Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

В стенограмму включаются дословно все доклады, речи, выступления, вопросы.

Инициалы и фамилию докладчика (выступившего) необходимо печатать в именительном падеже с нового абзаца от левой границы текстового поля.

После фамилии ставится тире и печатается дословный текст доклада (выступления).

Каждый выступивший на заседании (совещании) может просмотреть и, если это необходимо, исправить, а затем завизировать стенограмму своего выступления.

Расшифрованная стенограмма подписывается председателем и секретарем заседания (совещания). Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дате проведения заседания (совещания). Стенограмма заседания (совещания) хранится вместе с другими документами заседания (совещания).

Если заседание записывалось на магнитную ленту, расшифровывалось и был составлен протокол, то магнитная лента хранится в соответствующем структурном подразделении Минюста России (территориального органа) до минования надобности.

Оформляется стенограмма по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией для оформления протокола.

3.3.6.9 Акт

1) Акт составляется несколькими гражданскими служащими и подтверждает установленные факты или события, действия (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Основанием для составления акта может быть указание Министра (заместителя Министра, начальника территориального органа) или руководителей структурных подразделений Минюста России (территориального органа).

2) Акты составляются коллегиально (не менее двумя гражданскими служащими), а также комиссиями, как постоянно действующими, так и специально создаваемыми по указанию Министра (заместителя Министра). Состав таких комиссий утверждается приказами (распоряжениями) Минюста России (территориального органа).

3) Акты регистрируются в структурном подразделении Минюста России (территориального органа), составившем акт. Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.3.6.10 Доверенность

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Минюста России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на общем бланке Минюста России.

Оформление доверенностей в Минюсте России осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Минюста России;

фамилия, имя, отчество, номер и серия паспорта, кем и когда выдан паспорт, адрес места жительства, должность доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;

содержание полномочий доверенного лица;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает Министр или заместитель Министра, исполняющий его обязанности. Она регистрируется и заверяется в Департаменте организации и контроля оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.3.6.11 Справка

1) Справки - это документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение фактов и событий.

2) Справки бывают двух видов: справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера (информационные), и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения юридического факта (о подтверждении замещаемой должности, заработной плате).

3) Информационная справка готовится гражданским служащим по поручению руководства Минюста России (территориального органа) либо в порядке личной инициативы, оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет реквизиты: адресат, заголовок, текст, подпись и дату.

Оформление реквизитов производится в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 3.2.4 Инструкции.

IV. Организация документооборота

4.1 Основные принципы организации документооборота в Минюсте России и его территориальных органах

4.1.1 При организации документооборота в Минюсте России (территориальном органе) реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

4.1.2 В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация (переписка между структурными подразделениями Минюста России (территориального органа).

С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

4.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из территориальных органов Минюста России; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

обращения руководителей субъектов Российской Федерации; обращения граждан и организаций (их представителей), включая жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Минюста России, его территориальных органов, федеральных служб; другие группы документов.

4.1.2.2 В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, планы и др.);

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Минюста России и его территориальных органов (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);

другие документы, используемые в процессе организации управления

и принятия управленческих решений (служебные, объяснительные, докладные, аналитические записки и др.).

4.1.3 Согласование проектов документов, создаваемых в Минюсте России (территориальном органе), осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.

4.1.4 В Минюсте России (территориальном органе) доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, в исключительных случаях -- курьером.

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.

4.2 Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1 Прием корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента организации и контроля Далее - отдел документационного обеспечения. (ответственным за делопроизводство территориального органа), за исключением обращений граждан, доставленных ими лично или их представителями:

4.2.1.1 Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается с выполнением следующих операций:

1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;

2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;

3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью ответственного за делопроизводство и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров с фактическим наличием корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

4.2.1.3 Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».

4.2.1.4 Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.2 Корреспонденция, поступившая в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным в приемной Министра (дежурным территориального органа) и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) и, по возможности оперативно, передаются им в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.

О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, дежурный по средствам связи информирует руководство Минюста России (территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными указаниями.

4.2.3 Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Минюста России (территориального органа), также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются ими в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.

4.2.4 Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается отделом по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля Далее - отдел по работе с обращениями граждан. (ответственным за делопроизводство территориального органа) с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.5 При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный на входе в служебное здание Минюста России (территориального органа).

4.2.6 Корреспонденция, поступающая в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Первичная обработка корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) осуществляются с выполнением следующих операций:

4.2.6.1 Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие на них повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе...(наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до... (...час....мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).

4.2.6.2 Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря, либо у дежурного в приемной Министра (дежурного территориального органа) ответственным за делопроизводство не принимаются, при обнаружении подобных в числе принятых - без вскрытия немедленно передаются по реестру в отдел по защите государственной тайны Департамента организации и контроля Далее - отдел по защите государственной тайны. (ответственному за ведение секретного делопроизводства в территориальном органе Минюста России).

4.2.6.3 Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в Департамент управления делами (подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

4.2.6.4 Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.

4.2.6.5 Конверты, поступившие из органов государственной власти, с пометкой «Срочно» («Оперативно») вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации направляются для доклада Министру (его заместителям).

4.2.6.6 Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается.

В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».

4.2.6.7 После изъятия конвертов с грифом ограничения доступа и пометками, указанными в подпунктах 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и 4.2.6.5 пункта 4.2.6 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).

Обращения граждан в Минюсте России передаются по реестру в отдел по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля без вскрытия конвертов.

4.2.6.8 При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения Минюста России (территориального органа).

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

копии документов, в том числе полученные с использованием электросвязи;

справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

поступившие без сопроводительного письма: бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);

заявления граждан о приеме на работу, заявления гражданских служащих об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам) - передаются по реестру ответственному за делопроизводство в Департаменте государственной службы и кадров (кадровое подразделение территориального органа);

формы статистической отчетности.

4.2.6.9 При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело Департамента организации и контроля (территориального органа), второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело Департамента организации и контроля (территориального органа), второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. В Минюсте России акт утверждает директор Департамента организации и контроля (заместитель директора, исполняющий его обязанности), подписывают начальник отдела документационного обеспечения и гражданский служащий, вскрывший конверт.

4.2.6.10 Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются

по истечению недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

4.3 Предварительное рассмотрение документов

4.3.1 В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром и его заместителями (начальником территориального органа), Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) перед регистрацией документов проводится их предварительное рассмотрение (по обращениям граждан - отделом писем и приема граждан).

4.3.2 Принятие решения в ходе предварительного рассмотрения о направлении поступившего документа на вынесение резолюции (поручения) Министру или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей основывается на содержании документа, а не на адресовании документа соответствующему должностному лицу.

4.3.3 Для направления руководству Минюста России выделяются следующие поступившие документы:

4.3.3.1 Министру: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета

Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, относящиеся к деятельности Минюста России поступившие в Минюст России федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также корреспонденция, содержащая информацию о преступлениях, и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) заместителей Министра, директоров федеральных служб, начальников территориальных органов и учреждений Минюста России, иные документы, по которым требуется принятие решения Министром в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами.

4.3.3.2 Заместителям Министра: документы, адресованные им лично, документы за подписью заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти и руководителей их структурных подразделений, иные документы, адресованные руководству Минюста России, не указанные в подпункте 4.3.3.1 пункта 4.3.3 Инструкции, а также корреспонденция, содержащая информацию о преступлениях (заместителю Министра, курирующему Департамент государственной службы и кадров), и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) начальников территориальных органов Минюста России, в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.

4.3.4 В структурные подразделения Минюста России (территориального органа) направляются поступившие документы по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Минюста России (территориального органа), а также документы, адресованные непосредственно этим структурным подразделениям.

4.3.5 Предварительное рассмотрение документов, поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:

поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм - по их версиям, воспроизведенным на бумаге;

электронных сообщений - как правило, по их электронным образам, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях - по их версиям, воспроизведенным на бумаге.

4.4 Регистрация поступающих документов

4.4.1 Поступившие в Минюст России (территориальный орган) документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Минюста России, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в подпункте 4.2.6.8 пункта 4.2.6 Инструкции), после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

4.4.2 Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях - в течение трех дней;

жалоб, поданных в порядке подчиненности - не позднее следующего дня с момента поступления;

иных документов: поступивших в рабочее время - в день поступления,

поступивших в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.4.3 Регистрация поступивших документов производится в пределах

документопотоков в СЭД путем создания электронных регистрационных карточек:

по обращениям граждан - отделом по работе с обращениями граждан;

по документам органов государственной власти, документам территориальных органов, документам организаций и др. - отделом документационного обеспечения.

4.4.4 Перечень сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электронную регистрационную карточку документа включает:

адресант (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат» (пункт 10 подраздела 3.2.4 Инструкции);

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в соответствии с реквизитом «Подпись» (пункт 15 подраздела 3.2.4 Инструкции);

вид документа (в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа);

дата документа (в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует);

номер документа (в соответствии с номером, присвоенным документу автором);

дата поступления документа (дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе);

регистрационный номер входящего документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите);

наименование текста (краткое содержание документа (заголовок к тексту);

индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа);

сведения о переадресации документа (на основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»);

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа (резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности (в соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).

В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов.

4.4.5 В целях оптимизации процесса регистрации поступивших в Минюст России документов Департаментом организации и контроля совместно с Департаментом управления делами и с привлечением других структурных подразделений Минюста России разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники), используемые в СЭД:

видов документов;

структурных подразделений;

должностных лиц;

исполнителей;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

результатов исполнения документов и др.

4.4.6 При регистрации поступающих документов, вне зависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.

После создания и сохранения электронной регистрационной карточки

документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.

4.4.7 Структура регистрационного номера поступившего документа включает:

4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе «Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) - для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела «Обращения граждан» СЭД.

4.4.7.2 При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.).

4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца.

4.4.9 Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделом документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа в графическом формате.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД.

Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.

4.4.10 Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД.

При необходимости, пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной

таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении и штрих-код, служащие идентификаторами документа.

4.5. Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей

4.5.1 Поступившие документы передаются на рассмотрение Министру, гражданским служащим только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Министру (его заместителю) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Министра (секретарем его заместителя) передается в Департамент организации и контроля для регистрации и организации его движения в соответствии с поручением по исполнению документа.

4.5.2 Зарегистрированные поступившие документы передаются Департаментом организации и контроля:

секретарю Министра для доклада Министру - в течение дня, но не позднее 15 час. 00 мин. или иного времени, установленного Министром;

референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра для доклада заместителям Министра - в течение дня, но не позднее 16 час.00 мин.;

ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для доклада руководителям структурных подразделений - в течение рабочего времени.

Срочная корреспонденция передается в течение одного часа с момента поступления.

4.5.3 Время ежедневного доклада документов референтами заместителей Министра и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России устанавливается соответственно заместителями Министра и руководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России.

4.5.4 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются гражданскими служащими Департамента организации и контроля секретарю Министра, секретарям заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по реестрам установленной формы.

Секретари заместителей Министра в свою очередь передают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленной формы.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:

для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;

для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;

для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:

для Министра - Департаментом организации и контроля;

для заместителей Министра - референтами (секретарями) заместителей Министра;

для руководителей структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минюста России), дату поручения.

4.5.7 После рассмотрения поступивших документов Министр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.

В аналогичном порядке руководители структурных подразделений Минюста России передают документы после рассмотрения ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

Министр, заместители Министра, руководители структурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части, касающейся уточнения поручений по их исполнению.

4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицами документов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:

4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра с поручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России с поручением Министра или заместителя Министра - в Департамент организации и контроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.

4.5.8.2 Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России в соответствии с поручениями руководителей структурных подразделений Минюста России документы, исполненные на бумажном носителе, - гражданским служащим - головным исполнителям.

4.5.8.3 Одновременно головному исполнителю с использованием технологий СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

При необходимости соисполнителями может самостоятельно создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

В случае, если электронный образ документа не создавался, Департамент организации и контроля обеспечивает передачу соисполнителям копии документа на бумажном носителе. В этом случае тиражирование производится с соблюдением требований нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющую государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.

4.5.8.4 Документы, поступившие в электронном виде, направляются головным исполнителям и соисполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Министру (заместителям Министра, руководителю структурного подразделения Минюста России) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном пунктом 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном подпунктами 4.5.8.1 и 4.5.8.2 пункта 4.5.8 Инструкции.

4.5.8.5 Документы, содержащие информацию о преступлениях независимо от способа их доставки, с поручениями Министра, а также заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров, передаются в Департамент государственной службы и кадров (при необходимости и в другие структурные подразделения Минюста России) в порядке, предусмотренном подпунктом 4.5.8.1 Инструкции, незамедлительно.

4.5.8.6 Поступившие в Минюст России проекты актов (их копии) и иные документы, поступившие в Минюст России на согласование, передаются на рассмотрение и рассматриваются в порядке, установленном пунктами 6.6 - 6.9 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).

4.5.9 Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения Минюста России в другое не позднее одних суток с момента его поступления:

4.5.9.1 Если деятельность структурных подразделений курируется разными заместителями Министра - на основании решения Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.

4.5.9.2 Если деятельность структурных подразделений курирует один заместитель Министра - на основании решения заместителя Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.

4.5.10 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение Минюста России только через Департамент организации и контроля.

4.5.11 Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России, уведомляет о принятом решении Департамент организации и контроля в отношении документов, исполнение которых находится на контроле Министра:

по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан;

по остальным документам - отдел документационного обеспечения.

4.5.12 На основании поручения Министра или заместителя Министра о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России гражданские служащие отдела по работе с обращениями граждан или отдела документационного обеспечения вносят в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в движении документа.

Внесение сведений в электронную регистрационную карту документа об изменении в движении документа иным гражданским служащим запрещается.

4.6 Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1 За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, своевременное представление проекта документа, при необходимости, в редакторскую группу отдела документационного обеспечения, за внутреннее согласование проекта документа, а, при необходимости, и внешнее согласование с другими государственными органами (организациями) отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа.

4.6.2 Проекты исходящих документов Минюста России готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3 Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа, при необходимости иными должностными лицами Минюста России. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в подпункте «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 и пункте 3 подраздела 3.3.6.5 Инструкции.

4.6.4 Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

4.6.5 На подпись уполномоченному должностному лицу Минюста России представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием бланка, и второй - визовый экземпляр документа, оформленный на стандартных листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

4.6.6 Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи:

Министром - секретарю Министра;

заместителями Министра - референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра.

В указанных случаях передача документов осуществляется исполнителем по реестру установленной формы.

По согласованию с Министром проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минюста России, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.

По согласованию с заместителем Министра проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения Минюста России, исполнившего проект документа.

4.6.7 Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения Минюста России (начальнику территориального органа) через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) либо в ином порядке, определенном руководителем структурного подразделения Минюста России (начальником территориального органа).

4.6.8 Проект документа, подписанный Министром (заместителем Министра, руководителем структурного подразделения, начальником территориального органа), передается через секретаря (через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) исполнителю для подготовки к регистрации.

Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.

4.6.9 Исполнитель проверяет комплектность подписанного проекта исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает проект документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе), для регистрации.

4.7 Регистрация отправляемых документов

4.7.1 Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.

4.7.2 Отправляемые документы регистрируются в группе «Исходящие документы» («Исходящие на обращения граждан») единой базы данных СЭД:

отделом документационного обеспечения - документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля;

ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России - гражданскими служащими соответствующих структурных подразделений Минюста России.

При регистрации отправляемого документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся с учетом требований пункта 4.4.4 Инструкции сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.

В случае, если в отправляемом документе дается ответ или если отправляемый документ подготовлен на основании другого документа, внесение в электронную регистрационную карту отправляемого документа ссылки на дату и регистрационный номер документа, на основании которых подготовлен отправляемый документ, является обязательной.

4.7.3 После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа гражданские служащие отдела документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, проставляют на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации, а также включают зарегистрированный отправляемый документ в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пункте 4.4.9 Инструкции.

При этом электронный образ документа, отправляемого на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается в Департаменте организации и контроля и других структурных подразделениях Минюста России выполнением операции сканирования документа.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД:

- документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля - отделом документационного обеспечения;

- документов, подписанных гражданскими служащими структурных подразделений Минюста России, - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях Минюста России.

Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.

4.7.4 Структура регистрационного номера отправляемого документа определена в подпункте 3 пункта 3.3.6.5 Инструкции. При его формировании могут быть использованы классификаторы СЭД, указанные в пункте 4.4.5 Инструкции.

4.7.5 Доверенности на право совершения действий от имени Минюста России, представления её интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пунктом 3.3.6.10 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в СЭД.

Регистрационный номер доверенности состоит из индекса Минюста России, буквенного литера «Д», индекса структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности, порядкового номера доверенности в СЭД в группе документов «Доверенности», буквенного литера, составленного из первых букв имени и фамилии Министра. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/Д-08-27-АК, где:

12 - индекс Минюста России;

Д - признак группы документов «Доверенности»;

05 - индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Департаменту организации и контроля);

27 - порядковый номер документа в единой электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;

АК - буквенный литер, добавленный при регистрации доверенности, подписанной Министром, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Коновалов).

4.7.6 Зарегистрированные отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в отдел документационного обеспечения для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России для доработки, правильно оформленные документы передаются в группу экспедиции для подготовки к отправке адресатам.

Визовые экземпляры отправляемых документов после проверки возвращаются ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для помещения в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается

в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.

Зарегистрированные оправляемые документы, подготовленные в электронном виде, направляются в отдел документационного обеспечения для проверки вместе с электронной регистрационной карточкой. О результатах проверки гражданские служащие отдела документационного обеспечения уведомляют ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.8 Отправка документов

4.8.1 Отправку исходящих документов производит группа экспедиции отдела документационного обеспечения Далее - экспедиция..

Документы, подлежащие отправке, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России по реестрам установленного образца. Документы, оформленные в электронном виде, - с использованием технологий СЭД либо на съемном носителе информации.

4.8.2 Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.3 Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской почтой, международная почта):

4.8.3.1 Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации Далее - высшие органы государственной власти, если особо не оговорено иное.; в иные федеральные органы государственной власти; служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы; документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования» отправляются фельдъегерской связью.