Нормирование библиотечного труда

В случае несоответствия внедряемых норм времени фактическим затратам труда следует выявить причины их несовпадения. Для этого необходимо провести ряд дополнительных мероприятий:

-Проанализировать технологию библиотечных процессов, приемы и методы труда, последовательность выполнения операций, входящих в процесс, цикл. Задачи этого анализа - выявить лишние операции, сократить, выпрямить технологические циклы;

-Оценить состояние нормирования труда, нормативной базы библиотеки, чтобы определить обоснованность действующих местных норм в библиотеке, изучить их соответствие современным требованиям, выявить действенность имеющихся регламентирующих документов, а при необходимости провести дополнительные хронометражные замеры. Моментные наблюдения за исполнителями

-Проанализировать условия труда на рабочих местах, включая их планировку, расстановку и использование мебели, обеспечение необходимой библиотечной техникой, инвентарем, средствами автоматизации и т.д.

Немалое значение имеет эстетический фактор, связанный с художественно - планировочным решением интерьера, производственной среды (температура, влажность, освещение), общим состоянием психологического климата в отделе, библиотеке.

В период внедрения норм комиссия собирает и изучает предложения по совершенствованию организации работы группы, отдела, библиотеки. Предложения подаются с изложением предлагаемых результатов:

-сокращение срока обработки документов;

-улучшения качества работы;

-введение компьютерной техники, изменение режима работы и т.д.

В предложениях могут быть высказаны замечания по изменению норм времени, трудозатрат. Комиссия имеет право принять эти замечания и рассмотреть их при наличии хронозамеров, подтверждающих необходимость внесения этих изменений. При этом норма не должна терять своей напряженности.

В результате анализа и обобщения полученных результатов намечаются конкретные мероприятия по совершенствованию организации работы, корректировке норм, расширению процессов в сфере применения автоматизации.(16)

Глава 3. Библиотечные технологии и нормирование труда

3.1 Определение циклов, процессов и операций

Процессы и операции в библиотечной работе тесно связаны с нормированием труда в библиотеке, потому что каждый процесс и каждая операция имеют свою норму.

Многофункциональность библиотеки требует разделения ее деятельности на технологические циклы, объединяющие совокупность процессов и операций, которые связаны с осуществлением обслуживания пользователей, формированием и организацией фондов, созданием информационно - поисковых систем, библиографической, информационной, методической, научно- исследовательской работой.

Совокупность процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование библиотеки, представляет собой библиотечную технологию.(1с.319)

Библиотечная технология направлена на решение следующих задач:

- экономических - повышения эффективности и качества труда, рационального использования ресурсов;

- социальных - развития творческой инициативы и профессионализма библиотекарей, создания благоприятных условий труда, уменьшения объема трудоемких и монотонных рутинных процессов.(11с.142)

Библиотечная технология распространяется на все виды работы библиотеки, включая комплектование фондов, обслуживание читателей, справочную и методическую работу. В то же время все виды деятельности библиотеки имеют свою технологию - совокупность процессов и операций для выполнения данного вида работы. Существует, например, технология хранения фонда, технология библиотечного или библиографического обслуживания и.т.д. Технология органически присуща механизму функционирования библиотеки, но ее содержание меняется под влиянием времени и обстоятельств. Еще два века назад, когда ежегодное пополнение библиотек было невелико, журнал в котором регистрировались поступления, служил одновременно инвентарной книгой, каталогом и библиографическим реестром. По мере увеличения потоков книг и читателей и усложнения их запросов обособляются учет фондов, их каталогизация и систематизация, сформировалась технология обслуживания: приема- выдачи литературы абонементам. Комплектование фондов, их расстановка, справочно-библиографическая и информационная служба, массовая работа обретают свою технологию.

Поменяли облик и многие традиционные системы учета. Так, широко внедрилась групповая и упрощенная обработка, групповое хранение материалов в кассетах, дисках, тематических папках, упрощенный учет и обработка брошюр временного значения, компактная расстановка фондов в крупных книгохранилищах и т.д.

Технология не является константной (неизменной) и может меняться, выполняться в различных вариантах - будь это индивидуальный учет новых поступлений или метод фиксации литературы, выданной на дом, форма обслуживания посетителей или способ расстановки книг. Поэтому при выборе варианта технологии руководствуются рядом критериев: оперативность обработки книг или удовлетворения запросов читателей; надежность, т.е. обеспечение наиболее точного выполнения заданных функций; оптимальная трудоемкость; окупаемость (т.е. расходы на тот или иной процесс не должны превышать стоимость эффекта от его применения). Было бы нецелесообразно без постоянной надобности усложнять технологию и отдельные ее процессы.

Разнообразная работа библиотекаря складывается из функций двоякого рода. Одна группа функций, ведущая, на которую больше всего тратится времени и усилий, обусловлена выполнением основных задач библиотеки - обслуживание читателей и удовлетворение их запросов. Другая группа функций, не менее важная, присуща не только библиотеке, но и многим другим учреждениям: руководство коллективом сотрудников, оказание методической помощи другим учреждениям и т.д.

Расчленим библиотечную технологию обслуживания читателя на более дробные части - циклы, процессы, операции (рис.1).

Рис. 1 Основные библиотечные циклы

81

Циклом называется совокупность имеющих общее назначение взаимосвязанных процессов, возобновлявшихся и повторяющихся в установленной последовательности с каждым новым объектом - читательским требованием, партией новых поступлений или печатных каталожных карточек и др.

Выделяют три основных цикла: путь книги в процессе обработки («путь книги»), путь читательского требования («путь требования»), путь библиографической справки («путь справки»). Циклы подразделяются на процессы, каждый из которых завершает определенную стадию в работе по освоению новых поступлений, читательских требований или по выполнению библиографических справок. Например, цикл «Путь книги» складывается из следующих процессов: прием партии книг, техническая обработка, каталогизация, расстановка. «Путь требования» в крупных библиотеках состоит, из принятия и проверки требования, отправки его в книгохранилище, подбора книг по требованию в книгохранилище, их пересылки в читальный зал, оформление выдачи. «Путь справки» составляют принятие запроса, просмотр источников, отбор материалов, систематизация материалов и оформление справки.

Рабочие процессы, в свою очередь, расчленяются на более мелкие части - операции, выполняемые одним сотрудником на одном рабочем месте. Например, прием партии книг включает в себя такие операции, как сверка партии вновь поступивших книг с сопроводительным документом, штемпелевание книг, оформление сопроводительных документов.(34с.56)

Выделение циклов, процессов и операций нужно для анализа состояния работы и ее рационализации, а также для нормирования труда. При нормировании работы небольших библиотек достаточно нормы времени на весь цикл работ - на обработку одной книги, обслуживание одного посетителя или выдачу одной печатной единицы. Библиотекам, в которых на обработке занято несколько человек, такой комплексной нормы недостаточно, приходится устанавливать более дробные нормы - выработки.

В крупных библиотеках, где труд еще более дифференцирован и нередко различные операции одного процесса выполняют разные сотрудники, возникает потребность в еще более расчлененных нормах - на каждую операцию.

Выделение основных циклов и процессов имеет значение и при подготовке проекта библиотечного здания, принятий решения о расположении в нем служебных помещений: связанные между собой процессы желательно осуществлять в смежных комнатах, чтобы можно было применить механический транспорт; путь книги, путь требования и справки не должны пересекаться. Циклы, процессы и операции должны осуществляться в установленном порядке.

Так, при нарушении цикла «Путь книги» будет нарушена система организации книжного фонда и его использование, а это может повлечь приобретение лишних экземпляров или ненужных изданий, застановку книг, разнобой в классификации или описании однотипных по содержанию материалов, «отказы» на книги, которые имеются в фонде, но стоят не там, где они должны находиться согласно шифру, отмеченному в каталоге.

Поэтому особое дисциплинирующие и организующие значение имеют инструкции, определяющие содержание циклов, процессов, операций. Инструкции обязательны для исполнителей и не допускают отступлений и нарушений.

3.2 Разработка рациональной технологии и управление качеством труда

Разработка рациональной технологии библиотечных циклов, процессов и операций имеет очень большое значение для деятельности библиотек.

Упорядочение библиотечной технологии - это улучшение работы в целом. Оптимизация любого технологического процесса, т.е. последовательное формирование всех необходимых условий для его наиболее эффективного функционирования, должна быть основным направлением упорядочения технологии на всех ее уровнях. Совершенствование библиотечной технологии должно проходить на научной основе.(11с.152)

Проводя элементарное упорядочение технологии, любая библиотека сталкивается с необходимостью детального пересмотра всей технологической схемы, вплоть до отдельных операций. Плодотворной эту работу можно считать только тогда, когда она будет строится на основе системного подхода: применение наряду с комплексным пересмотром традиционных организационно - регламентирующих документов- положений, должностных, рабочих, технологических инструкций и изучения состояния нормирования труда с целью внедрения в практику работы прогрессивных норм. При этом большое значение имеет наличие документов, регламентирующих отдельные производственные (технологические) процессы. В их числе важное место занимают технологические инструкции, представленные в форме технологических карт. Технологическая карта на цикл или процесс библиотечной работы является одним из основных документов библиотечной техники. Технологические карты могут быть составлены на все процессы библиотечной работы, которые подвергаются прямому нормированию (т.е. могут быть точно оценены в нормах времени или выработки на отдельные операции).

Полученные десятилетиями практики достижения в области нормирования труда работников библиотек показывают, что без этого даже наилучшая организация работы бесполезна, а без предварительного определения лучших в производственном отношении и наиболее экономичных вариантов процесса всякое нормирование становится бесполезным.

Технологические инструкции традиционной формы, как известно не связанны с нормативными документами. Только в форме технологической карты находит наиболее удачное сочетание технологическая инструкция и норма. Это создает реальные возможности для оперативного планирования, контроля и самоконтроля в процессе работы.

В зависимости от уровня организации и объема работы технологическая карта, может быть, простой или сложной формы, с меньшей или большей степенью детализации основных показателей, определяющих качественные и количественные характеристики процесса библиотечной работы. Наряду с технологической картой, отражающей технологический ритм, условия протекания процесса, критерии оценки в виде норм различной дробности и т.п., существуют карты организации труда отдельных сотрудников, участвующих в общем процессе или цикле. Такие документы ближе по своему составу должностной инструкции с элементами функциональных обязанностей. Особенностью карты организации труда является то, что она предназначена для использования одним конкретным сотрудником, показывает его местоположение в коллективе, его основные обязанности, условия организации рабочего места и т.п.(29с.67)

Разработка и внедрение в практику технологических карт дает возможность соединить в одном документе фиксированное методическое решение, технологию выполнения, нормы. Значительно облегчая нормативное обоснование индивидуальных планов отдельных сотрудников, технологические карты могут использоваться и для разработки оптимальных планов деятельности библиотеки в целом. И, наконец, наличие карт позволяет действенно осуществлять принцип взаимозаменяемости библиотекарей, в два, в три раза быстрее и более основательно вводить в курс дела нового сотрудника, значительно меньше отрывать от основных обязанностей старших работников для курирования новичков.

Предметом нашего дальнейшего рассмотрения является управление качеством технологических процессов, в сфере библиотечных технологий оно занимает ведущее место.

Качество труда, будь то услуга или продукция в настоящее время играет решающую роль в работе библиотеки, ведь сегодня любая существующая организация ставит перед собой цель не просто выжить в сложившихся экономических условиях, а стать конкурентоспособной и даже лидирующей на рынке товаров и услуг.

Управление качеством направлено на анализ регламентирующей нормативной документации и планирования работы библиотеки, качества выполнения трудовых процессов, технологического уровня библиотечной работы.

Оно включает в себя:

- установление фактического уровня качества библиотечного труда;

- анализ факторов, на него влияющих;

-принятие управленческих решений, направленных на повышение качества труда;

- анализ изменений в качестве труда.

Управление качеством технологических процессов в библиотеке заключается в разработке программы мероприятий по предупреждению брака, повышению культуры обслуживания читателей, внедрению НОТ и улучшению условий труда, в установлении контроля за выполнением намеченной программы.

Повысить качество библиотечной работы - значит, в первую очередь устранить все некачественные (несоответствующие инструкциям и правилам), т.е. то, что мы именуем браком. Брак в работе наносит огромный ущерб делу: неправильное каталогизационное описание или неверная шифровка материала, ошибочное размещение книги на стеллаже или карточки в каталожном ящике (заставка) исключают произведения печати из оборота; приобретение материалов ненужных или в завышенном числе экземпляров приводит к растрачиванию ассигнований, захламляет книгохранилища, усложняет обслуживание читателей.(18)

Борьба с браком - важнейшая функция управления, заключающаяся в контроле за соблюдением инструкций, учете и анализе причин ошибок, в принятии мер по их устранению. Надо установить личную ответственность за выполнение каждого поручения, ввести взаимоконтроль на смежных участках. Непрерывной проверке подлежат все процессы комплектования и обработки новых поступлений, в особенности редактирование книгоописания, индексация и предметизация, наполнение и структура каталогов, обработка книги в целом ит.д.

Несомненный брак - необоснованный отказ читателю вследствие небрежного поиска в картотеках выданных материалов и на полках, невнимательного поиска в каталогах и библиографических пособиях, неиспользованная возможность заказать книгу по МБА и т.д. Случаи брака подлежат учету.

Для управления качеством надо, прежде всего, изучить текущее состояние дел, отражающихся в учете всех случаев брака в каждом структурном подразделении, а также в единовременном учете других показателей (например, продолжительности основных библиотечных циклов). На основе анализа полученных данных производится оценка сложившегося положения. Затем следует наметить программу действий по предупреждению брака и улучшению качества работы.

Библиотека работающая над уменьшением брака в технологических процессах, способствует:

1. Повышению эффективности обслуживания потребителей информации; другими словами, стремясь к идеальному конечному результату, библиотека соблюдает закон увеличения степени идеальности системы, без которого невозможно развитие библиотеки.

2.Выживанию в конкурентной борьбе среди других учреждений, занимающихся предоставлением информационных услуг и организацией досуга.(8)

Таким образом, библиотечная технология постоянно обновляется, изменяется, совершенствуется по мере развития науки и техники. Преобразование библиотечной технологии проводится в целях ее приспособления к изменившимся потребностям экономического и иного развития и организуется библиотекой в условиях, когда выявляется низкая эффективность того или иного процесса, возникают сбои. Модернизация технологических процессов и операций исходит из оценок прорывных технологий и инноваций как одного из факторов совершенствования библиотечной работы.

Управление технологиями базируется на теории, методике и практике научной организации труда.

Многофункциональность и многоплановость особенно характерна для небольших библиотек. Эта особенность затрудняет управление библиотечными процессами и требует четкой организации труда на каждом рабочем месте библиотекаря. При всей многоплановости библиотечной работы, в ней присутствует много повторяющихся процессов и операций, что позволяет автоматизировать и механизировать их выполнение.

Существующая в настоящее время тенденция развития библиотек выявляет принципиально новые проблемы в области эффективного управления технологическими процессами и операциями. Поэтому в крупных научных библиотеках стали появляться технологические службы. В структуру работы таких отделов входят: инновационная деятельность, направленная на поиск наиболее рациональных и эффективных путей и способов выполнения работ, забота о повышении профессионального уровня библиотекарей, а также нормирование технологических процессов. Такая деятельность ведется ГПНТБ России, Государственной публичной исторической библиотеке России, БЕН РАН, в Национальной библиотеке Кыргызской Республике, Национальной библиотеке Беларуси и других научных библиотеках. Такие же отделы созданы в вузовских библиотеках, например, в таких как Оренбургский государственный университет, Красноярский государственный технический университет, Уральский государственный технический университет и т.д. Что же касается муниципальных библиотек, то вопросами нормирования, как правило, занимается заведующий отделом, или сам руководитель библиотеки.(48)

Глава 4. Применение нормирования труда на примере муниципальной библиотеки

4.1 Применение норм времени при планировании работы библиотеки

Прежде чем начать рассматривать планирование работы библиотеки по нормам времени, приведем некоторые характеристики Нижнеомского района и Нижнеомской центральной районной библиотеки (далее НО ЦРБ), для того чтобы иметь представление о том, в каком районе библиотека ведет свою деятельность, а также это поможет в дальнейшем при планировании работы библиотеки по нормам времени.

По данным отдела статистики администрации Нижнеомского района народонаселение с каждым годом уменьшается. Отразим это наглядно на графике 1.

График 1. Численность народонаселения района за 2005-2007 г.

На этом графике видно, что за последние три года численность народонаселения Нижнеомского района уменьшилась на 500 человек.

Хозяйственный профиль района, обслуживаемый, НО ЦРБ: сельскохозяйственный.

Национальный состав: русские, немцы, татары, казахи т.д.

Нижнеомская центральная районная библиотека входит в Нижнеомскую централизованную библиотечную систему и является методическим центом для ее 23 филиалов, а также главной библиотекой района.

Фонд ЦРБ -30357 единиц хранения;

НО ЦРБ обслуживает такие категории пользователей как: юношество, рабочие, служащие, незащищенные слои общества (пенсионеры, инвалиды).

Количество читателей, посещений и книговыдач приведем за последние три года в таблице 2.

Таблица 2. Статистический анализ деятельности

Основные показатели	Годы
	2005		2006		2007
1.Количество читателей 2.Книговыдача 3.количество посещении 4.Поступило экземпляров 5.выбыло экземпляров 6.книжные выставки 7.массовые мероприятия	3048 51840 21613 500 865 38 41		3143 54075 22375 517 860 24 36	+95 +2235 +762 +17 -5 -14 -5	2971 51435 20944 570 547 30 43	-172 -2640 -1437 +53 -313 +6 +7

Из таблицы видно, что в 2006году был большой прирост книговыдачи а в 2007 году большое снижение этого показателя. В 2007 году по сравнению с двумя предыдущими снизились количество посещений и читателей. Скорее всего, это связано с большой смертностью в районе и маленькой рождаемостью за последние 10-15 лет.

Прежде чем начать исследование на базе НО ЦРБ, было проведено интервьюирование директоров и методистов муниципальных библиотек 10 районов Омской области. Опрос проходил по электронной почте и телефону, и показал, что большинство руководителей муниципальных библиотек относятся отрицательно к организации нормирования труда и не считают его важным элементом управления библиотекой. Результаты ответов отражены в приложении 3.

Рассмотрим связь нормирования труда с его планированием.(60)

Организация труда в библиотеке, как и в любой другой организации, начинается с его планирования. Планы в НО ЦРБ составляются с учетом реальных условий для его выполнения: определяется содержание работы; основные количественные показатели такие как - количество читателей, посещений, книговыдач; объем и сроки выполнения предстоящей работы. В основном в планах отражаются массовые мероприятия и книжные выставки, запланированные на год. Такая форма планирования, к сожалению, не дает общей картины деятельности библиотеки. Что, несомненно, является минусом в деятельности библиотеки, потому что библиотека не в состоянии оценить весь ли возможный объем работ был выполнен за год.

Каждый год, при планировании работы, библиотекари НО ЦРБ используют для исчисления плановых показателей сравнительный метод. То есть объем работы намечается исходя из выполнения плана прошлого года. Это позволяет планировать такие числовые показатели, которые содержат в себе достаточную степень достоверности, так как основываются на предыдущей практике библиотеки. В связи с этим может возникнуть вопрос, зачем планировать работу с учетом фонда рабочего времени, если показатели, полученные сравнительным методом, достаточно достоверны? Дело в том, что достоверность показателей, вычисленных на основе выполнения годового плана, относительна. Они отражают лишь тот факт, что планируемый объем работ реален, поскольку аналогичное количество было сделано в прошлом году. Но остается не известным, все ли возможности объема работ были использованы. Одним словом, если коллектив библиотеки в прошлом году сделал меньше, чем позволял фонд рабочего времени, то и на новый год им будет запланирован (по аналогии с прошлым) заниженный объем работы. Чтобы этого не произошло нужно сравнить фонд рабочего времени и его расход за год. Для этого необходимо составить полный перечень процессов и операций, выполненных НО ЦРБ за год с применением норм времени. Перечень технологических процессов представляем в виде карт технологических процессов на каждый отдел и каждого сотрудника библиотеки (Прил.4-10). В этих картах отражены функциональные обязанности сотрудников, а также объем, нормы времени на каждый процесс и операцию, и трудоемкость работы в часах. При составлении перечня процессов использовались «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках», утвержденные Министерством труда и социального развития Российской федерации от 3 февраля 1997года, которые рекомендуются для применения в библиотеках независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм. Применение межотраслевых норм значительно упрощает нормировочную работу и освобождает от необходимости самостоятельной разработки норм. Но на некоторые процессы, выполняемые директором НО ЦРБ разработаем местные нормы времени с помощью метода хронометража, так как, на них нет норм времени в регламентирующем документе. (Прил.11) Конечно эти нормы не идеальны, это связано с ограничением во времени отведенным на исследование, и поэтому нормы должны также пересматриваться с течением времени и совершенствоваться. Следует отметить, что перечень процессов составлен с максимальной полнотой. В конце 2007 года НО ЦРБ была укомплектована компьютерной техникой, но работа с помощью нее не велась. С 2008 года такая работа планируется и поэтому список при планировании работы на 2008 год нужно будет пополнить новыми технологическими процессами (электронный каталог, электронная картотека статей, интернет, электронная почта и т.д.). При составлении, перечень процессов обсуждался с каждым из сотрудников.

После того как перечень работ был составлен, по каждому виду деятельности потребовалось определить количественные показатели, но так как в планах НО ЦРБ отражаются только основные показатели: количество читателей, книговыдач, количество посещений. То при составлении перечня опираемся на статистические показатели таких документов за 2007 год как:

- отчет по форме 6-НК;

- годовой отчет отдела комплектования и обработки;

-годовой отчет методиста ЦБС;

-годовой отчет библиографа ЦБС;

-отчет работы абонемента;

-отчет работы читального зала;

-отчет работы нестационарного обслуживания;

А также некоторые данные, получены в результате опроса работников, в том числе директора и самостоятельного подсчета, так как некоторые показатели не учитываются в учетных документах (например: написание финансовых отчетов, написание деловых писем, работа с кадрами и т.д.). После того, как был определен перечень и количественный объем работ, выполненный в 2007 году, производился подсчет объема рабочего времени. Результаты подсчетов затрат рабочего времени отражены в картах технологических процессов. (Прил.4-10).

Итак, расход фонда рабочего времени нормируемых работ НО ЦРБ за 2007 год равен:

1. Отдел комплектования и обработки литературы - 2019,584 ч.

2. Отдел обслуживания:

· Абонемент- 2979,218ч.

· Читальный зал- 2489,334ч.

· библиотекарь нестационарного обслуживания на основную свою работу тратит- 104,122 ч, но этот работник совмещает свою работу на обслуживании и помогает библиотекарям на абонементе и в читальном зале.

· 3.Библиограф ЦБС- 1436,875ч.

4.Методист ЦБС -2745ч.

5. Директор МОК НО ЦБС- 740,589ч.

Нужно учесть, что есть работы, не охваченные нормами времени. В библиотечной практике ненормируемые работы составляют от 3 до 20% и отражают специфику библиотечного труда: наличие творческих элементов, сложности в учете затрат рабочего времени на ряд операций. Учет процента, показывающего долю суммарной трудоемкости по видам работ, не охваченным нормами времени, необходим потому, что ненормируемые процессы являются частью библиотечно-информационной работы библиотеки, а также для установления реальной численности штата работников. (51с.414)

В связи с этим библиотекам можно использовать примерные процентные отношения, показывающие долю суммарной трудоемкости комплексов работ, охваченных нормами. Проценты выведены на основе фотографий и самофотографий рабочего дня в процессе разработки межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках (Табл.3).

Таблица 3. Суммарная трудоемкость комплекса работ в библиотеке*/51

№п./п.	Циклы, комплексы процессов	% нормируемых работ
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.	Комплектование библиотечного фонда Прием и учет поступивших документов Библиотечная обработка документов, организация и ведение каталогов Работа с фондом Обслуживание читателей Обслуживание по МБА Массовая работа Справочная и информационно- библиографическая работа Методическая работа Работа по организации труда и управлению	90 97 95 97 85 97 70 80 80

Итак, произведем суммарный подсчет часов нормируемых работ процессов комплектования библиотечного фонда, приема и учета поступивших документов =713,291ч. Теперь, используя данные, приведенные в таблице, рассчитаем трудоемкость ненормируемых работ.

713,291ч составляет 90% от общего объема выполняемых работ. Ненормируемые работы составляют 10%. Трудоемкость ненормируемых работ будет равна :

713,291ч * 10% : 90%= 79 ч.

Рассчитаем также трудоемкость ненормируемых работ для других процессов отдела комплектования и обработки:

Суммарная трудоемкость нормируемых работ процессов - Библиотечная обработка документов. Организация и ведение каталогов = 861,033ч составляет 97% от общего объема выполняемых работ. Ненормируемые работы = 3%

861,033ч * 3% : 97% = 26ч.

Трудоемкость нормируемых работ на работу с фондом =

395,26 ч составляет 95 % от общего объема выполняемых работ. Ненормируемые работы = 5%

395,26 * 5% : 95 % = 20ч.

Суммарная трудоемкость ненормируемых работ отдела комплектования и обработки (ОК и ОЛ) = 125ч.

79ч +26ч +20ч = 125 ч.

Общая трудоемкость ОК и ОЛ= 2019,584ч +125ч=2144,584ч.

Теперь, по аналогии, рассчитаем время для других работников НО ЦРБ.

Отдел обслуживания

Абонемент

Обслуживание читателей=1834,382 ч.составляет 97 % от общего объема работ. Ненормируемые работы 3 %

1834,382 * 3% : 97 %=56ч.

Работа с фондом абонемента=73,41ч.- 95 %. Ненормируемые работы 5%

73,41* 5% : 95% = 3ч.

Массовая работа = 908,46 ч. 97%. Ненормируемые работы 3 %

908,46 * 3 % : 97 % =28ч.

Суммарная трудоемкость ненормируемых работ :

56ч+3ч+28ч=87ч.

Общая трудоемкость работ абонемента =2979,218ч+87ч=3066,218ч.

Читальный зал

Обслуживание читателей =1309,841 ч. 97%. Ненормируемые работы 3%.

1309,841 * 3% : 97% =40ч.

Работа с фондом читального зала =258,249ч -95 %. Ненормируемые работы 5%.

258,249 * 5% : 95%=13 ч.

Массовая работа = 729,45 ч -97%. Ненормируемые работы 3%.

729,45 * 3% : 97%=22ч.

Суммарная трудоемкость ненормируемых работ:

40ч +13 ч + 22 ч = 75 ч.

Общая трудоемкость читального зала:

2489,334ч + 75ч=2564,334ч.

Так как, библиотекарь нестационарного обслуживания, совмещает свою работу с работой на абонементе и в читальном зале подсчитаем среднее количество рабочего времени на каждого сотрудника отдела обслуживания:

Т (трудомкость);

Т отд.обсл.=Т чит.з. + Т аб. +Т нестац обсл. ;

Т средняя = Т отд. обсл : 3 чел;

Т отд обсл.= 2564,334ч + 3066,218 ч + 104,122=5734,674ч;

Т средняя = 5734,674 ч : 3 чел.=1911,558ч - среднее количество израсходованного рабочего времени работников отдела обслуживания.

Библиограф ЦБС

Справочная информационно-библиографическая работа =1391,277ч.70%. Ненормируемые работы 30%.

1391,277ч * 30% : 70%=596 ч.

Так как библиограф НО ЦРБ занимается МБА, то рассчитаем трудоемкость ненормируемых работ обслуживания по МБА.

Обслуживание по МБА = 45,598 ч. 90 %. Ненормируемые работы 10%.

45,598 ч * 10% : 90%=5 ч.

Суммарная трудоемкость ненормируемых работ:

596ч + 5 ч = 601 ч.

Общая трудоемкость библиографа ЦБС:

1436,875ч + 601 ч = 2037,875 ч.

Методист ЦБС

Методическая работа = 1605 ч.- 80% . Ненормируемые работы = 20%

1605 ч * 20 % : 80% =401 ч.

Массовая работа = 1140 ч- 97 %. Ненормируемые работы 3 %

1140 ч * 3 % : 97 % = 35 ч.

Суммарная трудоемкость ненормируемых работ:

401 ч + 35 ч = 436 ч.

Общая трудоемкость работ методиста НО ЦБС за 2007 г:

2745ч+ 436 ч =3181 ч.

Директор МОК НО ЦБС

Работа по организации труда и управлению нормируемых работ = 740,589 ч.- 80 %. Ненормируемые работы 20 %.

740,589ч * 20 % : 80% = 185 ч.

Общая трудоемкость работ:

740,589ч + 185 ч = 925,589 ч.

В работе директора нужно учитывать, что примерно 90 % рабочего времени директора уходит общение и установление различных деловых контактов, представления библиотеки перед учредителем и т.д. Поэтому нормировать работу директора очень сложно и трудоемко, и практически невозможно.

Отобразим полученные данные для наглядности в таблице 4.

Таблица 4. Затраты рабочего времени НО ЦРБ в 2007г.

Должность, отдел ФИО	Количество затраченных часов
Отдел комплектования и обработки 1.Зав. ОК и ОЛ Даренских Л.Д Отдел обслуживания 2.библиотекарь абонемента Капустина Е.Г. 3.библиотекарь читального зала Белослюдцева В.И. 4.библиотекарь нестационарного обслуживания Непочатых С.А Библиограф ЦБС 5.Андронова О.И Методист ЦБС 6.Булавко В.Н Директор МОК НО ЦБС 7. Цыкина И.А	2144,584ч. 1911,558ч. 1911,558ч. 1911,558ч 2037,879ч 3181ч. 925,589ч.

После того, как было определено количество затраченных рабочих часов работниками НО ЦРБ в 2007 полученный результат сопоставляем с фондом рабочего времени за 2007г.

Фонд рабочего времени - это годовое число рабочих дней библиотеки, структурного подразделения, отдельного библиотекаря, исчисленное из общего числа дней в году за вычетом выходных и праздничных дней, отпусков, потерь по временной нетрудоспособности и т.п., пересчитанное в количество годовых рабочих часов. Фонд рабочего времени в часах может быть рассчитан на год, на квартал и месяц.(46с.59)

Расчет бюджета фонда рабочего времени

1) Продолжительность рабочего времени в рабочие дни = 8 часов;

2) Продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни: 22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 1 июня, 3 ноября сокращена на 1 час

3) 365 дней в году;

4) 116 - праздничных и выходных дней;

Итак, от количества дней в году отнимаем количество выходных и праздничных дней:

365-116= 249 - рабочих дней;

Для того чтобы определить бюджет рабочего времени библиотеки, достаточно определить годовое рабочее время одного библиотекаря, а затем полученную величину умножить на число работников. Но этот способ для НО ЦРБ не подходит так как есть библиотекарь заочник (Капустина Е.Г), которая в 2007 году получала дополнительный отпуск на учебно-экзаменационную сессию. Поэтому для нее бюджет рабочего времени рассчитаем отдельно, а затем прибавим к фонду рабочего времени других сотрудников.

(40 часов раб. неделя: 5 раб. дней ) * 249 раб. дней- 6 часов сокращенных предпраздничных дней = 1986 - годовой фонд рабочего времени;

Основной отпуск = 28 дней т.е. 4 недели * 40 часов раб. недели = 160 ч. - основной отпуск.

1986ч - 160 ч= 1826ч - идеальное количество рабочего времени

Дополнительный отпуск Капустиной Е.Г. в 2007г.= 68 дней (2 сессии : 1-учебно-экзаменационная; 2- гос. экзамены, дипломная работа),

68 дней т.е. (9 недель +8ч (5 дней) * 40 ч раб. недели = 400 ч.

1986ч - 160 ч. осн. отпуск - 400 ч доп.отпуск=1426- идеальное количество рабочего времени Капустиной Е.Г.

Однако библиотекарь не сможет полностью использовать весь этот фонд, так как в процессе работы неизбежны некоторые потери рабочего времени. К ним относятся, например, отпуска, предоставляемые сотрудникам по временной нетрудоспособности. Эти потери предусматриваются обычно в размере 2% от фонда рабочего времени.

Таким образом

потери по временной нетрудоспособности = 1826ч: 100% *2 %= 36,52ч ;

1426: 100% * 2%=28,52 ч - потери по временной нетрудоспособности Капустиной Е.Г.

Кроме того, существуют потери рабочего времени, связанные с переключением библиотекаря ( в течении трудового дня) с одного процесса на другой. Исследования по разработке норм для массовых библиотек, проведенные РГБ, показали, что в массовых библиотеках такие потери составляют 5 % рабочего времени. Они также должны быть исключены из общего количества рабочих дней.

1826ч : 100% * 5%=91,3ч;

1426ч : 100% *5%=71,3ч - производственные потери Капустиной Е.Г.

Теперь подсчитаем реальный фонд рабочего времени НО ЦРБ:

1826ч - 36,52ч - 91,3 ч =1698,18- реальный фонд рабочего времени

1426ч- 28,52ч- 71,3ч=1326,18- реальный фонд рабочего времени Капустиной Е.Г.

1698,18* 6 работников=10189,08ч- 1326,18ч (Капустина Е.Г)=11515,26ч-реальный фонд рабочего времени за 2007 год НО ЦРБ

Полученные данные отображены в таблице 5.

Таблица 5Бюджет фонда рабочего времени НО ЦРБ

Должность Ф.И.О	Нерабочие дни	Рабочих дней в году всего	потери	Нерабочие дни	Рабочие дни библиотекарей	Рабочие часы
	Выходные дни	Праздничные дни	отпуска		По врем. нетрудоспособн.	Производственные потери
			Очередной Дни/часы	Учебный Дни/часы
1.Директор Мок НО ЦБС Цыкина И.А 2.Методист ЦБС Булавко В.Н 3.Зав. ОК и ОЛ Даренских Л.Д 4.Библиограф ЦБС Андронова О.И 5.библиотекарь абонемена Капустина Е.Г. 6.библиотекарь читального зала Белослюдцева В.И 7.библиотекарь нестационарного обслуживания Непочатых С.А.	104 104 104 104 104 104 104	12 12 12 12 12 12 12	28/160ч 28/160ч 28/160ч 28/160ч 28/160ч 28/160ч 28/160ч	68/ 400ч	249 249 249 249 249 249 249	36,52 36,52 36,52 36,52 28,52 36,52 36,52	91,3 91,3 91,3 91,3 71,3 91,3 91,3	144 144 144 144 212 144 144	221 221 221 221 153 221 221	1698,18 1698,18 1698,18 1698,18 1326,18 1698,18 1698,18

После того как определен реальный бюджет рабочего времени, сравниваем его с расходом рабочего времени:

2007

бюджет рабочего времени расход рабочего времени

Отдел ОК и ОЛ - 1698,18ч 2144,584ч

библиотекарь абонемента - 1326,18ч 1911,558ч

библиотекарь читального зала - 1698,18ч 1911,558ч

библиотекарь нестационарного обслуживания - 1698,18ч 1911,558ч

библиограф ЦБС - 1698,18 ч 2037,879 ч

методист ЦБС - 1698,18 ч 3181ч

Для наглядности отображаем полученные данные на графиках 2,3,4,5,6.

График №2

График расхода рабочего времени за 2007г. Зав. ОК и ОЛ

Зав.ОК и ОЛ затратила рабочее время в 2007г. на 446,404 ч больше предусмотренного бюджетом времени.

График №3

График расхода рабочего времени за 2007г. методиста ЦБС

Методист НО ЦБС затратила рабочее время в 2007г. на 1482,82 ч. больше предусмотренного бюджетом времени.

График №4

График расхода рабочего времени за 2007 г. библиографа ЦБС

Библиограф НО ЦРБ затратила в 2007 г. на 339,699 ч. больше предусмотренного бюджетом времени.

График №5

График расхода рабочего времени в 2007 г отдела обслуживания: абонемент

Работник абонемента НО ЦРБ затратила в 2007 г. на 558,378 ч. больше предусмотренного бюджетом времени.

График №6

График расхода рабочего времени в 2007 г . отдела обслуживания :

читальный зал, нестационарное обслуживание

Библиотекарь читального зала и библиотекарь нестационарного обслуживания НО ЦРБ затратили в 2007 г. на каждого по 213 ч. больше предусмотренного времени. Итого: 416ч.

Всего: 3646,897ч - перерасход времени по всей библиотеке.

Анализ расхода рабочего времени НО ЦРБ за 2007 год показывает, что перерасход времени очень большой, т.е. нормы на работы были перевыполнены.

Причин на это может быть несколько как положительных, так и отрицательных:

Во-первых, это высокий профессионализм библиотекарей: несмотря на то, что все библиотекари НО ЦРБ имеют средне-специальное образование, но имеют достаточно большой опыт работы т.е. являются очень хорошими практиками. Средний стаж работы по библиотеке составляет 19 лет.

Во-вторых, такое перевыполнение норм не всегда хорошо так как это сказывается на качестве выполняемой работы.

В-третьих, это произошло потому, что показатели, которые планируются всегда планируются «на глазок», без учета реальных возможностей так, как при планировании работы необходимо учитывать рост населения, рост читателей и т.д. Как видно на графике 1 и таблице 2 ежегодно происходит уменьшение населения НО района и числа читателей, но также нужно учитывать, что исследование проводилось с помощью статистических показателей, а значит, вся работа была выполнена, т.е. была необходима и уменьшение показателей невозможно. Итак, подводя итоги, можно предположить, что перерасход на 213ч. не оказывает влияние на качество работы библиотекарей, но перерасход рабочего времени методистом НО ЦРБ на 1482 ч. может сильно сказываться на качестве работы. Поэтому в этом случае возможно несколько вариантов решения этой проблемы:

- уменьшение количества показателей, например, методист занимается массовой работой: разрабатывает и проводит массовые мероприятия, на что она затратила в 2007году - 1140 ч. разработав 19 мероприятий. Это конечно является положительной стороной, но оттого, что на эту работу было затрачено такое количество часов, «страдает» основная деятельность методиста, что сказывается на ее качестве;

- запланировать на 2008 год ставку для второго методиста;

-вообще не заниматься массовой работой.

Нужно учитывать, что существующая система статистических показателей не всегда отражает реальную деятельность библиотеки. Это объясняется отсутствием единой методики учета отдельных показателей, процессов и видов работы, а так как эта работа очень трудоемкая и требует длительности во времени то ее нужно проводить ежегодно и постоянно совершенствовать.

Поэтому план работы НО ЦРБ на 2008 год можно составить с учетом всех реальных возможностей. Это позволит избежать завышения или занижения объемов плановых заданий. Ориентировка на нормы времени позволит не только более обоснованно подходить к включению в план объемов основной деятельности библиотеки, но и принимать к выполнению сверх плана заказы от органов управления, потребителей информации, рассчитывать возможность участия библиотеки в проектах, целевых программах и т.д. за, что возможен стимулирующий фактор, а именно доплаты, надбавки, премии.

При составлении плана с применением трудовых норм времени работа должна вестись в следующей последовательности:

1.Определение годового объема реального бюджета рабочего времени библиотеки, отдела;

2.Составление схемы основных показателей;

3. Определение объема работы по каждому планируемому направлению;

4.Определение трудозатрат, необходимых для выполнения каждого задания в отдельности и в комплексе по всем показателям плана;

5.Сверить полученные цифры рабочего времени, необходимого для выполнения заданий плана с фондом реального бюджета рабочего времени; провести корректировку плана.(51с.405)

Проблема рационального планирования не должна ограничиваться соответствием объема работ фонду рабочего времени коллектива библиотеки. Необходимо, чтобы фонд рабочего времени и его расход не просто совпадали, а были запланированы нужные работы, способствующие выполнению задач, стоящих перед библиотекой.

4.2 Применение норм времени при расчете численности штата библиотечных работников

Расчет численности персонала имеет как экономическое, так и важное социальное значение. Практика показывает, что большинство конфликтов в организациях возникают именно из-за ошибок в нормировании труда, расстановке людей. Правильный расчет численности персонала в значительной мере предопределяет успешность всей деятельности.

Предоставление библиотекам самостоятельности в решении вопросов расчета необходимой численности штата дает возможность администрации менять в зависимости от нагрузки на рабочих местах штатное расписание, определять перевыполнение или дефицит в трудовом обеспечении.(47с.52)

Основой для расчета нормативной численности штата служат нормы времени. Для расчета необходимо иметь: перечень и объем выполняемых работ, нормы на указанные процессы, трудоемкость по каждой операции.

Чтобы правильно и точно рассчитать необходимую штатную численность, расход рабочего времени, надо, прежде всего, определить вид работ, которые проведены или планируется провести в течение года. Список этих работ должен отражать основные направления деятельности отдела, библиотеки. После того как это все сделано можно уточнить численность штата библиотечных работников НО ЦРБ.

Расчет численности штата библиотечных работников НО ЦРБ

Явочная численность работников (Чр) библиотеки, отдела, сектора, группы рассчитывается по формуле:

Чр=Т0:Фр.в

Где Т0- общая трудоемкость проводимых за год (квартал, месяц) работ;

Фр.в - реальный фонд рабочего времени.

Общая трудоемкость НО ЦРБ за 2007г= 14023,726ч

Реальный фонд рабочего времени = 11515,26ч

Чр=14023ч:11515,26 ч=1,2 шт. ед.

Следовательно, расчетная (явочная) численность работников равняется 1,2 шт. ед.

Используя данные приводимых примеров определения общей трудоемкости работ, можно рассчитать нормируемую (явочную) численность работников.(42с.413).

Для определения штата библиотечных работников (списочная численность) составляется условный ряд типа:

(Чр+Чр2+…Чр20)ЧКн=СП

где Чр1-явочная численность ОК иОЛ;

Чр2-явочная численность абонемента;

Чр3-явочная численность читального зала;

Чр 4-явочная численность отдела нестационарного обслуживания;

Чр5- явочная численность библиографического отдела;

Чр6- явочная численность методического отдела;

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п. определен по данным бухгалтерского учета и равен 5%

Чсп - списочная численность штатных единиц, необходимых для функционирования отдела, сектора, группы, библиотеки в целом.

Кн рассчитывается по следующей формуле:

Кн=1+5% планируемых невыходов:100%=1,05

Итак, рассчитаем явочную численность каждого отдела:

Чр1- ОК и ОЛ

Чр1=ТО:Фр.в.

Чр1= 2144,584ч : 1698,18ч=1,2 шт.ед.

Чр2- абонемент

Чр2=1911,558ч: 1326,18ч=1,4шт.ед

Чр 3-читальный зал

Чр3=1911,558ч: 1698,18ч=1,1шт.ед.

Чр4-отдел нестационарного обслуживания

Чр4=1911,558ч: 1698,18ч=1,1шт.ед.

Чр5- библиографический отдел

Чр5=2037,879ч : 1698,18ч= 1,2шт.ед.

Чр 6- методический отдел

Чр 6=3181ч: 1698,18ч=1,8 шт.ед

Ч сп= (1,2шт.ед+1,4 шт.ед+1,1 шт.ед+1,1шт.ед+1,2шт.ед+1,8шт.ед)* 1,05=8 шт.ед.

Расчеты показали, что нормируемая численность работников библиотеки должна составлять 8 человек, по штатному же расписанию в НО ЦРБ 6 специалистов, т.е. получается, что в соответствии с расчетами нужно увеличить количество специалистов в НО ЦРБ на два человека, что повысит эффективность работы библиотеки. Как показывают данные расчета штатной численности, итоговый результат не всегда совпадает с имеющейся штатной численностью. Администрация библиотеки, отстаивающая интересы коллектива перед органами управления, финансовым аппаратом, может в создавшейся ситуации принять определенные решения. В связи с этим руководитель может:

1.Провести выборочную проверку полноты отражения основной деятельности, проверить правильность фиксирования объемов деятельности по основным производственным циклам;

2. После выборочной проверки предусмотреть возможные варианты решений;

Так как расчеты показали, что в НО ЦРБ необходимо принять еще двух специалистов, то в этом случае можно (если директор будет заинтересован) провести такие мероприятия как:

-ознакомить вышестоящие органы управления с результатами расчета штатной численности и обосновать на их основе необходимость увеличения штата;

-пойти на сокращение объема тех видов деятельности, которая не влияет на критерии установления категории библиотеки по группам оплаты труда;

-исключить из перечня основной деятельности те работы, отсутствие которых не нанесет ощутимого ущерба читателям;

-перевести коллектив библиотеки или отдельные структурные подразделения на более прогрессивные формы организации и режима работы с пересмотром оплаты труда;

-определить возможные варианты рационализации технологических процессов, использование компьютерной техники..(51с. 420).

Таким образом, использование расчета штатной численности, позволяет администрации уточнять основные направления деятельности библиотеки в целом и каждого подразделения в отдельности, оценивать объем работ, их результативность, своевременно принять решения об изменении отдельных объемов или включения дополнительных направлений в соответствии с развитием конкретных положений, определенных федеральными, региональными или местными документами по библиотечной деятельности.

Заключение

В жизни библиотек происходят существенные изменения. Ушли в прошлое времена жесткого регламентирования их деятельности. Библиотеки обрели большую самостоятельность в вопросах организации и нормирования труда. Сегодня библиотеки сами могут и должны самостоятельно решать эти вопросы с учетом собственных интересов и конкретных условий.

Одним из серьезных просчетов, допущенных в процессе экономических преобразований несколько лет назад, явилась недооценка роли организации и нормирования труда: функции норм затрат труда стали сводиться к одной - регулированию заработной платы. Однако развитие рынка доказывает ошибочность этой позиции. Нормирование труда является важнейшей составляющей системы управления, организации деятельности, эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.(26с.86)

В настоящее время к вопросам нормирования труда вернулись многие организации, в том числе и библиотеки, осознавая его важность и значение. Нормирование труда - деятельность очень специфическая и поэтому, несмотря на то, что есть теоретическая и терминологическая база, разработанность этой темы сводится в основном лишь к методике нормирования. Разработана законодательная база нормирования труда

Анализ литературы и информации на сайтах библиотек по теме исследования показал, что практически все публикации посвящены различным аспектам нормирования библиотечного труда, а также много работ методического характера. Проблемы организации нормирования библиотечного труда являются недостаточно разработанными как в теоретическом, так и в практическом плане. Сегодня достаточно трудно определить пути развития теории и методологии нормирования и организации труда, но можно попытаться выделить основные факторы, которые необходимо учитывать. Прежде всего, это изменение функций нормирования. Повышается роль норы труда как меры трудовой деятельности работника с точки зрения оценки, как количества затраченного рабочего времени, так и качества труда.

Количественная мера труда, как правило, позволяет рассчитать время, нужное для выполнения определенного объема работ в конкретных условиях, а качество труда определяется уровнем его общественной полезности. И поэтому норма становиться не только средством распределения, но и стимулирования трудовой деятельности.(58с.72) Исследование показало, что применение нормирования труда в муниципальных библиотеках играет очень важную роль в управлении библиотекой и ее коллективом. Постоянно занимаясь нормированием труда можно с помощью научно обоснованного планирования рационализировать организацию труда, усовершенствовать деятельность всей библиотеки, что будет сказываться на качестве выполнения работ, т.е. работа будет выполняться более качественно, что, несомненно, будет поднимать имидж библиотеки среди населения, а значит, будет увеличиваться количество пользователей, книговыдачи, посещений, что очень важно в последнее время не только для муниципальных библиотек, но для библиотек всех уровней. Применение системы нормирования поможет руководителю библиотеки рационально использовать кадры и рабочее время, четко распределять функциональные обязанности и уточнять штатные потребности, а также обеспечить материальное и моральное стимулирование работников библиотеки. Организация морального и материального стимулирования должна быть направлена на рост заинтересованности каждого библиотекаря в рациональном использовании рабочего времени, освоении передовых приемов и методов труда, лучшей организации рабочих мест. В заключение подчеркнем следующее, что теория и практика по нормированию библиотечного труда постепенно развивается, обеспечивает практических работников методиками, нормативными материалами, проектами организации труда.

Библиографический список

1. Библиотечная технология. Сущность, значение и структура// Справочник библиотекаря/ Под. ред. А.Н. Ванеева, М.А. Минкина.- СПб.,2002.-С.319-321.