Автоматизация управленческого учета в строительстве. Основные программные продукты

Ситуация:"ОлимпСтройСервис" -- небольшая, быстро растущая подрядная строительная компания. С самого начала управленческий учёт в компании вёлся средствами Microsoft Excel. Такой подход был оправдан, поскольку компания имела относительно небольшую численность персонала и выполняла небольшой объём строительных работ.

Начав с небольших проектов, компания успешно конкурировала с другими строительными организациями по цене, срокам и качеству выполняемых работ, быстро наращивала объёмы выполняемых работ.

Постоянно увеличивалось количество объектов строительства, на которых работала компания, увеличивалась и их сложность.

Стремительный рост объёмов строительных работ требовал безупречной работы информационных систем, возможности оперативного получения и хранения информации, формирования актуальной и корректной отчётности. Руководству компании стало очевидно, что ведение управленческого учёта в Microsoft Excel уже не может обеспечить этих потребностей. Было принято решение о необходимости поиска и внедрения современного решения, которое отвечало бы новым реалиям.

Решение

Автоматизацию можно разделить на 2 этапа

Проект по автоматизации управленческого учёта в компании "ОлимпСтройСервис" стартовал в 2007 году с внедрения системы Менеджер строительства 1.0, на платформе 1С:Предприятие 7.7. Система позволила сразу перевести учёт из Microsoft Excel в 1С. Были автоматизированы функции оперативного управленческого учёта затрат.

Через год после внедрения Менеджера строительства 1.0 у руководства "ОлимпСтройСервис" возникла потребность в автоматизации отдела снабжения. К этому времени была выпущена система Менеджер строительства 2.0, включившая в себя блок снабжения. Было принято решение о переходе на новую версию.

Стандартной функциональностью системы Менеджер строительства 2.0 были автоматизированы основные бизнес-процессы компании: учёт движения денежных средств, управление снабжением, учёт оборудования и инструментов. В ходе внедрения специалисты "Яуза Софт Системз" выполнили ряд важных модификаций и дополнений стандартной функциональности системы, учитывавших специфику бизнеса заказчика. Был добавлен блок взаиморасчётов с клиентами, который включает следующие элементы:

· Документ "Заказ на строительные услуги";

· Документ "Заказ на дополнительные строительные услуги";

· Документ "Счёт на оплату клиенту";

· Отчёт "Карточка взаиморасчётов с заказчиками".

В подсистему снабжения было добавлено специальное приложение для формирования заявок на снабжение с мобильных устройств. С помощью мобильного приложения прорабы получили возможность делать заявки на поставку материала непосредственно с объектов.

Результаты

Внедрение системы Менеджер строительства 2.0 позволило в условиях динамичного роста бизнеса сохранить управляемость компании и стандарты качества обслуживания клиентов.

Среднее количество одновременных пользователей -- 10 человек. Система позволяет осуществлять в среднем 4000 проводок в сутки.

Заключение

Автоматизация на протяжении нескольких десятилетий является одним из наиболее перспективных направлений совершенствования системы учета и контроля.

Автоматизацию системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля целесообразно осуществлять путем внедрения программных комплексов, позволяющих полностью автоматизировать отдельные участки.

Основными задачами автоматизации внутреннего контроля строительной организации должны стать:

обеспечение информацией пользователей в процессе принятия управленческих решений;

повышение эффективности управления хозяйствующим субъектом;

создание оптимальных условий для функционирования рыночных механизмов;

повышение конкурентоспособности организации.

Таким образом, автоматизированная служба внутреннего контроля должна стать важнейшей частью единого информационного пространства хозяйствующего субъекта.

Обобщение практики показывает, что автоматизации системы учета и внутреннего контроля строительных организаций препятствуют следующие факторы:

* отсутствие высокой активности пользователей информации на разных уровнях управления;

недостаточное качество информационных ресурсов;

отсутствие доверия со стороны менеджмента к предоставляемой информации;

недостаточная оснащенность компьютерной техникой;

отсутствие спроса и наличие недоверия к предоставляемой информации со стороны собственников хозяйствующих субъектов;

второстепенное значение учетной информации при подготовке, обосновании и принятии управленческих решений;

отсутствие проработанной методики и научного обоснования подходов к созданию автоматизированной системы внутреннего контроля с учетом отраслевой специфики различных хозяйствующих субъектов.

В настоящее время на рынке программных продуктов предлагаются более 400 различных программ для автоматизации процесса учета и контроля. Данные программы рассчитаны на разные круги потребителей и учитывают различные требования и особенности пользователей.

Типовые специализированные бухгалтерские программные продукты предназначены для автоматизации стандартных задач, стоящих перед бухгалтерским учетом и системой внутреннего контроля.

Информационные технологии, разработанные для конкретного пользователя, целесообразно приобретать крупным организациям корпоративного типа, которые имеют множество структурных подразделений, обладающих частичной самостоятельностью.

Подобным организациям целесообразно создавать единое информационное пространство на базе применения соответствующих программных продуктов. Это позволит:

устранить проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов;

повысить производительность контрольной деятельности работников;

обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией);

обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации;

исключить проникновение ошибочной информации при подготовке и вводе данных в компьютерную систему ручным способом;

исключить производственный брак;* оперативно контролировать по каналам связи движение материальных ценностей на всех участках деятельности хозяйствующего субъекта.

При этом следует отметить, что создание единого информационного пространства требует разработки концепции информации, соответствующей стратегии строительной организации.

Кроме того, необходимо классифицировать информационные ресурсы, которые будут входить в информационное пространство хозяйствующего субъекта. На мой взгляд, классифицировать информацию необходимо по: различным категориям пользователей; экономическому содержанию; по местам возникновения; по степени закрытости; по степени значимости и др.

Использование автоматизированных систем учета для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений позволит реально интегрировать показатели службы внутреннего контроля в систему управления хозяйствующим субъектом. Разумеется, что качество внедряемых автоматизированных систем должно быть достаточно высоким, чтобы исключить ошибки в аппаратных или программных средствах, которые могут привести к неправильной обработке операций.

Кроме решения корпоративных задач автоматизация системы внутреннего контроля имеет существенное социальное значение. Так как такая система позволяет формировать достоверные показатели, а также показывать динамику различных показателей, она способствует формированию достоверных статистических показателей. Следовательно, данные показатели будут использованы при разработке различных социально-экономических программ.

Автоматизированная система внутреннего контроля строительной организации должна содержать:

компоненты, позволяющие собирать, обрабатывать, хранить, распространять и передавать информацию;

программно-технические средства;

нормативно-распорядительные документы;

распоряжения, регламентирующие доступ отдельных категорий работников.

Помимо этого необходимо разработать и утвердить методы совершенствования автоматизации системы внутреннего контроля, способы представления информации пользователям, периодичность предоставления информации и др.

Способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет -- это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования.

Список использованной литературы

1. Адамов Н.А., Чернышев В.Е. Организация управленческого учета в строительстве- СПб.: Питер,2006.-192 с

2. Управленческий учет 1. Издательство: Баланс Бизнес Букс Учебное пособие Пер. с англ. 2007 г. 624 с.

3. Карпов А.Е. Постановка и автоматизация управленческого учета. Издательство: Результат и качество Серия: Просто о сложном 2008 г. 504 с.

4. Иванов В.В., Хан О.К. Управленческий учет для эффективного менеджмента.

5. Журнал «Финансовый директор» № 10 октябрь 2003 г

6. Интернет -ресурсы:

-http://bpmi.ru/post120: Статья «Способы автоматизации управленческого учёта» от 08.04.2008, автор: Денис Молвинский, тренер-консультант в области управленческого консультирования.

-http://www.industrialauto.ru: Системы автоматизации управления и учёта в строительной отрасли

-http://www.komkon.ru/

- http://www.1c-building.ru/

Размещено на Allbest.ru