Взаимодействие издательств и библиотек при комплектовании фонда

8) максимальная цена контракта и обоснование максимальной цены контракта в соответствии с положениями статьи 19.1 настоящего Федерального закона;

9) место подачи котировочных заявок, срок их подачи, в том числе дата и время окончания срока подачи котировочных заявок;

10) срок и условия оплаты поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

11) срок подписания победителем в проведении запроса котировок контракта со дня подписания протокола рассмотрения и оценки котировочных заявок.

- Порядок проведения запроса котировок

1. Заказчик размещает на официальном сайте извещение о проведении запроса котировок и проект контракта, заключаемого по результатам проведения такого запроса, не менее чем за семь рабочих дней до дня истечения срока представления котировочных заявок. А при размещении заказа на поставку товаров, на сумму, не превышающую двухсот пятидесяти тысяч рублей, не менее чем за четыре рабочих дня до дня истечения указанного срока.

2. Извещение о проведении запроса быть доступным для ознакомления в течение всего срока подачи котировочных заявок без взимания платы.

3. Заказчик, одновременно с размещением извещения о проведении запроса котировок, вправе направить запрос лицам, осуществляющим поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок. Данный запрос может направляться с использованием любых средств связи, в том числе в электронной форме. Любой участник размещения заказа вправе подать только одну котировочную заявку, внесение изменений в которую не допускается. Котировочная заявка подается в письменной форме или в форме электронного документа.

4.Котировочная комиссия в течение одного рабочего дня, следующего за днем окончания срока подачи котировочных заявок, рассматривает котировочные заявки на соответствие их требованиям, установленным в извещении о проведении запроса котировок, и оценивает котировочные заявки.

5. Победителем в проведении запроса котировок признается участник размещения заказа, подавший котировочную заявку, которая отвечает всем требованиям, и в которой указана наиболее низкая цена товаров, работ, услуг. При предложении наиболее низкой цены несколькими участниками, то победителем признается участник, котировочная заявка которого поступила ранее котировочных заявок других участников размещения заказа.

4. Результаты рассмотрения и оценки котировочных заявок оформляются протоколом, в котором содержатся сведения о заказчике, об условиях контракта, о всех участниках размещения заказа, сведения о победителе. Протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок подписывается всеми присутствующими на заседании членами котировочной комиссии и заказчиком, уполномоченным органом, в день его подписания размещается на официальном сайте.

5. Контракт может быть заключен не ранее чем через семь дней со дня размещения на официальном сайте протокола рассмотрения и оценки котировочных заявок и не позднее чем через двадцать дней со дня подписания указанного протокола.

II.Комплектование фондов путем объявления открытого конкурса

«Конкурс - это торги, победителем которых признается лицо, которое предложило лучшие условия исполнения государственного или муниципального контракта…»[31].

Конкурс может быть открытым или закрытым. Закрытым является конкурс, при котором заказ на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, содержит сведении, которые составляют государственную тайну.

Лотом называют определенную извещением и конкурсной документацией часть всей продукции, закупаемую по одному аукциону или конкурсу, обособленную заказчиком в одну группу. Участник размещения заказа вправе принять участие в торгах по любому количеству лотов. Участие в торгах по одному лоту не связано с участием в торгах по другому лоту.

- Порядок проведения конкурса

1. Извещение о проведении конкурса размещается заказчиком, на официальном сайте не менее чем за тридцать дней до дня вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе. Заказчик может опубликовать извещение о проведении открытого конкурса в любых средствах массовой информации.

2. В извещении о проведении открытого конкурса должны быть указаны следующие сведения: форма торгов; наименование, место нахождения, почтовый адрес и адрес электронной почты, номер контактного телефона заказчика; предмет контракта с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг; место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг; начальная (максимальная) цена контракта (цена лота); срок, место и порядок предоставления конкурсной документации, официальный сайт, на котором размещена конкурсная документация, размер, порядок и сроки внесения платы, взимаемой заказчиком; место, дата и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе, место и дата рассмотрения таких заявок и подведения итогов конкурса;

3. В отличие от запроса котировок, при проведении конкурса, заказчик может внести изменения в извещение не позднее, чем за пять дней до даты окончания подачи заявок на участие в конкурсе.

4. Минимально необходимый для участия в конкурсе или аукционе набор документов:

- Заполненная заявка на участие в конкурсе по форме заказчика;

- Письмо из арбитражного суда об отсутствии тяжб;

- Письмо из налоговой инспекции об отсутствии просроченной задолженности.

- Доверенность на подачу заявки и на участие в конкурсе;

- Перечень продукции с ценами, который может предложить поставщик на основании технического задания покупателя (возможны замены по согласованию с заказчиком до 5% ассортимента);

- Государственный или муниципальный контракт (в случае выигрыша конкурса или аукциона);

- Счет и первичные товаросопроводительные документы (накладные, счета-фактуры).

5. Оценка и сопоставление заявок на участие в конкурсе осуществляются конкурсной комиссией в целях выявления лучших условий исполнения контракта в соответствии с критериями и в порядке, которые установлены конкурсной документацией. Совокупная значимость таких критериев должна составлять сто процентов. Срок рассмотрения заявок на участие не может превышать двадцать дней со дня вскрытия конвертов с заявками.

6. Победителем конкурса признается участник, который предложил лучшие условия исполнения контракта.

Поскольку в конкурсных процедурах участвуют серьезные финансовые ресурсы, то в этой сфере появились недобросовестные участники. Обычно это малые или средние компании, связанные с книжным бизнесом, но не являющиеся ведущими игроками данного рынка. Ими могут быть:

- Компании, осуществляющие ценовой демпинг во время аукциона: обычно следствием является существенное снижения качества библиотечных фондов и низкое качество комплектования заявки;

- Компании, не исполняющие условия государственного контракта по составу заявки: если аукцион выигрывает непрофессиональный алчный посредник, то он обычно не может обеспечить удовлетворительное качество комплектования по разным издательствам, поскольку многие тиражи заканчиваются, а информация об этом на рынке запаздывает;

- Фирмы-однодневки, созданные для выигрыша в отдельном конкурсе.

Весь перечень недобросовестных компаний приведен на сайте госзакупок.

К счастью, борьба государства с подобными явлениями приводит к уменьшению количества недобросовестных участников торгов.

Издательства приветствуют такой метод комплектования и выявляют для себя следующие положительные тенденции: возможность заключения контракта на крупную сумму; помощь работникам отдела комплектования в составлении заявки, рекомендации по выбору литературы; знакомство с руководством библиотек или лицами, принимающими решения.

Необходимо сказать еще и об отрицательных моментах. Основными из них являются сложный документооборот, а также возможная низкая рентабельность, если цены лота на аукционе сильно упали

Минимум рекламы РДЦ как возможного поставщика

III. Комплектование фондов путем проведения открытого аукциона в электронной форме (ОАЭФ)

Под открытым аукционом в электронной форме на право заключить контракт понимается открытый аукцион, проведение которого обеспечивается оператором электронной площадки на сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

- Требования, предъявляемые к проведению открытого аукциона:

1. Проведение электронных аукционов возможно только на отобранных Правительством РФ площадках ;

2. Участники размещения заказа обязаны аккредитоваться на площадках, чтобы принять участие в электронных аукционах;

3. Вводится электронный документооборот, бумажные документы практически устранены из процедуры ОАЭФ. Заказчики и участники обязаны применять электронно-цифровую подпись при работе на площадках (см. Приложение 4);

4. Операторы площадок обеспечивают конфиденциальность сведений об участниках размещения заказа и «раскрытие» наименование участника происходит после проведения аукциона на этапе рассмотрения 2-х частей заявок;

5. Заказчик обязан сформировать аукционную документацию и аукционную комиссию, в этой связи становится возможной отмена и внесение изменений в ОАЭФ;

6.Устанавливается обязательное обеспечение заявки участника в размере от 0,5 до 5 % от начальной цены лота;

7. Устанавливается «шаг аукциона» - интервал, определяемый заказчиком в пределах от 0,5 до 5 % от начальной максимальной цены лота;

8. Снимается ограничение с начальной максимальной цены лота;

9. Минимальный срок с даты опубликования извещения до даты окончания приема заявок составляет минимум 7 дней при начальной цене лота менее 3 млн. рублей и 20 дней для начальной цены более 3 млн. рублей;

10. Контракт по итогам ОАЭФ заключается в электронном виде, обмен документами при этом обеспечивает оператор.

- Порядок проведения электронных аукционов на электронной площадке при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд включает в себя следующие этапы (см. Приложение 8):

1. Регистрация государственного или муниципального Заказчика. Для получения возможности размещения заказа на поставки товаров,

выполнение работ, оказание услуг, Заказчик должен:

· получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и включиться в Реестр Заказчиков Федерального казначейства. Для прохождения процедуры регистрации и получения ЭЦП Организатор торгов обращается в подразделение Федерального казначейства, к которому он приписан. ЭЦП применяется для идентификации или подтверждения авторства и легальности информации (документов) при работе через сети, в том числе через интернет. С её помощью можно подписать, а значит превратить в электронный документ, любой файл, будь то картинка или текстовый документ. Электронная цифровая подпись может облегчить и ускорить документооборот, как внутри компании (локальная сеть), так и в работе с филиалами, контрагентами и т.п. вне зависимости от их месторасположения. Каждая ЭЦП уникальна и не может быть скопирована, перенесена на другой документ. Любое изменение исходного документа делает ЭЦП не действительной. На основании ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. №1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи», электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе[32].

· Пройти процедуру регистрации на Электронной площадке с использованием данных из Реестра Заказчиков Федерального казначейства и полученной ЭЦП. Процедура регистрации на электронной площадке представляет собой подтверждение регистрационных данных об Организаторе торгов из Реестра Заказчиков Федерального казначейства и официального сайта (в соответствии с Регламентом интеграции с официальным сайтом), и реализуется в следующем порядке:

- проверка ЭЦП специалиста Организатора торгов;

- формирование заявки на регистрацию организации на электронной площадке;

- проверка адреса электронной почты Заказчика, указанного в заявке на регистрацию;

- подписание и направление заявки на регистрацию организации Оператору;

- утверждение заявки на регистрацию организации Оператором;

- предоставление регистрации Организатору торгов, открытие личного кабинета.

2. Формирование извещения и аукционной документации о проведении электронного аукциона.

При формировании заявки на регистрацию все сведения (согласно перечню полей в форме заявки на регистрацию организации) заполняются автоматически изданных ЭЦП и Реестра Заказчиков Федерального казначейства, за исключением следующих сведений:

- номер телефона (обязательное поле);

- адрес электронной почты для отправки сообщений от имени Электронной площадки (обязательное поле);

- контактное лицо - ФИО (обязательное поле);

- логин (обязательное поле);

- пароль (обязательное поле);

- подтверждение пароля (обязательное поле);

- кодовая фраза (обязательное поле).

Для обеспечения корректности ввода информации об адресе электронной почты организации должна быть предусмотрена возможность проверки введ?нного адреса электронной почты следующим образом. По окончании заполнения заявки на регистрацию специалист организации заполняет поля «CAPTCHA» (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart - полностью автоматизированный публичный тест для различия компьютеров и людей) и нажимает на кнопку «Подписать и отправить». Нажатие на кнопку сопровождается всплывающей подсказкой с текстом следующего содержания: «Заявка на регистрацию будет принята к рассмотрению после подтверждения адреса электронной почты, указанного в заявке на регистрацию. Для подтверждения адреса электронной почты необходимо пройти по ссылке, направленной по указанному электронному адресу». Нажатие на кнопку «Отправить» должно сопровождаться действием АС Оператора по автоматической отправке указанной ссылки на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию. Утверждение заявок на регистрацию организаций осуществляется в личном кабинете Оператора в течение часа с момента получения заполненной заявки на регистрацию, подписанной ЭЦП, от Организатора торгов. По итогам утверждения заявки на адрес электронной почты организации АС Оператора направляет сообщение о регистрации Организатора торгов. Сообщение содержит наименование электронной площадки, дату и время получения заявки, дату и время принятия решения о регистрации.

Перед созданием извещения о закупке необходимо учитывать следующие условия:

1.Минимальный срок с даты размещения извещения на сайте до даты окончания приема заявок составляет (часть 1,2 статьи 41.4 закона 94-ФЗ):

ь 7 дней для начальной суммы лота не более 3 млн. рублей;

ь 20 дней для начальной суммы лота более 3 млн. рублей

2.Необходимо разработать аукционную документацию в соответствии со статьей 41.6 закона 94-ФЗ. При проведении электронного аукциона на работы или услуги заказчик обязан максимально подробно прописать техническое задание, что бы получить ожидаемый результат работ (услуг).

3.Срок рассмотрения первых частей заявок не может превышать 7 дней.

4. Дату и время (только московское) проведения аукциона определяет заказчик. Время проведения аукциона задается площадкой автоматически в интервале от 09:00 до 12:00 по местному времени заказчика.

3. Публикация извещения о проведении электронного аукциона.

4. Аккредитация Участника размещения заказа на электронной площадке

Оператора в сети «Интернет». Для получения возможности участия в торгах на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных Заказчиков путем открытых аукционов в электронной форме, Участник размещения заказа должен пройти процедуру аккредитации на электронной площадке.

Процедура проходит следующим образом:

1.Получение сертификата ЭЦП в уполномоченном центре Федерального Казначейства России. Получение сертификата ЭЦП производится в соответствии с регламентом Казначейства через Систему Электронного Документооборота.

2.Установка криптографического программного обеспечения и установка сертификатов ЭЦП

- Необходимо установить программу КриптоПРО СSР не ниже v 3.0

- Установить сертификаты ЭЦП.

- Проверить установленные сертификаты на площадке в разделе«Главная»-«Проверка ЭЦП», при этом площадка выполнит проверку на наличие в браузере Internet Explorer библиотеки САРIСОМ и в случае ее отсутствия предложит ее установить (данная библиотека необходима для работы с ЭЦП)

3.Подготовка документов для регистрации на площадке:

-Сканированная копия документа подтверждающего полномочия на регистрацию от имени заказчика

- Сканированная копия документа подтверждающих полном руководителя

- Сканированная копия документа регулирующих деятельность заказчика

Размер каждого файла не более 16 МБ!

К загрузке разрешены только файлы с расширениями:gif, jpg, jpeg, rtf, png, rdf, doc, docx, xls, zip, rar, txt

4.Заполнение регистрационной заявки на площадке и подписание её ЭЦП уполномоченного сотрудника. Подтверждение e-mail адреса.

5.Распределение полномочий внутри организации с помощью «электронных доверенностей»

Регистрация заказчика производится в срок не более 3 рабочих дней.

Регистрацию заказчика производит уполномоченный сотрудник, который может быть как руководителем организации, так и сотрудником, которому данное право определил руководитель.

После заполнения и отправки заявки на регистрацию, на адрес электронной почты, указанный в заявке, приходит сообщение о необходимости подтверждения электронного адреса почты, указанного в поданной заявке на регистрацию. Сообщение будет иметь следующий вид «Вами сформирована заявка на регистрацию Заказчика (Специализированной организации, Уполномоченного органа) на Электронной Площадке ЗАО «Сбербанк - АСТ» (см. Приложение 7).

Для направления заявки оператору на рассмотрение, необходимо подтвердить Е-mail перейдя по адресу www.sberbank-ast.ru/tradezone/ConfirmEmail.aspx, войти в личный кабинет под указанным при регистрации логином и ввести код активации. Код активации будет уникален. Затем действия сводятся к следующему: необходимо зайти на Площадку в личный кабинет, под указанным при регистрации логином и паролем, далее выбрать раздел «Подтверждение» - «Подтвердить еmail». Методом копирования кода активации из полученного на указанную в заявлении на регистрацию электронную почту, ввести код активации, выбрать необходимый сертификат ЭЦП, подписать и сохранить подтверждение адреса почты.

Сейчас уже можно с уверенностью сказать, что с начала 2011 года в России складывается принципиально новая система размещении государственного заказа. В январе 2011 года комиссией Минэкономразвития РФ были отобраны 5 операторов площадок:

ь ЗАО «Сбербанк - Автоматизированная Система Торгов»,

ь ЗАО «ММВБ - Информационные технологии»,

ь ГУП «Агентство по государственному заказe, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан»,

ь ООО «Индексное агентство РТС»

ь ОАО «Единая электронная торговая площадка»

5. Подача заявок Участниками размещения заказа на участие в электронном аукционе.

Заявка состоит из двух частей, которые подаются одним документом.

Первая часть заявки содержит согласие участника на поставку нужного товара (работ или услуг) и описание характеристик поставляемого товара, требуемые согласно аукционной документации. В случае проведения аукциона на работы или услуги без выставления требований к материалам, товарам, которые будут использованы при оказании работ выполнении услуг, от участника требуется только согласие. Этот же с действует в случае указания к поставке конкретного товарного знака или марки. В случае, если есть требования к таким материалам, товарам, участник должен приложить согласие на использование данных материалов/товаров и описание характеристик товаров и материалов, посредством которых будут оказаны работы, выполнены услуги. Первая часть заявки анонимная, не требуется указывать наименование своей организации.

Вторая часть заявки содержит сведения об Участнике, документы, подтверждающие соответствие Участника установленным требованиям (различные лицензии, сертификате и т.п.). Заявка не принимается, если нет денег для обеспечения или через 3 или менее месяца заканчивается аккредитация на площадке. При попытке подачи 2х и более заявок на один аукцион Участнику возвращаются обе его заявки.

Особенности заполнения заявки:

Общие сведения об открытом аукционе в электронной форме заполняются системой автоматически.

Заполнение 1-й части заявки: Согласие на поставку товара, выполнение работ, оказание услуг - обязательное поле для заполнения. Для того, чтобы подтвердить согласие необходимо навести курсор мыши на подчеркнутую надпись зеленым шрифтом «Согласие на поставку товара, выполнение работ, оказание услуг», далее навести курсор на кнопку «СОГЛАСЕН»

Заполнение 2-й части заявки: в заявке изначально указано, сколько и какие документы требуются Заказчиком.

Если Заказчик установил требование приложить какие-либо документы, в заявке видны поля и наименование документов, которые необходимо приложить. Эти документы обязательны для прикрепления!

Этап заполнения заявки завершен, теперь необходимо подписать и отправить данную заявку.

6. Рассмотрение первых частей заявок на участие в электронном аукционе.

После направления первых частей заявок на рассмотрение автоматически направлены уведомления Организатору торгов или Заказчику, от имени которого Специализированная организация проводит электронный аукцион. В уведомлении должна быть указана следующая информация:

- номер извещения о проведении электронного аукциона ;

- адрес электронной площадки в сети Интернет;

- дата окончания срока рассмотрения заявок.

Аукционная комиссия Организатора торгов производит проверку первых частей заявок, срок такой проверки не может превышать семь дней, со дня окончания срока подачи заявок.

По завершении рассмотрения первых частей заявок аукционная комиссия

Заказчика формирует письменный протокол рассмотрения первых частей заявок, который подписывается всеми членами комиссии. Указанный протокол содержит данные решения о допуске, либо отказе в допуске в отношении каждой заявки. Протокол рассмотрения первых частей заявок направляется Оператору, для этого пользователю Организатора торгов необходимо зайти на страницу аукциона в раздел «Протокол рассмотрения первых частей заявок». У пользователя в форме рассмотрения первых частей заявок должна быть возможность выполнить следующие действия:

· просмотреть первую часть каждой направленной на рассмотрение заявки, на участие в электронном аукционе;

· просмотреть данные о предоставляемых Участнику преференциях;

· указать решение о допуске или отказе в допуске Участника размещения заказа по каждой полученной заявке, указать обоснование отказа в допуске, в том числе указать решение каждого члена аукционной комиссии по каждой из первых частей заявок;

· прикрепить протокол рассмотрения заявок на участие в электронном аукционе;

· сохранить карточку без подписания ЭЦП (при этом карточка будет доступна для дальнейшего редактирования);

· подписать ЭЦП и направить информацию Оператору.

7. Проведение электронного аукциона.

В случае допуска по первым частям заявок участник может принять участие в аукционе в день и час, указанный в извещении. Для перехода в аукционный зал участник заходит в раздел «Аукционы» - «Заявки на участие в аукционах» и нажимает на наименовании того аукциона, который должен начаться.

Механизм участия в аукционе: ценовые предложения участник может вводить самостоятельно в поле «Предложить новую цену контракта с учетом шага аукциона» либо может перемещать «ползунок» в поле «Шаг аукциона». В этом случае величина ценового предложения будет меняться в зависимости от величины «шага аукциона». Каждое ценовое предложение участник подписывает своей ЭЦП.

Аукцион проходит в два этапа. Первый этап - Этап торгов.

Предложения участников подаются или в пределах шага аукциона (0,5% - 5% начальной максимальной цены контракта). Подача одинаковых ценовых предложений возможна (предложения ранжируются по времени их поступления). Участник, сделавший лучшее ценовое предложение не может сделать новое до момента подачи лучшего предложения другим участником. Максимальный интервал времени в течении которого можно делать предложения составляет не более 10 минут со времени последнего предложения.

Второй этап - Этап закрытия торгов.

На этапе закрытия торгов ценовые предложения могут подавать все участники аукциона, кроме предложившего лучшую цену на этапе торгов.

Необходимо отметить тот факт, что для участников аукциона, в отличие от заказчиков или организаторов, на первый план выходит техническое оснащение. Тот участник, который обладает высокоскоростным и надежным интернет каналом в совокупности с быстродействующей компьютерной техникой имеет больше шансов на победу в аукционе. Напротив тот, у которого интернет канал слабый, имеет высокую вероятность «не успевать» подавать нужные ценовые предложения. Дело в том, что при подаче ценового предложения участником площадка выполняет ряд проверок (соответствие ФИО и реквизитов в ЭЦП и логине пользователя, запрос в УЦ выдавший пользователю ЭЦП, проверка правильности подачи ценового предложения). Если интернет-провайдер обеспечивает хорошую скорость, то проверки проходя за несколько секунд, в противном случае они могут идти до 1-2 минут. За это время ситуация на аукционе может измениться и подаваемая цена уже не будет актуальной (см. Приложение 9).

8. Заключение государственного (муниципального) контракта

После того как торги завершились, аукционной комиссией были отобраны пять участников, с которыми заказчик может заключить контракт, на ЭП площадке опубликован итоговый протокол проведения аукциона, вся работа ведется в «Реестре контрактов» Подписание контракт происходит с помощью ЭЦП. Заказчик обязан не позднее пятого дня отправить проект контракта Оператору. У участника, которому направлен контракт, есть пять дней на подписание контракта со своей стороны и отправки контракта Оператору. В случае, если участник подпишет контракт ранее пятого дня, оператор направит подписанный контракт заказчику, но возможность подписать такой контракт появится только на 11 день с даты размещения итогового протокола аукциона. В случае, если участник не направит по истечении пяти дней подписанный со своей стороны проект контракта Оператору, он признается уклонившимся от заключения. Заказчик должен подписать контракт в течение 3-х дней начиная с одиннадцатого дня с даты размещение итогового протокола аукциона и направить подписанный контракт оператору. С момента, когда оператор перешлет подписанный заказчиком контракт участнику, контракт считается заключенным.

IV.Размещение заказа у единственного поставщика (только у издателей, обладающих исключительными правами на использование таких изданий)

Согласно законодательству библиотеки могут закупать книги без конкурсных процедур непосредственно в издательствах, как у единственных источников. В этом случае библиотекам необходимо получать от издателей подтверждение исключительных прав на использование изданий.

Издательства обладают исключительными правами далеко не на все выпускаемые книги. Согласно букве закона, издательство можем продать библиотеке без конкурса только те книги, на которые у имеет исключительные права, предъявив библиотеке письмо с перечнем книг и номерами авторских договоров с исключительными правами.

- Порядок проведения заказа у единственного поставщика

1.Региональный дистрибьюторский центр (РДЦ) является официальным представителем издательства. Он находит библиотеку, и предъявляет письмо о статусе РДЦ, где сказано, что данная организация является эксклюзивный представителем издательства. Письмо о статусе РДЦ заранее подписывается в Москве у Директора по дистрибуции.

Если условия взаимодействия устраивают библиотеку, то РДЦ получает согласие на работу с библиотеками от имени Издательства

2. РДЦ принимает заявку от библиотеки и отправляет полный перечень книг из заявки в Москву (в Дирекцию по дистрибуции) для проставления номеров авторских договоров по каждому изданию (см. Приложение 2).

3. Дирекция по дистрибуции отправляет запрос в Редакции на проставление номеров договоров;

4. Редакции проставляют номера договоров и высылают в Дирекцию по Дистрибуции и в РДЦ

5. РДЦ готовит письмо, на подпись директору по дистрибуции, с номерами договоров по книгам из заявки, высылает письмо на подпись

6. Подписанное письмо возвращается в РДЦ (отсканированное по почте + оригинал с ближайшей поставкой)

7.РДЦ оформляет сделку с библиотекой (стандартный документооборот) и отдает вместе с документами письмо с номерами авторских договоров.

Из представленных выше способов, на сегодняшний момент наиболее востребованы две формы конкурсов: котировки в и открытые аукционы на электронной площадке.

Последнее время у представителей библиотек активизировался интерес к закупкам по форме работы с единственным поставщиком - обладателем исключительных прав. Однако этот вид комплектования имеет ряд особенностей и разночтений. До сих пор нет четкого мнения по предельной сумме средств, которую библиотека может потратить на подобные формы закупки, нет единого перечня документов, регламентирующих данную сделку. В законе это не оговаривается, судебных прецедентов пока нет, поэтому каждый понимает по-своему.

Подводя итог изложенному выше, можно сказать, что Федеральный закон № 94 очень актуален для многих сфер деятельности, но явно не подходит для культурной сферы. Несмотря на идею экономии государственных средств, положенную в его основу, подавляющее большинство библиотекарей - практиков, библиотековедов, представителей книготорговых предприятий и издательств высказалось против применения данного закона в сфере книжного бизнеса и библиотечного дела.

Специалисты крупнейших библиотек страны с момента принятия закона провели ряд исследований, доказавших абсолютную невозможность использования тендера в документоснабжении фонда. Опрос, проведенный специалистами РНБ и секцией по формированию библиотечных фондов РБА в первом полугодии 2007 года, показал множество проблем, существующих в сфере проведения конкурсных процедур [238].

Наметились следующие проблемы:

1. Отсутствует единая унифицированная документация, что обусловливает разные требования к оформлению заявки участника на местах.

2. Выполнение заказа осложняет длительная процедура подготовки необходимой документации: книжный рынок чрезвычайно динамичен, и зачастую невозможно выполнить заказ по определенным позициям, так как тираж уже закрыт, а книги ушли с рынка.

3. Отрицательно сказывается на качестве документоснабжения фонда отсутствие критерия деловой репутации при отборе поставщиков. Это позволяет предприятиям, не имеющим достаточного опыта в документоснабжении фондов библиотек, выигрывать проводимые конкурсы за счет ценового демпинга: чем ниже цена, тем выше шансы на успех. Снизив плату до предела, предприятие, выигравшее конкурс, не в состоянии закупить и поставить по таким ценам продукцию, так как таковых просто не существует на книжном рынке.

4. Происходит удорожание поставляемой продукции, так как предприятие, выигравшее конкурс, само закупает книги. На повышение цен также влияет и увеличение накладных расходов.

5.Специалистами отмечено, что предприятие, выигравшее конкурс на поставку книжной продукции, становится монополистом на местном рынке, что уже противоречит самой идее закона о формировании добросовестной конкуренции, прозрачности деловых контактов.

6. Издательства и книготорговые предприятия также несут существенные убытки в связи с применением норм федерального законодательства по рассматриваемому вопросу. Существующая практика товарных кредитов, когда государственный заказчик (библиотека) производит оплату поставленного товара по мере поступления денежных средств, приводит к увеличению дебиторской задолженности поставщика.

7. Происходит увеличение накладных расходов за счет расширения штата сотрудников для выполнения поставленных задач по участию в аукционе.

8. Специализированные издательства не имеют возможности участвовать в конкурсах: если такое издательство выиграет аукцион, оно все равно не сможет полноценно поставить весь заказываемый библиотекой ассортимент издательской продукции, как правило, широкого тематического круга.

В практике известны факты проведения конкурсов «под конкретного поставщика», что достигается противозаконной системой «откатов», фальсификацией документов и другими способами избежать реальной конкуренции. Существует мнение, что список работ, товаров и услуг, подпадающих под аукционы, будет расширяться, и поэтому лоббирование выведения документоснабжения фондов библиотек из конкурсных процедур не имеет смысла. В связи с этим представители книжного бизнеса в качестве инструментов решения проблемы предлагают внести изменения в Общероссийский классификатор товаров и услуг, где классификация книг будет составлена по дисциплинам; применять понятие «одноименный товар» только по отношению к книгам одного тиража; повысить ответственность победителей аукционов, за выполнение взятых на себя обязательств.

Несмотря на сложность лоббирования интересов представителей книжного бизнеса и библиотечного дела в Государственной Думе и Правительстве РФ, сегодня наблюдается их высокая активность по продвижению идеи отмены распространения ФЗ № 94 на сферу документоснабжения фондов библиотек.

Глава 2. Стратегия и тактика взаимодействия издательства «Эксмо» с библиотеками

2.1 Характеристика издательства «Эксмо», как базы исследования

В качестве базы исследования, для своей дипломной работы, мною было выбрано одно из крупнейших издательств в Европе - издательство «Эксмо», которое имеет более двадцатилетний стаж на российском книжном рынке.

История издательства начинается с 1991 г., когда «Эксмо» появилось как дистрибьюторская компания по книжной продукции. Самостоятельной издательской деятельностью компания занялась в начале 1993 года и уже к середине 90-х годов вышла в число лидеров российского книжного рынка. А уже в 2005 году «Эксмо» было удостоено почетного звания «Лидер российской экономики».

«Эксмо» позиционирует себя как универсальное российское издательство и работает во всех сегментах книжного рынка, за исключением школьных учебников: остросюжетная литература (включая женские, интеллектуальные и авантюрные детективы), современная проза, детская литература, отечественная и зарубежная фантастика, а также научно-популярная и прикладная литература.

Авторский портфель издательства насчитывает более 8000 имен.

«Эксмо» -- акционер «Немецкой фабрики печати», «Тверского полиграфического комбината», объединенной розничной сети «Новый книжный -- Буквоед», издательства «Манн Иванов и Фербер», и «Альпина»

По результатам голосования национальных делегаций на 29-й Европейской конференции по научной фантастике в Копенгагене издательство «Эксмо» признано лучшим Европейским издательством в области фантастической литературы. Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки развития чтения, которая расценивается как приоритетный проект в области культуры и образования

Основной миссией издательства является открытие людям возможности для проведения досуга, развития и вдохновения, создавая многообразие книг и обеспечивая их доступность.

Издательство -- особая компания, для успешности которой крайне важен вклад работающих в ней людей. Главный капитал и ценность «Эксмо» -- это люди, о чем свидетельствует высокая репутация издательства как работодателя.

Ценности издательства: профессионализм и командность ; творческая, профессиональная и личностная реализация в процессе работы; отношение к работе как к личному делу.

Основной принцип издательства - развитие авторских брендов и долговременное сотрудничество с авторами. Издательство ориентировано на открытие новых имен, создание новых брендов, а так же на сотрудничество с лучшими отечественными и зарубежными авторами; на поддержку, продвижение и защиту прав авторов. По мнению генерального директора издательства «Эксмо»: «Такая стратегия позволяет привлекать новые таланты и развивать отношения с авторами - «звездами». Положительная репутация и надежность - являются основными факторами, влияющими на создание долговременных партнерских отношений со всеми целевыми аудиториями от клиентов до читателей.

Для «Эксмо» характерны: выявление новых трендов и применение инноваций необходимых не только для будущего компании, но и для развития рынка в целом; использование современных методов управления и технологий удовлетворения и предупреждения читательских ожиданий.

Эффективная система дистрибуции - решает проблему «книжного голода» в огромном количестве регионов России. Для партнеров издательства это является гарантией стабильности их собственного успешного развития.

Комплектование библиотек - одно из приоритетных направлений развития Издательства «Эксмо». Уже более десяти лет мы успешно сотрудничаем с крупнейшими российскими библиотеками и библиотечными системами.

Социальная ответственность - неотъемлемая ценность и обязанность издательского дела. Издательство активно работает над тем, чтобы словосочетание «социальная ответственность» было характеристикой не только «Эксмо», но и отрасли в целом.

«Эксмо» является членом Российского книжного союза и является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения, добивается того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне. Деятельность издательства на протяжении многих лет высоко оценивается читателями и экспертами медиа-отрасли.

Подводя некоторые итоги о деятельности издательства, сегодня «Эксмо» - это:

- Лидер рынка по тиражу и количеству наименований издаваемых книг;

- Один из лучших работодателей России;

- Компания, ориентированная на инновации и обогащение прежнего опыта;

- Компания у которой самые современные технологии и методы управления;

- Лучшая в отрасли, постоянно растущая система дистрибуции

- Социально значимый бизнес [29].

2.2 Технология взаимодействия издательства «Эксмо» и библиотек

Издательство «Эксмо» на сегодняшний день, занимает высокий статус на книжном рынке России. Руководители «Эксмо» стараются не только не уступать конкурентам, а скорее даже наоборот, подниматься все выше и выше на новый уровень. Для грамотного и взаимовыгодного сотрудничества со своими клиентами, издательство разрабатывает новейшие медоки работы. Основной принцип издательства очень прост - это лояльность. В понимании генерального директора «Эксмо» Новикова О.Е.: «Лояльность - это степень удовлетворенности потребителей нашими услугами и степень приверженности к бренду «Эксмо», и желание продолжать работать именно с нашим издательством»[29]. Критерием лояльности являются: намерения о повторных покупках; намерения рекомендовать услуги и продукты издательства «Эксмо» другим; высота барьеров переключения (т.е. тех факторов, которые смогут заставить потребителя уйти к другому бренду). Издательство выстраивает для себя следующую целевую политику, в которую входят:

· Стимулирование работы относительно нового для издательства канала продаж

· Повышение узнаваемости бренда

· Улучшение имиджа издательства

· Повышение лояльность к бренду издательства

· Достижение максимального уровня осведомленности о книгах издательства

· Обеспечение высоких продаж

· Донесение до потребителей позиционирования и ценностей книг

· Основными задачами для реализации являются: обязательное и корректное исследование целевой аудитории, а также проведение сегментации клиентов в зависимости от их системы критериев, по которым они строят свое отношение к издательству. И как итог, создание коммуникационной концепции.

Такой подход к сотрудничеству издательства «Эксмо» с библиотеками, можно детально рассмотреть на программе лояльности библиотекарей ВУЗов к учебной литературе издательства «Эксмо». Программа была разработана в ноябре 2011 года, в рамках федерального проекта «Поворот к успеху». Основной целью программы, являлось увеличение доли продаж издательства «Эксмо» в сегменте учебно-деловой литературы. Задачей, для поставленной цели, была разработка коммуникационной концепции между издательством «Эксмо» и библиотекарями ВУЗов. Ниже представлены основные этапы разработанной программы:

1. Проведение бренд - мониторинга. Основную часть опрашиваемой аудитории составили молодые люди от 20 до 25 лет. В процессе исследования было выявлено, что основным мотивом для обращения в библиотеку ВУЗ за литературой по гуманитарным наукам служит скорее учебный характер, т.е. книга обязательно нужна для учебы, а также для успешной сдачи экзаменов. Только четверть респондентов покупают книги по гуманитарным наукам для профессиональной деятельности (рис.).

2. Вторым этапом был экспертный опрос 10 библиотекарей вузов Москвы, результаты которого были следующие:

· В среднем в год библиотеки приобретают от 50 до 100 профессиональных книг и готовы на это потратить до 50 000 рублей и более.

· Приемлемая цена на 1 профессиональную книгу располагается в диапазоне от 500 до 1000 рублей.

· Закупка книг происходит 2 раза в течение всего года.

· Книги приобретаются в книжных магазинах, а также напрямую от поставщика .

· При выборе книги в первую очередь обращают внимание на автора, а также на название и наличие рекомендаций.

· Книги приобретаются с целью использования в учебном процессе и для получения максимально полной информации по предмету преподавания.

3. Третий этап называется сегментацией потребительского рынка. Основные принципы сегментации:

· Географический принцип (в основании - наличие вуза в регионе)

· Поведенческий принцип (основание - повод для закупки)

· Психографический (образ жизни)

· Демографический

Сегментация целевой аудитории приводит к появлению четырех социальных групп: студенты, преподаватели, научные сотрудники, библиотекари. По итогам сегментации отбирается самый большой сегмент «Преподаватели», на который преимущественно и будут направлены программы лояльности. Портрет данной аудитории составляется на основании маркетинговых исследований, проведенных исследовательской компанией. Портрет сегмента ««Преподаватели»- это люди, которые:

• читают книги по разнообразным направлениям, не только тесно связанные со своими профессиями, но в других сферах;

• с удовольствием читают «откровения» других профессионалов;

• адекватно относятся к достаточно сложному профессиональному языку;

• не готовы сменить работу из-за заработной платы;

• большую часть времени уделяют личностному развитию;

• имеют желание, и возможности постоянно расти и повышать свою компетентность не только в области своей специализации;

4. Выводы.

· Преподаватели являются ключевым посредническим звеном между издательством и студентами, а также в некоторой степени и библиотеками вузов и факультетов.

· Основную массу преподавателей составляют «Профессионалы»: преподаватели вузов в возрасте от 30 до 50 лет, отдающие большую часть жизни своей профессии и постоянно стремящиеся к личностному росту и профессиональному совершенствованию.

· Преподаватели являются очень требовательной аудиторий. Однако этот факт можно обратить в преимущество, при условии, что сотрудники издательства смогут донести до преподавателей то, что «Эксмо» заботится о них, и учитывает их требования.

5. Методы и способы донесения информации до участников

· Каталог

· Рассылка информации о программе по вузам, библиотекам вузов с предложением участия

· Рассылка информации о программе с упоминанием новинок года и предложением заказать

· Рекламные полосы в каталогах и периодических СМИ для преподавателей.

· Размещение на сайте www.education.eksmo.ru баннера, ведущего на страницу Программ, где размещается информация о каталоге, о бонусах за участие, анкета и т.п.

· Спонсорство и участие в конкурсах, конференциях и иных мероприятиях преподавателей вузов.

· Реклама в Интернете

· Реклама в чужих каталогах

· Информация на собственных on-line порталах

6. Формы и критерии поощрения участников. Здесь представлены варианты ценовых программ на продукцию и услуги издательства. Это могут быть:

• Бесплатные консультации по актуальным вопросам

• Клуб друзей (возможна реализация на юридическом сайте «Эксмо» проекта «Клуб преподавателей», где они смогут обмениваться мнениями, методологиями и т.п. и кроме того, видеть, что пишут студенты.

• Возможна договорённость с крупными федеральными сетями - распространителями широкоизвестных товаров и услуг (бытовая техника, одежда, мебель, туристические поездки и т.п.) о скидках.

• Система бонусов и скидок на закупку книг для библиотеки вуза напрямую от издательства;

• Распространение каталога по персонифицированной базе, а также на профильных мероприятиях (конференциях, семинарах). Подписка на каталог.

• Ежегодное награждение от имени издательства лучших преподавателей (организовавших крупные покупки) «за вклад в просвещение студентов».

7. Программа лояльности должна содержать в себе следующие пункты:

• Регулярное информирование сотрудников вуза о новинках учебно-деловой литературы, и получение обратной связи от клиентов;

• 2) Информирование клиентов-рекомендателей ( преподаватель, библиотекарь) о возможности зарабатывать деньги, продвигая продукцию учебно-деловой литературы среди своего окружения;

• 3) Регулярное информирование целевой аудитории о продукции учебно-деловой литературы «Эксмо» по соответствующим их образу жизни каналам коммуникации;

• 4) Регулярное обращение к целевой аудитории с помощью соответствующих рекламно-презентационных материалов в точках продаж.

В России, стране с развитой издательской и книготорговой индустрией, библиотеки являются активными участниками книжного рынка. Издательство « Эксмо» характеризует современный библиотечный рынок, как устойчивый канал сбыта книготорговой продукции.

1. На начальной стадии работы, издательство проводит анализ библиотечного рынка. В него входят:

1.1. Выявление наиболее перспективных потенциальных клиентов по ряду критериев:

n по типу библиотеки в соответствии с профильным ассортиментом;

n платежеспособность;

1.2. Поиск информации через внешние источники:

n поиск информации о проводимых конкурсах, тендерах в сети Интернет,

n мониторинг информации в СМИ: печать и телевидение.

1.3. Анализ информации из внешних источников:

n выявление тенденций развития библиотечной сферы;

n изучение законодательной базы по библиотекам;

n сбор и анализ информации о конкурентах: методика работы, ассортимента, ценовой политика.

2. Организация поиска клиента - «Библиотека». Издательство участвует в различных библиотечных мероприятиях (организация выставок, презентаций, выступлений, благотворительные акции).

3. Разработка системы мотивации ответственных сотрудников за закупки литературы (директор, зав. отделом комплектования). К системе мотивации издательство относит: скидки и бонусы, отсрочки по оплате, традиционные механизмы мотивации (поздравления ,подарки).

4. Формирование коммерческих предложений для каждого типа клиентов

5. Информирование действующих и потенциальных клиентов по средствам: электронной почты; физической почты; телефону; рассылки прайс-листов по электронной почте в соответствие с профильным ассортиментом библиотеки; рассылки листовок по отдельным книгам или сериям; рассылка презентаций по отдельным проектам; рассылки планов выхода новых книг; рассылки рейтитингов продаж; формирования прайс-листов с учетом тематико-типологического профиля; предоставление информации по телефону специалистами отдела по работе с библиотеками.

6. Участие в проводимых конкурсах, аукционах, котировках.

· Регулярное отслеживание информации о проводимых конкурсах , аукционах, котировках через открытые источники.

· Диагностика, анализ и разработка рекомендаций в вопросах целесообразности принятия участия в проводимом конкурсе, аукционе, котировке.

· Подготовка необходимой документации для участия в конкурсе, аукционе, котировке (учредительные документы сертификаты качества, прайс-листы, аннотированные списки);

· Подготовка аннотированных списков книг для участия их в тендерах, аукционах, котировках;

· Анализ результатов участия РДЦ в конкурсе, аукционе, котировке (выводы и корректировка дальнейших действий).

7. Работа с библиотеками по прямому договору как с единственным поставщиком

8. Разработка инновационных проектов. К таким разработкам относятся:

· презентация новых издательских проектов;

· обзор литературы;

· организация ассортиментных книжных салонов при библиотеках;

· организация дней «открытых» дверей.

Так как издательство «Эксмо» имеет эффективная систему дистрибуции ( в не входят 8 региональных дистрибьюторских центров России), для меня было интересно, как осуществляется приведенная выше специфика работы с каналом библиотек на основе конкретного РДЦ. Прохождение преддипломной практики в «Северо-Западном Книготорговом Объединении» позволило провести анализ сотрудничества между РДЦ и библиотечным каналом.

1. Исследуя клиентскую базу, было выявлено, что РДЦ «СЗКО» очень плотно работает с библиотечным каналом, более 100 библиотек сотрудничают с РДЦ(45%- составляют центральные библиотечные системы, 49 %- муниципальные библиотеки, 5%- библиотеки вузов; 1%- библиотеки для слепых)

2. Менеджер по продажам налаживает прямые контакты с библиотеками. Этот пункт очень важен в специфики такой работы, ведь именно на прямом контакте можно:

· Получить максимальную вероятность выигрыша в котировке и/или получения информации об иной возможной сделке;

· сократить документооборот (если осуществляется прямая поставка от «ЭКСМО», закупка по или запрос котировок по лоту на книги «ЭКСМО»);

· возможность замен по отсутствующим позициям или формирование «лотов под наличие»;

· получить регулирование над рентабельностью сделки, вплоть до сверхрентабельности;

· получить высокую вероятность повторной сделки.

3. Для своих постоянных клиентов «РДЦ» всегда предоставляет гибкую систему скидок, отсрочек и кредитного лимита.

· Возможность предоставления ретро-бонуса (1% - 3%)

· Возможность предоставления отсрочки платежа

· Возможность предоставления кредитного лимита

· Возможность разработки уникальных (особых) условий для клиента (дополнительный % скидки)

4. Нельзя не отметить наличие большого склада в «СЗКО» и логистику по городу и в регионы. Этот пункт характеризует следующие положительные моменты сотрудничества:

· Наличие широкого ассортимента на складе РДЦ (чего нет у конкурентов и что очень важно для библиотек);