Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

На рис. 6 представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования.

Рис.6 Функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения

Затем осуществляются:

· регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);

· маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);

· координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

· контроль движения документов;

· составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:

· отделяет содержательную часть от информационного шума;

· осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;

· определяет потенциальных пользователей;

· составляет примерный план работы, т.е. программу использования информации, содержащейся в документе;

· согласовывает план с лицами, принимающими решения;

· передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей; в том числе, составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.

Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

8. Распределение функций информационного обеспечения

В таблице приведены сведения о распределении между специалистами компании функций информационного обеспечения, включая техническое обслуживание и поддержание инфраструктуры.

Рис.7 Примерное распределение функций оперативного информационного обеспечения

Применение описанной технологии информационного обеспечения компании требует инвентаризации документальной базы, разработки маршрутов движения документов и процессов их обработки, а также внедрения автоматизированных программных средств ведения баз данных и учета движения документов. Наградой за проделанную работу станут ускорение бизнес-процессов и сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оценку ситуации и принятие взвешенных управленческих решений.

Заключение

На первый взгляд не происходит ничего сверхестественного -- информационная индустрия является новой отраслью технологий, она всегда бурно развивалась, ускорения чередовались с относительно плавными периодами. Происходящее сегодня сопоставляют с такими вехами, как появление персональных компьютеров в эпоху властвования больших ЭВМ и повсеместное объединение персональных компьютеров в локальные сети. Соглашаясь с этим сравнением, следует отметить эволюционный характер явления. Просто когда люди хотят отразить важность какого-либо момента, они называют его революционным -- это из области маркетинга.

Никто не может игнорировать новые технологии, широко распространяющиеся в нашей жизни, не говоря уже о той непосредственной выгоде, которую из них могут извлекать потребители уже сегодня. Результаты этих усилий уже воплощаются в реальных проектах.

В результате развития информационных технологий и большой прибыльности проектов в отрасль привлечено множество фирм. В результате создалась ситуация совершенной конкуренции. Результатом сегодняшней обостренной конкуренции будет совершенствование ИТ, появятся новые отрасли, рынок предложения станет прозрачнее.

Таковы основные черты развития сегодняшнего индустриального бизнеса -- этого многоликого феномена нынешнего столетия, который уже сейчас конкурирует с промышленностью и в скором будущем может стать основным видом экономической деятельности.

Список используемой литературы

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2004.

2. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудрявцева. - М.: ИНФРА-М, 2001.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2000. 4. Информационные системы в экономике. Под ред. В.В. Дика. -М.: Финансы и статистика, 2003. 5. Мартин Е. Информационные технологии в управлении. -М.: Финансы и статистика, 2002. 6. Грабауров М. Информационные технологии. -М.: Финансы и статистика, 2003.

7. А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота /ЛСомпьютерра. 2003. №12.

8. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.

9. Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

10. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/УДелопроизводство. 2004. №1.

11. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.

12. В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

13. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.