Информация и коммуникации

Основная проблема, которую решают сегодня создатели корпоративного имиджа компании, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает компания как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Основными критериями престижа компании, которые, по возможности, должны найти отражение в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются:

ь Уровень ответственности по отношению к потребителям и местной общественности, к охране окружающей среды;

ь Финансовая стабильность;

ь Активная инновационная деятельность;

ь Высокое качество товаров и услуг;

ь Рентабельность инвестиций;

ь Забота о персонале;

ь Высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей.

Наиболее распространенными способами развития отношений с обществом являются:

ь Подготовка и публикация в специализированных журналах редакционных (не рекламных) материалов по последним достижениям компании в разработке и организации поставки новых, как правило, пионерных товаров, новых, социально-значимых, направлениях деятельности компании;

ь Организация пресс-конференций, с приглашением не только прессы, но и представителей общественности, политических деятелей, знаменитостей, из самых различных сфер науки, культуры, спорта;

ь Участие в широковещательных благотворительных акциях (взносы в благотворительные фонды, участие в «благотворительных марафонах», других акциях в поддержку малоимущих слоев населения, больных детей, инвалидов, пенсионеров);

ь Поддержка общественно полезных организаций здравоохранения, культуры, спорта, просвещения, образования.

2.5 Пути усовершенствования коммуникационных процессов

Рассмотрев систему коммуникаций в компании «АБДИ Компани» можно подвести итоги: на протяжении десяти лет компания АБДИ успешно развивалась на рынке Казахстана, строила свои отношения с разными целевыми аудиториями, фактически является лидером продаж канцелярских товаров на рынке Казахстана и Средней Азии. Также можно утверждать об эффективном использовании компанией коммуникаций, как внешних, так и внутренних. Учитывая все это, можно только предложить некоторые принципы укрепления коммуникаций в компании, разработать программу обратной связи и некоторые каналы по улучшению внешней коммуникации.

Несмотря на то, что у компании есть свой корпоративный журнал, массовая печать может сыграть важную роль в укреплении имиджа компании. Распространение собственной печатной продукции в форме фирменных журналов, брошюр, буклетов, в которой представлена история компании, ее достижения в научно-техническом прогрессе, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей даст возможность ознакомить с жизнью компании широкие круги населения. Поможет привлечь новых покупателей и партнеров.

Также можно провести некоторую реконструкцию сайта компании и создать web-магазин, где можно было бы видеть весь ассортимент товара с подробным описанием и изображением каждой позиции. Разработать новую, облегченную систему заказов, с полным архивом предыдущих заказов клиента. Усовершенствовать поступление заявок таким образом, чтобы они напрямую поступали корпоративному менеджеру, благодаря чему заказ моментально бы обрабатывался.

Кроме того, для улучшения корпоративных коммуникаций, своевременного обнаружения и устранения корпоративных проблем в компании можно использовать программу «Говори свободно», которая получила широкое распространение в работе банков. Эта программа предназначена для своевременного реагирования на нужды сотрудников. Она является программой конфиденциальной двусторонней письменной связи. Программа предполагает получение писем от сотрудников и рассмотрение их высшим руководством. Эти послания могут быть посвящены политике компании; вопросам здоровья и безопасности, удобства и комфорта сотрудников. На письменный ответ руководству отводится 10 - 15 дней. Затем принятые решения обсуждаются со всем персоналом.

Следующие принципы также можно использовать для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

ь Принцип ясности.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

ь Принцип целостности.

Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

ь Принцип стратегического использования информационной организации.

Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Попробуем рассмотреть способы улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю любой компании стать более коммуникабельным.

§ В первую очередь, любому руководителю необходимо научиться слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

§ Кроме того, помочь облегчить общение может правильное построение предложений и ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые задумано сделать объектами передачи.

§ В общении не обойтись без языка жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, можно добиться большей ясности и понимания сказанных слов.

§ Эмпатия и открытость помогают наладить доверительные отношения. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

§ Не менее важным в общении является установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что руководитель намеревался сообщить.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой руководитель.

ь Регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

ь Управленческие действия.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

ь Системы обратной связи.

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

ь Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

Таким образом, существует множество методов и способов усовершенствования коммуникаций в организации. И если компания не пренебрегает этими методами, эффективно использует информацию, то наверняка компанию ждет быстрый рост и лидерство на республиканском и международном рынке.

А компании «АБДИ Компани» хочется пожелать дальнейшего роста, преуспевания и перспектив на казахстанском рынке. Также новых идей, планов, проектов, программ по усовершенствованию управления компанией.

Размещено на Allbest.ru