Природа коммуникаций в организационных общностях

Рисунок 1.7. Процесс фильтрации

Стиль управления. Коммуникации между подчиненными и руководителями являются двухканальной информационной системой, обеспечивающей свободный поток данных как в направлении снизу вверх, так и сверху вниз. В данном случае начальник, в силу своего положения, прямо влияет на поток и направление коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности возникновения шумов при передаче сообщения руководитель устанавливает правила, в соответствии с которыми сообщения должны передаваться в определенной последовательности и определенном направлении. Наиболее успешно функционируют те компании, в которых начальство стремится, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций, и никто из работников единолично не контролировал их. Также нельзя недооценивать важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными.

Таблица 1.3. Различия в стиле управления и используемых каналах связи

Необходимость в консультировании работников и в коммуникациях в направлении снизу вверх возрастает, если:

1) услуги и продукция усложняются;

2) размеры организации увеличиваются;

3) усиливается географическая разбросанность подразделений организации;

4) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды.

Разделение труда. Разделение труда на микро- или макроуровне упрощает коммуникации между сотрудниками в компании. Это происходит из-за ряда причин: улучшается понимание работниками своей работы; цели подразделения становятся общими; сокращается расстояние между рабочими местами. В стабильных организациях, где происходят лишь небольшие кадровые и технологические изменения, часто разрабатывают систему коммуникаций из-за рутинности передачи сообщений и их содержания. В динамичной организации тщательно учитывается точность и поток взаимодействий. Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная с освоением на предприятии новой продукции с уникальными техническими характеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций.

Неформальные сети коммуникаций присутствуют во многих компаниях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения данных весьма оперативна, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. Однако эта система может повреждать сведения, в ней нет четкой структуры распределения отчетности и ответственности.

Глава 2. Анализ и совершенствование системы коммуникаций в организации на примере ОАО «МГТС»

В данной главе приводится анализ и сравнение теории моей курсовой работы с информацией о компании «МГТС». Чтобы представить, как проходят коммуникации в компании «МГТС», необходимо рассмотреть структуру ее управления. Итак, в ОАО "МГТС" существует двухуровневая структура управления. Общее собрание акционеров - высший орган управления «МГТС». На общем годовом собрании акционеров избирается Совет директоров и Ревизионная комиссия. Общее руководство деятельностью осуществляет Совет директоров. Генеральный директор и Правление осуществляют руководство текущей деятельностью, где Генеральный директор, назначаемый общим собранием акционеров сроком на 5 лет, возглавляет Правление.

Рисунок 2.1. Структура управления ОАО «МГТС»

Далее я предлагаю рассмотреть вертикальную и горизонтальную стороны коммуникации. Здесь все коммуникации проходят сверху вниз, т. е. аппарат управления передает указания нижестоящим отделам.

Горизонтальные коммуникации проходят и в руководстве, и на нижестоящих уровнях. Чаще всего межличностные отношения на нижестоящем уровне проводятся независимо от генерального директора. Примером может являться Учебный центр. Там коммуникация проходит только между сослуживцами.

2.1 Основные виды коммуникации

Если взять вертикальные коммуникации, то она, в первую очередь, относится к приказам, нормативным документам, устной форме. Кроме того, информация от руководства отправляется как в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменном виде обычно рассылаются нормативы, утверждающие формы, документы. Для сбора данных снизу вверх (с телефонных узлов) существует отдел «УАСИТ», занимающийся сбором статистической информации в электронной форме. Далее подготовленные данные отправляют аппарату управления.

В горизонтальных коммуникациях нет никаких барьеров и подразделений, собирающих данные. Коммуникация здесь проходит при помощи телефонных разговоров, благодаря которым работники общаются друг с другом, сидя на своем рабочем месте (в аппарате управления в каждом кабинете свой телефон, т.е. существует так называемая офисная АТС, с привязкой номера к каждому работнику).

Далее следует электронная почта, личные встречи, так как в некоторых случаях для передачи данных необходимо личное присутствие сотрудника, чтобы придать серьезность сообщению/указанию.

Следующим средством получения/передачи данных является факс, по которому передаются необходимые для ведения дел документы.

Также «МГТС» существует «Кольцевая Почта» - канцелярский отдел, который занимается своевременным обеспечением сотрудников канцелярскими товарами и ведет «Кольцевую почту», так как каждому работнику в компании присвоен отдельный почтовый ящик. На эти ящики рассылаются корреспонденция, различные документы, приватная почта и пр. Данный вид коммуникации удобен тем, что письма передаются по внутренней почте, сохраняя важность документа, без временных затрат на поиски сотрудника, которому предназначается этот документ.

К неофициальным способам коммуникации относится локальная компьютерная сеть, в которой существует «чат», где работники общаются в чате. Положительной стороной данного вида коммуникации является то, что сотрудник имеет возможность вести диалог со своим коллегой, не преодолевая путь до него через здание компании.

2.2 Коммуникационные стили

Внешний вид, общение, поведение - вот залог успеха в работе и понимания со стороны коллег и руководства, а также дальнейший карьерный рост. Существуют различные коммуникационные стили, обязательные для каждого работника компании:

1) Официальный стиль - обязательны строгая одежда, правильное поведение и общение.

2) Деловой стиль - более раскрепощен в поведении и манере общения, в отличие от официального стиля.

3) Свободный стиль - допустима свободная и удобная одежда.

Кроме этих стилей в компании сложились некие традиции общения: определенная культура поведения, праздники, традиции, семинары и пр., где работники имеют право собраться в неформальной форме за чашкой кофе и обсудить существующие в организации проблемы.

Глава 3. Совершенствование коммуникаций в организациях

Ниже перечислены способы совершенствования коммуникаций в компании.

Регулирование информационных потоков. Руководство на всех уровнях организации должно представлять собственные, своих начальников, коллег и подчиненных потребности в информации. Руководитель обязан уметь оценить качественную и количественную стороны информационных нужд потребителей информации организации. Также он обязан определить, что такое «слишком мало» и «слишком много» в информационных обменах. Информационные потребности во многом зависят от принимаемых руководителем решений, его целей и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Информационные потоки необходимо регулировать, поскольку невозможно сразу оценить их как «избыточные» или «недостаточные». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения

Управленческие действия. Регулирование информационного потока -- один из примеров совершенствования коммуникаций. Однако есть и другие. Например, руководители могут организовывать встречи с одним или несколькими подчиненными для рассмотрения новых приоритетов, грядущих перемен, распределения работы и т.д. Руководители также могут по своему усмотрению выбрать вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для обсуждения тех же вопросов. Для этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки». Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегами по работе. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования коммуникационного обмена. Дополнительные действия, подвластные руководителю - обсуждение и прояснение новых планов, целей и назначений, вариантов стратегии, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

Системы обратной связи. Эти системы являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы на предприятии. Один из вариантов системы обратной связи -- перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Или же можно самому руководителю посетить производственный участок/отдел, бюро и т.д., чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. Также существует система опроса сотрудников. С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными или потенциальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они точную, своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний (например, по стилю руководства, общению с подчиненными, организации контроля и стимулированию труда и т.п.), информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; есть ли необходимость в повышении квалификации, стажировке работника, а возможно, и в предоставлении ему краткосрочного отпуска для профилактики здоровья.

Система сбора предложений. Система сбора предложений разработана для облегчения передачи информации наверх. При этом все сотрудники получают возможность создавать идеи, которые касаются совершенствования любого аспекта деятельности организации. Целью подобных систем является снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Обычно эта система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Однако этот вариант не слишком эффективен, поскольку часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли компании на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины результата рассмотрения их предложений. Также у сотрудников есть возможность получить денежное вознаграждение.

Можно создать и иную систему сбора предложений. Компания имеет возможность создать свою телефонную сеть, пользуясь которой сотрудники могут анонимно звонить и задавать интересующие их вопросы о назначениях и продвижениях в должности. В зависимости от ситуации, на линии работают менеджеры, отвечающие на задаваемые вопросы. Если вопрос не анонимный, ответы направляются непосредственно работнику, в противном случае они печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Иной вариант системы обратной связи - организация группы руководителей и рядовых сотрудников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, еженедельно собирающихся для обсуждения предложений по усовершенствованию, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, содержащие информацию для всех сотрудников. В подобные ежемесячные бюллетени входят статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, подборка «работник месяца», нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых работников.

Технология видеозаписи - это очередное средство формирования информационных каналов. Английская фирма «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Данная газета повествует о главных событиях в жизни организации, действующей во многих странах мира, она рассылается по всем филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты организация использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников с предпринимаемой реорганизацией.

Также видеоленты использует фирма «Аи Би Эм». Обычно они сопровождают печатные материалы. В одной из видеопрограмм финансовый директор разъясняет финансовые достижения своего отделения за прошедший год. Лента дополнена годовым отчетом, опубликованным в информационном бюллетене фирмы. Печатный материал дает возможность оценить данные по существу, а видеолента позволяет работникам фирмы составить собственное суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющих компанию.

Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию коммуникаций в компании. Совершенно потрясающие перспективы открываются с подключением организации в систему «Интернет».

Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на сведения, рассылаемые и получаемые руководителями, вспомогательным персоналом и рабочими. Электронная почта дает сотрудникам возможность отправлять письма любому человеку в компании. Это уменьшает традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Также электронная почта -- это удачное средство связи между работниками, которые находятся в разных конторах, разных городах, в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному работнику направить несколько посланий разным людям, а затем позвонить к получить ответы на свои послания. В ходе видеоконференций сотрудники, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, могут обсуждать всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо, как при личной встрече.

Наконец, видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

коммуникация менеджер управление

Заключение

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует постоянного эффективного обмена информацией. Если люди не имеют возможности обмениваться информацией, они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации -- одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, нужно пытаться снизить частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители -- это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура в той степени, в какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие и совершенствование коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Список использованных источников и литературы

1. М.В. Каймакова. Коммуникации в организации: текст лекций /- Ульяновск: УлГТУ, 2008.

2. Свадьбина Т.В. Коммуникации в организациях. Учебно-методическое пособие. - Н.Новгород. Нижегородский региональный институт управления и экономики АПК. 1998. С.

3. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи,1995.

4. Драчева Е.Л. Эффективная информация и управление знаниями внутри организации // Менеджмент в России и за рубежом. 2004. № 6.

5. Галкина Т. Социология управления: От группы к команде: Учеб. пособие. -- М.: Финансы и статистика, 2001

6. Егидсс А.П. Лабиринты общения. -- М.: Информационно-издательский дом «Филины», 1999.

7. Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. - М.: «Экономика», 1990.

8. Иванова Т.Ю. Теория организации: Учебник. - М.: КНОРУС, 2006. - 384 с.

9. Кардаиская Н.Л. Принятие управленческого решения: Учеб. для вузов. -- М.: ЮНИТИ, 1999.

10. Лафта Дж.К. Эффективность менеджмента организации: Учеб. пособие. -- М.: Русская Деловая Литература, 1999.

11. Литвак М.Е. Командовать пли подчиняться? -- Ростов н/Д.: Феникс, 1997.

12. Мазеин С.В. Оценка информационных потоков. Менеджмент в России и за рубежом. 2005

13. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.:Дело,1999.

14. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 272 с.

15. Румянцева З.П., Н.А. Саломатин, Р.З. Акбердин и др. Менеджмент организации: Учеб. пособие /-- М.: ИНФРА-М, 1995.

16. Панкин А.И. Основы практического менеджмента: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

17. Переверзев М.П. Менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.

18. Рогожин С.В. Теория организации: Учебник. - М.: Изд-во «Экзамен», 2002. - 320 с.

19. Сейфуллаева М.Э. Международный менеджмент: Учеб. пособие/ - М.: КНОРУС, 2012

20. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. -- М: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

21. Томпсон А.А., Стриклеид А.Дж. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии: Пер. с англ. / Под ред. Л.Г. Зайцева, М.И. Соколовой. - М.: ЮНИТИ, 1992.

22. Удальцова М.В., Аверченко Л.К. Социология и психология управления: Практикум. -- М: ИНФРА-М, 1999.

Размещено на Allbest.ru