Сравнительный анализ "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Основных правил работы архивов организаций"

- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами;

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации;

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям;

- выдачи дел в рабочие помещения организации;

- выдачи дел в читальный зал;

5. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

6. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

7. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 20).

8.При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).

9.Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

10. При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

1. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Требования к обеспечению физико-химической сохранности документов, проверке наличия и состояния дел, порядку проведения наличия и состояния дел, организации розыска дел, оформлению результатов розыска дел одинаковые.

В «Основных правилах организации работы ведомственных архивов» особое внимание уделено уникальным и особо ценным документам. В данном нормативном акте представлена информация о выявлении уникальных и особо ценных документов, учете особо ценных документов.

Также в « Основных правилах организации работы ведомственных архивов» раскрыта наиболее полно информация о создании страхового фонда, учете страхового фонда, подготовке дел на страховое копирование.

Научно-справочный аппарат к документам архива

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

Организация работы архивов

Основным документом регламентирующем работу архивов является положение об архиве. На штатные должности в архиве составляются должностные инструкции.

В « Основных правилах работы ведомственных архивов» отдельным подпунктом раскрыта информация о работе с кадрами. Подпункт «Работа с кадрами» содержит информацию о подборе кадров, их расстановке, о повышении квалификации работников. В «Основных правилах работы архивов организаций» отдельным подпунктом раскрыта информация о выполнении платных работ и услуг, приеме-передаче документов при смене руководителей, при приеме- передаче документов при реорганизации документов. «Основные правила работы ведомственных архивов» содержат разделы «Работа ведомственных архивов с документами личного происхождения», «Порядок приема - передачи документов при смене руководителя организации, заведующего ведомственным архивом, а также при реорганизации или ликвидации организации». Информация, содержащаяся в данных разделах, раскрыта наиболее полно, чем в «Основных правилах работы архивов организации».

Оба нормативных документа содержат приложения - формы документов. Различия заключается в том, что «Основные правила работы архивов организации» содержат следующие формы документов:

· журнал учета поступления и выбытия электронных документов;

· журнал учета миграции и перезаписей электронных документов;

· акт о технических ошибках в учетных документах;

· форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения;

· форма описи электронных документов постоянного хранения;

· форма учетной карточки единицы учета электронных документов;

· форма акта миграции и перезаписей электронных документов.

Источник: