Глава 2. Анализ деятельности в территориальном управлении Росимущества в Санкт-Петербурге

2.1 Общая характеристика территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге

Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Санкт-Петербурге (Территориальное управление Росимущества в городе Санкт-Петербурге, далее - Территориальное управление (ТУ)) создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 23 апреля 2009 г. №111 в редакции от 31.01.2012 Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 23 апреля 2009 г. №111 в редакции от 31.01.2012.

Территориальное управление является территориальным органом федерального органа исполнительной власти Росимущества.

Территориальное управление Росимущества в городе Санкт-Петербурге осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, а также по реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации, по оказанию государственных услуг и правоприменительные функции в сфере имущественных и земельных отношений Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/.

Опишем основные функции территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге:

1. выдача выписок из реестра федерального имущества;

2. осуществление учета и ведение реестра федерального имущества;

3. предоставление земельных участков в порядке переоформления прав;

4. предоставление земельных участков для строительства;

5. принятие решений о предварительном согласовании места размещения объекта при предоставлении земельного участка;

6. предоставление земельных участников для целей, не связанных со строительством;

7. продажа (приватизация) земельных участков, на которых расположены объекты недвижимости;

8. предоставление земельных участков, на которых расположены объекты недвижимости, в аренду, безвозмездное срочное пользование или постоянное (бессрочное) пользование;

9. прекращение прав физических и юридических лиц в случае добровольного отказа от прав на земельные участки;

10. продажа земельных участков или права на заключение договоров аренды таких земельных участков;

11. передача федерального имущества, в том числе имущества, составляющего казну Российской Федерации, религиозным организациям;

12. заключение гражданско-правовых договоров в отношении имущества, составляющего казну Российской Федерации, в том числе договоров доверительного управления, концессионных соглашений, договоров аренды;

13. осуществление передачи имущества, находящегося в федеральной собственности, в государственную собственность субъектов Российской Федерации и в муниципальную собственность, принятие имущества из собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной;

14. принятие имущества в собственность Российской Федерации;

15. организация продажи приватизируемого федерального имущества;

16. приватизация федерального имущества;

17. предоставление первоочередного права приобретения имущества, не включенного в состав приватизированного имущества;

18. предоставление информации о реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Территориальное управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, настоящим Положением Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 23 апреля 2009 г. N 111 «Положение о территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Санкт-Петербурге» (в ред. от 31.01.2012) , а также актами Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее - Агентство).

Процедура управления федеральной собственностью в России постепенно приобретает системный характер, во многом благодаря тому, что Росимущество стремится к комплексному решению задач, связанных с совершенствованием механизмов управления основными объектами федерального имущества: федеральными государственными унитарными организациями; акционерными обществами, акции которых находится в федеральной собственности; земельными участками, находящимися в федеральной собственности; объектами имущества, составляющего государственную казну Российской Федерации.

Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.

Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом. Преимуществом линейно-функциональной структуры является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Структура управления территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге представлена на рисунке 5.

Размещено на http://www.allbest.ru

2

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 5. Структура управления территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

Недостатки данной системы управления усугубляются на практике за счет: превышения норм управляемости у руководителей и их заместителей, а также формированием нерациональных информационных потоков.

Руководителю данного учреждения, на прямую подчинены руководители всех отделов. Некоторые виды отделов и основные функции представлены в таблице приложения 1.

В соответствии со штатным расписанием территориальное управление должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Росимущества от 22.03.2011 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Территориального управления 93 человека. Из числа сотрудников с высшим образованием - 85 человек, средним профессиональным - 13.

Рис. 6. Уровень образования в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга Составлено автором по данным официальный сайта Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

Все руководство территориального управления и руководители структурных подразделений имеют профильное высшее образование. Почти половина сотрудников (49%) имеют юридическое образование, 36% -экономическое.

В 2011 году присвоены классные чины 46 сотрудникам, проведен один конкурс на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы с участием 46 человек. 15 человек из территориального управления в отчетном периоде прошли курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки, 5 человек продолжают обучение в ВУЗах.

Число уволенных сотрудников в 2011 году составило 24 человека (все по инициативе сотрудника), принятых - 24 человека. Текучесть кадров составила 29,3% в основном из-за неконкурентной ставки оплаты труда.

Формирование доходов федерального бюджета происходит от управления государственной собственностью, приватизации и продажи государственного имущества

Во исполнение планового задания, утвержденного Приказом Росимущества от 06.06.2011 №184 Территориальным управлением проводилась работа по поступлению в бюджет средств от:

1. Реализации земельных участков.

В 2011г. территориальным управлением было заключено 11 договоров по выкупу земельных участков, под объектами недвижимости, расположенными на территории Санкт-Петербурга на сумму 319,75 млн. рублей, что в 2,5 раза больше чем в 2010г. и выше планового задания. Перевыполнение заданного плана связано с тем, что в 2011г. поступили ранее не запланированные заявления на выкуп земельных участков.

2. Аренды федерального имущества.

По состоянию на 01.01.2012г. территориальным управлением заключено 414 договоров аренды федеральных земельных участков, по которым, поступления в федеральный бюджет составили 148,18 млн. рублей при плановом задании 140 млн. рублей. Доходы по данному показателю в 2011г. превысили полученный результат за 2010г. на 20%.

Прочие доходы от сдачи в аренду имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов государственной власти и созданных ими учреждений составили 6,03 млн. рублей. В 2011г. действовало всего 12 договоров аренды федерального имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов исполнительной власти, 2 из которых на данный момент расторгнуты. При этом плановое задание на 2011г. было установлено 50 млн. рублей. В письмах от 01.04.2011 №1755-11 и от 08.07.2011 №4208-11 направлялись предложения о корректировке планового задания.

Администрируемые территориальным управлением доходы в 2011г. от сдачи в аренду имущества, находящегося в федеральной собственности и переданного в оперативное управление составили 805,69 млн. рублей (см. рис.7).

Рис. 7. Структура доходов от сдачи в аренду федерального имущества, переданного в оперативное управление государственным учреждениям и организациям, 2011г., в % Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

Далее рассмотрим основные показатели Росимущества по выполняемым учреждением функциям:

Учет и ведение реестра федерального имущества

Количество объектов федерального имущества учтенных в реестре федерального имущества, ведение которого осуществляет ТУ Росимущества в городе Санкт-Петербурге в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»:

Рис. 8. Объектов, принадлежащих на соответствующем вечном праве правообладателям: Там же

Рис. 9. Объектов государственной казны Российской Федерации Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

Всего за 2011 год было внесено в реестр федерального имущества объектов по п.п.3.3.1. - 17501, по п.п.3.3.2. -784.

Деятельность по передаче в аренду федерального имущества и в безвозмездное пользование

Территориальным управлением заключено 446 договоров аренды имущества (действующие), являющегося казной РФ (включая земельные участки);120 договоров безвозмездного пользования; 15 инвестиционных договоров, по 5 из которых строительство завершено. В 2011 году заключено 415 договора аренды, из которых 4 договора в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 24 договора в отношении земельных участков; 387 договора аренды, закрепленные на праве оперативного управления за ФГУ. Кроме того, заключено 9 договоров безвозмездного пользования, из которых 7 договоров в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 2 договора в отношении земельных участков (доходы от договоров аренды, администрирование которых поручено Территориальному управлению Росимущества Санкт-Петербурга, приведены в п.п. 1.2. настоящей аналитической записки).

Общая сумма задолженности (без штрафов и пеней) по договорам аренды федерального имущества, являющегося казной РФ (в том числе з/у) и имущества переданного в оперативное управление федеральным органам исполнительной власти по состоянию на 01.01.2012г. составляет 148,4 млн. рублей.

Рис. 10. Общая сумма задолженности по должникам Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

В порядке претензионной работы по взысканию задолженностей по договорам аренды в 2011г. были выставлены 81 претензия на сумму 299,36 млн. рублей. При этом, задолженность по арендной плате в 2011г. значительно сократилась, т.к.по состоянию сна 01.01.2011г задолженность составляла 233,66 млн. рублей.

Контроль за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества

В рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества Территориальным управлением Санкт-Петербурга в 2011 г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок; на 2012 г. запланировано 569 проверок (основное количество - жилищный фонд, подлежащий передаче в собственность Санкт-Петербурга).

При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.

Перераспределение федерального имущества

Территориальным управлением совместно с исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и муниципальными органами осуществлялась работа по разграничению государственной собственности, а именно: по подготовке документов и передаче (по поручениям ФАУГИ) имущества, необходимого для осуществления полномочий органов государственной власти Российской Федерации. По итогам работы в 2011г. передано из федеральной собственности в муниципальную собственность и в собственность субъектов Российской Федерации 121 объект; из муниципальной собственности и из собственности субъектов РФ в федеральную собственность - 108 объектов имущества.

Размещение федеральных структур

В рамках реализации постановления Правительства РФ от 05.01.1998 №3 «О порядке закрепления и использования находящихся в федеральной собственности административных зданий, строений и нежилых помещений» Территориальным управлением осуществляется закрепление находящихся в федеральной собственности административных зданий, сооружений и нежилых помещений на праве оперативного управлении либо закрепление их на праве хозяйственного ведения за федеральными организациями.

В настоящее время за федеральными органами исполнительной власти, государственными учреждениями Российской Федерации (далее Федеральными организациями) закреплено на праве оперативного управления 16651 зданий и сооружений общей площадью 33700792,9 кв. м,7696 помещений (в том числе жилых) площадью 2162322,0 кв.м.

По договорам безвозмездного пользования используется 45024,11 кв.м.

В Санкт-Петербурге имеется сложившийся дефицит объектов недвижимости, являющихся федеральной собственностью, пригодных для размещения Федеральных организаций.

Проблема обеспечения Федеральных организаций необходимым недвижимым имуществом и эффективного его использования решается по нескольким направлениям:

1. перераспределение имущества между Федеральными организациями;

2. закрепление на праве оперативного управления объектов отнесенных при разграничении государственной собственности на памятники федерального значения в соответствии с распоряжениями Правительства РФ № 2057-р от 31.12.2008, № 680-р от 19.05.2009 и № 651-р от 06.05.2008 к собственности РФ. Так, за Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет» закреплен 1 объект недвижимого имущества площадью 10524,9 кв.м., за ФГУП «Дирекция по инвестиционной деятельности» - 4 объекта площадью 2748,6 кв.м, за ФГУП «Электронные торги и безопасность» - 2 объекта площадью 2877,4 кв.м, а также проводились закрепления на праве оперативного управления объектов, используемых ранее по договорам безвозмездного пользования с Комитетом по управлению городским имуществом Санкт-Петербурга. Так, например, за Ленинградским областным судом были закреплены помещения площадью 3306,7 кв.м. Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

3. передача в собственность РФ из собственности Санкт-Петербурга зданий и помещений, занимаемых Федеральными организациями по договорам аренды и безвозмездного пользования в соответствии с п.11 ст.154Федерального закона от 22.08.2004 №122-ФЗ с одновременным закреплением на праве оперативного управления за ними. По объектам, переданным из собственности Санкт-Петербурга в федеральную собственность, в 2011 году было издано 19 распоряжений о закреплении на вещных правах за федеральными организациями 33 объекта недвижимого имущества площадью 48744,2 кв. метра, в том числе на праве оперативного управления за федеральными органами исполнительной власти - 16 объектов и нежилых помещений, за федеральными учреждениями 10 объектов и на праве хозяйственного ведения за федеральными государственными унитарными предприятиями- 3 объекта.

Всего за 2011 год было издано 43 распоряжения о закреплении за федеральными органами исполнительной власти, государственными федеральными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями объектов недвижимости и нежилых помещений общей площадью 230 184,76кв. м, в том числе за федеральными органами исполнительной власти и их территориальными управлениями - объектов и нежилых помещений площадью 21 здания общей площадью 43051,5 кв.м., за федеральными государственными учреждениями - 32 здания площадью 46410,2 кв. ми за федеральными государственными унитарными предприятиями - 28 зданий площадью 48500,6кв.м;

- предоставление в безвозмездное пользование Федеральным организациям в дополнение к занимаемым, свободных помещений из собственности Санкт-Петербурга (для размещения территориальных органов Следственного комитета Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и иных федеральных органов государственной власти) при условии передачи в собственность Санкт-Петербурга из федеральной собственности равнозначных объектов, необходимых для осуществления полномочий Санкт-Петербурга;

С целью обеспечения Федеральных организаций необходимой площадью обобщены и проанализированы сведения о помещениях находящихся в собственности Санкт-Петербурга, занятых Федеральными организациями, по состоянию на 01.05.2011 для осуществления дальнейшей работы по передаче их в собственность РФ.

В реестре учета договоров аренды федерального имущества по состоянию на 30.12.2011 года имеется 34 договора аренды. На основании проведенного анализа договоров аренды федерального недвижимого имущества, расположенного в городе Санкт-Петербурге установлено, что объектов недвижимости для их последующего предоставления федеральным организациям не имеется, за исключением помещения площадью 384.8 кв.м., расположенного в здании по адресу: Санкт-Петербург, ул. Циолковского, д.11, литера А (далее - Объект), в отношении которого от арендатора поступил отказ от пользования. В настоящее время указанный Объект предложен всем федеральным организациям, испытывающим потребность в размещении, однако согласия о закреплении Объекта, от отраслевых министерств, не поступало.

Деятельность в области рассмотрения отчетов об оценке

На протяжении всего отчетного периода в Территориальное управление Санкт-Петербурга поступило 855 отчетов об оценке. Из них на 01.01.2012 рассмотрено 816 отчетов, по которым было выдано 489 положительных и 327 отрицательных мотивированных мнений.

Защита имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом

Количество судебных дел с участием Территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге за период 2010-2011 г.г. составило -681, в том числе:

1. В качестве истца - 103, в том числе: количество исков удовлетворено - 63; отказано в исках - 40;

2. В качестве ответчика - 118, в том числе: количество исков удовлетворено -39; отказано в исках - 79;

3. В качестве третьего лица - 454.

При осуществлении действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации Территориальное управление руководствуется приказом Росимущества от 30.09.2009 № 281. Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/

Исполнение расходных обязательств

В 2011 году по целевой статье 0011500 «Территориальные органы» было освоено 42321,35 тыс. рублей. Из них на приобретение основных средств 1838,21 тыс. руб., на затраты по выполнению функций государственными органами (заработная плата, связь, командировочные, обучение, аренда, расходные материалы и пр.) - 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900100 «Содержание и обслуживание казны РФ» в отчетном периоде было освоено 7082,98 тыс. рублей.

По целевой статье 0900200 «Оценка недвижимости, признание прав и регулирование отношений по государственной и муниципальной собственности» освоено 4000,00 тыс. рублей.

По целевой статье «Мероприятия по землеустройству и землепользованию» освоено 2354,19 тыс. рублей.

По целевой статье «Государственный заказ на профессиональную переподготовку и повышение квалификации государственных служащих» освоено 95,76 тыс. рублей.

В результате освоение бюджетных средств по итогам года составило 55969,06 тыс. рублей, соответственно процент освоения - 99,5%.

2.2 Основные проблемы организации документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга

Для территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга, в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих в организации - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность организации.

Организацию документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга регламентирует «Инструкция по ведению делопроизводства в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга», которая является нормативным документом и распространяется на всех его сотрудников. Вновь принятые работники наряду с ознакомлением с установленными в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга. Правилами внутреннего трудового распорядка знакомятся с Инструкцией.

Инструкция по делопроизводству построена на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отображает специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации.

Также приказом Росимущества № 99 от 12 мая 2012 года утвержден временный регламент, определяющий порядок использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства Росимущества и его территориальных органов, где в срок до 15 ноября 2012 года Росимущество планирует разработать и утвердить локальный регламент безбумажного документооборота и внедрение автоматизированной системы для ведения безбумажного документооборота.

Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории. В частности, документы подразделяются на следующие группы:

1. Входящие документы поступают в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц.

2. Исходящие документы направляются из территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).

3. Внутренние документы издаются в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга исключительно для внутреннего пользования (приказы, протоколы, и т.д.).

По прохождению производственной практики в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга автором данной работы был сделан расчет по объему документооборота (входящих, исходящих и внутренних документов) за 2011г. Количественное соотношение между данными по документообороту показано в таблице 1.

Таблица 1. Показатели документооборота Росимущества в 2011г Составлено автором по данным с официального сайта Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/.

Показатель	Значение
Всего входящих документов, зарегистрированных	18182
в т.ч.:
- из Минэкономразвития России	3827
- из Правительства Российской Федерации	1381
- из министерств, ведомств, организаций	7485
- обращений граждан	1311
в т.ч. по электронной почте	2178
Исполнено запросов о выдаче архивных документов	1030
в т.ч.:
- запросов организаций	583
- запросов от структурных подразделений Росимущества	405
- по обращениям граждан	42
Исходящие письма	40978
Приказы	411
Распоряжения	1443
Передаточные распоряжения	395
Протоколы	203
Договоры	918

В 2011г. общий документооборот в ТУ Росимущества Санкт-Петербурга составил 63 560 документов

Общее число контрольных документов, находившихся на исполнении в Росимуществе Санкт-Петербурга в 2011 году, составило 9 863 документов.

Коэффициент исполнительской дисциплины Росимущества за период с 1 января 2011г. по 31 декабря 2011г. составил в срок - 75 %, всего - 98 %.

В территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:

- порядок регистрации, обработки и хранения документов;

- порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;

- порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;

- описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга

- порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;

- меры противопожарной безопасности.

Для регистрации документов в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга используются следующие виды журналов: журнал учета входящих документов, журнал отправленных (исходящих) документов.

Каждый документ, связанный с осуществлением деятельности Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга, адресованный руководству и сотрудникам учреждения, и полученный из внешних источников, т.е. входящая корреспонденция: обращения, жалобы, запросы и т.д.

Все эти документы подлежат обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале учета входящих документов.

Все поступившие в исполнительные органы обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации на обращениях ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

При вскрытии конвертов с документами из других организаций секретарь проверяет правильность доставки, соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие удостоверяющих реквизитов (индекса документа, подписи, печати) Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». - 2012. - №1. - С. 7.. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. д. об этом сообщается отправителю или присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества, почтового адреса отправителя, даты и подписи распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения, например: N 15.5-20 от 11.10.2012, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

11.10..2012 - дата регистрации. Официальный сайт журнала Секретарское дело. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.sekretarskoe-delo.ru/

Анонимные обращения, полученные, в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в территориальное управление Росимущества Санкт-Петербурга, где указываются порядковый входящий номер и дата. Официальный сайт журнала Секретарь-референт . [Электронный ресурс ]. - Режим доступа: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)

Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа, либо если адрес отправителя указан только на конверте.

Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.

Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции исполнительных органов, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом авторов обращений.

В случае если на обращении поставлен штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ», обращение при ответе подлежит возврату.

Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения

Журнал исходящих документов предназначен для накопления сведений об отправленных документах территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга и включает такие реквизиты как номер документа, дата отправки, операция, документ, клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ), примечание.

Делопроизводитель перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

- наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адресования;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.

Ответ на запрос содержит:

- информацию, откуда поступил запрос или по чьему поручению оно рассмотрено, например:

- письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д., письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга;

- информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме содержится несколько вопросов;

- информацию о результатах проверки всех перечисленных в документе фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

- аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в документе вопросов.

На бланках ответов на письмо ставятся дата отправки и регистрационный номер документа. Исходящим номером документа на письмо является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются в подразделение, осуществляющее отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии. [Электронный ресурс ]. - Режим доступа:http:www.delo-press.ru

Ответ на запрос, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

Отметим, что в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся вручную.

Основой работы с корреспонденцией являются регистрационно-контрольные карточки документов, формируемые в момент регистрации документа и хранящиеся в электронном виде в компьютере секретаря. В этих карточках отражается весь ход обработки документа, вплоть до его исполнения.

4. Внутренняя документация территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга (отчеты, нормативные документы и т.д.) проходят непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря.

На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.

В настоящее время на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга используются при оформлении документов 24 реквизита Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»..

Документы, подготавливаемые в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости, утверждения и приложения печати) подлежат согласованию со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и получение согласия на его издание.

Согласование может проводиться как внутри территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне - с подчиненными и неподчиненными (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Так, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым управлением. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике Территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга часто применяется и так называемая виза ознакомления. Она проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - С.112.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, его подписывающее (утверждающее). Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Прохождение внутренних документов в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Письменные запросы регистрируются делопроизводителем в специальном журнале, который имеет следующие реквизиты:

- номер по порядку с января нового года;

- дата регистрации;

- краткое содержание документа;

- количество листов и экземпляров;

- исполнитель;

- отметка об ознакомлении сотрудников.

Согласно Инструкции по делопроизводству в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки:

1. письма обращения организаций, предприятий - 10 рабочих дней;

2. письма претензионного характера - один месяц;

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Порядок формирования, хранения и оформления дел на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируется и хранится в организационном отделе и делопроизводства, данный отдел централизованно формирует и хранит дела.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет начальник организационного отдела и делопроизводства и начальник кадровой службы (в пределах своей компетенции).

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

После окончания обработки документы с отметкой об исполнении помещаются в архив территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга. Доступ к архиву ограничен, а помещение, в котором хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Право доступа к документам архива имеют: начальник территориального управления и работники данной службы организации. Порядок доступа к документам архива других сотрудников Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга определяется руководителем управления. Документы на вынос из помещения архива выдаются сотрудникам под роспись в «Журнале выдачи документов», вынос документов архива за пределы помещения отдела Управления запрещен.

Научно-справочный аппарат (НСА) к документам как структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документальной информации в Территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга отсутствует, что может расцениваться нами как недостаток в организации работы документационного обеспечения организации.

Особое внимание в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга уделяется информационному обеспечению деятельности в рамках проведения единой информационной политики. Для этого используются следующие автоматизированные системы Официальный сайт Территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://tu78.rosim.ru/:

1. автоматизированная система учета федерального имущества (АСУФИ). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата Росимущества, 83 территориальных управления и юридические лица - правообладатели имущества (более 46 000). АСУФИ предназначена для автоматизации процедур учета федерального имущества, принадлежащего правообладателям на вещном праве или казне Российской Федерации. Проект позволил повысить эффективность работы по формированию Реестра федерального имущества в соответствии с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 г. № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества».

2. Информационная система автоматизации отраслевых структурных подразделений Росимущества (ИС ОСП). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники управлений Росимущества и территориальных управлений Росимущества. ИС ОСП предназначена для автоматизации процедур учета, контроля и эффективного управления имуществом РФ на основе анализа полных, точных и своевременных данных, а также автоматизации документооборота в части взаимодействия с АО, ФГУП, ФГУ, ООО и федеральными органами исполнительной власти.

3. Автоматизированная система учета и анализа данных периодической отчетности территориальных управлений Росимущества (АСУиАО). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и территориальных управлений Росимущества. АСУиАО предназначена для автоматизации учета и анализа отчетной информации территориальных управлений Росимущества в объеме сведений, предусмотренных приказами Росимущества от 04.07.2006 г. №160 и от 29.12.2007г. № 245, а также расчет показателей эффективности деятельности территориальных управлений Росимущества. АСУиАО позволила повысить эффективность работы по учету, обработке и анализу сведений о результативности деятельности территориальных управлений Росимущества.

4. Информационная система управления федеральным земельным фондом (ИС «Земля»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за управление и распоряжение федеральным земельным фондом.

5. Автоматизированная система приватизации федерального имущества (АС «Приватизация»). Пользователями системы являются Руководители и сотрудники Центрального аппарата и его территориальных управлений, отвечающих за вопросы, связанные с приватизацией федерального имущества.

6. Типовая автоматизированная система Территориального управления Федерального агентства по управлению государственным имуществом (АС «Территориальное управления»).

7. АС «Территориальное управление» состоит из следующих информационных систем:

8. Управление арендной деятельностью (ИС «ТУ Аренда»);

9. Корпоративное управление (ИС «ТУ Корпоративное управление»);

10. Управление федеральным земельным фондом (ИС «ТУ Земля»).

Как видно и представленных информационных систем нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

Также в ходе прохождения преддипломной практики было установлено, что для улучшения качества исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и оптимизации документооборота необходимо рассматривать также следующие вопросы:

В области приема и учета входящей корреспонденции и отправки исходящей корреспонденции осуществлять учет входящих документов с прикреплением файлов к контрольно-регистрационным карточкам, вести информационно-справочную работу по входящей и исходящей корреспонденции с использование автоматизированных систем.

В области методологического обеспечения делопроизводства и архива осуществлять комплектование архива Росимущества законченными делопроизводством документами, вести учет, обеспечение сохранности и использования документов, хранящихся в архиве.

В области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок, подготовки предложения по повышению исполнительской дисциплины, подготовки справок по упреждающему контролю, сбора информации о ходе исполнения поручений, проведения совещаний по вопросам исполнительской дисциплины. Особое внимание уделять работе с обращениями граждан.

Вывод. На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в городе Санкт-Петербурге (территориальное управление Росимущества в Санкт-Петербурге, создано по Приказу Федерального агентства по управлению государственным имуществом и является территориальным органом федерального органа исполнительной власти Росимущества, а также осуществляет функции по управлению федеральным имуществом, по организации продажи приватизируемого федерального имущества, по реализации имущества, выполняет и другие функциональные обязанности, прописанные в данной главе.

Организацией делопроизводства и документооборота занимается организационный отдел и делопроизводство. В ходе проведенного анализа было установлено, что в организации делопроизводства, необходимо совершенствовать области приема и отправки документации с помощью автоматизированных систем, а также методологию обеспечения делопроизводства и архива территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга, а также в области контроля и проверки исполнения, при этом осуществлять анализ состояния исполнительской дисциплины с выявлением причин неисполнения поручений в установленный срок.

Что касается вопроса безбумажного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга, то в настоящее время в учреждении используются различные информационные системы, среди которых нет автоматизированной системы по ведению безбумажного документооборота.

Глава 3. Пути совершенствования организации документооборота в территориальном управлении росимущества Санкт-Петербурга

3.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга

На основании проведенного во второй главе анализа по организации документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга было установлено, что в учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения. В связи с этим автором предложено внедрить наиболее развитую функциональную систему «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию. Основные преимущества:

1. Преимущества для должностных лиц (исполнителей) Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе.

2. Преимущества для служб документационного обеспечения.

Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения. СЭД «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.