Русский язык и культура речи

5.1 Понятие об ораторском искусстве

Выражение ораторское искусство имеет несколько значений. Под ораторским искусством прежде всего понимается высокая степень мастерства публичного выступления, качественная характеристика ораторской речи, искусное владение живым словом. Ораторское искусство - это искусство построения и публичного произнесения речи с целью оказания желаемого воздействия на аудиторию.

Ораторским искусством называют также исторически сложившуюся науку о красноречии и учебную дисциплину, излагающую основы ораторского искусства.

В красноречии искусство и научность составляют сложный сплав относительно самостоятельных способов воздействия на людей. Ораторство представляет собой сложное интеллектуально - эмоциональное творчество публичной речи.

На протяжении многовековой истории своего развития ораторское искусство использовалось в различных сферах жизни общества: духовной, идеологической, социально - политической.

Отметим ещё одну особенность ораторского искусства. Оно имеет сложный синтетический характер. Философия, логика, психология, педагогика, языкознание, этика, эстетика - вот науки, на которые опирается ораторское искусство.

Ораторское искусство никогда не было однородным. Исторически в зависимости от сферы применения оно подразделялось на различные роды и виды. В отечественных риториках выделяются следующие основные роды красноречия: социально-политическая, академическая, судебная, социально-бытовое, духовное (богословско-церковное).

К социально - политическому красноречию относят выступление, посвященные вопросам государственного строительства, экономики, права и т.д.;

к академическому - учебную лекцию, научный доклад, обзор, сообщение;

к судебному - речи, произносимые участниками судебного процесса - прокурором, адвокатам, обвиняемым и др.;

к социально бытовому - приветственные, юбилейные, застольные, поминальные речи и т.п.;

к богословско - церковному - проповеди, речи на соборе.

5.2 Оратор и его аудитория

Самое высшее проявление мастерства публичного выступления, важнейшее условие эффективности ораторской речи - это контакт со слушателями. Контакт - это общность психического состояния оратора и аудитории, это взаимопонимание между выступающим и слушателями. Совместную мыслительную деятельность оратора и у аудитории учёные называют интеллектуальным сопереживанием. Для возникновения контакта важно так же и эмоциональное сопереживание, т.е. оратор и слушатели во время выступления должны испытывать сходные чувства. Контакт между оратором и аудиторией возникает в том случае, когда обе стороны заняты одной и той же мыслительной деятельностью и испытывают сходные переживания.

Главные показатели взаимопонимания между говорящими и слушающими - положительная реакция на слова выступающего, внешнее выражение внимания у слушателей.

Форма преподнесения материала существенно влияет на взаимоотношение оратора и аудитории.

Очень важно, чтобы каждый человек творчески подходил к подготовке и произнесению ораторской речи, полнее и шире использовал свои природные данные, индивидуальные возможности, умело применял приобретённые риторические навыки и умения.

5.3 Подготовка речи: выбор темы, цель речи

Подготовка к выступлению - очень важное и ответственное дело в деятельности оратора.

Подготовка к конкретному выступлению определяется видом ораторской речи, зависит от темы выступления, целей и задач, стоящих перед выступающим, его индивидуальных особенностей, от состава аудитории, в которой предстоит выступать и т.д.

Подготовка к любому выступлению начинается с определения темы речи. Выбрав тему, надо подумать, а её формулировке. Название речи должно быть ясным, чётким, по возможности кратким.

Приступая к подготовке речи, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, для чего, с какой целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается.

Надо иметь в виду, что выступающему следует формулировать цель речи не только для себя, но и для своих слушателей. Чёткая формулировка целевой установки облегчает восприятие ораторской речи, определённым образом настраивает слушателей. Именно так и поступили выдающиеся ораторы разных времён.

5.4 Основные приёмы поиска материала

После определения тематики выступления, его цели следует этап поиска и отбора материала.

Методической литературе определены основные источники, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи. К ним относятся:

- официальные документы;

- научная, научно - популярная литература;

- справочная литература: энциклопедии, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библио - графические указатели;

- художественная литература;

- статьи из газет и журналов;

- передачи радио и телевидения;

- результаты социологических опросов;

- собственные знания и опыт;

- личные контакты, беседы, интервью;

- размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

Важнейший этап подготовки ораторской речи - изучения отобранной литературе.

Во время чтения важно уметь осмыслить содержание прочитанного, соединить его с теми знаниями, которые были получены ранние. Это помогает анализировать и систематизировать материал, делать необходимые выводы.

При подготовке к лекции докладу нужно обязательно делать соответствующие записи прочитанного.

Чтение - это не такое простое дело, как может показаться на первый взгляд. При чтении появляются какие-то сравнения, ассоциации, сопоставления с реальными процессами жизни, рождаются новые мысли.

5.5 Начало, завершение и развёртывание речи

В теории ораторского искусства под композицией речи понимается построение выступления, соотношение его отдельных частей и отношение каждой части ко всему выступлению как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие по смыслу слова построение, структура.

Приступая к работе над композицией речи, необходимо, прежде всего, определить порядок, в котором будет излагаться материал, т. е. составить план. По определению толкового словаря русского языка, план - это взаимное расположение частей, краткая программа какого-нибудь изложения.

На разных этапах подготовки речи составляются различные по цели назначению планы. Так, после выбора темы выступления рекомендуется составить предварительный план будущей печи. Предварительный план, который помогает более целенаправленно подбирать литературу и отбирать фактический материал для выступления.

После того, как изучена литература, обдумана тема, собран фактический материал, составляется рабочий план. При его написании необходимо не только выделить вопросы выбранной темы, но и отобрать из них самые существенные и основные, определить, в какой последовательности они будут изложены. Рабочий план даёт возможность судить о содержании выступления, его структуре.

На основе рабочего плана оратору рекомендуется составить основной план, называющий вопросы, которые будут освещаться в выступлении. Формулировки пунктов основного плана должны быть предельно чёткими и ясными.

По структуре планы бывают простыми и сложными. Простой состоит из нескольких пунктов, относящихся к основной части изложения темы. Простой план можно превратить в сложный, для чего необходимо его пункты разбить на подпункты. В сложном плане выделяют также вступление, главную часть, заключение.

После написания плана оратору необходимо поработать над построением отдельных частей своей речи. Как отмечают теоретики ораторского искусства, наиболее распространённой структурой устного выступления с античных времён считается трёхчастная, включающая в себя следующие элементы: вступление, главную часть, заключение.

Во вступлении подчёркивается актуальность темы, значение её для данной аудитории, формулируется цель выступления, кратко излагается история вопроса.

Важной композиционной частью любого выступления является заключение. Народная мудрость утверждает: «Конец венчает дело». Убедительное и яркое заключение запоминается слушателям, оставляет хорошее впечатление о речи. Поэтому рекомендуется в заключении повторить основную мысль, ради которой произносится речь, суммировать наиболее важные положения. В заключении подводятся итоги сказанного, делаются выводы, ставятся перед слушателями конкретные задачи, которые вытекают из содержания выступления.

Перед выступающим стоит очень важная задача - не только привлечь внимание слушателей, но и сохранить его до конца речи. Поэтому наиболее ответственный является главная часть ораторского выступления.

В ней излагается основной материал, последовательно разъясняются выдвинутые положения, доказывается их правильность, слушатели подводятся к необходимым выводам.

Структура выступления зависит прежде всего от метода преподнесения материала, избранного оратором.

Индуктивный метод - изложение материала от частного к общему. Выступающий начинает речь с частного случая, а затем подводит слушателей к обобщениям и выводам.

Дедуктивный метод - изложение материала от общего к частному. Оратор в начале речи выдвигает какие-то положения, а потом разъясняет их смысл на конкретных примерах, фактах.

Метод аналогии - сопоставление различных явлений, событий, фактов. Обычно параллель проводится с тем, что хорошо известно слушателям.

Концентрический метод - расположение материала вокруг главной проблемы, поднимаемой оратором. Выступающий переходит от общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному и углубленному его анализу.

Ступенчатый метод - последовательное изложение одного вопроса за другим. Рассмотрев какую-либо проблему, оратор уже больше не возвращается к ней.

Исторический метод - изложение материала в хронологической последовательности, описание и анализ изменений, которые произошли в том или ином лице, предмете с течением времени.

Использование различных методов изложения материала в одном и том же выступлении позволяет сделать структуру главной части речи более оригинальной, нестандартной.

Работа над планом, композицией речи - творческий процесс. Каждая лекция, каждое выступление, если они результат большой предварительной работы, отражают особенности, интересы, склонности самого выступающего.

5.6 Способы словесного оформления публичного выступления

Один из важных вопросов, возникающих при подготовке публичного выступления, - обязательно или нет, предварительно составлять письменный текст речи. Это давний спор, своими корнями уходящий в глубокую древность.

Написанная речь легче запоминается и дольше удерживается в памяти, нежели не оформленный в окончательном виде материал. Кроме того, написанный текст дисциплинирует оратора, дает ему возможность избежать повторений, неряшливых формулировок, оговорок, заминок, делает его речь более уверенной и т.п.

Безусловно, у каждого оратора свои методы работы с текстом речи. Главное, не забывать, что овладение материалом выступления - весьма ответственный этап в деятельности оратора. Иногда этот этап подготовительной работы называют репетицией.

Рекомендуемые специалистами основные формы работы над выступлением:

1. Полный текст ( не для чтения, а для пересказа своими словами )

2. Подробный конспект с основными формулировками, концовкой, цитатами, числами, именами собственными.

3. Неподробный конспект с обозначением переходов от блока к блоку, цитатами, и т.п.

4. План с цитатами и т.п.

5. Речь без бумажки.

5.7 Логические и интонационно - мелодические закономерности речи

Чаще всего затрудненное восприятие смысла устного выступления связано не с недостатками логики мышления говорящего, но с его неумением отразить эту логику в звучащей фразе.

Опираясь на логические законы речи, отраженные в орфографии и пунктуации, мы можем установить некоторые общие закономерности тонирования, характерные для мелодического строя русского языка. К ним в первую очередь относятся: логическое ударение, логическая пауза, речевой такт интонационно - мелодический рисунок знаков препинания.

Логическое ударение, в отличие от грамматического, выделяет не отдельный слог, а целое слово и может перемещаться в рамках одной и той же фразы в зависимости от цели высказывания.

Устная речь требует четкой смысловой группировки слов вокруг логических центров, такой, чтобы слушатель воспринимал не отдельные слова, а смысловые блоки, куски, называемые речевыми тактами.

Речевые такты объединяют в себе слово или группу слов, тесно связанных между собой по смыслу. Внутри речевого такта слова произносятся как одно целое, причем центром речевого такта становится слово, несущее на себе логическое ударение.

Паузы, отделяющие один речевой такт от другого, носят название логических пауз. Их назначение - не только отделять один такт от другого, но и группировать слова внутри такта в единое целое.

Перед выступление следует разметить речевые такты, расставить логические ударения и отделить их логическими паузами, а затем соотнести их между собой по смысловой значимости, т.е. выстроить так называемую логическую перспективу речи. Она поможет воспринять мысль в целостном смысловом единстве, в динамике, развитии, облегчит восприятие каждого смыслового куска во взаимосвязи со всеми остальными, позволит осознать основную линию мысли, направляемую к единой цели рассуждения.

Интонация - сложное явление. Она включает в себя четыре акустических компонента: тон голоса, интенсивность или силу звучания, его длительность и тембр.

Тон

Термин тон восходит к греческому слову tonos ( буквально «натянутая веревка, натяжение, напряжение»). Когда говорят о тоне звуков речи, то имеют в виду высоту гласных, сонорных и звонких шумных согласных. Используется этот термин в разных науках. В результате колебания голосовых связок возникает основной тон звука, важнейший компонент речевой интонации.

С помощью изменения тона создается мелодический рисунок речи.

Задача оратора - определить диапазон своего голоса и стараться разнообразить его тональность.

Интенсивность звучания.

Интенсивность звучания зависит от напряженности и амплитуды колебания голосовых связок. Чем больше амплитуда колебания, тем интенсивней звук.

На слух различают уровень интенсивности. Он бывает низким, средним и высоким.

Взаимодействие тона и интенсивности усиливает громкость звука.

Темп

Темп речи - скорость произнесения речевых элементов.

Говорящему важно уметь менять темп речи. Если требуется что то подчеркнуть, выделить ( определение, выводы ), то темп надо замедлить. Когда же речь произносится с подъемом, внутренним пафосом, темп ускоряется.

Тембр

Последний компонент интонации - тембр. Это - дополнительная артикуляционно-акустическая окраска голоса, её колорит.

В полости рта в результате большего или меньшего напряжения органов речи и изменений объема резонатора образуются обертоны, т.е. дополнительные тоны, придающие основному тону особый оттенок, особую окраску. Поэтому тембр называют еще «цветом» голоса.

По тембру голоса устанавливают его тип: бас, баритон, тенор, сопрано и др.

Семь интонационных конструкций

В языке существуют определенные типы интонаций. При всем разнообразии интонаций их можно объединить в наиболее характерные для русского языка типы. Для этого прежде всего не обходимо найти в выражении центр - основной ударный слог. Все, что находится перед центром, называется предцентровой частью, а то, что после центра - постцентровой. Предцентровая, центр и постцентровая части образуют интонационную конструкцию - ИК ( произносится Ика ).

Для определения типа ИК важно также различать, как изменяется основной тон: повышается он или понижается. По изменению тона можно судить о цели высказывания и о субъективном к нему отношении говорящего.

Интонация играет значительную роль в устной речи. Интонация передает смысловые и эмоциональные различия высказываний, отражает состояние и настроение говорящих, их отношение к предмету беседы или друг к другу.

Интонация отличает устную речь от письменной, делает ее богаче, придает ей неповторимый, индивидуальный характер.

Необходимо сказать и о синтаксической функции интонации. Она указывает:

- конец фразы;

- ее законченность или незаконченность;

- к какому типу относится предложение, содержит оно вопрос, восклицание или повествование.

А письменной речи о синтаксической роли интонации читатель узнает по знакам препинания.

Точке присуща интонационная фигура звукового понижения основного тона - своеобразного падения звука.

Запятая, наоборот, характеризуется повышением звука, который завершается своеобразным «голосовым загибом», обрывающем звук и предупреждающем, как поднятая кверху рука, о том, что мысль не завершена.

Двоеточие интонационно подготавливает слушающего к продолжению мысли, в его интонации ощущается движение, развитие, передаваемое лёгким звуковым толчком.

Вопросительный знак требует резкого и быстрого подъёма звука на вопросительном слове, которое сопровождается характерной фигурой так называемого «кваканья». Высота и скорость подъёма, форма звуковой фигуры создают градацию вопроса.

Восклицательный знак начинается с быстрого и энергичного звукового подъёма, после чего голос резко падает книзу. Чем выше взлёт и резче падение, тем интенсивнее звучит восклицание.

Характеристика устной речи будет не полной, если не сказать ещё ободной её особенности - о паузе. Пауза (лат. рausa от греч. pausis - прекращение; остановка) - временная остановка звучания, в течение которой речевые органы не артикулируют и которая разрывает поток речи. Пауза - это молчание.

Виды пауз - хезитация, логическая, психологическая, интонационно-синтаксическая, ситуативная, физиологическая.

Из истории изучения интонации.

Интонация заинтересовала, прежде всего, теоретиков ораторского искусства ещё в античные времена. В их трудах, дошедших до нас, описана речевая мелодия, определено её отличие от музыкальной, охарактеризованы ритм, темп, паузы, говорится о важности разделения патока речи на смысловые части.

Проблема интонации привлекла теоретиков публичной речи и в средние века. Но для нас больший интерес представляют работы, появившиеся в России в 18 столетии. Именно в это время формулируются основные теоретические положения ораторского искусства, которые остаются актуальными и в наши дни. Одним из таких теоретиков был М.В. Ломоносов.

В 18-19 веках с развитием театрального искусства интонацию начинают рассматривать как важный элемент сценической речи. Для актёра, как и для оратора, звучащая речь - основное средство передачи мыслей, чувств, средства воздействия на зрителей, поэтому актёр должен уметь использовать все возможности языка, знать его законы.

Глава 6. Официально- деловая письменная речь

6.1 Из истории русского делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в 10 веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов.

Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство ( первые государственные учреждения назывались приказами )15- 17 века.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром 1 в 1720г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.

Губернская реформа Екатерины 2 завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течении всего 19 века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В начале 19 века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления - министерская, просуществовавшая до начала 20 века. Ее главная особенность - единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность.

19 век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников - сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма.

С течением времени ( примерно к середине 19 века ) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи - изложения только самого существа вопроса.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о проведении делопроизводства в соответствии с вновь создавшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма.

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие 20 века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции ( рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения.

6.2 Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации( документирования ) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традиций. Итог документирования - создания документа.

Общие функции документа:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексов реквизитов - обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами.

Участники делового общения выступают как субъекты правоотношений.

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Лаконизм ( оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности.

Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Стандартизация и унификация - одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего.

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

- лаконичность и достаточность информативного содержания;

- логичность и структурированность изложения;

- стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

6.3 Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Совокупность документов называется формуляром.

Существует два вида бланков писем организации - угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Идет перечисление реквизитов: Государственный герб Российской Федерации, Герб субъектов Российской Федерации, эмблема, код организации, основной государственный регистрационный номер ( ОГРН ) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат,

наименование организации, почтовый адрес, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии, постскриптум.

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

6.4 Типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов - придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной.

Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность.

Структура и содержание официальных писем

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию.

6.5 Унификация языка деловых бумаг

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

- информирование адресата;

- привлечение внимания к проблеме;

- побуждение к действию;

- придание юридического статуса какому-либо событию;

- инициирование и поддержание деловых отношений;

- решение конфликтных ситуаций.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов.

Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

Требования к языку и стилю документов

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) - после него.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа - это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в документе. Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

6.6 Новые тенденции в практике русского делового письма

Девяностые годы 20 века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.

Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речи пополняется новыми терминами.

Юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь.

Можно сказать, что сегодня русская официально-деловая письменная речь переживает этап преобразований, изменений, проявляющихся как на уровне понятий, так и на уровне терминологии.

Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос - информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых посланий других типов) - информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение.

Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом.

Типовое резюме включает:

- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности;

- дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

- прочие сведения ( сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

- отличия и награды, ученые степени;

- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции;

- иная вспомогательная информация;

- рекомендации;

- дата написания резюме;

- подпись соискателя.

6.7 Особенности русской и зарубежной школ делового письма

В значительной степени новые тенденции в русском деловом письме обусловлены расширением деловых связей с зарубежными партнерами.

Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера.

Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой переписки принято считать, что убедительность.

Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «Мы-подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход», так и «Я-подход».

В практике отечественной деловой переписке тексту письма не всегда предшевсвует обращение. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практике деловой переписке. По стандартам западного и американского делового письма обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа.

Степень проявления учтивости в разных национальных культурах деловой переписки различна. Для русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном документе - недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признание того, что с выражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним более тесный контакт.

Для отечественной деловой переписке традиционным является надличностный характер изложения, отличающийся предельной рациональностью, жесткостью используемы языковых форм и моделей. Для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.

Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки оформления структурных элементов делового письма. Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна.

Типовыми реквизитами международного делового письма являются:

- заголовок;

- номер документа;

- дата;

- специальные почтовые отметки;

- уведомление о конфиденциальности;

- адресат;

- указание на желательность ознакомления;

- обращение;

- заголовок к тексту;

- текст;

- учтивое заключение;

- подпись;

- пометка об исполнителях;

- приложения;

- копии письма;

- постскриптум.

В настоящее время наиболее употребительными являются три основных стиля: блочный, модифицированный блочный и упрощенный.

Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет общее представление о нормах, приемах и стиле письменного делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, на практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов, разрушает сложившиеся традиции.