Разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в условиях организации

· привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

В сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время поступает информация от аппарата управления, производственного блока и сервисных компаний, дирекции по кадровой политике и отдела по связям с общественностью и информации. После этого сектор формирует информационные блоки, которые затем размещаются на стендах и рассылаются через внутреннюю сеть организации. Основные новости компании направляются в местные газеты и на телевидение. Еще одним каналом передачи информации являются печатные непериодические издания.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций уделяет получению обратной связи. Для этого используются почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии и обсуждения проблем на страницах местной печати. В целях изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем и мониторинга отношения работников к компании проводятся социологические исследования. В них используются различные методы - от анкетирования до личных интервью. Организуются "прямые линии" с первыми руководителями компании и сотрудниками , а перед ежегодным собранием акционеров в них принимают участие руководители всех главных служб и дирекций. Кассеты с записями "прямых линий" и выпусками специализированной телепрограммы передаются на удаленные месторождения, чтобы сотрудники, которые не успели их посмотреть, могли сделать это в удобное для себя время. Также материалы этих "линий" и материалы встреч руководителей с рабочими коллективами публикуются на страницах местных печатных изданий и размещаются на информационных стендах.

Безусловно, в компании еще не все сделано для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Все поступающие новые идеи и предложения подлежат рассмотрению и активному обсуждению, а наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

3.2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

ОАО «Лазер Сервис»

Проведём сравнение организационных коммуникаций двух компаний: ОАО "Томскнефть" и ОАО «Лазер Сервис».

ОАО «Лазер Сервис» создано на основании решения Правления ОАО РАО «ЕЭС России» в июне 2003 года с целью совершенствования организации работ по строительству, техническому перевооружению и реконструкции объектов энергетики. В мае 2008 года в ходе завершающего этапа реорганизации ОАО РАО «ЕЭС России» 75%-1 акция Компании была продана по результатам аукциона ООО «ИЦ Энерго». В связи с ликвидацией ОАО «РАО «ЕЭС России» оставшиеся 25%+1 акция Компании с 01 июля 2008 года перешли в порядке правопреемства к ОАО «Холдинг МРСК».

В настоящее время Общество состоит из управляющей Компании ОАО «Лазер Сервис» и трех филиалов: «Севзапэнергосетьпроект - Западсельэнергопроект», «Внипиэнергопром - Энергомонтажпроект» и «Тулаэнергосетьпроект». Казаков М.К. Управление проектами как инструмент реализации стратегии развития компании ОАО «Лазер Сервис»

Главная ценностью компании является сплоченная команда профессионалов. Это подразумевает пристальное внимание ко всем вопросам, касающимся организационных коммуникаций.

В компании ОАО «Лазер Сервис» можно выделить следующие основные направления работ:

1. Коммуникационная поддержка - построение эффективных и действенных организационных коммуникаций.

2. Оценочная поддержка - мониторинг поведения сотрудников, комплексная организационная диагностика и кадровый аудит.

Организационные коммуникации в такой большой организации требуют разработки большого количества мероприятий. Невозможно управлять всем этим вручную или просто посредством устных договоренностей. Поэтому в компании решили использовать бизнес-инжиниринг - организационное проектирование на основе электронного моделирования. В компании полагают, что построение системы организационного управления человеческими ресурсами должно базироваться на интеграции электронного моделирования и процессного управления. Следовательно, компания делает ставку на использование современных электронных средств коммуникации.

Также не забывают в компании и о системах обратной связи. Перед внедрением новой организационной стратегии кадровой службе необходимо определить готовность к ней персонала компании. Проведя опрос по поводу отношения работников к этому вопросу, кадровая служба получит результаты, которые покажут, сколько сотрудников поддерживает организационные изменения, сколько- препятствует им и сколько занимает нейтральную позицию, а также выяснится, какие подразделения могут принять сторону руководства компании, а какие занимают альтернативную позицию.

В конце каждого месяца менеджеры старшего звена в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю компании. Также в этом докладе могут указываться предложения, пожелания, просьбы, причём не только самих старших менеджеров, но и тех менеджеров, которые находятся у них в подчинении.

Предварительно все просьбы и пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальниками - ведущими (старшими) менеджерами. Таким образом в компании организованы восходящие вертикальные коммуникации. Руководитель, рассмотрев доклады менеджеров, с помощью секретаря организовывает в первых числах следующего месяца селекторное совещание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Таким образом в компании налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в основном происходят неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками.

Неформальные коммуникации распространяются на празднования дней рождений, встречи Нового года, празднование Восьмого марта, коллективные поздравления с новорожденным т.д. Также на фирме организуются совместные поездки в рамках экскурсионных туров по России, при этом половина стоимости путёвки оплачивается организацией.

Можно сделать вывод, что такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетен и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации, и сократил, насколько возможно, утечку информации. В то же время руководитель обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил им всевозможные пути для «обратной связи». Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих руководителях не только приказывающих начальников, но и просто людей, - это достигается на коллективных праздниках.

В сфере отношений с общественностью в первую очередь уделяется внимание созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном телевидении. В своих ежемесячных отчетах организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Как и в любом другом предприятии в ОАО «Лазер Сервис» также существуют различные препятствия в организационных коммуникациях. К подобным затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации до сотрудников и аппарата управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-либо несогласования в работе. Еще одним из недостатков, присущих всем крупным компаниям, является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения, отношения с сотрудниками по отдельности или же просто боязни общаться с руководителями. Следующая причина трудностей в организационных коммуникациях - перегрузка каналов связи, которая может быть следствием как элементарной поломки технических средств связи и обработки информации, так и избыточности информационных потоков.

Для разрешения этих проблем можно предложить следующие мероприятия:

1) Периодическое информирование работников о реальном положении дел в организации на данный момент, иначе в противном случае могут появиться сплетни, слухи, основанные на страхах и самых пессимистических прогнозах, что спровоцирует сопротивление изменениям;

2) Использование максимального количества способов коммуникаций - межличностное общение, письма, электронную почту, выступления представителей руководителей высшего звена перед сотрудниками с разъяснениями стратегических целей, с информацией о своем видении перспектив развития организации и с пояснениями преимуществ организационных изменений для каждого сотрудника.

3) Периодическое проведение индивидуальных бесед с сотрудниками. Данные мероприятия направлены на снижение показателей тревожности. Подобные беседы должны отражать понимание руководством переживаний работников и сложностей, с которыми последним пришлось столкнуться;

4) Проведение общих собраний, направленных на формирование оптимистичного отношения к возникающим трудностям.

5) Введение на предприятии новой должности - психолога. Конфликты отрицательно влияют на передачу информации, следовательно, тормозят процесс передачи информации и искажают данные, таким образом негативно действуя на всю работу предприятия. Психолог поможет избежать критических ситуаций в организации, снять напряжение сотрудников при конфликтных ситуациях. Следовательно, должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом.

6) Проведение социологического мониторинга с целью изучения мнений и настроений сотрудников организации.

7) Проведение тренинга персонала с целью улучшения его коммуникативной компетенции.

Анализируя организационные коммуникации ОАО «Лазер Сервис» и ОАО "Томскнефть", можно прийти к выводу, что ведущие компании России достаточно широко используют эффективные организационные коммуникации для совершенствования своей деятельности. К выявленным недостаткам можно отнести географическую удалённость подразделений компании, которая препятствует быстрой и эффективной коммуникации.

Руководители компании ОАО «Лазер Сервис» полагают, что в сложившейся ситуации наиболее эффективным методом совершенствования работы коммуникаций будет внедрение автоматизированной системы управления персоналом (АСУП) последнего поколения.

Несмотря на то, что в ОАО "Томскнефть" хорошо отлажено функционирование системы электронного документооборота, в сфере внедрения информационных технологий компания пока ещё уступает ОАО «Лазер Сервис», отдавая предпочтение социальному взаимодействию. Для решения этой проблемы можно рекомендовать компании следующие мероприятия:

1) Активнее осваивать электронные коммуникации, так как это позволит предприятию получить следующие организационные и социальные эффекты:

· Сокращение времени принятия решений на всех уровнях;

· Повышение качества кадровых решений;

· Рациональное использование резервов кадровой службы.

2) Провести обновление компьютерной базы. Это позволит увеличить скорость передачи информации, тем самым возрастут качество и скорость принятия управленческих решений, и ускорится их реализация.

3) Создать локальную сеть предприятия для передачи электронных отчетов. Это позволит уменьшить временные затраты, причём как работников, так и руководства.

4) Организовать курсы повышения квалификации для управленческого персонала, на которых будет осуществляться преподавание информационных технологий. Управленческий персонал научится работать с новыми, более эффективными программами, что будет способствовать улучшению коммуникационных сетей.

К положительным сторонам коммуникаций в обеих рассматриваемых компаниях следует отнести:

· внедрение системы управления и оценки по ключевым показателям эффективности;

· проведение значительной работы по делегированию полномочий;

· своевременное и регулярное информирование всех работников о направлениях деятельности организации, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в рамках организации и в обществе;

· использование для налаживания коммуникаций внутри организации самых разнообразных методов и способов (дискуссии, встречи на разных уровнях, обсуждения проблем на страницах местной печати, почтовые ящики обратной связи и т.д.).

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что ведущие российские организации постоянно адаптируются к изменяющимся экономическим условиям, перестраивая свои структуры, что отражается и на процессах коммуникации: они одновременно следуют за новыми организационными структурами и также способствуют их созданию.

Опыт работы данных компаний подтверждает, что в руках компетентной группы руководителей организационные коммуникации являются мощным средством усовершенствования работы предприятия и повышения ее эффективности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Многообразие видов организаций приводит к довольно широкому пониманию коммуникации - от внутриличностной до массовой, поэтому предметное поле организационной коммуникации так же широко, как и поле коммуникации в целом.

В результате выполненной работы была дана характеристика организационных коммуникаций, исследовано их значение для функционирования предприятия. Определены и проанализированы основные функции организационных коммуникаций. Подробно рассмотрены и классифицированы средства и виды организационных коммуникаций, т.е. систематизированы теоретические представления об организационных коммуникациях.

В процессе выполнения работы было проведено исследование процесса формирования каналов организационных коммуникаций, дано описание препятствий, возникающих при этом, и путей их преодоления.

Проведен анализ функционирования эффективных организационных коммуникаций на российских предприятиях и разработаны рекомендации по их совершенствованию.

Всё вышеописанное имеет огромное значение для успешного функционирования предприятий, т.к. в России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко и в короткий срок перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном состояло в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, (которые нельзя было обсуждать, ведь инициатива наказывалась), а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы со своими подчиненными. Однако, и в настоящее время ещё существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. На примере анализа организационных коммуникаций ОАО "Томскнефть" и ОАО «Лазер Сервис» было показано, как используются организационные коммуникации в ведущих компаниях, обозначены сильные и слабые стороны внутриорганизационной деятельности данных предприятий. Исходя из примера этих компаний, видно, что в современных условиях развития российской экономики для устойчивого функционирования предприятий требуется поиск новых источников повышения эффективности их деятельности. Все большее научное и практическое значение получают нематериальные факторы, одним из которых являются организационные коммуникации. Если на предприятиях не учитываются коммуникационные потребности, то проявляются такие проблемы, как неполное использование кадрового потенциала, избыточная длительность производственного и управленческого циклов, неспособность своевременно реагировать на изменение спроса. Современные прогрессивные руководители понимают всю важность организационных коммуникаций и создают условия для их эффективного функционирования.

Список использованных источников

1. Аскеров П.Ф. Система управления: моделирование на основе взаимосвязи элементов// Российское предпринимательство. № 7 Вып. 2 (188) - 2011

2. Багиев Г.Л. Маркетинг взаимодействия. Методология и методика организации коммуникативной политики.- С.-П.:2005

3. Булхаков М.И. Внутрифирменное планирование. - М., 2002

4. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Донелли Д.Х. Организации: поведение, структура, процессы. М., 2010.

5. Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент. Учебный курс (учебно-методическое пособие) М.,2010

6. Данюшина Ю.В. - Организационная коммуникация// Экономика и право, № 1-2011

7. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении // Российское предпринимательство. №2(26), 4 (28)-- 2002

8. Кизим А.А. Принципы построения коммуникационных сетей и организация коммуникативной политики в Интернете // Финансы и кредит, №23,2004.

9. Кирхлер Э., Шротт А. Принятие решений в организациях. _ Харьков, 2004.

10. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. - М.: ЮНИТИ, 2000

11. Кривокора Е. И.Организационные системы: теория и практика управления// Проблемы современной экономики, N 1 (21) - 2007

12. Крутик А.Б., Горенбургов Н.А. Бизнес - коммуникации и эффективность предпринимательства//Материалы научной конференции "Маркетинг и культура предпринимательства", -СПб: Изд-во С-П6 УЭФ,2007

13. Мильнер Б. 3. Теория организации. Учебник. ИНФРА - М, 2008

14. Роджерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникация в организациях. -М.: Экономика, 2004

15. Персикова Т.Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура. Учебное пособие, - М., Университетская книга. 2008

16. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент.- М.: Бизнес-Школа, 2009

17. Фрайлингер К., Фишер И. Управление изменениями в организации. М., 2002.

18. Бахарев А.Н. Коммуникации внутри компании: как добиться их эффективности http://www.iteam.ru/publications/human/section_ 44/article_2669

19. Казаков М.К. Управление проектами как инструмент реализации стратегии развития компании ОАО «Лазер Сервис» http://www.pmsoft.ru/knowledgebase/articles/detail.php?ID=1539

Размещено на Allbest.ru