Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Подсистема снабжения и сбыта связана, по существу, со всеми другими подсистемами, поэтому ее информационные потоки многосторонни и сложны. В этой важной сфере дея-тельности обычно реализуются следующие функции: подготов-ка данных о потребностях; обновление данных о заказах; обра-ботка текущих сведений; обработка заявок; проверка массивов данных о предшествующей деятельности в целях выбора по-ставщиков; подготовка заказов; оценка поставщиков; расчеты очередности выполнения заказов и подготовка счетов, подле-жащих оплате; ведение складского хозяйства и организация грузовых перевозок, связанных со снабженческо-сбытовой дея-тельностью системы.

Основная часть информации о материально-техническом снабжении поступает от внешних источников. Информация о фактических заказах и их выполнении поступает непосредст-венно от поставщиков. Внутренняя же информация о матери-ально-техническом снабжении характеризует главным образом потребности, предъявляемые к снабженческой деятельности системы, основной из которой является информация о ведении складского хозяйства. Эта информация обычно содержит дан-ные об образовании текущих запасов продукции, производимой системой, и хранении на складах всевозможных материалов, используемых системой в процессе производства.

Важное значение имеет информация о кадрах. Задача не ограничивается тем, чтобы знать состав и уровень технической подготовки рабочих, инженерно-технических работников и ру-ководителей всех уровней. Особое значение должно придавать-ся составлению деловых характеристик на каждого сотрудника. Эта информация должна быть основой при принятии решений о повышении квалификации сотрудников, их переподготовке.

5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о со-стоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Опреде-ление оптимальных объемов информации, поступающей в раз-личные органы управления, оптимального распределения пото-ков информации во времени и пространстве является необхо-димым условием эффективного функционирования систем ор-ганизационного управления.

Проектирование информационного обеспечения должно основываться на анализе задач, решаемых в узлах принятия решений. Анализируются цели; критерии, задачи, способы их решения и взаимосвязи. Далее исследуется каждый вид управ-ленческих решений для определения необходимой информа-ции; рассматриваются вопросы об источниках необходимой и достаточной информации, ее передаче, хранении и поиске.

Информация может подвергаться определенным преобразо-ваниям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детали-зировать, обобщать и т. д. В результате, обычно появляется но-вый документ. В некоторых узлах системы информация может использоваться для выработки управляющих воздействий.

Система управления любого ранга комплексно обеспечива-ет решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного управления, учета и статистики. Информация, необходимая для решения этих задач, также представляет собой единый комплекс, начиная от исходных первичных данных и информационных массивов и кончая выходными результатами, что определяет соответствующий подход к проектированию информационных систем.

Главным понятием системного подхода к сложным систе-мам управления является понятие информационного потока. Реализованные в системе информационные потоки должны обеспечить необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все ее подсистемы, включая требуемые механизмы обратной связи.

Целесообразно различать информацию, необходимую для планирования и оперативного управления. Задачи планирова-ния, как правило, характеризуются большим объемом вычисли-тельной работы и большой размерностью. Частота их поступле-ния на обслуживание обычно невелика, и время поступления является заранее обусловленным. Время решения этих задач обычно велико и не является лимитирующим, частота измене-ния исходных данных невелика, достоверность данных мала, а точность решения определяется в основном достоверностью исходных данных.

Задачи оперативного управления характеризуются случай-ным характером возмущений, приводящих к рассогласованию плановых и фактических показателей. В среднем, объем вычис-лений для задач оперативного управления невелик, частота же их поступлений в обслуживающие узлы велика. Время реше-ния, как правило, невелико и является лимитирующим. Частота изменения исходных данных велика, их достоверность также велика. Точность решения задачи обычно определяется качест-вом алгоритмов решения задач данного класса.

В состав информационного обеспечения входят:

- нормативные и справочные данные, составляющие инфор-мационный базис системы;

- текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм вы-работки решений;

- накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые

для планирования и развития системы.

Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

Поскольку любая информация должна быть отражена на носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информа-ционных характеристик потоков, но и в определении матери-альных носителей информации, создании системы документа-ции и системы хранения информации на машинных носителях.

Вследствие того что система и окружающая среда подвер-гаются частым изменениям, для обеспечения стабильности ре-зультатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответ-ствующую коррекцию решений.

В связи с этим возникают понятия необходимой и доста-точной информации, обеспечивающей заданное качество выра-ботанного управляющего воздействия.

Значения некоторых параметров остаются постоянными или изменяются во времени сравнительно редко. Примером таких параметров могут служить стоимость сырья, цена про-дукции производительность оборудования и т. д. Поэтому к важнейшим принципам организации информационного обес-печения относятся:

- однократный ввод данных и многократное их использование;

- агрегация и фильтрация информации;

- зависимость степени агрегации от уровня принятия решений.

Выполнение этих принципов предусматривает комплексное использование массивов информации при решении разнооб-разных задач в системах организационного управления.

В качестве своеобразного фильтра информационных пото-ков может служить дерево целей и критериев системы. Прежде всего оценивается, имеет ли каждое конкретное сообщение от-ношение к решению интересующей нас проблемы, а затем - к какому уровню решения проблемы оно относится.

Существующую в настоящее время в реальных системах управления совокупность информационных потоков можно сравнить с айсбергом, нижняя и большая часть которого соот-ветствует всей совокупности имеющихся данных, а верхняя соответствует отфильтрованной и агрегированной информации, которая используется для выработки управляющих воздействий.

Считается, что руководство организаций несет больший ущерб из-за нехватки необходимой информации, чем от избыт-ка ненужной. Однако даже поверхностный анализ информаци-онных потоков показывает, что большинство руководителей страдает, скорее, от информационной перегрузки. В связи с этим они стараются пользоваться в своей работе методами, в меньшей степени зависимыми от наличия информации. Таким образом, увеличение и без того гигантского потока информации отнюдь не способствует улучшению ее практического использо-вания.

В существующих системах управления, несмотря на кажу-щееся строгое распределение функций между узлами различ-ного ранга, довольно часто наблюдается перенесение в узлы более высокого ранга тех задач, которые могли бы решаться в уздах более низкого ранга. Это резко уменьшает эффективность системы управления в целом из-за увеличения загрузки узлов обслуживания верхних уровней решением несвойственных им задач.

Кроме того, как показал анализ исследования информаци-онных потоков, в системах управления с нерационально рас-пределенными функциями управления наблюдается резкое уве-личение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации.

При проектировании информационных потоков в системах управления необходимо использовать метод исключения. Обычно только незначительная часть факторов имеет сущест-венное значение при принятии решений, поэтому основная масса данных, которая идентифицирует ситуацию, должна быть отфильтрована. Во многих случаях отобранные данные требуют дополнительной обработки, такой как определение различного рода отношений, коррелятивных взаимосвязей и т. д. При этом большие объемы данных преобразуются в форму, удобную с точки зрения семантического анализа их содержания, т. е. объ-ем анализируемых данных в определенном смысле "сокращается".

Этой же цели служит принцип передачи информации об отклонениях, когда учитываются только факты о необычных случаях, отклонениях от нормы, критических или аварийных ситуациях. Однако при использовании этого принципа следует время от времени передавать и обрабатывать информацию и об абсолютных значениях параметров управляемой системы, так как в противном случае у руководителя теряется конкретное представление об управляемой системе.

На использование информации человеком в процессе при-нятия решений существенно влияет характер решаемых задач, определяемый иерархической структурой управления. В связи с этим представляет интерес, рассмотреть иерархию функций аппарата управления по уровням обработки информации.

Первым уровнем является сбор первичных данных. Этот уровень обеспечивает выявление и регистрацию, обычно в цифровой форме, сведений о предметах и процессах, характе-ризующих функционирование объекта.

На втором уровне проводятся группировка и обобщение первичных данных в разных разрезах с целью получения ук-рупненных показателей. При этом устраняется структурная и статистическая избыточность путем учета вероятностных харак-теристик сообщений. Результаты обработки представляются в виде разного рода сводок, рапортов, отчетов. В этих данных обычно содержится информация, необходимая для выполнения функций планирования, управления и учета.

Третий уровень обеспечивает выделение информации, не-обходимой для решения задач управления.

Обработка информации с помощью ЭВМ на более высоких уровнях заключается в подготовке вариантов возможных реше-ний. Принятие окончательных решений является прерогативой руководителя.

Это, внешне элементарное, рассмотрение позволяет сделать следующие выводы:

1. Все уровни обработки информации ориентированы на че-ловека (коллектив), принимающего окончательные реше-ния. Это связано как с проблемой ответственности, которая принципиально не может быть передана машине, так и с необходимостью учета широкого круга социально-экономических и политических факторов при решении разнообразных вопросов, которые при современном уровне наших знаний не могут быть формализованы, а следова-тельно, не могут быть автоматизированы.

2. При построении автоматизированных информационных систем часто недооценивается тот факт, что эффективность системы существенно зависит от наличия в ней информа-ционного фильтра, соответствующего третьему уровню об-работки информации. Только придание информационной системе способности выделять управляющую информацию и эффективно выдавать ее потребителю превращает автома-тизированную информационную систему в качественно но-вый инструмент управления, способный существенно по-высить эффективность руководства.

3. Человек может управлять, не зная "алгоритма" управления. Машина этого не может. Однако ни человек, ни машина не могут управлять без информации об объекте. Поэтому, как правило, нецелесообразно автоматизировать высшие уров-ни обработки информации до автоматизации предшест-вующих им уровней.

Вместе с тем человек может повысить эффективность управления при помощи информационной системы, при усло-вии, что она устроена должным образом. Как? На этот вопрос, естественно, нельзя дать однозначного ответа, однако можно и нужно отчетливо представлять факторы, от которых зависит эффективность информационных систем, и проблемы, которые здесь возникают.

С повышением уровня управления меняется его характер. На низших уровнях управления решаемые задачи носят, ско-рее, тактический характер. Это объясняется тем, что, с одной стороны, управляющий орган расположен в непосредственной близости от управляемого объекта, и он может получать де-тальную информацию о любых отклонениях от плана и быстро принимать соответствующие решения. С другой стороны, имеющиеся ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

Высшие же органы управления в большей степени решают стратегические задачи, связанные с перспективным планирова-нием, перераспределением ресурсов, но не могут решать такти-ческих задач в таком объеме, как это делается на низших уров-нях.

Эта особенность систем управления не всегда отражается в информационных системах. Потоки информации, идущие от низших уровней управления к высшим, представляют собой практически одни и те же сведения, которые лишь суммируют-ся, обобщаются по мере продвижения к верхним уровням управления. Именно с этим связано то обстоятельство, что, чем выше уровень управления, тем больше дублирование сведений, меньше коэффициент их использования.

При неправильно построенной системе управления руково-дитель высокого уровня получает большое количество ненуж-ных ему сведений. В то же время он систематически испытыва-ет недостаток в сведениях, которые нужны для решения специфических задач управления высшего уровня. Отсюда вытека-ет необходимость интеграции и сжатия информации, которая осуществляется по мере передачи информации от узлов ^низ-шего уровня к узлам (элементам) более высокого уровня.

В зависимости от свойств обобщенных характеристик и методов их формирования можно выделить три направления аг-регации информации: функционально-логическое, аналитиче-ское и статистическое.

Первое основано на использовании функциональных и логических связей параметров между собой, а также их отно-шений к состоянию объекта и целевой функции управления.

В результате аналитической агрегации представляются ин-тегральные или экстремальные характеристики множества дан-ных, связанных с ними функциональными зависимостями.

Направление статистической агрегации связано с формиро-ванием и представлением множества отдельных значений пара-метров их статистическими распределениями и характеристиками.

Отфильтрованная (и в случае необходимости - агрегиро-ванная) информация может быть подвергнута операции сжатия. Операция сжатия или свертывания информации предпола-гает, что в результате некоторого преобразования какому-либо сообщению ставится в соответствие более короткое сообщение. Существо всякого сжатия информации заключается в устране-нии избыточности, которая имеется в исходном сообщении.

Изучение различных языков методами теории вероятностей показало, что все европейские языки, в том числе и русский, обладают большой избыточностью - до 50 - 80%. Эта избыточ-ность является естественным приспособлением языка с точки зрения обеспечения его помехоустойчивости."

Способы сжатия информации можно классифицировать следующим образом.

А. По типу элемента информации, над которым выполняет-ся операция сжатия: побуквенное, пословное, словосочетания, фразы, тексты.

Б. По характеру операции сжатия информации:

при побуквенном сжатии сообщений --

1) оптимальное неравномерное кодирование символов ал-фавита;

2) укорочение допустимой для данного алфавита длины ко-довой комбинации символа;

при пословном сжатии слов, словосочетаний и фраз --

1) аббревиатура (условные сокращения);

2) устранение некоторых символов в сообщении на естест-венном языке;

3) постановка в соответствие данному сообщению более короткого;

4) вычисление идентификатора или адреса исходного сооб-щения по его исходной записи при сжатии текстов или представлению:

- более плотная упаковка информации, записанной в памяти;

- библиографическое описание;

- аннотирование;

- реферирование;

- индексирование.

В. По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия: автономное, с учетом взаимосвязи информа-ционных элементов.

Важное значение имеет достоверность информации. В сис-теме должны быть предусмотрены специальные меры контроля достоверности входной и выходной информации, а также от-сутствия искажений при ее передаче и обработке.

Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.

Целесообразность, ценность, полезность или существен-ность информации учитываются в ее семантике. При использо-вании информации в системах управления ее полезность оце-нивается по тому эффекту, который она оказывает на результа-ты управления.

В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характе-ристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В сис-темах оперативного управления для повышения ценности по-ступающей информации и уровня управляемости производст-венными процессами стремятся сократить длительность пере-дачи и первичной обработки информации.

Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.

Существующие системы управления, функционируя доста-точно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздейст-виям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управле-ния. Этими алгоритмами предусматривается формирование но-вых информационных потоков.

Новые информационные потоки создаются также при из-менении целей и критериев функционирования системы управ-ления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее устано-вившиеся информационные потоки при этом часто продолжа-

ют функционировать, что порождает дублирование и использо-вание лишь части необходимой информации и снижает эконо-мическую эффективность работы системы.

Анализ ряда систем показывает, что информационная сис-тема гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы докумен-тов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необхо-димость. Следует также отметить еще одно неприятное свойст-во информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.

Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно до-вольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функ-ционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выпол-нить свои цели при изменяющихся условиях, она должна над-лежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на измене-ние условий их функционирования, является самым убедитель-ным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельно-сти таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.

6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современные информационные технологии (ИТ) опреде-ляются как непрерывные процессы обработки, хранения, пере-дачи и отображения информации, направленные на эффектив-ное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автомати-зации всех информационных процессов, всех стадий формиро-вания результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-техни-ческого прогресса, повышения производительности и эффек-тивности управленческого труда.

Основу современных информационных технологий состав-ляют четыре технических достижения:

1. Появление новых машиночитаемых носителей (магнитные ленты, магнитные диски, сдвиговые регистры, оптические диски).

2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку инфор-мации практически в любую точку земного шара без суще-ственных ограничений во времени, широкий охват населе-ния средствами связи (радиовещание, телевидение, сети передачи данных, спутниковая связь, телефонная сеть).

3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ.

4. Возможности удаленного доступа и обработки информа-ции, хранящейся в распределенных базах и банках данных.

ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления ин-формации в комплексные системы, обеспечивающие циркуля-цию требуемых потоков данных в рамках определенных органи-зационных систем.

Основной целью применения современных ИТ являются создание и использование активных информационных ресур-сов, которые представляют собой ту часть потенциальных ин-формационных ресурсов, которую составляет информация, дос-тупная для автоматизированного поиска, хранения и обработ-ки, т. е. формализованные и записанные на машинном носите-ле знания и навыки, документы и т. д.

Основными составными элементами ИТ являются:

- ввод и преобразование информации в реальном масштабе времени;

- ввод и обработка изображений;

- обработка сигнальной информации в местах ее зарождения;

- обработка речевой информации;

- активный диалог ЭВМ с пользователем в процессе авто-формализации знаний;

- имитационное моделирование функционирования органи-зационных систем;

- хранение больших и сверхбольших массивов данных;

- сетевой обмен информацией (ведение диалога, осуществле-ние видео- и телекоммуникаций, электронная почта, видео-текст, телетекст, электронная конференция, электронная книга, электронная торговля и т. д.);

- мультипроцессорная обработка данных в распределенных системах;

- оперативное распространение информации по локальным и региональным вычислительным сетям;

- обеспечение безбумажного документооборота в организаци-ях и учреждениях. Основными средствами реализации ИТ являются:

- быстродействующие мини- и микроЭВМ (ПЭВМ), мощные многопроцессорные вычислительные системы, файл-серве-ры и др.;

- высокоэффективные средства ввода и отображения инфор-мации в удобном для восприятия человеком виде (новью виды дисплеев, устройств ввода и вывода информации);

- помехоустойчивые надежные средства коммуникаций (сис-темы передачи данных), обеспечивающие сетевые режимы обработки и передачи информации со скоростями 10 - 100 Мбт/с и более;

- системы автоматизации разработки программного и информа-ционного обеспечения информационно-управляющих систем;

- системы управления распределенными банками данных и знаний;

- высокоскоростные печатающие устройства с памятью,

факсимильная техника, средства оргтехники, средства

сопряжения технических устройств различных типов,

средства преобразования кодов и др.

Мини- и микроЭВМ позволяют все большему числу поль-зователей вести децентрализованную обработку непосредствен-но у источника данных, без передачи их большой ЭВМ. Вместе с тем объединение ЭВМ в сети (локальные и региональные) позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями ин-дивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, фирмы, района и т. д.

Технические средства "электронной почты" и вычислитель-ных систем создали предпосылки внедрения в организацион-ных системах так называемой "безбумажной" технологии, при которой части информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламенти-рованных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персо-нальных ЭВМ (ПЭВМ) и использования "интеллектуальных" средств взаимодействия с информационными ресурсами систе-мы. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудни-ка (руководителя и специалиста) с использованием ПЭВМ по-зволяет повысить качество, точность, своевременность и акту-альность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Основными элементами современного "электронного" уч-реждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычис-лительные сети, электронная почта, система проведения телесо-вещаний, а также средства печати и копирования документов.

Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети (ЛВС) подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6.

Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пере-сылка), увеличивается в несколько раз за счет применения спе-циального программного обеспечения (редакторов текстов, па-кетов программ ведения документов и картотек, "рабочего сто-ла", электронных таблиц и т. д.).

Общими функциями пользователей - сотрудников - реали-зуемыми на АРМе соответствующего типа являются:

- подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации;

- хранение и поиск информации;

- прием/передача документов (иди их фрагментов) внутри учреждения и за его пределы;

- обеспечение режима использования и надежного хранения

документов.

Каждый пользователь системы - это служащий с набором своих должностных функций "в проекции" на определенную предметную область (экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д.). Всякий раз, реализуя должностную обязанность, поль-зователь "играет" определенную роль - начальника сектора, эксперта по ценам мирового рынка, председателя профбюро подразделения, специалиста по вопросам реконструкции про-мышленных предприятий и т. д.



к локальной сети

рис. 5

…

Рис. 6

Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудников в локальные вычислительные сети (ЛВС) позволяет снизить \ затраты на информационный обмен, решить задачу оптималь-ного использования вычислительных мощностей и ресурсов. Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми абонентами (пользователями) сети и исключить дублирование такой информации.

В современном учреждении выполняется более 30 видов работ, включающих: осуществление информационных комму-никаций внутри организации и между организациями; изуче-ние, поиск, накопление и генерирование информации (чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, по-иск необходимых данных, ведение архивов и т. п.); анализ дан-ных и принятие решений; управление функционированием ор-ганизации; информационное обслуживание руководителей и т. д.

Функции АРМов руководителей организации и ее подраз-делений существенно отличаются от функций АРМов сотруд-ника (служащего, специалиста), так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.

К основным функциям руководителя относятся долгосроч-ное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача по-ручений и контроль за их выполнением, регистрация и испол-нение поручений руководства, оценка деятельности сотрудни-ков и подразделения (организации) в целом и другие функции. Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМа руководителя.

Таким образом, внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку вариантов решений на основе использования разнообразных сведений о самой организации, состоянии коньюктуры, эконо-мики, трудовых ресурсов. В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования тех-нико-экономической ситуации в конкретной предметной об-ласти. Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить дос-таточно эффективные (неубыточные) управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся хозяйственных ситуациях. ;

Как и обычная сеть передачи данных, ЛВС, как правило, создается на одном из трех типов соединения базовых элемен-тов (ПЭВМ) в сеть: звезда, кольцо и шина (рис.7).

а) б) в)

Технология сетей ( - абонент сети, - коммутатор);

а - звезда; б - кольцо; в - шина

Рис. 7

Эта идея была реализована в новом виде информационного обслуживания - телеконференции. Участники таких конферен-ций, удаленные друг от друга на сотни и тысячи километров, благодаря современной электронике могут видеть друг друга, обмениваться данными и графической информацией, дискути-ровать в условиях, максимально приближенных к реальной конференции.

Организация телеконференций требует привлечения весьма разнообразной аппаратуры: терминалов, факсимильной связи, телевизионных камер, видеомагнитофонов, компьютеров, мо-демов, графических дисплеев, акустической аппаратуры. На рис. 8 в агрегированном виде показана аппаратура помеще-ния (зала), оборудованного для телеконференции.

К основным преимуществам телеконференций относятся:

1. Возможность оперативно организовать обсуждение акту-альных вопросов и своевременно информировать заинтере-сованных лиц, разобщенных территориально. При этом от-падает необходимость в переездах, транспортных расходах. Специалисты и руководители организаций не отсутствуют длительное время на своих рабочих местах.

Телекамера

Микрофон

Громкоговорители

Терминал

Графический дисплей

Факсимильный аппарат

Рис. 8

2. Для обсуждения могут быть использованы любые материа-лы, имеющиеся в одной из участвующих в телеконферен-ции организаций: графики, диаграммы, тексты. Могут воз-никнуть случаи, когда необходимо выполнить некоторые расчеты или повторить некоторые модельные ситуации -все это можно выполнить с помощью техники, используе-мой для телеконференций.

3. Если аппаратурой для телеконференций оснащено боль-шинство учреждений, то имеется возможность существенно расширить круг специалистов, участие которых необходимо для принятия решений по обсуждаемой проблеме. При тра-диционных способах коммуникаций - это довольно трудная задача.

4. Во время телеконференции при наличии связи с базами данных можно воспользоваться практически любой спра-вочной информацией и познакомить с ней всех участников телеконференции.

Информационное обеспечение управления в условиях чрезвычайных ситуаций

К сожалению, многочисленные примеры у нас в стране и за рубежом показывают, что даже убедительной информации не-редко оказывается недостаточно для того, чтобы со стороны руководства последовала быстрая реакция на возникающую ЧС, быстрые ответные действия. Основными причинами, вы-зывающими такое запаздывание, являются:

1. Инерционность информационной системы. Этот тип за-держки объясняется необходимостью затрат времени на на-блюдение, обработку результатов наблюдения, интерпрета-цию результатов, передачу полученной информации соот-ветствующим руководителям. Инерционность является также следствием затрат времени со стороны руководства на обмен информацией друг с другом и выработку общей позиции.

2. Проверка достоверности информации о возникновении ЧС. Естественно, проблема достоверности подобной информа-ции чрезвычайно важна. Однако даже при наличии абсо-лютно достоверной информации некоторая часть руково-дства будет утверждать, что нет абсолютной уверенности в реальности возникновения ЧС и устойчивом характере ее развития.

Они будут выступать за то, чтобы еще немного подождать и посмотреть, не отпадет ли угроза сама собой. Ярким примером является ситуация, сложившаяся на Чернобыльской АЭС после взрыва реактора на четвертом блоке, когда разлетевшиеся по территории станции куски радиоактивного графита не стали достаточным доказательством происшедшей трагедии даже для специалистов-ядерщиков.

3. Психологические особенности человека, которые заключа-ются, во-первых, в том, что некоторые руководители, деятель-ность которых имеет прямое отношение к возникшей ЧС, мо-гут полагать, что признание ее существования отразится на из репутации либо приведет к потере занимаемой должности. Другие руководители, даже если они убеждены в реальности ЧС, будут всячески добиваться задержки ее официального при-знания, с тем чтобы получить некоторый резерв времени, в течение которого они могли бы укрепить собственные позиции и выбрать тактику отступления, не угрожающего потере их статуса Во-вторых, подобное запаздывание вызывается неприятием непривычного, поскольку руководителям (и человеку вообще) свойственно доверять прошлому, привычному опыту и отвер-гать необычное, новое, считая его невероятным и несостоя-тельным.

Основными целями использования информационной сис-темы в условиях ЧС являются:

- обеспечение оперативности и эффективности деятельности органов управления, развитие их координационных и контролирующих возможностей;

- возрастание эффективности информационного взаимодей-ствия;

- повышение качества вырабатываемых управленческих ре-шений;

- совершенствование анализа принимаемых решений, анали-тической работы в целом;

~ рационализация информационного обеспечения, структуры

и состава документооборота;

- обеспечение эффективного обмена информацией, ее опе-ративного многоаспектного поиска по заданным критери-ям, сохранности полноты и достоверности, защиты от не-санкционированного доступа;

обеспечение требуемого уровня информированности насе-ления о ситуации в районе ЧС.

Система должна обеспечить полную автоматизацию доку-ментооборота, автоматический учет и контроль писем, теле-грамм и телетайпограмм, контроль выполнения принятых ре-шений.

7. Заключение

Управление организациями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают новые цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создается много новых предприятий; под влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются рыночные механизмы управления. Все возникающие в связи с этим проблемы невозможно решить без современного профессионального менеджмента. Более того, по мере укрепления новых социальных и экономических отношений его роль будет расти, так как менеджмент - это мощный двигатель и ускоритель общественного развития.

Использованная литература

Архипова Н.И. Организационное управление, М.: 1998 г.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 1992 г.

Румянцева З.П., Соломатин Н.А. Менеджмент организации, М.: Инфра-М, 1995 г.

Журнал Компания