Документы

Документы предназначены для отражения хозяйственных событий предприятия, которые имеют отношение к автоматизируемой предметной области. Например, в конфигурации, предназначенной для учета торговых операций, могут быть такие документы, как счет, приходная накладная, расходная накладная и проч. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие, как Платежное поручение, Счет, Приходная накладная, Расходная накладная, Накладная на внутреннее перемещение, Приходный кассовый ордер и другие. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов и табличных частей. Несколько табличных частей требуются в тех случаях, когда одним документом необходимо зарегистрировать разные по сути, но связанные события, например: отразить поступление товара на склад и зарегистрировать понесенные дополнительные затраты - оплату транспорта, грузчиков и др.

Для документа создаются формы ввода - экранные аналоги реальных документов. Если в других формах используются данные документов, то для включения этой информации разрабатываются формы для выбора. Для Просмотра списка документов одного вида создаются формы списков. Число форм неограниченно. Каждый документ также может иметь неограниченное число печатных форм.

Все документы характеризуются номером, датой и временем. При настройке для документа также задаются длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых системой. Все документы образуют единую хронологическую последовательность. Фактически она отражает реальную последовательность событий. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (в реквизиты и табличные части документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено, какие дополнительные затраты произведены при приобретении товаров.

Для документа весьма важным действием является его проведение. Если документ не является «проводимым», это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данной конфигурации. Если документ проводится, то он изменяет состояние тех или иных учитываемых данных. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых различными регистрами.

Например, в торговом предприятии выписка клиенту счета на оплату не изменяет состояния товарных или денежных средств предприятия, так как счет в данном случае - это только выражение намерения клиента приобрести товар. В этом случае в конфигурации для учета торговых операций документ Счет может быть непроводимым.

Однако если выписка счета сопровождается резервированием товара для данного клиента, то в этом случае документ Счет следует делать проводимым, так как операция выписки счета еще и «замораживает», временно выключает из оборота определенное количество товаров. В этом случае конфигурация для учета торговых операций должна уметь отслеживать зарезервированный товар.

Журналы документов

Журналы документов предназначены для просмотра документов разных видов. Каждый вид документа может быть показан в нескольких журналах. Журнал документов не добавляет новых данных в систему, а является средством для отображения в едином списке документов нескольких видов.

Например, может быть создан журнал Складские документы, в котором будут отображаться все приходные и расходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Для журнала могут быть определены графы журнала, предназначенные для отображения реквизитов документов разного вида, отнесенных к данному журналу. Например, журнал торговых документов может содержать графу Контрагент, в которой будет отражаться реквизит Комитент документа Прием на комиссию, реквизит Организация документа Приходная накладная и т. д.

Каждый журнал может иметь неограниченное число форм визуального представления и печатных форм.

Отчеты и обработки

Для описания отчетов и процедур обработки информации на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное число отчетов и обработок. Отчеты и обработки могут иметь несколько форм, предназначенных, например, для ввода параметров формирования отчета или параметров обработки данных. Например, для выдачи складской справки - выбор конкретного склада.

Алгоритм получения отчета может описываться с использованием встроенного языка или формироваться системой автоматически, в случае использования системы компоновки данных. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов (макеты).

Система также поддерживает возможность разработки внешних обработок, хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

Планы видов характеристик

В системе 1С:Предприятие 8.1 объекты Планы видов характеристик предназначены для описания множеств однотипных объектов аналитического учета.

Планы видов расчета

Объекты данного вида предназначены для создания видов расчетов, используемых в механизмах периодических расчетов.

Планы счетов

План счетов является одним из основных понятий бухгалтерского учета. Планом счетов называется совокупность синтетических счетов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Информация, накапливаемая на таких синтетических счетах, позволяет получить полную картину состояния средств предприятия в денежном выражении.

Бизнес-процессы и задачи

Позволяют создавать формализованные описания типичных последовательностей работ, выполняемых в организации, и на их основе формировать списки задач, которые необходимо выполнить тому или иному сотруднику организации в данный момент. Например, процесс продажи товара может быть представлен как последовательность выписки счета, его утверждения, получения наличной оплаты и отгрузки товара со склада. За выполнение каждого из этапов могут отвечать различные сотрудники. Таким образом, в любой момент времени можно определить, в каком состоянии находится процесс продажи товара и кто из сотрудников в данный момент должен выполнить какие-либо действия.

Регистры

Регистры предназначены для хранения и обработки различной информации, отражающей хозяйственную или организационную деятельность предприятия и не имеющей объектной природы.

В регистрах обычно хранится информация об изменении состояний объектов или другая информация, не отражающая непосредственно объекты предметной области. Например, в регистрах может храниться информация о курсах валют или информация о приходе и расходе товаров.

В системе 1С:Предприятие 8.1 существует 4 вида регистров: регистры сведений, регистры накопления, регистры расчетов и регистры бухгалтерии.

Заключение

Настоящее время диктует новый подход к автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий: автоматизированные системы должны решать одновременно много задач. Причем задачи эти во многом противоречивы, например:

- данные учета должны быть глубоко детализированными и оперативными, чтобы отвечать интересам управленческой команды, но при этом стоимость внедрения автоматизированной системы не должна существенно увеличивать затраты на ведение учета;

- программа должна максимально отражать действующую систему законодательных и нормативных актов, но при этом быть способной к быстрой адаптации под специфический набор хозяйственных операций предприятия;

- автоматизированная система должна решать весь комплекс задач хозяйственной деятельности предприятия и при этом быть максимально адаптированной к пользователям, которые в ней работают.

Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления[1,128с.].

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.

В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса[2,67с.].

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях рыночной экономики Республики Казахстан является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные и слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности.

При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы [3,92с.].

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Ведущую роль в ней играет бухгалтерская информационная система, в которой формируется достоверная и полная информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях объекта управления. Информационная база бухгалтерского учета в свою очередь является основой для информационно-аналитических систем и систем внутреннего и внешнего аудита. На основании проведенного анализа можно сделать вывод, о том, что основными тенденциями развития автоматизированных систем учета и анализа являются:

- разработка программных продуктов, построенных на основе принципа модульности;

- расширение функциональных возможностей систем учета и анализа;

- доминирование автоматизированной формы ведения учета на основе программы «1С: Бухгалтерия 8.2».

На основании результатов проведенного исследования АСБУ предложена классификация программных продуктов, которая расширяет существующие, детализирует группировочные признаки функциональной широты АСБУ и технологии их внедрения.

Активное внедрение передовых форм и методов управления требуют от учета не просто отражения тех или иных хозяйственных процессов, а также их фиксации, которая максимально удовлетворяет нужды управления.

Необходимо повысить аналитичность, достоверность, оперативность учета и постановку управленческого учета. Особую актуальность приобретает оперативность проведения аналитических исследований, их прогнозный характер, возможность учета широкого круга существенных факторов, многовариантность подходов[5,36с.].

Проведенный анализ бухгалтерских систем, позволил дать рекомендации по повышению аналитичности учета. Можно свести к минимуму количество дополнительных счетов и субсчетов. Необходимую степень детализации учетной информации можно получить за счет использования возможностей учетных программ, которые позволяют в пределах одного синтетического счета получить несколько различных систем аналитических счетов. Такой подход способствует прозрачности учетной информации и является более удобным для менеджеров-управленцев, которые привыкли работать с экономическими категориями, а не счетами.

На основании проведенного исследования предлагаем не создавать отдельных счетов для учета материальных затрат, заработной платы, отчислений от заработной платы и накладных расходов, а настроить все счета производственного учета на ведение многомерного аналитического учета. Практическая реализация этих предложений позволит разделить ведение аналитического учета в программе между отдельными подсистемами финансового и управленческого учета, которая позволит повысить степень удовлетворения информационных потребностей аппарата управления и за счет этого улучшит качество принимаемых управленческих решений.

Проведенное исследование моделей ведения бухгалтерского учета в информационных системах позволяет сформулировать следующие выводы - для правильного формирования себестоимости продукции важно соблюдать последовательность работы с бухгалтерскими документами.

Список используемой литературы

1. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. В.И.Подольского М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009. -128с.

2. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета: Практическое пособие. - М.: Радио и связь.- 2004.-67c.

3. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета, М.-Финстатинформ,2005.-92с.

4. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2007.-114с.

5. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии // Бухгалтерский учет. - 2010. - №5. - С.36-37

6. http://www.allinsurance.ru - Страхование в России.

7. www.cfin.ru - Корпоративный менеджмент

8. http://www.strahovka.info - Центр страховой информации

9. http://bss.bssys.com - Дистанционное банковское обслуживание

10. http://www.nalog.ru - Министерство Российской Федерации по налогам и сборам

Размещено на Allbest.ru