Видовой состав документации индивидуального предпринимателя

Пункт 9 "Состояние в браке" заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:

никогда не состоял (не состояла в браке) - код по ОКИН "1";

состоит в зарегистрированном браке - код по ОКИН "2";

состоит в незарегистрированном браке - код по ОКИН "3";

вдовец (вдова) - код по ОКИН "4";

разведен (разведена) - код по ОКИН "5";

разошелся (разошлась) - код по ОКИН "6".

Пункт 10 "Состав семьи" оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведений, сообщенных работником.

Пункт 11 "Паспорт" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или паспортом другого государства.

Пункт 12 "Место жительства", к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одним из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо проверить его правильность. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для необходимой информации.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется на основании военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский", "солдаты", "матросы");

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами:

А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе), (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

в п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме N Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.

Основанием для внесения последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам N Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации, внесенной в раздел III личной карточки, предназначена графа 6 таблицы - в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается: "в качестве совместителя". Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки и др.).

Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" или в разделе X "Дополнительные сведения".

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале устанавливают основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т.е. имеет ли работник основную работу. Для этого в кадровую службу предприятия, на которое работник принимается в качестве совместителя, он должен представить документ, подтверждающий наличие основной работы.

Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 5 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе), поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X "Дополнительные сведения", так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV "Аттестация". Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

соответствует занимаемой должности;

соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:

соответствует заявленной квалификационной категории;

не соответствует заявленной квалификационной категории;

соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель";

не соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель".

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций ("о переводе на другую работу", "о направлении на повышение квалификации"), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе "Основание" указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Однако присвоение квалификации работнику фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.

Раздел V "Повышение квалификации". По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:

удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);

свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов);

диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов);

диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 (заполняется аналогично пункту 6 "Образование" раздела I "Общие сведения"). Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.

Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет.

Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие - без заполнения графы "Основание", так и во время работы на нем).

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" заполняется на основании диплома о профессиональной подготовке.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в данном разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовую книжку работника.

Согласно п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное - соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2012 г. по 14 февраля 2013 г. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы N Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1 - 5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 - после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы N Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма N Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" предназначен для учета социальных льгот. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия "социальные льготы", что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ.

В графе "Основание" дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках:

об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

об особенностях социально-правового статуса работника, например о том, что работник является инвалидом или родителем ребенка-инвалида, и т.д.;

об изменении фамилии, имени, отчества работника, замене паспорта и иных изменениях правового статуса;

о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т.д.;

другие.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора" (увольнения). Приводится полная формулировка основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме N Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений - старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны следующие варианты:

сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись), там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;

сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму N Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, адреса места жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Оформление трудовых книжек.

Основным документом о трудовой деятельности работника является его трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если это место работы является для них основным.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, так как она включена в перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу (см. ст. 26 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З Гл. бухгалтер. - 2011. - № 41. - С. 22-39; № 42. - С. 30-42 (далее - ТК)). Исключение составляют работники, впервые поступающие на работу, и совместители.

Трудовая книжка хранится по основному месту работы. По желанию работника в нее могут быть внесены сведения о работе по совместительству (нанимателем по основному месту работы).

Трудовая книжка впервые поступающего на работу лица заполняется нанимателем (уполномоченным должностным лицом) в присутствии этого работника на основании приказа о приеме на работу и предъявленных этим работником документов не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия (например, у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора) - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию данного нанимателя.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы отдельных разделов, она дополняется вкладышем соответствующего образца.

В случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему основному месту работы в течение года со дня увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат". При потере трудовой книжки по истечении года со дня увольнения наниматель выдает справку о периоде работы у него данного работника, которая является основанием для заведения по новому основному месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но также с надписью "Дубликат".

Трудовые книжки не заполняются на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Записи о причинах увольнения должны осуществляться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками ТК или соответствующего акта законодательства.

Трудовая книжка со всеми записями, внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями, выдается работнику в день его увольнения (в последний день работы). В соответствии со ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся нанимателем аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета. При этом следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 Текст документа в актуальном состоянии приведен на с.51-60 данного номера журнала (далее - Инструкция).

Даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, заключения контракта, увольнения, награждения, поощрения, подготовки и переподготовки, назначения пенсии записываются арабскими цифрами. При этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год - четырьмя.

Сведения о работнике.

При первичном оформлении трудовой книжки либо при выдаче дубликата трудовой книжки на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике.

На основании паспорта или свидетельства о рождении в трудовую книжку вносятся фамилия, имя, отчество (полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами). Вносить указанные сведения со слов работника недопустимо.

Сведения об образовании (общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее), профессии, специальности записываются также только на основании соответствующих документов (аттестата, свидетельства, диплома и т.п.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Сведения о работе.

В графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в виде заголовка указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дата выдачи и номер свидетельства о регистрации.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись: "Принят (или назначен) в такое-то подразделение, цех, отдел, участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории, сведений об аттестации рабочих мест по условиям труда Бланк личной карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 3. - С. 85-86 (вкладыш).

Сведения о работе

Номер записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество "Запад"
1.	27	01	2013	Принят на должность экономиста по ценам в планово-экономический отдел	Приказ № 108 от 27.01.2013

Запись*о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессии, должности, дающим право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, для правильного решения вопроса, по какому из этих списков работник имеет право на льготную пенсию.*

В трудовых книжках женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Если трудовой договор заключен на условиях неполного рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника без указания данного условия.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова "принят" записывается "переведен". При этом не указывается причина перевода. Необходимо учесть, что внесение записей о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения и ссылка на правовую норму; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, - приказ (распоряжение).

В случае расторжения трудового договора по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

При увольнении работника в связи с его переводом к другому нанимателю в его трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о приеме на работу в графе 3 указывается это обстоятельство.

Сведения о назначении пенсии.

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Изменения записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности) производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. При этом одной чертой зачеркивается прежняя запись и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 1116284

Полещук

Фамилия Семенова

Имя Татьяна

Отчество Анатольевна

Дата рождения 15 мая 1983 года

Образование высшее

экономист

Профессия, специальность маркетолог

Дата заполнения 27 января 2005 года

Подпись владельца книжки Семенова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовой книжки        Лаврентьева И.М.     

М.П.

При этом на внутренней стороне обложки делаются следующие записи:

Фамилия исправлена на "Полещук" на основании Свидетельства о браке серии II - ВН № 144225 от 13 января 2006 года.

Специальность "маркетолог" дописана на основании Диплома серии АВ № 034552 от 23 июня 2006 года.

Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Исправление записей в разделе "Сведения о работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 - "запись номер такой-то недействительна", и далее приводится правильный вариант сведений, в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись. Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием "Исправленному верить" либо "Исправленное верно" не допускается.

Если в период работы происходит передача организации из подчинения одному органу в подчинение другому, смена собственника имущества или реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, иное преобразование) организации, а трудовые отношения с согласия работника продолжаются, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки производится соответствующая запись, а в графе 4 указываются номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого указанные изменения произошли.

Необходимо помнить, что исправления в сведения о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в работе вносятся на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать приведенной в этом приказе (распоряжении) формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) исправление сведений о работе может быть произведено на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевых счетов Бланки лицевых счетов формы Т-54 (общеотраслевая и для организаций Минпрома) приведены в данном номере журнала на с. 79-82 и с. 78 (вкладыш) соответственно. Кроме того, на с. 24-29 журнала публикуется материал о порядке заполнения этих лицевых счетов. и ведомостей расчета и (или) выдачи заработной платы Бланки расчетно-платежной ведомости формы Т-49 и платежной ведомости формы Т-53 см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 1. - С. 79-82 и 89-90 (вкладыш) соответственно. Бланк расчетной ведомости формы Т-51 см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2005. - № 4. - С. 65-66, 95-96 (вкладыш)., приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков, иных документов. При этом исправление записей допускается только за тот период времени, который подтверждается названными документами.

Отсутствие необходимых документальных данных исключает возможность внесения исправлений в сведения о работе.

Также обращаем внимание, что в трудовые книжки работников на основании приказа нанимателя вносятся соответствующие изменения и дополнения, если они внесены в установленном порядке в Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, в Единый квалификационный справочник должностей служащих, а также в штатное расписание (после того, как эта информация будет доведена до сведения работников).



Заключение

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Как уже было сказано, максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, в настоящее время не все руководители уделяют должное внимание и не придают должной значимости данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда приходят с проверкой сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с трудовым законодательством. [17]

В ходе работы над данной курсовой работой были сделаны следующие выводы:

- работа кадровой службы обязательно документируется; составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы;

- документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение). Документация кадровой службы включает три основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Процесс осуществления деятельности (в том числе кадровой) любой организации отражается в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия. Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенного значение. Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет его правильное использование, т.к. документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. [15]

Таким образом, можно с уверенностью утверждать, что составление кадровой документации, организация работы с документами, их систематизация и хранение - первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства.



Список литературы:

Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года (в ред. от 18.072011 №238-ФЗ, от 18.07.2011 №242-ФЗ, от 18.07.2011 №243-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 №3-П, Определениями Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 №213-0, от 03.11.2009 №1369-О-П).

«ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299, ред. от 23.12.2010)

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003.

Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2008. - 256 с.

Документы кадровой службы предприятия/ М.Ю. Рогожкин. - «ГооссМедиа» - «РОСБУХ», 2008. - 281с.

Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе/Московская финансово-промышленная академия. М., 2006. - 211 с.

Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота/ Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л. «РедСо» - «Бератор-Паблишинг», 2007. - 253с.

Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие. /Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. под ред. Ю.П. Орловского «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008. - 240 с.

Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю.Касьяновой (2-е изд., перераб. и доп.). - М.: АБАК, 2011. - 432с.

О.И. Захаркина Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база// «Омега-Л», 2009г. - 118с.

Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб.- метод. пособие. - К.: МАУП, 2006. - 832 с.

Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие.- Ростов- на-Дону.: Издательство: Феникс, 2011 г.

Борискин В.В., Поликарпова Н.М., Тихомиров С.Г. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение: учебное пособие.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011.

3. Борискин В.В., Мухин Н.А., Поликарпова Н.М. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: Учебное пособие.- М: Изд-во РПА МЮ РФ, 2008.

Бобылева М.П. Электронный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2007.

Делопроизводство в Российской Федерации: Сборник нормативных документов. М.: Гросс-Медиа, 2009.

Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно практическое пособие // В.М Анисимов, В.С. Абузова, Ю.З.Карлов и др.- М.: РАГС., 2006.

«Делопроизводство": аннотированный указатель содержания журнала (1997 - 2007 гг.) / Сост. А.И. Исаченкова; науч. ред. Т.В. Кузнецова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры. - Пермь, 2010.

Делопроизводство в судах.- М.: «Издательство ПРИОР», 2007.

Дридзе Т.М. Текстовая деятельность в структуре социальной коммуникации. - М.: Наука, 2005.

Ильюшенко, М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства / М.П. Ильюшенко. // Делопроизводство.- 2009.-№4.- С.29-31.

ГОСТ Р5.1141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28).

ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2004.

Квалификационный справочник должностей служащих. Введен в действие постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 (с изм. и доп.от 1999-2002гг.)- М.: ИНФРА-М, 2006.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Уч. для вузов. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 359 с.

Муравьева Н.В. Как правильно выбирать слова в трафаретах, анкетах и таблицах/Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. №8. С.58-66

Муравьева Н.В. Правила и исключения делового языка: составляем приказ.

Образцы договоров с комментариями. Международный коммерческий арбитраж (конвенции и регламенты). М.: Финансы и статистика. Минск: Амалфея, 2004.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). (Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299 (с изм. и доп.от 1999-2002 гг.).

Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. -М.: Изд-во РИОР, 2007.

Порядок и условия прохождения муниципальной службы: М, 2003.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб-практ. пособие. - М.: ТК Велби, 2008.

Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. Оформление документов. - М.: Бератор, 2009.

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство).- СПб: Питер, 2005

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536)- М., 2010.

Указ Президента РФ от 15 мая 1997 года №484 «О представлении лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности государственной службы и должности в органах местного самоуправления, сведений о доходах и имуществе» с изменениями от 4 марта 1998 г., 31 мая 1999г., 25 июля 2000 г.

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Принят Государственной Думой 7 июля 2004 года. Одобрен советом Федерации 15 июля 2004 года.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года. Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.

Размещено на Allbest.ru