Маркетинг закупок

Л.В.Осипова и И.М. Синяева в своем учебнике "Основы коммерческой деятельности" предлагают следующий подход к выбору поставщика.

Составляется список возможных поставщиков для каждого вида материальных ресурсов. Какое число поставщиков должно участвовать в выполнении заказа на каждый материал, решает отдел закупок предприятия. Это зависит от важности материала, конъюнктуры рынка и количества требуемого материала. Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то имеется возможность наладить тесные деловые контакты и установить взаимовыгодные формы деловых торговых отношений, связанные с предоставлением потребителям скидок с цены и дополнительными формами обслуживания, с другой стороны, закупки продукции у одного поставщика ставит покупателя в определенную зависимость, а также увеличивает его рыночные риски.

Источником информации для составления списка поставщиков является изучение рынка сырья и материалов. Когда поставщиков немного (2 или 3), то критериями выбора наиболее подходящего из них служат сравнительные производственные мощности, цены на закупаемые материалы, надежность поставщиков. Выбирается поставщик, в наиболее полной степени соответствующий названным критериям.

Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проводить в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщиков. Критерии отбора представлены в табл. 5.1

После анализа поставщиков часть из них, не соответствующая требованиям потребителя, исключается из числа перечисленных в табл. 5.1

На втором этапе берется более расширенный перечень критериев выбора поставщиков, представленный в табл. 5.2

Критерии выбора поставщиков могут быть дополнены и другими специфическими для каждого конкретного потребителя критериями. Заполнять табл. 5.2 целесообразно путем проставления баллов каждому поставщику по каждому критерию.

Таблица 5.1 Критерии предварительного отбора поставщика

Таблица 5.2 Критерии окончательного выбора поставщика.

Выводы

При этом балл "4" означает "очень хорошо", балл "3" свидетельствует о том, что по данному критерию поставщик, в основном, соответствует требованиям предприятия-покупателя, балл "2" характеризует частичное удовлетворение требований покупателя, балл "1" показывает полную неприемлемость поставщика для предприятия покупателя. Сложив все эти оценки по всем критериям, можно вывести среднее значение оценки. Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки.

Более тщательный выбор поставщика может сделать, лично посетив нескольких из подходящих предприятий. При этом необходимо выяснить следующие вопросы:

Каково качество продукции (соответствует ли качество продукции

поставщика спецификации потребителя)?

Существуют ли финансовые льготы?

Возможна ли модернизация продукции?

Достаточно ли хорошо упаковка предохраняет закупаемую продукцию, экологична ли она?

Контролирует ли поставщик качество продукции на каждом этапе

производства, какие методы контроля качества применяет и т. п.?

5.3 Условия поставки материальных ресурсов

Условия поставки включают в себя: основные обязанности поставщика и покупателя, момент перехода права собственности от продавца к покупателю, цену поставляемой продукции, упаковку и маркировку, погрузку на транспортные средства, транспортировку до перевозчика, страхование перевозки, выгрузку на складе покупателя.

К основным обязанностям предприятия-поставщика относятся: поставка продукции на условиях договора, своевременное информирование покупателя о готовности материальных ресурсов к отгрузке, обеспечение проверки качества поставляемой продукции. Продавец (поставщик) обязан: упаковать за свой счет продукцию, нести коммерческий риск и расходы по транспортировке до места передачи продукции покупателю.

Основные обязанности покупателя: принять продукцию в месте и в срок, указанные в договоре, уплатить цену товара, предусмотренную договором.

Когда в договоре указано, что покупатель должен вывезти материальные ресурсы со склада предприятия-поставщика, это означает, что все обязанности по транспортировке и коммерческий риск ложатся на покупателя.

Выгодными для покупателя являются условия поставки, при которых все расходы по транспортировке и страхованию, а также риски случайной гибели товара берет на себя продавец.

Цена материальных ресурсов - одно из существенных условий договора. Цена определяется соглашением партнеров и указывается в соответствующем разделе договора, возможно согласование цены в протоколе, который является частью договора.

При установлении цены учитываются особенности поставки. Если предполагается поставка материальных ресурсов на склад покупателя, в цену договора должны быть включены транспортные расходы и расходы страхования груза. Когда предусматривается поставка продукции со склада поставщика, цена договора учитывает только ее отпускную составляющую.

Цена в договоре может быть твердой (фиксированной) или скользящей, т.е. ценой с последующей фиксацией. При указанной твердой цене в договоре определяется конкретная цифра, которая не подлежит изменениям при оплате покупателем. Общеизвестно, что фиксированная цена в условиях инфляции выгодна только покупателю. Поэтому поставщик, чтобы обезопасить себя от убытков, зачастую требует предусмотреть в договоре предоплату.

Когда в момент заключения договора трудно определить конкретную цену, стороны могут предусмотреть фиксацию исходной цены, которая в течение исполнения договора может изменяться по согласованному партнерами методу. Такая цена называется скользящей, т. е. эта цена является, по существу, рыночной ценой с момента исполнения договора. Цифра скользящей цены с последующей фиксацией в договоре не отражается.

Когда при поставке продукции необходимы упаковка и маркировка, в договоре должен быть предусмотрен специальный раздел, в котором оговариваются вид и характер упаковки, ее качество, размеры и способ оплаты, а также нанесение на упаковку маркировки. К упаковке предъявляются общие и специальные требования. В соответствии с общими требованиями упаковка должна обеспечивать сохранность груза при выбранном способе транспортировки. В договоре предусматривается ответственность поставщика за поставку продукции в упаковке, не соответствующей условиям поставки. При получении материальных ресурсов в поврежденной упаковке покупатель составляет: коммерческий акт, по которому поставщик должен возместить покупателю убытки. В ряде случаев повреждение упаковки равноценно нарушению качества товара.

Способы оплаты упаковки устанавливаются в договоре: стоимость упаковки может быть либо включена в цену продукции, либо установлена отдельно.

Обязанностью поставщика является маркировка продукции. К маркировке продукции в коммерческой детальности предъявляются следующие требования:

должна быть источником товаросопроводительной информации (реквизиты покупателя, номер договора, номер места, число мест в партии и др.);

указывать транспортным организациям, как обращаться с грузом;

предупреждать об опасностях в случае неправильного обращения с перевозимыми грузами.

Содержание маркировки согласуется с партнерами и указывается в договоре.

В настоящее время расходы по транспортировке продукции могут составлять весьма значительную величину, поэтому транспортные условия поставки также должны быть предусмотрены при заключении договора.

При поставках продукции на внутреннем рынке используется система вариантов включения транспортных расходов в ее цену, т. е. система франкирования (табл. 5.3).

Термин "франко" означает, до какого пункта на пути продвижения товара от поставщика (изготовителя) к потребителю транспортные расходы включаются в состав цены.

Таблица 5.3 Варианты включения транспортных расходов в франко-цену.

Вид франко-цены	Порядок включения транспортных расходов во франко-цену
1. Франко-склад поставщика	Потребитель полностью оплачивает все транспортные расходы.
2. Франко-станция отправления	Поставщик оплачивает расходы по доставке груза на железнодорожную станцию отправления.
3. Франко-вагон-станция отправления	Поставщик оплачивает все расходы по доставке груза на станцию отправления, плюс стоимость погрузки груза в вагон
4. Франко-станция назначения	Поставщик оплачивает все расходы по доставке груза до станции назначения.
5. Франко-вагон-станция назначения	Кроме расходов по доставке груза до станции назначения, поставщик оплачивает расходы по выгрузке груза из вагона.
6. Франко-склад потребителя	Поставщик оплачивает все транспортные расходы

Формула цены в системе франкирования:

5.4 Приемка продукции по количеству и качеству

Приемка продукции по количеству. Приемка продукции по количеству осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (№ П-6) и предшествует приемке по качеству.

Правильность приемки продукции по количеству должен обеспечить получатель. Он обязан установить целостность и соответствие пломб транспортной тары, отсутствие смещения груза в транспортном средстве, соответствие укладки спецмаркировке.

Приемка продукции по количеству осуществляется в установленные сроки:

по весу и при обнаружении поврежденных мест - в момент выгрузки товара или в момент получения от поставщика;

по количеству товарных единиц в каждом месте - не позднее 10 дней со дня выгрузки, а по скоропортящейся продукции - не позднее 24 часов.

Принимать продукцию по количеству должны лица, уполномоченные на это руководителем или заместителем руководителя, знающие инструкцию по правилам приемки.

Приемка продукции по количеству проводится по товаросопроводительным документам (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и другие). Отсутствие таких документов не должно останавливать приемку, в этом случае продукция принимается по фактическому ее наличию, но в акте приемки отмечается отсутствие документов.

Покупатель должен установить соответствие фактически поставленной продукций условиям контракта, он имеет право отказаться оплачивать излишки продукции, не предусмотренные контрактом.

Изготовитель (поставщик) и покупатель при заключении контракта должны предусмотреть способ определения количества, фактически поставляемого товара и подлежащего оплате покупателем.

Наиболее простой способ установления количества товара при исполнении сделки - это принятие веса или объема указанного в транспортных документах. Количество товара может быть также определено по весу брутто с последующим определением веса тары и веса нетто. Когда это предусмотрено нормативными документами, взвешивание поступившего груза производят выборочно. В контракте должно быть предусмотрено в процентах число мест (ящиков, мешков и т.д.), подвергаемых взвешиванию. Результат взвешивания в пунктах прибытия необходимо зафиксировать в весовых сертификатах.

При выявлении недостачи приемка продукции приостанавливается. Получатель продукции должен вызвать представителя отправителя для составления акта приемки. Представитель отправителя груза вызывался телефонограммой или телеграммой и обязан не позднее следующего дня дать ответ, будет ли он участвовать в приемке продукций. Неполучение ответа в указанный срок дает право получателю проводить приемку продукции без явки представителя.

Даже при отсутствии представителя отправителя приемка продукции должна продолжаться с представителем другой организации, имеющим документ на право участия в приемке. Результат приемки продукции оформляется актом.

Содержание этого акта составляет:

- полная характеристика поступившего груза;

техническое состояние транспортного средства;

состояние пломб, транспортной тары; наличие маркировки;

способ установления недостающей продукции (взвешиванием, обмером, счетом мест);

- заключение о месте и причинах образования недостачи.

При установлении недостачи к акту приемки должны быть приложены следующие документы:

подлинные транспортные документы;

копии товаросопроводительных документов;

упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;

документы, подтверждающие полномочия представителя;

документы, подтверждающие данные взвешивания или обмеров груза.

При недостаче продукции получатель предъявляет поставщику претензию в установленные сроки. К претензии должны быть приложены указанные документы.

Приемка продукции по качеству. В контрактах купли-продажи предусматриваются условия о качестве поставляемой продукции, которые выделяются в специальный раздел, либо входят в состав раздела "Предмет контракта". В соответствии со статьей 76 Основ гражданского законодательства, качество продаваемой продукции должно соответствовать условиям контракта. Если в контракте не предусмотрены параметры качества, то продавец обязан передать покупателю продукцию обычного качества (соответствующего имеющимся нормативам).

Качество продукции в контрактах, заключенных в пределах одной страны, определяется принятыми стандартами. Чтобы покупатель получал качественную продукцию, организация-изготовитель обязана создавать условия для этого: правильно оформлять документы, удостоверяющие качество, своевременно их отсылать, соблюдать действующие на транспорте правила погрузки, крепления грузов, а самое главное - обеспечивать отгрузку продукции высокого качества.

Приемку продукции от органов транспорта осуществляет получатель. В настоящее время в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству" (№ П-7) существуют следующие сроки приемки продукции:

- для скоропортящейся продукции - 24 часа после поступления транспортного средства на склад;

- при одногородней поставке - не позднее 10 дней;

- при иногородней - не позднее 20 дней.

Получатель при приемке продукции от органов транспорта должен проверить исправность пломб, техническое состояние транспортного средства, наличие защитной маркировки, исправность тары, т.е. все то, что свидетельствует, обеспечена ли сохранность груза при перевозке и что может быть первопричиной нарушения качества товара при транспортировке.

При выявлении нарушений действующих на транспорте правил получатель продукции обязан потребовать от органов транспорта составления коммерческого акта, а при доставке продукции автомобилем - отметки на товарно-транспортной накладной.

Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции с гарантийным сроком службы, должен быть составлен в течение 5 дней с момента обнаружения недостатков, но в пределах установленного гарантийного срока. Торговые организация могут составлять акт о скрытых дефектах в течение четырех месяцев после получения продукции. Если для участия в составлении акта вызывается представитель изготовителя, то к установленному 5-дневному сроку прибавляется время, необходимое для проезда. Скрытыми дефектами считаются такие, которые не могут быть обнаружены при обычной проверке и проявляются лишь в начальный период эксплуатации, в процессе подготовки к монтажу или при монтаже, испытаниях.

Приемку продукции по качеству осуществляют уполномоченные на это руководителем предприятия или его заместителем компетентные лица (представитель службы главного инженера или менеджер по качеству).

Приемка продукции по качеству и комплектности проводится в соответствии с техническими условиями, стандартами и другими обязательными для сторон правилами, а также по таким сопроводительным документам, удостоверяющим качество, как сертификат, технический паспорт, удостоверение о качестве. Если документы, подтверждающие качество продукции, отсутствуют, это не является причиной приостановки приемки. В этом случае должен быть составлен акт о фактическом качестве и комплектности продукции в соответствии с нормативами качества.

В случаях обнаружения отклонений качества поступившей продукции от требований стандартов, получатель должен приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт. Кроме того, для дальнейшей приемки продукции получатель должен вызвать представителя изготовителя (отправителя), явка которого обязательна.

Представитель из того же города должен явиться не позднее следующего дня, иногородний - обязан сообщить телефонограммой или телеграммой не позднее, чем на следующий день свое решение о направлении представителя.

Изготовитель (отправитель) продукции имеет право уполномочить на участие в приемке продукции представителя другого предприятия, выдав ему разовое удостоверение для участия в приемке по качеству и комплектности.

Если изготовитель (отправитель) продукции или его представитель не явились в срок, то проверка качества может осуществляться с представителем независимой экспертизы.

Лица, подписывающие акт о приемке продукции по качеству и комплектности, который содержит не соответствующие реальности данные, несут установленную законом ответственность.

В тех случаях, когда стандартами, техническими условиями или договором предусмотрен отбор проб для качества, осуществляется выборочная проверка с распространением ее результатов на всю партию поступившей продукции.

Об отборе проб составляется акт, который подписывается всеми лицами, участвующими в приемке. Один экземпляр акта направляется изготовителю, другой остается у получателя. Отобранные образцы продукции хранятся до разрешения спора о качестве, а в случае передачи материалов в органы прокуратуры и суда - до разрешения дела в этих органах.

Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникают разногласия о причинах происхождения дефектов и их характере, то для определения качества продукции получатель должен пригласить независимого эксперта.

Акт, устанавливающий отклонения от требуемого качества продукции и составленный с участием представителя получателя и изготовителя утверждается руководителем предприятия-получателя не позднее 3-дневного срока.

Акты, подготовленные независимыми экспертами, утверждаются в порядке, предусмотренном положениями об экспертных организациях.

При поставках продукции, не отвечающей требованиям качества и комплектности, получатель (покупатель) предъявляет изготовителю претензию, к которой прилагаются следующие документы:

акт приемки продукции по качеству и комплектности;

документы изготовителя, удостоверяющие качество и комплектность

продукции;

транспортный документ;

документ, подтверждающий полномочия представителя, участвующего в приемке продукции;

упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлена качественная или некомплектная продукция;

акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа отобранных образцов (проб);

другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах появления некачественной продукции или ее некомплектности.

5.5 Расчеты при закупке материальных ресурсов

При закупке материальных ресурсов, предприятия вступают со своими партнерами в расчетные отношения. Эти отношения базируются на обязанности покупателей оплатить в установленные сроки цену полученных материальных ресурсов, а также на праве поставщика требовать платеж от покупателя. Формы и порядок расчетов предприятий со своими контрагентами определяются законодательством Российской Федерации и обязательно должны быть предусмотрены в договоре. Расчеты между предприятиями и организациями, как правило, осуществляются в безналичном порядке через банк путем перечисления денег со счета покупателя на счет поставщика. Кроме того, могут использоваться и наличные расчеты при реализации товаров размером до суммы, установленной законодательством. Выбор формы расчетов определяется видом товара, характером коммерческих связей между контрагентами их местонахождением, способом транспортировки товаров, трудоемкостью расчетных операций, финансовым положением контрагентов, скоростью оборота денежных средств. В рыночной экономике большое распространение получили переводы через банк платежными поручениями, которые применяются для платежей за товары и услуги. Платежное поручение должно содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- номер документа, число, месяц, год его выписки;

- наименование банка плательщика,

- наименование плательщика, а также номер его счета в банке;

- наименование получателя средств, номер его счета в банке; наименование банка получателя; назначение платежа;

сумма платежа (обозначается цифрами и прописью).

Расчеты платежными поручениями осуществляются по схеме, приведенной на рис. 5.4. Если договором предусмотрена предоплата, то последовательность операций 1 и 2 может меняться. Платежные поручения принимаются банками только при наличии денег на счетах плательщиков. Следует отметить, что в пособии использованы схемы расчетов между контрагентами в процессе закупки материальных ресурсов, приведенные в учебнике Осиповой Л. В. и Синяевой И. М. "Основы коммерческой деятельности".



Рис 5.4 Схема расчетов между предприятиями (поставщиком и покупателем) платежными поручениями

1 - поставка материальных ресурсов;

2 - выписка покупателем платежного поручения и представление его в банк;

3 - передача платежного поручения в банк поставщика, списание денег со счета покупателя (плательщика) на счет поставщика (получателя);

4 - выписка с расчетного счета о списании суммы денег;

5 - выписка с расчетного счета о зачислении суммы денег.

В расчетах с поставщиками может использоваться вексель. Если покупатель выдает вексель поставщику, то он должен в установленный срок оплатить его. Покупатель получает кредит на время действия векселя; за это время он может изготовить и продать свою продукцию, а за счет выручки от продажи продукции оплатить долг по векселю.

Вексель - классическая ценная бумага и безналичное средство платежа. Вексель - письменное долговое обязательство строго установленной законом формы, дающее его владельцу (векселедержателю) бесспорное право по наступлению срока требовать от должника (векселедателя) денежной суммы.

В современных условиях основная экономическая функция векселя - кредитная, используемая для оформления кредитных отношений между поставщиком и покупателем, экспортером и импортером, кредитором и заемщиком. Приняв форму отсрочки платежа, по истечении определенного срока он превращается в средство платежа. Создавая возможность отсрочки платежа, вексель позволяет поставлять продукцию вперед оплаты. В настоящее время в России применяются простой и переводный векселя.

Простой вексель представляет собой письменный документ, по которому векселедатель (заемщик) обязуется уплатить векселедержателю или по его указанию третьему лицу определенную сумму денег в определенный срок, это долговая расписка должника, предполагающая участие двух лиц: векселедателя (должника) и получателя, (кредитора). В простом векселе векселедатель-плательщик по отношению к векселедержателю (или по указанию векселедержателя по отношению к третьему лицу) всегда лишь оплачивает вексель, поэтому акцепт простого векселя не требуется. Переводный вексель - это письменный документ, в котором участвуют три лица: векселедатель, плательщик, ремитент - первый получатель платежа по векселю. Кредитор (векселедержатель) поручает дебитору (плательщику) выплатить определенную сумму денег в установленный срок определенному лицу (ремитенту). Ремитировать - это значит перевести деньги посредством векселя. В переводном векселе векселедатель платит свой долг не лично, а по его просьбе это делает другое лицо, т.е. посредством переводного векселя уплата долга переводится на другое лицо. Отсюда название "переводный вексель". Для этого требуется акцепт переводного векселя в виде надписи плательщика на лицевой стороне векселя. На рис. 5.5 и 5.6 представлены процессы обращения векселей: простого и переводного.

Рис. 5.5 Процесс обращения простого векселя: 1 - вручение векселя; 2 - отгрузка товара; 3 - предъявление векселя к оплате; 4 - оплата товара.

Простой вексель содержит семь реквизитов:

1) вексельная метка, которая должна быть в тексте документа;

2) обещание (поручение) уплатить определенную сумму;

3) срок платежа;

4) место платежа;

5) наименование первого векселедержателя (ремитента - в переводном);

6) место и время составления;

7) подпись векселедателя.

Восьмой реквизит характерен только для переводного векселя - наименование плательщика.

Срок обращения векселя определяется технологическим циклом производства продукции. По его окончании производитель продукции может погасить вексель выручкой от реализации продукции. Срок обращения товарных векселей в России преимущественно 90-дневный.

Платежи по векселям осуществляются обычно через банк. Выполнение банком поручения векселедержателя по получению платежа называется инкассированием векселей.

Рис. 5.6 Процесс обращения переводного векселя 1 - отгрузка товара и передача переводного векселя; 2 - возврат акцептованного векселя векселедателю; 3 - направление акцептованного векселя получателю денег (ремитенту); 4 - направление векселя к оплате; 5 - оплата векселя и его гашение путем отметки об оплате на обратной стороне векселя.

В соответствии с законодательством векселедатель может предусмотреть начисление процентов на вексельную сумму. Это касается векселя, который подлежит оплате "по предъявлении" или "не позднее такого-то времени от предъявления".

Процентная ставка должна быть указана в векселе, проценты начисляются со дня составления векселя, если не указана другая дата. Предусматриваемый доход по векселю - дисконт включается в вексельную сумму (номинал).

Надежность векселя может быть увеличена авалем - поручительством по векселю. Лицо его совершившее - авалист (как правило, банк) принимает ответственность за выполнение обязательства по векселю со стороны векселедателя. Аваль может быть оформлен в виде подписи по векселю, на дополнительном листе (аллонже) или выдачей отдельного документа.

Чек - это ценная бумага на бланке установленной формы. При расчетах чеками чекодатель дает письменное поручение обслуживающему его банку о перечислении суммы денег, указанной в чеке, с его счета на счет получателя средств.

Для совершения операций по чекам в одном расчетно-кассовом центре (специально предусмотренном для этих целей) коммерческим банком открываются отдельные лицевые счета. Коммерческие банки могут выдавать чеки предприятиям и организациям только после депонирования средств на предназначенном для этого счете, а затем эти средства перечисляются на лицевые счета в расчетно-кассовый центр.

После предъявления чекодержателем чека в банк для получения платежа банк направляет чек в расчетно-кассовый центр. Последний, списывает сумму чека со счета банка-плателыцика и зачисляет коммерческому банку, обслуживающему чекодержателя. Расчеты из лимитированных чековых книжек предполагают наличие у предприятия чековой книжки. Срок действия лимитированной чековой книжки определяется договором между поставщиком и покупателем и сообщается банку. Если чек выписывается уже после этого срока, то он считается недействительным.

На бланке чека должны указываться:

наименование банка и его местонахождение;

номер лицевого счета чекодателя;

наименование чекодателя;

условный номер банка;

предельный размер суммы, на которую может быть выписан чек.

Схема документооборота при расчетах между контрагентами с использованием чеков представлена на рис. 5.7.

Рис. 5.7 Схема документооборота при расчете чеками 1 - заявление на получение чековой книжки; 1* - платежное поручение для депонирования средств; 2 - депонирование средств; 3 - получение чековой книжки; 4 - отгрузка материальных ресурсов; 5 - чек; 6 - реестр чеков для оплаты; 7 - требование на оплату; 8 - перечисление денег.

Плановые платежи применяются контрагентами, имеющими постоянные, традиционные отношения. Сущность расчетов состоит в периодических платежах покупателя поставщику по мере отгрузки товаров, например один раз в 3 - 5 дней, а не по каждой поставке в отдельности. В качестве основного платежного инструмента может применяться платежное поручение, представленное на каждый плановый платеж и при окончательном погашении задолжности.

В договоре между поставщиком и потребителем предусматриваются длительность расчетных периодов, суммы плановых платежей, сроки их перечисления и уточнения задолженности с учетом фактического отпуска товаров за определенный период.

Данная форма расчетов совмещается с коммерческим беспроцентным кредитованием покупателей со стороны поставщиков.

Аккредитив - письменное поручение одного кредитного учреждения другому о выплате определенной суммы физическому или юридическому лицу при выполнении указанных в аккредитиве условий.

Аккредитивная форма является одной из основных в международных расчетах. Определенное распространение эта форма получила и во внутренних расчетах страны. В операциях по аккредитиву (его основной форме) участвуют: I) аккредитиводатель (покупатель, плательщик), обращающийся в банк с просьбой об открытии аккредитива: 2) банк-эмитент; 3) поставщик товаров (бенефициар по аккредитиву). Кроме того, в качестве четвертой стороны выступает банк-корреспондент по месту нахождения поставщика.

Аккредитивы могут быть покрытые и непокрытые. При покрытии аккредитива в распоряжении обслуживающего поставщика банка предоставляются средства в сумме аккредитива с условием возможного использования этих средств для выплат по аккредитиву. Непокрытый аккредитив выставляется под гарантию банка-эмитента.

Во внутренних расчетах России чаще всего применяются покрытые аккредитивы, предназначенные для расчетов только с одним поставщиком.

В отечественной практике аккредитивная форма расчетов определяется в договоре между контрагентами: предусматриваются срок действия аккредитива, порядок расчетов по аккредитиву, наименование банка-эмитента, вид аккредитива, порядок извещения поставщика об открытии аккредитива, перечень документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву, срок представления документов после отгрузки товаров. Аккредитив открывается на основании заявления плательщика, представляемого в обслуживающий банк (банк-эмитент). Отгрузив продукцию потребителю, поставщик должен представить следующие документы в исполняющий банк: счета-фактуры и реестры к ним; транспортные и страховые документы, свидетельства о происхождении товара, сертификаты, документы, удостоверяющие качество. Документы должны быть правильно оформлены и представлены в установленный срок. Ответственность за нарушение аккредитива перед плательщиком несет банк-эмитент, а перед банком-эмитентом - исполняющий банк. Схема документооборота при аккредитивной форме расчетов представлена на рис.5.8. Клиринг - это способ безналичных расчетов путем зачета взаимных требований и обязательств контрагентами за товары и услуги. Содержание взаимных требований заключается в том, что одинаковые суммы взаимных обязательств и требований должников друг к другу погашаются, а платежи осуществляются на разницу. Зачет так же организуется тогда, когда ряд предприятий связан между собой последовательной или встречной передачей продукции (или оказанием услуг).

Рис. 5.8 Схема документооборота при аккредитивной форме расчетов 1 - заявление об открытии аккредитива плюс платежное поручение на депонирование средств; 2 - депонирование средств; 3 - извещение об аккредитиве; 4 - отгрузка материальных ресурсов; 5 - документы, подтверждающие отгрузку; 6 - зачисление денег на расчетный счет с аккредитива.

5.6 Имущественная ответственность поставщиков

Предприятия-поставщики (продавцы) в ряде случаев нарушают свои обязательства по поставкам продукции. Это могут быть недопоставка по количеству, нарушение сроков, а также поставки продукции ненадлежащего качества и т.п.

Если продукция поставлена с нарушением сроков, предусмотренных в контракте, то покупатель должен предъявить претензию, в которой потребовать у поставщика возмещения убытков или выплаты предусмотренной в контракте неустойки (штрафных санкций).

При недопоставке части товара предприятие-покупатель должно потребовать поставки продукции в полном объеме в самые короткие сроки, а также возмещения убытков или выплаты штрафа исходя из недопоставленного количества товара. При этом следует иметь в виду, что взыскание убытков или штрафные санкции не снимают с поставщика обязательств по допоставке продукции.

Предприятие-покупатель имеет право отказаться от продукции, недопоставленной в установленные контрактом сроки, если товар был предварительно оплачен, потребовать возврата выплаченных средств, а также возмещения убытков и уплаты штрафных санкций. Если поставщик запаздывает с началом поставки, то предприятие-покупатель имеет право направить поставщику претензию с требованием ускорения поставки товара и выплаты штрафных санкций или возмещения убытков на момент их предъявления. Это не освобождает поставщика от выполнения обязательств по поставкам.

Если поставщик отгрузил предприятию-покупателю некачественный товар, не соответствующий условиям контракта, то покупатель имеет право предъявить поставщику претензию, в которой потребовать:

- заменить товар за счет поставщика, если этот товар не может быть использован покупателем;

- отремонтировать товар за счет поставщика либо оплатить ремонт товара покупателем, выполненный с предварительного согласия поставщика;

- уценить товар, если потребитель может его использовать, но с ущербом для себя;

- вывезти товар за счет поставщика и возвратить покупателю выплаченную сумму денег, если предприятие-покупатель отказывается от товара.

В тех случаях, когда поставка некачественного товара привела к возникновению убытков у покупателя, он имеет право потребовать возмещение убытков.

Когда товар поставлен с нарушением ассортимента, предусмотренного в контракте, предприятие-покупатель имеет право потребовать замены части товара, не соответствующей спецификации, содержащейся в контракте. Кроме того, покупатель имеет право отказаться от всего товара с возвратом всей выплаченной суммы и потребовать возмещения убытков, которые понес покупатель.

Предъявлять претензию поставщику может только сторона, заключившая контракт. В претензии, направляемой поставщику, формулируются требования, указываются последствия недопоставки, невыполнения сроков поставки, представляются обоснования размеров понесенных убытков или начисления штрафных санкций, прилагаются копии платежных документов.

Претензия направляется предприятию-поставщику заказной почтой с уведомлением о вручении или с помощью других видов связи, обеспечивающих подтверждение претензии поставщиком.

Претензия при поставке товара ненадлежащего качества оформляется с обязательным приложением акта о приемке. В претензии обосновывается версия предприятия-покупателя о причине обнаруженных дефектов, рекомендуются способы устранения дефектов и оговариваются требования о возмещении затрат и убытков или выплаты неустойки.

Если претензия не вызывает возражений поставщика, то вероятнее всего будут удовлетворены требования покупателя.

Выводы

1. Политика фирмы в отношении условий поставок охватывает определение: прямых платежей поставщикам, скидок на поставляемые товары, необходимости предоставления кредита поставщикам, условий платежа и условий договора поставки.

2. Условия поставки фиксируются в контракте (договоре) между поставщиком и покупателем.

3. Договор поставки выполняет следующие функции:

- закрепляет юридические отношения между партнерами;

- устанавливает порядок и способы выполнения обязательств;

- предусматривает способы защиты обеспечения обязательств.

4. При выборе поставщика прежде всего исследуются и учитываются следующие факторы: технические и производственные возможности поставщика, финансовые возможности поставщика, эффективность руководства предприятием - поставщиком.

5. При выборе поставщика применяется обобщенная оценка путем сложения показателей сравнительной оценки качества товара, сравнительной оценки качества поставок, сравнительной оценки уровня техобслуживания.

6. Условия поставки включают в себя: основные обязанности поставщика и покупателя, момент перехода права собственности, цену, упаковку, маркировку, погрузку на транспортные средства, доставку до перевозчика, страхование перевозки, выгрузку на складе покупателя.

7. Цена на поставляемую продукцию определяется соглашением партнеров и указывается в соответствующем разделе договора.

8. Приемка по количеству всегда предшествует приемке по качеству.

9. Приемка по количеству и по качеству регламентируется соответствующими Инструкциями.

10. При закупке материальных ресурсов применяются следующие формы расчетов: платежными поручениями, векселями, чеками, аккредитивами, а также в виде бартера, клиринга и путем плановых платежей.

11. В случае нарушений условий договора поставки предприятием - поставщиком оно несет имущественную ответственность.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите виды договоров, применяемые в области закупок.

2. Какие условия предусматриваются в договоре поставки?

3. Какие факторы анализируются и учитываются при оценке возможностей поставщика?

4. В чем суть методики сравнительной оценки поставщика?

5. Назовите составляющие условий поставки.

6. Что показывает франко - цена?

7. Какие документы должны быть приложены к акту приемки при установлении факта недостачи?

8. В чем суть расчетов на основе клиринга?

9. Назовите основные формы расчетов за продукцию при закупках.

10. Назовите основные события при поставках, влекущие за собой имущественную ответственность поставщиков.

Глава 6. Доставка товаров в маркетинге закупок

6.1 Планирование доставки и каналы распределения

Планирование доставки товаров охватывает их движение от поставщика к покупателю. При этом рассматривается две области: каналы распределения и логистика закупки.

Участники купли-продажи товаров промышленного назначения могут быть связаны напрямую или через торговых посредников. Прямой канал распределения традиционно определяется как случай, когда производитель контролирует распределение своего товара от предприятия до конечного потребителя или производителя готовых изделий. Такой контроль может осуществляется через собственные филиалы, однако обычно производители контролируют все каналы сбыта непосредственно из главной конторы.

Связь между продавцом и покупателем может осуществляться через независимых торговых посредников. Степень контроля производителя над распространением его товаров зависит от типа торгового посредничества, а также от отношений, сложившихся между производителями и торговыми посредниками и между самими торговыми посредниками.

Наиболее типичные формы организации каналов распределения, характерные для сбыта товаров промышленного назначения:

1. Производитель - потребитель.

2. Производитель - филиал - потребитель. Мы имеем здесь прямой канал распределения, причем сбыт обычно осуществляется собственной сбытовой организацией производителя. Чаще всего через систему сбытовых филиалов происходит доставка проданных товаров.

3. Производитель - оптовая торговая фирма - потребитель.

4. Обычно производители продают товар оптовым торговцам через собственную небольшую сбытовую организацию и отгружают им проданные товары крупными партиями. Затем сбытовая служба оптовой фирмы продает этот товар мелкими партиями или индивидуально. Имеется множество вариантов описанного метода организации сбыта. Например, оптовый торговец может отгружать купленный товар со склада продавца непосредственно на склад своего покупателя. Такой оптовик отвечает за поставку и платежи и торгует от своего имени.

Оптовики другого типа в своей сбытовой деятельности в большой степени зависят от разъездных сбытовых представителей поставщика товаров промышленного назначения. Сами они концентрируют свои усилия на доставке товара. В других случаях сбытовые представители поставщика и оптовика осуществляют сбыт совместно. В таких случаях поставщик товаров промышленного назначения стремится получить в свое распоряжение некоторые преимущества прямого сбыта, не принимая на себя связанных с этим расходов.

4. Производитель - агент - потребитель. Обычно агент вступает в контакт с потребителями и проводит всю операцию продажи, оказывая в случае необходимости некоторое техническое содействие и консультирование. Заказы передаются поставщику товаров, который отгружает проданные агентом товары непосредственно в адрес потребителя.

5. Производитель - агент - оптовая фирма - потребитель. Этот метод характерен для рынков, состоящих из небольших и территориально разбросанных покупателей, общий объем закупок которых, оправдывает, однако, расходы, связанные с такой формой организации сбыта. В некоторых отраслях место агента в рассматриваемой схеме занимает более крупный оптовый торговец, имеющий складское хозяйство, который торгует только с другими оптовыми торговцами, но не с потребителями.

6. Смешанные случаи. Каждый из перечисленных выше типов организации представляет собой целый класс или тип рыночных отношений, и производитель имеет множество вариантов организации сбыта, в том числе и использование переходных форм, включающее сочетание двух или более типов каналов сбыта. Например, поставщик товаров промышленного назначения может использовать один канал для одного товара или группы товаров и совершенно другой - для другого товара. Он может охватить одну группу потребителей с помощью одного канала сбыта и использовать другой канал для работы с иной группой потребителей. Он может непосредственно продавать свой товар крупной или потенциально крупной клиентуре и использовать торговых посредников для продажи более мелким покупателям. Производители товаров промышленного назначения могут и сами выступать в роли торговых посредников, закупая на стороне товары, необходимые для доукомплектования собственного ассортимента, продаваемого непосредственно потребителям. Во всех случаях выбор канала сбыта определяется условиями рынка. Деловые отношения, складывающиеся между участниками купли-продажи товаров промышленного назначения, можно подразделить на формальные и неформальные. К деловым отношениям формального типа можно отнести заключение различных контрактов и агентских соглашений, определяющих права и обязанности продавца и покупателя, агента и промышленной фирмы. Самыми важными из существующих видов неформальных деловых отношений, являются лояльность, взаимное доверие и взаимодействие (взаимовыгодность операций).

Контракты. В отличие от будничной обстановки, в которой происходит покупка большинства потребительских товаров, многие сделки между продавцами и покупателями товаров промышленного назначения оформляются заключением официального контракта, четко оговаривающего права и обязанности сторон. Сложность и степень детализации таких контрактов зависит от вида товара, его количества, вида оказываемой услуги и характера самих участников сделки.

Кроме внесения ясности и конкретности в любое коммерческое соглашение, официальный контракт имеет и определенное положительное значение с точки зрения сбыта. Представитель службы сбыта, имея на руках условия контракта, знает, что его фирма готова сделать для своей клиентуры и на что она не пойдет.

Агентские соглашения. Производители, использующие услуги торговых посредников, обычно стремятся заключать с ними соглашения на продолжительный срок. Иногда такие соглашения заключаются на неопределенное время с правом сторон расторгнуть его с уведомлением в оговоренные сроки. Обычно в таких соглашениях перечисляются обязанности производителя и его агента.

Агентские соглашения различаются по признаку объема прав и обязанностей сторон. Соглашения, предоставляющие агенту исключительное право продажи товара производителя, обычно оговаривают право торгового посредника выступить единственным поставщиком данного товара на обслуживаемой им территории. Как правило, соглашение о предоставлении исключительного права обязывает производителя оказывать оптовику значительную помощь - финансовую, административную и рекламно-пропагандистскую. Производитель не имеет права потребовать за это обязательства со стороны торгового посредника не заниматься конкурентными товарами, но на практике он располагает серьезными возможностями оказания давления в этом направлении. Он может потребовать от оптовика выполнения конкретных работ в области организации и стимулирования сбыта своего товара, например поддержания у себя на складе постоянного наличия стандартного ассортимента товаров, оказания тех или иных услуг и распространения рекламных материалов. Изложенное является типичным для промышленности, выпускающей тяжелое оборудование, в которой оптовик должен брать на себя значительные обязательства по содержанию на складе товарного ассортимента производителя, а техническое обслуживание покупателей, которые будут использовать оборудование, жизненно важно.

Гораздо чаще встречается агентское соглашение без предоставления исключительного права на продажу товаров производителя, при котором производитель по своему усмотрению ограничивает число оптовиков, выступающих на рынке с его товаром. Такой выборочный подход к распределению товара имеет явные преимущества перед продажей товара любому торговому посреднику, называемой сплошным подходом. В последнем случае контроль производителя над действиями оптовика значительно меньше, чем в случае предоставления ему исключительного права продажи товара.

Лояльность. Покупатели товаров промышленного назначения оказывают разностороннюю помощь поставщикам, чьи товары или услуги представляют для них интерес. Нередко они дают им возможность проводить испытания новых или улучшенных товаров на своих предприятиях; выдают перспективные заказы, позволяющие планомерно вести научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы; принимают участие в совместных разработках. Известны случаи, когда покупатели помогали надежным поставщикам в финансировании покупки оборудования или материалов. Подобные действия было бы трудно объяснить соображениями благотворительности. Они продиктованы взаимной заинтересованностью в их результатах.

Поставщиков, на которых можно было бы положиться в деле своевременной поставки всего необходимого, представления технического обслуживания и сотрудничества, оказания помощи, в особых условиях нелегко найти. Покупатель стремится проявлять лояльность по отношению к ним, чтобы обеспечить лояльность и с их стороны. Эта лояльность особенно важна для покупателя, когда нужный ему товар не укладывается в стандарты и должен быть изготовлен в соответствии со строгой спецификой, когда он малоценен, но жизненно важен для предприятий покупателя, когда производительность предприятия поставщика не может быть легко и быстро увеличена.

Точно так же покупатель, на которого можно положиться при испытании нового товара, изучении рынка, заблаговременном получении перспективных заказов, оказании помощи в финансировании, получении своевременной информации о необходимости модернизации своего товара или пересмотра цен, представляет для продавца значительную ценность. Такие покупатели дают возможность сократить расходы на стимулирование сбыта и исследования и сопоставить эффективность своих мероприятий с мероприятиями конкурентов.

Взаимное доверие. Важный фактор укрепления деловых отношений между поставщиками и покупателями товаров - взаимное доверие. Большинство покупателей считает, что доверие, уверенность в поставщике, является решающим фактором при размещении заказов.

Доверие - это чувство уверенности, что поставщик выполнит обещанное или сделает все от него зависящее и не пожалеет затрат, чтобы сдержать свое обещание, что его сообщения о его товарах и услугах могут быть приняты на веру, что он готов прийти на помощь всегда, когда она потребуется. Перечисленное, является основным слагаемым доверия со стороны покупателя, однако могут быть и другие элементы, проявляющиеся в конкретных обстоятельствах.

Покупатель испытывает большое эмоциональное удовлетворение, главным образом чувство уверенности, работая с поставщиками, пользующимися его доверием. Однако важнее всего то, что, производя закупку товаров на перечисленных условиях, он как бы кладет в банк деньги на счет своей фирмы. Отсутствие всех или даже одного из указанных выше элементов может оказаться столь дорогим, что перекроет любые скидки с цен, предлагаемые менее надежными поставщиками.

Доверие покупателя надо заслужить, на это требуется время и безупречная работа. Никакой объем рекламных выступлений и умение торговать (коммерческие способности) не могут сравниться с репутацией надежного поставщика товаров и услуг.

Чтобы стать по-настоящему прочными, деловые отношения между продавцом и покупателем должны характеризоваться взаимным доверием. Продавец должен быть уверен, что покупатель не злоупотребит техническим обслуживанием или условиями поставки, будет использовать товар по назначению, в соответствии с инструкцией, и не будет выдвигать необоснованных претензий.

Не исключено, что важность взаимного доверия в деловых отношениях продавца и покупателя товаров промышленного назначения проистекает из обоюдного признания слабости юридического контракта как метода оформления сделок, осложненных неуловимыми факторами, не поддающимися измерению, но очень важными в смысле использования и стоимости. В контракте можно с достаточной степенью точности изложить характеристику товара, являющегося предметом сделок, но практически невозможно описать все аспекты технического обслуживания, которые представляют собой столь же важную часть сделки.

Ни один из участников сделки обычно не стремится добиться от другой стороны выполнения своих обязательств через суд. Продавец боится потерять покупателя и вызвать недоверие со стороны других покупателей, а покупатель не желает потерять хорошую репутацию в кругах поставщиков. В итоге, самым серьезным стимулом выполнения контракта является не угроза судом, а воля участников выполнить свои обязательства.

Взаимовыгодность. Производитель товаров промышленного назначения во многих случаях не только продавец, но и покупатель. Вследствие этого он имеет возможность использовать свои закупки в качестве средства увеличения объема сбыта продаваемых им товаров. Он использует угрозу (прямую или завуалированную) сменить поставщика, если не будет обеспечена взаимовыгодность.

6.2 Закупки и логистика

Функция логистики охватывает проблемы физического перемещения товаров в пространстве и движения их во времени, а также перераспределения. При ее реализации решаются четыре группы проблем:

1.Количество. Сколько необходимо перевезти, хранить или перераспределить?

2.Сроки. Когда необходимо начать и окончить отдельные составляющие процесса логистики?

3.Средства. С помощью каких средств реализуются отдельные задачи логистики (например, какие транспортные средства, складские площади, вспомогательные средства для перераспределения следует использовать)?

4.Местоположение и каналы транспортировки. Каким путем перемещать товары, где организовать складские площади, где организовать перевалочные пункты?