Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

Тепер працівники будь-яких підрозділів в рамках певних прав мають можливість відстежувати вхідні і витікаючі документи, що дозволило істотно скоротити пошук документів і відновити історію цих документів.

Після реєстрації вхідний документ минає етапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль і виконань документа. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестися повністю в електронному вигляді з врахуванням сканування. Це значно скорочує витрати часу виконавців і запобігає випадковій втраті оригіналу.

На підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль з призначенням виконавців доручень і термінів.

При роботі з електронними документами всі переміщення документів здійснюються за допомогою завдань, але, коли виникає необхідність скористатися паперовим оригіналом, на спеціальній закладці реїстраційно-контрольної картки фіксується місцезнаходження паперового документа у будь-який момент часу.

По тих же принципах будується і робота з витікаючими і внутрішніми документами.

Програма "АС-Машбюро" призначена для автоматизації машинописних робіт і забезпечує виконання в автоматизованому режимі наступних завдань:

· Створення, реєстрація і облік документів;

· Пошук документів;

· Забезпечення доступу до документів в режимах перегляду і редагування.

Цілі використання системи "АС-Машбюро" для ведення діловодства Криворізькою районною адміністрацією:

· підвищення оперативності роботи працівників машбюро;

· впровадження перспективних інформаційних технологій;

· впорядкування процедур реєстрації і зберігання документів в електронному вигляді;

· побудова єдиної операційної середи для роботи з інформаційними ресурсами машбюро;

· автоматизація роботи довідково-пошукового апарату.

Тобто використання системи "АС-Машбюро" дозволяє скоротити до мінімуму використання людського труда, що, по-перше, дозволяє скоротити робочий штат (економія на заробітній платі), а по друге зменшити кількість помилок при друкуванні документів.

ВИСНОВКИ

В першому розділі курсової роботи були розглянуті теоретичні засади створення та використання баз даних і зроблені наступні висновки:

Основним об'єктом,  який, з одного боку, визначає діяльність органів державного управління,  а з іншого -- відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організація роботи з документами -- важлива частина процесів керування і прийняття управлінських рішень.  Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів  державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цим об'єктом на всіх етапах його життєдіяльності.

Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файлова організація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, як правило, на одну прикладну задачу, та забезпечується прикладним програмістом. Така організація дозволяє досягнути високої швидкості обробки інформації, але характеризується рядом недоліків.

Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними. Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації,фле ,якщо вам необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо.

Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість
співробітників, що вводять у комп'ютер закази,то без бази даних вам не
обійтись.Так само електронна таблиця може використовуватись на великих
підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати,але
для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні
збиратися у базі даних.

Коли виникає необхідність колективного використання інформації, справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.

В другому розділі курсової роботи був проаналізований процес документообігу Криворізької державної районної адміністрації та запропоновані заходи щодо автоматизації цього процесу та зроблені наступні висновки:

У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства.

У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є досить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Криворізькій міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ

2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-IV

3. Закон України «Про електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV

4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: КМУ. - 2000

5. Бердтис А. Структуры данних. - М.: Статистика, 1974

6. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.: Финансы и статистика, 1992

7. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998

8. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16

9. Регламент роботи Криворізької державноїрайонної Адміністрації. - К. - 1996.