Автоматизированная работа управления персоналом

v ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;

v подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;

v ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;

v подготовка отчетов по превышению штатной численности;

v подготовка отчетов по причинам увольнений;

Планирование использования трудовых ресурсов

Подсистема предназначена для решения задач долгосрочного и текущего планирования, а также для контроля за использованием трудовых ресурсов на предприятии. При планировании рабочего времени с минимальной трудоемкостью описываются плановые рабочие графики любой сложности на произвольный период:

v недельные рабочие графики для ИТР и служащих;

v сменные графики любой сложности;

v рабочие графики стохастической природы (например, раз в месяц с плавающим рабочим днем);

v свободные графики, при которых отсутствует планирование рабочего времени на каждый день.

В подсистеме осуществляются функции:

v планирования загрузки сотрудников на календарный год;

v оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);

v ведения системы тарифных ставок;

v ведения учета норм времени и выработки и др.

В подсистеме ведутся журналы плановых и фактических отпусков, больничных листов, использования рабочего времени, учета выполненных работ, документов о дополнительном вознаграждении за труд.

Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

Учет использования рабочего времени

Учет основан на трудовых соглашениях администрации и сотрудников, в которых оговариваются условия оплаты использованного времени сотрудников по дням недели и рабочим часам в течение дня, условия переработки и недоработки планового времени, сменная работа. Принимается во внимание плановое распределение работ по штатному расписанию. Учет фактически отработанного времени ведется в форме табеля. Возможно ведение нескольких табелей на одного сотрудника. Та или иная форма внесения данных в табель выбирается в зависимости от условий трудового соглашения или сложившейся технологии учета. Возможны следующие варианты:

v ведение ежедневных данных о приходе и уходе сотрудников;

v ведение журнала времени пребывания сотрудников на рабочем месте;

v ведение расчетных видов времени;

v ввод времени реального выполнения работы;

v внесение вручную итоговых данных за месяц по каждому сотруднику;

v ввод данных о регистрации сотрудников во время прихода - ухода в системе автоматического контроля входа-выхода.

В подсистеме могут формироваться документы: распределение рабочего времени по видам, плановая выработка по отдельным сотрудникам и др. Возможен анализ использованного рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.

Расчеты с персоналом, пенсионный и налоговый учет

Подсистема включает три основных блока: расчет начислений, учет расчетов с подотчетными лицами, пенсионный и налоговый учет.

- Блок "Расчет начислений заработной платы" предназначен для решения всех задач, касающихся ведения расчетов начислений по доходам сотрудников и начислений по налогам и отчислениям с них.

В подсистеме реализуются следующие функции:

1. Расчет сумм начислений. Могут использоваться разнообразные виды начислений по доходам и расходам. Каждый вид начислений имеет индивидуальную настройку на соответствующий алгоритм. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.

2. Ведение картотек на сотрудников. В подсистеме ведутся картотеки: налоговых карточек, лицевых карточек, расчетных карточек, оперативного архива начислений, пенсионных карточек, карточек учета стажа, платежных документов, сформированных справок и отчетов, депонентов, исполнительных документов.

3. Формирование отчетов. Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде в налоговые инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.

- Блок "Учет расчетов с подотчетными лицами" предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников.

- Блок "Пенсионный и налоговый учет" предназначен для сбора, учета и анализа персонифицированной информации о сотрудниках, передачи ее в Пенсионный фонд и МНС России. Формирует документы персонифицированного учета в электронном виде и на бумажных носителях. Осуществляет хранение, поиск и визуализацию сформированных документов и обработку данных, полученных в электронном виде из Пенсионного фонда. Позволяет контролировать стадии подготовки и передачи документов.

2.3 Модуль "Управления персоналом" как самостоятельный программный продукт

Данный модуль (рис. 2.1.) позволит формировать организационную структуру компании, систему администрирования, всю совокупность организационных документов, положений, кадровой информации и вести текущую работу с персоналом, а именно:

v Формировать и вести штатное расписание;

v Проводить анкетирование кандидатов и принимать их на работу;

v Контролировать прохождение испытательного срока;

v Вести и просматривать личные дела сотрудников;

v Формировать трудовые контракты, вести кадровые документы и архивы;

v Формировать и организовывать программы развития персонала;

v Формировать персональные бизнес-планы и получать отчеты по ним;

v Проводить оценку и аттестацию персонала;

v Получать кадровую отчетность и проводить кадровый анализ.

Содержание модуля

Рис.2.1.

ИТ-система для конкретной компании

Предоставленная в данной главе ИТ-система и ее структура, наполнение и предъявляемые к ней требования не одинаковы для всех компаний. Поэтому процесс внедрения системы и ее отдельных модулей в компаниях, являясь многоэтапным, может занимать определенный период времени.

Работы по каждому этапу (модулю) могут происходить в следующей последовательности:

1. исследование компании;

2. адаптация ИТ-системы/ модуля;

3. согласование и утверждение принимаемых решений;

4. обучение персонала компании;

5. внедрение ИТ-системы/ модуля;

Таким образом будет происходить максимальная адаптация ИТ- системы и оптимизация ее возможностей в рамках конкретной компании в соответствии с предъявляемыми ей требованиями.

2.4 Использование ресурсов Интернета в управлении персоналом

Глобальная электронная сеть Интернет возникла в конце 80-х годов и, несмотря на то, что она охватила весь цивилизованный мир, до сих пор шла по пути скорее количественного, нежили качественного развития. Оценка результатов ее влияния на человеческую жизнь, на экономику еще впереди, но уже сегодня можно очертить тенденции развития и возможности, которые открывает глобальная электронная сеть в разных областях деятельности.

Интернет-технологии создают в обществе среду жизнедеятельности, аналогичную той, что существует в малой группе или общине, все члены которой знают друг друга и имеют между собой прямые контакты. Человеческая деятельность переносимая в виртуальное пространство, меняет свойства. Качество личного общения начинают сближаться с качеством опосредованного Интернет-общения. Рождается глобальная община, поскольку количество участников общины стремится к численности населения.

Рассмотрим влияние Интернет-технологий на отдельные процессы управления персоналом. Традиционно процессы работы с персоналом делятся на следующие направления:

1. обеспечение кадровыми ресурсами: привлечение, рекрутинг, отбор, наём;

2. поддержание в эффективном рабочем состоянии кадрового состава: обучение, инструктирование, стимулирование;

3. индивидуальное развитие персонала: карьера (планирование), профессиональное развитие, повышение квалификации, оценка, методы обучения.

Обеспечение кадровыми ресурсами

Основная задача, которую может решать с помощью Интернета служба персонала - оперативное взаимодействие с рынком труда. Существует много вариантов поиска трудовых ресурсов в Интернете, не только прямых, но и опосредованных - через агентства-посредники, биржи труда. В виртуальном варианте рынок труда начинает видоизменяться, поскольку каждый обладает возможностью обратиться на прямую если не к руководителю компании, то к организации в целом. Становится возможным прямое общение - работодатель-соискатель.

Различные пути привлечения и поиска персонала

Корпоративный сайт компании в Интернете

Если компания хочет эффективно набирать сотрудников, создавать свою базу кадровых ресурсов, самый прямой путь- создать свой Интернет-ресурс. Это позволяет службе персонала держать собственный информационный канал, который обеспечивает привлечение персонала, обладающего необходимыми качествами. Возникает своеобразный аналог рекламного объявления, но у него несравнимо больше преимуществ, связанных с возможностями помещения объемной комплексной информации о компании.

На сайте помещаются основные моменты философии, миссия компании, ее цели, место на рынке, уровень зарплат, надежность состав вакансий.

Кадровые агентства

В сети нашла свое отражение и работа кадровых агентств, предоставляющие платные услуги посредника по поиску и подбору персонала для работодателей, а так же и для соискателей, ищущих работу. Посредник в Интернете - это информационный портал, создающий за плату базы данных объявлений о работе и резюме. Пользователь сначала обнаруживает бренд кадрового агентства, оценивает его надежность или не надежность, затем принимает решение о покупке услуг. При положительном решении со стороны пользователя кадровое агентство за плату выполняет роль посредника между работником и работодателем.

Информационно-консалтинговые ресурсы

Эти ресурсы представляют более прогрессивную форму информационного сервиса по сравнению с сетевыми посредниками: они превращаются, по большей части, в информационный ресурс. Прослеживается тенденция перерождения посреднических ресурсов в информационные порталы, направлением деятельности которых становятся консультации по таким вопросам, как:

· наличие в сети информационных ресурсов по предоставлению информации о вакансиях;

· способы и пути взаимного поиска работодателей и соискателей;

· стратегии самопрезинтации соискателя;

· конкретизация потребностей работодателя в персонале;

· ориентация пользователя/ работодателя в имеющихся предложениях;

при пользовании такими ресурсами можно заметить исчезновение "бренда посредника" и появление "бренда продукта". Продукт в данном случае - информация о работе, о местах или о соискателях.

Профессиональные сообщества в сети

На сегодняшнем этапе сеть активно развивается изнутри, перестраивается. Возможности Интернета по сегментации и консолидации профессионального рынка порождают еще один способ взаимодействия - профессиональную сеть. Профессиональные Интернет - сообщества представляют порталы или группы сайтов, взаимосвязанных по тематике и профессиональным интересам посредством ссылок - своеобразные виртуальные клубы, сообщества, сетевые профессиональные организации.

Деятельность сетевого сообщества в сети предоставляет возможности для знакомства с составом и характеристиками составляющих его пользователей, специалистов в разных областях. При определенной активности в рамках подобного сообщества можно решать задачи и целевого подбора кадров. Для того, чтобы найти носителя знаний, например по управлению персоналом, можно обратиться на определенные профессиональные ресурсы.

Существуют также профессиональные сети, организации, по своему содержанию не относящиеся к управлению персоналом, но они объединяют квалифицированный персонал, который может оказаться нужным данной компании. Профессиональное сообщество не решает задачи трудоустройства своих членов, но если кто-то испытывает потребность в квалифицированных кадрах в данной сфере профессиональных знаний, если нужна целевая аудитория определенного уровня, то, войдя в подобную сеть, кадровый специалист или руководитель найдет массу экспертов по самым разным вопросам.

Таким образом, можно сказать, что профессиональные сообщества являются новым, еще только формирующимся пространством для поиска кадровых ресурсов.

Интернет - ресурсы для поддержания эффективного рабочего состояния кадрового состава

Предоставление сотрудникам социального пакета

При управлении людскими ресурсами, так или иначе, встает вопрос заботы об эффективности работы персонала. Если компания предоставляет социальный пакет (сейчас к этому стремятся большинство организации, в том числе и небольших), это подразумевает включение в расходы предприятия затрат на отдых сотрудников, их медицинское обслуживание, страхование. Появляется уже коммерческая задача - снижение издержек с сохранением достойного уровня услуг социального пакета. Чем более развитый социальный пакет предоставляет организация, тем устойчивее она становится.

Каким образом Интернет позволяет сокращать издержки обеспечения социального пакета?

Во-первых, Интернет дает возможность свободного выхода на широкий рынок туристических, медицинских, страховых услуг, дифференцированных по должностному положению сотрудников (вплоть до предоставления жилья для уровня руководящих сотрудников, топ- персонала). Появляется неограниченная возможность сравнения и выбора без посредников.

Во- вторых, уже стало традиционным предоставление оптовой скидки при электронной покупке пакета подобных услуг непосредственно у поставщика.

Таким образом, использование информационных возможностей Интернета помогает решить несколько задач:

v задачу удержания персонала за счет тщательного подбора составляющих социального пакета;

v задачу поддержания эффективного рабочего состояния персонала благодаря заботе о его здоровье, уровне социальной защищенности, уверенности в компании;

v задачу сокращения затрат при покупке услуг социального пакета.

Образовательные услуги

Существует огромное количество образовательных ресурсов, взаимодействие с которыми во многом повторяет варианты взаимодействия с рынком труда. Образовательные услуги предоставляют посредники. Часто поступают предложения приобрести дорогостоящие образовательные программы с посещениями западных высших учреждений, например, купить программу в Гарварде. Между тем эту программу можно найти непосредственно на сайте Гарварда. Но в данном случае от ищущего потребуется достаточная степень грамотности для поиска и знание английского языка.

Появляются информационные, консультирующие ресурсы, которые предлагают маршрутизировать путь заказчика по определенным направлениям.

Существуют также и профессиональные сообщества, сформировавшиеся по признаку предоставления образовательных услуг.

В настоящее время появилась еще одна услуга по получен7ию образования с помощью Интернета - дистанционное образование. Пользующееся большой популярностью на западе. Благодаря возможностям компьютера бумажные носители _ книги, пакеты книг, учебники переведены в электронный вид и продаются в виде файлов. С появлением компьютерных технологий изменились носитель, форма товара и путь: почтовая рассылка сменилась электронной почтой.

Другая форма дистанционного образования - сетевой аналог заочного образования: тестирование, консультирование, которое осуществляется в виде e- mail-обменов. Это интенсивный способ дистанционного образования.

Следующее явление - это сайты, являющиеся сами по себе свободным онлайновым тренажером определенных качеств человека. Пользователь, эффективно взаимодействуя с ресурсами сайта, приобретая знания. Сам сайт уже имитирует в этом случае учебный процесс.

Итак, можно говорить о формировании в Интернете самонастраивающейся системы, с помощью которой любой пользователь имеет возможность с максимальной эффективностью найти подходящие условия и партнеров для своей деятельности.

Сегодня уже ни у кого не вызывает сомнений, что Интернет становится наиболее удобным посредническим инструментом, с помощью которого можно быстро решать задачи поиска соискателей работодателями. Это происходит по целому ряду причин.

Во-первых, обращаясь в поисках персонала к Интернету, человек получает сразу комплекс услуг. Предоставляется возможность просмотреть ряд подходящих соискателей, дать объявление о вакансии, просмотреть информацию о рынке труда, прочитать советы эксперта. Также можно просмотреть объявления коллег-работодателей, что может помочь грамотно составить собственное и даст представление об уровне зарплат.

Во-вторых, в Интернете сразу можно найти все виды служб, помогающие при поиске: доски объявлений, периодические издания.

В-третьих, поиск с помощью сети - это минимальная потеря времени, а также сравнительно небольшие денежные затраты.

Глава 3. Изучение и создание недостающих элементов документооборота ЗАО "Тихвинского КЛПХ"

3.1 Обзор программ для управления персоналом

Модули управления персоналом в ERP-системах.

Программы класса ERP (Enterprise resource planing), пожалуй, относятся к наиболее сложным системам, с которыми приходится сталкиваться в бизнесе.

Время внедрения подобных комплексов измеряется годами и десятилетиями (SAP, Oracle, Axapta). Если раньше подобные решения могли позволить себе только очень крупные предприятия, то сейчас разработчики ведут активные действия по завоеванию среднего и даже малого бизнеса.

Например, концерн SAP выпустил специальную версию своей ERP-системы для средних предприятий - mySAP All- in-One, которая по сути является маркетинговым ходом для завоевания нового рынка. В новой программе полностью сохранена функциональность более "тяжелой версии" продукта, но введено искусственное ограничение на количество рабочих мест. Однако дакже при этом стоимость ее внедрения исчисляется сотнями тысяч долларов.

По мере все более широкого распространения пакета его цена снижается, выходят специальные "облегченные версии". Тем не менее для большинства российских предприятий даже самые "легкие" ERP - системы остаются слишком дорогим удовольствием.

Например, стоимость начального пакета модулей Microsoft Navision для пяти рабочих мест составляет примерно 7 тысяч евро.

Axapta является еще более дорогой программой.

ERP-системы от Oracle по стоимости и функциональности рассчитаны на самые крупные предприятия. Количество внедрений Oracle в стране не превышает сотни, а стоимость отдельных проектов может исчисляться миллионами долларов США. Кроме того, всегда надо иметь в виду, что внедрение ERP - системы - это длительный процесс, который может растянуться на долгие месяцы и даже годы.

Все еще сохраняется проблема приспособленности самих модулей к реалиям российской кадровой работы. Наиболее активные на рынке ERP -систем западные разработчики в своих программах просто не успевают учитывать местную специфику - нередки случаи, когда крупные предприятия, внедрившие системы Axapta или Navision, продолжают пользоваться российскими кадровыми программами. Отечественные законы остаются непредсказуемыми, и те операции, что должны быть согласованы с государством, лучше выполняют местные разработки. Российские создатели ERP- систем ("Галактика", "Парус", "Флагман") с этой проблемой справились, правда, для большинства предприятий они все равно остаются недоступными.

Сильной стороной ERP- систем является возможность адаптации к конкретной компании. Однако такая работа стоит дорого.

Специализированные продукты для автоматизации работы кадровых служб

В последнее время на рынке программ автоматизации кадровой работы наблюдается оживление. Проблема выбора встает, когда специалист или руководитель компании приходит к выводу, что ему необходима программа от серьезного российского разработчика, способная удовлетворить все потребности кадровиков. Зачастую российские программы способны заменить соответствующие модули в западных ERP- системах.

Старейшим продуктом на этом рынке является система "БОСС-кадровик", разработанная фирмой "АйТи". За десятилетие система прошла путь от индивидуальной разработки до тиражного продукта, внедренного на крупнейших предприятиях страны, таких как АЛРОСА, "Связьинвест", "Уралмашзавод". Система способна управляться с документооборотом кадровой службы, ведущей десятки тысяч работников.

Программный продукт состоит из двух модулей -"начисление зарплаты" и "управление кадрами", которые при необходимости поставляются отдельно. В "БОСС-кадровик" реализованы все функции, необходимые современной кадровой службе. Единственным ограничением для потребителей становится ценовая политика компании. Стоимость автоматизации одного рабочего места приближается к 1000 долларов США, а ставить систему менее, чем на пять пользователей не имеет смысла, так как функционал не будет востребован полностью два-три сотрудника просто не смогут полностью воспользоваться всеми возможностями программы.

В 2003 году на рынок систем автоматизации кадровых служб вышла компания "СКБ Контур", известная своими программами передачи данных по персонифицированному учету в Пенсионный фонд, системой налоговой отчетности через Интернет и программами расчета заработной платы. Специалисты компании попытались создать универсальное решение для любой кадровой службы - от небольшого предприятия до огромного завода. Программу "Контур-Персонал" имеет смысл устанавливать, даже если в компании работает только один менеджер по персоналу. На одном рабочем месте специалист будет иметь набор функций, не отличающийся от многопользовательских систем. При этом у "Контур-Персонал" есть успешные внедрения и на предприятиях с десятком тысяч сотрудников. Цены на продукт зависят от численности работников организации и количества рабочих мест. Минимальная стоимость рабочего места в системе- около 200 долларов США.

К этой же группе систем можно отнести программу "1С: Зарплата и управление персоналом" 8.0. несмотря на формальную принадлежность к первой группе, эта версия все таки ближе к универсальным продуктам. В системе заложен ряд функций, например управление качеством персонала. Пока еще нет необходимого количества отзывов, чтобы говорить о ней как о сложившейся и реально работающей системе. Любая сложная программа должна пройти своеобразный "путь адаптации", после которого она становится по-настоящему тиражным продуктом.

Небольшие программы в помощь кадровику

В сети есть множество предложений купить за небольшую сумму программу, которая станет очередной "панацеей" и "решит все проблемы кадровой службы". Обычно их функциональность ограничивается основными приказами - прием, увольнение, отпуск. Заявленные справочники профессий чаще всего приходится вводить вручную, а об обмене данными с другими пользователями и программами, а также о разграничении прав доступа речи вообще не идет. Подобные продукты могут стать подходящим решением для совсем небольших организаций. Но даже в этой нише постоянно идет развитие, и число предложений постоянно увеличивается.

В Интернет - магазинах раздел, посвященный автоматизации работы служб персонала, содержит более 50 наименований. Стоимость такого продукта редко превышает отметку в 1 тысячу рублей. Чаще всего каждая отдельная программа отвечает за небольшой участок работы менеджера по персоналу: например, система контроля персонала StaffCop или программа автоматизации студенческих отделов кадров - "Студент". Но есть и программы, претендующие на комплексный охват, такие как "Персонал" стоимостью менее 100 долларов США, дающая возможность планировать аттестации, создавать собственные отчеты, вести картотеку распоряжений по кадрам. Невысокая функциональность программы компенсируется низкой стоимостью, отсутствием затрат на внедрение. Для некоторых предприятий такой вариант может стать оптимальным. Однако компании, уверенные в том, что вложения должны приносить отдачу, несомненно, будут, вкладывать средства в более серьезные системы.

Рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше - автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью.

3.2 Описание предметной области

ЗАО "Тихвинский комплексный леспромхоз" был создан в 1929 году в соответствии с приказом по Ленинградбумтресту № 150/1289 от I/X 1929 года. С конца двадцатых годов и по настоящее время ЗАО "Тихвинский комплексный леспромхоз" был и остается одним из крупнейших лесозаготовительных предприятий области.

В 2005 году предприятие вошло в состав концерна UPM-Kymmene для того, чтобы открылись широкие перспективы развития: привлечение новых технологий в лесозаготовку и строительство дорог, в работу по отгрузке продукции и в процесс лесовосстановления ".

Сегодня более 99 % акций предприятия находятся в собственности корпорации UPM-Kymmene. У UPM-Kymmene в России есть два завода по переработке древесины. Тихвинский леспромхоз находится в выгодном географическом положении: его продукция идет прямо на фанерный завод в Чудово и на лесопильный завод в Пестово. Часть продукции уходит на экспорт - на заводы UPM-Kymmene.

UPM-Kymmene уделяет большое внимание вопросам экологии и развитию предприятия в соответствии с международными стандартами лесопользования. Проводится большая работа по добровольной лесной сертификации по системе FSC. Уже в начале 2007 года леспромхоз получил сертификат.



Основные функции отделов ЗАО "Тихвинский КЛПХ"

Отдел реализации:

1. формирование образа потребителя;

2. исследование рынка;

3. изложение стратегии маркетинга фирмы;

4. ценообразование, ценовая политика;

5. каналы сбыта продукции;

6. условия поставки, продаж;

7. материально- техническое снабжение;

8. стимулирование сбыта;

9. реклама товара, фирмы;

10. анализ соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;

11. наблюдение за отношением клиентов.

Производственный отдел:

1. разработка плана производства;

2. определение жизненного цикла продукта;

3. проектирование продукта как объекта производства;

4. разработка технологического процесса производства;

5. определение характеристик применяемого оборудования, определение системы машин;

6. проектирование характеристик организации труда;

7. формирование производственной структуры;

8. проектирование организации управления, формирование структуры управления;

9. проведение испытаний продукта, оборудования.

Бухгалтерия:

1. бюджетирование;

2. налоговая и бухгалтерская отчетность;

3. движение денежных потоков;

4. оценка финансового состояния фирмы за текущий период, предыдущий;

5. учет капитальных вложений;

6. составление финансового плана развития на краткосрочный и долгосрочный периоды;

7. формирование фондов;

8. анализ предполагаемой и фактической прибыли.

Юридический отдел:

1. подготовка договоров к заключению с партнерами;

2. правовая поддержка;

3. юридические консультации;

4. ведение арбитражных дел.

Информационный отдел:

1. поиск и обработка необходимой для фирмы информации (Интернет);

2. ведение какой- либо отчетности;

3. установка антивирусных программ;

4. создание баз данных (для увеличения объема и структурной сложности хранимых данных);

5. разработка и внедрение средств защиты от несанкционированного доступа к информации предприятия;

6. распространение рекламы с помощью Интернета;

7. способ прогнозирования.

Кадровый отдел:

1. ведение кадровой политики фирмы;

2. проводит работу с персоналом;

3. ведет учет рабочего времени;

4. ведет контроль за соблюдением трудового законодательства;

5. ведет контроль за трудовой дисциплиной;

6. взаимодействует со службой занятости, военкоматом, пенсионным фондом.

Транспортный отдел:

1. организовывает перевозку леса;

2. контролирует состояние транспортных средств;

3.организует доставку рабочих на делянки;

3.3 Описание информационной системы 1С: Предприятие "Зарплата и Кадры"

Программа 1С: Предприятие 7.7. конфигурация "Зарплата и Кадры": кадровый учет и штатное расписание позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещение сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Конфигурация позволяет вести штатное расписание организации, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Концепция системы 1С:Предприятие

Система программ 1С:Предприятие представляет собой технологическую платформу и конфигурации. Технологическая платформа - это набор различных, не зависящих от действующего законодательства и методологии учета механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности. Конфигурации представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной предметной области.

Конфигурация - это некая совокупность типовых и унифицированных алгоритмов и методов обработки входной информации.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой "1С" в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Программа 1С: Предприятие 7.7. конфигурация "Зарплата и Кадры": кадровый учет и штатное расписание позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещение сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников. Конфигурация позволяет вести штатное расписание организации, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Запуск программы

Запускаем программу 1С:Предприятие версии 7.7. конфигурация "Зарплата и Кадры"



Рис. 3.1. Запуск 1С:Предприятие

Выбираем "Кадровый учет ЗАО "Тихвинский КЛПХ", нажимаем кнопку

Ввод сведений об организации

Вводим сведения об организации, воспользовавшись процедурой "Настройки" меню "Сервис".

Рис. 3.2. Настройка конфигурации

В форме "Настройки" вводим различные сведения, характеризующие организацию в целом; редактируются ставки налогов и размеры пособий, используемые при расчете заработной платы; выбираются установки, настраивающие расчет зарплаты под особенности организации и прочее.

На закладке "Предприятие" вводим данные об организации- ее наименование, адрес, ИНН и т. п. На этой же закладке вводятся сведения об ответственных лицах- фамилия руководителя организации, главного бухгалтера, начальника отдела кадров и др. Эти значения выбираются из справочника сотрудников, который необходимо заполнить до настройки конфигурации или вернуться к заполнению этой страницы можно после того, как будет сформирован список сотрудников.

Формирование структуры организации

Для начала необходимо заполнить справочник подразделений. Вызываем из меню "Справочники" пункт "Подразделения". Формируем в справочнике новую группу и называем ее "Администрация". В группу "Администрация" входят: бухгалтерия, отдел кадров и руководство.

Рис. 3.3. Справочник: Подразделения

Остальные отделы вводим в справочник путем нажатия кнопки "Новая строка".

Формирование списка сотрудников

После формирования структуры организации и заполнения справочника должностей можно приступать к формированию списка сотрудников. Для того, чтобы ввести сотрудника в справочник выбираем меню "Справочник" пункт "Сотрудники" или нажимаем кнопку на панели инструментов. Открывается Справочник: сотрудники.



Рис.3.4. Справочник: Сотрудники

Вводим сотрудника в справочник. Для этого необходимо нажать кнопку "Новая строка" . Появляется окно "Физлицо". На закладке "Основное" вводится часть информации о сотруднике.

Рис. 3.5. Физлицо

Код присваивается сотруднику автоматически, затем вписываем фамилию, имя, отчество сотрудника, дату рождения, пол, ИНН, ИМНС, страну ПМЖ, номер ПФР, адрес по регистрации, удостоверение личности.

Ввод адресов сотрудников

Ввод адресов сотрудников осуществляется с использованием специальных адресных классификаторов, которые можно получить в электронном виде в местной налоговой инспекции. Загрузка адресных классификаторов в информационную базу осуществляется меню "Сервис" из пункта "Импорт адресных классификаторов". В форме редактирования для ввода адреса предназначена кнопка. При нажатии на эту кнопку вызывается окно ввода адреса, в которое вводим элементы адреса.

Рис. 3.6. Ввод адреса

В окне ввода "Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Улица" можно заполнять путем выбора нужных значений из адресных классификаторов. Также адресное поле можно заполнить вручную. После заполнения нажимаем Ввод информации об удостоверении личности и прочих документах сотрудника. Данные из удостоверения личности и других документов вводятся в специальной форме, которая вызывается кнопкой справа от текста.

Рис. 3.7. Документ, удостоверяющий личность

Заполняем реквизиты формы. Нажимаем OK

На закладке "Кадры"

Рис. 3.8. Физлицо

Указывается адрес местожительства, место рождения, общий стаж, непрерывный стаж, стаж работы на предприятии. Далее нажимаем кнопку Записать и ОК

Прием на работу

Документ "Приказ о приеме на работу" применяется при приеме нового сотрудника по основному месту работы, для назначения уже работающему сотруднику внутреннего совместительства или при приеме нового сотрудника по внешнему совместительству. Сотрудник вводится в справочник, при этом он будут иметь статус физического лица, а затем его принимаем на работу документом "Приказ о приеме на работу".

Рис. 3.9. Справочник: Сотрудники

Документ "Приказ о приеме на работу" предназначен для регистрации факта приема сотрудника на работу по трудовому договору согласно Трудовому кодексу РФ. В меню "Документы" выбираем пункт "Прием на работу" или нажимаем кнопку на панели инструментов.

Открывается окно "Приказ о приеме на работу".

Рис. 3.10. Приказ о приеме на работу

Номер приказа ставится автоматически, но его можно ввести и вручную. Из справочника "Сотрудники" выбираем физическое лицо. Устанавливаем дату приема на работу. Далее выбираем из списка: подразделение, должность, систему оплаты труда, ставку, оклад, разряд, премию.

Если же сотрудник принимается на сезонную работу, то "Дата по.." заполняется. Сброшенный флажок "На основное место работы" означает, что сотрудник принимается на работу по внешнему совместительству.

На закладке "Прочее" указываются: график работы, характер работы, режим труда.



Рис. 3.11. Прием на работу

Нажимаем кнопку ОК, затем выводим документ на печать, нажав кнопку Печать.

Рис. 3.12. Приказ о приеме на работу

Документ "Приказ о приеме на работу" применяется как при приеме нового сотрудника, так и для назначения уже работающему сотруднику дополнительного места работы в той же организации - в порядке внутреннего совместительства. Например, сотрудника Малышева А.П. по внутреннему совместительству принимаем на работу вальщиком. В реквизите "Сотрудники" выбираем сотрудника Малышева А.П..



Рис. 3.14. Подтверждение

Нажимаем Да.

Рис. 3.15. Прием на работу

На закладке "Прочее" указываем график работы, характер работы, режим труда.



Рис. 3.16. Прием на работу

Нажимаем ОК. В результате проведения этого документа в справочнике сотрудников появится новая строка, регистрирующая новое место работы сотрудника.

Кадровые данные. Форма Т-2

В форме редактирования данных сотрудника вводится лишь часть кадровых данных - необходимая для получения разнообразной налоговой отчетности и передачи данных в систему персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ. Остальная же кадровая информация вводится непосредственно в форму личной карточки работника (Т-2) - вызывается кнопкой «Ввод данных» на закладке "Основные".

Личная карточка сотрудника сформирована из 11 разделов.

I раздел "Общие сведения" состоит из пунктов ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные - заполняются автоматически; пункты: гражданство знание иностранного языка, образование, образовательные учреждения, профессия, состояние в браке, состав семьи заполняются вручную (все графы желтого цвета в форме Т-2 заполняются вручную).

II раздел "Сведения о воинском учете".

Разделы III "Прием на работу и перемещения" и VIII "Отпуска" заполняются автоматически на основании введенных в программу кадровых документов. Разделы: "Аттестация", "Повышение квалификации", "Профессиональная переподготовка", "Награды, почетные звания", "Социальные льготы", "Дополнительные сведения" предполагают ввод информации вручную.

Рис. 3.17. Личная карточка работника

Кадровые изменения

Основные кадровые приказы такие как, "Приказ о приеме на работу", "Увольнение", "Кадровое перемещение" вызываются из меню "Документы" пункт "Прочие кадровые приказы". Любое кадровое изменение должно регистрироваться документально.

Например, сотрудника Попрыго В.В. повысили в должности. Меню "Документы" пункт "Прочие кадровые приказы" или нажимаем кнопку на панели инструментов.

На закладке "Кадровые" вводятся данные о подразделении, должности и графике работы сотрудника.



Рис. 3.18. Кадровое перемещение

На закладке "Расчетные" вводятся данные о форме оплаты труда, окладе и прочие расчетные данные.

Рис. 3.19. Кадровое перемещение

После ввода новых данных по сотруднику можно распечатать приказ о перемещении по форме Т-5. Чтобы распечатать документ, нажимаем соответствующую кнопкуПечать.



Рис. 3. 20. Приказ о переводе работника на другую работу

Увольнение

Через документ "Приказ об увольнении" вызывается меню "Документы" пункт "Прочие кадровые приказы" производится увольнение сотрудника с работы или освобождение сотрудника от работы по внутреннему совместительству.

Рис. 3.21. Приказ об увольнении

Чтобы распечатать документ, нажимаем соответствующую кнопку.



Рис. 3.22. Приказ о прекращении трудового договора с работником

Приказы по организации

Для объединения нескольких кадровых приказов в один приказ по организации можно воспользоваться документом "Приказ по предприятию". Для ввода данного документа выбираем в меню "Документы" пункт "Прочие кадровые приказы", а затем приказ по предприятию.

Вид приказов выбирается в реквизите "Приказ"; список приказов можно сформировать автоматически, нажав кнопку "Заполнить", либо вводить вручную.

Выбираем приказ о направлении работника в командировку.



Рис. 3.23. Приказ по предприятию

В реквизите "Документ", выбираем документ "Приказ на оплату по среднему заработку".

Рис. 3.24. Приказ по предприятию

Щелкаем дважды левой кнопкой мыши в окне "Приказ по предприятию" на документе "Приказ на оплату по среднему заработку"



Рис. 3.25. Оплата по среднему заработку

Заполняем реквизиты окна на закладке "Основная", "Средний заработок", "Комментарии". Проводим документ и выводим на печать.

Рис.3.26. Приказ о направлении работника в командировку

Сервисные возможности

Помощник вывода на печать

Помощник печати позволяет строить отчет по кадровым данным сотрудников или по данным журналов расчетов "Зарплата" и "Налоги с ФОТ", включая построение диаграмм по собранным данным. Вызывается помощник из меню "Отчеты" - пункт "Произвольные отчеты".

Рис. 3.27. Помощник печати

Нам необходимо построить отчет по кадровым данным сотрудников, а именно вывести на печать сотрудников, зарегистрированных в браке. Нажимаем кнопку Далее

Рис. 3.28. Настройка параметров построения диаграмм

Если необходима диаграмма, то в настройках выбираем параметры построения диаграммы. В нашем случае диаграмма не нужна. Выбираем только отчет. Нажимаем Далее.



Рис. 3.29. Наименование отчета и дата актуальности отчета

В окне "Наименование отчета и дата актуальности отчета" выбираем название отчета, указываем дату. Нажимаем Далее.

Рис. 3.30. Разрезы отчета

В окне "Разрезы отчета" нажимаем кнопку Новый. Выбираем разрез "сотрудники" и сортируем их по наименованию

Рис. 3.31. Редактирование среза отчета

В окне "Графы отчета" указываем реквизит, заголовок, ширину колонки, положение, шрифт. Нажимаем ОК.

Рис. 3.32. редактирование графы отчета

После того как ввели все графы отчета, необходимо выбрать условие отчета. Так как нам необходимо выбрать сотрудников, зарегистрированных в браке, то в поле "Редактирование условия отчета" выбираем реквизит - "Семейное положение", задаем условие "=", выбираем значение условия "Состоит в зарегистрированном браке".

Рис. 3.33. Список условий отчета

Нажимаем ОК, Далее, Готово.



Рис. 3.34. Отчет "семейное положение"

Отчет "Семейное положение" сформирован на 29 мая 2007 года. С помощью кнопки выводим отчет на печать.

Заключение

Управление человеческими ресурсами является одним из важнейших направлений деятельности любого предприятия. В настоящее время без автоматизированной информационной системы работа кадровых служб значительно усложняется, поэтому большинство российских предприятий автоматизировали работу основных подразделений.

В первой главе данной работы мы раскрыли сущность управления персоналом на предприятии. Также в первой главе рассмотрены неотъемлемые составляющие процесса управления - это объекты и субъекты управления, понятие кадровой политики на предприятии.

Во второй главе более подробно рассмотрена автоматизация кадровой работы, раскрыты задачи управления персоналом и их решения на базе ИТ. Также рассмотрено использование ресурсов Интернета в управлении персоналом.

Третья глава дипломного проекта посвящена адаптации существующей автоматизированной информационной системы на предприятии ЗАО "Тихвинский КЛПХ" для эффективной организации процесса управления персоналом.

Список литературы

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М,2003-283 с.- (Серия "Высшее образование").

2. Журнал UPM.RU - Издатель ООО "ЮПМ-Кюммене", 2006

3. Справочник кадровика №5, 2005

4. Справочник по управлению персоналом №1, 2002

5. Справочник по управлению персоналом №4, 2002

6. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике

7. Тихвинский Комплексный Леспромхоз/ Под ред. Яблочкина В.В. - Т.: ООО"РИП Гамаюн", 1999

8. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. Изд.2-е, изм. И доп.-М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА-ИНФРА),2000

9. 1С:Предприятие версия 7.7. Описание типовой конфигурации Зарплата + Кадры. Редакция 2.3. 2002

Размещено на Allbest.ru