Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях

3. Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Таким образом, заголовки дел всесторонне обозначают содержание единиц хранения, обеспечивают быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации.

Список источников и литературы

Источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. ФЗ от 04.12.2006 № 202-ФЗ) // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; ИПС «Консультант Плюс».

2. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344) // ИПС «Консультант Плюс».

3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 13.02.2002 № 16). М., 2002.

4. Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. 152 с.

5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19) // ИПС «Консультант Плюс».

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 с датой введения 01.01.1999). М.: Издательство стандартов, 1998. 7 с.

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с датой введения 01 июля 2003 г.). М.: Изд-во стандартов, 2003. 17 с.

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1991 г. № 33). М.: Упрполиграфиздат, 1991. 74 с.

9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).

10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418) // ИПС «Консультант Плюс».

Литература

11. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001. 396 с.

12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учёт архивных документов - основа обеспечения их сохранности. // Делопроизводство, 2003, № 4. с. 89-93

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 2. с. 98-101.

14. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 3. с. 99-103.

15. Архивоведение. Уч. для нач. проф. образования. Учеб. пособие для сред. проф. образования. / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр «Академия», 2007. 270 с.

16. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство / Под ред. Т.В. Кузнецовой. 2 изд., перераб. и допол. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

17. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.:ООО «Интел - синтез АПТ», 2005. 400 с.

18. Павлюк Л.В. [и др.] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, перераб. и допол. СПб.: Издательский дом «Герда»,2004. 356 с.

19. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. 128 с.

20. Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАДА. М., 2003. 144 с.

21. Энциклопедия секретаря / Андреева В.И., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. М.: МЦФЭР, 2004. 144 с.

Приложение 1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № ________________________ по № _______________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Протокол ЦЭК (ЭК) организации

архивного учреждения

от _________ N ______ от ___________ N ______

Приложение 2

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации

хранения

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

Приложение 3

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ______ N ________ от _________ N ______

Приложение 4

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________;

пропущенные номера листов __________________________________

+ листов внутренней описи ___________________________________

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

____________________________________________________________

(Название государственного архива <*>)

____________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ________

_____________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты документов ___________________

--------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.

Размещено на Allbest.ru