заявление не подается, т.к. приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6, составляется на основании графика.

Работник, принятый на работу после составления графика отпусков подают заявление о предоставлении отпуска, после 6 месяцев работы. В зависимости от особенностей деятельности организации отпуска могут предоставляться, как последовательно одному работнику за другим, так и одновременно всем или некоторым группам.

Оформление о переносе отпуска:

· Работник подает заявление, а если перенос отпуска происходит по инициативе работодателя, то пишется докладная записка руководителем структурного подразделения - статья 124.

· При переносе отпуска по инициативе работодателя - статья 124 на докладной записке должно быть согласие работника о переносе отпуска.

Образец заявления работника о переносе отпуска:

Начальнику отдела кадров ФИО Директору ООО «___________»

перенести отпуск работника ФИО ФИО________________

на «__»_________2008 год Курьера ФИО______________

Подпись «__»_________2008 год

(резолюция пишется от руки и наискосок)

Заявление

Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, запланированный мне графиком отпусков с «__»_________2008 год по «__»_________2008 год в связи с состоянием здоровья (медицинская справка прилагается).

«__»_________2008 год.

Подпись_____________

Отпуск оформляется по форме Т-6.

Если кроме ежегодного отпуска оформляют другой отпуск (учебный и др.), если они идут один за другим, то в форме будет заполняться раздел АБ.

Документирование учета рабочего времени статья 91.

Учет рабочего времени оформляется табелем учета рабочего времени форма Т-13, и расчета оплаты труда форма Т-12. Табель составляется в 1 экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах не явок на работу, о работе в режиме не полного времени или в пределах нормальной работы и рабочего времени (сверхурочно), сокращенного рабочего времени производится на основании документов хорошо оформленных (листок нетрудоспособности, справки о выполнение государственных или общественных обязанностей, заявления о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу).

Виды рабочего времени:

· Нормальное рабочее время, не более 40 часов в неделю статья 91.

· Сокращенное рабочее время, без уменьшения зарплаты статья 92.

· Не полное рабочее время статья 93.

Нормативный акт к статье 117:

Постановление гос. ком. труда СССР и президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №228/П-22 «Об утверждении списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день», с изменениями от 29.05.1991 года.

Нормативный акт к статье 118:

Категории:

1)Медицинские, ветеринарные и иные работники, непосредственно участвующие в оказании противотуберкулезной помощи, а так же работники организаций по производству и хранению продуктов животноводства, обслуживающих больных туберкулезом животных. ФЗ от 18.06.2001 года о предупреждении распространения туберкулеза в РФ.

2) Врачи общей практики (семейные врачи и медсестры, работающие вместе с ними, дополнительный трехдневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет, в соответствии с постановлением правительства от 30.12.1998 года №1588).

Статья 93- Не полное рабочее время может устанавливаться по соглашению сторон, как при приеме на работу, так и по заявлению работника. Согласие работодателя будет выражено в резолюции (согласие на установление неполного рабочего времени) на заявлении.

Работодатель обязан установить режим не полного рабочего времени по заявлению работника, если:

· Беременные женщины

· Лицам ухаживающим за больным членом семьи (при мед. справке)

· 1 из родителей ребенка до 14 лет или ребенка инвалида до 18 лет.

Сверхурочная работа статья 99 - это работа, проводимая работником по инициативе работодателя (приказ, распоряжение) (написано в ТК).

Оплата сверхурочной работы статья 152 (написано в ТК).

Перечень лиц, не допускаемых к сверхурочной работе статья 99.

Оформление привлечения к сверхурочной работе - работодатель обязан вести журнал сверхурочных работ.

Форма журнала учета сверхурочных работ

Наименование структурного подразделения (цеха)	ФИО работника	Наименование должности (профессии)	Дата проведения сверхурочных работ	Количество отработанных сверхурочных работ	Подпись работника

Подпись работника работающего сверхурочно является основанием для составления графика дополнительных дней отдыха, или оплаты в повышенном размере, с согласия работника.

Статья 95 - Работа на кануне праздничных дней. Для этого в структурных подразделениях ведется журнал учета часов переработки, на основании которого составляется график предоставления дополнительных дней отпуска.

Формула журнала учета часов переработки

Наименование структурного подразделения (цеха)	ФИО работника	Наименование должности	Количество часов переработки, дата переработки	Количество дополнительных дней отпуска за переработку	Дата предоставления дополнительных дней отпуска	Подпись работника	Примечание

Статья 96 - Работа в ночное время.

Для отдельных категорий работников установлены особенности при привлечении к работе в ночное время:

Женщины с детьми до трех лет, имеющих детей инвалидов, а так же осуществляющих уход за больными членами семьи, матери или отцы, воспитывающие детей без супруга, детей в возрасте до 5 лет, могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия. При этом указанные работники должны в письменной форме ознакомиться со своим правом отказаться работать в ночное время.

Образец уведомления:

Уведомление Работнику

№_________ Должность

ФИО

Сообщаем, что вы имеете право отказаться от работы в ночное время.

Основание: статья 96 трудового кодекса.

Директор Подпись Расшифровка

С уведомлением ознакомлен.

Подпись Расшифровка

Дата________

На привлечением с «__»_______2008 года, к работе в ночное время согласен (не согласен).

Подпись Расшифровка

Дата________

Статья 100 - режим рабочего времени.

Статья 101 - Ненормированный рабочий день. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего распорядка. Обычно этот перечень прилагается к коллективному договору, соглашениям или правилам внутреннего трудового распорядка.

Ненормированный рабочий день может применяться для лиц административного, управленческого, технического и хозяйственного персонала.

На привлечение работников к работе сверх рабочего времени работодатель не должен получать согласия самого работника. Это право уже предусмотрено в ТД.

Работник в этом случае не в праве отказаться от таких работ.

Данным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск статья 119.

В случае, когда такой отпуск не предоставляется, переработка компенсируется с письменного согласия работника, как сверхурочная.

Статья 103 - сменная работа.

Постановлением СОВ Мина СССР и ВЦСПС от 12.02.87 года «О переходе объединений, предприятий на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства».

Обязателен график сменности, который может быть, как самостоятельным локальным актом, так и прилагаться к коллективному договору.

Графики сменности должны отражать требования статьи 110 «О предоставлении работникам еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов».

Выделяется дневная, вечерняя и ночная смены. Графики смены за 2 месяца должны быть сообщены работнику.

Основные отличия ТД от гражданско-правового договора (ГПД):

Стороны ТД - это работодатель и работник.

Стороны ГПД или подряда, оказания услуг - исполнитель и заказчик или подрядчик и заказчик.

По ГПД - заказчик получает от исполнителя конкретный результат работы с актом приема и передачи услуг.

В отличие от исполнителя и заказчиков, работник и работодатель связаны множеством прав и обязанностей.

Работодатель обязан организовать труд работника, согласовать его действие с другими работниками и согласовать безопасные условия труда.

Работник должен соблюдать трудовую дисциплину и должен выполнять определенную трудовую функцию. Исполнитель по ГПД организует работу по своему усмотрению и несет ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей по договору и возмещает заказчику убытки.

Оплата по ГПД производится за конкретный результат, в размере и в срок указанный в договоре и согласно акту выполненных услуг, а по ТД зарплата выплачивается ежемесячно.

Заполнение трудовых книжек

При изменении конкретной записи о приеме на работу, в разделе: «Сведения о работе», после последней записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за №_____ не действительна». После этого производиться правильная запись: «Принят по профессии______, должности________». В графе 4 повторяется дата и №приказа, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, в случае незаконности увольнения или перевода, и восстановление на прежней работе или изменение формулировки причин увольнения.

Пример: «Запись за №____ не действительна, восстановлен на прежней работе».

При изменении причин формулировки делается следующая запись: «Запись за №____ не действительна, уволен (указывается новая формулировка).

Заполнение сведений об увольнении, прекращении ТД.

Запись об увольнении производится в следующем порядке:

1) Графа 1 - порядковый номер записи;

2) Графа 2 - дата увольнения;

3) Графа 3 - запись о причине увольнения;

4) Графа 4 - наименование документа на основании, которого вносится запись;

5) Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено ФЗ, ТД, или соглашением сторон.

Пример: Сокращение штата работников.

№	Дата увольнения	Сведения о приеме и увольнении работника	Наименование документа на основании которого сделана запись
3	10.10.2003	Уволен по сокращению штата организации пункт 2 статьи 81 трудового кодекса Российской Федерации.	Приказ №_____ от «__»____2008 года

При прекращении ТД на основании статьи 77 ТК, кроме оснований предусмотренных пунктами 4, 10 статьи 77 (расторжение ТД по инициативе работодателя и по независящим от воли сторон обстоятельствам).

Пример: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77.»

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации».

Если расторгается ТД по инициативе работодателя, то запись вносится со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81.

Пример: «Уволен в связи с ликвидацией организации пункт 1 статья 81».

Прекращение ТД по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается запись со ссылкой на соответствующие пункты статьи 83.

Пример: «Уволен в связи с не избранием на должность, пункт 3 статья 83 ТК РФ».

«Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности, государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 ФЗ от 31.07. 1995 года, №119 ФЗ «Об основах государственной службы РФ».

Особенности заполнения трудовой книжки, в связи с увольнением или приемом на работу, в связи с переводом работника на другую постоянную работу, или его переходом на выборную должность.

В случае перевода мы указываем в графе 3 (сведения о работе) в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника, или с его согласия. При приеме на новое место работы делается запись (обычная при приеме), с указанием при этом, что работник принят в порядке перевода. При увольнении в связи с переходом работника на выборную должность, делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность), в (название организации), пункт 5 статьи 77 ТК РФ».

На новом месте работы делается запись: Полное наименование выборного органа, на какую должность выбран, в графе 4 - указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Как исправлять неправильную запись о наименовании организации:

Не закреплен особый порядок, поэтому в общем порядке: «Запись не действительна», после этого производиться правильная запись.

Характеристика документов обязательных в кадровой службе:

I.

1) Правила внутреннего трудового распорядка;

2) Положение о персональных данных;

3) Инструкции по охране труда;

4) Трудовые договоры.

Все эти документы не могут содержать условия, которые ухудшают положение работника по сравнению с ТК или другими нормативно-правовыми актами.

II.

1) Штатное расписание;

2) График отпусков;

3) Приказы по основной деятельности;

4) Приказы по личному составу (прием, переводы, отпуск, расторжение трудовых отношений, направление в командировки, поощрения работника и др.);

5) Личная карточка Т-2;

6) Табель учета рабочего времени.

Наличие этих документов обязательно, учет труда и зарплаты основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам, кроме приказов по основной деятельности.

III.

1) Трудовая книжка;

2) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

3) Журнал учета прохождения учета по охране труда.

Ведутся обязательно по установленным образцам.

Документы, которые могут стать обязательными:

· Должностные инструкции (если должностные инструкции не включены в содержание ТД, либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте ТД, тогда должностные инструкции обязательны).

· Положение об оплате труда и материальном стимулировании в ТД не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в коллективный договор, или в правила внутреннего трудового распорядка).

· Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, обязательно, если в организации есть такой пункт в ТД.

· График сменности - обязательно, если в организации обязательна сменная работа.

· Положение об охране коммерческой тайны, если в ТД закреплено положение о коммерческой тайне.

· Коллективный договор обязателен, если достигнута договоренность между работником и работодателем, и есть представительный орган работника.

· Договор коллективной материальной ответственности, заключается в обязательном порядке, если в организации ведутся работы в соответствии с перечнем работ, при выполнении которых, может вводиться полная коллективная материальная ответственность. (Постановление правительства о перечне работ) - Глава 39 ТК.

· Договор о полной и индивидуальной материальной ответственности. (Обязателен, в случае, когда, в организации работают сотрудники - материально-ответственные лица). (Постановление правительства о перечне должностей, при котором вводится индивидуальная ответственность) - Глава 39 ТК.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 года, №65-СТ.

Информация входит в компетенцию юристов секретарей, кадровиков, работающих с распорядительными документами.

Приказ - это правовой акт, издаваемый в организации, действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач стоящих перед данной организацией.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) Прием на работу;

2) Перевод на др. работу;

3) Предоставление отпуска;

4) Увольнение;

5) Присвоение разрядов классности;

6) Установление размеров оплаты труда;

7) Изменение условий труда;

8) Командирование сотрудников;

9) Наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными:

Простой - если он касается 1 лица, в заголовках к тексту таких приказов говорится («О поощрении», «О наложении дисциплинарного взыскания», «О присвоении разряда»).

В сложных - при решении 1 кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса («Об изменении оклада»). Констатирующая часть (преамбула) может начинаться словами: «В целях», «В соответствии», «В связи», «На основании», «В исполнении».

Пример:

В связи с изменением выполняемых работ…

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Распорядительная часть начинается словами: «приказываю», его печатают прописными буквами, с новой строки, без абзаца, в конце ставят двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым может быть должностное лицо, структурное подразделение.

Глагол, который используется для формулировки предписуемого действия, должен иметь неопределенную форму: «Составить», «обеспечить», «изменить».

Первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, ФИО исполнителя, затем формируют предписуемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Срок дается в каждом пункте приказа, либо отдельной строкой.

Дата приказа - это дата его подписания, или дата утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в определенной последовательности (день, месяц, год: 03.03.2008 или 03 марта 2008 или 2008.01.31).

Срок исполнения выделяется в обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий указанных в приказе. В этом случае выделяется отдельный пункт о сроках, он нумеруется. При этом обязательно указывать структурное подразделение, или должностное лицо контролирующего исполнение приказа. Контроль за исполнением приказа директор может оставить за собой. Это пишется или не пишется в тексте приказа. Приказ подписывается руководителем организации, или должностным лицом, исполняющим должностные обязанности, в его отсутствие (это указано в отдельном приказе). Запрещается ставить предлог «за», или косую черту перед должностью «/», ручкой дописывать нельзя.

Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов. Подпись нельзя отрывать от текста, если она не вмещается, то несколько строк переносят на следующий лист вместе с ней.

Реквизиты подписи:

· Личная подпись;

· Расшифровка подписи;

· Должность.

При подписи несколькими должностными лицами их подписи располагают в порядке субординации, но при этом подписание документа должно идти снизу вверх.

При заверении копии приказа к подлиннику: ниже реквизитов подписи проставляют надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись его и число, расшифровка подписи.

Подпись кадрового работника заверяется печатью кадрового отдела. Подпись руководителя заверяется печатью предприятия.

Использование факсимильной подписи можно использовать при соглашении сторон (кроме финансовых документов).

Издание приказов по основной деятельности:

Издаются во исполнение нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти и управления.

Во исполнение распоряжения главы администрации, а так же в целях осуществления, собственной распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.

Проекты приказов готовят соответствующие подразделения или должностное лицо, по поручению руководителя организации.

Подготовке проекта приказа предшествует проработка нормативных актов касающихся излагаемых проектов приказов.

За качество проекта приказа отвечает исполнитель проекта, который проект приказа согласовывает с исполнителем работ, и с заинтересованными лицами.

Возражения по проекту приказа при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он редактируется, перепечатывается и повторно согласовывается и после этого проект перепечатывается, пересогласовывается и отдается на подпись.

Приказы печатают на бланке организации (кроме, по личному составу), и нумеруются по порядку в пределах календарного года.

По личному составу к №Приказа добавляют букву «К» или «ЛС».

Пример: №1-К, №1-ЛС.

Приказы печатают на бланке, шрифтом 13,и имеет реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата, №;

· заголовок к приказу (должен кратко и точно отражать содержание приказа - с большой буквы, точка не ставится).

Если заголовок состоит из двух и более строк, то его печатают полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал.

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя строками, печатается шрифтом размером 13, через полуторный межстрочный интервал.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.

Если приказ изменяется, дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа), с указанием его номера, даты, заголовка.

Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу».

Нормативные требования к оформлению акта в организации:

Акт - документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные факты, события, действия.

Чаще всего акт составляется комиссией, как постоянно действующими, так и назначенными.

Акт составляется в случаях:

1) по результатам проверок и обследований;

2) по вопросам аварий;

3) по результатам инвентаризации;

4) расследование несчастных случаев;

5) по результатам проверок наличия и состояния дел и документов;

6) по результатам проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

7) состояние техники безопасности и труда;

8) по фактам нарушения трудовой дисциплины;

9) уничтожение штампов, печатей, утраты документов и др.

Акты содержат реквизиты:

1) Наименование организации;

2) Название документа (акт);

3) Дата составления и дата события;

4) Номер документа;

5) Место составления;

6) Гриф утверждения;

7) Резолюция;

8) Заголовок;

9) Текст;

10) Подписи.

Заголовок пишется перед текстом, и начинается «Об» или «О». Текст состоит из двух и более частей:

1) введение;

2) констатирующая часть;

3) выводы и предложения.

Введение - имеет ссылку на распорядительный или организационный документ, послуживший основанием проведения проверки, обследования, списания, приемки и других действий. Во введении указывается должностное лицо, принимавшее участие в составлении акта, в некоторых случаях указывается состав комиссии (председатель и члены комиссии).

Если состав комиссии из разных организаций, то указывается полное наименование должности, название организации и фамилии в алфавитном порядке.

В констатирующей части - содержатся сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных факторах, и результатах проведенной работы.

В ходе проверки, делая выводы члены комиссии должны сделать ссылку на нормативные акты по существу вопроса.

Пример: Нарушение статьи №__ отсутствует.

Выводы и предложения - могут писаться по пунктам.

Завершающая часть - содержит сведения о количестве созданных экземпляров.

Пример: Акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр направлен…, второй экземпляр в личное дело…

Текст завершается подписью председателя и всех составителей. Должность и ФИО не указываются, если это не предусмотрено в нормативно-правовом акте. Если кто-то из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о не согласии. Его мнение излагается на отдельном листе и прилагается к акту (Приложение к акту).

Функции кадровых служб:

Перечень функций в соответствии с ТК и обязанностями работодателя статья 62.

1) Выдача документов, связанных с работой

2) При заключении договора с лицами, поступившими на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, если работник проработал более 5 дней. Срок для заведения трудовой книжки - статьи 66.

3) Составление и ведение графика отпусков, в котором устанавливается очередность его предоставления, а так же предупреждается работник о времени начала отпуска за 2 недели - статья 123-124.

4) Ознакомление работника с действующими локальными нормативными актами.

Документирование деятельности кадровой службы:

Обязательные документы кадровой службы - должны руководствоваться наименованием должностей и специальностей, включенных в штатное расписание.

Работник заключает ТД, должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка - статья 56, 189, 190.

Работник под расписку должен быть ознакомлен с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а так же об их правах и обязанностях - пункт 8 статьи 86.

При сменной работе обязательным документом являются графики сменности - статья 103.

ТК предусматривает закрепление в локально-нормативных актах порядок решения вопросов:

1) Об установлении системы зарплаты тарифных ставок, окладов, различных видов выплат - раздел 6 ТК.

2) О введении, замене и пересмотре норм труда - статья 162.

3) Об установлении системы премирования и стимулирования - статья 144.

Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимается с учетом представительного органа работника - статья 162, 103, 123, 135, 144, 162, 190.

Штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции принимается работодателем единолично.

Другие локально-нормативные акты могут приниматься работодателем единолично, так и с учетом мнения представительного органа.

Нормативные требования к составлению и оформлению протокола:

Протокол - это организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом, или группой лиц, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Значение протокола в том, что в нем отражается не только принятие решения, а так же исполнители и сроки исполнения задания.

Значительная часть протоколов является документом постоянного характера, с долговременным сроком хранения (протокол общего собрания учредителей, протокол счетной комиссии, и др.).

В зависимости от видов совещания и вида применения, они могут быть развернутыми и краткими.

По способам и полноте записи могут быть стенографическими и конспективными.

Конспективные или краткие протоколы ведутся на оперативных совещаниях, в ходе которых в тексте протокола формируется основной вопрос повестки дня и поручений, с указанием фамилии, должностного лица и сроков его исполнения. При составлении протокола необходимо подтвердить его юридическую полноценность. Это обеспечивается полнотой оформления всех реквизитов.

Завершающим этапом является редактирование его текста, согласование с председателем и участниками.

Реквизиты протокола:

· Наименование организации;

· Название документа (протокол);

· Дата составления и дата события;

· Номер документа;

· Место составления;

· Вид заседания (заседание по трудовым спорам, и др.);

· Подписи.

Текст протокола состоит из двух частей:

1) Вводная - указывается, кто присутствовал;

2) Основная.

Протокол не будет считаться действительным, если на заседании не будет нужного количества участников.

Пример: Присутствовало 47 человек, (сведения об участниках заседания, если их количество значительное, в протоколе не перечисляется, а оформляется отдельным документом).

Если в состав приглашенных входят представители других организаций, то перечисляется их должность, наименование организации, ФИО представителя.

В соответствии с повесткой дня отражается ход заседания, который может состоять из трех частей: 1) Слушали, 2) Выступали, 3) Постановили.

1) Слушали - кого слушали, ФИО, краткое содержание выступления;

2) Выступали - ФИО, краткое содержание выступления.

Если в ходе заседания задаются вопросы, то они будут оформляться: Кто задал вопрос, содержание вопроса, ответ, кто отвечает.

После слов «постановили» - записывается решение, оно может иметь инструктивный или распорядительный характер и может начинаться со слов: «Получить», «Представить», «Завершить».

Если протокол содержит поручения, то указывают сроки и исполнителей. Эта часть протокола может содержать оценки: «Одобрить», «Огласить», «Утвердить», «Признать работу удовлетворительной».

Так же в этой части указывается результат голосования: «Единогласно», «За» - 15, «Против» - 1, «Воздержались» - 3.

Сверенные и отредактированные протоколы подписываются председателем и секретарем (с расшифровкой подписи).

Некоторые протоколы утверждаются руководителем ведомства, тогда гриф утверждения находится в правом верхнем углу.

Подготовка и оформление правил и инструкций:

Это самостоятельные документы, которые подписываются или утверждаются руководителем. Утверждения оформляются в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа.

Положение принимается в том случаи, если в нем устанавливается системно-связанный между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа организации или самой организации.

Положение о структурных подразделениях, положения кадровой службы, положение комиссии о трудовых спорах, положение об оплате труда, положение о премировании.

В правилах устанавливаются нормы и требования обязательные для выполнения.

Пример:

Правила внутреннего трудового распорядка, правила внутриобъектного режима.

В инструкциях излагается порядок осуществления деятельности, или принимаемые положения о законодательных и нормативных актах.

Пример:

Инструкции по делопроизводству, инструкции о служебных командировках, инструкции по охране труда, инструкция по технике безопасности.

Порядок подготовки правил и инструкций, соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта, правил и инструкций печатается на фирменном бланке организации.

В тексте используют слова: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Не допускается», «Запрещается».

Общие положения содержат основания разработки проекта, основное назначение акта, сфера назначения и ответственность.

Основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь название, нумеруется римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими.

Статья 189 ТК.

Правилами внутреннего трудового распорядка так же могут устанавливаться:1) Перечень работников с ненормированным рабочим днем статья 101 ТК.

2)Порядок ведения суммированного учета рабочего времени - статья 104 ТК.

3) Перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а так же места для приема пищи и отдыха - статья 108 ТК

4) Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска для работников с ненормированным рабочим днем - статья 119 ТК

5) День выплаты заработной платы - статья 136 ТК.

В правилах внутреннего трудового распорядка лучше всего указать, как они будут дополняться и изменятся, тогда они оформляются в виде приложения о внесении изменения внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются с учетом мнения представительного органа, и, как правило, является приложением к коллективному договору - статья 190 ТК.

Соблюдение правил обязательно для работников, поскольку, на основание статьи 56 ТК, работник заключая ТД обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка - статья 189 ТК.

Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать:

· Общие положения;

· Порядок приема, перевода и увольнения работников;

· Основные права, обязанности и ответственность работодателя;

· Основные права и обязанности, ответственность работника;

· Рабочее время и время отдыха;

· Поощрение за успехи в работе;

· Меры взыскания и порядок их применения.

Статья 189 «Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка»:

Проект правил работодатель разрабатывает сам, после того как проект разработан, его надо утвердить, при этом учитывается мнение профсоюза - статья 372.

Работодатель направляет проект правил в профсоюзный орган, а профсоюзный орган в течение 5 дней, с момента получения проекта правил, направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Профсоюз может: полностью согласиться с проектом, может выдвинуть предложения по совершенствованию правил.

В случае отсутствия согласия профсоюзного органа работодатель может учесть выдвинутые предложения, либо в течении трех дней после получения мотивированного мнения обязан провести консультации с профсоюзным органом.

В том случае если согласие не достигнуто, то оформляется протокол разногласий, после этого, работодатель вправе принять правила, но они могут быть обжалованы в суде.

Права и обязанности работника: статья 21.

В ТД могут быть указываться и иные права и обязанности работника, если это не ухудшает его положения по сравнению с законодательством.

Перечень обязанностей, который выполняет каждый работник по своей должности, специальности, профессии, определяется должностными инструкциями или ТД.

В качестве дополнительной обязанности работника можно предусмотреть обязанность соблюдать коммерческую тайну.

Права и обязанности работодателя: статья 22.

Правила внутреннего трудового договора могут содержать и др. условия.

Рабочее время и время отдыха:

В данном разделе правил указывается время начала и время окончания работы и перерывов - статья 106 - 126.

В этом разделе указывается категория работников с ненормированным рабочим днем, а так же категория работников со сменным режимом рабочего времени.

В этом же разделе мы указываем порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Так же указываем перечень категорий работников, которым предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, а так же продолжительность его.

Поощрение за успехи в работе:

Статья 191 - объявление благодарности и др. В правилах внутреннего трудового распорядка могут быть и другие поощрения.

Трудовая дисциплина: статья 192

Кроме мер дисциплинарного взыскания из статьи 192, работнику, нарушившему трудовую дисциплину, может полностью или частично не выплачивать премию за выполнение производственных показателей, или она может быть уменьшена. Тогда в этом разделе указывают, на сколько уменьшается премия при вынесении замечания, выговора.

Штатное расписание:

Является первичным учетным документом по учету кадров. Штатное расписание является обязательным документом. В случае его отсутствия может быть применена статья 5.27 КОАП РФ - штраф от 5 до 50 минимальных оплат труда (100 руб.).

Документ применяется для оформления структуры, численности в организации.

В данном документе нужно, чтобы должности, профессии и специальности соответствовали наименованиям и требованиям, указанным в квалификационном справочнике:

1) Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий - 6 приказов, которыми утверждены эти работы и профессии по разделам:

I. Раздел - приказ Минздрава соцразвития РФ от 06.04.2007 года, №243 (раздел: строительство и монтаж).

II. Раздел - приказ Минздрава соцразвития РФ от 23.06.2006 года, №492 (раздел: общие профессии цветной металлургии).

III. Раздел - приказ Минздрава соцразвития РФ от 28.03.2006 года, №208 (раздел: общие профессии химических производств).

IV. Раздел - постановление Минтруда РФ от 05.03.2004 года, №33 (раздел: производство мясных продуктов).

V. Раздел - постановление Минтруда РФ от 05.03.2004 года, №32 (раздел: общих профессий производств пищевой продукции).

VI. Раздел - постановление Минтруда РФ от 17.05.2001 года, №41 (раздел: производство строительных материалов).

2) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих. Утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.98 года, №37 (редакция от 17.09.2007 года).

3) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, подтвержден постановлением Госстандарта РФ от 26.12.94 года, №367.

Штатное расписание утверждается приказом по организации (унифицированная форма).

Внести изменения можно в штатное расписание:

1 - Путем издания нового штатного расписания, которое утверждается приказом.

2 - Когда мы не составляем новое расписание, а только пишем на его изменение.

Пример:

Приказ

Число г. Краснодар №_______

«Название приказа»

В связи с изменением штатного расписания №___ от «__» ___2008 года

Приказываю:

1) Переименование должности «секретарь приемной», в должность «секретарь аппарата управления».

2) Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до «____»_______2008 года.

3) Ответственными за исполнение данного приказа назначить главного бухгалтера и специалиста отдела кадров.

Генеральный директор Подпись Расшифровка подписи

С приказом ознакомлены:

Специалист отдела кадров Подпись Дата Расшифровка подписи

Главный бухгалтер Подпись Дата Расшифровка подписи

Переименование должности является существенным изменением ТД и работник должен быть извещен об этом заранее.

В случае изменения штатного расписания, заголовок приказа может быть следующим:

«О внесении изменений в штатное расписание», «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны:

1) Совершенствование организационной структуры.

2) Проведение мероприятий направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений.

3) Устранение дублирования функций. Заполнение штатного расписания. 4 графа - количество штатных единиц. Если работа по совместительству, то пишем 0,5, или соответствующую долю штатной единицы. 5 графа - тарифная ставка, оклад - здесь указывается в рублевом исчислении по тарифной ставке, окладу, или доля тарифной ставки. Штатное расписание нельзя сокращать.

Срок хранения штатного расписания - 3 года. (Сроки хранения документов содержатся в перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, он утвержден росархивом 06.10.2000 года - редакция от 27.10.2003 года).

Положение об оплате труда:

Положение об оплате труда представляет собой 1 из локальных актов организации, который утверждается руководителем организации. Основная цель положения описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда, как правило, в таком положении указывается не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования, если нет определенного положения о премировании.

В положении об оплате труда целесообразно включать следующие основные вопросы:

1) Система оплаты труда (повременная, сдельная, сдельно-повременная).

2) Минимальная зарплата в организации.

3)Пределы заработной платы в натуральной форме.

4) Порядок, место и сроки выплат зарплаты.

5) Случаи удержания зарплаты, а так же ограничение таких удержаний.

6) Правила оплаты труда, в зависимости от специфики организации:

· В особых условиях труда (Тяжелые условия труда);

· При выполнении работ разной квалификации;

· При совмещении профессий и исполнение обязанностей отсутствующего работника;

· За пределами нормальной продолжительности времени;

· Выходные, нерабочие дни, праздничные дни;

· Работа в ночное время;

· При не выполнении норм труда;

· При изготовлении продукции оказавшейся браком;

· При простое;

· При освоении новых производств.

Премии:

· Указываем виды премий по итогам работы;

· Показатели премирования;

· Размер премии может быть урезан;

· Размеры вознаграждений (% от зарплаты, фиксированный или нет);

· Круг работников, которые могут рассчитывать на премию;

· Сроки выплаты премии.

Структура положения:

I.

1) Общие положения (основные акты, которыми регулируется оплата труда в организации).

2) Лицо ответственное за исчисление зарплаты (главный бухгалтер), за решение вопросов о премировании.

3) Правила, сроки предоставления работникам расчетного листка, в котором отражаются составные части зарплаты. Размеры, основания удержания зарплаты. Общая сумма, подлежащая выплате, этот листок является приложением - статья 136.

II.

1) Заработная плата работника.

2) Нормы труда.

3) Порядок и место выплаты зарплаты и др.

III.

1) Премирование работников.

IV. Прочие условия оплаты труда:

1) Внесение изменений.

2) Вопросы вступления данного положения в силу.

3) Лицо ответственное за хранение этого положения.

Должностные инструкции:

Для оформления должностной инструкции необходимо включить обязательные реквизиты для локального акта - Часть 3 статьи 68 - факт ознакомления работника с инструкцией осуществляется в специальном журнале или в должностной инструкции (С инструкцией ознакомлен: подпись дата расшифровка).

В трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию, то это оформляют так:

Необходимо указать все реквизиты локального нормативного акта, которым данная должностная инструкция утверждена (№, дата принятия локального нормативного акта, лицо, подписавшее локальный нормативный акт).

Пример:

Права и обязанности работника регулируются настоящим ТД, коллективным договором, соглашениями, правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями бухгалтера, утвержденный приказом генеральным директором ФИО, от «___»______2008 года, №.

Обязательно должны расписаться работники в должностной инструкции.

Должностная инструкция содержит разделы:

· Общие положения.

· Должностные обязанности работника.

· Должностные права работника.

· Взаимодействие с др. работниками организации.

· Ответственность работника.

· Условия труда.

· Заключительные положения.

Общие положения - особенности приема и увольнения работника, требования к образованию, требования к опыту работы, профессиональные знания и навыки работника, непосредственный руководитель данного работника, или непосредственные подчиненные.

Должностные обязанности работника - непосредственные обязанности работника.

Должностные права работника - содержат должностные права работников.

Взаимодействие с др. работниками организации - перечисляем все структурные подразделения организации, формы и порядок работы работника с др. подразделениями.

Ответственность работника - особенности привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности - статья 192 - не допускается применение дисциплинарных взысканий, которые не предусмотрены федеральными законами, уставами и положением о дисциплине некоторых категорий работников. Так же порядок наложения дисциплинарного взыскания, который установлен в должностной инструкции, не может нарушать порядка наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренной - статьей 193.

Условия и порядок привлечения работника к материальной ответственности не может противоречить Главе 39.

Условия труда - режим труда и отдыха, если в отношении данного работника он отличается от общих правил установленных в организации. Вопрос о направлении работника в служебные командировки. Вопрос о предоставлении работнику служебного помещения, отдельного кабинета, служебного транспорта.

Заключительные положения - порядок пересмотра инструкции, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем, по вопросам применения должностной инструкции.

Положение о защите персональных данных статья 86 пункт 8, на предприятии должно быть обязательно, и работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Персональные данные работника - это информация необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, и касающиеся конкретного работника - статья 85.

1) Это информация (устная, письменная, на бумажном и других носителях): документы, справки, дипломы.

2) Касается конкретного работника - ФЗ от 27.07.2006 года, №152 ФЗ «О персональных данных».

Согласно этого закона, персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному, или определяемому на основании такой информации физическому лицу (ФИО, год, месяц, и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, доходы и др. информация, которая относится к конкретному человеку). В целях обеспечения прав и свобод гражданина работодатель при обработке персональных данных должен соблюдать условия статьи 86.

Условия обработки информации:

1) Обработка данных работника только с письменного разрешения работника.

Пример заявления о разрешении обработки личных данных:

Директору

ФИО (директора)

ФИО (работника)

Паспортные данные работника

Заявление

Я (ФИО), даю свое согласие на сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, передачу (распространение), использование, обезличивания, блокировку и уничтожение персональных данных:

- ФИО.

- Дата рождения.

- Социальное положение.

- Образование.

- Доходы.

- Профессия.

- Адрес, для передачи в налоговую инспекцию по форме 2 НДФЛ, пенсионный фонд РФ, индивидуальных сведений о начисленных взносах, и трудового стажа.

Передача данных разрешается на срок действия ТД.

Подтверждаю, что ознакомлен с положением о защите персональных данных, права и обязанности о защите персональных данных мне разъяснены.

Положение о защите персональных данных:

Права работника о защите данных закреплены в статье 89.

Положение разрабатывается работниками кадровой службы, утверждается работодателем и хранится в кадрах.

Положение может иметь структуру:

· Общие положения - в данном разделе дается характеристика персональных данных, раскрывается содержание личного дела работника, приводится перечень документов составляющих личное дело.

· Получение персональных данных работника - данный раздел регламентирует способы получения персональных данных работника.

· Формирование и ведение личных дел. В данном разделе представлено правило формирования личных дел работника.

· Права и обязанности работника по защите персональных данных.

· Учет и хранение, передача персональных данных работника.

· Ответственность - статья 90 - за нарушение норм, регламентирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Нарушитель может нести дисциплинарную и уголовную ответственность - статья 13.11 КОАП - влечет за собой штраф от 3 до 5 минимальных оплат труда, на должностных лиц от 5 до 100 минимальных оплат труда.

Статья 5.39 КОАП - не правильные сведения о себе.

Статья 137 УК - наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица - штраф до 200 тыс. руб., или в размере зарплаты.

В положении может быть отражен порядок хранения персональных данных, в связи с изменением паспортных данных и данных о составе семьи.

К положению нужно составить приказ или приложение о перечне лиц имеющих доступ к персональным данным работника.

Заполнение унифицированных форм:

Личная карточка - Т-2- личная карточка работника, Т-2 ГС - личная карточка муниципального служащего. Т-4 - личная карточка научного сотрудника.

Унифицированные формы (коды):

Коды можно найти в классификаторах должностей.

Чтобы заполнить все коды, нужны:

· Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК - 009 -93 - утвержден постановлением гос. стандарта РФ от 30.12.93, №296.

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов - ОКПДТР - ОК - 016-94 - утвержден постановлением ГОСТ РФ 26.12.94, №367.

· Общероссийский классификатор информации о населении ОКИН - ОК - 018-95 - утвержден ГОСТ РФ 31.07.95, №412.

· Общероссийский классификатор объектов административно-территориальных отделений - ОК - 019 - 95, утвержден ГОСТ РФ от 31.07.95, №413.

Документы необходимые для заполнения карточки Т-2:

· Паспорт.

· Трудовая книжка.

· Военный билет.

· Документ об окончании учебного заведения.

· Страховое свидетельство пенсионного страхования.

· Свидетельство ИНН.

· Приказ о приеме на работу.

Общие сведения в личной карточке:

· ФОИ.

· Дата и место рождения.

· Гражданство.

· Знание иностранного языка.

· Образование.

· Наименование образовательного учреждения.

· Специальность по диплому.

· Стаж работы.

· Семейное положение.

· Состав семьи с указанием даты рождения каждого члена семьи.

· Серия, №паспорта, кем выдан, дата выдачи.