Автоматизированные системы ДОУ

Функциональная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

1. уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

2. вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

3. сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

4. функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

3.2 Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

1. повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

2. объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

3. обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

4. снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

5. заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4) Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

* всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

* головной офис организации целиком;

* ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

* структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

* специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели широкий спектр функций автоматизированных информационных систем. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что автоматизация существенно изменяет технологии обработки информации. В условиях компьютеризации весь процесс движения информации состоит из множества взаимосвязанных ручных и автоматизируемых операций, каждая из которых производится на одном рабочем месте. Основные операции технологического процесса обработки информации: сбор и регистрация первичных данных, ввод их в систему, контроль достоверности данных, формирование и ведение базы данных, поиск и обработка по заданному алгоритму, формирование и вывод конечных результатов, передача результатов обработки конечному пользователю.

К сожалению, человеческих ресурсов недостаточно для того, чтобы выполнить все вышеизложенные операции точно, быстро, эффективно и своевременно, что может привести к застою в области делопроизводства как в рамках одной организации, так и в международном масштабе.

Более того, стало бы препятствием для мирового прогресса, крушение мировых рынков, международных организаций.

Автоматизированные системы выполняют работу человека, но, стоит сказать, что ни одна автоматизированная информационная система не будет работать без направляющей руки Человека.

Библиография

1. Теория систем и системный анализ - В.Н. Волкова, А.А. Денисов, Издательство «Юрайт», 2013.

2. ГОСТ 24.601-86

3. SCRIBD (Электронный ресурс) - http://ru.scribd.com/

4. InfoManagement (Электронный ресурс) - http://infomanagement.ru/

5. Directum (Электронный ресурс) - http://www.directum.ru/

6. Информационное обеспечение управления - Учебное пособие. Мазур Л.М.

7. Lawmix (Электронный ресурс) - http://www.lawmix.ru/

8. Lenservice (Электронный ресурс). - http //www.lenservice.ru/.

9. Информатика. Базовый курс - Симонович С.В. и другие.-СПб: Петер, 2005

10. «Автоматизация предприятия. С чего начать?», Илья Коломин, журнал «Фабрика мебели», №1-4', 2006.

11. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие.-М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

12. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учеб. Пособие. - М.: «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

Размещено на Allbest.ru