Основы конфиденциального делопроизводства

классификация (анализ) рисков информационной безопасности;

внутренний документ Фонда о порядке отнесения сведений к конфиденциальной информации;

перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок и правила обеспечения сохранности конфиденциальной информации в рамках каждой функциональной задачи и соответствующей ей автоматизированной системы.

Для осуществления технической политики в области обеспечения информационной безопасности необходимо разработать и реализовать комплекс мероприятий:

по обеспечению технической, программной и криптографической защиты информации в автоматизированных системах;

по оснащению важнейших объектов и помещений средствами и системами защиты и контроля.

В процессе создания системы безопасности необходимо предусмотреть приоритеты реализации наиболее важных и актуальных направлений обеспечения безопасности, с учетом выделяемых финансовых ресурсов.

В целях достижения оптимального уровня информационной безопасности следует: Политика информационной безопасности Политика информационной безопасности лист 15 из 16

иметь в наличие внутренний документ, определяющий порядок определения сведений, составляющих конфиденциальную информацию Фонда и требования к организации их защиты, включающие описание процедур отнесения сведений к категории конфиденциальных и, в случае необходимости, в установленном порядке вносить в него изменения и дополнения;

регулярно проводить анализ принятой технологии обработки конфиденциальной информации, включая категорирование ресурсов по степени критичности обрабатываемых с их помощью данных;

определять полный перечень и возможные угрозы нарушения конфиденциальности информации и классифицировать их по вероятности возникновения исходя из принятой типовой модели нарушителя;

с учетом действующих мер и средств защиты проводить оценку риска утечки конфиденциальной информации;

разработать и внедрить систему обеспечения безопасности информации в Фонде (систему защиты информации), направленную на снижение уровня риска, включающую комплекс организационных мер и технических средств;

на постоянной основе проводить обучение и повышение квалификации персонала Фонда в области информационной безопасности;

проводить периодический контроль эффективности и адекватности принимаемых мер защиты информации.

Разделение полномочий и ответственность

Руководство Фонда осуществляет координацию деятельности всех подразделений для организации и поддержания соответствующего уровня информационной безопасности.

Решение вопросов стратегического планирования по информационной безопасности, а также контроль нештатных ситуаций и инцидентов в области защиты информации, осуществляет Департамент безопасности совместно с Департаментом информационных технологий.

В рамках исполнения настоящей политики Фонд проводит регулярный мониторинг и аудит программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего функционирование норм и правил настоящей политики. Аудит проводится силами и средствами Департамента информационных технологий при общем участии Департамента безопасности, на регулярной основе, по согласованному и утвержденному план-графику, с представлением отчетности руководству курирующих департаментов. Независимый аудит информационной безопасности может быть проведен по решению Совета Директоров Фонда с привлечением независимой аудиторской компании.

Департамент безопасности выполняет мониторинг защищенности информационных ресурсов, разрабатывает правила и инструкции, контролирует соблюдение требований информационной безопасности всеми участниками информационного обмена. Расследование инцидентов осуществляет Политика информационной безопасности Политика информационной безопасности лист 16 из 16 Департамент безопасности Фонда совместно с Департаментом информационных технологий.

Директора департаментов и филиалов Фонда несут ответственность за ознакомление работников с требованиями информационной безопасности.

Администраторы ресурсов ИС обеспечивают непрерывное функционирование сети и отвечают за реализацию технических мер, необходимых для проведения в жизнь политики безопасности.

Задачей каждого пользователя ИС является соблюдение правил, инструкций, рекомендаций по обеспечению безопасной работы ИС, извещение руководства обо всех подозрительных ситуациях при работе с информационными ресурсами.

За несоблюдение порядка и правил использования информационных ресурсов к виновным могут быть применены меры, предусмотренные трудовыми договорами, заключенными между Фондом и работником, а также действующим законодательством и настоящей Политикой.

Порядок пересмотра Политики, документы, регламентирующие Политику

Департаментом безопасности ежегодно пересматриваются основные принципы, направления и требования по защите информации в Фонде. Пересмотр Политики осуществляется в соответствии с изменениями, влияющими на первоначальную оценку риска, путем выявления существенных инцидентов нарушения информационной безопасности, появления новых уязвимостей или изменения организационной или технологической инфраструктуры Фонда. Настоящая Политика регламентируются дополнительными документами, предусмотренными пунктом настоящей Политики и соответствующими Правилами информационной безопасности по конкретным областям ее применения.

Заключение

На основании проведенного исследования теоретических и нормативных источников, практического опыта ознакомления с деятельностью конкретной аптечной организации можно утверждать, что обязательным элементом нормального трудового процесса работников аптечной организации является рациональная организация делопроизводства, под которым подразумевается весь комплекс работ с документами, которые совершаются в учреждениях в ходе выполнения ими своих функций. Работа с документами складывается из методов, приемов и способов обработки служебной документации.

Состояние делопроизводства в аптечных организациях оказывает большое влияние на различные участки: руководство, регулирование производственных процессов, информацию, учет, планирование, контроль, обобщение опыта и т. д.

При этом оперативной работе с документами способствует правильная организация документооборота. При построении схем документооборота особо выделяется прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан, документы, адресуемые на имя руководства и вниз по подчиненности. В схемах указываются этапы прохождения документов и должностные лица, участвующие в работе с ними.

В системе делопроизводства конкретной аптечной организации, прежде всего, значима роль ее руководителя, особенно если учредительными документами (Устав и др.) он признается единоличным исполнительным Органом и наделяется исключительным правом на издание приказов, распоряжений, прочей нормативной документации по данной организации. Именно на него возлагаются задачи по планированию, регулированию, координации и контролю всей аптечной работы, где ему постоянно приходится принимать решения. Управленческие решения как непосредственный результат управленческого труда влекут за собой очевидные последствия для организации в целом. Именно поэтому рациональное и обоснованное ведение делопроизводства в аптечной организации позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

1) документально оформить отношения, в т.ч. производственные, трудовые, взаимоотношения с третьими лицами (поставщиками, клиентами), формализовать производственные, кадровые и учетно-отчетные процедуры в организации;

2) построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

3) регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

4) создать организационно-правовые основы производственных и трудовых отношений, как для работников, так и для руководителя. Так, с одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Поэтому наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

В свою очередь, наличие грамотно оформленных приказов и распоряжений в иных сферах деятельности организации позволяет ей путем неукоснительного соблюдения действующего законодательства (требований федеральных законов, приказов, распоряжений, методических указаний и т.д.) не только планомерно достигать поставленных целей, но и избегать на этом пути жалоб со стороны потребителей, дополнительных проверок и возможных взысканий со стороны вышестоящих организаций и проверяющих органов.

5) Разрешать возникающие споры. Очень часто от качества оформления документов зависит успех позиции руководителя, как, впрочем, и всей аптечной организации, при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве. Это актуально не только для кадровой документации, но и для документации в сфере обращения лекарственных средств.

6) Основной смысл организационно-распорядительной, справочно-информационной, кадровой и учетной документации - в придании большей прозрачности всей деятельности аптечной организации. Вся система документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает экономические показатели, стабильность деятельности организации и управляемость персонала.

В целом, в совершенствовании управления аптекой можно выделить следующие основные направления:

1) рационализация форм разделения и кооперирования управленческого труда;

2) рациональная система документирования;

3) механизация и автоматизация управленческих работ:

4) рациональное использование рабочего времени управленческим персоналом;

5) улучшение организации рабочих мест и условий труда работников управления;

6) правильный подбор и расстановка управленческих кадров;

7) совершенствование экономических, организационно-административных методов управления.

Именно поэтому особенно рекомендуется для организации эффективного делопроизводства в аптечной организации разрабатывать инструкции по делопроизводству и графики документооборота, позволяющие максимально детализировать все этапы хозяйственной, управленческой, учетной и кадровой деятельности хозяйствующего субъекта.

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998 г.) (действующая редакция от 08.03.2015 г.)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 06.04.2015 г.)

3. Федеральный закон РФ от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

4. ФЗ «Об обращении лекарственных средств» № ФЗ-61 от 12.04.2010 г.

5. ФЗ «О защите прав потребителей» № ФЗ-2300-1 от 07.02.1992 г.

6. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

7. Федеральный закон от 29.07. 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 12.03.2014)

8. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 24.11.2014)

9. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014)

10. Постановление Правительства РФ от 22.12.2011 г. № 1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности» (с изменениями и дополнениями)

11. Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 г. № 555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий»

12. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (ред. от 14.12.2006)

13. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013)

14. Указ Президента РФ от 06.03.1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (ред. от 23.09.2005)

15. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 г. №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»

16. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения. (Дата введения 2014-03-01)

17. Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. №28 (ГОСТ Р 51141-98)

18. Положение о Центральной комиссии Росздравнадзора по лицензированию фармацевтической деятельности, утвержденное приказом Росздравнадзора от 13.12.2006 г. № 2745-Пр/06

19. Положение о лицензировании фармацевтической деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 г. № 1081

20. Методические указания по осуществлению органами государственной власти субъектов РФ переданных полномочий РФ по лицензированию фармацевтической деятельности, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.06.2008 г. № 263н

21. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49

22. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

23. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

24. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

25. «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299

26. Инструкция о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами: введена в действие приказом Минздрава РФ от 05.11.1997 г. № 318

27. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. №20

28. Отраслевой стандарт «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения»: введен в действие приказом Минздрава РФ от 04.03.2003 г. № 80

29. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

30. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182)

31. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003 г.)

32. Приказ ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 (ред. от 02.02.2015) «Об утверждении форматов первичных учетных документов»

33. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом)

34. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учеб.-практ. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп./ В.И. Андреева - М.: Кнорус, 2007 г. - 248 с.

35. Воллосович Н.Е. Эффективный менеджмент: делопроизводство в аптеке // Новая аптека. / Н.Е. Воллосович - 2006 г. - №1. - с. 17-25.

36. Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке // Фундаментальные исследования. / Л.А. Золотухина, Т.И. Кабакова, С.А. Михайлова. - 2011 г. - № 10-3. - с. 605-617.

37. Луганинов С.Е. Фотография рабочего времени // Справочник экономиста. / С.Е. Луганинов - 2007 г. - №1. - с. 8-20.

38. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010 г. - №3. - с. 22-29.

39. Организация проведения инвентаризаций в аптеке // Новая аптека - 2011 г. - № 4 - с. 52-59.

40. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010 г. - №9. - с. 41-46.

41. Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь-референт. / В.Ф. Янковая. - 2010 г. - № 10 - с. 31-46

42. http://dbsd.ru/background-documents/articles/982.html

Приложение

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ "АРСЕНАЛ-ХХІ"

ПРИКАЗ

20.12.13 г. г. Киев

№ 26-аг

О создании секретного архивного подразделения

В связи с осуществлением ГП "Арсенал-ХХІ" деятельности, связанной с государственной тайной, и с целью временного хранения документов особой важности, совершенно секретных и секретных документов Национального архивного фонда и документов длительного (10 и более лет) практического значения, их учета, использования со служебной, производственной и другой целью, а также для защиты законных прав и интересов граждан,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать с 08.01.14 г. секретное архивное подразделение в качестве отдельного структурного подразделения ГП "Арсенал-ХХІ".

2. Внести соответствующие изменения в организационную структуру ГП "Арсенал-ХХІ".

3. Установить штат секретного архивного подразделения в количестве 2 штатных единиц.

4. Утвердить положение о секретном архивном подразделении ГП "Арсенал-ХХІ".

5. Предоставить режимно-секретному органу ГП "Арсенал-ХХІ" полномочия осуществлять контроль за работой секретного архивного подразделения.

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

С. М. Борщевский

Размещено на Allbest.ru