Автоматизация документооборота на предприятии

На предприятии ООО «Маско-Гласс» после того, как заказ сделан, идет работа с документами:

- заказчику либо выписывают счет,

- либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и указываются в бланке заказа. После того, как стеклопакеты готовы, Заказчик может их забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

Для решения поставленной задачи в системе предусматриваются следующие справочники:

· «Клиенты» - справочник постоянных клиентов. Если клиента нет в списке, его обязательно регистрируют.

· «Изделие» - справочник хранения информации об изделиях, которые изготавливаются в фирме.

· «Услуги» - справочник предоставляемых услуг.

· «Материалы» - справочник о материалах, из которых изготавливаются изделия и о наличии их на складе.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3. Схема действий.

1.7.3 По программному обеспечению (ПО).

АРМ менеджера по заказам представляет собой Windows - приложение. Приложение работает под управлением операционной системы Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. Наиболее же оптимальной операционной системой для наших задач является Windows NT/2000/XP, так как они имеют большой ряд своих версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных операционных систем являются:

- более простая установка системы. Возникающие в процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол установки;

- новая версия файловой системы NTFS, поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;

- новый пользовательский интерфейс Рабочего стола объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;

- более надежная защита памяти за счет запрещения замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек и драйверов;

- поддержка большого объема оперативной памяти и количества процессоров, что позволяет использовать данные операционные системы в условиях большей загрузки, чем это было возможно для Windows 95/98/ME.

- значительное сокращение количества ситуаций, которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в конфигурацию системы;

- улучшенная поддержка Plug-and-Play устройств.

Так же к программному обеспечению относится и система, в которой был написан данный проект, это система Delphi, она позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейсом занимает большую часть (до 70%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования) эффективность генерируемого компилятора кода, что весьма существенно для данного проекта.

Delphi - мощная система визуального объектно-ориентированного программирования, позволяющая решать множество задач, в частности:

- создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа;

- быстро создавать профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке. Интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows;

- создавать свои динамические присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования;

- создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов, при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

- формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.

- создавать справочные системы (файлы.hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не только из приложений, но и просто через Windows;

- создавать профессиональные программы установки для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows.

Программное обеспечение АРМ заведующего менеджера по заказам состоит из:

- общего (системного) обеспечения, включающего ОС Windows XP;

- функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций, производимых экономистом по пластиковым картам в процессе работы;

- интегрированной среды программирования Delphi, обеспечивающей с помощью своих средств интерфейс между пользовательскими программами и ОС, с одной стороны, и работу с БД, с другой.

Отображение данных в среде Delphi осуществляется с помощью компонентов, которые похожи на обычные управляющие элементы Windows, но знают, как обращаться с данными. Все эти компоненты находятся на странице Data Controls палитры Delphi Components:

- DBGrid представляют собой сетку, способную отразить таблицу как одно целое. Он обеспечивает прокрутку и навигацию, а также редактирование содержимого сетки;

- DB Navigator представляет собой набор кнопок, и используется для навигации и выполнения действий над БД;

- DBLabel используется для отображения содержимого поля, которое нельзя модифицировать;

- DBEdit позволяет редактировать поле (изменять текущие значения);

- DBMemo используется для просмотра и модификации большого текстового поля, которое будет сохранено в памяти, или на BLOB (Binak Legre Object - большой двойной объект);

- DBImage используется для показа картинки, хранимой в поле BLOB;

- DBLookUpListBox и DBComboBox используется для выбора единственного значения из указанного множества;

- DBCheckBox используется для показа и переключения параметра, соответствующего выполнению некоторой функции;

- DBCtrlGrid представляет собой сетку для нескольких записей и может владеть набором других компонентов обработки данных. Такие компоненты дублируются для каждой записи набора данных.

Языком программирования в среде Delphi является Object Pascal.

Структура программы, использующая объектное программирование, существенно отличается от традиционной структуры программ с жестким, заранее заданным алгоритмом. Здесь программа выглядит как совокупность, в некотором смысле, самостоятельных, обособленных блоков, выполняющих те или иные операции, а связь между ними определяется результатами предыдущих этапов и взаимодействием программы через внешние устройства с пользователем. После выполнения очередного блока программа приостанавливается и дожидается сообщения от оператора, которое через ОС Windows XP передается программе.

Приложения Delphi, когда ему нужно связаться с базой данных, обращается к BDE и сообщает обычно псевдоним базы данных и необходимую таблицу в ней. BDE реализован в виде динамически присоединяемых библиотек DLL. Они, как и любые библиотеки, снабжены API (Application Program Interface - интерфейсом прикладных программ), назваными IDAPI (Integrated Database Application Program Interface). Это список процедур и функций для работы с базами данных, которым и пользуются приложения. BDE по псевдониму находит подходящий для указанной базы данных драйвер. Драйвер - это вспомогательная программа, которая способна общаться с базами данных определенного типа. Если в BDE имеется собственный драйвер соответствующей СУБД, то BDE связывается через него с базой данных и с нужной таблицей в ней, обрабатывает запрос пользователя и возвращает в приложения результаты обработки. BDE поддерживает SQL - стандартизованный язык запросов, позволяющий обмениваться данными с SQL-серверами, такими как Sybase, Microsoft SQL, Oracle, Interbase.

Вместе с BDE и Delphi поставляется программа Database Desktop, которая позволяет создавать таблицы баз данных некоторых СУБД, задавать и изменять их структуру. С помощью Database Desktop можно создавать таблицы базы данных СУБД Paradox. В Paradox база данных - это каталог, в котором лежат таблицы - файлы с расширением *.db. Поэтому прежде надо создать соответствующий каталог с помощью любой программы Windows. Для дальнейшего развития программы целесообразно использовать SQL запросы.

В данном дипломном проекте рассматривается применение системы программирования Delphi для разработки приложений баз данных, т.е. программ, предназначенных для создания и изменения электронных хранилищ информации - баз данных (БД). На сегодня Delphi является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с её помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к БД:

- во-первых, на протяжении всего времени обучения в институте мы занимались разработкой программ в среде Delphi;

- во-вторых, данный язык программирования на сегодня является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, то есть программ для доступа к БД.

Для реализации данного проекта также понадобиться СУБД - Microsoft Access 2003 для создания базы данных. СУБД Асcess позволяет производить обмен данными между компонентами системы и другими приложениями Windows, поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц

1.7.4 По технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

Явными недостатками, которые создавали неудобства в работе и замедляли скорость обслуживания клиентов являлись:

1. отсутствие базы данных клиентов;

2. отсутствие базы поставщиков;

3. сложность формирования ежедневных и ежемесячных финансовых отчетов работы предприятия.

Обоснование необходимости внедрения ЭВМ на предприятии обусловлено следующим: как уже было указано выше в п. 1.3 до этого на фирме приходилось выполнять много ручной работы, такой как отчет о прибылях, база клиентов, то развивая свою деятельность и перейдя на новый уровень обслуживания фирме необходимо автоматизировать операции по работе с клиентами:

1. обеспечить удобство работы с ними;

2. создать для них единую базу данных;

3. создать базу данных товаров с целью их оперативного учета.

Также необходимо автоматизировать схему документооборота, входных и выходных документов, операции с поставщиками. Все это повышает и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Существующие системы обработки заказов и координации изменений остатков по складам фирмы была описана выше, и приведены все их недостатки, и которые в конечном итоге снижают эффективность работы компании, для устранения этих недостатков необходимо разработать систему, технология создания которой представлена во второй главе данной работы.

Ниже обозначены основные функции и возможности создаваемой Подсистемы, обеспечивающие устранение недостатков существующей технологии:

· низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах:

· затрудненность поиска необходимой информации:

· большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов:

· несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Единая электронная база документов позволит более рационально решить проблемы хранения, защиты целостности и секретности хранимых данных. Система, функционирующая по принципу клиент-сервер, обеспечит скоростную обработку информации и получение отчетных данных. Уменьшатся ошибки вследствие ручного ввода исправлений, являющихся результатом согласования документа или совместной работы над ним, так как эти процессы будут осуществляться полностью в электронном виде.

Вывод: На основании вышеизложенного, принято решение о реализации проекта разработки подсистемы оформления заказа, которая облегчит работу менеджера, путем того что занеся информацию в базу данных, он на основании её сможет строить различные отчеты, которые требуются для работы как непосредственно ему, так и другим подразделениям.?

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационное обеспечение задачи

Основа функционирования любой организации является информация, которая накапливается или является промежуточной в процессе хозяйственной деятельности. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой мы будем понимать совокупность упорядоченной информации, к которой конкретный пользователь имеет доступ с целью отбора, передачи или изменения. Информационная база может иметь вид реляционной базы данных или просто набора различных файлов (например, файлы Microsoft Office). В нашем случае информация храниться в базе данных.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Основная задача информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта автоматизации и обеспечение задач поставленных в процессе автоматизации.

2.1.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель разрабатываемого проекта представляет собой моделирование взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков.

В общем виде информационную модель разрабатываемой подсистемы можно изобразить в виде схемы. Эта схема достаточно наглядно показывает, какая информация поступает в систему, а какая выдается пользователю по его запросу.

Описать эту модель можно следующим образом: система обрабатывает входящие документы, а также реагирует на действия пользователей. К входящим документам относятся все документы, регистрируемые в системе: счет, накладная, счет-фактура, и т.д.

В системе происходит обработка введенной информации. Все введенные документы фиксируются в соответствующих журналах. Так, например, заказы регистрируются в журнале «заказы», продажи фиксируются в журнале «продаж» и т.д.

После обработки введенной информации система позволяет пользователю получать соответствующие отчеты, другую необходимую информацию.

Рассмотрим ее работу:

- клиент делает Заказ на изготовление стеклопакетов, которые ему необходимы;

- предприятие выставляет ему счет на оплату. Клиент либо оплачивает заказ по безналичному расчету, либо за наличные средства. После того, как деньги получены, товар отпускается заказчику. Отсрочки не предоставляются.

- менеджер по заказам координирует работу других структур производства: следит, чтоб заказ был отправлен в производство, чтобы во время изготовили заказ. Также сотрудничает с поставщиками.

- после того, как изделие готово (обязательно в оговоренные сроки, ни днем позже), менеджер связывается с клиентом и договаривается об отгрузке сделанных стеклопакетов.

Рисунок 4. Информационная модель

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Основываясь на данной информационной модели, можно перенести ее в область данных информационной базы и отобразить диаграмму “сущность-связь”.

Рисунок 5. Модель «Сущность-связь»

Описание сущностей и их атрибутов.

Для создания таблиц баз данных использовалась утилита Database Desktop (DBD). Каждая строка таблицы соответствует полю.

Справочник «Клиенты».

Klient {Id, Familiya, Imya, Otchestvo, DataRogden, NumPass, SeriyaPass, KemVidan, Adressss, Telefon}. Содержит всю необходимую информацию о клиентах (ФИО клиента, дату рождения, номер и серию паспорта, кем выдан паспорт, адрес места жительства клиента, телефон по которому с ним можно связаться).

Личная карточка клиент соответствует сущности Klient и поля этой таблицы соответствуют атрибутам этой сущности. Сущность Klient здесь будет соответствовать личному делу, заводимому на клиента.

Описание сущности и атрибутов справочника «Клиенты».

Справочник «Изделие».

izdelie {Id, produckciya,Cena,Kolvo}. Предназначен для хранения всего списка изделий и услуг, предоставляемые фирмой. Здесь описывается название продукции, указывается его цена за единицу продукции и требуемый объем.

Изделие соответствует сущности Izdelie, которая имеет связь один ко многим с сущностью izgotovlenie.

Описание сущности и атрибутов справочника «Изделие».

Поле	Расшифровка	Тип данных	Ограничение	Ключ
Id	Идентификатор записи о продукции	Автоинкрементное (целочисленное) поле	>0	*
produckciya	Название	Текстовое (Alpha)	<=30 символов
Cena	Цена продукции за единицу	Integer
Kolvo	Требуемый объем	Integer

Справочник «Изготовление».

izgotovlenie {ID, Idizdelie, IdKlient, Datapokupki, Kolvo}.

Изделие соответствует сущности izgotovlenie,которая имеет связь один ко многим с сущностью Idizdelie, и с сущностью idklient.

Описание сущности и атрибутов справочника «Изготовление».

Справочник «Заказов».

Zakaz список изготовляемой продукции {ID, Idzdelie, Idklient, Data zakaza, Kolvo}.

Таблица справочник Zakaz соответствует сущности Zakaz имеет так же связь один ко многим с сущностью Izdelie и связь многие ко многим с сущностью Klient.

Описание сущности и атрибутов справочника «Заказ».

Справочник «Поставщик».

Содержит информацию о поставщике исполняющему заказ от фирмы на поставку материалов. Postavcshik {ID, Nazvanie, Adress, Telefon}.

Сущность postavshik, имеет так же связь один ко многим с сущностью Klient.

Описание сущности и атрибутов справочника «Поставщик».

Таблицы проектируемой подсистемы создаются в СУБД - Microsoft Access 2003, интерфейс разрабатывается в среде визуального, объектно-ориентированного программирования Delphi 7. Среда Delphi 7 была выбрана в качестве средства для разработки СУБД, поскольку она отвечает следующим критериям: высокая скорость разработки приложений; возможность быстрого внесения изменений в программу; возможность редактирования и просмотра БД, используя средства разработки. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом.

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной информации.

Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются оперативной информации.

Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию. Информация хранится в виде записей в базе данных. Запись состоит из двух величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника. Значение объекта - название объекта.

Ниже будет подробно рассмотрен список входной и нормативно-справочной информации, она представлена исключительно на электронных носителях, что значительно облегчит работу с документами и уменьшит объем документов на бумажных носителях. Всю информацию можно теоретически поделить на два класса: оперативная и условно-постоянная.

При заполнении справочников, проблем с заполнением возникнуть не должно, так как интерфейс сделан интуитивно понятным. Заполнение складских документов тоже очень прост: в процессе их заполнения возможно исправление и дополнение справочников, если это необходимо. Работа с отчетами, необходимыми для принятия решений вызываются соответствующими пунктами меню, и их использование тоже очень просто.

Интерфейс всех экранных форм унифицирован, и работа с одной экранной формой схожа с работой других экранных форм, что обеспечивает комфортную работу пользователя.

В дипломном проекте входная информация представлена следующими справочниками:

· клиенты (занесение клиента в базу данных);

· поставщики (выбирается поставщик материалов);

· изделие (выбор заказчиком вида изделия, количества).

Справочниками называют таблицы частого повторного использования. Например, справочник организаций, в котором хранится список организаций - названия, адреса, телефоны и так далее, к которому достаточно регулярно обращаются при оформлении документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени. Постоянная информация составляет огромную часть общего объема информации, использующейся в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы. Создание системы постоянной информации позволяет централизованно хранить данные и повысить уровень их достоверности. При этом сокращается объем работ по обработке и вводу информации, что повышает эффективность ее использования.

Вся условно-постоянная информация содержится в справочниках. Они пополняются и изменяются по мере работы с программой. Все справочники размещаются на главной форме в блоке «Справочники».

В менеджерском отделе используются следующие справочники:

1. Справочник изделий.

2. Справочник клиентов.

3. Справочник услуг.

4. Справочник материалов.

Характеристика входной информации.

1) Личная карточка

Хранение информации о клиенте оформляется и хранится в базе данных. Информация о клиенте состоит:

Общие сведения.

Здесь указывается фамилия, имя, отчество сотрудника а также: дата рождения, место рождения, год рождения, паспортные данные (номер, серия, дата выдачи, место выдачи), адрес места жительства, телефон.

Справочник «Клиенты» из следующих граф: Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, адрес, паспорт, дата рождения. В справочнике можно редактировать записи (с помощью кнопки изменить), добавлять новые записи (с помощью кнопки добавить), удалять не нужные записи (с помощью кнопки удалить).

И последняя кнопка на форме справочник «ОК» это кнопка закрыть. Она используется для выхода из этого справочника с сохранением всех данных.

Экранная форма справочника «Клиенты»

Экранная форма редактирования справочника «Клиенты»

При удалении записи появляется диалоговое окно с подтверждением:

Справочник «Изделия» включает в себя перечень продукции, который может предоставить производство.

Перечень продукции разнообразен, поэтому клиенту есть из чего выбрать.

Клиент может заказать такие виды стеклопакетов, как:

- Энергосберегающие стеклопакеты;

- Тонированные стеклопакеты;

- Стеклопакеты с триплексом;

- Стеклопакеты непрямоугольные (фигурные);

- Раскладка в стеклопакете;

- Наполнение стеклопакетов Аргоном.

Экранная форма справочника «Изделия»

Экранная форма справочника «Поставщики»

Справочник «Поставщики» состоит из следующих граф: Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, организация. В справочнике можно редактировать записи (с помощью кнопки изменить), добавлять новые записи (с помощью кнопки добавить), удалять не нужные записи (с помощью кнопки удалить).

И последняя кнопка на форме справочник «ОК» это кнопка закрыть. Она используется для выхода из этого справочника с сохранением всех данных.

Поставщики поставляют производству нужные материалы. Это могут быть:

- джамбо (стекло);

- герметик;

-молекулярное сито;

- дистанционная рамка;

- бутил.

2.1.4 Характеристика результатной информации

Обработка накопленной информации в модуле организована с помощью запросов к данным. Она представляет собой экранные формы вывода, где необходимо лишь задать временной параметр. Результатная информация представлена в виде отчетов о результатах деятельности.

В системе предусмотрены следующие виды отчетов:

Все отчеты формируются в Microsoft Word и имеют следующие формы:

Отчет по продажам (реализация заказываемой продукции);

В отчете «по продажам» содержится информация об итоговой сумме по отданным изделиям.

Номер	Вид изделия	Продукция	Количество	Стоимость
1.	Однокамерный ст.	аргон	5	20000 руб.
2.	Двухкамерный ст.	раскладка	20	60000 руб.

Отчет о сделанных заказах.

В отчете «о сделанных заказах» содержится информация об изделиях, сделанных и отданных. Данная информация необходима для выявления товара, который еще необходимо изготовить и отдать заказчику.

Номер	Вид изделия	Продукция	Количество	Стоимость	Срок	Заказчик
1.	Однокамерный ст.	аргон	5	20000 руб.	1 день
2.	Двухкамерный ст.	раскладка	20	60000 руб.	3 дня

Все отчеты представлены на главной форме в модуле отчеты. Каждый отчет вызывается соответствующей клавишей.

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Сценарий диалога очень прост и схож с интерфейсом множества программных продуктов, с которыми пользователь уже возможно имел дело. Использование структурированного меню и дочерних форм позволит конечному потребителю приложения наиболее быстро добраться до необходимой ему задачи.

Имея уже установленное представление входной и выходной информации, главной задачей при разработке внутримашинной информационной базы является создание структуры БД, обеспечивающей:

- простоту и удобство работы;

-соответствующие условия доступа к подбазам с учетом санкционированного доступа к данным;

- достаточную производительность для работы в режиме реального времени.

Структурно программа формируется из модулей, выполняющих отдельные операции, входящие в состав функционального набора АРМ.

В сущности, диалог - это процесс обмена сообщениями между пользователем и ЭВМ, при котором осуществляется постоянная смена ролей информатора и реципиента (пользователя, принимающего информацию), причем смена ролей должна быть достаточно оперативной.

Работа с информационной системой начинается с главной формы, через которую можно выйти в нужную подсистему.

Дерево функций

Дерево функций информационной системы предприятия «Маско-Гласс»

В программе представлены следующие справочники:

- клиенты;

- изделия;

- услуги;

- материалы.

В справочниках хранится вся информация о производстве и его деятельности.

Отчеты, с помощью которых фирма узнает о «продажах» за день и о «заказах», которые еще необходимо осуществить вместе со сроками реализации. А также, операции над ними. Это:

- изготовление;

- заказы.

2.2.2 Описание программных модулей

В дипломном проекте взята для реализации проблема автоматизации рабочего места менеджера по заказам.

При реализации программного приложения были созданы следующие программные модули:

Практически все модули взаимодействуют друг с другом.

В «Журнале заказов» содержится информация о заказах всех клиентов.

Если данного клиента нет в базе, то тогда его необходимо сначала внести в базу данных.

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Технологический процесс состоит из двух основных этапов - сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции, ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Они могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления и реализации материалов реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу материалов.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура - конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню - запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов - обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции - реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Параметры (входные документы) - входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям ( функциям ).

2.3.2 Схема технологического процесса формирования заказа

Как только в фирму поступает заявка, сразу формируется заказ. После этого он вносится в «Журнал заказов» и хранится там.

Заказчику выписывается счет. Если заказ оплачен, сразу начинается изготовление продукции и затем отпуск товара. Заказчику отдается счет-фактура и накладная.

Если заказ еще не оплачен, перед заключением договора оговаривается срок оплаты, то идет либо удаление заказа с согласия всех сторон, либо отсрочка платежа. Но, пока деньги не поступили на счет, товар хранится на складе производства столько, сколько требуется клиенту для оплаты сделанного заказа. Здесь процедура аналогична. Заказчику выписывается счет, затем счет-фактура и накладная.

Схема действий

Схема технологического процесса формирования заказа

ГЛАВА 3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнения подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения экономической информационной системы. Это означает, что должна быть исчислена эффективность применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Различают расчетную и фактическую эффективность. Расчетную эффективность определяют на стадии проектирования автоматизации информационных работ, то есть разработки технорабочего проекта, фактическую эффективность рассчитывают по результатам внедрения технорабочего проекта.

При этом установлено, что, чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ.

Не исключено, что внедрение автоматизированных информационных технологий на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб. В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия. Косвенный экономический эффект может характеризоваться увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций клиентов, снижение затрат на сырье и материалы.

Локальными критериями косвенной эффективности может быть:

· Сокращение сроков составления сводок,

· Повышение качества планово-учетных и аналитических работ,

· Сокращение документооборота,

· Повышение культуры труда,

· Повышение производительности труда и др.

Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда. Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимоувязаны.

Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе отдельных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения автоматизированной информационной технологии (при ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ -затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации. При этом пользуются абсолютными и относительными показателями.

Прямой экономический эффект характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1) абсолютное снижение трудовых затрат (DТ):

DТ = Т0 - Т1,

где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Т1 - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):

КТ =DТ / T0 * 100%;

3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT):

YT = T0 / T1.

К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (DC), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC) индекс снижения стоимостных затрат (YC), рассчитываемые аналогично.

Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток):

Ток = КП /DC ,

где КП - затраты на создание проекта машинной обработки информации (проектирование и внедрение).

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Расчет прямого эффекта.

При расчете базовой трудоемкости (T0) используются следующие экономические показатели:

· объем работы в год;

· норма выработки;

С помощью статистических наблюдений было рассчитано, что норма выработки равна 10 записей (в час), т.к. менеджер по заказам должен вбить вручную данные о клиенте базу данных, а в случае ошибки исправить ее - это занимает много времени (так как поиск осуществлялся вручную), особенно при большом количестве клиентов, которое с каждым месяцем увеличивается. Проектная норма выработки равна 40 записей (в час), т.к. менеджер заполняет регистрационную карточку, данные из которой автоматически переносятся в базу данных.

Для расчета трудоемкости необходимо разделить объем работы в год на норму выработки:

Т0=28800/10=2880 записей/час;

Т1=28800/40=720 записей/час;

Средняя заработанная плата берется из расчета зарплаты продавца-кассира деленного на количество рабочих дней в месяце (восьми часовой рабочий день).

Часовая норма амортизации рассчитывается: стоимость оборудования делиться на среднее количество часов работы кассы в год.

Среднегодовое время работы - 242*8=2032 часов;

Стоимость компьютера - 18600 руб.;

Стоимость принтера - 13000 руб.;

Часовая норма амортизации компьютера = 18600/(2032*7)=1.3 руб.;

Часовая норма амортизации принтера = 13000/(2032*3)=1,42 руб.;

Часовая норма всего оборудования = 1,3+1,42=2,72 руб.;

Накладные расходы рассчитываются как стоимость бумаги для принтера деленная на время, за которое она используется:

Цена бумаги А4 = 95 руб.;

Стоимость работы оборудования вычисляется как сумма средней заработной платы (исходя из 8-ми часового рабочего дня), часовой нормы амортизации и накладных расходов и равна:

в базовом периоде 32+2,72+1,96=36,68 руб.;

в проектном периоде 32+2,72+7,85=42,57 руб.;

Стоимостные затраты на операцию выполненную на ЭВМ в базовом периоде составляет

2880*36,68=105638,4 руб.;

в проектном периоде составляет

720*42,57=30650,4 руб..



Из таблицы видно, что проектный вариант решения задачи является выгоднее базового варианта, как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат. Трудоемкость выполняемых операций уменьшается на 75%, а стоимость выполняемых операций уменьшается на 70%.

Общая стоимость каждого этапа разработки складывается из стоимости одного часа работы разработчика, умноженной на количество часов.

Исходя из данных о стоимости работ при базовом и проектном варианте их разница в пользу проектного варианта составит 74988 руб. Если разбить эту разницу на количество рабочих дней в году (254), то получится значение, отражающее выгодность использования проектируемой системы за каждый день ее использования - 295,22руб.. Поделив общую сумму проекта на полученное значение получим число (120) рабочих дней, за которые проект окупит свою себестоимость. Маленький срок окупаемости можно объяснить низкой трудоемкостью.

Расчет косвенного показателя

Расчет косвенного показателя заключается в проведении ряда экспертиз и систематизации особым образом полученных на их основе данных. Под экспертизой обычно понимают проведение группой компетентных специалистов измерения некоторых характеристик обследуемого объекта. Особенность такой процедуры измерения, как экспертизы, в том, что в качестве измерительных приборов выступают люди. Причины привлечения людей для оценивания объектов просты: либо сами объекты или их характеристики субъективны, либо нет соответствующих приборов, либо объекты или их характеристики еще предстоит создать.

Одним из важных вопросов является вопрос о компетентности экспертов, которая прямым образом влияет на значимость его оценки и характеризуется весовым показателем компетентности qj (где j -- номер эксперта). Существует множество специальных методов определения этих величин, многие из них являются крайне сложными, требующими глубокого знания особых математических процедур методик. Среди априорных методов оценки компетентности экспертов распространенными являются методы самооценки как наиболее простые в математическом плане. В этой группе методов каждый из экспертов оценивает себя по какой-либо шкале: балльной или вербально-числовой. Одной из основных проблем при таком оценивании является проблема одинакового понимания экспертами градации шкал.

Разновидностью самооценки является дифференциальный метод, в котором, как правило, оценка дается по двум группам критериев: по критериям, характеризующим знакомство эксперта с основными источниками информации в данной области, и по критериям, характеризующим знакомство эксперта с объектами экспертизы. Комплексная самооценка эксперта рассчитывается по следующей формуле:

, (1)

где Kaj -- самооценка j-то эксперта его степени знакомства с информацией (в долях единицы),

Kej -- самооценка знакомства с объектом (в долях единицы),

С -- коэффициент сравнительной весомости.

Коэффициент сравнительной весомости (C) должен определяться с учетом специфики объекта экспертизы. Специальные исследования показали, что самооценки как способ определения компетентности экспертов вполне приемлемы во многих практических случаях.

В качестве экспертов выступали четыре сотрудника фирмы.

После получения данных производится их систематизация занесением в специальную таблицу. Результативные значения обследуемых характеристик объекта рассчитываются по формуле:

, (2)

где Si - средневзвешенная оценка,

qj - коэффициент компетентности j-го эксперта,

Pj,i - его оценка i-той характеристики.

Комплексные самооценки экспертов рассчитываются по формуле (1). Коэффициент C возьмем равным 0.5.

q1 = (0.7+0.5*0.6)/2 = 0.5

q2 = (0.8+0.5*0.8)/2 = 0.6

q3 = (1+0.5*0.8)/2 = 0.7

q4 = (0.3+0.5*0.6)/2 = 0.3



По рассчитанным показателям можно сделать следующие выводы:

- почти в два раза уменьшилось время, затрачиваемое на составление необходимых отчетов

- уменьшилось число случаев потери информации почти втрое, значит большее количество информации стало сохраняться и доходить до нужного человека, который может на нее вовремя и адекватно отреагировать.

- более чем в два раза повысилась достоверность и оперативность получения информации, что влияет на качество принимаемых

- управленческих решений, а значит, благоприятно отражается на деятельности всей компании.

Судя по этим результатам можно сделать вывод об успешности реализации и внедрения проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.

Современные компании стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, однако для успешной реализации систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы предприятий.

В результате проделанной работы было автоматизировано рабочее место менеджера по заказам на предприятии ООО «Маско-Гласс». Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.

В первой главе данной работы была рассмотрена структура предприятия ООО «Маско-Гласс», а так же этапы работы всего персонала в общем. Были рассмотрены обязанности, которые он должен был выполнять, выявлены все недостатки, которые необходимо было устранить в процессе автоматизации рабочего места.

На примере функционирования данной организации была написана программа «АРМ менеджера по заказам», описана структура данного программного продукта, так же произведен расчет экономических показателей эффективности.

Также была рассмотрена существующая система документооборота, выявлены основные недостатки, предложен автоматизированный вариант решения следующих задач:

1. Организация подсистемы работы с заявками;

2. Организация подсистемы документооборота.

Реализация данного дипломного проекта в виде программного продукта позволило обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1. Создана удобная, эффективная, автоматизированная среда для работы на предприятии;

2. Автоматизирован процесс вывода полной и оперативной информации об услугах предприятия;

3. Минимизирование возможности возникновения ошибки;

4. Сокращение документооборота в бумажной форме;

5.Формирование необходимых отчетов, позволило обеспечить поддержку принятия решений для директора;

6. снижение трудовых затрат;

7. повышение степени автоматизации сбора, обработки, хранения и выдачи информации;

8.получение оперативных данных для поддержки принятия управленческих решений.

Данный программный продукт позволил автоматизировать работу предприятия в сфере обслуживания клиентов на рынке стеклопакетов. Программа реализована под специфику данного предприятия, но реализация и настройка под другое предприятие возможна. Внедрение в дальнейшем необходимых компонентов, отчетов, модулей реализуется по необходимости.

В первой главе проекта рассмотрена структура и основные характеристики рассматриваемой организации, экономическая сущность задачи, приведены обоснования задачи по различным видам обеспечения.

Во второй главе проекта рассмотрена разработанная информационная модель задачи, принцип разработки и работы программного обеспечения задачи и его структурная схема.

В третьей главе проекта изложено обоснование экономической эффективности проекта и фактический расчет основных показателей эффективности.

Разработка и внедрение автоматизированной системы производилась бесплатно на волонтерской основе. Поэтому срок окупаемости проекта = 0. А все основные расчеты приведены в главе 3.

Программа имеет справочники, отчеты, но в текстовом формате. В будущем планируется автоматизировать отчеты так, чтобы они хранились в базе данных. Так же планируется усовершенствовать наработанную систему и заниматься ее поддержкой.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003.

2. Автоматизированные рабочие места

3. Информационные системы для руководителей/Под ред. Ф. И. Перегудова. - М.: Финансы и статистика, 1989.

4. Кантарь И. Л. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1990.

5. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1993.

6. Шураков В. В. “Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных”, 1990.

7. Архипова Н.И. «Исследование систем управления». Учебно-методическое пособие. М., Издательство «ПРИОРТ», 2002 г.

Вейцман В.М. Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие. - Яр.: МубиНТ, 2002, - 213 с.: ил.

8. Гофман В.Э. Хомоненко А.Д. Работа с базами данных в Delphi. - СПб.: БХВ-Петербург, 2000. - 656.: ил.

9. Программирование в Delphi 5: 2-е изд., переработанное и дополненное / А.Я. Архангельский. - М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2000.-1072с.: ил.

10. Балтер Э. Профессиональное программирование в Microsoft Office Access 2003 (+CD-ROM), М: Вильямс, 2006 - 581 с.

Приложение

вычислительная техника управление информационный

Структурная схема работы Intranet.

Корпоративная информационная система предприятия

Подсистема управления заказами

Размещено на Allbest.ru