Аудит расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз "Октябрьский"

Таблица 4 - Структура основных производственных фондов в МП совхоз «Октябрьский»

Виды основных средств	2010 г	2011 г	2012 г	Отклонения (+, -) 2012 г от 2010 г
	Сумма, тыс.руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс.руб.	Удельный вес, %	Сумма, тыс.руб.	Удельный вес, %	Суммы, тыс.руб.	Удельного веса, %
Здания и сооружения	-	-	-	-	-	-	-	-
Машины и оборудование	1285	46,9	1765	53,1	2043	43,2	+758	-3,7
Транспортные средства	359	13,1	334	10,0	1311	27,7	+952	+14,6
Инвентарь, инструмент	13	0,5	13	0,4	80	1,8	+67	+1,3
Итого, в том числе	2742	100,0	3324	100,0	4726	100,0	+1984	0
Производственные	2742	100,0	3324	100,0	4726	100,0	+1984	0
Непроизводственные	-	-	-	-	-	-	-	-

Стоимость по транспортным средствам снизилась в 2011 г. на 25 тыс.руб. по сравнению с 2010 и увеличилась на 977 тыс.руб. в 2012году, их удельный вес увеличился соответственно на 13,1 % уменьшился на 10% и увеличился на 27,7%. Стоимость машин и оборудования также увеличился на 758 тыс. руб. по сравнению с 2010 годом, при одновременном уменьшении удельного веса на 3,7 %, по сравнению с 2011 годом также произошло увеличение стоимости на 278 тыс.руб. и снижения удельного веса на 9,9 %. Инвентарь в 2010 и 2011 годах не менялся и составил 13тыс.руб. удельный вес соответственно 0,5% в 2006 г. и в 2011 г. 0,4%, а в 2012 году значительно возрос на 67 тыс. руб. , удельный составил 1,8%. Мы считаем, что причиной увеличения стоимости основных производственных фондов является приобретение новой техники, с\х машин. Финансовое состояние предприятия характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность на фиксированный момент времени. На финансовое состояние предприятия влияют соотношение собственного и заемного капитала, состав и структура заемных средств, оптимальность структуры активов предприятия и в первую очередь соотношение основных и оборотных средств, а также уравновешенность активов и пассивов предприятия. Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов его производственной, коммерческой и финансовой деятельности. Финансовые результаты деятельности МП совхоз «Октябрьский» складываются в большей степени от основной деятельности: производства продукции растениеводства, а так же прочих видов деятельности: операционных и прочих доходов и расходов, отвлеченных средств. Для комплексной оценки деятельности предприятия проанализируем показатели финансовых результатов производственной деятельности МП совхоз «Октябрьский» приведенные в таблице 5.

Таблица 5 - Финансовые результаты МП совхоз «Октябрьский»

Показатели	2010г	2011г	2012г	2012г в % к 2010г.
Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС и других платежей), тыс.руб.	10721	12700	21822	203,5
В том числе:
- от растениеводства	5409	5920	13738	253,9
- от прочей продукции	320	274	756	236,3
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг - всего, тыс.руб.	6091	7592	14682	241
В том числе:
- от растениеводства	2411	3592	9337	387,3
- от прочей продукции	415	317	769	185,3
Прибыль (убыток) от продаж продукции - всего, тыс.руб.	+4630	+5108	+7140	154,2
В том числе:
- от растениеводства	+2998	+2328	+4401	146,8
- от прочей продукции	-95	-43	-13	-
Операционные доходы, тыс.руб.	334	55	1500	449,1
Операционные расходы, тыс.руб .	347	58	1490	429,4
прочие доходы, тыс.руб.	136	583	-	-
В том числе дотации, тыс.руб.	136	583	1376	1011,8
прочие расходы, тыс.руб.	136	583	-	-
Прибыль (убыток) до налогообложения, тыс. руб.	+4617	+4985	+7089	+153,5
Отвлеченные средства, тыс.руб.
Чрезвычайные доходы, тыс.руб.	-	-	-	-
Чрезвычайные расходы, тыс.руб.	-	-	285	-
Единый с/х налог	-	54	86	-
Чистая прибыль(нераспределенная прибыль(убыток), тыс.руб.	+4604	+4921	+6697	+145,5

На основании таблицы 9, мы можем сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» прибыль от продажи продукции была получена в 2010 г и 2011 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2012 году 21822 тыс.руб. От продажи продукции растениеводства в 2010 г. , 2011,2012г получали прибыль 8329 тыс.руб., за счет увеличения себестоимости производимой продукции растениеводства в 2011 году на 232,1 % и увеличения выручки от реализации на 62,9 % из-за высоких цен. От продажи прочей продукции хозяйство получает убыток. Суммы внереализационных расходов и доходов в хозяйстве одинаковы, поэтому расходы перекрываются доходами. Чрезвычайные расходы возникли только в 2012 г. и составили 285 тыс.руб. Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что прибыль получена за счет , увеличения объемов реализации из- за увеличения закупочных цен на продукцию , увеличения качества производимой продукции , но растет себестоимость вследствие чего предприятие может в дальнейшем получить убытки. Для анализа финансового состояния сельскохозяйственных предприятий, большое значение имеют показатели их платежеспособности. Платежеспособность - возможность за счет собственных средств погашать первоочередные финансовые обязательства. Различают текущую и ожидаемую платежеспособность. Текущая платежеспособность - состояние собственных средств, которая бы обеспечила погашение срочных обязательств на определенную дату. Ожидаемая платежеспособность - состояние платежей и готовность оплатить свои долги в ближайшее время. Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств. Для проведения анализа платежеспособности МП совхоз «Октябрьский» рассчитаем коэффициенты платежеспособности, данные отразим в таблице 6.

Таблица 6- Показатели платежеспособности МП совхоз «Октябрьский»

Показатели	Норм.значение	2010 г	2011 г	2012 г
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,2-0,5	0,01	0,07	0,03
Коэффициент критической ликвидности	0,7-0,8	0,06	0,3	0,3
Коэффициент текущей ликвидности	> 2	1,04	3,26	3,82

Анализируя данные таблицы 10, можно сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» коэффициент абсолютной ликвидности, показывает, что в 2010г только - 0,01 часть краткосрочной задолженности может быть, покрыта наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2011г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2012 г снизился и составил 0,03, то есть у МП совхоз «Октябрьский» есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении. Коэффициент срочной ликвидности свидетельствует о том, что в 2010г только 0,06 часть краткосрочной задолженности можно погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности. При этом в 2011 году коэффициент остался прежним по сравнению с 2012 годом и составил 0,3. Коэффициент текущей ликвидности показывает, что в 2011 и 2012 годах МП совхоз «Октябрьский» мог погасить 3,26 часть и 3,82 часть краткосрочных обязательств за счет своих имеющихся оборотных средств, то есть коэффициенты были в пределах нормативного значения. Но в 2010 году коэффициент текущей ликвидности при норме > 2 значительно ниже, т.е. только 1,04 часть краткосрочных обязательств может погасить за счет имеющихся оборотных средств. Таким образом, можно сказать что, в целом структура баланса МП совхоз «Октябрьский» по состоянию на конец 2012 года удовлетворительна, само предприятие платежеспособно и в будущем может рассчитаться с долгами . На платежеспособность повлияло снижение остатков готовой продукции , улучшения качества производимой продукции, высокой покупательской способностью, низкими закупочными ценами, высокой себестоимостью. Это в свою очередь приводит к длительному замораживанию денежной наличности, потребности в кредитах и уплате по ним %, росту кредиторской задолженности поставщикам, работникам кооператива по оплате труда. В настоящее время - это одна из основных причин спада производства, снижения ее эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» являются:

- приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

В МП совхоз «Октябрьский» издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы - 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах

- приказы о направлении сотрудников в командировки ():

На основании служебного задания кадровая служба МП совхоз «Октябрьский» составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку ().. Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В МП совхоз «Октябрьский» форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации. В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет МП совхоз «Октябрьский», направившего сотрудника в командировку). Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Сотрудники МП совхоз «Октябрьский», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве МП совхоз «Октябрьский» 5 лет.

- командировочные удостоверения ():

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия МП совхоз «Октябрьский» выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в МП совхоз «Октябрьский» они составляют 700 рублей в сутки. Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Например, на Зимина Виктора Михайловича - экспедитора, командированному в г. Краснодар на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06. Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные кассовые ордера (КО-1) ():

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18] Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер МП совхоз «Октябрьский». Отрывную квитанцию заверяют печатью МП совхоз «Октябрьский», регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет. Так в МП совхоз «Октябрьский» на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись: Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000-00 руб.

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные кассовые ордера (КО-2) ():

Для расходного кассового ордера в МП совхоз «Октябрьский» предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18] Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы МП совхоз «Октябрьский». Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель МП совхоз «Октябрьский». Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные. Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (). На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись: Дт сч.71 Кт сч.50 - 20000-00 руб.

- выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 - 12958-73

- выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

- авансовые отчеты ():

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре. К отчету работник МП совхоз «Октябрьский» прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер МП совхоз «Октябрьский» проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет. Пример: В бухгалтерии МП совхоз «Октябрьский» составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 - 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 7-89 руб.

- Приказ по учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики МП совхоз «Октябрьский» в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет - 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации авансовых отчетов (0).

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии. Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в МП совхоз «Октябрьский» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

2.3 Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский»

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71

.

Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"	К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Так, в МП совхоз «Октябрьский» 22.09.12 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары".



Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Д-т: сч.10 "Материалы", сч.41 "Товары"	К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

В нижеследующей таблице 7 приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г.
в МП совхоз «Октябрьский»
Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма	Кол-во
15.06.12	Аванс.отч. 000030	Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы	10.9	71.1	204,00	20,000
30.06.12	Аванс.отч. 000033	Авансовый отчет: Устимов Алексей Александрович Солидол	10.6	71.1	396,48	24,000

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Д-т: сч.20 "Основное производство", сч.23 "Вспомогательные производства", сч.25 "Общепроизводственные расходы", сч.26 "Общехозяйственные расходы", сч.44 "Расходы на продажу"	К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами

За ноябрь 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский» были отражены следующие бухгалтерские записи.



Таблица 8 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский»
Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
18.11.12	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка	26	71.1	752,90
18.11.12	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	200,00
25.11.12	Аванс.отч. 000074	Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	197,00
30.11.12	Аванс.отч. 000077	Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин	26	71.1	2 200,90
Итого	3350,80

По дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам. Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету. Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а МП совхоз «Октябрьский» их). Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (1) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Например:

За 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский» Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.

- главная книга;

В главной книге показан синтетический учет, т.е. в разрезе корреспонденции счетов.

Например:

По дебету сч.71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 50- 1406384-00 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 10- 82528-13 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 60- 976904-29 руб.

По данным из приложения 10 представлена сводная таблица бухгалтерских записей по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" МП совхоз «Октябрьский» за 2008 год.

Таблица 9 Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" МП совхоз «Октябрьский» за 2012 год

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.коп.	Корреспонденция счетов	Документ
		Дебет	Кредит
Сальдо на 01.01.2012			1130387-66
Выплата под отчет из кассы организации наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственно-операционные расходы	1406383-57	71	50	Расходные кассовые ордера
Оплата счетов поставщиков через подотчетных лиц	976904-29	60	71	Авансовые отчеты
Списание по авансовым отчетам сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря и хоз. принадлежностей	82528-13	10	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на общепроизводственные и общехозяйственные нужды	42136-08	25,26	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на приобретение внеоборотных активов	6870-00	08	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на уплату задолженности работников по исполнительным листам	43534-60	76	71	Авансовые отчеты
Сальдо на 31.12.2012			875977-19

Как видно из данной таблицы учет расчетов с подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12. По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод. В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур. При проверке расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений. Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

· "Подотчет. 1.1." - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

· "Подотчет. 1.2." - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

· "Подотчет. 1.3." - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· "Подотчет. 1.4." - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

· "Подотчет. 1.5." - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

· "Подотчет. 2.1." - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

· "Подотчет. 2.2." - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

· "Подотчет. 2.3." - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

· "Подотчет. 2.4." - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

· "Подотчет.2.5." - проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

· "Подотчет.2.1." - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

· "Подотчет.2.2." - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

· проезду к месту служебной командировки и обратно,

· затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

· расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

· "Подотчет.3.1." - проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

· "Подотчет.3.2." - проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

· "Подотчет.4.1." - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

· "Подотчет.4.2." - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

· "Подотчет.5.1." - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

3.2 Аудит состояния первичной документации МП совхоз «Октябрьский»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- Приказ об учетной политике;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении работников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявления на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств (форма № 4);

- главной книге;

- журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский» ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге. Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге. Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации. Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм	Выдано из кассы
	дата	сумма, руб.	дата	№ РКО	сумма, руб.
Зимин В.М.	01.10.12	51 452	10.10.12	25	27652
Бородин В.П.	01.12.12	1 044	09.12.12	37	7044
Устимов А.А.	01.09.12	27 981	12.09.12	19	32891
Бочкарев В.В.	01.09.12	8 080	02.09.12	16	7610
Ванин Ю.А.	01.11.12	1 418	20.11.12	32	1891

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб. Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71 Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2012 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 - 719-92 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 - 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 - 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.12 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 462 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 - 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 -462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В МП совхоз «Октябрьский» приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.12 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб. В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 - 4280-79 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 - 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 - 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, МП совхоз «Октябрьский» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2. Кроме того, МП совхоз «Октябрьский» следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией. В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

- к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.12 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;

- согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.12 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

- к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.12 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. - плательщик Бочкарев В.В.;

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.12 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. МП совхоз «Октябрьский» данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.12 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 1 275 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 225 руб.

- по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.12 в МП "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 2 550 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов. Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары). Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки. Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета. По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2). Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: "наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.11 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

- авансовый отчет №17 от 25.03.12 Бочкарева В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

- авансовый отчет №27 от 19.05.12 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

- в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.12 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в МП совхоз «Октябрьский» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

3.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» указаны в приложении 14. Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в МП совхоз «Октябрьский».

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. В МП совхоз «Октябрьский» в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения. Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки. В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника. Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах. Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета. Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дт сч.94	Кт сч.71	-- списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
Дт сч.70	Кт сч.94	-- удержание подотчетных сумм из заработной платы;
Дт сч.73	Кт сч.94	-- если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом. Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка. В МП совхоз «Октябрьский» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности. Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129_ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

- наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные. При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг). Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле. Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек. В МП совхоз «Октябрьский» данное нарушение отсутствует. Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами . Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое лицо -- плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа. В МП совхоз «Октябрьский» порядок расчетов наличными деньгами не нарушается. Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место. На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм. Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

- в первом случае -- об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- во втором -- о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи. В МП совхоз «Октябрьский» данное нарушение отсутствует.

3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

На примере МП совхоз «Октябрьский» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Расчеты с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства . Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги. В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные нарушения. Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.". Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В МП совхоз «Октябрьский» выявлены нарушения по оформлению первичных документов. Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие. Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных. Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных. Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа. Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять. Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.