Повестка дня - это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

тема совещания;

цель совещания;

перечень обсуждаемых вопросов;

время начала и окончания совещания;

место, где оно будет проходить;

фамилии и должности докладчиков;

время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Число участников. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются "не высовываться", думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую "одобряют" решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

Кто есть кто на ваших совещаниях?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге "Секреты бизнеса для всех" предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

"Говорящие начистоту"

Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

"Мученики"

Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

"Каменные лица"

Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

"Заводилы"

Они усвоили поразительную силу слов: "Вы правы. Я никогда не думал об этом". Это хорошие участники совещания.

"Ораторы"

деловой стиль общение беседа

Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно - или лучше не обращайте на них внимания.

"Адвокаты дьявола"

Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

"Разрушители"

Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

"Любители расслабиться"

Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

"Государственные мужи"

Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Как контролировать дискуссию

а) для сохранения единства участников совещания:

не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

не высказывать первым свою точку зрения;

поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;

б) для активизации участников совещания:

иметь оптимальную стратегию принятия решения;

создать условия для творческой работы;

не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;

не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

в) для активизации обсуждения предложений:

задавать вопросы;

высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

чем выше "температура" дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;

оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;

не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

Функции общения