Проектирование систем электронного докуметооборота на предприятих добывающей отрасли

Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании.

Основными функциями Управления делами являются:

-контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- машинописные работы;

- распределение телефонных звонков;

- отправка документов;

- информационно-справочная работа с документами.

2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В ЗАО «Технолига» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

3.2 Создание системы электронного документооборота на базе СЭД БОСС Референт в ЗАО «Технолига»

Стремительный рост «ТНК-ВР Коммерс» привел к значительному увеличению внутреннего документооборота в бумажном виде, что стало причиной снижения оперативности в управлении и ухудшения эффективности контроля процессов внутри компании. Поэтому внедрение системы электронного документооборота стало важной бизнес-потребностью.

Главной целью внедрения электронного документооборота было определено повышение и обеспечение эффективности бизнес-процессов компании. Основным требованием к новой СЭД являлась возможность динамических изменений функционала системы в соответствии с ростом компании.

Исходя из задач предприятия наибольшее внимание обращается на такие характеристики системы, как гибкость, возможность интеграции с финансовыми системами компании, поддержка большого количества пользователей, короткие сроки внедрения. Еще одно немаловажное требование - наличие качественной технической поддержки со стороны интегратора, обширный опыт внедрения и надежность компании-партнера.

Выбор системы был осуществлен на основе исследования рынка СЭД. Для обеспечения наибольшей объективности и достоверности исследований, Заказчик использовал методику анализа и оценки PricewaterhouseCoopers. В результате остановились СЭД БОСС-Референт, как на наиболее подходящем решении, не только по техническим, но и по сервисным требованиям.

Процесс внедрения и развития БОСС-Референта происходил в несколько этапов.

Во-первых, была сформирована рабочая группа. В нее вошли специалисты компании «Аплана», специалисты ИТ-департамента «ТНК-ВР Коммерс», а также сотрудники общегоо отдела, коммерческого и других подразделений.

Внедрение базовой версии системы - с начала обследования предприятия и до запуска в эксплуатацию - было реализовано за 5 месяцев.

Запуск системы осуществлялся поэтапно. В первую очередь были внедрены модули «Служебные записки» и «Поручения», затем модуль регистрации входящих документов и в конце - «Согласования договоров», который был выделен в отдельную подсистему и существенно модернизирован с использованием технологии Lotus Workflow. Для ускорения работы подсистемы «Согласования договоров», был добавлен ряд новых возможностей: внедрен механизм архивирования и модифицирована функция поиска.

В ходе второго этапа возможности СЭД были расширены за счет внедрения функциональной подсистемы «Досье договоров» с Web-интерфейсом, интегрированной с финансовыми и бухгалтерскими системами компании. Подсистема обеспечила возможность быстрого получения справочных данных по выбранному контрагенту, независимо от способов их хранения и обработки и значительно сократила время поиска оперативной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Третьим этапом развития стала реализация подсистемы «Оформление Web-заявок», интегрированной с системой оперативного учета на базе «1С: Предприятие». Данная подсистема автоматизирует процессы создания и согласования заявок на хранение и отгрузку нефтепродуктов. Клиентам «ТНК-ВР Коммерс» внедрение подсистемы обеспечило возможность оформления заявок на нефтепродукты через Интернет, таким образом, сократив процесс оформления и управления заявками.

В дальнейшем планируется обеспечить интеграцию различных специализированных систем документооборота «ТНК-ВР» в единый комплекс и использовать СЭД БОСС-Референт в качестве ключевой бизнес-надстройки, поддерживающей передачу данных между различными системами группы компаний.

Также предусматривается расширение функциональных возможностей подсистемы «Оформление Web-заявок», предоставление новых сервисов и возможностей внешним пользователям системы для предупреждения расхождений данных между «ТНК-BP» и компаниями-контрагентами.

Заключение

Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п.

В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

К основным свойствам систем электронного документооборота относятся: открытость, высокая степень интеграции с прикладным ПО, при сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД.

Программные системы автоматизации делопроизводства: программа Docs Open, Documentum, StaffWare, Lan Docs, Босс-Референт, система Lotus Notes, Евфрат-Документооборот.

Защищенность ЭД - самый волнующий вопрос для организации в целом.

Внутри электронной системы документооборота должен быть создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация

Информация между отделами передается в кодированном виде.

Система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей .

Внутри модели корпоративного документооборота должен быть создан удостоверяющий центр, что исключает подделку подписи.

Архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

Стремительный рост «ТНК-ВР Коммерс» привел к значительному увеличению внутреннего документооборота в бумажном виде, что стало причиной снижения оперативности в управлении и ухудшения эффективности контроля процессов внутри компании. Поэтому внедрение системы электронного документооборота стало важной бизнес-потребностью.

СЭД БОСС-Референт, имеющая такие характеристики системы, как гибкость, возможность интеграции с финансовыми системами компании, поддержка большого количества пользователей, короткие сроки внедрения, наиболее отвечает задачам предприятия.

Список литературы

электронный документооборот делопроизводство автоматизация

1. Автократов В.Н., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 2005. - 322 с.

2. Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.-- №2. - С. 46--48.

3. Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 2008. - 298 с.

4. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. - 2002. - 78 с.

5. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003. - 199 с.

6. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004 - 49 с.

7. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17.

8. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С.27-33.

9. Витин Ю.Г. От документооборота классического - к электронному / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.

10. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

11. Доронина Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 39-43.

12. Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М., 2001. - 371 с.

13. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М, 2001. - 356 с.

14. Ларин М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // -М.: «Научная книга», 2002. - 110 с.

15. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №12. - С.30-38.

16. Московая П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.36-41.

17. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208 с.

18. Саблин В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.

19. Стенюков М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. пособие / М.: «Экмос». - 238 с.

20. Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. - 2003. - №3. - С.29-33.

21. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000. - 287 с.

22. Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. - 2000. - 174 с.

Размещено на Allbest.ru