Проектирование системы рекламной деятельности на ОАО "Мукомольный комбинат "Воронежский"

Вопросами рекламы на предприятии занимается ведущий специалист по маркетингу и рекламе.

Данная организационная структура отличается своей простотой, что говорит о том, что руководство предприятия не отводит рекламе ведущую роль - это объясняется тем, что непосредственно рекламой занимается конкретный специалист, а не подразделение.

Вообще как показывает отраслевой анализ на предприятиях мукомольной промышленности организационная составляющая маркетинговой деятельности не слишком развита. Самые крупные предприятия отрасли имеют в своем составе маркетинговые отделы, в которых рекламной занимается отдельная должность, как правило это специалист по рекламе.

Другой формой организации рекламной деятельности на предприятиях мукомольной промышленности является наличие в организационной структуре отдела закупок и продаж, в котором рекламной занимается специалист по маркетингу и рекламе. Примером этому может служить рассматриваемое предприятие ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский».

Кроме того существует довольно внушительный ряд предприятий мукомольной промышленности, глее отсутствует конкретная должность, отвечающая за рекламную деятельность. Её осуществляют специалисты сбытовых подразделений. Рекламная деятельность таких предприятий слабо организована - рекламные акции носят разовый характер, судно финансируются и как правило характеризуются низкой эффективностью.

Как уже было отмечено, потребителями продукции предприятия ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» являются либо хлебозаводы и частные пекарни либо, если речь идет о розничной продаже - физические лица.

Что касается индивидуальных потребителей, то при разработке рекламных мероприятий (в частности рекламы на телевидении), то специалист по маркетингу и рекламе ориентируется на следующий сегмент рынка: это женщины 25-60 лет, со средним и ниже среднего уровнем дохода, имеющие семью. В первом случае рекламная деятельность выражается в участии в различных выставках, ярмарках. Во втором случае рекламная деятельность связана прежде всего с полиграфической деятельностью, а так же реклама в средствах массовой информации.

На рассматриваемом предприятии, как и на любом другом проведение рекламной кампании начинается с определения целей рекламной кампании.

На предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» выделяют следующие цели рекламной кампании:

- увеличение / поддержания уровня объема продаж;

- максимизация прибыли;

- расширение доли на рынке.

Выбор конкретной цели рекламной кампании определяется характеристиками проведения рекламной кампании: время года, объем продаж, текущее положение на рынке.

Например, проведение рекламных акций направлено на разовое повышение спроса на продукцию. Этому способствую такие рекламные мероприятия, как подарок за покупку, система скидок и т.д.

Более долгосрочные цели направлены на планомерный рост продаж и увеличение доли рынка, либо на поддержание текущего положения предприятия на рынке. Достижение таких целей осуществляется путем продолжительной серии рекламных кампаний, осуществляемых с определенной регулярностью. Н определенный период заключается контракт с тем или иным видом СМИ, где оговариваются условия проведения рекламной кампании. Также высокую эффективность имеет размещение полиграфической рекламы в общественном транспорте.

На предприятии при проведении рекламной кампании используются следующие формы рекламы: полиграфическая, выставочная, реклама в СМИ.

Далее приведем перечень форм рекламы, применяемых на предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский», а также их проявление, которое дает понять, как именно на предприятии. Реализуется та или иная форма проведения рекламы.

Характеристика форм рекламы представлена в таблице 7.

Таблица 7 - Формы рекламы, применяемые на предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский»

Форма рекламы	Проявление
Полиграфическая	издание минибуклетов, изготовление пакетов с символикой предприятия, изготовление сувенирной полиграфической продукции, оформление выставочных мероприятий- изготовление рекламных листовок этикеток, упаковка других товаров предприятия.
Участие в выставках	работа на выставке продукции, прием делегации, представление продукции на городских, областных, региональных общественных мероприятиях в городе Воронеже (совещаниях специалистов, конференциях)
Реклама в СМИ	реклама в газетах, реклама в журналах, реклама в справочниках, реклама на телевидении, скрытая реклама.
Участие в проектах	спонсорство проектов, участие в благотворительных организациях
Реклама в интернет	организация рассылок

Необходимо заметить, что рекламная продукция (буклеты, проспекты, календари и т.д.) разработаны и выполнены в соответствии со всеми правилами рекламы и формирует положительный имидж продукции предприятия и имидж самого предприятия ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский».

Кроме того, необходимо отметить, что рекламные кампании на предприятии проводятся как правило осенью, зимой и весной. Летом же эффективность рекламных кампаний значительно ниже, причем это касается всех форм рекламной деятельности.

Основная проблема сбыта продукции на предприятии состоит в том, что до прихода нового руководства продукция предприятия не отличалась высокими качественными показателями, в следствие чего у потребителей сложилось субъективное мнение о предприятии. Многие из них стали предпочитать продукцию основного конкурента - предприятия ОАО «Старооскольский мукомольный комбинат». С приходом нового руководства и вхождением предприятия в холдинг ЗАО «Русская продовольственная компания Инк.» была произведена практически полная замена оборудования, в следствии чего качество продукции заметно возросло и предприятие по этому показателю сумело превзойти основных конкурентов, кроме того, цена на продукцию ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» ниже. И если оптовые потребители стали предпочитать продукцию данного предприятия, то розничные продажи велись не так хорошо, так как потребители все еще не доверяют ее качеству.

Основным конкурентом предприятия является ОАО «Старооскольский мукомольный комбинат». Его продукция продолжает пользоваться значительным спросом у индивидуальных потребителей, хлебозаводы же предпочитают приобретать продукцию воронежского предприятия, так как сочетание цена-качество у данной продукции выше.

В организационной структуре предприятия ОАО «Старооскольский мукомольный комбинат» отсутствует подразделение или должность, отвечающая за рекламу. Рекламная деятельность на предприятии проводится в основном стихийно, бюджет рекламы определяется исходя из принципа «сколько не жалко», что не может благоприятно отразиться на сбыте продукции.

В заключении можно отметить, что в целом организация рекламной деятельности на предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» поставлена хорошем уровне. Несмотря на то, что продукция предприятия некоторое время не пользовалась спросом, сотрудникам отдела закупок и продаж удалось реабилитировать имидж предприятия во многом за счет товарной политики, но уменьшать роль рекламы в росте продаж не стоит. Продукция предприятия получила положительные отзывы на многочисленных выставках, в результате чего были заключены контракты с поставщиками (ООО Корф-Агро, ООО Техно-Сервис и т.д.) так и с рядом хлебозаводов и пекарен.

Кроме того, продолжается работа, направленная на увеличение розничных продаж, и несмотря на определенные сложности, можно говорить, что положительный результат в этом направлении будет достигнуты.

Среди недостатков организации рекламной деятельности на предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» необходимо отметить отсутствие на предприятии четкого разграничения функций подразделений маркетинга и сбыта. Как уже отмечалось, потребитель продукции зачастую не может провести различия между схожей продукцией различных предприятий, в этих условиях возрастает роль маркетинга, которая заключается в формировании у покупателя более благоприятного имиджа своей продукции.

На рассматриваемом предприятии были определены следующие формы рекламы: полиграфическая, участие в выставках, реклама в СМИ.

Далее были определены мероприятия, включаемые в эти формы рекламы, а также средства рекламы.

Что касается планирования рекламной деятельности, то этот аспект не слишком развит на предприятии. Бюджет рекламной деятельности предприятия разрабатывается на период до 3 лет. В отраслях с более развитой рекламной деятельностью затраты на проведение рекламных мероприятий формируются исходя из 10% от прибыли за предыдущий год. На ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский», как и на большинстве предприятий отрасли, бюджет расходов на рекламу формируется исходя из целей конкретной рекламной кампании. Он утверждается и согласовывается с главным бухгалтером.

Как правило, рекламный бюджет составляется на год, исходя из целей рекламной деятельности за этот год. Далее он корректируется по месяцам и декадам в зависимости от изменения во внешней и внутренней среде: поведение конкурентов, финансовое состояние предприятия, необходимый размер увеличения объема продаж и т.д. Исходя из стоимости мероприятий был сформирован бюджет рекламной кампании на апрель 2007 года.

Смета затрат на проведение рекламных мероприятий представлена в таблице 8.

Таблица 8 - Смета затрат на проведение рекламных мероприятий ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский»

№	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Стоимость мероприятия (тыс. руб.)
ПОЛИГРАФИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1	Издание минибуклетов	В течение года	6
2	Изготовление пакетов с символикой предприятия	В течение года	1.5
3	Изготовление сувенирной полиграфической продукции	III-IV квартал	9.8
4	Оформление выставочных мероприятий- изготовление рекламных листовок этикеток	Круглогодично	20
ОФОРМИТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
6	Изготовление стендов, плакатов, вывесок объявлений	Круглогодично	50
7	Оформление торгово-выставочных мероприятий	Круглогодично	20
ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
9	Работа на выставке продукции, прием делегации, проведение занятий с маркетинговой службой	В течение года	20
10	Представление продукции на городских, областных, региональных общественных мероприятиях в городе Воронеже (совещаниях специалистов, конференциях)	В течение года	1.5
Реклама в СМИ
11	Реклама в газетах	11,3	«Эфир», «Коммуна», «Ва-банк»
12	Реклама на радио	3,3	«Русское радио»
13	Реклама на телевидении	52	«ТНТ-Губерния», 4-й Канал, «Край воронежский», Нтв

Таким образом из приведенной выше таблицы видно, что наибольшие затраты содержит реклама на телевидении, но такой уровень затрат является обоснованным, так как данный вид рекламы является наиболее эффективным. Кроме того, необходимо отметить, что высокой степенью эффективности характеризуется также реклама на радио, которая стоит значительно дешевле.

Рекламные кампании варьируются по длительности их проведения. Минимальной длительностью рекламной кампании, достаточной для того, чтобы она оказала на потребителя хоть какое-то влияние считается 2 недели.

Оптимальная же продолжительность рекламной кампании на предприятии составляет около месяца.

В системе планирования рекламной кампании большое значение имеет составление медиа-плана. В заключается договор с тем или иным видом СМИ, где указываются основные параметры проведения рекламной кампании на данном виде СМИ. Оговариваются условия проведения рекламной кампании.

Далее составляется сам медиа-план, в котором указываются наименование клиента, бренда, который будет рекламироваться, хронометраж (т.е. общее время длительности рекламных роликов), канал, на котором реклама будет воспроизводиться, город, а также период, в течении которого будет осуществляться трансляция рекламных роликов.

После этого формируется таблица медиа-плана, в которой указан перечень программ, в течении которых будет проводиться трансляция рекламы продукции предприятия, время выхода блока рекламы (также возможно указание порядкового номера ролика в блоке, так как стоимость первых и последних рекламных роликов значительно дороже из-за того, что они характеризуются более высокой эффективностью), день недели, общее количество минут, которые займет ролик за определенное количество времени.

Таким образом, по итогам анализа можно сделать вывод о том, что в целом организация рекламной деятельности на предприятии ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский» поставлена хорошем уровне. Несмотря на то, что продукция предприятия некоторое время не пользовалась спросом, сотрудникам отдела закупок и продаж удалось реабилитировать имидж предприятия во многом за счет товарной политики, но уменьшать роль рекламы в росте продаж не стоит. Продукция предприятия получила положительные отзывы на многочисленных выставках, в результате чего были заключены контракты с поставщиками, так и с рядом хлебозаводов и пекарен. Кроме того, продолжается работа, направленная на увеличение розничных продаж, и несмотря на определенные сложности, можно говорить, что положительный результат в этом направлении будет достигнуты.

2.3 Анализ организационного проектирования на предприятии

В первую очередь хотелось бы отметить, что на исследуемом предприятии уровень организационного проектирования низкий, даже несмотря на то, что предприятие существует уже столько лет и обладает высоким научно-техническим потенциалом. Последний организационный проект на данном предприятии был разработан 7 лет назад. Основными причинами такого положения является:

· отсутствие регламентированной системы организационного совершенствования;

· недостаточной мотивацией организационного развития;

· отсутствие надежного экономического механизма взаимодействия предприятия и различных служб.

Также качество нормативно-методических документов находится на низком уровне. В частности, положения и инструкции по отделу сбыта разрабатывались давно и устарели, чёткие информационные схемы и схемы документооборота отсутствуют.

Анализируя применяемые методы и мероприятия по организационному совершенствованию, можно сказать следующее:

1. качество проектных решений невысокое из-за отсутствия многовариантных подготовок;

2. не применяются методы эффективной оценки готовых решений;

3. недостаточное внимание уделяется предпроектным работам;

4. внедрение оргпроектов осуществляется недоконца.

Кроме того, существует ещё ряд недостатков:

· недостаточная система стимулирования проектировщика;

· нехватка материальных ресурсов;

· нехватка квалифицированной рабочей силы.

Все это свидетельствует о необходимости проведения мероприятий по совершенствованию организационного проектирования на предприятии

ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский», в частности разработка нового проекта организации системы рекламной деятельности, поскольку ее эффективность в современных условиях является очень актуальным вопросом.

На рассматриваемом предприятии, как и на большинстве предприятий, аспект организационного проектирования практически неразвит. Это объясняется рядом причин, приведенных выше.

Далее по итогам анализа, проведем ряд мероприятий, направленных на проектирование системы рекламной деятельности на предприятии.

3. Разработка организационного проекта постановки системы рекламной деятельности

3.1 Разработка комплексного организационного проекта системы рекламной деятельности на ОАО «Мукомольный комбинат «Воронежский»

Комплексный организационный проект - это комплект проектной документации, определяющий состав технических средств и технологию изготовления продукции, а также регламентирующий всю совокупность процессов организации производства, труда и управления.

Разработка проекта должна вестись на принципах комплексного проектирования: научности, системности, комплексности, прогрессивности, соответствия организационного и технического уровней, модульного построения.

Для разработки комплексного организационного проекта системы рекламной деятельности определим состав работ по проектированию и внедрению оргпроекта, установим логическую последовательность работ и событий и определим длительность выполнения работ. Длительность и трудоемкость работ по разработке и внедрению оргпроекта определим экспертным методом по формулам 1 и 2:

t_ож(ij)=(t_min+4t_н.в.+t_max)6 (1)

t_ож(ij)=(3t_min+2t_max)5, (2)

где t_min, t_н.в., t_max - минимальное, наиболее вероятное и максимальное время выполнения работы (ij), определяемое экспертом.

В процессе оргпроектирования выделим следующие стадии и этапы

- предпроектная подготовка (организационная подготовка, предпроектное обследование, разработка технического задания);

- проектирование (техническое и рабочее);

- внедрение (подготовка к внедрению, внедрение).

Целью организационного проектирования является комплексное совершенствование системы рекламной деятельности с помощью введения определённых изменений в организационной структуре предприятия, регламентации процесса управления и процесса принятия управленческих решений, организации труда и разработки информационной системы.

Далее определим перечень работ и их длительность по разработке оргпроекта, рассчитаем трудоемкость разработки и внедрения комплексного оргпроекта системы рекламной деятельности на предприятии.

Далее произведем расчет трудоемкости проектирования системы рекламной деятельности (таблица 9).

Таблица 9 - Перечень и длительность работ по разработке и внедрению комплексного оргпроекта

Код работы	Наименование работы	Исполнители, чел.	tmin дн.	tн.в. дн.	tmax дн.	Длительность работы (tож), дн.
1	2	3	4	5	6	7
Организационная подготовка
1-2	Выбор объекта исследования и проектирования	2	2	3	5	3
1-3	Формирование проектной группы	2	1	2	3	2
2-4	Распределение обязанностей между проектировщиками	1	1	2	3	2
2-5	Составление плана выполнения работ	2	1	2	3	2
3-5	Формирование системы целей	2	2	3	4	3
Предпроектное обследование
4-6	Установление границ проектируемой системы	3	3	4	5	4
5-7	Разработка нормативного и методического обеспечения проектного обследования	3	4	5	6	5
7-8	Разработка системы стимулирования деятельности группы	2	3	4	5	4
7-9	Обследование информационной системы	5	6	7	8	7
8-9	Обработка полученных результатов	3	4	5	6	5
6-10	Составление схемы документооборота	4	4	5	6	5
Разработка ТЗ
9-11	Изучение документов, являющихся основанием для проектирования	4	2	3	4	3
10-11	Составление разделов проекта	2	2	3	4	3
11-12	Выбор источника финансирования работ	2	3	4	5	4
12-13	Составление ТЗ	5	4	5	6	5
12-14	Утверждение ТЗ	2	1	2	3	2
Техническое проектирование
12-15	Изучение ТЗ на проектирование системы	4	3	4	5	4
13-16	Разработка информационных потоков	6	5	6	7	6
14-17	Анализ и разработка методического обеспечения экономической работы	3	4	5	6	5
15-18	Расчет численности персонала отдела	2	1	2	2	2
16-19	Разработка положений и должностных инструкций для специалистов	1	3	4	5	4
17-19	Разработка организация рабочих мест	3	4	5	6	5
Рабочее проектирование
19-20	Разработка методологии планирования рекламной деятельности;	4	6	9	10	9
18-21	Составление штатного расписания	2	2	3	4	3
21-22	Установление размеров финансирования рекламной деятельности;	1	2	3	4	3
21-23	Проектирование системы обучения	1	2	3	4	3
22-24	Проектирование системы информационного обеспечения	3	5	6	7	6
23-24	Выбор методики оценки эффективности рекламной кампании	2	2	3	4	3
20-25	Составление рабочего проекта	4	3	4	5	4
25-26	Определение ожидаемого эффекта от принятых решений	1	1	2	3	2
25-27	Согласование и утверждение рабочего проекта	1	1	2	3	2
Подготовка к внедрению
26-28	Разработка плана работ по внедрению оргпроекта	2	1	2	3	2
27-28	Изучение комплекта рабочей документации	3	2	3	4	3
24-28	Составление сметы затрат по внедрению оргпроекта	2	2	3	4	3
28-29	Обучение персонала и ознакомление с материалами оргпроекта	3	3	4	5	4
Внедрение
29-30	Реализация оргпроекта	4	4	5	6	5
30-31	Назначение начальника подразделения	2	1	2	3	2
31-32	Расчет экономического эффекта от внедрения оргпроекта	2	2	3	4	3
32-33	Составление отчета о внедрении	3	2	3	4	3

Определим общую трудоёмкость оргпроектирования системы. Она рассчитывается как сумма произведений количества исполнителей, занятых на каждой работе по разработке оргпроекта, и длительности этой работы:

Т_{оргпроекта}=6+4+2+4+6+12+15+8+35+15+20+12+6+8+25+4+16+30+15+2+8+4+9+6+12+20+4+6+9 = 630 чел./дн

Определим численность проектной группы, которая разрабатывает оргпроект (формула 3):

Ч = (Торгпроекта / Fд) *Кв.н. (3)

Ч = 630 / 252 * 1,1 = 3 человека.

Сетевой график представлен в приложении А

путь составляет 144 дня. Проведём оптимизацию сетевого графика.

Таким образом, нами был разработан комплексный оргпроект системы товародвижения с использованием метода «Сетевого планирования и управления». На основании исходных данных с использованием метода удельных весов была определена трудоемкость разработки и внедрения оргпроекта системы которая составила 630 (чел.-дн).

В то же время численность проектной группы составила 3 человека. Нами был определен состав работ по разработке и внедрению оргпроекта, их трудоемкость и сроки выполнения. Критический путь составил 144 дня.

3.2 Формирование бюро рекламы на основе метода морфологического анализа

Построение системы рекламной деятельности и механизм ее действия должны удовлетворять следующим основным требованиям:

1) экономичности (обеспечение наибольшей производительности труда работников службы при условии выполнения необходимого объема работ);

2) оперативности, которая проявляется в уровне соответствия процесса управления времени возникающих изменений в процессе функционирования системы;

3) надежности, заключающейся в обеспечении достоверного отображения состояния управления через систему учетной и сводно-аналитической информации;

4) оптимальности, предполагающей осуществление такого процесса управления рекламной деятельностью, при котором достигается наилучшее использование времени, принятие наиболее эффективных решений [5].

Выделение специальной системы управления рекламной деятельностью дает возможность выполнять эти требования путем комплексной координации деятельности входящих в нее звеньев, внутренняя организация которых и осуществляемый ими процесс управления в свою очередь предопределяет качество функционирования подсистемы в целом.

В процессе проектирования бюро рекламы предлагается провести морфологический анализ.

Метод морфологического анализа или метод сравнительной морфологии обеспечивает при проектировании полный и системный охват решения комплексной проблемы, определение всех возможных решений и выбор наиболее приемлемого варианта.

На первом этапе анализируется проблема (задача) и составляется перечень вопросов, требующих решения. Затем определяются параметры изучаемого явления (элементы, функции, характеристики объекта проектирования). При этом должно быть дано однозначное определение параметров, параметры должны быть независимы друг от друга. После этого составляется столбец параметров и на третьем этапе по каждому параметру составляются возможные варианты его осуществления или реализации. Затем составляется морфологическая карта (матрица). На пятом этапе проводится анализ и отбор вариантов и их увязка в конкретное решение. На заключительном этапе сравниваются отдельные решения проблемы (задачи), дается их качественная оценка и выбирается окончательный вариант.

Используем метод морфологического анализа для разработки программы управления рекламной деятельностью на предприятии Результаты представим в виде морфологической карты.

Таблица 10 - Морфологическая карта «Разработка бюро по управлению основными производственными фондами»

Этапы разработки	Варианты
1. Построение организационной структуры управления бюро рекламы	В составе маркетинговой службы	В едином информационно-аналитическом центре	Деление полномочий между отдельными специалистами
2. Постановка цели	Разработать и утвердить план рекламной кампании и его параметров	Вести контроль за размещением рекламы е измерять ее эффективность	Организация и планирование рекламной деятельности
3. Способ выбора посредников при размещении рекламы	Составление списка потенциальных посредников и его обработка	Поиск новых посредников	Личные контакты
4. Организация производства рекламной продукции	Самостоятельно	С помощью рекламных агентств	С помощью посредников
5. Выбор информационного обеспечения	Marketing GEO	Касатка 8/1	БЭСТ-Маркетинг
6. Метод формирования рекламного бюджета	Затратный	Пропорционально доли рынка	Пропорционально объему производства	Относителььно прибыли
7. Наиболее приемлемый рекламный носитель	Интернет	Телевидение	Городской формат	Печатная продукция

Далее произведем оценку альтернатив

Таблица 11 - Оценка альтернатив

Характеристики	Альтернативы	Быстрота внедрения	Доступность	Эффективность	Универсальность
1. Построение организационной структуры управления бюро рекламы	В составе маркетинговой слуужбы	+	+	+	+
	В едином информационно-аналитическом центре	-	+	+-	+-
	Деление полномочий между отдельными специалистами			-	-
2. Постановка цели	Разработать и утвердить план рекламной кампании и его параметров	+	+
	Вести контроль за размещением рекламы е измерять ее эффективность	+	+		+
	Организация и планирование рекламной деятельности	+	+	+	+
3. Способ выбора посредников при размещении рекламы	Составление списка потенциальных посредников и его обработка	+	+	+
	Поиск новых посредников	+-	+	+-	-
	Личные контакты	+	+	-	-
4. Организация производства рекламной продукции	Самостоятельно	-	-
	С помошью рекламноых агентств	+-	+	+	+
	С помощью посредников	-		+	+
5. Выбор информационного обеспечения	Применить на предприятии ППП «Касатка»	+	+	+	+
	Marketing GEO			+
	БЭСТ Маркетинг	+	+-	+	+

Проанализировав оценки предложенных альтернатив, можно выделить в морфологической карте наиболее оптимальные варианты решений другим цветом.

Таким образом, совершенствование системы управления рекламной деятельностью будет реализована с помощью предложенных мероприятий, которые обеспечат успешное функционирование системы.

Далее для создания бюро определим необходимый объем работ по управлению рекламной деятельностью.

Методика определения необходимого объема работ предполагает получение:

- перечня управляющих звеньев бюро;

- номенклатуры объективно необходимых задач и операций управления;

- обсчет трудоемкости;

- коэффициента возможной централизации и механизации работ по управлению.

Для создания бюро рекламы необходимо рассчитать численность работников бюро.

Таблица 12 - Расчет численности работников бюро

Наименование работ	Трудоемкость выполне- ния работ (чел.-час)	Периодичность (количество раз в год)	Общая трудоемкость в год (чел.-час)
учетно-контрольные	375	6	2250
расчетно-аналитические	620	5	3100
аналитические	250	4	1000
графические	525	2	1050
организационные	329	2	658
консультации и согласования	242	6	1452
поиск и подбор информации	525	2	1050
Итого	3191	29	11260

Далее распределим трудовые затраты между сотрудниками бюро.

Таблица 13 - Распределение рабочего времени по видам работ

Структурное подразделение и должности работников	Наименование работ
	учетно-контрольные	расчетно-аналитические	аналитические	графические	организационные	консультации и согласования	поиск и подбор информации	общественная специального характера
Бюро по управлению рекламы
- начальник бюро	6	11	21	-	15	18	21	8
- заместитель начальника бюро	13	8	11	6	2	22	10	8
Специалист по рекламе	26	27	-	14	-	7	21	5
Экономист	14	23	8	7	8	16	18	7

Далее сформируем организационную структуру бюро.

Организационная структура нового бюро представлена на рисунке 9.



Рисунок 9 - Организационная структура нового бюро

Таким образом, в результате создания бюро все полномочия по управлению рекламной деятельностью работникам бюро, которые взаимодействуют со службами предприятия, отвечающими за отдельные задачи в области маркетинга и сбыта.

3.3 Проектирование организационных и управленческих процедур в системе рекламной деятельности

Разработка организационной управленческой процедуры включает:

· определение цели процедуры;

· разработку схемы процедуры;

· описание операций, входящих в процедуру;

· разработку форм документов, используемых в процедуре.

На организационную (управленческую) процедуру составляется карта процедуры. Карта управленческой процедуры представляет собой, как правило, координатную оперограмму, в которой отражается совокупность выполняемых операций, имеющую законченную (хотя и ограниченную) цель.

Схема процедуры позволяет наглядно представить всю технологию решения конкретной управленческой задачи. Представим карту управленческой процедуры.

Таким образом, можно сказать, что при разработке системы управления плана рекламной кампании участвуют следующие исполнители:

· Начальник бюро рекламы

· Заместитель

· Менеджер по рекламе

· Экономист

· Бухгалтерия

Состав документации, участвующей в процедуре разработки плана рекламной кампании

· перечень целей стоящих перед системой 013;

· отчет по результатам обследования системы рекламной деятельности 065;

· отчет о разработанной структуре управления бюро 031;

· отчет о разработке учетной политики 040;

· отчет о проектировании системы управления основными фондами 078;

· отчет о проектировании системы 050;

· отчет о смете затрат на рекламную кампанию 010;

· оценка эффективности проведения рекламной кампании 043;

Таким образом общее время процедуры составило 105,28 часов, наибольший удельный вес в которых имеют письменные операции

Таким образом, построения карты управленческой процедуры была рассчитана суммарная трудоемкость отдельных операций и всей процедуры в целом. Кроме того, был рассчитан удельный вес отдельных видов операции. Наибольшим удельным весом по количеству обладает передаточные операции, что объясняется необходимостью в обороте документов для их последующего согласования, утверждения или ознакомления. Наибольшими временными затратами характеризуются письменные операции, что объясняется сложностью составления и оформления документов.

3.4 Автоматизация рабочего места специалиста по рекламе

Обоснование целесообразности разработки и внедрения АРМ на предприятии.

Для внедрения АРМ была выбрана должность специалиста по рекламе. Деятельность специалиста по рекламе в современных условиях неразрывно связана с необходимостью обработки огромного потока информации. При этом успешность и результативность принятых решений напрямую зависит от своевременности, достоверности, актуальности информации; методов и способов ее обработки. В связи с чем, остро возникает вопрос о разработке и внедрении методов и средств автоматизации маркетинговой деятельности, что позволит:

1. обеспечить специалиста достоверной информацией о рынках сбыта, конъюнктуре;

2. получить точные и достоверные данные о составе целевой аудитории;

3. более четко определить предпочтения потребителей;

4. выявить наиболее благоприятные условия размещения рекламы;

5. повысить окупаемость и качество рекламы;

6. реализовать оперативную обработку информации, поступающей в отдел маркетинга;

7. создать банк данных;

8. уменьшить затраты времени на выполнение той или иной работы (например, составление планов, прогнозов);

9. уменьшить затраты на рекламу;

10. создать эффективную систему организации рекламной деятельности

11. Разработать и реализовать долгосрочную, среднесрочную, краткосрочную стратегию поведения на рынке

12. Рассчитать ориентировочную и пониженную емкость рынка

13. Организовать систему прогнозирования платежеспособного спроса

14. Оценить структуру товаропроизводящей сети предприятия

15. Производить логистический анализ транспортной системы предприятия

16. Разрабатывать стратегию рекламно-информационного продвижения товара на рынок

17. Организовать учет потока обратной связи с потребителями

18. Организовать ценовое позиционирование товаров

19. Разработать предложения по организации маркетинга

20. Оценка коммуникационной и экономической эффективности рекламы

Таким образом внедрение АРМ для специалиста по рекламе позволит существенно оптимизировать работу рекламной службы на предприятии.

Структура разрабатываемого АРМ

Структурно АРМ специалиста по рекламе включает в себя все элементы типовой структуры АРМ, а различия проявляются уже на уровне наполнения конкретных компонентов, которые будут рассмотрены далее. Обобщенная структура АРМ специалиста приведена на рис. 1

Список задач, решаемых путем разработки и внедрения АРМ.

В ходе своей деятельности специалист выполняет довольно обширный круг задач, ряд из которых нуждаются и могут быть автоматизированы путем разработки и внедрения АРМ. Проведем анализ их с точки зрения информационного обеспечения. Следует также отметить, что перечисленные задачи рекомендуется автоматизировать именно в той последовательности, в которой они приведены в табл. 1

Исходя из информационного обеспечения задач специалиста по рекламе, предназначенных для автоматизации в составе АРМ, можно сформировать информационную модель АРМ специалиста по рекламе, отражающую документопотоки между АРМ и подразделениями предприятия и внешней средой (рисунок 9).

Рисунок 9 - Информационная модель АРМ специалиста по рекламе

Условно зоны взаимодействия АРМ специалиста по рекламе можно разделить на три части:

· Внутренняя среда представляет собой подразделения предприятия, которые предоставляют информацию специалисту по рекламе:

1. руководство предприятия, от которого поступает информация о целях и миссии предприятия, для определения главных направлений рекламной кампании;

2. планово-экономический отдел, с которым АРМ обменивается данными о плановом и фактическом выпуске продукции с целью определения масштабов рекламной кампании и от которого АРМ получает информацию о себестоимости продукции с целью оптимизации рекламного бюджета. Кроме того ПЭО предоставляет информацию о финансовом плане на предстоящий год;

3. Финансовый отдел, который предоставляет АРМ сведения о ценовой политике, финансовый план на предстоящий год, данные о себестоимости продукции. В свою очередь АРМ согласовывает с бухгалтерией данные о бюджете рекламной кампании.

4. Бухгалтерия предоставляет АРМ сведения о выручке от реализации. В свою очередь АРМ согласовывает с бухгалтерией данные о бюджете рекламной кампании.

5. Планово диспетчерский отдел, с которым АРМ согласовывает бюджет а также сроки проведения рекламной кампании рекламной кампании.

6. Внешнеторговый отдел, которому АРМ специалиста по рекламе предоставляет данные о проекте стратегического и тактического планов маркетинга.

7. Производстивенный отдел предоставляет информацию о масштабах производства, полный перечень данных об осваиваемых товарах и услугах. От АРМ к руководству производственного отдела поступают Рекомендации по повышению конкурентоспособности продукции.

8. главный конструктор и технолог, которые получают из АРМ принятые от потребителей рекламации и претензии; рекомендации по повышению потребительских свойств товаров и т.п.

· Внешняя среда - это различные источники информации вне предприятия:

1. Управление статистики Воронежской области, от которого АРМ получает информацию о рекламной аудитории (населении Воронежской области), а также информацию, необходимую для определения занимаемого предприятием сегмента рынка;

2. Редакции и отделы рекламы специализированных печатных изданий, телеканалов и радиостанций, от которых АРМ получает информацию об их аудитории, тираже и стоимости размещения рекламы, и которым предоставляет комплексные данные для рекламных объявлений;

5. Специальные торговые и сервисные центры предоставляют АРМ данные анализа конъюнктуры рынка.

6. Рекламные агентства. Необходимо провести анализ деятельности различных рекламных компаний. Для этого происходит сбор информации о различных рекламный компаниях города.

7. Отдел рекламы Воронежской областной администрации, от которого АРМ получает расценки на размещение наружной рекламы в нужных точках.

· Глобальная компьютерная сеть Интернет - это самое широкое поле деятельности специалиста по рекламе, откуда поступает информация, необходимая для планирования и осуществления рекламной деятельности предприятия, и где, собственно, размещают информационные пакеты, в том числе:

1. Провайдер Интернет, через которого проходят все взаимодействия с глобальной сетью Интернет, и где размещается почтовый ящик и специализированный рекламный сайт предприятия;

2. Поисковые машины Интернет - специализированные сайты, предназначенные для поиска любой информации в Интернет;

3. Базы данных и специализированные сайты - предназначены для поиска и сбора необходимой информации.

4. Администрация хостинга предоставляет размещение различных данных в интернете.

5. Специализированные сайты: С данных сайтов специалист по рекламе получает информацию о конъюнктуре рынка, данные о различных рекламных компаниях.

6. Баннерные сети - служат для размещения рекламной информации и объявлений.

7. Потенциальные и имеющиеся клиенты - многие предприятия и организации в настоящее время также имеют свои сайты и страницы в Интернет, так что во многих случаях контактировать с ними легче, быстрее и удобнее посредством Интернет, а не традиционными способами.

Далее приведем подробное описание элементов структуры АРМ.

Программное обеспечение АРМ представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной предметной области.

Для решения задач, стоящих перед специалистом по рекламе, необходимо перерабатывать большой объем информации, вследствие чего необходимо хранить и анализировать огромные информационные массивы, включающие не только данные внутреннего управленческого учёта, но и внешние данные - о покупателях, конкурентах, о макроокружении (социально-экономические, политические, технологические и пр. факторы).

Для этого установленная на предприятии информационная система должна накапливать необходимую для маркетингового анализа внутреннюю информацию о деятельности предприятия, должна также содержать блок, аккумулирующий внешнюю информацию о рынке, а также аналитический инструментарий для решения задач, возникающих на этапах исследования рынка, проведения аудита маркетинга и разработки стратегического и оперативного планов маркетинга.

Ядром полномасштабной информационно-аналитической системы маркетинга, удовлетворяющей перечисленным выше требованиям, может служить информационно-аналитический комплекс, в который входят программные продукты Marketing Analytic, Marketing GEO и Marketing Expert, поддерживающие широкий обмен данными между собой, а также с учетной системой предприятия.

Программный продукт Marketing GEO, разработанный компанией «КУРС» содержит большой объём статистической информации о регионах, городах и предприятиях и позволяет выполнять необходимые аналитические операции для определения ёмкости рынка, объёма рынка, темпов роста рынка, уровня конкуренции по статистическим данным с годовым шагом.

Программа AMS Enterprise представляет собой мощный инструмент для таргетированного, персонализированного E-Mail маркетинга. Программа для рассылки позволяет организовать и полностью автоматизировать всю работу с E-Mail рассылками от создания и обработки 100% легальных списков получателей, подготовки высоко персонализированных рекламных материалов до рассылки почты и анализа эффективности рекламной кампании.

Касатка - Программа для организации стратегического и оперативного маркетингового планирования. Разработчик: Kasatka Consulting Group (Белорусия).

Содержит цельное и взаимоувязанное представление различных элементов стратегического и тактического маркетинга. Благодаря этому, знакомство с программой, структурой ее модулей, может подсказать последовательность шагов при подготовке планов и документов, расставить акценты в работе, которую затем можно выполнять уже без помощи системы «Касатка».

Таким образом, программы Касатка ASM Enterprise и Marketing GEO обеспечивают программу Marketing Expert необходимой информационно-аналитической информационной поддержкой.

Кроме вышеназванных программ, существуют и другие разработки, позволяющие автоматизировать решение задач, стоящих перед специалистом по рекламе.

Forecast Expert дает возможность пользователям получать достоверные прогнозы в области, производства, маркетинга и финансов. Система позволяет с высокой степенью надежности предсказывать спрос на услуги или продукцию компании, будущие объемы их реализации или доходов компании, остатки денежных средств на счетах, а также курсы валют, акций или фьючерсов и другие значимые показатели.

Программный продукт системы CRM Teradata, с помощью которого осуществляется подробный маркетинговый анализ. Он состоит изследующих элементов:

· Оптимизация сложных предложений: сложное ПО на основе правил, которое позволяет специалистам по рекламе и маркетингу быстро анализировать требования потребителей и на их основе составлять конкрентый план рекламной кампании.

· Автоматизация расширенного доступа к маркетинговым данным.

· Упрощенный импорт данных. разработчики статистических моделей, без применения информационных технологий.

Программа БЭСТ-Маркетинг - простой инструмент для проведения несложного маркетингового анализа. Разработчик: Интеллект-Сервис.

Идея программы заключается в последовательном проведении нескольких широко распространенных видов анализа и генерации соответствующих отчетов. Это, скорее, не аналитический инструмент, а хорошо продуманный и удобно построенный шаблон для быстрого и приведенного к единому стандарту расчета маркетинговых показателей. Ее можно рекомендовать только как удобную альтернативу Excel при проведении небольших исследований.

Помимо данных специализированных программ, существуют ряд программ «общего назначения», которые однако, позволяют автоматизировать деятельность специалиста по рекламе: ППП Microsoft office, Различные интернет браузеры: Opera, Mozilla Firefox.

В результате проведенного анализа программного обеспечения, позволяющего автоматизировать деятельность специалиста по рекламе, можно сделать вывод о том, что вышеприведенные программные продукты необходимы для успешной и работы специалиста по рекламе и охватывают все аспекты его деятельности.

6. Техническое обеспечение АРМ представляет собой комплекс технических средств, позволяющих наиболее мощно оптимизировать деятельность специалиста по рекламе. Сюда входят: ПК, различные периферийные устройства, устройства для обмена информацией с интернет и ЛВС.

Аппаратное обеспечение должно удовлетворять следующим параметрам: отвечает ли компьютер требованиям программного обеспечения, хватает ли памяти, удобен ли компьютер для пользования, может ли компьютер совершенствоваться по мере того, как растет предприятие, будут ли издержки, связанные с аппаратным и программным обеспечением и эксплуатацией компьютера, небольшими по сравнению с увеличением производительности предприятия, какова совместимость компьютера с будущими версиями программного обеспечения.

Исходя из данных предпосылок предлагается использовать следующую комплектацию:

E6300 1.86GHz i945G LAN 1G 250G SVGA 2D/3D FDD SB 5.1 DVD-RW Win Vista +KMS

Современный компьютер для использования в качестве высокопроизводительной локальной рабочей станции. Совместное использование двухъядерного процессора Intel Core 2 Duo с архитектурой Dual Core, отличительной чертой которого является поддержка 64-разрядных расширений Extended Memory 64 Technology (EM64T) и объём кэш-памяти второго уровня 2 Мегабайта, чипсета i945G от компании Intel с поддержкой двухканальной архитектуры памяти DDR2 и жесткого диска с интерфейсом Serial ATA обеспечивает высокую производительность и стабильность работы системы. Универсальное устройство DVD-RW позволяет записывать на DVD и CD-диски различные данные: файлы, презентации, фото и др. Емкости жесткого диска достаточно для хранения больших объемов информации. Готов для подключения к локальной сети.

Монитор LCD ViewSonic 17'';

Принтер HP Color LaserJet 2605dn Q7822A код 45219

Модель: Q7822A. Формат А4. Технология печати: цветная лазерная. Процессор: 300 МГц. Память: 64 Мб. Разрешение при печати: 600х600 т/ д. Скорость печати: ч/ б до 12 стр./ мин, в цвете до 10 стр./ мин. Плотность бумаги: 60-105 г./ м2. Нагрузка: до 35000 страниц в месяц. Лоток подачи: 250 листов. Лоток приёма: 125 листов. Языки управления принтером: HP PCL 6, HP PCL 5e, эмуляция HP Postscript 3. Интерфейс: USB, встроенный сервер печати Fast Ethernet (10/ 100Base-TX, RJ45). Уровень шума: 49 дБ. Энергопотребление: 255 Вт. Комплектация: справочник пользователя, шнур питания, ПО, драйвера и утилиты. Габариты: 407х453х395 мм. Вес: 19,9 кг. Гарантия на аппаратную часть сроком один год. Цена: 14 842 руб.

1) Модем ZyXEL 56K Omni;

2) Сетевая плата Ethernet Compex RE 100 ATX/Wol 100mb PCI

3) При выборе данного оборудования руководствовались следующими принципами:

1) данная конфигурация ПК позволяет хранить большие объемы информации, требуемые для современных баз данных; обеспечивает обмен информацией с другими ПК посредством различных носителей информации: гибкие диски, компакт-диски; обеспечивает комфортную работу под управлением современных операционных систем, например, Windows XP;

2) оборудование должно полностью удовлетворять минимальным требованиям программного обеспечения;

3) в связи с быстрым устареванием техники и стремительным появлением более мощных новых версий программного обеспечения технические средства должны обеспечивать определенный запас производительности;

4) видеооборудование должно давать возможность создавать презентации;

5) оборудование должно обладать эргономическими характеристиками;

6) монитор этой модели обеспечивает высокие требования по эргономичности и качеству изображения, что обеспечивает комфортные условия работы оператору;

7) принтер, совмещенный со сканером, ксероксом и факсом, позволит избежать дополнительных затрат; при этом стоимость расходных материалов значительно ниже;

8) выбор высококачественного модема определялся наличием цифровой телефонной линии, которая обеспечивает скоростной и надежный доступ к Интернет-ресурсам;

9) сеть должна поддерживать 100 Мегабитные технологии.

Технологическое обеспечение АРМ специалиста по рекламе предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Оно подразумевает формулировку задач, методику их решения.

В качестве задачи была выбрана следующая: Разработка рекламной компании.

С точки зрения системного подхода автоматизированную систему в общем виде можно рассматривать как рисунок 10

Рисунок 10 - автоматизированная информационная система

В данном случае входными данными является следующая информация финансовый план на предстоящий год, информация об ассортименте и ценах размер занимаемого сегмента рынка конъюнктура рынка нормативно-правовые акты. Источниками информации могут служить подразделения предприятия: финансовый отдел, ПЭО, а также управление статистики, Интернет, справочно-правовые системы. Информацию, находящуюся в подразделении предприятия специалист по рекламе получает посредством ЛВС. После получения информации происходит ее анализ, делается вывод о её достоверности и достаточности. В случае несоответствия информации необходимым требованиям, происходит ее повторный поиск.

Устройством для обработки данных является компьютер с техническими характеристиками, указанными в пункте 6. Обработка входных данных производится на программном обеспечении, указанном в пункте 5. В частности для составления плана рекламной компании может использоваться программный продукт Касатка. На выходе специалист по рекламе получает конкретный план рекламной компании, которое заключается в принятии конкретного вида плана рекламной компании.

Информация о принятом решении, поступает руководству отдела маркетинга.

Автоматизированная система для разработки рекламной кампании будет выглядеть следующим образом (рисунок 11)

Рисунок 11 - схема автоматизации деятельности специалиста по рекламе

Рассчитаем стоимость разработки и внедрения АРМ специалиста по рекламе.

Таблица 12 - Расчет стоимости АРМ специалиста по рекламе

Наименование расхода	Сумма, т.р.
Оплата по договору фирме-проектировщику АРМ	21
Компьютер (с монитором)	55,6
Принтер (многофункциональный)	8,8
Расходные материалы (бумага, картридж, тонер и т.п.)	5
Доработка программ под заказчика, технические работы по внедрению	30
Установка ППП (5% от стоимости программного обеспечения)	1,5
Обучение персонала	35
Приведение помещения в соответствие с требованиями техники безопасности и эргономичности (монтаж оборудования, установка сплит-системы и др.)	32
Прокладка кабеля для подключения	3
к сети (включая стоимость кабеля)
Телефон	1,5
Стол	12
Кресло поворотное	3,2
Канцелярский набор	1
Итого:	209,6

Данная стоимость обуславливается тем, что главной целью автоматизации деятельности специалиста по рекламе является эффективности работы персонала. Кроме того такая высокая сумма затрат окупается с помощью значительного повышения эффективности работы специалиста.

Разработка плана рекламной кампании с помощью программного продукта «Касатка» 8.1

Исходя из приведенной схемы, приведенной в пункте 7 можно сформулировать несколько основных этапов технологии принятия решения:



20. Оценка и корректировка стратегического плана и его реализация

Утверждение важнейших общекорпоративных решений в «Дженерал Моторс».

4. Маркетинг. Постановка задач

Решение задачи

Действие 1.

При решении сложных задач начните работу с подборки чистой теории, т.е. классики, другими словами - изучения опыта, накопленного другими людьми, а также концентрации и обобщения своего личного опыта и опыта тех людей, с кем работаете.

Для этого Вам предстоит:

Определить, из каких областей знаний и наук необходима теория.

Определить необходимую «свежесть» информации (классики, современные теоретики и практики и т.д.).

Определить форму и источники «транспорта и носителя информации» (книги, журналы, отчеты, встречи, телефонные разговоры и т.д.).

Определить, где их следует искать.

Поиск, нахождение, отсеивание ненужного.

Концентрация и придание удобной формы для дальнейшего использования.

Действие 2.

Осуществите подготовку и разработку практической теории, т.е. АДАПТАЦИЮ опыта других и своего личного опыта к конкретно Вашей ситуации.

Для этого Вам предстоит:

Описать решение задачи «как это быть должно».

Выявить возможные проблемы на пути движения к достижению решения задачи.

Выявить причины проблем и их «корни».

Осуществить поиск альтернатив решения:

проблем;

самой задачи как таковой «внутри задачи».

Осуществить прогнозирование развития ситуации для каждого альтернативного решения.

Провести оценку альтернатив, выбрав предварительно критерии оценки.

Сделать выбор на одной или нескольких альтернативах.

Действие 3.

Теперь начинается «прослойка» между «адаптированной теорией» и «практическим менеджментом», т.е. когда «телодвижения» еще не начались, но процесс по принятию «практических решений» уже в полном разгаре, и он определяет - в каком направлении будут приложены практические действия и усилия.