Организация закупочной деятельности промышленного предприятия (на примере ОАО "ГМС Насосы")

Рисунок 7. - Взаимосвязь целей маркетинга промышленных товаров и

целей ОАО «ГМС Насосы»

Одним из выбранных маркетинговых направлений, стало формирование дилерской сети. В дальнейшем это направление показало себя как одно из приоритетных направлений в этой области. В настоящее время, предприятие реализует продукцию через дилерскую сеть, в среднем от общего:

- по России - 50%

- по странам СНГ - 25%

- по странам дальнего зарубежья - 12%

Число дилеров в каждом регионе зависит от технического уровня региона, объема его потребностей. С каждым дилером должен быть заключен договор об условиях работы, позволяющих ОАО «ГМС Насосы» более оперативно решать проблемы реализации продукции по всем регионам.

Стимулирование продаж как через дилерскую сеть, так и непосредственно при работе с потребителем напрямую, достигается действием гибкой системы скидок, качественного гарантийного и сервисного обслуживания, предоставление более длительного срока гарантии, проведением постоянной рекламной кампании с использованием различных методов. Начиная с 2000 г. отделом маркетинга организуется постоянный опрос различных категорий потребителей с целью выяснения их предпочтений, мотиваций покупки и запросов относительно качества работы предприятия. Потребители положительно воспринимают проводимые опросы, что подтверждается сравнительно большим процентом ответивших (порядка 70-85% от исследуемой совокупности). Диаграмма опрошенных потребителей представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. - Диаграмма опрошенных потребителей

Общую оценку деятельности ОАО «ГМС Насосы» в области производимой продукции и предоставляемых услуг можно оценить по диаграмме, представленной на рисунке 9.

Рисунок 9. - Общая оценка деятельности в области производимой

продукции

Общую оценку финансового состояния предприятия можно увидеть из следующих диаграмм на рисунках 10 и 11.

Рисунок 10. - Объем продаж за 2004-2006 г.г.



Рисунок 11. - Объем экспортных поставок за 2004-2006 г.г.

Таким образом, можно констатировать о том, что маркетинговая деятельность ОАО «ГМС Насосы» эффективна и организована на высоком профессиональном уровне.

2.3 Оценка организации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы»

Функцию закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы» выполняет отдел материально-технического снабжения (далее ОМТС). Положение об ОМТС приведено в Приложении.

Отдел материально-технического снабжения является самостоятельным структурным подразделением ОАО «ГМС Насосы» (далее - Общество).

ОМТС непосредственно подчинен заместителю Управляющего директора Общества по закупкам и логистике.

ОМТС возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Управляющим директором Общества по представлению заместителя Управляющего директора Общества по закупкам и логистике.

ОМТС в своей работе руководствуется действующим законодательством, документацией системы менеджмента качества (СМК), системы экологического менеджмента (СЭМ), системы профессиональной безопасности и охраны труда (СПБОТ), системы социальной ответственности (ССО),приказами, распоряжениями и инструкциями Общества, касающимися деятельности ОМТС, в частности инструкцией по обороту лома цветных металлов, нормативными материалами, планами, заявками, нормами расхода, документацией по системе качества, а также настоящим Положением.

Основные цели и задачи, которые выполняет отдел включают:

? комплексное, своевременное и равномерное обеспечение потребности Общества материальными ресурсами.

? обеспечение соблюдения оптимальных размеров производственных запасов материалов, ускорение их оборачиваемости, снижение затрат, связанных с приобретением, доставкой и хранением материальных ценностей.

? контроль хранения, учета и движения материалов.

? контроль за движением и реализацией отходов цветных и черных металлов.

Структура отдела материально-технического снабжения приведена в Приложении.

В структуре ОМТС выделены:

начальник отдела,

зам. начальника отдела,

начальник бюро по вспомогательным материалам,

ведущий инженер,

начальник бюро по металлам,

техник по учету,

инженер - 3 ед.,

грузчики-экспедиторы,

функционально подчиняется склад.

Должностные инструкции работников ОМТС приведены в Приложении Р.

Численность работников ОМТС определяется штатным расписанием, утвержденным Управляющим директором Общества.

Отдел материально-технического отдела выполняет следующие функции.

1. Подготовка в установленном порядке и организация заключения Обществом договоров с поставщиками на поставку сырья и материалов в объемах, необходимых для выполнения плана производства, а также контроль их выполнения.

2. Подготовка в установленном порядке и организация Заключения Обществом договоров на продажу лома цветных металлов; надлежащее оформление отгрузочных документов.

3. Планирование обеспечения производства материальными ресурсами в соответствии с предусмотренными договорами сроками, регулирование поставок в соответствии с ходом производства.

4. Ведение работы по оптимизации структуры поставщиков сырья и материалов, установлению длительных прямых связей с предприятиями-поставщиками, отвечающими требованиям по качеству и срокам поставки.

5. Приобретение необходимых материалов в мелкооптовых и розничных базах в порядке, установленном действующим законодательством РФ и требованиями Управляющей компании.

6. Подача заявок на транспортные средства для вывоза грузов от поставщиков. Рациональное использование транспорта при перевозке грузов. Правильное оформление товаро-транспортных документов и путевых листов.

7. Контроль за рациональным использованием материальных ресурсов в Обществе, соблюдением норм расхода материалов всеми службами.

8. Участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

9. Осуществление контроля и подготовка отчетности по вопросам:

- рационального использования выделенных цехам материалов по целевому назначению;

- своевременности выполнения поставщиками обязательств по договорам;

- своевременности осуществления расчетов с поставщиками материалов;

- движения и реализации отходов цветных и черных металлов.

- сбора, хранения и отгрузки лома цветных металлов.

10. Организация количественного и качественного контроля поступивших в Общество материальных ресурсов, обеспечение их хранения на складах Общества, соответствующей подготовки и своевременной выдачи для производственного потребления.

11. Проверка соответствия стоимости заявленных и израсходованных материалов планируемым затратам по смете производства.

12. Выявление излишних и неликвидных материалов, подготовка предложений по их реализации в установленном в Обществе порядке.

13. Ведение оперативного учета по снабженческим операциям.

14. Участие в разработке и осуществлении общезаводских организационно-технических мероприятий, касающихся ОМТС, подготовке отчетности по работе ОМТС.

15. Участие в проведении работ по применению наиболее экономичных видов материалов и заменителей дефицитных и дорогостоящих материалов.

16. Представление в Договорно-правовой отдел Управляющей компании материалов для предъявления претензий к поставщикам при нарушении обязательств по договорам.

17. Ведение делопроизводства согласно требований документированных процедур.

ОМТС в лице начальника и работников ОМТС имеет право:

6.1 Требовать от подразделений Общества представления материалов (заявки, нормы расхода материалов), необходимых для осуществления работ, входящих в компетенцию отдела.

6.2 Контролировать правильность хранения и использования материальных ресурсов цехами и службами и представлять руководству Общества предложения о наложении взысканий на работников, допустивших нарушение установленных требований.

6.3 Заменять требуемые материалы взаимозаменяемыми при наличии разрешения и согласия соответствующих подразделений и надлежащем оформлении карт отступлений.

6.4 Изымать в цехах и службах сверхнормативные остатки материалов и передавать их на склады Общества, в другие цеха, давать предложения о реализации ненужных материалов в установленном порядке.

6.5 Указания ОМТС в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями Общества.

ОМТС в лице начальника отдела несет ответственность за:

7.1 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на ОМТС задач и функций.

7.2 Достоверность отчетной и другой документации, подготавливаемой ОМТС;

7.3 Рациональность организации труда работников ОМТС;

7.4 Состояние трудовой дисциплины и работы с персоналом ОМТС;

7.5 Качество приобретаемых материалов, сырья и т.д. и соответствия их сертификату;

7.6 Правильность и полноту использования предоставленных прав;

7.7 Правильность и полноту применения нормативных и инструктивных материалов;

7.8 Выполнение требований документированных процедур СМК, СЭМ, СПБОТ, ССО;

7.9 Организацию и выполнению целей ОМТС и Общества в области качества, экологии, охраны труда и социальной ответственности.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

3. ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО «ГМС НАСОСЫ»

3.1 Регламентирование процедуры закупок ОАО «ГМС Насосы»

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов: проработанных правил проведения закупок, квалифицированных специалистов, осуществляющих работу с контрагентами, и органа, осуществляющего их объективный выбор.

В условиях ОАО «ГМС Насосы», в связи с расширенным штатом подразделения службы, подчиненной заместителю управляющего директора - директору по закупкам и логистике, целесообразным представляется реорганизация в новый отдел.

Наиболее подходящей и реализующей конкурентный способ отбора контрагентов для ОАО «ГМС Насосы», является трехэлементная схема "заказчик/закупщик/контролер", один из вариантов которой представлен на рисунке 12.

Рисунок 12. - Предлагаемая схема взаимодействия в ходе закупки в

условиях ОАО «ГМС Насосы»

В соответствии с рисунком 12 Заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие, как котировочная или конкурсная документация). Материалы представляются на утверждение конкурсной комиссии.

После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В "минимальный" набор входят:

· Положение о закупках.

· Регламент проведения закупок.

· Положение о конкурсной комиссии.

· Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь - о назначении членов комиссии), а также Типовая конкурсная документация, методические материалы и т. п.

Положение о закупках.

Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения.

Положение о закупках должно состоять из следующих разделов:

Общие положения (сфера и порядок применения данного положения).

Список терминов и определений (раскрытие всех используемых терминов и определений).

Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).

Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).

Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).

Методы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).

Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.).

Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:

8. Конкурсная комиссия (регламент ее работы).

9. Заключительные положения (увязка положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).

В Приложении 2 приведен пример подобного документа, предлагаемый для отдела закупок ОАО «ГМС Насосы».

Регламент проведения закупок.

Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решения.

Образно говоря, если положение о закупках задает стратегию закупок, то регламент отвечает за тактику. Положение описывает, какой способ закупки в каком случае применяется, и как происходит выбор контрагента. Регламент задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки, иллюстрация приводится в нижеследующей таблице 3.

Таблица 3. - Сравнительная характеристика предлагаемого положения и регламента закупок для ОАО

«ГМС Насосы»

Положение о закупках ОАО «ГМС Насосы»	Регламент закупок ОАО «ГМС Насосы»
Глава 4. Способы закупок и условия их использования 4.5. Условия использования закупок из одного источника 4.5.1. Компания может проводить закупки из одного источника, когда: · требуемая продукция имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, или он обладает исключительными правами в отношении данной продукции, и не существует никакой разумной альтернативы или замены; · существует срочная потребность в продукции, и проведение конкурсных процедур или использование любого другого способа закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть вследствие чрезвычайного события возникает срочная потребность в данной продукции. Глава 6. Способы закупок отличные от открытого конкурса 6.6. Закупки из одного источника При условиях, изложенных в подразделе 4.5. настоящего Положения, Компания может закупать продукцию путем привлечения предложения или ценовой котировки от одного поставщика.	9. Закупка из одного источника 9.1. Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, определенных в п. 4.5.1. "Положения о закупках". 9.2. Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование необходимости закупки и, при необходимости, проводит предварительные переговоры с поставщиком. 9.3. Все подготовленные документы направляются в Отдел закупок. 9.4. Отдел закупок проверяет предполагаемую закупку на предмет целесообразности и наличия средств в бюджете. 9.5. Решение о закупке в виде протокола с приложением подготовленных документов представляются Отделом закупок Конкурсной комиссии на утверждение. 9.6. Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Перед подписанием Договор согласуется с Отделом закупок. 9.7. В случае, если поставка осуществляется без заключение договора (по счетам), счета перед передачей на оплату визируются в Отделе закупок.

В Приложении Г приведен пример регламента проведения закупок (не являющийся эталоном, но используемый на практике).

Особую проблему представляют собой договоры, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон. Хотя формально это не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию. Ведь не смотря на отсутствие нареканий, возможно условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.) уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.

Конкурсная комиссия.

Для обеспечения объективности, все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом - конкурсной комиссией. Эта комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы комиссия двояка: с одной стороны, включение в ее состав руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным. С другой - контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.

Основными функциями конкурсной комиссии являются:

· согласование способа закупки;

· согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);

· проведение процедур вскрытия заявок (предложений);

· оценка заявок;

· принятие решения о выборе поставщика;

· рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;

· принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.

Что касается количества членов комиссии, то желательно сохранять численность в рамках 5-7 человек. При дальнейшем увеличении числа членов комиссии ее работоспособность постепенно снижается.

Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации, в любом случае желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгалтерии и службы безопасности.

Деятельность конкурсной комиссии определяется положением о закупках, регламентом проведения закупок и положением о конкурсной комиссии. Последний документ состоит обычно из следующих разделов (элементов):

Цели и задачи конкурсной комиссии.

Порядок формирования конкурсной комиссии.

Функции конкурсной комиссии.

Права конкурсной комиссии.

Порядок проведения заседаний конкурсной комиссии.

6. Организационное и документационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии.

В Приложении Д приведен рекомендуемый для ОАО «ГМС Насосы» пример положения о конкурсной комиссии.

3.2 Модели определения верхнего и нижнего порога использования запроса котировок в условиях ОАО «ГМС Насосы

Запрос котировок чаще всего используется при приобретении серийной продукции, предложение которой на рынке уже устоялось, при относительно небольших объемах закупок, так как при крупных закупках эффективность процедуры запроса котировок снижается. Поэтому обычно устанавливается пороговое значение, выше которого закупка даже стандартной продукции «с полки», должна проводится уже на открытом конкурсе.

Многие специалисты, ответственные за закупки, очень не любят проводить конкурсы, поэтому в нормативном документе заказчика, регламентирующем закупки, должна быть прямо прописана недопустимость разбиения их на отдельные договоры (запросы котировок), с целью избежать проведения конкурса.

Основным способом конкурентных закупок является конкурс. Возникает вопрос: на основании чего мы принимаем решение о выборе между конкурсом и запросом котировок?

Первый критерий уже определен: приобретается стандартная продукция. Второй - ценовой. Далее приводится пример расчета суммы, ниже которой конкурсная процедура утрачивает свою эффективность.

Исходные предположения в условиях ОАО «ГМС Насосы»:

· за счет проведения запроса котировок средняя экономия средств составляет 5%;

· за счет проведения конкурса экономия средств составляет 10%;

· среднее число рабочих дней в месяц - 21, продолжительность рабочего дня - 8 часов;

· заработная плата сотрудника (специалиста по закупкам, эксперта, члена конкурсной комиссии и т. д. (включая все расходы на обеспечение его деятельности, от аренды помещений, до расходных материалов) составляет 15 тыс. рублей в месяц;

· время на подготовку конкурсной документации, поиск участников конкурса, подготовку экспертного заключения и рабочих материалов - 3 недели (15 рабочих дней, 120 часов)

· конкурсная комиссия состоит из 5 человек, длительность заседания - 1 час, для проведения конкурса требуется 3 заседания (утверждение конкурсной документации, вскрытие заявок, определение победителя). В заседании принимает участие специалист по закупкам

· к оценке конкурсных заявок привлекается 1 эксперт. Его работа занимает 2 рабочих дня (16 часов)

Нижний порог запроса котировок определяется по формуле (1)

(1)

где С - верхний порог использования запроса котировок

n - количество специалистов заказчика, задействованных в закупке

Zi - расходы на работу i-го специалиста (в месяц)

Тi - количество часов, потраченных i-тым специалистом на закупку

Wi - количество рабочих часов у i-го специалиста в месяце (в среднем - 168). Расходы включают - зарплату, налоги и иные отчисления, арендную плату, амортизацию используемого специалистом оборудования и т. д.

K - средняя экономия от проведения конкурса (%, в среднем - 10)

S - средняя экономия от закупки запросом котировок (%, в среднем - 5)

Если подставить исходные данные ОАО «ГМС Насосы»:

Время затраченное на закупку (человек/часов) = 120 (закупщик) + 18 (комиссия) + 16 (эксперт) = 154

Стоимость человек/часа = 90 рублей

рублей

Таким образом, в условиях ОАО «ГМС Насосы» при вышеприведенных допущениях, закупка на сумму меньшую 277200 рублей при использовании конкурса становится не выгодной. Разумеется, данный расчет носит оценочный характер и должен корректироваться в зависимости от конкретной ситуации у ОАО «ГМС Насосы».

Логично предположить, что существует и нижний порог, достигая которого становится не выгодным использование и способа запроса котировок. Если руководствоваться вышеизложенными предположениями, он составит 1800 рублей.

Среди нарушений процедур запроса котировок чаще всего встречаются:

· неверный выбор участников запроса: вместо лучших по цене и качеству недобросовестный закупщик может включить двух с высокими ценами и одного, «своего» со средними. На основании такого «запроса котировок» выбирается предложение, лучшее из трех, но далеко не лучшее на рынке;

· неверная база для сравнения: при запросе котировок следует сравнивать продукцию одинаковую по качеству и рабочим показателям, выбирая самую дешевую. Однако некоторые закупщики выбирают не по цене, а по совокупности показателей, что правильно для конкурса, но некорректно для запроса котировок;

· иногда результаты подтасовываются: в комплект документации по запросу котировок включаются фиктивные или устаревшие котировочные заявки, для того чтобы на их фоне закупить у «нужного» поставщика. Это также иногда делается в случаях, когда организатор закупок не может привлечь достаточного числа заявок.

Поэтому следует установить ценовой порог "снизу", ниже которого даже серийная продукция закупается также из одного источника.

Далее приводится модель определения нижнего порога использования запроса котировок для ОАО «ГМС Насосы».

Исходные предположения:

· за счет проведения запроса котировок средняя экономия средств составляет 5%;

· среднее число рабочих дней в месяц - 21, продолжительность рабочего дня - 8 часов;

· заработная плата специалиста по закупкам (включая все расходы на обеспечение его деятельности) составляет 15 тыс. рублей в месяц;

· на сбор предложений от трех поставщиков уходит 1 час рабочего времени.

Расчет:

Час рабочего времени специалиста стоит: 15000 / (21*8) = 15000 / 168 = 90 рублей

Таким образом, стоимость проведения запроса котировок - не менее 90 рублей.

Проведение запроса котировок выгодно, если затраты на него ниже получаемой экономии, т.е. 5% от цены закупаемой продукции. Следовательно, при закупках на суммы меньшие 1800 рублей (100%) проведение запроса котировок приносит компании дополнительные убытки, даже если формально существует экономия средств.

Нижний порог запроса котировок определяется по формуле 2.

(2)

где P - нижний порог использования запроса котировок

n - количество специалистов заказчика, задействованных в закупке

Zi - расходы на работу i-го специалиста (в месяц)

Тi - количество часов, потраченных i-тым специалистом на закупку

Wi - количество рабочих часов у i-го специалиста в месяце (в среднем - 168)

S - средняя экономия от закупки запросом котировок (%, в среднем - 5)

Таким образом, при закупках на сумму меньшую 1800 рублей использование конкурентных процедур не выгодно.

Как и расчет верхнего порога запроса котировок, данный расчет носит оценочный характер и должен корректироваться в зависимости от конкретной ситуации у ОАО «ГМС Насосы».

3.3 Оценка эффективности мероприятий по оптимизации закупочной деятельности ОАО «ГМС НасосЫ»

Существ уют различные подходы к оценке эффективности закупок. Чаще всего они базируются на сравнении полученной итоговой цены с:

· ценой аналогичных закупок в прошлом;

· ценами всех поставщиков, участвующих в закупочной процедуре;

· среднерыночной ценой;

· сравнение результатов закупок с аналогичными показателями у основных конкурентов.

В каждом из этих вариантов есть свои сложности:

· не всегда можно объективно сопоставить ценность текущей и прошлой закупки (учитывать надо не только инфляцию и иные факторы, влияющие на цену, но и неценовые условия поставки, появление новых товаров- заменителей и т. д.);

· нет никаких гарантий, что среди участников закупки есть предлагающие самые лучшие на рынке условия;

· среднерыночная цена - категория весьма условная, сродни "средней температуре по больничной палате";

· далеко не всегда можно правильно оценить рыночный спрос, предложение и, тем более, получить доступ к информации о закупках конкурентов.

Но даже если удается сделать достаточно обоснованные расчеты, чаще всего забывают о "маленьком" нюансе - правильном учете затрат на организацию закупки.

Допустим ОАО «ГМС Насосы» закупает продукцию на сумму до 500 тыс. рублей методом запроса котировок. Решения о закупках принимаются на заседании конкурсной комиссии, в составе Заместителя генерального директора (Председатель комиссии) и 4 членов комиссии (заместители Начальников департаментов).

Перед Отделом закупок поставлена задача: купить новый автомобиль марки "ХZ-12" (стоимость в автосалонах от 300 до 350 тыс. рублей).

На изучение рынка и отбор потенциальных контрагентов Ведущий специалист Отдела закупок потратил 5 часов. Еще сутки (8 часов) ушли на подготовку конкурсной документации.

Начальник отдела закупок быстро утвердил результаты, потратив на рассмотрение документов и беседу с сотрудником всего час. И на очередном еженедельном заседании Конкурсной комиссии этот вопрос был рассмотрен за 30 минут и утвержден поставщик, предложивший всего 310 тыс. рублей, что ниже среднерыночной в 325 тыс. руб. на 10 тыс.!

На заключение договора с поставщиком, который подписал заместитель Генерального директора, допустим ушло в общей сложности два часа.

На первый взгляд можно рапортовать о замечательных результатах, но тут и возникает вопрос в эффективности проведенной закупочной процедуры.

Зарплата ведущего специалиста отдела закупок - 15 тыс. руб. в месяц, начальника отдела - 21 тыс. руб., заместителя Начальника департамента - 27 тыс. руб., а заместителя Генерального директора - 30 тыс. руб.

Если оценить затраты на осуществление закупки (зарплатная часть). Из расчета 22 рабочих дня в месяц по 8 часов, в месяц - 176 часов, получаем что час работы:

· Ведущего специалиста - 85 руб.

· Начальник отдела - 120 руб.

· Зам. Начальника управления - 150 руб.

· Зам. Генерального директора - 170 руб.

В итоге расходы на оплату задействованных специалистов составляют:

16*85 + 120 + 0.5 (170+4*150) + 200 = 2065 руб.

Добавим к этому расходы организации на обеспечение работы специалистов (аренда помещений плата, амортизация офисной техники и т. д.) - порядка 2000 руб.

Таким образом, стоимость проведения закупки - не менее 4 тысяч рублей. В итоге все равно имеется положительный результат - с учетом расходов ОАО «ГМС Насосы» получило машину за 314 тысяч. Но если бы разброс цен у поставщиков был меньше, весьма вероятно, что, проведя такую «конкурсную» закупку, ОАО «ГМС Насосы» потеряет больше, чем сумеет получить.

Коме всего прочего существует возможная упущенная выгода организации, которую она не получила, так как сотрудники были заняты проведением конкурса, а не иной деятельностью.

Таким образом, вне зависимости от того, как определяется эффективность закупок, вместо ценовой характеристики закупки "стоимость контракта" должна использоваться "стоимость контракта + затраты на его заключение + упущенная выгода".

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Этап увлечения конкурентными закупками как модной новинкой в нашей стране постепенно завершается. И, хотя многие вынесли из него негативный опыт, технологии прокьюремента при правильном их использовании остаются одним из самых эффективных инструментов выбора оптимального поставщика.

Благодаря им не только достигается значительная экономия ресурсов, но и повышается контроль над проведением закупок. Это подтверждает как зарубежная практика, так и опыт передовых отечественных компаний и ряда государственных заказчиков.

Цель, поставленная в работе была достигнута, а именно, изучена проблема современной организации закупочной деятельности промышленного предприятия. Для достижения поставленной главной цели курсовой работы были определены цели, задачи и принципы закупочной деятельности предприятия, выявлены основные способы прокьюремента, изучены ключевые проблемы организации закупочной деятельности современных российских промышленных предприятий, приведена технико-экономическая характеристика объекта исследования, проведен анализ маркетинговой деятельности ОАО «ГМС Насосы», дана оценка уровня организации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы», предложена новая процедура регламентирования закупок ОАО «ГМС Насосы», разработана модель определения верхнего и нижнего порога использования запроса котировок в условиях ОАО «ГМС Насосы», дана оценка эффективности мероприятий по оптимизации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы».

Предложенные мероприятия по оптимизации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы» могут обеспечить предприятию существенное повышение эффективности его хозяйственной деятельности. В том числе за счет регламентирования процедуры закупок ОАО «ГМС Насосы» на предприятии может появиться новый конкурентный способ отбора контрагентов на основе трехэлементной схемы "заказчик/закупщик/контролер". Внедрение моделей определения верхнего и нижнего порога использования запроса котировок позволят устанавливается пороговое значение, выше которого закупка даже стандартной продукции «с полки», должна проводится уже на открытом конкурсе, а также нижнего порога, достигая которого становится не выгодным использование и способа запроса котировок.

Таким образом, все цели, поставленные в работе, были полностью достигнуты, а задачи выполнены в полном объеме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации: федер. закон [принят Гос. Думой 21 окт. 1994 г.: по сост. на 1 июня 2004 г. №-]. - М.: Проспект, 2004. - 445 с.

2. Альбеков А.У. Экономика коммерческого предприятия: учебное пособие / А.У. Альбеков, С.А. Согомонян. - М.: Феникс, 2004. - 448 с.

3. Булатов, А.С. Экономика: учебное пособие / А.С. Булатов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 567 с.

4. Бурцев В.В. Внутренний контроль сбытовой деятельности предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. - 2001 - №6. - с. 18-20.

5. Бухалков, М.И. Внутрифирменное планирование: учебник / М.И. Бухалков. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 392 с.

6. Гордон, Ян Х. Маркетинг партнерских отношений: Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2001. - 379 с.: ил. - (Сер.: Маркетинг для профессионалов).

7. Ефимов А.А. Методы и модели формирования маркетингоориентированных интегрированных корпоративных структур // Автореферат диссертации на соискание ученой степени к.э.н. - СПб.: ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет», 2007. - 19 с.

8. Камаев, В.Д. Экономика и бизнес. Теория и практика предпринимательства / В.Д. Камаев. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 236 с.

9. Ковалев, В.А. Промышленный маркетинг (часть 2). / В.А. Ковалев. - М.: ООО Фирма «Благосвет-В», 2004. - 312 с.

10. Кулинич А.Н. Формирование портфеля заказов // Управление сбытом. - 2005. №6. - с. 42-47.

11. Пикалова М.П. Оценка повышения эффективности продаж // Генеральный директор. - 2006. №1. - с. 9-11.

12. Раицкий, К.А. Экономика организации: учебник / К.А. Раицкий. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005. - 1012 с.

13. Смолкин, А.М. Менеджмент: основы организации: учебник для вузов / А.М. Смолкин. - М.: Инфра-М, 2005. - 254 с.

14. Управление современной компанией: учебник / Под. ред. Б.К. Мильнера, Ф.М. Лииса. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 586 с.

15. Фатхутдинов, Р.А. Организация производства: учебник / Р.А. Фатхутдинов. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 672 с.

16. Фатхутдинов, Р.А. Управление конкурентоспособностью организации: учебное пособие / Р.А. Фатхутдинов. - М.: Издательство Эксмо, 2006. - 544 с.

17. Экономика организаций: учебное пособие / Под ред. И.В. Пичужкина. - М.: Издательство Юрайт, 2005. - 319 с.

18. Экономика предприятия / Под ред. В.Я. Хрипача. - Изд. 7-е, доп. и перераб. - Мн.: Экономпресс, 2005. - 464 с.

19. Экономика предприятия: учебник / под ред. Н.А. Сафронова. - М.: Юристъ, 2006. - 608 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Положение об отделе материально-технического снабжения

УТВЕРЖДАЮ

Управляющий директор

ОАО «Ливгидромаш»

___________ А.Ф. Дворядкин

«____» __________ 2006 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе материально-технического снабжения №22 (ОМТС)

ПСП 22.2006

Разработчик СОГЛАСОВАНО

Начальник ОМТС Начальник ООТиЗ

_________Р.К. Гатиев _________ Т.В. Прокопова

«_____» ______ 2006 г. «____» _________ 2006 г.

Начальник бюро экспертизы договоров

___________ Г.А. Писарева

«____» _________ 2006 г.

Начальник ОУК

__________ Н.Ю. Федоров

«____» __________ 2006 г.

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 ОМТС (отдел материально-технического снабжения) является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Ливгидромаш» (далее - Общество).

1.2 ОМТС непосредственно подчинен заместителю Управляющего директора Общества по закупкам и логистике.

1.3 ОМТС возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Управляющим директором Общества по представлению заместителя Управляющего директора Общества по закупкам и логистике.

1.4 ОМТС в своей работе руководствуется действующим законодательством, документацией системы менеджмента качества (СМК), системы экологического менеджмента (СЭМ), системы профессиональной безопасности и охраны труда (СПБОТ), системы социальной ответственности (ССО), приказами, распоряжениями и инструкциями Общества, касающимися деятельности ОМТС, в частности инструкцией по обороту лома цветных металлов, нормативными материалами, планами, заявками, нормами расхода, документацией по системе качества, а также настоящим Положением.

2 ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

2.1 Комплексное, своевременное и равномерное обеспечение потребности Общества материальными ресурсами.

2.2 Обеспечение соблюдения оптимальных размеров производственных запасов материалов, ускорение их оборачиваемости, снижение затрат, связанных с приобретением, доставкой и хранением материальных ценностей.

2.3 Контроль хранения, учета и движения материалов.

2.4 Контроль за движением и реализацией отходов цветных и черных металлов.

3 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

3.1 В структуре ОМТС:

начальник отдела,

зам. начальника отдела,

начальник бюро по вспомогательным материалам,

ведущий инженер,

начальник бюро по металлам,

техник по учету,

инженер - 3 ед.,

грузчики-экспедиторы,

функционально подчиняется склад.

3.2 Численность работников ОМТС определяется штатным расписанием, утвержденным Управляющим директором Общества.

4 СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ

5 ФУНКЦИИ

5.1 Подготовка в установленном порядке и организация заключения Обществом договоров с поставщиками на поставку сырья и материалов в объемах, необходимых для выполнения плана производства, а также контроль их выполнения.

5.2 Подготовка в установленном порядке и организация Заключения Обществом договоров на продажу лома цветных металлов; надлежащее оформление отгрузочных документов.

5.3 Планирование обеспечения производства материальными ресурсами в соответствии с предусмотренными договорами сроками, регулирование поставок в соответствии с ходом производства.

5.4 Ведение работы по оптимизации структуры поставщиков сырья и материалов, установлению длительных прямых связей с предприятиями-поставщиками, отвечающими требованиям по качеству и срокам поставки.

5.5 Приобретение необходимых материалов в мелкооптовых и розничных базах в порядке, установленном действующим законодательством РФ и требованиями Управляющей компании.

5.6 Подача заявок на транспортные средства для вывоза грузов от поставщиков. Рациональное использование транспорта при перевозке грузов. Правильное оформление товаро-транспортных документов и путевых листов.

5.7 Контроль за рациональным использованием материальных ресурсов в Обществе, соблюдением норм расхода материалов всеми службами.

5.8 Участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

5.9 Осуществление контроля и подготовка отчетности по вопросам:

- рационального использования выделенных цехам материалов по целевому назначению;

- своевременности выполнения поставщиками обязательств по договорам;

- своевременности осуществления расчетов с поставщиками материалов;

- движения и реализации отходов цветных и черных металлов.

- сбора, хранения и отгрузки лома цветных металлов.

5.10 Организация количественного и качественного контроля поступивших в Общество материальных ресурсов, обеспечение их хранения на складах Общества, соответствующей подготовки и своевременной выдачи для производственного потребления.

5.11 Проверка соответствия стоимости заявленных и израсходованных материалов планируемым затратам по смете производства.

5.12 Выявление излишних и неликвидных материалов, подготовка предложений по их реализации в установленном в Обществе порядке.

5.13 Ведение оперативного учета по снабженческим операциям.

5.14 Участие в разработке и осуществлении общезаводских организационно-технических мероприятий, касающихся ОМТС, подготовке отчетности по работе ОМТС.

5.15 Участие в проведении работ по применению наиболее экономичных видов материалов и заменителей дефицитных и дорогостоящих материалов.

5.16 Представление в Договорно-правовой отдел Управляющей компании материалов для предъявления претензий к поставщикам при нарушении обязательств по договорам.

5.17 Ведение делопроизводства согласно требований документированных процедур.

6 ПРАВА

ОМТС в лице начальника и работников ОМТС имеет право:

6.6 Требовать от подразделений Общества представления материалов (заявки, нормы расхода материалов), необходимых для осуществления работ, входящих в компетенцию отдела.

6.7 Контролировать правильность хранения и использования материальных ресурсов цехами и службами и представлять руководству Общества предложения о наложении взысканий на работников, допустивших нарушение установленных требований.

6.8 Заменять требуемые материалы взаимозаменяемыми при наличии разрешения и согласия соответствующих подразделений и надлежащем оформлении карт отступлений.

6.9 Изымать в цехах и службах сверхнормативные остатки материалов и передавать их на склады Общества, в другие цеха, давать предложения о реализации ненужных материалов в установленном порядке.

6.10 Указания ОМТС в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями Общества.

7 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ОМТС в лице начальника отдела несет ответственность за:

7.10 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на ОМТС задач и функций.

7.11 Достоверность отчетной и другой документации, подготавливаемой ОМТС;

7.12 Рациональность организации труда работников ОМТС;

7.13 Состояние трудовой дисциплины и работы с персоналом ОМТС;

7.14 Качество приобретаемых материалов, сырья и т.д. и соответствия их сертификату;

7.15 Правильность и полноту использования предоставленных прав;

7.16 Правильность и полноту применения нормативных и инструктивных материалов;

7.17 Выполнение требований документированных процедур СМК, СЭМ, СПБОТ, ССО;

7.18 Организацию и выполнению целей ОМТС и Общества в области качества, экологии, охраны труда и социальной ответственности.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Схема управления ОМТС

8 Взаимоотношения ОМТС с другими подразделениями

Входящая документация	Исходящая документация
Название документа	От кого получен	Периодичность сроки получения	Название документа	Кому направлен	Периодичность сроки передачи
1	2	3	4	5	6
1. Годовые и месячные планы производства. 2. Сообщение об изменениях производственного плана. 3. Все действующие прейскуранты.	ПЭО	До 25 числа предыдущ. мес. 1 раз в месяц по мере необходимости	1. Замечания о корректировке плана выпуска изделий в зависимости от обеспеченности материалами. 2. Согласование цен на сырье и материалы	ПЭО	До 1 числа предыдущ. мес. По мере необходимости
1. Месячные оперативные планы 2. Сведения о фактических заделах в производстве. 3. Сведения об изменении сроков завоза отдельных материалов.	ПДО	Ежем. до 27 числа Ежем. до 1 числа 1 раз месяц	1. Данные о наличии материалов на центральном складе и перспективе их получения. 2. Сведения об изменении сроков завоза отдельных материалов.	ПДО	По мере необходимости
Годовые и месячные заявки на материалы	ОГЭ, ОГМ, ИО	Ежемесячно до 25 числа
Решения по взаимозаменяемости материалов, заявки на материалы	ТО, КО	По мере необходимости	1. Сведения о наличии материалов на складах. 2. Согласовывает возможность замены одних материалов другими, сроки введения в действие измененных норм расхода материалов.	ТО, КО	По мере необходимости
Типовые отраслевые нормы на средства защиты	ООТОС	По мере необходимости	1. Сведения о наличии спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений на складах по требованию ООТОС	ООТОС	По требованию
1. Книги потребности в материалах (производство, РЭН, НИР). 2. Дефицит в сырье и материалах.	ОМН	До 25 числа начала периода До 30 числа начала периода
1. Сведения о дебиторах и кредиторах на начало отчетного периода. 2. Остатки материалов, ПКИ на складах в суммарном выражении на начало месяца.	Бухгалтерия	До 10 числа отчетного периода	Счета-фактуры, договора, приходные ордера	Бухгалтерия	По мере необходимости
Сигналы о запрещении выдачи материалов со складов, акты на материалы	ОТК	По мере необходимости	1. Сертификаты и другие сопроводительные документы на поступающие материалы 2. Требования на проведение повторной качественной проверки материалов по истечении гарантийного срока их хранения.	ОТК	По поступлению материалов По мере необходимости
			1. Проект договора и дополнительных соглашений к ним для проверки и визирования служебной запиской. 2. Необходимые расчеты и обоснования для предъявления претензий к поставщикам, а также для ведения арбитражных и судебных дел, связанных с нарушением договоров и условий поставок (для передачи в Договорно-правовой отдел Управляющей компании).	Бюро №30	По мере необходимости По требованию бюро
			Служебные записки на оплату материалов	Казначейство	по мере необходимости
1. Автотранспорт согласно заявок для перевозки грузов. 2. Необходимые документы для розыска груза.	ТЦ №19	Ежедневно По мере необходимости
1. Данные о фактическом расходе и остатках материалов за отчетный период. 2. Акты о браке, оформленные в установленном порядке. 3. Данные об изменении материала.	Цеха основного производства	Ежемесячно По мере необходимости
			1. Справка о наличии сопроводительных документов. 2. Сведения, остатки, приходные ордера.	ЦСО
			1. Товарно-сопроводительная накладная. 2. Приемо-сдаточный акт.	Уч-к №54
Копии распорядительных документов	Канцелярия	По мере необходимости	Оригиналы распорядительной документации	Канцелярия	По мере необходимости
Канцтовары	ХО	По мере необходимости	С/з на обеспечение канцтоварами	ХО	Ежегодно
Материалы по внутренним и внешним проверкам ИСМ	ОУК	По мере необходимости	1. Служебные записки о выполнении корректирующих действий 2. Предложения о корректировке или разработке документированных процедур ИСМ.	ОУК	По мере необходимости
1. Коллективный договор ОАО «Ливгидромаш» 2. Утвержденное штатное расписание	ООТиЗ	раз в год по мере необходимости	1. Расчет премии ИТР 2. Служебные записки по изменению штатного расписания	ООТиЗ	ежемесячно По мере необходимости

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ СПЕЦИАЛИСТОВ ОМТС



ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Предлагаемый регламент закупок ОАО «ГМС Насосы»

1. Общие положения

Настоящий Регламент определяет процедуру закупки товаров Организации.

Требования настоящего Регламента распространяются на все закупки продукции (товаров, работ, услуг), осуществляемые Организацией для обеспечения ее деятельности.

2. Виды закупок

2.1. Для организации закупок товаров, работ и услуг используются следующие виды закупок:

Открытый конкурс;

Закрытый конкурс;

Запрос котировок;

Закупка из одного источника;

3. Выбор вида и способа закупки

3.1. Основанием для проведения закупок является План договоров на квартал и заявки структурных подразделений на приобретение товаров, работ и услуг, согласованные с Руководством.

3.2. Способ закупки для каждого случая утверждается решением Конкурсной комиссии, оформляемым протоколом.

3.3. Решения Конкурсной комиссии оформляются Протоколами. Протоколы заседаний Конкурсной комиссии хранятся в Управлении делами.

4. Открытый конкурс

Открытый конкурс используется при закупках типовой продукции при условии, что стоимость договора о закупках выше 400000 рублей.

Для проведения открытого конкурса подразделение, отвечающее за закупку, готовит:

4.2.1. Техническое задание, содержащее требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков;

Предложение по критериям определения победителя;

Список квалифицированных поставщиков (не менее трех), рекомендуемых для приглашения к участию в конкурсе.

4.3. Подготовленные документы направляются в Конкурсную комиссию для согласования и подготовки Конкурсной документации.

Вид документа зависит от структуры организации, порядка взаимодействий и сфер ответственности структурных подразделений, а также используемой нормативной базы.

4.4. Конкурсная документация утверждается на заседании Конкурсной комиссии путем подписания Протокола заседания.

4.5. После утверждения конкурсной документации информация о конкурсе публикуется в бюллетене "Конкурсные торги" и направляется всем поставщикам из списка квалифицированных поставщиков.

После завершения срока подачи предложений, определенного в конкурсной документации, конверты с предложениями поставщиков вскрываются на заседании Конкурсной комиссии в присутствии представителей поставщиков, пожелавших принять участие в этой процедуре.

Конкурсные заявки, соответствующие формальным требованиям конкурсной документации, направляются на экспертизу соответствия требованиям технического задания в подразделение, отвечающее за закупку, которое готовит экспертное заключение, содержащее сравнительный анализ заявок и рекомендации Конкурсной комиссии по выбору победителя конкурса.

4.8. Служба безопасности осуществляет проверку компаний, участвующих в конкурсе, на предмет приемлемости ее в качестве контрагента.

Конкурсная комиссия принимает решение о выборе победителя на основании изучения конкурсных заявок, учитывая заключения экспертов и Службы безопасности.

Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Договор должен содержать требования и условия Конкурсной документации.

5. Запрос котировок

Запрос котировок используется при закупках типовой продукции при условии, что стоимость договора о закупках ниже суммы, эквивалентной 400000 рублей.

Для проведения запроса котировок подразделение, отвечающее за закупку, готовит техническое задание на закупку, составляет список квалифицированных поставщиков (не менее трех), рекомендуемых для запроса котировок и направляет его в Конкурсную комиссию.

Конкурсная комиссия проводит запрос котировок, при необходимости привлекая для этого подразделение, ответственное за закупку.

5.4. Победителем является поставщик, предложивший минимальную цену и получивший положительное заключение Службы безопасности.

6. Закупка из одного источника

Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, когда предмет закупки имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, существует срочная потребность в товарах (работах), требуется дополнительная поставка закупленных ранее товаров или объем закупки не превышает 5000 рублей.

Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование необходимости закупки и при необходимости проводит предварительные переговоры с поставщиком.

6.3. Подготовленные документы направляются в Конкурсную комиссию на утверждение.

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Рекомендуемое для ОАО «ГМС Насосы» положение о конкурсной

комиссии

Положение о Конкурсной комиссии

на размещение в 2011 году заказов на выполнение работ (услуг)

для нужд ОАО «ГМС Насосы»по информационному обеспечению

деятельности предприятия

1. Общие Положения

Конкурсная комиссия на размещение заказов на выполнение работ (услуг) для нужд ОАО «ГМС Насосы» по информационному обеспечению деятельности ОАО «ГМС Насосы» (далее - Комиссия) образована в соответствии с приказом ОАО «ГМС Насосы» от __.__.20__г. №____ "О проведении в 2011 году открытого конкурса на размещение заказов на выполнение работ (услуг) для нужд ОАО «ГМС Насосы» по информационному обеспечению деятельности ОАО «ГМС Насосы»».

Комиссия в своей работе руководствуется, Гражданским кодексом РФ и Федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по данному вопросу, приказами ОАО «ГМС Насосы», а также настоящим Положением.

Конкурсная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов Конкурсной комиссии. Комиссия может привлекать экспертов по направлениям деятельности ОАО «ГМС Насосы». При отсутствии председателя Конкурсной комиссии его обязанности исполняет заместитель председателя.

2. Цели, функции и задачи Конкурсной Комиссии

Основной целью работы Комиссии является проведение открытого конкурса на выполнение работ (услуг) для нужд ОАО «ГМС Насосы» по информационному обеспечению деятельности ОАО «ГМС Насосы» и подведение его итогов.

Задачи и функции Комиссии:

подготовка и утверждение конкурсной документации;

обеспечение своевременной публикации в открытой печати и на сайте ОАО «ГМС Насосы», извещения с информацией об объявлении конкурса, сроках и месте проведения, требованиях к участникам конкурса, составе конкурсной документации, порядке подачи заявок на участие в конкурсе, правил оформления конкурсных материалов, в соответствии с законодательством Российской Федерации, конкурсной документации и др. условий конкурса;

привлечение экспертов по направлениям деятельности ОАО «ГМС Насосы» для проведения экспертной оценки конкурсных заявок и рабочей группы для организационно-технического сопровождения проведения конкурса;