Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что последний лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек -- раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек -- хозяин работы, а не работа -- хозяйка человека».

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, тогда до их прихода на работу у него была бы возможность уточнить задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня -- легкие.

Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра.

Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени.

Для экономии времени и улучшения использования рабочего дня необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать дополнительных действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже. Это позволит завершить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.

В заключение приведем рекомендации известного американского предпринимателя и теоретика менеджмента Харви Маккея желающим сэкономить время:

- установить телефон в своем автомобиле;

- всегда заблаговременно предупреждать о намечающихся визитах;

- оставлять машину там, где гарантирован свободный выезд;

- никогда не совершать поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому можно, не отрываясь от руля, диктовать для себя служебные записки;

- положить портативный магнитофон в карман пиджака, а другой рядом с кроватью;

- всегда иметь при себе какой-нибудь полезный материал для чтения;

- попробовать всю неделю читать публикации по бизнесу вместо спортивных страниц и занятных материалов о всякой всячине;

- пройти курс техники скорочтения;

- использовать телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома, что даст возможность избавиться от бесполезных разговоров;

- стараться проводить как можно больше совещаний по телефону вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников;

- всегда просить подчиненных предварительно кратко излагать рекомендации, а потом заслушивать обоснования;

- слушать магнитофонные записи и радиопередачи по вопросам бизнеса во время пробежки или спортивных упражнений;

- хвалить подчиненных, кратко излагающих суть дела и выражать недовольство сотрудниками, не умеющими так поступать;

- избегать тех, кто тратит время;

- смотреть по телевизору утренние новости деловой жизни.

Заключение

В данной работе было проанализировано содержание труда руководителя ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени руководителя предприятия.

Труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам. Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице.

Таким образом, рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

В трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену. Конечно же, право не может и не должно регулировать все то время, которое человек может и посвящает труду. Бывают случаи, когда человек сам решает, сколько ему работать, а сколько отдыхать. И, конечно же, бессмысленно устанавливать продолжительность рабочего времени людям так называемых свободных профессий: художнику, писателю и прочим. Таким образом, правовая регламентация рабочего времени, конечно же, необходима, но там где имеют место трудовые отношения, там, где работа осуществляется по трудовому договору. Ведь осуществляется она с определенной целью, что влечет за собой закрепление необходимой меры труда, и в то же время необходимости его ограничения, для того чтобы у работника было время для отдыха, для восстановления сил, затраченных на работе.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и другие виды деятельности (прежде всего связанные с домашним трудом) требуют меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное время. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов - как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного - систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации - хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Исходя из результатов исследования, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного времени существуют объективные организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Как говорится, то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы, и те же факторы, которые снижают эффективность использования времени, подрывают общую эффективность нашей деятельности.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени в организации, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Список использованных источников

1. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. - 2006. - №17. - С.9-15

2. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. - 2006. - №18. - С.50

3. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. - М.: ГЕЛАН, 2001. - 411 с.

4. Быкова, А. А. Организационная структура управления /А. А. Быкова. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

5. Богатырев, М. Организационная культура предприятия / М. Богатырев // Проблемы теории и практики управления. 2005. № 1. С. 104-111.

6. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Издательство «Экзамен», 2003. - 320 с.

7. Введение в специальность «Менеджмент организации»: Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. - М.: «Логос», 2004. - 320 с.

8. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. - М.: ТД «Элит-2000», 2003. - 546 с.

9. Виханский, О.С. Стратегическое управление: учебник / О.С Виханский, М.: Экономист, 2008. - 296 с.

10. Виханский, О.А.. Наумов, А.И. Менеджмент: учебник / О.А Виханский, А.И. Наумов. - М.: Экономистъ, 2007. - 288 с.

11. Дафт Р.Л. Менеджмент. - СПб: Питер, 2002. - с. 379

12. Диневич В.А., Роганов С.В., Якунина Н.И. Показатели и критерии эффективности управления. - М.,1975.

13. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. - М.: «Издательство ПРИОР», 2002. - 464 с.

14. Егоршин, А.П. Основы менеджмента. Учебное пособие / А.П. Егоршин. - Н. Новгород, 2008. - 317 с.

15. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1991. - 232 с.

16. Иванова, Т.Ю. Приходько, В.И. Теория организации: Учебник для вузов / М.: КНОРУС, - 2007. - 384 с.

17. Игнатьева, А.В., Максимцов, М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. / М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 167 с.

18. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента: учебное пособие для вузов / Н.И. Кабушкин, Изд. 8-е - М.: Новое знание, - 2007. - 336 с.

19. Карпенко, Е.М. Инновационный менеджмент: ответы на экзаменац. вопр. / Е.М. Карпенко, СЮ. Комков. - Минск: ТетраСистемс, 2008. -- 176 с.

20. Катернюк, А. В. Исследование систем управления. Введение в организационное проектирование/Учебник для вузов//Феникс, 2009 - 320 с.

21. Кибанов, А. Я. Основы управления персоналом: Учебник / А. Я. Кибанов, М.: ИНФРА-М, 2011. - 448 с.

22. Крейчман, Ф. С. Эффективное управление предприятием. Учебное пособие / Ф. С. Крейчман, М.:РАЕН, - 2009. - 367 с.

23. Кунц, Г., OДоннел, С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. т.1./ М.: Прогресс, - 2005. - 493 с.

24. Менеджмент организации: Учебник. Под ред.: А. В. Тебекина, Б. С. Касаева / М.: Кнорус, - 2010. - 414 с.

25. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. - 336 с.

26. Курочкин А.С. Организация управления предприятием: Учебник. - К.: МАУП, 1996.

27. Курочкин А.С. Управление предприятием: Учеб. пособ. - К.: МАУП, 1998.

28. Лапин, А. Н. Миссия и видение организации / А. Н. Лапин // Управление персоналом. 2005. № 4.

29. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем - управление собой // Управление персоналом. - 2006. - № 17. - С.24-31

30. Масленникова, Н. Л. Организационная структура управления /Масленникова. М.: ДЕЛО, 2002.

31. Мескон М. Х., Альберт М., Хедроури Ф, Основы менеджмента. М-2002.

32. Менеджмент: Учеб. пособие. - Мн.: Мисанта, 2003. -624 с.

33. Менеджмент в АПК / под ред. Ю.Б. Королева.- М.: КолосС,2003.-304 с.

34. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. - М.: Высш. школа, 2001. - 367 с.

35. Менеджмент организации: Учебник. Под ред.: А. В. Тебекина, Б. С. Касаева / М.: Кнорус, - 2010. - 414 с.

36. Мильнер, Б.З. Теория организации Учебник / Б.З. Мильнер, 7-е изд.,перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, - 2010. - 864 с.

37. Морозов Ю.П. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. - М.:ЮНИТИ - ДАНА, 2000. - с. 10 - 68

38. Мошкина, Т. Многоликая структура / Управление персоналом. - 2010. - № 12. - С. 38-42.

39. Мумладзе Р.Г. Менеджмент: Учеб. пособие. - М.: Издательство «Палеолит»: Издательская торговая корпорация «Дашков и К0», 2002. - с. 106-107

40. Общий курс менеджмента в таблицах и графиках: Учеб. для вузов / Б.В. Прыкин, А.В. Прыкина, Н.Д. Эриашвили, З.А. Усман: Под ред. проф. Б.В. Прыкина. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - с. 253 - 263

41. Основы менеджмента: Учеб. для вузов /Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. -- М.: Высш. школа, 2002.-- 367 с.

42. Основы менеджмента. Учеб. пособие - 4-е изд. / Под ред. В.И. Гончаренко,СИ. Кондратьева. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2002. -с. 65

43. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. - Мн.: Новое знание, 2001. - 304 с. - (Экономическое образование)

44. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА -М, 2002. - 622 с. - (Серия «Высшее образование»)

45. Петухова, С.В. Шеметов, П.В. Теория организации: Учебное пособие для вузов /Омега-Л, - 2009. - 282 с.

46. Поршнев, А.Г. Управление организацией. Учебник / А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Саломатина. - 3-е изд., перераб. и доп. //М.: ИНФРА-М, 2009. - 736 с.

47. Рогожин, С.В., Рогожина, Т.В. Теория организации: учебное пособие / М.: Изд. Экзамен, - 2007. - 320 с.

48. Сухов С.В., Модель управления предприятием/ Менеджмент в России и за рубежом №6 / 2000-222.

49. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. - 2-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 280 с.: ил.

50. Туленков Н.В. Введение в теорию и практику менеджмента: Учеб. пособие. - К.:МАУП, 1998.

51. Шегда А.В. Основы менеджмента: Учебное пособие. - К.: Товариство «Знання», КОО, 1998.

52. Уткин Э.А. Курс менеджмента. Учеб. для вузов. - М.: Издательство «Зерцало», 1998.-с. 26

53. Уткин Э.А. Управление фирмой. -М.: «Акалис», 1996.-е. 176-217

Размещено на Allbest.ru