3. Совершенствование процесса материально-технического снабжения с использованием приемов реинжиниринга

3.1 Реинжиниринг службы материально-технического снабжения

3.1.1 Описание нового бизнес-процесса "закупки"

Можно сформулировать цель стратегии в области закупок - надежное обеспечение производственных подразделений фирмы качественными материальными ресурсами, необходимыми для выполнения производственного графика. Производственный график составляется в соответствии с маркетинговой стратегий на рынке готовой продукции. Достижению основной цели стратегии "Уральский щебень" в области закупок будет способствовать решение следующих задач:

1. Соблюдение обоснованных сроков закупки материальных ресурсов (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятия, а опоздание в закупках может сорвать производственных график или привести к его изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между объемами поставок и потребностями в них (избыток или недостаточный объем товарно - материальных ресурсов негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы на восстановление материального баланса).

3. Соблюдение требований производства к качеству материальных ресурсов.

Для наглядного представления сформируем укрупненную схему процесса "закупки", отобразим на ней основные группы выполняемых функций и их исполнителей. Надо отметить, что блок - схем в новом и старом процессах совпадают, но ответственные лица иные, что существенно упрощает процесс, позволяет определить владельца процесса и "распараллелить" процесс.

Описание нового бизнес - процесса "закупки":

1. На основе нормативов расхода запасных частей, плана производства, плановых капитальных и текущих ремонтов с учетом текущих запасов в информационной системе формируется план закупок.

Для осуществления этого пункта необходимо: выбрать и внедрить в производство информационную систему, содержащую блок управления логистикой (в том числе управление запасами), провести нормирование расхода запасных частей, РТИ, ГСМ в зависимости от выпуска продукции, запланировать текущих и капитальные ремонты оборудования на год. Внести всю эту информацию в информационную систему, позволяющую на основании указанной информации планировать закупки на период "плюс два месяца", т.е. материалы заказываются с учетом их фактической необходимости через два месяца. Это позволит снизить риски срыва поставки, своевременно провести корректирующие мероприятия.

2. План закупок поступает в работу координатору по снабжению (управляющая компания). Специалист анализирует полученную информацию и размещает заказы у поставщиков. В случае необходимости поиска поставщика - осуществляет поиск и выбор поставщика в соответствии с процедурой.

Для осуществления этого пункта необходимо: выработать процедуру выбора поставщика, провести работу по поиску и выбору стратегических поставщиков по всей номенклатуре закупаемых товаров, а так же выбрать альтернативных поставщиков для снижения рисков по срыву поставки.

3. Контроль за выполнением поставки и внесение необходимых корректирующих мероприятий производится координатором по закупкам.

4. Входящий контроль поступивших материалов осуществляют работники склада и цехов - заказчиков. В случае несоответствия они же готовят "акт о несоответствии" и передают его координатору по снабжению.

5. Выполнение корректирующих действий осуществляется координатором по снабжению совместно с юридической службой.

6. Выдача материалов в производство осуществляется работниками складского хозяйства.

Таблица 5 - Блок-схема процесса закупки с указанием ответственных и входящих (исходящих) документов

Обозначения: КС - координатор по снабжению, Цех - технический специалист цеха, для которого производится закупка, Склад - работники складского хозяйства.

Для реализации преобразований должны использоваться следующие приоритеты:

Большинство запасов - страховые, не превышающие 4 недель. Для отдельных продуктов страховые запасы отсутствуют.

Поддержание длительных профессиональных отношений с поставщиками. По ряду продуктов имеется несколько поставщиков, между которыми искусственно поддерживается конкуренция.

Качество. Цель - лещадность не более 5%.

Эффективная информационная поддержка процедур закупок.

3.1.2 Новая служба материально-технического снабжения

Численность службы материально - технического снабжения необходимо сократить до 3 человек: координатор по снабжению и два кладовщика. Новое штатное расписание службы материально - технического снабжения приведено в таблице 6.

Таблица 6 - Персонал службы материально-технического снабжения

Для реализации нового бизнес - процесса с учетом внедрения информационной системы, позволяющей планировать закупки с учетом планов производства, текущих и капитальных ремонтов, норм расхода и складских запасов будет достаточно координатора процесса, отвечающего за весь процесс в целом, и кладовщиков склада ТМЦ и склада ГСМ.

Оценим планируемые общие издержки на осуществление процесса закупок (таблица 7).

Таблица 7 - Планируемые общие издержки ООО "Уральский щебень" на осуществление процесса закупок

Анализируя планируемые общие издержки можно предположить общий экономический эффект от реинжиниринга бизнес - процесса "закупки" в сумме превышающей 10 млн. рублей, что составляет более 80% от затрат настоящего времени.

В пользу реинжиниринга процесса говорят такие параметры:

Надежность - исполнение "точно в срок" - высокая.

Ответственность - высокая. Есть владельца процесса, который координирует весь процесс закупок - координатор по снабжению.

Безопасность - высокая. Низкий риск срыва поставки за счет страхового времени заявки (два месяца), списка альтернативных поставщиков.

Еще один важный параметр процесса закупки - условия оплаты. Вначале следует подробно выделить группы поставщиков, исходя из количества дней отсрочки оплаты за поставляемые в адрес группы материалы, сырье, товары:

без отсрочки (по 100% предоплате);

до 15 дней;

от 15 до 30 дней;

свыше 30 дней.

Соответственно необходимо дать указание службе снабжения активно проводить поиск поставщиков, предоставляющих отсрочки на 30 и более дней, а контакты с поставщиками, работающими по 100% предоплате временно заморозить.

3.1.3 Информационная система для реинжиниринга

Для реализации реинжиниринга бизнес - процесса "закупки", а так же всей логистической системы ООО "Уральский щебень" оптимальным является решение компании - партнера разработанное специально для нужд компании. Входящая в решение программа "Логистика" содержит в себе инструменты, которые дают возможность управлять оперативными процессами и планировать дальнейшую сбытовую деятельность. В качестве элементов, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать текущие процессы, предлагается формирование, ведение всей клиентской и внутренней документации, контроль за количеством свободного товара на складе, а также отслеживание всех платежей. Для дальнейшего планирования программа содержит инструменты, которые позволяют прогнозировать дальнейший спрос на продукции и анализ товарооборота.

Помимо логистической программы компания - партнер предлагает ряд аналитических инструментов, которые направлены в том числе и на анализ в области поставок. Еще одна возможность, которую получит компания, - это анализ внутренней деятельности: насколько была успешна организация складской деятельности и правильности построения торговых отношений. Online - приложение также является достаточно уникальным: компания получает возможность создать общее информационное пространство с поставщиками и упрощать процессы заказов и покупок.

Построение информационной системы в части автоматизации управления закупками, хранением на складах и реализацией товаров в полной мере соответствует принципам логистики.

Приложение "Закупки" обеспечивает учет (формирование):

· Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.

· Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений.

· Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров.

· Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ.

· Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования.

· Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров.

· Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.

· Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками - сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесенных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений, товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, товаров и т.п.).

Приложение "Склад" - это:

· Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров.

· Ведение единых карточек складского учета.

· Учет приходных ордеров и актов недостачи.

· Учет расходных накладных.

· Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).

· Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара.

· Учет актов списания.

· Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.

· Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования.

· Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).

Приложения логистики обеспечивают также:

· прогнозирование объема закупок и продаж;

· учет накладных расходов при движении товара;

· проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями товаров;

· анализ товарооборота.

В рамках логистики в информационной системе реализован персональный ситуационный центр, который служит средством анализа товарных потоков (в разрезе групп и партий товаров с возможностью детализации до каждого наименования товара) и предназначен для оценки текущего состояния компании. Для анализа используются первичные документы и агрегированные данные различных учетных регистров.

В процессе управления закупками и реализацией товаров в информационной системе формируются два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает план - фактный контроль и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете. Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом:

· Суммы по графику - формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.

· Плановые суммы - формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы - на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящий плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей организации, а положительные - на задолженность организации контрагенту.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в информационной системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п.

В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Таким образом, функции регистрации, контроля и анализа логистического потока сконцентрированы: в лицевом счете (для отдельного контрагента) и/или в договоре.

Следует отметить, что в ходе внедрения новых логистических бизнес - процессов возможны доработки предложенной информационной системы.

3.2 Оценка затрат проекта реинжиниринга