Учет производственных запасов

В начале инвентаризационной описи указываем наименование инвентаризуемой организации УП "Белкоммунмаш". Далее пишется структурная единица предприятия склад №1. Затем в опись вносим основание для проведения инвентаризации основанное на приказе.

Перед началом заполнения инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, о том, что к началу проведения инвентаризации все документы по движению материальных ценностей сданы в бухгалтерию. После этой расписки приступают к заполнению данных по материальным ценностям фактического наличия и по данным бухгалтерского учета.

Наименование инвентаризуемых материальных ценностей, их количество указываем в описях по их номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В инвентаризационной описи заполняют графу "фактическое наличие согласно данным фактического наличия материальных ценностей на складе №1" и заполняют графу "по данным бухгалтерского учета согласно выданным остаткам по складу №1" на дату инвентаризации. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если в заполнении инвентаризационной описи возникла ошибка, то исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутым правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также и заведующей склада.

В описях, заполняют все строки в подряд, не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи делают отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.

В конце инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, подтверждающую проверку комиссией материальных ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи материальных ценностей на ответственное хранение.

После заполнения инвентаризационной описи проверяющий определяет расхождения по описи между фактическим наличием на складе №1 и данным бухгалтерского учета. Затем для выявленных результатов по инвентаризации на основании инвентаризационной описи проверяющий составляет сличительную ведомость, которая включает только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Сличительную ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.

При выявленной недостаче материальных ценностей заведующая складом пишет письменное объяснение, по какой причине возникла недостача. При выявленном излишке заведующая складом пишет письменное объяснение указывая причины появления неучтенных в бухгалтерском учете материальных ценностей.

После получения письменных объяснений от заведующей складом проверяющий устанавливает цену материальных ценностей, по которым были выявлены расхождения, на момент проведения инвентаризации. Для этого берется справка по ценам.

После получения справки проверяющий в сличительную ведомость вносит установленную цену на момент проведения инвентаризации.

На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Инвентаризация материальных ценностей проводится комиссией в составе. Данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия в инвентаризационную опись не вносятся, все данные записываются только при их фактическом наличии на складе №1.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей бухгалтер берет второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее.

Для рассмотрения проведения правильности инвентаризации по материальным ценностям бухгалтер начинает с установления реального сальдо на счете 10 "Материалы". Бухгалтер начинает сравнение путем установления на ближайшую к проверке дату тождественность записей об остатках товаров на счете 10 "Материалы", указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов заведующей складом.

Бухгалтер, получив данные по остаткам материальных ценностей по складу №1, сравнивает с данными записями в инвентаризационной описи по фактическому наличию материальных ценностей на складе №1. При сравнении данных по инвентаризации видно, были ли выявлены расхождения.

Выявленные при инвентаризации расхождения представляются на рассмотрение руководителю УП "Белкоммунмаш", который на основании предоставленных данных принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Все выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета на УП "Белкоммунмаш" регулируется в соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".

Если в ходе проведения инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" выявляются излишние материальные ценности, то такие материалы приходуются и относятся на доходы предприятия. Следовательно, в бухгалтерском учете формируется приходный ордер на излишне выявленные материальные ценности и составляются бухгалтерские записи на выявленный излишек

Д 10/2 К 92/1 - оприходование материала по цене, установленную на дату проведения инвентаризации материальных ценностей;

Д 18/1 К 92/1 - начисление НДС;

Д 92/1 К 99/20 - - отнесение результата на прибыль.

Если же в ходе инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" была обнаружена недостача материальных ценностей, то при проведении инвентаризации проверяющим выявляется виновное лицо, например, - заведующая складом. Если проверяющий установил, что недостача была сделана по вине заведующей складом, то сумма недостачи удерживается из её заработной платы по ценам на дату проведения инвентаризации с учетом НДС. Следовательно, в бухгалтерском учета делаются следующие бухгалтерские записи по недостаче:

Д 94 К 10/2 - списание недостачи числящейся по данным бухгалтерского учета;

Д 94 К 68 - начисление НДС;

Д 73/5 К 94 - отнесение недостачи на заведующую складом;

Д 70 К 73/5 - удержание из зарплаты за материальный ущерб у заведующей складом.

По результатам проведенной инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" проверяющий составляет акт контрольной проверки инвентаризации материальных ценностей, который подписывают лица проводившие проверку, председатель инвентаризационной комиссии и члены инвентаризационной комиссии.

В акте проверки проверяющий указывает:

основания назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должность, фамилия и инициалы лица, проводившего проверку;

дата начала и завершения проверки (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки;

должность, фамилия и инициалы работников проверяемого пункта ответственного хранения, обязанных подписать акт проверки, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также лиц, привлекаемых к проверке;

наименование, местонахождение и подчиненность проверяемой организации, ее учетный номер плательщика, реквизиты расчетного счета;

наличие книги учета проверок, а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке;

какие приняты меры по выявленным предыдущими проверками фактам нарушения актов законодательства.

Поверяющий в акте подробно отражается состояние работы с товарами и материалами на складе №1 и складской кладовой в следующем порядке: общие сведения; количественная сохранность; условия хранения; качественное состояние; учет и отчетность; выводы; предложения (см. приложение 59).

В акте проверки проверяющий указывает документы и другие доказательства, подтверждающие факты нарушения количественной и качественной сохранности товаров и виновность должностного лица. При выявленном факте нарушения расходования материальных ценностей проверяющим устанавливается размер причиненного вреда, причины нарушений и лица, действия (бездействие) которых повлекли нарушение ответственного хранения. При выявлении фактов совершения подлога документов проверяющий имеет право изымать подлинные документы, взамен которых оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями работника контролирующего органа и главного бухгалтера (другого должностного лица) проверяемого склада.

Проверяющий несет персональную ответственность за качество проведенной проверки и достоверность указанных в акте результатов проверки. Он имеет право с учетом полномочий давать руководителю предприятия обязательные для исполнения предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений в установленные законодательством сроки.

Совершенствование учета производственных запасов

Вопросы совершенствования учета производственных запасов всегда находились в центре внимания научных и практических работников. Объясняется это сложностью и трудоемкостью данного раздела бухгалтерского учета, на него приходится свыше 30% всей экономической информации, возникающей на предприятии.

Анализ предприятия УП "Белкоммунмаш" не составляет исключение, показывает, что на предприятии существуют недостатки учета производственных запасов. Это проявляется при инвентаризациях, а также при сверках данных складского учета, когда выявляются недостачи и расхождения за счет пересортировки отдельных видов материалов. Имеют место и ошибки в первичных документах, характеризующих поступление и движение материалов.

В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методических подходов в решении проблем учета запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, с другой - широким внедрением компьютерных технологий.

Метод учета поступления материалов по учетным ценам с использованием счетов 15 и 16 на УП "Белкоммунмаш" используется незаслуженно редко. На первый взгляд, налицо явное увеличение трудоемкости учетных работ - использование в учете трех счетов вместо одного.

Однако для оперативного ведения учета этот способ представляется более выгодным и позволяет в любой момент иметь наиболее точную информацию о наличии и движении материалов в денежном выражении.

Также улучшению ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, комплектующих изделий и т.п., ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

Совершенствование учета и контроля наличия и движения производственных запасов предприятия на УП "Белкоммунмаш" следует производить по следующим направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Отпуск материалов в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить и внутреннее перемещение ценностей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, исходя из требований рыночной экономики, совершенствовать методологию бухгалтерского учета материальных ресурсов.

В-третьих, следить за тщательным и своевременным проведением инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материалов.

Важным направлением усовершенствования организации оперативного и складского учета запасов есть рационализация форм документов, документооборота и всей системы оформления, регистрации и обработки документов.

Разнообразие форм учетных документов, в том числе лимитно-заборных карточек, существенно усложняет работу по учету материальных ресурсов на заводских складах производственных подразделений, в группах отделов материально-технического снабжения.

Учетная информация в системе материально-технического снабжения на предприятии УП "Белкоммунмаш" характеризуется не только значительными объемами, но и потребностью ее создания за отдельные периоды. Например, лимитно-заборные карточки, как правило, оформляются на предприятиях нерегулярно и поступают в отделы материально-технического снабжения и в бухгалтерию в большом количестве и в основном под конец месяца. Согласно правилам систематического потребления ресурсов отпуск материалов систематически потребляемых в производстве оформляется лимитно-заборными карточками, а во всех прочих случаях материальными требованиями.

Подобные поступления учетных документов на обработку и характерная тенденция увеличения их количества до конца месяца значительно усложняют работу заводских складов и в группах материально-технического снабжения. Обычно объем учетных работ на конец месяца значительно возрастает, что существенно влияет на качество работы. Анализ существующего порядка ведения учета материальных ресурсов, на предприятиях показал, что необходимо совершенствовать систему учета, устранять дублирование информации в разных документах, унифицировать формы документов, регламентировать объем и сроки их передачи на обработку.

Прежде всего, должны быть унифицированы документы, на основе которых производственные подразделения получают сырье, материалы, покупные готовые изделия из заводских складов (лимитно-заборные карточки, заборные карточки, требования и накладные т.д.).

Представляется целесообразной разработка единой формы документа (на отпуск материала), предназначенной для машинной обработки. В этот документ следует включить все объекты основного и вспомогательного производства под соответствующими кодами, которые бы указывали направление использования материальных ресурсов - основные изделия, запасные части, товары народного потребления, разовые заказы, ремонтно-эксплуатационные потребности.

Очевидно, что решение как организационных, так и методических вопросов должно основываться на использовании возможностей современных компьютерных технологий. При этом наиболее эффективной является организация решения таких задач в комплексной системе управления предприятием.

Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и менее трудоемкий учет и контроль за наличием, движением и использованием материальных ресурсов, а также достичь их экономии.

Руководство предприятия уже начало делать шаги к усовершенствованию процесса учета материалов. Ранее УП "Белкоммунмаш" использовал различные учетные программы во многих службах. Однако они обладали ограниченным функционалом и работали разрозненно, что нередко приводило к дублированию данных. Возглавив УП "Белкоммунмаш", генеральный директор Владимир Король пришел к выводу, что существовавшая на тот момент информационная система не способна обеспечить эффективную поддержку управленческих решений - и поставил задачу комплексной автоматизации предприятия. Для достижения поставленных целей предприятие сейчас сотрудничает с корпорацией "Галактика", которая проделала за 2008 год огромный объем работы и помогла решить целый ряд важных для предприятия задач. Например, в связи с ростом объемов производства УП "Белкоммунмаш" сегодня заказывает выпуск многих комплектующих на стороне - тем самым, кстати, поддерживая около полусотни белорусских предприятий. Проблема, однако, заключалась в том, что в прежней программе было невозможно четко отделить изделия, выпушенные в собственных цехах УП "Белкоммунмаша" от продукции смежников. Зачастую возникало дублирование информации, приводившее к ненужным производственным затратам. Система "Галактика ERP" позволила исключить из цеховых планов продукцию, заказанную предприятиям-смежникам.

Одновременно служба снабжения "Белкоммунмаша" получила четкую картину реальных потребностей завода в закупках. Причем, если раньше на подготовку отчета уходило две недели работы двадцати сотрудников отдела снабжения - то теперь система выдает всю необходимую информацию по нажатию одной кнопки.

Также в ходе внедрения системы были удалены лишние звенья в документообороте предприятия. Например, изменение процедуры оприходования комплектующих избавило производство от вынужденных задержек.

Также, благодаря автоматизации планирования производства с учетом межзаводской кооперации, цеха теперь не могут взять со склада товарно-материальных ценностей про запас - сверх того, что необходимо для выпуска троллейбуса. А бухгалтера и экономисты избавлены от необходимости оценивать производственные затраты "на глазок": система рассчитывает точную фактическую себестоимость производства на основе реальных затрат.

3. Анализ эффективности использования производственных запасов