Запрещается производить какие-либо операции, связанные с подключением, отключением или перемещением компонентов компьютерной системы без предварительного отключения питания.

Компьютер не следует устанавливать вблизи электронагревательных приборов и систем отопления.

Недопустимо размещать на системном блоке, мониторе и периферийных устройствах посторонние предметы: книги, листы бумаги, салфетки, чехлы для защиты от пыли. Это приводит к постоянному или временному перекрытию вентиляционных отверстий.

Запрещается внедрять посторонние предметы в эксплуатационные или вентиляционные отверстия компонентов компьютерной системы.

Монитор имеет элементы, способные сохранять высокое напряжение в течение длительного времени после отключения от сети. Вскрытие монитора пользователем недопустимо ни при каких условиях. Это не только опасно для жизни, но и технически бесполезно, так как внутри монитора нет никаких органов, регулировкой или настройкой которых пользователь мог бы улучшить его работу. Вскрытие и обслуживание мониторов может производиться только в специальных мастерских.

Все компоненты системного блока получают электроэнергию от блока питания. Блок питания ПК -- это автономный узел, находящийся в верхней части системного блока. Правила техники безопасности не запрещают вскрывать системный блок, например при установке дополнительных внутренних устройств или их модернизации, но это не относится к блоку питания. Блок питания компьютера -- источник повышенной пожаро-опасности, поэтому вскрытию и ремонту он подлежит только в специализированных мастерских.

Блок питания имеет встроенный вентилятор и вентиляционные отверстия. В связи с этим в нем неминуемо накапливается пыль, которая может вызвать короткое замыкание. Рекомендуется периодически (один - два раза в год) с помощью пылесоса удалять пыль из блока питания через вентиляционные отверстия без вскрытия системного блока. Особенно важно производить эту операцию перед каждой транспортировкой или наклоном системного блока.

Система гигиенических требований.

Длительная работа с компьютером может приводить к расстройствам состояния здоровья. Кратковременная работа с компьютером, установленным с грубыми нарушениям гигиенических норм и правил, приводит к повышенному утомлению. Вредное воздействие компьютерной системы на организм человека является комплексным. Параметры монитора оказывают влияние на органы зрения. Оборудование рабочего места влияет на органы опорно-двигательной системы. Характер расположения оборудования в компьютерном классе и режим его использования влияет как на общее психофизиологическое состояние организма, так и им органы зрения.

Требования к видеосистеме.

В прошлом монитор рассматривали м основном как источник вредных излучений, воздействующих прежде всего на глаза. Сегодня такой подход считается недостаточным. Кроме вредных электромагнитных излучений (которые на современных мониторах понижены до сравнительно безопасного уровня) должны учитываться параметры качества изображения, а они определяются не только монитором, но и видеоадаптером, то есть всей видеосистемы в целом.

Монитор компьютера должен удовлетворять следующим между народным стандартам безопасности:

- по уровню электромагнитных излучений -- ТСО 95;

- по параметрам качества изображения (яркость, контрастность, мерцание, антибликовые свойства и др. ) -- ТСО 99.

Узнать о соответствии конкретной модели данным стандартам можно в сопроводительной документации. Для работы с мониторами, удовлетворяющими данным стандартам, специальные защитные экраны не требуется.

На рабочем месте монитор должен устанавливаться таким образом, чтобы исключить возможность отражения от его экрана в сторону пользователя источников общего освещения помещения.

Расстояние от экрана монитора до глаз пользователя должно составлять от 50 до 70 см. Не надо стремиться отодвинуть монитор как можно дальше от глаз, опасаясь вредных излучений (по бытовому опыту общения с телевизором), потому что для глаза важен также угол обзора наиболее характерных объектов. Оптимально, размещение монитора на расстоянии 1,5 D от глаз пользователя, где D -- размер экрана монитора, измеренный по диагонали. Сравните эту рекомендацию с величиной 3...5 D, рекомендованной для бытовых телевизоров, и сопоставьте размеры символов на экране монитора (наиболее характерный объект, требующий концентрации внимания) с размерами объектов, характерных для телевидения (изображения людей, сооружений, объектов природы). Завыщенное расстояние от глаз до монитора приводит к дополнительному напряжению органов зрения, сказывается на затруднении перехода от работы с монитором к работе с книгой и проявляется в преждевременном развитии дальнозоркости.

Важным параметром является частота кадров, которая зависит от свойств монитора, видеоадаптера и программных настроек видеосистемы. Для работы с текстами минимально допустима частота кадров 72 Гц. Для работы с графикой рекомендуется частота кадров от 85 Гц и выше.

Требования к рабочему месту.

В требования к рабочему месту входят требования к рабочему столу, посадочному месту (стулу, креслу), Подставкам для рук и ног. Несмотря на кажущуюся простоту, обеспечить правильное размещение элементов компьютерной системы и правильную посадку пользователя чрезвычайно трудно. Полное решение проблемы требует дополнительных затрат, сопоставимых по величине со стоимостью отдельных узлов компьютерной системы, поэтому и биту и на производстве этими требованиями часто пренебрегают.
Несмотря на то, что школьники проводят в компьютерном классе сравнительно немного времени, обучить их правильной гигиене труда на достойном примере очень важно, чтобы полезные навыки закрепились на всю жизнь. Это не просто требование гигиены, а требование методики.

Монитор должен быть установлен прямо перед пользователем и не требовать поворота головы или корпуса тела.

Рабочий стол и посадочное место должны иметь такую высоту, чтобы уровень глаз пользователя находился чуть выше центра монитора. На экран монитора следует смотреть сверху вниз, а не наоборот. Даже кратковременная работа с монитором, установленным слишком высоко, приводит к утомлению шейных отделов позвоночника.

Если при правильной установке монитора относительно уровня глаз выясняется, что ноги пользователя не могут свободно покоиться на полу, следует установить подставку для ног, желательно наклонную. Если ноги не имеют надежной опоры, это непременно ведет к нарушению осанки и утомлению позвоночника. Удобно, когда компьютерная мебель (стол и рабочее кресло) имеют средства для регулировки по высоте. В этом случае проще добиться оптимального положения.

Клавиатура должна быть расположена на такой высоте, чтобы пальцы рук располагались на ней свободно, без напряжения, а угол между плечом и предплечьем составлял 100° -- 110°. При использовании обычных школьно-письменных столов добиться одновременно правильного " положения и монитора, и клавиатуры практически невозможно. Для работы рекомендуется использовать специальные компьютерные столы, имеющие выдвижные полочки для клавиатуры. Если такой полочки нет и клавиатура располагается на том же столе, что и монитор, использование подставки для ног становится практически неизбежным, особенно когда с компьютером работают дети.

При длительной работе с клавиатурой возможно утомление сухожилий кистевого сустава. Известно тяжелое профессиональное заболевание -- кистевой туннельный синдром, связанное с неправильным положением рук на клавиатуре. Во избежание чрезмерных нагрузок на кисть желательно предоставить рабочее кресло с подлокотниками, уровень высоты которых, замеренный от пола, совпадает с уровнем высоты расположения клавиатуры.

При работе с мышью рука не должна находиться на весу. Локоть руки или хотя бы запястье должны иметь твердую опору. Если предусмотреть необходимое расположение рабочего стола и кресла затруднительно, рекомендуется применить коврик для мыши, имеющий специальный опорный валик. Нередки случаи, когда в поисках опоры для руки (обычно правой) располагают монитор сбоку от пользователя (соответственно, слева), чтобы он работал вполоборота, опирая локоть или запястье правой руки о стол. Этот прием недопустим. Монитор должен обязательно находиться прямо перед пользователем.

Требования к организации занятий.

Экран монитора -- не единственный источник вредных электромагнитных излучений. Разработчики мониторов достаточно давно и успешно занимаются их преодолением. Меньше внимания уделяется вредным побочным излучениям, возникающим со стороны боковых и задней стенок оборудования. В современных компьютерных системах эти зоны наиболее опасны.

Монитор компьютера следует располагать так, чтобы задней стенкой он был обращен не к людям, а к стене помещения. В компьютерных классах, имеющих несколько компьютеров, рабочие места должны располагаться по периферии помещения, оставляя свободным центр. При этом дополнительно необходимо проверить каждое из рабочих мест на отсутствие прямого отражения внешних источников освещения. Как правило, добиться этого для всех рабочих мест одновременно достаточно трудно. Возможное решение состоит в использовании штор на окнах и продуманном размещении искусственных источников общего и местного освещения.
Сильными источниками электромагнитных излучений являются устройства бесперебойного питания. Располагать их следует как можно дальше от посадочных мест пользователей.

В организации занятий важную роль играет их продолжительность, от которой зависят психофизиологические нагрузки. Для школьников старших классов продолжительность сеанса работы с компьютером не должна превышать 30 минут, для школьников младших классов -- 20 минут.



6. Описание модели документооборота школы

6.1 Общие положения

Непосредственное ведение делопроизводства в возложено на секретаря, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

6.2 Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

1. Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

2. Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением №1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Приказ может быть подписан:

- руководителем;

- лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;

- заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты - наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

- наименование общеобразовательного учреждения,

- дату,

- ссылку на индекс и дату входящего документа,

- адресат,

- резолюцию руководства,

- заголовок к тексту,

- текст,

- отметку о наличии приложения,

- подпись,

- отметку об исполнителе.

Телефонограмма включает следующие реквизиты:

- дата,

- текст,

- подпись,

- фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

- справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;

- справка о подтверждении перевода из другого ОУ;

- справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника - это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

- Внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- направление или представление;

- анкета;

- листок по учету кадров;

- автобиография;

- копия паспорта;

- документы об образовании;

- аттестационный лист;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» №162 от 20 июня 1974 года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек.

6.3 Учебно-педагогическая документация

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

- алфавитной книги записи учащихся,

- книга движения;

- личное дело учащихся;

- классные журналы;

- журналы факультативных занятий;

- журналы групп продленного дня;

- книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;

- книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;

- книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;

- книги протоколов педагогического совета школы;

- книги приказов;

- книги учета личного состава педагогических работников;

- журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал - государственный документ установленного образца.

Классные журналы хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.

Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.

При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.

Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

6.4 Прием и регистрация документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления.

6.5 Контроль сроков исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.

Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.



6.6 Составление номенклатуры и формирование дел

В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

6.7 Модель документооборота AS-IS

В настоящее время в школе используется бумажный документооборот. В ходе практики были проанализированы особенности ведения управленческой документации - приказов, планов, отчетов, справок, докладных и объяснительных записки, писем и договоров. В таблице 7 приведены требования по формированию и обработке управленческой документации. В таблице использованы следующие обозначения:

- А - администрация;

- В - внешний источник.

- Д - исполняется по дате, указанной в документе;

- ДО - с документом-основанием;

- Н - исполняется немедленно;

- НИ - исполнение не требуется;

- НХ - хранение в архиве не требуется;

- О - отдельно от других документов;

- С - секретарь;

- Ш - вся школа (любое ее подразделение);

Таблица 7 - Схема документооборота школы

Создание документа

Проверка документа

Обработка

№ п/п

Наименование и назначение документа (Способ получения: на бумаге, по телефону, на магнитном носителе, по локальной сети, электронной почте, из общей базы данных и т.п.)

Кол-во экз.

Где выписывается (подразделение)

Где оформляется (подразделение)

Где исполняется (подразделение)

Срок исполнения

Где проверяется (подразделение)

Кто какой экземпляр представляет (экз. № - подразд.)

Порядок представления (с каким документом)

Срок исполнения

Где исполняется (подразделение)

Срок исполнения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

Приказ директора

2

А

А

Ш

Н

А

1-й

О ДО

Н

Ш

Д

2

Планы работы

1

Ш

Ш

Ш

Д

А

1-й

О

Н

Ш

Д

3

Отчеты

1

Ш

Ш

Ш

Д

А

1-й

О

Н

Ш

Д

4

Справки

1

А

А

А

НИ

А

1-й

О

НИ

НИ

Д

5

Докладные записки

1

Ш

Ш

Ш

Н

А

1-й

О

Н

А

Н

6

Служебные записки

1

Ш

Ш

Ш

Н

А

1-й

О

Н

А

Н

7

Письма

1

В

В

А

НИ

А

1-й

О

НИ

А

Н

8

Договоры

2

А

А

А

Н

А

1-й

О ДО

Н

А

Д

9

Заявления

1

Ш, В

Ш, В

Ш, В

Н

А

1-й

О

Н

А

Д

В соответствии с рассмотренной схемой (см. табл. 7) были построенные существующие схемы обработки управленческой документации. На рис. 3. показана контекстная диаграмма ведения документооборота в школе.

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, что весь документооборот в школе осуществляется на основании:

- Устава школы;

- Внутренних положений (о Совете Школы, о Педагогическом совете и т.д.)

- Должностных инструкций отдельных сотрудников, ответственных за ведение управленческой документации.

В процессе документооборота участвуют:

- Внешние источники;

- Сотрудники школы;

- Администрация школы (директор, бухгалтер, заместители директора);

- Секретарь.

В процесс документооборота в качестве исходных документов включены:

- Письма;

- Служебные записки;

- Объяснительные записки;

- Заявления;

- Планы работы;

- Отчеты.

Рис. 3. Контекстная диаграмма процесса документооборота (AS-IS)



Рис. 4. Декомпозиция процесса документооборота (AS-IS)



Рис. 5. Диаграмма потоков данных в существующей системе документооборота (DFD, AS-IS)

В результате осуществления операций с этими документами формируются:

- Приказы;

- Договоры;

- Утвержденные планы и отчеты;

- Архивные документы (в состав входят все документы, которые в соответствие с табл. 7 подлежат хранению)

На рис. 4 показана декомпозиция контекстной диаграммы документооборота, которая дает более подробное представление о том, как осуществляется этот процесс в школе в настоящее время. Как видно из представленного рисунка, процесс документооборота состоит из пяти основных этапов:

- Обработка входящей документации;

- Формирование приказов;

- Формирование кадровых документов;

- Утверждение внутренних документов;

- Передача документов на хранение.

В ходе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются заявления, служебные и объяснительные записки, письма. Данные документы поступают от внешних источников и/или сотрудников школы. Основная роль в реализации этого процесса возложена на секретаря. В ходе выполнения процессов эти документы регистрируются и передаются в качестве документов-оснований для выполнения следующих операций. Более подробно схема документа потока показана на рис. 5 в виде диаграммы DFD. На ней же показаны потоки в других процессах.

В ходе процесса формирования приказов оформляются различные приказы на основании входящей документации. При этом основная роль в этом процессе отведена представителям администрации и секретарю.

В ходе процесса формирования кадровых документов на основании заявлений сотрудников и внешних источников формируются кадровые приказы. При этом, если было подано заявление о приеме на работу, то будет сформирован договор. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса утверждения внутренних документов рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

1. сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

2. трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

3. длительность сроков подготовки и согласования документов;

4. медленный поиск документов;

5. сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

6. трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

7. в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

8. большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

9. сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.



7. Проектирование системы электронного документооборота (TO-BE)

На основании проведенного анализы было решено выполнить проектирование и разработку системы электронного документооборота для Енапаевской СОШ. До начала разработки был проведен опрос сотрудников школы, чтобы понять их требования к системе электронного документооборота. Концептуальный проект будущей модели был оформлен в виде диаграмм Use-Cases, как наиболее точно отражающих потребности пользователей в системе. Контекстная диаграмма показана на рис. 6.

Рис. 6. Контекстная диаграмма use-case документооборота

Как видно из рис. 6, в новой системе документооборота остаются те же акторы, что и в старой системе - внешние источники, сотрудники, секретарь и администрация. Однако в новой системе они будут работать с новым актором - ИС «Документооборот». Определим основные варианты использования (см. рис. 7)



Рис. 7. Варианты использования системы документооборота (TO-BE)

В таблице 8 приведены описания прецедентов.

Таблица 8 - Описания прецедентов

№	Название	Содержание	Участники
1	Создание входных документов	Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам	Внешние источники, Сотрудники школы
2	Поиск документов	Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам	Все акторы
3	Формирование проектов приказов, договоров	Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов	Секретарь
4	Формирование планов работ, отчетов	Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов	Сотрудники школы
5	Утверждение документов	Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить	Администрация
6	Организация хранения документов	В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов	Секретарь

На рис. 8, 9 показана контекстная диаграмма и ее декомпозиция новой системы документооборота.

Рис. 8. Контекстная диаграмма процесса документооборота (ТО-ВЕ)



Рис. 9. Декомпозиция контекстной диаграммы процесса документооборота (ТО-ВЕ)



Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

1. сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

2. трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

3. длительность сроков подготовки и согласования документов;

4. медленный поиск документов;

5. сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

6. трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

7. в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

8. большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

9. сложность организации хранения.



8. Техническое задание

1. Общие сведения

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение - ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМНЕТООБОРОТА (ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ»)

1.2. Разработчик и заказчик системы - МОУ «Енапаевская средняя школа».

1.3. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» разрабатывается на основании приказа директора МОУ «Енапаевская средняя школа»;

1.4. Начало работы по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» - 01.02.2013 года. Окончание работ по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» - 01.06.2013;

1.5. Финансирование работ по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» осуществляется за счет фонда развития МОУ «Енапаевская средняя школа»;

1.6. По окончании работ разработчиками составляется акт выполненных работ, который должен быть подписан директором МОУ «Енапаевская средняя школа». По окончании работ должны быть подготовлены следующие сопроводительные документы:

- описание базы данных;

- описание программного кода информационной системы;

- руководство пользователя системы;

- руководство администратора системы.

Программный код ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ»должен быть записан на электронный носитель (компакт- или DVD- диск, магнитную ленту) и передан на хранение в архив.

2. Назначение и цели создания системы

2.1. Назначение системы

2.1.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» предназначена для автоматизации документооборота.

2.1.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет использоваться в МОУ «Енапаевская средняя школа».

2.2. Цели создания системы

2.2.1. В результате создания и внедрения ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должны быть достигнуты следующие цели:

- ускорен процесс получения заявлений, служебных и объяснительных записок, писем;

- ускорен процесс передачи документов от заинтересованных лиц лиц в администрацию школы;

- повышена степень эргономики труда сотрудников школы, работающих с различными документами;

- сокращено количество бумажных носителей, используемых в процессе работы с документацией;

2.2.2. Основными критериями достижения поставленных целей являются:

- повышение производительности труда работников администрации;

- сокращение затрат (временных и финансовых) на процесс обработки документов.

3. Характеристики объекта автоматизации

3.1. Объектом автоматизации является бухгалтерия МОУ «Енапаевская средняя школа».

3.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет установлена на персональный компьютер со следующими характеристиками:

- центральный процессор Intel Pentium IV

- объем оперативной памяти 1 Гбайт

- объем жесткого диска 160 Гбайт

- SVGA-совместимая видеодистема

- клавиатура 105 клавиш

- манипулятор мышь.

3.3. Так же компьютер, на который будет установлена ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ», может иметь привод для чтения оптических дисков и быть подключенным к вычислительной сети, в т.ч. с выходом в глобальные сети.

3.4. Работу с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будут осуществлять квалифицированные специалисты, обладающие достаточным уровнем ИТ-компетенции.

4. Требования к системе

4.1. Требования к системе в целом

4.1.1. Требования к структуре и функционированию системы

4.1.1.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна включать в себя:

- базу данных для хранения информации;

- интерфейс пользователя для манипулирования данными;

- систему отчетов для подготовки и распечатки документов.

4.1.1.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» разрабатывается как web-система.

4.1.1.3. Связи со смежными информационными системами не предусматривается.

4.1.1.4. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет эксплуатироваться в режиме web-портала, одновременно доступ к которому смогут получить несколько пользователей.

4.1.2. Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

4.1.2.1. Работу с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет осуществлять 1 пользователь;

4.1.2.2. Пользователь ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должен обладать достаточным уровнем ИТ-компетенции;

4.1.2.3. Освоение навыков работы с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» осуществляется пользователем самостоятельно;

4.1.3. Требования к эргономике и технической эстетике

4.1.3.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна обладать графическим интуитивно-понятным интерфейсом пользователя

4.1.4 Требования к защите информации от несанкционированного доступа

4.1.4.1. Специальных требований по защите информации от несанкционированного доступа не предъявляется.

4.2. Требование к функциям (задачам)

4.2.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна включать в себя следующие модули:

- модуль ввода исходных документов;

- модуль поиска документов;

- модуль генерации приказов и договоров;

- модуль формирования планов и отчетов;

- модуль утверждения документов;

- модуль архивирования.

4.2.2. Требования к функциям модуля приведены в таблице:

№	Название	Содержание	Участники
1	Модуль ввода исходных документов	Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам	Внешние источники, Сотрудники школы
2	Модуль поиска документов	Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам	Все акторы
3	Модуль генерации приказов и договоров	Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов	Секретарь
4	Модуль формирования планов и отчетов	Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов	Сотрудники школы
5	Модуль утверждения документов	Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить	Администрация
6	Модуль архивирования	В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов	Секретарь

4.3. Требования к видам обеспечения

4.3.1. Состав, структура и способ организации данных в системе

4.3.1.1. Хранение данных должно быть организовано в виде реляционной базы данных.

4.3.1.2. Каждый объект предметной области должен быть организован в виде реляционной таблицы. Аналогичным образом представляются связи между объектами предметной области.

4.3.2. Применение систем управления базами данных

4.3.2.1. Хранение и обработка информации будет организована под управлением СУБД MySQL

4.3.3. Структура процесса сбора, обработки, передачи данных в системе и представление данных

4.3.3.1. Первичная информация для ввода в систему предоставляется сотрудниками школы и внешними источниками

4.3.3.2. Первичная информация вводится заинтересованными пользователями посредством web-форм

4.3.3.3. При вводе информации осуществляется контроль целостности и непротиворечивости данных

4.3.3.4. Данные должны представляться пользователю системы в виде экранных web-форм

4.3.3.5. Система должна позволять осуществлять распечатку требуемых документов в соответствии с установленными формами.

4.3.4. Защита данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы

4.3.4.1. Не предусматривается специальных средств защиты данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы.

4.3.5. Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных

4.3.5.1. Для предотвращения потери данных в результате подобных ситуаций должно производится резервное копирование баз данных

4.3.5.2. В случае потери актуальных данных в результате подобных ситуаций, данные должны быть восстановлены из самой актуальной резервной копии.



Выводы и предложения

В ходе практики была проанализирована система документооборота МОУ «Енапаевская средняя школа». В ходе анализа были выявлены следующие недостатки:

1. сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

2. трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

3. длительность сроков подготовки и согласования документов;

4. медленный поиск документов;

5. сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

6. трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

7. в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

8. большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

9. сложность организации хранения.

В результате был принято решение о разработке системы электронного документооборота на основе web-технологий, которая бы устраняла указанные недостатки и удовлетворяла бы следующим требованиям:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов

Разработку планируется провести в процессе создания дипломного проекта.



Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799 -- «Информационные технологии. Практические правила управления информационной безопасностью».

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001 -- «Информационные технологии. Методы безопасности. Система управления безопасностью информации. Требования».

3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1--2006 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 1 "Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий"

4. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 3 "Методы менеджмента безопасности информационных технологий"

5. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-4-2007 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 4 "Выбор защитных мер"

6. Гражданский кодекс РФ

7. Конституция РФ от 12.12.1993

8. Петренко С. А., Курбатов В. А. Политики информационной безопасности. -М.: ДМК Пресс, 2006. - 400 с.

9. Богданов В. Управление проектами в Microsoft Office Project 2007. Автоматизированный менеджмент проектов. Учебный курс. - СПб., Питер, 2008

10. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 352 с.: ил.

11. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., Гардарика, 1996

12. Калянов, Г.Н. CASE - технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов.

13. Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2003. - 432 с.

14. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем. Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов: под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 512 с.: ил.

15. Технологии разработки программного обеспечения/ С.Орлов. СПб.: Питер, 2002. - 464 с.

Размещено на Allbest.ru