Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

МУЗ «Калужская городская больница № 4» в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, постановлениями Городской Думы г. Калуги, постановлениями и распоряжениями Городского Головы, приказами Управления здравоохранения города Калуги и принятым в больнице Уставом.

Для выполнения уставных задач МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Медицинская помощь и медицинские услуги, на которые получена лицензия:

- доврачебная медицинская помощь в здравпунктах;

- амбулаторно-поликлиническая помощь;

- стационарная помощь;

- диагностическое исследование и др.;

2. Дополнительные платные медицинские услуги населению.

3. Дополнительные медицинские услуги предприятиям и учреждениям города на основе заключения договоров.

Предметом деятельности больницы является квалифицированная специализированная медицинская помощь населению города.

Задачами больницы являются:

- повышение качества медицинской помощи на основе внедрения эффективных методов диагностики и лечения;

- пропаганда здорового образа жизни;

- взаимодействие с другими лечебно-профилактическими учреждениями и т.д.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, расчетный счет и иные счета в учреждениях банков, печать со своим полным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты, необходимые для его деятельности.

Больница от своего имени заключает договоры, приобретает имущественные и неимущественные права, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Организационная структура МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.1.

Структура бухгалтерского аппарата МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.2. Общая численность сотрудников, работающих в бухгалтерии, составляет 7 человек

Рис.2. Структура бухгалтерского аппарата

Каждый работник бухгалтерский службы осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями. Должностная инструкция составлена на каждого работника в целях разграничения полномочий, определения прав и обязанностей, что позволяет избежать дублирования участков работ.

В соответствии с должностной инструкцией, составленной на главного бухгалтера больницы, он обязан осуществлять контроль над полным учетом поступающих денежных средств, товарно - материальных ценностей и основных средств, а также за своевременным отражением в учете операций, связанных с их движением; вести точный учет результатов финансово - хозяйственной деятельности; осуществлять контроль над правильным начислением и своевременным перечислением платежей; нести ответственность за организацию бухгалтерского учета и составление достоверной налоговой и бухгалтерской отчетности и т.д.

Заместитель главного бухгалтера выполняет часть должностных обязанностей главного бухгалтера, а также выполняет все функции главного бухгалтера в момент его отсутствия.

Бухгалтер материального сектора и бухгалтер по учету основных средств в соответствии с должностной инструкцией (Приложение 1) обязаны вести полный учет поступающих материальных ценностей и основных средств, своевременно отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с их движением; осуществлять контроль за правильностью ведения учета материальных ценностей и основных средств материально - ответственными лицами; своевременно и качественно проводить сверки, инвентаризации и оформлять их результаты; составлять бухгалтерскую отчетность и т.д.

В обязанности бухгалтера - расчетчика входит: правильное начисление заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и других выплат сотрудникам; начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты различных уровней; своевременное и качественное составление бухгалтерской отчетности и т.д.

В соответствии с должностной инструкцией бухгалтер - кассир обязан: осуществлять операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и денежных документов с обязательным соблюдением правил обеспечения их сохранности; вести на основе кассовых ордеров кассовую книгу; сверять фактическое наличие денежных средств с книжным остатком; принимать от населения денежные средства на оказание платных медицинских услуг; получать денежные средства для выплаты работникам заработной платы, премий, командировочных расходов и т.д.

Ответственность за формирование учетной политики несет главный бухгалтер, а на руководителя организации возложена обязанность по утверждению сформированной учетной политики. В учетной политике МУЗ

«Калужской городской больницы № 4» на 2006 г. сказано (Приложение 2):

1. Бухгалтерский учет осуществлять в соответствии с нормативными документами: ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129 - ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 70н.

1.1. При ведении бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов по бюджетной, предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, принять рабочий план счетов.

1.2. По учету движения бюджетных средств, целевых и средств от предпринимательской деятельности принять журнально - ордернкую форму учета.

2. Бухгалтерский учет в МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером больницы.

2.2. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово - хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации несет главный врач.

2.7. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производить инвентаризацию в следующие сроки:

- продуктов питания и медикаментов - 1 раз в три месяца;

- хозяйственных материалов и мягкого инвентаря - 1 раз в год до 1 декабря.

2.8. Факты хозяйственной деятельности МУЗ «Калужская городская больница № 4» относить к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств…

3.4. Фактическую стоимость израсходованных материалов относить на расходы согласно смете по средним ценам, а фактическую стоимость израсходованных материалов на выполнение договорных работ - по фактическим затратам.

2.2 Организация учета материалов на складе в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Бухгалтерский учет материальных запасов в МУЗ «Калужской городской больнице № 4» ведется на счете 010500000 «Материальные запасы» с использованием бухгалтерской программы «ПАРУС».

При учете материальных запасов в больнице задействованы следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

счет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

счет 010502000 «Продукты питания»;

счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

счет 010505000 «Мягкий инвентарь»;

счет 010506000 «Прочие материальные запасы»;

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» в больнице учитываются медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства.

Учет медикаментов на складе осуществляется главной медицинской сестрой, являющейся материально ответственным лицом. С главной медсестрой заключен типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме 523. На складе медикаменты размещаются на стеллажах и полках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. На каждый номенклатурный номер медикаментов главная медсестра заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование медикаментов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Склад медикаментов оборудован мерной тарой (для выдачи этилового спирта).

Учет медикаментов на складе осуществляется в Книге складского учета материалов ф. М-17. Предметно - количественный учет в больнице ведется в Книге предметно - количественного учета ф.8 - МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, подлежащих предметно - количественному учету, открывается отдельная страница.

Предметно - количественному учету в больнице подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты, стоимость которых превышает 400 рублей.

Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений производится на основании накладных (требований), выписываемых в двух экземплярах (Приложение 3). Накладные подписываются руководителем учреждения. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету, выписываются на отдельных накладных (требованиях) (Приложение 4) со штампом, печатью учреждения, утверждаемых руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Поступление медикаментов на склад осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика.

Счет 010502000 «Продукты питания» предназначен для учета продуктов питания в больнице.

Материально ответственное лицо (кладовщик) ведет учет продуктов питания в Книге (карточке) учета материальных ценностей. В Книге (карточке) указаны фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, а также номер стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; наименование и код продуктов питания; дата записи; дата и номер документа; приход; расход; остаток; результаты проверок (дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего).

Количество страниц в Книге заверено главным бухгалтером. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок делаются соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

Для учета боя посуды на пищеблоке используют Книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера. Записи в Книге производятся бухгалтером материального сектора. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Оприходование продуктов питания на склад осуществляется на основании счетов - фактур (Приложение 9), товарно - транспортных накладных и накладных. На основании этих первичных документов кладовщик делает запись о поступлении продуктов питания по каждому наименованию и сорту в Книге учета материальных ценностей

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря в больнице: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.); постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники и т.п.) и прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь, поступающий на склад больницы, принимается материально ответственным лицом (заведующим складом) на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов.

Все предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы хранятся у руководителя учреждения или его заместителя.

При отпуске материальных ценностей со склада заведующий складом должен проверить наличие всех реквизитов и подписей, предусмотренных формой расходного документа.

Расходный документ - это накладная (требование) на внутреннее перемещение материалов, которая применяется для учета движения материальных ценностей внутри больницы. Выписывается накладная-требование в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным врачом больницы.

По окончании месяца заведующая складом сдает в бухгалтерию Отчет о расходовании, где указывается наименование мягкого инвентаря выданного в течение месяца отделениям. Затем бухгалтер на основании Отчета о расходовании выписывает накладные (Приложение 16) в двух экземплярах, которые подтверждают факт того, что

кладовщик выдал материальные ценности со склада, а сестры - хозяйки отделений их приняли, о чем свидетельствуют подписи материально ответственных лиц.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются в больнице хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); посуда; запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах.

Все прочие материальные запасы, поступающие на склад больницы, берет на ответственное хранение материально ответственное лицо (кладовщик), назначенное на эту должность главным врачом больницы. После того как организацией - поставщиком был отгружен товар на склад больницы и кладовщик проверил его на соответствие количеству и качеству, указанным в товаросопроводительных документах, он делает запись о поступлении материальных запасов в Книге учета материальных ценностей. Что же касается запасных частей для автомобилей, то они при поставке проверяются механиком больницы.

После этого все первичные документы, связанные с поступлением товара, кладовщик и механик передают в бухгалтерию больницы, где они проверяются и оприходываются.

Основанием для выдачи материальных запасов со склада является: для хозяйственных материалов, посуды и канцелярских принадлежностей - накладная (требование) (Приложение 18); для запасных частей - Акт на списание (Приложение 19).

2.3 Организация учета материалов в бухгалтерии в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Учет медикаментов в бухгалтерии. После того как главная медсестра проверила соответствие товара количеству и качеству, и сделала записи в Книге складского учета материалов о поступлении медикаментов, все первичные документы на поставку данного товара направляются в бухгалтерию, где они проверяются и таксируются. Далее счета на медикаменты (Приложение 5), полученные от поставщиков, подлежат оплате и оприходованию.

Накладные (требования) на выдачу медикаментов поступают в бухгалтерию по окончании месяца. Бухгалтер производит в них таксировку (умножение количества на цену) на основании количества и цены медикаментов, указанных фармацевтом. Таксировка в накладных (требованиях) необходима для того, чтобы определить на какую сумму были отпущены медикаменты за прошедший месяц (Приложение 6).

По окончании месяца главная медсестра составляет Отчет о движении медикаментов (Приложение 7). Составление отчета ф. 11 - МЗ начинается с указания остатков лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, которые переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается количество лекарственных средств, поступивших в больницу согласно счетам поставщиков. В расход записывается количество лекарственных средств, отпущенных отделениями по накладным (требованиям). Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Бухгалтер на основании этого отчета производит списание медикаментов по средней себестоимости, после чего составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 8).

Пример 1

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 15 ноября 2006г. по расходной накладной № РНк - 004695 (Приложение 5) получила от ГП ПТО «Медтехника» медикаменты на сумму 6146,21 руб. Медикаменты были оплачены и оприходованы на склад. По окончании месяца медикаменты были списаны по средней себестоимости.

Отразим данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

1) Оприходование медикаментов на склад в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 210501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата медикаментов по счету, полученному от ГП ПТО «Медтехника» в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание медикаментов в конце месяца по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств».

Оценка материальных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе запасов путем деления общей фактической стоимости группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение месяца на дату списания.

Пример списания медикаментов по средней себестоимости.

На 01.11.2006 г. остаток по позиции «Игла спинальная одноразовая G 20» в учреждении составил 80 штук на сумму 2560 руб.

В течение ноября были осуществлены закупки игл спинальных:

15.11.2006г. - 100 штук по 37 руб. на сумму 3700 руб.;

25.11.2006г. - 120 штук по 38 руб. на сумму 4560 руб.;

Всего за месяц было закуплено 220 штук игл спинальных на общую сумму 8260 руб.

В течение месяца было израсходовано 185 штук игл спинальных в том числе:

16.11.2006г. - 60 штук;

27.11.2006г. - 125 штук.

Стоимость израсходованных медикаментов составила:

16.11.2006г.

27.11.2006г.

Общая стоимость 185 штук игл спинальных составила:

4508,75 + 2086,80 = 6595,55 руб.

Учет продуктов питания в бухгалтерии. После того как кладовщик сделал записи в Книге учета материальных ценностей о поступлении на склад продуктов питания все первичные документы (накладные, счета - фактуры) (Приложение 9) по движению продуктов питания со склада поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль над законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению продуктов питания. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Для поставки продуктов питания с поставщиками в обязательном порядке заключаются договора на поставку продукции (Приложение 10). Основные поставщики продуктов питания в учреждении представлены на рис. 3.

Рис.3. Основные поставщики продуктов питания в учреждении

Учет расходования продуктов питания на пищеблоке ведется на основании сведений о наличии больных, состоящих на питании, с разбивкой по диет - столам. Списание продуктов питания осуществляется на основании меню - требования на выдачу продуктов питания ф.299 (Приложение 11). На рис.4, 5 представлено как данная операция отражается в ППП «Парус».

Рис.4. Создание хозяйственной операции на списание продуктов питания

Рис.5. Списание продуктов питания на основании меню - требования

Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

В заголовной части меню-требования указывают коды категорий довольствующихся (группы), количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня и численность персонала.

В содержательной части меню-требования отражают количество продуктов питания, подлежащих закладке по каждому виду блюд на завтрак, обед, ужин. По каждому указанному показателю записывают количество порций, выход-вес порций и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, крупы, молоко, масло сливочное и т. п.). Заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. На основании меню-требования бухгалтер осуществляет спасание продуктов питания. Списание продуктов осуществляется по методу средней себестоимости.

Иногда на склад возвращают продукты питания из - за убывших больных или производится дополнительная выдача продуктов на вновь прибывших больных. В данных случаях кладовщик прикладывает к меню - требованию требование - накладную на выдачу продуктов питания (Приложение 12). Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо, сдающее материальные ценности.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Также при ведении бухгалтерского учета продуктов питания составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 13). Программа «Парус Бухгалтерия» дает возможность формирования таких оборотных ведомостей. Оборотные ведомости используются в системе как средство оперативного контроля финансового состояния организации, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете (рис. 6).

Рис.6. Порядок формирования оборотных ведомостей в ППП «Парус Бухгалтерия»

Каждая строка оборотной ведомости характеризуется остатками товарно - материальных ценностей на начало периода формирования, оборотами по дебету и кредиту в течение периода формирования, а также остатками на конец периода (рис.7).



Рис.7. Оборотная ведомость по материальным ценностям

При формировании ведомости Система проверяет согласованность данных журнала учета хозяйственных операций и регистра остатков ТМЦ. В случае обнаружения расхождений Система формирует соответствующие сообщения.

Наряду с оборотной ведомостью по итогам каждого месяца составляется Журнал - ордер по приходу продуктов питания, в котором отражается сумма поступивших от поставщиков продуктов питания и наименования самих поставщиков. Также составляется Журнал - ордер по расходу продуктов питания, здесь отражается Ф.И.О. материально - ответственного лица и сумма израсходованных продуктов питания за месяц.

Пример 2

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 23 августа 2006г. на основании договора на поставку продукции № 4 от 25 января 2006г. (Приложение 10) закупила продукты питания у ИП Мареевой Е.Е. на сумму

7757,25 руб. (Приложение 9). После поступления на склад продуктов питания от данного поставщика и ряда других поставщиков (таких как, ЗАО «Хлебокомбинат», ООО «ТФС», ИП Александрова и др.) была произведена выдача продуктов питания со склада на кухню на основании меню - требования.

Операции по принятию к учету продуктов питания оформляются следующими бухгалтерскими записями:

1) Приобретение больницей продуктов питания на сумму 7757,25 руб. у ИП Мареевой Е.Е.:

Дебет 210502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата поставщику за продукты питания в сумме 7757,25 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание продуктов питания на основании меню - требования по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания».

На счете 010503000 «Горюче - смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах, а также непосредственно у материально ответственных лиц.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» имеет в своем парке 12 автомобилей. Заправка данных автомобилей производится с помощью смарт - карт, которые были выданы водителям под отчет. Дважды в месяц больница пополняет количество бензина на смарт - картах, осуществляя оплату ОАО «Калуганефтепродукт» на основании счетов (Приложение 14).

При списании горюче - смазочных материалов больница руководствуется утвержденными нормами расхода на базе документа Минтранса России от 29.04.2003 № Р3112194 - 0366 - 03, разработанного НИИ автомобильного транспорта, который действует по 1 января 2008г. Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными к исполнению. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля.

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается путевой лист в одном экземпляре механиком больницы на один день и по окончании дня он сдается в бухгалтерию для проверки. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (например, командировка в другой город). В путевом листе (Приложение 15) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Пример 3

Исходя из данных путевого листа (Приложение 15) установлено, что автомобиль УАЗ - 3162 (год выпуска 1992г.) государственный номерной знак - О 498 ОО, принадлежащий МУЗ «Калужской городской больнице № 4», в январе 2006г. совершил пробег в 3060 км по г.Калуге (сумма пробега автомобиля по всем путевым листам). Остаток бензина А - 80 в баке на начало отчетного периода составляет 5 л, и на конец отчетного периода - 5 л. Стоимость приобретенных ГСМ за отчетный период - 9555 руб. (650 л).

По приказу главного врача больницы нормируемый расход топлива в зимнее время (с 1 ноября по 31 марта) для данного автомобиля составляет 21,25 л на 100 км. Таким образом, норма расхода топлива за январь 2006г. составила 650 л (3060/100 х 21,25).

И фактически списано с подотчета водителем Диденко К.Н. 650 л. Цена бензина А - 80 - 14,70 руб. Для данного примера рассмотрим порядок списания ГСМ. Зная количество израсходованного бензина и его цену, записи в бюджетном учете будут следующими:

1) Списан бензин А - 80 по норме: 14,70 руб. х (3060/100 х 21,25) = 14,70 руб. х 650 л = 9555,00 руб.:

Дебет 140101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 110503440 «Уменьшение стоимости горюче - смазочных материалов».

Фактически (на основании данных путевых листов и замера остатков бензина в баках автомобиля) за январь 2006г. израсходовано 650 л топлива.

Учет мягкого инвентаря в бухгалтерии. Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей производиться с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством, на основании утвержденного главным врачом больницы Акта о списании мягкого инвентаря (Приложение 17). Составляется он в одном экземпляре сестрами - хозяйками отделений, которым был выдан в пользование мягкий инвентарь. Бухгалтер вместе с комиссией проверяют, действительно ли тот мягкий инвентарь, который указан в Акте о списании, пришел в негодность.

Мягкий инвентарь отражается в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим расходам на их приобретение.

Учет операций по выбытию и перемещению ведется в Журнале - ордере 10.

Работники бухгалтерии обязаны систематически, не реже одного раза в неделю, осуществлять проверку своевременности, достоверности записей, и оформления первичных документов по складским операциям, подтверждая их своей подписью на соответствующей карточке складского учета.

Учет прочих материальных запасов в бухгалтерии. После того как кладовщик сделал записи в Книге учета материальных ценностей о поступлении на склад материальных запасов все первичные документы (накладные, счета - фактуры) со склада поступают в бухгалтерию. При поставке прочих материальных запасов на склад больницы с поставщиками в обязательном порядке заключаются договора на поставку продукции.

Расходование прочих материальных запасов в больнице осуществляется на основании накладных (требований). Таким образом, в начале месяца от сестер - хозяек отделений (при требовании хозяйственных материалов, канцелярских принадлежностей и посуды) в бухгалтерию поступают заявки (Приложение 20), в которых они указывают наименования материальных запасов необходимых для работы отделений в течение месяца (например, мыло, лампочки, ручки, карандаши, кастрюли и т.п.). В свою очередь бухгалтер проверяет поступившие заявки, а именно он проверяет, не превышает ли указанное в заявках количество требуемых материальных ценностей установленным лимитам. После этого бухгалтер выписывает для кладовщика накладные (Приложение 21) с использованием ППП «ПАРУС», на основании которых сестры - хозяйки получают необходимые для отделений материальные ценности.

По окончании месяца кладовщик и механик составляют Отчет о расходовании материальных запасов, где указывается наименование, количество, цена и сумма выданных в течение месяца материальных ценностей, и сдают его в бухгалтерию. После этого бухгалтер осуществляет списание материальных запасов по средней себестоимости, далее составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей (Приложение 22).

Известно, что во многих организациях материальные запасы составляют значительную часть имущества. Соответственно, из этого следует, что организации большую часть своих денежных средств расходуют на приобретение и заготовление материальных ценностей. Для того чтобы оценить расходы МУЗ «Калужской городской больницы № 4» на приобретение материальных запасов, например, в феврале и ноябре 2006г., определим структуру этих расходов и изменение величины расходов на материальные запасы. Оценку проведем с использованием оборотных ведомостей по нефинансовым активам. Для этого сформируем оборотные ведомости по каждому виду материальных запасов (медикаменты, продукты питания, ГСМ и т.д.) за февраль и ноябрь 2006г., с помощью которых можно легко определить величину расходов на приобретение материальных ценностей (рис.8).

Рис.8. Изменение величины расходов на материальные запасы в феврале и ноябре 2006 г.

Из диаграммы видно, что расходы больницы на медикаменты в феврале 2006г. составили 860 561,10 руб., а в ноябре - 793 905,08 руб., что на 66 656,02 руб. меньше, т.е. произошла экономия денежных средств. В феврале больница оплатила поставщикам за продукты питания 120 653,12 руб., в то время как в ноябре эта сумма составила 150 528, 95 руб., т.е. расходы на продукты питания увеличились на 29 875,83 руб. Расходы больницы на горюче - смазочные материалы в феврале месяце составили 80 610,10 руб., а в ноябре эта цифра увеличилась до 106 310,00 руб., что на 25 699, 90 руб. больше. На прочие материальные запасы в феврале 2006г. больницей было потрачено 180 524,89 руб., а в ноябре - 210 899, 12 руб., и опять мы можем наблюдать отток денежных средств из учреждения. Что же касается мягкого инвентаря, то расходы на его приобретение в феврале 2006г. составили 58 045,14 руб., а в ноябре - 84 012,63 руб., что на 25 967,49 руб. больше.

Глава 3. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля МУЗ «Калужская городская больница №4» за 2006 финансовый год

3.1 Оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета материалов в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Изучив систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля, организованных в МУЗ «Калужская городская больница № 4», следует отметить, что бюджетный учет в больнице ведется в соответствии со всеми установленными законодательными и нормативными актами, а именно: в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129 - ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 70н и др.

Проводя оценку системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» прежде всего, были проверены положения учетной политики по учету товарно - материальных ценностей. При этом особое внимание обращалось на то:

- как учитывались материальные ценности;

- какой метод использовался для списания материальных ценностей;

В процессе изучения учетной политики больницы были обнаружены следующие недостатки: в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи первичных документов, материальных отчетов со складов в бухгалтерию; нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов.

Уточнив выполнение положений учетной политики, можно приступать к проверке следующих комплексов задач по учету материальных ценностей.

Следующим этапом оценки системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было изучение основных положений Устава учреждения. В процессе ознакомления с Уставом больницы, утвержденного начальником здравоохранения Кондюковым В.М., было установлено, что в нем отражены основные положения, цели и задачи учреждения. Присутствуют разделы: «Имущество и финансы», «Организация деятельности учреждения», «Управление учреждением», «Кадры» и др. Таким образом, следует отметить, что в Уставе учреждения присутствуют все основные положения, регулирующие процесс деятельности учреждения. МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляет свою деятельность, строго следуя утвержденному Уставу.

Оценке бухгалтерского учета были также подвергнуты должностные инструкции, которые составлены на каждого работника бухгалтерской службы. Должностные инструкции в МУЗ «Калужская городская больница № 4» составлены таким образом, что соблюсти права и обязанности работников бухгалтерии, разграничить их полномочия и избежать дублирования участков работ.

Далее при изучении системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» был подробно изучен рабочий план счетов учреждения. Необходимо отметить, что при отражении операций по учету материальных ценностей в больнице используются, созданные главным бухгалтером, образцы хозяйственных операций, для тех операций, которые проводятся довольно часто. Такого рода образцы хозяйственных операций существенно облегчают работу бухгалтерского состава.

Как было сказано выше, учет материальных ценностей в МУЗ «Калужская городская больница № 4» ведется в соответствии с законодательными и нормативными актами и в соответствии с Уставом учреждения. Однако даже при соблюдении данных документов есть вероятность возникновения недостатков и ошибок в работе бухгалтерского аппарата и деятельность работников бухгалтерии МУЗ «Калужская городская больница № 4» не является исключением. Поэтому, далее будут рассмотрены недостатки, выявленные при оценке системы бухгалтерского учета МУЗ «Калужская городская больница № 4».

Проводя анализ первичных документов и регистров бухгалтерского учета, было выявлено, что отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей производится значительно позднее даты, зафиксированной в первичных документах поставщиков. Такая ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), которые служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

К примеру, поставщиком крови и кровезаменителей в МУЗ «Калужская городская больница № 4» является Калужская областная станция переливания крови. Медикаменты от данной организации в больницу поступают несколько раз в месяц, а первичные документы поставщик выписывает последним числом месяца и высылает их почтой. Естественно, данные документы поступают в бухгалтерию больницы с большим опозданием. Такая ситуация становится причиной того, что бухгалтерия МУЗ «Калужская городская больница № 4», не учитывает эти документы в бухгалтерском учете в соответствующем периоде. Зачастую это связано с тем, что на момент поступления документации в бухгалтерию больницы все операции по движению материальных ценностей уже отражены в бюджетном учете данного периода и составлены Журналы - ордера. Поэтому бухгалтер материального сектора, при получении подобного рода документов, вынужден указывать дату поступления и заверять их своею подписью.

Данное нарушение может привести к следующим нарушениям:

1) искажение показателей бухгалтерского баланса, характеризующих материальные запасы и кредиторскую задолженность;

2) искажение сумм сальдо и оборотов по счетам учета материальных ценностей и кредиторской задолженности;

3) возникновение трудностей при сверке с поставщиком и т.д.

Следующим этапом оценки системы бухгалтерского учета больницы является правильность и своевременность составления первичной документации на отпуск материальных ценностей со складов.

В результате проверки первичной документации было установлено, что все документы на выдачу материальных запасов со складов составляются своевременно, однако что касается правильности составления некоторых документов, то здесь обнаружены следующие недостатки. Так, например, при проверке документов по движению прочих материальных ценностей (при отпуске канцелярских принадлежностей и хозяйственных материалов) было установлено, что на накладной (требование) отсутствует подпись главного врача больницы, указание должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанных материальные ценности. (Приложение 18).

При оценке порядка ведения бюджетного учета по движению материальных ценностей на складах, было проверено, как организован складской учет материалов и как ведется контроль со стороны бухгалтерии.

В МУЗ «Калужская городская больница № 4» нет отдела внутреннего контроля, поэтому все функции по контролю и сохранности материальных ценностей выполняет бухгалтер материального сектора. Таким образом, на бухгалтера возложена обязанность проведения как плановых, так и внезапных инвентаризаций материальных запасов, внутренних сверок, проверок правильности оформления первичных документов, а также сверок расчетов с поставщиками.

При проведении внутреннего контроля бухгалтерская служба больницы обязана:

1) проверять поступившие от подразделений больницы отчеты и документы;

2) производить сверку отчетов подразделений больницы с данными складского учета, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления;

3) контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах;

4) регулярно проводить инвентаризации и своевременно отражать их результаты в бухгалтерском учете, а также отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Известно, что неотъемлемой частью бухгалтерского учета любой организации является система внутреннего контроля, главная задача которого заключается в обеспечении сохранности материальных ценностей и контроля за их рациональным использованием. Для того чтобы оценить, на сколько же эффективно работает система внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4» нами была проведена инвентаризация одного из видов материальных запасов, а именно продуктов питания.

Согласно учетной политике больницы, утвержденной главным врачом на 2006 год, в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности были определены сроки проведения инвентаризации продуктов питания - 1 раз в три месяца. Таким образом, нами была проведена плановая инвентаризация продуктов питания по состоянию на 21 декабря отчетного года.

Перед проведением инвентаризации приказом по больнице был определен состав инвентаризационной комиссии, в которую вошли председатель комиссии начальник административно - хозяйственной службы

Кулехин А.А., члены комиссии: главная медицинская сестра Трошина Е.И., бухгалтер материального сектора Пирожкова О.А., бухгалтер по учету основных средств Трубченко Т.В. и кладовщик Ларионова Л.В.

Инвентаризационной комиссией было принято решение начать проведение инвентаризации продуктов питания во второй половине дня, поскольку к этому времени кладовщик выдаст со склада на кухню все необходимые продукты питания для завтрака, обеда и ужина и можно будет проверить остатки продуктов питания на складе.

Прибыв к месту проведения проверки, инвентаризационная комиссия получила от кладовщика последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель инвентаризационной комиссии Кулехин А.А. принял все приходные и расходные документы с указанием “до инвентаризации на «21» декабря 2006г.'', что послужило основанием для определения остатков продуктов питания к началу инвентаризации по данным бюджетного учета. Материально ответственное лицо кладовщик Ларионова Л.В. дала расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество были переданы комиссии.

Фактическое наличие продуктов питания инвентаризационная комиссия определяла путем обязательного подсчета и взвешивания, с помощью весоизмерительных приборов. Комиссия также проверила, как продукты питания размещаются на стеллажах, полках и в холодильниках, поскольку их правильное размещение необходимо для обеспечения быстрой их приемки, отпуска и контроля за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. Была также произведена проверка материальных ярлыков, которые заполняются на каждый номенклатурный номер кладовщиком Ларионовой Л.В. и прикрепляются к месту хранения продуктов питания. Инвентаризационной комиссией было установлено, что на данных материальных ярлыках указаны все необходимые реквизиты, а именно: наименование продуктов питания, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Поступавшие во время инвентаризации продукты питания принимались кладовщиком Ларионовой Л.В. в присутствии инвентаризационной комиссии, они вносились в отдельную опись и приходовались по реестру после инвентаризации. Следует отметить, что при проведении нами плановой инвентаризации продуктов питания не было выявлено недостач или излишков, что свидетельствует о добросовестной работе кладовщика Ларионовой Л.В.

Результаты проведенной инвентаризации материальных ценностей были отражены в инвентаризационной описи (Приложение 23), которая была составлена в двух экземплярах (один для передачи в бухгалтерию, второй - для материально ответственного лица) и отражены в бюджетном учете и отчетности в декабре месяце, то есть в том месяце, в котором и была закончена инвентаризация.

Как бы качественно ни был организован в больнице системный бухгалтерский учет, все равно есть вероятность возникновения расхождений между данными об остатках запасов, числящихся на счетах бухгалтерского учета, и фактическими остатками на складе. Эти расхождения могут быть объективными, так как происходят изменения в состоянии материальных ценностей при хранении и перемещении (естественная убыль и др.), а также субъективными, то есть данные расхождения могут возникнуть из-за несовершенства весоизмерительных средств, а также в результате бесхозяйственности (порча и т.д.), недостач и хищений.

В процессе проведения инвентаризации продуктов питания инвентаризационная комиссия выявила ряд немаловажных недостатков.

Важными недостатками, выявленными при проведении инвентаризации, были арифметические ошибки, допущенные кладовщиком Ларионовой Л.В. в Книге учета материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия, проверяя правильность ведения Книги учета материальных ценностей, обнаружила необоснованные исправления количества продуктов питания, в отдельных случаях неподтвержденных датой и подписью исправителя. Также подобного рода ошибки выявляются и при проведении внутренних сверок данных фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета.

При проверке складского учета продуктов питания было установлено, что кладовщик Ларионова Л.В. в некоторых случаях несвоевременно отражает поступившие на склад материалы в Книге учета материальных ценностей. Эта проблема, возможно, имела как объективные, так и субъективные причины. К объективным причинам можно отнести тот факт, что незадолго до проведения инвентаризации в больницу поступило существенное количество продуктов питания, которое кладовщик вовремя не отразил в Книге учета материальных ценностей. К субъективным причинам можно отнести и тот факт, что кладовщик в силу каких - то обстоятельств своевременно не отразил поступление продуктов питания на склад. Возможно, это связано с загруженностью работы кладовщик, хотя и это не является оправданием.

При оценке системы внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было установлено, что с целью организации текущего внутреннего контроля за сохранностью материальных запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием в местах хранения проводятся внутренние сверки. Порядок проведения внутренних сверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих сверке, сроки проведения сверки и т.п., устанавливается главным врачом больницы (дважды в месяц).

Заключительным этапом оценки системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было изучение отдельных показателей годового бухгалтерского баланса учреждения. Оценке и изучению были подвергнуты следующие показатели бухгалтерского баланса: строка 080 «Материальные запасы» (счет 010500000), строка 252 «Расчеты по выданным авансам на приобретение материальных запасов» (счет 020622000), строка 324 «Расчеты по недостачам материальных запасов» (счет 020904000), строка 402 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» (счет 030222000). Оценивая величины данных показателей, было произведено сопоставление их сумм на конец года по сравнению с началом года, то есть, выявлены отклонения в стоимости показателей и определены возможные причины данных отклонений (табл.3.1).

Таблица 3.1

Анализ отклонений в стоимости материальных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности и расчетов по недостачам (руб.)

Название строки бухгалтерс-кого баланса	Код строки	На начало года	Итого	На конец отчетного периода	Итого	Отклонение (+,-) (8-5)
		Бюджетные средства	Внебюджетные средства		Бюджетные средства	Внебюджетные средства
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Материальные запасы	080	39756,04	4310155,14	4 349 911,18	823710,32	3074610,56	3 898 320,88	- 451 590,30
Расчеты по выданным авансам на приобретение материальных запасов	252	26,70	82 269,95	82 296,65	31 310,50	259 457,09	290 767,59	208 470,94
Расчеты по недостачам материальных запасов	324	-	317 450,14	317 450,14	-	313 715,71	313 715,71	- 3 734,43
Расчеты с по-ставщиками и подрядчиками по приоб-ретению материальных запасов	402	-	815 120,58	815 120,58	-	169 358,20	169 358,20	- 645 762,38

Из таблицы 3.1 видно, что значение показателя строки «Материальные запасы» уменьшилось и составило (- 451 590,30 руб.). Это связано с тем, что в течение 2006 года было произведено больше расходов на медикаменты на оказание медицинских услуг.

Анализируя строку 324 ««Расчеты по недостачам материальных запасов» следует отметить, что величина недостач в 2006 году составила 313 715,71 руб. Причиной недостач в МУЗ «Калужская городская больница №

4» в 2006 году явилась кража материальных ценностей в одном из поликлинических отделений учреждения.

Дебиторская задолженность по авансам выданным на приобретение материальных запасов увеличилась на 208 470,94 руб. и составила 290 767,59 руб. Это может свидетельствовать о чрезмерном отвлечении денежных средств из учреждения.

Отклонение по строке 402 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» составило (- 645 762,38 руб.). Нужно сказать, что размер кредиторской задолженности в конце года по сравнению с началом года существенно снизился, но все еще составляет внушительную сумму, а именно 169 358,20 руб. Причиной возникновения данной кредиторской задолженности могла быть несвоевременная оплата счетов поставщиков за материалы, отсутствие денежных средств на текущих счетах, плохое состояние расчетно - платежной дисциплины и т.д.

Таким образом, стоит сказать, что еще одним важным недостатком системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» является недостаточный контроль за величиной дебиторской и кредиторской задолженности.

3.2 Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета и внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Выявленные недостатки в организации бухгалтерского учета МУЗ «Калужская городская больница № 4» явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие c нормами законодательства и Уставом больницы.

Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета в первую очередь должны затронуть учетную политику учреждения. Необходимо устранить выявленные недостатки в учетной политике, а именно:

оформить указания на периодичность сдачи первичных документов и материальных отчетов со складов в бухгалтерию;

отразить перечень лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов.

В целях совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками бухгалтерской службе МУЗ «Калужская городская больница № 4» рекомендуется отражать в бюджетном учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.).

Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию учреждения в самые кратчайшие сроки (в день обработки товарно - транспортной накладной на складе и в день получения счета-фактуры больницей), избегая простоя документов на складах с обязательным отражением данных требований в учетной политике больницы.