Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Информационная модель разработанной базы данных представлена на рисунке 2.1.

Рисунок.2.1 Информационная модель

Схема данных (Рисунок.2.1) позволяет установить связи между таблицами и обеспечить целостность данных. Из этой схемы видно, что главными таблицами является таблицы "Товары" и "Заказы", которым подчиняются остальных 5 таблиц. Каждая из них имеет код, по которому осуществляется связь с главными таблицами.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:

Таблица 2.1. "Клиенты"

Таблица "Заказы" хранит информацию по всем сформированным заказам, включает код заказа, код заказанного товара, код кладовщика ответственного за отгрузку и номер договора, по которому осуществляется продажа товара

Таблица 2.2. "Заказы"

Таблица 2.3. "Товары"

Таблица 2.4. "Категории_товаров"

Таблица 2.5. "Кладовщики"

Таблица 2.6. "Склад"

Таблица 2.7. "Поставщики"

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти "связующие" поля называются внешними ключами.

В базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Отношение - способ, которым информация в одной таблице связывается с данными в другой таблице. В базе данных используется тип отношения: "один-ко-многим" (например, один клиент может разместить много заказов, но любой заказ относится только к одному клиенту).

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования информации обусловлена:

ее большими объемами;

высоким удельным весом алфавитной информации;

преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системой кодирования называется совокупность правил кодирования элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится определенное число разрядов в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Система повторения применяется для кодирования отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения позиций включают в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризующие данный объект.

Комбинированная система предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Код "Товара" относится к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о товаре.

Код "Товара" обозначает следующее:

111952 - Салфетка МикроТафф;

102622 - Мягкая щетка для пола Хай-Спид;

6632… - Бумажные полотенца SCOTT;

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

База данных состоит из семи таблиц:

1. Клиенты.

2. Товары.

3. Заказы.

4. Категории товаров.

5. Поставщики.

6. Склад;

7. Кладовщики.

Таблица используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъекта, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

4. Справочник Товаров - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров. рисунки справочников

5. Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

6. Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

7. Справочник Заказов

2.1.4 Характеристика результатной информации

Форма это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

С помощью форм значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных. В форме можно автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять отображаемые значения, скрывать или выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи или от выбранных пользователем параметров.

Формы предназначены для ввода информации в базу данных. С помощью этих форм очень удобно вносить и корректировать данные.

В системе реализованы четыре формы для ввода информации:

1. Работа с заказами

2. Работа с категориями товаров

3. Работа с кладовщиками

4. Работа с клиентами

5. Работа с поставщиками

6. Работа с товарами

7. Работа со складом

Выходная информация представлена в запросах и отчетах.

Запрос это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Отчет это объект, предназначенный для формирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Прежде чем выводить отчет на принтер можно предварительно просмотреть его на экране.

Отчет по заказам

Отчет по категориям товара

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

При работе с БД можно пользоваться меню, которое состоит из следующих пунктов:

ь таблицы,

ь формы,

ь запросы,

ь отчеты,

ь выход.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.3 Структурная схема (дерево диалога)

Это меню позволяет более быстро передвигаться по базе данных, выполняя нужные команды.

2.2.2 Описание используемых компонент

VBA (Visual Basic for Applications) - это диалект языка Visual Basic, расширяющий возможности Visual Basic и предназначенный для работы с приложениями Microsoft Office и другими приложениями от Microsoft и других фирм.

VBA (Visual Basic for Application) - это язык программирования, поддерживаемый всеми приложениями пакета Microsoft Office, в состав которого входят такие популярные приложения, как Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и др. VBA - относительно несложный язык программирования, который очень прост и удобен в освоении и позволяет быстро получить ощутимые результаты - конструировать профессиональные приложения для решения практически любых задач в среде Microsoft Windows. Можно сказать, что язык VBA является прямым наследником языка программирования Basic, но, тем не менее, в сравнении с ним он шагнул далеко вперед. Поэтому и возможностей, как внутренних (например, в части вывода на экран всевозможных форм), так и в отношении взаимодействия с другими приложениями, у него гораздо больше.

Следует заметить, что, будучи развитым языком программирования, VBA также включает в себя полноценную интегрированную среду разработки с полным набором специализированных окон, упрощающих проектирование, отладку и тестирование программ. Интегрированная среда разработки VBA представлена приложением, называемым редактором Visual Basic. Этот редактор имеет типичное для приложений Windows окно с панелью меню и целым набором панелей инструментов, которые позволяют получить доступ к целому ряду окон, предоставляющих инструментальные средства, необходимые для создания программ. Кроме того, редактор VBA включает специализированные средства для быстрого создания пользовательского интерфейса, что превращает его в визуальную среду разработки приложений.

Макросы и их создание

Однако в Microsoft Office вместо многократного повторения одной и той же последовательности действий мы можем написать макрос (Macro), который будет автоматически выполнять требуемую последовательность действий. Таким образом, макросы представляют собой средство, с помощью которого можно описать произвольную последовательность действий пользователя с целью ее последующего многократного выполнения. Для многих VBA-приложений - среди них Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д. - макросы можно создавать с помощью языка Visual Basic for Application. Кроме того, в большинстве VBA-приложений имеется специальный инструмент для интерактивной записи макросов - программа MacroRecorder (макрорекордер). После включения макрорекордера он будет записывать все выполняемые пользователем действия в процессе его работы с приложением - до тех пор, пока запись не будет остановлена. После останова макрорекордер сохраняет записанную им последовательность действий в виде поименованного макроса, благодаря чему вы сможете пользоваться им каждый раз, когда потребуется повторить выполнение записанной в нем последовательности операций. Следует заметить, что независимо от того, работаете ли вы в Word, Excel или PowerPoint, создание нового макроса осуществляется одним и тем же способом. Выберите команду меню Сервис =>Макрос => Начать запись (Tools => Macros Record New Macro), в результате чего на экране раскроется диалоговое окно Запись макроса.

Хочу заметить, что хотя диалоговое окно Запись макроса в разных приложениях - Microsoft Word, - выглядит несколько по-разному, правила записи нового макроса для всех приложений одинаковы. В частности, надо помнить, что:

1. имя макроса должно начинаться с буквы, хотя внутри имени могут быть и цифры;

2. имя макроса не может включать пробелы или знаки препинания;

3. длина имени макроса в Microsoft Office Access может быть до 64 символов;

4. длина имени макроса в Word может быть до 80 символов.

В зависимости от приложения (Редактор Visual Basic, Word, Excel) диалоговое окно Запись макроса может содержать различные поля и опции (например поле описания макроса, поле для указания места хранения текста макроса, назначаемое макросу сочетание горячих клавиш для его вызова и т.д.). Сочетание клавиш, в котором можно указать желаемую горячую клавишу для быстрого вызова данного макроса (сочетание клавиш <Сtrl+клавиша>). Горячая клавиша может пригодиться вам в том случае, если вы собираетесь часто использовать записываемый макрос. В приложении Microsoft Office Access в диалоговом окне Запись макроса в отличие имеются еще две дополнительные кнопки - Назначить макрос: Панели (Toolbars) и Клавишам (Keyboard). Эти кнопки позволяют либо приписать функцию вызова макроса новой кнопке на панели инструментов, либо назначить для него некоторое сочетание горячих клавиш. После щелчка на любой из этих кнопок раскроется еще одно диалоговое окно, в котором необходимо будет сделать соответствующие назначения.

Для всех приложений в диалоговом окне Запись макроса есть и некоторые общие элементы.

Поле Имя макроса (Macro Name) - здесь указывается имя записываемого нового макроса. По умолчанию VBA помещает в это поле значение Макрос 1

Поле Описание (Description) - в него записывается произвольный текст-комментарий о том, для чего предназначен данный макрос. По умолчанию VBA заполняет это окно информацией о том, где и кем был создан данный макрос (дата записи макроса и имя пользователя).

Список Макрос доступен для (Store macro in) - содержит перечень тех документов, в которых создаваемый макрос может быть сохранен. В Word макросы сохраняются в файлах документа (. doc) или в файлах шаблонов документов (. dot), а в Excel - в рабочей книге (. xls). Выберите в этом раскрывающемся списке тот документ, в котором следует сохранить создаваемый новый макрос.

Прямым указанием о начале записи макроса во всех приложениях является щелчок на кнопке ОК в диалоговом окне Запись макроса. После щелчка на кнопке ОК в окно приложения будет выведена плавающая панель Остановка записи (Stop Record) - это свидетельствует о том, что запись макроса началась. При этом указатель мыши будет дополнен небольшим изображением магнитофонной кассеты. С этого момента все ваши действия будут записаны и помещены в макрос.

После начала записи макроса последовательно выполните все те действия, которые впоследствии должны будут автоматически выполняться при каждом запуске данного макроса. Иначе говоря, выполнение требуемых команд того приложения, с которым вы работаете, выбор горячих клавиш или ввод необходимых данных с клавиатуры - все это будет записываться в макрос. Когда требуемая последовательность действий будет выполнена, а значит, и создаваемый макрос уже полностью записан, щелкните на кнопке Останов записи, которая находится слева на панели инструментов Останов записи. В результате запись макроса прекратится, а вся последовательность выполненных вами действий будет сохранена в виде VBA-программы.

Как видно, панель инструментов Останов записи помимо кнопки Остановить запись содержит еще одну кнопку, которая называется Пауза. Если при записи макроса (в Word или Excel) потребуется временно приостановить процесс записи, щелкните на кнопке Пауза. Это может понадобиться в том случае, если необходимо будет выполнить какую-то подготовительную операцию, которая не должна стать частью макроса.

Главное преимущество языка VBA состоит в том, что он относится к языкам объектно-ориентированного программирования. В основу программирования на VBA положено такое понятие, как объект. Объект позволяет инкапсулировать данные, описывающие некоторый элемент, вместе с кодом, предназначенным для обработки этих данных, т. е объединить их в нечто целое, называемое объектом. В каждом VBA-приложении есть свой уникальный набор объектов с их собственными свойствами (характеристиками данного элемента) и методами (командами обработки этих свойств). В результате доступ к свойствам (т.е. характеристикам состояния некоторого элемента) возможен только с помощью его собственных методов (т.е. команд обработки этих свойств). Управление состоянием элемента осуществляется с помощью посылаемых ему сообщений, указывающих объекту на необходимость выполнить тот или иной метод для достижения требуемого результата. Сами сообщения генерируются системой в ответ на действия пользователя или действия других функционирующих в системе программ, называемых в этом случае событиями.

Одно из важнейших понятий объектно-ориентированного программирования - это понятие класса, описывающее типовую структуру сходных по назначению элементов. В системе хранится программное описание каждого используемого класса, на основании которого при необходимости создаются экземпляры объектов, представляющих конкретные элементы программной среды. Например, в программе может быть описан класс кнопки, отображаемой в окнах приложения. Каждая отдельная кнопка (экземпляр объекта этого класса) в любом окне приложения создается на основании этого описания, но отличается от других своими свойствами (размером, цветом, надписью, выполняемой по щелчку операцией и т.д.).

В языке VBA класс обычно описывается как некоторый проект, на основе которого создается конкретный объект. Класс определяет назначение объекта, его свойства и те действия, которые могут быть выполнены над этим объектом. С точки зрения программы сам по себе объект не представляет большого интереса, гораздо важнее то, какие действия можно совершить над этим объектом и какими свойствами он обладает. Действия, выполняемые над объектом, определяются набором его методов, а свойства данного объекта определяют его различные характеристики (размер, цвет, положение на экране и т.д.). Управлять характеристиками объекта программа может только с помощью его же методов, предоставляющих доступ к свойствам этого объекта.

Кроме методов и свойств объекта существует такое понятие, как событие. Событие - это некоторое действие, которое может быть выполнено в отношении объекта и на которое, следовательно, необходимо запрограммировать ответную реакцию данного объекта (отклик). Например, событием может быть щелчок на изображении объекта, нажатие клавиши на клавиатуре или перемещение указателя мыши над изображением объекта. Другими словами, события в системе возникают в результате действий пользователя, данной или другой программы или действий самой операционной системы. На каждое возможное и интересующее нас событие в программе должен быть описан соответствующий отклик, иначе программа не сможет отреагировать на данное событие и оно остается безответным. В целом суть программирования на языке VBA состоит в создании кода программ (методов), которые генерируют необходимые отклики на интересующие нас события.

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполнить:

команду Файл > Создать

в открывшемся окне диалога "Создание" выбираем "Новая база данных". На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Готовая, затем "ОК". После этого появится окно базы данных.

Рис. Окно базы данных

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления >Создание таблиц в режиме конструктора.

Рис. Создание таблицы в режиме конструктора

Программа Microsoft Access 2003 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2003 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Множество мастеров Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard), который поможет их выполнить.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.

Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL - сервере.

Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2003 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.

Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2003 (в варианты Professional, Premium и Developer) и, как и другие компоненты Office 2003,работает в любой операционной среде.

В Access обеспечивается все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле объекта, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.

Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

Интерфейс Access

Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

Пользователь имеет возможность с помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel.

В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие, или найти нужный инструмент в Access.

Справочная система Access 2003 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окно Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.

Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке курсора мыши на них. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?) (What's This?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. В диалоговых окнах для получения всплывающего определения об их элементах используется кнопка , называемая Справка.

Пользователь может создать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов.

Объекты Access

Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры - функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2003 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access 2003 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата. mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Диалоговые средства конструирования объектов

Access предоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Для автоматизации создания объектов БД - таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто".

В Access 2003 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных; разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options).

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл > Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

­ нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

­ щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­ в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

­ закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

­ чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна "Базы данных Таблицы" в окно "Схема данных";

­ создадим связь между таблицами.

­ устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­ щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­ В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

­ Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

­ Для создания формы нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать"

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.