Формирование системы учета и документооборота на складе

Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

- Запланирован - документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

- Выполняется - начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа - корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

- Завершен - задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих "флагов" или "галочек" в полях документа.

Пример.

В "родительском" перемещении добавляется отметка статуса документа. Отсутствие отметки "накладная проверена" не дает возможности оператору склада - грузополучателя создать и провести по учету подчиненное перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку "Проверен". Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки - операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

6. Проблема партионного учета при резервировании.

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое "жесткое" резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO- в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или - склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее "мягкое" резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не "привязывается" к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара - данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

7. Внедрить программное обеспечение 1С:Склад на предприятии.

Развитие современных средств транспорта, информационных систем, систем связи и телекоммуникаций открывает большие возможности для быстрого распространения информации, технологий, товаров и финансовых ресурсов. Внедрение современной компьютерной программы 1С:Склад на предприятии обеспечивает, сокращение времени выполнения заказа и увеличение его качества.

Предприятие имеет в своём подчинении 2-х кладовщиков. Старший кладовщик отвечает за поставленные материалы и её отпуск в производство.

Согласно фотографии рабочего дня (ФРД), видно, что время на работу у кладовщика составляет 66% от времени смены (Тсм.). Другие затраты рабочего времени выглядят так:

- подготовительно-заключительное время: Пз = 30 мин. или 6,0% от Тсм.

- время на обслуживание рабочего места: ОБС = 15 мин. Или 3% от Тсм.

- потери времени по организационным причинам: ПО = 20 мин. Или 4% от Тсм.

- время на отдых и личные надобности: ОЛН = 15 мин. Или 3% от Тсм.

- потери из-за нарушения трудовой дисциплины: ПНД= 93мин. Или 18% от Тсм.

- оперативное время (фактически отработанное): ОП = 327 мин. Или 66% от Тсм.

Согласно ФДР имеют место нарушения трудовой дисциплины:



Кпнд = (ПНД+ОЛН)/Тсм, (3.1)

где Кпнд - коэффициент потерь времени по нарушению трудовой дисциплины;

ОЛН - время на отдых и личные надобности;

ПНД - потери времени по нарушению трудовой дисциплины.

Кпнд = (93+15)/480 = 22,5%

Таблица 3.1 - Усредненный баланс рабочего времени рабочих склада

Категории работ	Затраты времени, мин.	В процентах к итогу, Тсм
Подготовительно-заключительная работа	30	6
Время на обслуживание рабочего места	15	3
Потери времени по оргтехпричинам	20	4
Время на отдых и личные надобности	15	3
Потери времени из-за нарушения трудовой дисциплины	93	18
Оперативное время	327	66
Итого	480	100

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"

Так как оперативное время должно занимать порядка 95% от времени смены (а фактически - 66%), то вычислим экономический эффект от снижения численности сотрудников.

Заработная плата кладовщика составляет 5000000 руб., ежеквартальная премия 50%:

5000000*0,5=2500000 руб.

При расчете данной экономии берутся не 12 месяцев, а 10 мес., так как при сокращении работников предприятие обязано выплатить ему средне месячную заработную плату за 2 месяца (с учетом индекса роста среднемесячной заработной платы). Рассчитаем экономию по заработной плате при сокращении ставки кладовщика.

Экономия по з/п = 5000000*1,267*10мес+2500000*1,267*4кв =76020000 руб.

Далее произведем расчет расходов связанных с приобретением и установкой программы.

Расходы на программу "1С: Склад" - 4000000руб.

Амортизация программы со сроком не более 3-х лет

4000000/3 = 1333333 руб.

Расходы на установку программы - 600000 руб.

Расходы на обучение персонала - 420000 руб.

Рассчитаем годовую экономию после внедрения данной рекомендации.

Годовая экономия = (1333333 + 600000 + 420000) - 76020000 = -61666667 руб.

Таким образом, проведенные расчеты показывают возможность сокращения ставки кладовщика и получение экономической выгоды в размере 61666667 руб. за год.

Так же программа 1С: склад позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств. Она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала.

Таким образом, предлагается сократить штат отдела на одного работника и приобрести для этого отдела программу "1С: Склад".

"1С:Склад" автоматизирует работу склада. Типовая конфигурация позволяет вести раздельный управленческий и финансовый учет, вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней), вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров, выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

При этом в "1С:Склад" можно хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов, получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег, автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии. [9]

Таким образом, внедрение данной рекомендации позволит упростить работу кладовщика, и с учетом неполного использования рабочего времени, сократить лишнего работника, тем самым увеличить рентабельность затрат, в конечном счете, улучшить финансовое состояние предприятия.



Заключение

В заключение к сказанному - хочется еще раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учетные системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон. Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и все будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить заоблачные деньги, но в ней все равно будут работать люди, которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

Так как программа "1С: склад" позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств, она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала. Благодаря этому и неполной загруженности персонала на складе возможно увеличение прибыли за счет сокращения штата на одного работника.



Список использованных источников

1. Сербул И.Т. Логистика складирования: Учебно-методическое пособие для студентов. - Мн., 2008.

2. Дыбская В., Логистика складирования: Учебник.- ИНФРА-М, 2011 г.

3. Дроздов П.А., Основы логистики: Учебное пособие. - Мн., 2008.

4. Волгин В.В., Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В.В. Волгин. - Москва:, 2009. - 457 с.

5. Гаджинский А.М., Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки "Экономика" / А.М. Гаджинский. - Москва: 2011. - 481 с.

6. Логистика: Учебное пособие. - Под ред. Б.А. Аникина; Т.А. Родкиной и др. - М.: Проспект, 2006 г.

7. Ковалев В.В., Складские операции // Складские технологии, 2007. №2.

8. Кириченко Н.С., Организация складских работ на предприятиях МТО. - Киев, 2001 г.

9. Т.Г. Богачева, 1С:Торговля и Склад в вопросах и ответах: Издание 3.- М.: 1С-Паблишинг, 2003. - 273 с.

Приложение 1

Образец графика документооборота на складе предприятия "АллестаМебель"

№ п/п	Наименование документа	Создание документа	Проверка и обработка документа
		Ответственный за выписку	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Срок исполнения	Срок предоставления в головной офис	Форма предоставления в головной офис
1	Штатное расписание (форма Т-3) (изменения)	Бухгалтер	В соответствии с приказом руководителя	Бухгалтер	По мере изменения	По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы	Копия
2	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а)	Бухгалтер	В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя	Бухгалтер	По мере представления	По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы	Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике
3	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)	Бухгалтери	В соответствии с распоряжением руководителя	Бухгалтер-расчетчик	По мере представления	По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы	Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике
4	Командировочное удостоверение (форма Т-10)	Бухгалтерия	Вместе с Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку	Бухгалтер-расчетчик	По мере представления	По мере представления, вместе с авансовым отчетом	Оригинал
5	Табель учета рабочего времени (форма Т-13)	Бухгалтерия	Ежедневно в течение: первой половины месяца и второй половины месяца	Бухгалтер	Первый день половины месяца, следующей за отчетной	Не предоставляются	Не предоставляются
6	План-меню (форма ОП-2)	Кухня-бар	Ежедневно	Бухгалтер-калькулятор	Ежедневно	Не предоставляется	Не предоставляется
7	Накладная на отпуск товара (форма ОП-4)	Склад	В соответствии с фактической выдачей	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ	Оригинал
8	Закупочный акт (форма ОП-5)	Подотчетное лицо	В соответствии с фактической закупкой	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с авансовым отчетом	Оригинал
9	Приходный кассовый ордер (форма КО-1)	Бухгалтер	По мере поступления денежных средств в кассу	Главный бухгалтер	Ежедневно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
10	Расходный кассовый ордер (форма КО-2)	Бухгалтер	По мере выдачи денежных средств из кассы	Главный бухгалтер	Ежедневно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
11	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)	Бухгалтер	По мере выписки приходного или расходного кассового документа	Главный бухгалтер	Ежедневно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, по мере закрытия журнала	Оригинал
12	Кассовая книга (форма КО-4)	Бухгалтер	По мере выписки приходного или расходного кассового документа	Главный бухгалтер	Ежедневно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, по мере закрытия кассовой книги	Оригинал
13	Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
14	Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
15	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3)	Инвентаризационная комиссия	По мере проведения инвентаризации	Главный бухгалтер	По мере проведения инвентаризации	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
16	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)	Главный бухгалтер	По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя	Руководитель	По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания.
17	Доверенность (форма М-2, М-2а)	Главный бухгалтер	По мере необходимости	Руководитель	По мере необходимости	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ	Оригинал
18	Приходный ордер (форма М-4)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ	Оригинал
19	Требование-накладная (форма М-11)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ	Оригинал
20	Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15)	Склад	В соответствии с фактическим поступлением	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ	Оригинал
21	Перечень приобретенных товарно-материальных ценностей, их движение	Бухгалтер	Ежемесячно, до 5 числа месяца, следующего за отчетным	Главный бухгалтер	Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригинал
22	Счета на оплату третьим лицам	Бухгалтер	-Еженедельно	Главный бухгалтер	Ежемесячно	По мере поступления	По факсу, электронной почтой
23	Заявка на оплату третьим лицам (в отсутствии счета)	Бухгалтер	-	Главный бухгалтер	- Ежемесячно	По мере поступления	По факсу, электронной почтой
24	Договоры с контрагентами	Бухгалтер	-	Главный бухгалтер	- Ежемесячно	По мере поступления, в текущем порядке	Копии
25	Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ третьих лиц	Бухгалтер	-	Главный бухгалтер	- Ежемесячно	До 10 числа месяца, следующего за отчетным	Оригиналы

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"

Приложение 2

Пример оформления международной товарной накладной на поступление ТМЦ

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"



Приложение 3

Пример накладной на внутренне перемещение

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"



Примечание 4

Пример оформления счета заказчику

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"



Примечание 5

склад товар документооборот учет

Пример оформления товарно-транспортной накладной

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"

Размещено на Allbest.ru