Механизм проектирования организационных систем

Проанализировав основные показатели финансово хозяйственной деятельности ООО РТС «Магик» за 2010-2011 г, можно сделать следующий вывод по совершенствованию общей деятельности предприятия:

- Товарооборот за 2010-2011 г. Увеличился на 139735 Тыс. руб

- себестоимость увеличилась по сравнению с предыдущем годом была 5903, а стала на 119500 Тыс. руб.;

- уровень себестоимости за отчетный год по сравнению с предыдущем увеличился 26,7, а стал на 50%;

- уровень валового дохода за отчетный год по сравнению с предыдущем снизился на 50.7%

- валовой доход увеличился на 20235 Тыс. руб.;

- прибыль от реализации увеличилась на 20235 Тыс. руб.;

- рентабельность уменьшилась на 50.7 т.к. этот показатель является одним из основных, т.е. он говорит об эффективности использования опФ и деятельности предприятия;

- по балансовой прибыли у предприятия наблюдается убыток 1965;

- по чистой прибыли у предприятия наблюдается убыток и в 2008 г. наблюдается уменьшение на 1455 Тыс. руб.;

- средняя стоимость оборотных средств увеличилась на 6153 Тыс. руб.;

- оборачиваемость оборотных средств снизилась на 20.7 из-за уменьшения средней стоимости оборотных средств;

- скорость обращения оборотных средств увеличилась на 4.76

3.2 Предложение по проектированию организационных систем предприятия ООО РТС «МАГИК»

Научно обоснованное формирование организационных систем управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода. Без развития методов проектирования систем управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сфере хозяйственности управления техническими системами, комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

Поскольку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Как писал Альфред Чандлер: «Стратегия определяет структуру». Это означает, что структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных системах.

Разработка принципов и методики проектирования структуры, как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления, прежде всего, включает в себя систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

Важными элементами системы управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

Организационная структура-это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирования систем (системного подхода) с большей экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала - цели, а затем - механизм их достижения.

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения, которых реализация целей окажется не полной;

Выявить и взаимоувязать, применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

Для разработки методического аппарата проектирования структуры управления необходимо также кроме имеющихся теоретических предпосылок выяснить сущность организационного проектирования. Организационное проектирование представляет собой моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством либо накануне значительных преобразований.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить следующим образом (таблица 6):

Таблица 6

Последовательность задач организационного проектирования

Организационная основа системы управления -- ее система. Она определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих решений по уровням, а, следовательно, и само число уровней управления. Иными словами, система управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляется процесс управления. Таким образом, спроектировать достаточно эффективную структуру управления -- значит определить такое соотношение ее организационных элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления.

Говоря об организационном проектировании, нельзя забывать о интеграционных процессах. Интеграция - это возможность скоординированных действий множества людей.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

3.3 Совершенствование организационных систем предприятия ООО РТС «МАГИК»

Центральной задачей приведения системы вследствие со стратегией организации является использование стратегически значимых видов деятельности в качестве основных блоков при создании организационной структуры фирмы, а также поиск эффективных путей обеспечения связей на различных уровнях управления компании и между ними и координация соответствующих усилий различных подразделений и сотрудников.

Примерами современных принципов формирования организационных структур могут служить такие, как "построение организационной структуры исходя из системы целей", "отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления", "сочетание функционального и программно-целевого управления", "построение организационной структуры на основе бизнес-процессов" и целый ряд других. Как отмечает большинство исследователей, процесс формирования структуры системы управления компанией должен начинаться с осмысления миссии и стратегических целей компании.

Стратегии можно разделить по мотивам практикующих их предпринимателей:

- сохранение производительной способности имущества;

- социальные факторы предпринимательской деятельности (рост имущества, получение и максимизация дохода в краткосрочном и долгосрочном аспектах, рост социального статуса и т.п.);

- индивидуальная привязанность к деятельности определенного рода.

Первая стратегия более или менее пассивна, две другие - активны, но по-разному: вторая более гибка в отношении выбираемых видов деятельности, поскольку ориентируется на наиболее эффективные проекты, третья - более консервативна, т.е. менее чувствительна к коммерческой их стороне.

В рамках проводимых исследований установлено, что ориентация ООО РТС «Магик» на минимизацию затрат не соответствует требованиям сегодняшнего времени. В связи с этим в основу проектирования изменений структуры системы управления ООО РТС «Магик» будет положена стратегия получения и максимизации дохода в краткосрочном и долгосрочном периоде.

Принцип, который будет взят за основу при формировании новой системы компании в целях оптимизации ее системы управления - построение организационной системы на основе бизнес-процессов.

На основе генеральной цели, закрепленной в миссии, сформулируем главные и общие цели проектируемой компании (рис. 1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Цели компании ООО РТС «Магик» для проектирования структуры системы управления

Целью предлагаемых изменений является повышение качества управляемости компанией за счет формирования горизонтальных связей между подразделениями компании, внедрения информационных технологий, усиления роли человеческого фактора и тем самым улучшения качества обслуживания клиентов. В результате линейная структура страховой компании, ориентированная на отдельные не связанные между собой функции, уступает место новой системе, в которой сформированы горизонтальные технологические связи основных бизнес-процессов, во главе которых стоят процессные менеджеры.

Данная система основана на самостоятельном принятии решений процессными подразделениями и координации их деятельности по горизонтали. Таким образом, жесткие управленческие связи бюрократического типа заменяются гибкими связями, обязательными для совместного разрешения конкретных вопросов. Для разработки и решения задач привлекаются сотрудники разных подразделений.

Перечисленные выше признаки характерны для системы адаптивного типа бригадной структуры управления. Так как в предлагаемой схеме сохраняются функциональные подразделения, такая структура относится к кросс-функциональному типу организационных структур.

Основываясь на проведенном ранее сравнительном анализе основных типов организационных систем, можем сделать вывод, что предлагаемая форма организационной структуры наиболее эффективна в организациях с высоким уровнем квалификации специалистов при их хорошем техническом оснащении, каковой и является ООО РТС «Магик».

Выбор именно процессной системы управления с кросс-функциональной организационной структурой обусловлен нижеследующими факторами.

В процессной организации деятельность всех подразделений подчинена одной главной цели - увеличению объемов продаж за счет быстрого и качественного обслуживания продавцов и клиентов компании.

В такой организации последующие подразделения выполняют задачи по обслуживанию продающих: отдел разработки страховых продуктов обслуживает потребности продавцов (через них потребности клиентов), бэк-офис и служба андеррайтинга также обслуживают продавцов и клиентов, бухгалтерия осуществляет своевременные страховые выплаты, т.е. обслуживает управление урегулирования убытков, а, следовательно, клиентов и т.д.

Предлагаемая структура имеет ряд серьезных преимуществ перед традиционной бюрократической, основными из которых являются:

1. Специализация персонала, более высокий уровень профессионализма сотрудников.

2. Использование сотрудников в соответствии с их психологическими свойствами: не секрет, что люди с аналитическим интравертным складом мышления больше пригодны для работы в качестве актуария, андеррайтера, а коммуникабельные экстраверты лучше работают в качестве продавцов и т.д.

3. Освобождение продавцов от выполнения несвойственных им функций, что позволяет больше рабочего время уделять продажам, значит приносить больше страховой премии.

4. Установление прочных технологических связей между подразделениями априори способствует переходу от вертикальной (традиционной) структуры управления к горизонтальной, делегированию полномочий вниз. Главная задача менеджера в этих условиях не администрирование сверху вниз по различным и множественным службам, а координация деятельности технологических звеньев. На место линейных руководителей приходят бизнес-процессные менеджеры по отдельным звеньям технологической цепи и в целом по всему бизнес-процессу.

5. Информационные технологии позволяют быстро и качественно обслуживать большое количество клиентов.

Предлагаемый вариант организационной системы ООО РТС «Магик» предполагает как бы двойную систему управления компанией: систему для стратегического развития и систему, обеспечивающую прибыль от деятельности.

Таким образом, в рамках проводимых исследований установлено, что ориентация ООО РТС «Магик» на минимизацию затрат не соответствует требованиям сегодняшнего времени. В связи с этим в основу проектирования изменений структуры системы управления ООО «Магик» будет положена стратегия получения и максимизации дохода в краткосрочном и долгосрочном периоде. Принцип, который будет взят за основу при формировании новой структуры компании в целях оптимизации ее системы управления - построение организационной системы на основе бизнес-процессов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Механизм проектирования организационных систем - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта; алгоритма его функционирования; предвидения последствий, к которым приведет появление объекта; определение мер по реализации проекта.

Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

Процесс организационного проектирования состоит из трех основных этапов: анализ действующей организационной структуры, проектирование организационных структур, оценка эффективности организационных структур.

Таким образом, проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта, алгоритма его функционирования или алгоритма процесса. Однако следует иметь в виду, что проектирование не сводится только к созданию идеи построения объекта, оно предполагает также необходимость предвидеть последствия, к которым приведет появление объекта, и определить меры по реализации проекта. Цель проектирования - положить начало изменениям в окружающей человека искусственной среде.

Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в следующем:

1) не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной;

2) выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

3) исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т. е. по координации деятельности разных звеньев и органов управления при выполнении общих текущих задач и реализации перспективных межфункциональных программ;

4) обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления, имея в виду нахождение оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации в управлении. Все это требует тщательно разработанной поэтапной процедуры проектирования структур, детального анализа и определения системы целей, продуманного выделения организационных подразделений и форм их координации.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: 1) аналогий; 2) экспортно-аналитического; 3) структуризации целей и 4) организационного моделирования.

Управление ООО РТС «Магик» имеет два режима работы: стратегическое управление и оперативное управление. В ООО РТС «Магик» преобладает оперативный режим управления, направленный на решение текущих задач. На организационный стиль поведения ООО РТС «Магик» и систему управления в целом влияют и многие другие факторы, которые реализуются в реакции фирмы на изменения во внешней среде.

В рамках проводимых исследований установлено, что в ООО РТС «Магик» существует:

-чёткое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

- иерархичность управления, при котором нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

- наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения специалистами своих задач и обязанностей; дух формальной обезличенности, характерный для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

- осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

В рамках проводимых исследований установлено, что ориентация ООО РТС «Магик» на минимизацию затрат не соответствует требованиям сегодняшнего времени. В связи с этим в основу проектирования изменений структуры системы управления ООО РТС «Магик» будет положена стратегия получения и максимизации дохода в краткосрочном и долгосрочном периоде.

Принцип, который будет взят за основу при формировании новой структуры компании в целях оптимизации ее системы управления - построение организационной структуры на основе бизнес-процессов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Акимов Т.А. Теория организации. - М.: Юнити, 2009.

2. Алиев В.Г., Варфоломеев В.П., Варфоломеева Э.А. Теория организации: Учебник для вузов / Под ред. В.Г. Алиева. - М.: Экономика, 2006.

3. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник для вузов. - 3-е изд. доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2009.

4. Райченко А.В., Латфуллин Г.Р. Теория организации: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2006.

Дополнительная

5. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009.

6. Дафт Р.Л. Организации: Учебник для психологов и экономистов. - 3-е международное издание. - СПб.: НЕВА; М.: ОЛМА-Пресс, 2007.

7. Красовский Ю.Д. Организационное поведение: Учебное пособие. - М.: Юнити, 2005.

8. Радченко Я.В. Теория организации: Курс лекций для студентов заочного обучения всех спец. - М.: Финстатинформ, 2006.

9. Смирнов Э.А. Теория организации и безнес процессы: Учебное пособие для вузов по спец. “Менеджмент”. - М.: ИНФРА-М, 2004.

10. Смирнов Э.А. Теория организации. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007.

11. Авдашева СБ., Розанова Н.М. Теория организации отраслевых рынков: Учебник. М., 2006.

12. Леванков В.А. Теория организации. Опорный конспект лекций и методических рекомендаций к изучению курса. - СПб, 2007.

13. Смирнов Э.А. Основы теории организации. Учебное пособие для вузов.

М.: Юнити, 2009.

14. Беляев А.А. Теория организации. - М.: ИМПЭ, 2006.

15. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организаций: Учеб. - М.: ИНФРА-М, 2009.

16.Богданов А.А. Тектология. Всеобщая организационная наука. - М.: Экономика, 2007.

17. Валуев С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. - М.: Нефть и газ, 2008.

18. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учеб. - М.: Гардарика, 2008.

19. Климов А. Внешняя среда и стратегическое управление // БОСС. -- № 8. -- 2009.

20. Мильнер Б.З. Теория организации: Учеб. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2008.

21. Пригожин А.И. Современная социология организаций: Учеб. - М.: Интерфакс, 2006.

22. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2007.

23.Теория организации: Учеб. / Под ред. В.Г. Алиева. - М.: Луч, 2009.

24. Румянцевой, И.А. Саломатина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009.

Размещено на Allbest.ru