Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)

Рациональное документационное обеспечение управления (ДОУ). Анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Определение методов совершенствования системы делопроизводства.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 24.07.2012
Размер файла 902,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

3. Методы совершенствования организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга

3.1 Предложения по совершенствованию организации труда сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Как показал анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга, проведенный в Главе 2 исследования, принципы научной организации труда не применяются в учреждении при рационализации трудовых процессов и использовании оргтехники, обеспечении условий труда и организации рабочего места сотрудников.

Следовательно, мероприятия, направленные на совершенствование организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб можно условно разделить на три группы:

ь Мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов.

ь Мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

ь Мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов

ь четко регламентировать маршруты движения документов;

ь утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур;

ь создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

В данном случае, значительную роль в рационализации трудовых процессов сыграет внедряемая система электронного документооборота

Мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников

ь Замена мебели (столы и стулья)

ь Приобретение шкафов и стеллажей

ь Модернизация освещения Освещение должно быть таким, чтобы на экран не падали отражения и блики. Помимо общего света в кабинете на столах должны быть специальные рабочие лампа.

ь Расстановка мебели в кабинете ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, согласно предложенной схеме см. рис. 19.

Рис. 19 Предлагаемая схема расстановки мебели

ь Модернизация (замена) компьютеров. Необходимо выбирать монитор, который можно наклонять, вращать, который имеет настройку контрастности и яркости изображения

ь Замена принтеров

ь Приобретение копировального аппарата

Мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места

ь Проведение разъяснительно-воспитательной работы не только среди сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, но и среди всего коллектива на предмет правильного расположения на рабочем месте. Возможно применение наглядной агитации см. рис. 20.

Рис.20 Правильное расположение на рабочем месте Повышение квалификации и профессиональная переподготовка начальников (их заместителей) управлений делопроизводства и режима МВД, УВД, ГУВД: блоч.-модул. учеб. пособие / [С. В. Макарова и др.]. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 245 с.

ь Внедрение перерывов на обязательные физические разминки. Чтобы избежать неприятных последствий сидячего образа жизни и работы, необходимо ввести в практику комплекс упражнений, которые можно делать прямо на рабочем месте, не отходя от компьютера. Если в течение дня у сотрудников преобладает сидячая работа, то этот комплекс желательно делать дважды, до и после обеда.

ь Организовать полноценное и своевременное обеспечение сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб качественными и в достаточном количестве канцелярскими принадлежностями.

Таким образом, мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

3.2 Эффективность внесенных предложений

В последнее время все чаще люди стали обращать внимание на условия труда, которые, одним словом, можно охарактеризовать как экологические. Теперь сотрудников интересует уровень излучения монитора, качество питьевой воды, которая используется в офисе. Если раньше работа разделялась на наличие вредных условий труда и их отсутствие, то теперь вводится понятие микроклимата офиса.

Мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов позволят значительно сэкономить время и ускорить движение документов, от чего во многом во многом зависит динамичность менеджмента. В современных же условиях время (его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников позволят значительно повысить производительность и уровень удовлетворенности условиями труда. Например, применение жидкокристаллических мониторов значительно снижает утомляемость глаз и, к тому же, существенно экономит рабочее пространство.

Мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места позволят, особенно наглядная агитация и введение обязательных физических разминок позволит сократить рост количества профессиональных заболеваний. А наличие необходимых и качественных канцелярских принадлежностей будет способствовать повышению качества работы

В то же время, посчитав, во сколько обойдется отсутствие на рабочих местах заболевших работников (которых на время их болезни надо кем-то заменять), поиск новых работников (в случаях простого расставания с теми, кто работает не эффективно, в том числе и по причинам различных заболеваний), а также приплюсовав потери рабочего времени на бессмысленное хождение работников по коридорам из-за удаленности того же ксерокса, или распределения работников по помещениям без учета технологической зависимости их друг от друга, и т.д., можно сделать правильный экономический вывод о том, что этим вопросам надо уделять особое внимание.

Из материалов Главы 3 исследования можно сделать следующие выводы:

Мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Эффективность предложенных мероприятий проявится в повышении производительности труда, повышении конкурентоспособности, повышении уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, сокращении роста количества профессиональных заболеваний. Научная организация труда позволит сократить издержки на ремонт устаревшей оргтехники, на поиск и замену сотрудников, сократит потери то рабочего времени, а так же улучшит морально-психологический климат коллектива.

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность. К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.

Эффективность предложенных мероприятий проявится в повышении производительности труда, повышении конкурентоспособности, повышении уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, сокращении роста количества профессиональных заболеваний. Научная организация труда позволит сократить издержки на ремонт устаревшей оргтехники, на поиск и замену сотрудников, сократит потери то рабочего времени, а так же улучшит морально-психологический климат коллектива.

Список использованных источников

1. Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

2. Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России".

3. Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ"

4. Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ"

5. Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ".

6. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

7. ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

9. Административная деятельность ОВД: Учебник / Под. Ред.В.П. Сальникова. В 2 ч. Ч.1, 2 - М.: ЦОКР МВД России. 2005. - 206с.

10. А.И. Рофе "Организация и нормирование труда", М. издательство "МИК", 2003 г - 162с.

11. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие - М.: Интел-Синтез, 2003, - 196 с.

12. Анисимов В.М. Организация анализа и прогнозирования в органах внутренних дел: Учебно-практическое пособие по курсу “Основы управления в ОВД”. - Белгород, 2002. - 118с.

13. Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно-практическое пособие / И.Г. Бавсун. - Омск: Омская акад. МВД России, 2006. - 189 с.

14. Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. - 118с.

15. Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 1989. - 149 с.

16. Вязгин В.А., Лучинкина Л.Я. Нормирование труда: процессный подход // Исследовано в России. - 2005. - 23 с.

17. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223

18. Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учеб. пособие для вузов, обучающихся по специальности 02100 "Юриспруденция" / Волков В.М., И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин; Гл. ред. Н.Д. Эриашвили. - М.: ЮНИТИ: Закон и право, 2004. - 226 с.

19. Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 331 с.

20. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве. / Под ред.Н.Г. Пономаревой. - М. Юрист, 2005. - 192 с.

21. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002. - 135с

22. Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н.И. Кулагин, А.Н. Петрова, А.К. Савельев. - Волгоград: ВА МВД России, 2005. - 176 с

23. Курушин С.А. Делопроизводство в органах внутренних дел: учебное пособие / Курушин С.В., Тяпкин А. Я.; МВД России, Саратовский юридический ин-т. - Саратов: СЮИ МВД России, 2005 (Самара: СЮИ МВД России). - 219 с

24. Макарова С.В. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С.В. Макарова. - Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. - 23 с.

25. Макарова С.В. Организация работы по делопроизводству и режиму в органах внутренних дел: учеб. пособие / С.В. Макарова, Н.Б. Пеженкова. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 156 с

26. Митина Т.Е. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел: автореферат дис. кандидата юридических наук: 12.00.11/Акад. упр. МВД РФ. - Москва, 2006. - 160 с

27. Панфилова Н.Ю., Медведева Ю.Н., Марков М.В. Альбом наглядных пособий по дисциплине "Организация, нормирование и оплата труда". - Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. - 177 с.

28. Повышение квалификации и профессиональная переподготовка начальников (их заместителей) управлений делопроизводства и режима МВД, УВД, ГУВД: блоч. - модул. учеб. пособие / [С.В. Макарова и др.]. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 389 с.

29. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 189 с.

30. Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие. - М. РДЛ, - 2003. - 286с.

31. Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 227 с.

32. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2002. - 143 с.

33. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 259 с.

34. Шарипов А.Р. Делопроизводство в органах внутренних дел: курс лекций для курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения / А.Р. Шарипов. Ижевск, Ижев. фил. Нижегор. акад. МВД России. 2005. - 176 с.

Приложения

Приложение 1

Основа правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД

1. Конституция Российской Федерации. - М.: Юрайт-Издат, 2008.

2. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

3. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 г. № 68-ФЗ).

4. Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

6. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

7. Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

8. Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России".

9. . Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениям МВД России". (с изм. и доп. от 22 июля 2000 г.)

10. Приказ МВД России от 28 декабря 2005г. № 1055 "Об организации научного обеспечения и распространения передового опыта в органах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВД России".

11. Приказ МВД России от 18 ноября 2005 г. № 840 "Об организации планирования в системе ОВД РФ".

12. Приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. № 985 " Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях".

13. Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 г. № 484 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД РФ" (в последней редакции.

14. Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ".

15. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

16. ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

17. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Приложение 2

Приложение

к Приказу МВД России

от 4 декабря 2006 г. N 987 Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел Далее - "органы внутренних дел", если не оговаривается особо..

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.

3. Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

4. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России,

управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел Далее - "подразделения делопроизводства и режима"..

6. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

7. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Далее - "сотрудники подразделений делопроизводства и режима". разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

8. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

8.1 Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

8.2 Передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

8.3 Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

8.4 Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

8.5 Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

8.6 Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

8.7 Копирование и оперативное размножение документов.

8.8 Разработка и проектирование бланков документов.

8.9 Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

8.10. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

8.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения Форма описей дел постоянного и долговременного срока хранения устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России., представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией Далее - "ЭПК". органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных фондов.

8.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

8.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Далее - "сотрудники". органа внутренних дел.

8.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

8.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения., представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

8.16. Информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

8.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

8.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

8.19. Координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

8.20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

8.21. Организация специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.22. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

8.23. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

8.24. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

8.25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

8.26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.

8.27. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

8.28. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.

8.29. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

8.30. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

9. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

10.6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

10.7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.8. При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

13. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

15. Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в установленном порядке Постановление Правительства Российской Федерации от 14 октября 1996 г. N 1190 "Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 43, ст.4916). с учетом положений настоящей Инструкции.

16. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами МВД России.

II. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

17. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения., правовые акты ненормативного характера Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484., акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

<3> Приказы по личному составу, распоряжения, письма,

указания, межведомственные соглашения, протоколы.

Нормативный правовой акт <1> (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

III. Требования к подготовке и оформлению документов

18. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

19. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

20. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.

21. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

21.1 Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

21.2 Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

21.3 Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

21.4 Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

21.5 Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

21.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

21.7 Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

21.8 В документе не должно быть помарок и исправлений.

22. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России., в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

23. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

30 - левое;

20 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

24. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

25. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Приложение 3

п.2 ГОСТ Р 6.30-2003 "Состав реквизитов документов" ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документов;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа".

Приложение 4

АНКЕТА

сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб

Просим Вас оценить по пятибалльной шкале организацию труда ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Для этого необходимо обвести кружком или отметить иначе Ваше мнение. Один балл является минимальной оценкой и 5 - максимальной. Ваши оценки помогут нам выявить недостатки и разработать мероприятия по совершенствованию организации труда. Заранее благодарим за помощь!

Как Вы оцениваете:

Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники

Существующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

1 2 3 4 5

Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

1 2 3 4 5

Оптимальность количества возвратных движений документов

1 2 3 4 5

Достаточность оргтехники и средств связи

1 2 3 4 5

Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям

1 2 3 4 5

Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи

1 2 3 4 5

Блок 2. Условия труда и рабочее место сотрудников

Распорядок рабочего времени

1 2 3 4 5

Удобство расстановки мебели

1 2 3 4 5

Организацию рабочего места

1 2 3 4 5

Достаточность и качество канцелярских предложений

Блок 3. Организацию электронного документооборота

Соответствие программного обеспечения поставленным задачам

1 2 3 4 5

Удобство работы с электронными системами

1 2 3 4 5

Необходимость совершенствования системы электронного документооборота

1 2 3 4 5

Приложение 5

5.3 Требования к организации режима труда и отдыха при работе с компьютерамиОрганизация работы пунктов централизованной охраны: Рекомендации (Р 78.36.011-2000). -М.: НИЦ «Охрана», 2000. - 132 с

ь Режимы труда и отдыха при работе с компьютерами регламентированы СанПиН 2.2.2.542-96.

ь Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья людей при работе с компьютером во время дежурной смены должны быть установлены регламентированные перерывы (в зависимости от ее продолжительности).

ь Продолжительность непрерывной работы на компьютере без регламентированного перерыва не должна превышать 2 ч.

ь При работе на компьютере в ночную смену (с 22 до 06 ч) продолжительность регламентированных перерывов должна быть увеличена на 60 мин.

ь При 8-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать через 2 ч от начала смены и через 1,5 - 2,0 ч после обеденного перерыва продолжительностью 15 мин каждый или продолжительностью 10 мин через каждый час работы.

ь При 12-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, а в течение последующих 4 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин.

ь При 24-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, в последующие 16 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин, плюс 60 мин (при работе в ночное время).

ь При возникновении у работающих на компьютере зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений (несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха) следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы на компьютере, корректируя длительность перерывов для отдыха или сменяя деятельность на другую, не связанную с использованием компьютера.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.