Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
Делопроизводство: номенклатура дел, содержание, использование, классификация, индексирование, контроль использования. Движение и обработка, служебные отметки, реквизиты, архив. Службы документационного обеспечения управления. Работа секретаря-референта.
| Рубрика | Разное |
| Вид | шпаргалка |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 21.08.2008 |
| Размер файла | 90,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
51. Написать письмо-просьбу. Это пример инициативного письма, которое требует ответа. Оно выражает просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов.
52. Составить приказ об увольнении в связи с сокращением штата работников. (прилагается)
53. Составить приказ о приеме на работу с неполным рабочим днем. (прилагается)
Перечислить основные элементы трудового договора (контракта) со специалистом. Трудовой договор - этот документ регламентирует отношения работника и работодателя. Работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка. В настоящее время государство предоставляет работникам минимальные социальные гарантии: минимальный размер оплаты труда; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней; максимальная продолжительность рабочего времени на предприятиях 40 часов в неделю. Договор от имени организации подписывает ее руководитель. Оформить трудовой договор необходимо не позднее 3-х дней со дня фактического допущения работника к работе.
55. Составить приказ об увольнении за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии. (прилагается)
Составить текст докладной записки. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.
Составить личную доверенность. Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: а) выдаваемые официальными лицами и б) выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, во втором составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа, фамилию, имя, отчество доверителя; фамилию, имя, отчество доверенного лица; содержание доверенности, подпись, дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать и дату. «Я, гр. Имя Отчество, Фамилия … доверяю гр. Имя, Отчество, Фамилия…..»
Составить текст справки, заявления. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справка составляется в целях информации руководителя учреждения или вышестоящей организации, она дает возможность принять определенное решение по этому вопросу. Справка может содержать обзор производственных показателей, планируемых мероприятий, данные о состоянии оборудования и т.д. В зависимости от сложности, важности вопросов и объема материала справку могут готовить один человек или несколько, а также сотрудники ряда отделов. Разновидностью является справка, которая выдается отдельным лицам на руки - о подтверждении места работы и занимаемой должности, места жительства, учебы, составе семьи и т.д. Как правило, их пишут на бланках. Формуляр справки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения. Название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресование. Справки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, пишут на бланках и подписывает их руководитель. Справки внутреннего характера пишут на чистых листах. Но с применением правил расположения реквизитов. Такие справки подписывает их составитель. Заявление - этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.
59. Написать приказ о предоставлении отпуска. (прилагается)
Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:
Контрольное управление
Губернатора и Коллегии
администрации области
(и далее - содержание письма), дата, подпись
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
Управление общего и
профессионального образования
администрации Орловской области
А.В. Копыловой
(и далее - содержание письма), дата, подпись
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
ОАО «Орловские черноземы»
В.Н. Петрову
(и далее - содержание письма), дата, подпись
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
Е.И. Кобяшевой
ул. Свободы, д. 2, кв. 5
г. Новосиль
Орловская обл., 303500
(и далее - содержание письма), дата, подпись
При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными - по поводу качества продукции и претензионными - по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.
Литература:
Кузнецов И.Н. «Делопроизводство», изд. 3, М., издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.
Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. «Машинопись и основы делопроизводства». Учеб. пособие. 3-е изд., дораб. и доп. - М., «Просвещение», 1984.
Розенталь Д.Э. «Практическая стилистика русского языка». - М.: 1974.
Рахманин Л.В. «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов». - М.: Высшая школа, - 1988.
«Делопроизводство»: Учеб. для нач. проф. образования/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия»; Образовательно-издательский центр «Академия», 2002.
Спивак В.А. «Делопроизводство (Стандартизация. Документы по трудовым отношениям. Коммерческая тайна)» - СПб.: Питер, 2003. (Серия «Учебные пособия»).
Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. «Делопроизводство и бухгалтерия»: Учеб.-практ. пособие. - 2-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2003.
Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». - М.: Издательство Индекс-Медиа, 2007.
Демин Ю.М. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов». 2-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2007 (Серия «Современный офис-менеджмент»).
Рогожин М.Ю. «Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие» (Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении; справки по персоналу; командировочные удостоверения; записи в Трудовых книжках; личные дела работников; трудовые договоры, должностные инструкции) - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
Тематика контрольных работ:
Реквизиты документов, их оформление, особенности по различным видам документации.
Специфика текста служебных документов, их редактирование.
Порядок прохождения документов в учреждениях культуры.
Регистрация документов и построение справочного аппарата.
Организация контроля за исполнением документов.
Составление номенклатур и формирование дел.
Передача дел в архив учреждения.
Документация по личному составу, учет трудовых книжек.
Классификация документов. Документация учреждений культуры.
Порядок оформления распорядительных документов.
Правила оформления организационных документов.
Правила оформления справочно-информационных документов.
Фирменный и общий бланк, их реквизиты, порядок использования и заверение.
Средства копирования и размножения документов, роль компьютеров.
Средства составления и обработки документов.
Деловые письма, их виды. Порядок составления.
17. Организация службы делопроизводства.
Подобные документы
Документирование деятельности организации. Организация документооборота. Прием и отправка. Регистрация. Контроль исполнения. Классификация и систематизация документов. Формирование дел. Экспертиза ценности документов.
отчет по практике [20,3 K], добавлен 13.09.2007В организации проблемы документационного обеспечения управления возлагаются на специализированное структурное подразделение, управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда службы делопроизводства зависит от квалификации служащих.
реферат [41,5 K], добавлен 03.07.2008Электронный архив ЦБ РФ. Электронный архив Газпромбанка. Электронный архив НПО "Аврора". Электронный архив Пенсионного фонда РФ. Электронный архив ФГУП "ЦНИИМинАтомИнформ". Основные достоинства электронного архива.
реферат [32,7 K], добавлен 26.02.2003Место электронного документа в делопроизводстве. Характеристика типов носителей электронного документа, электронные технологии в делопроизводстве, электронный документооборот в организации. Электронный архив Госбанка, принципы архивного хранения.
курсовая работа [73,5 K], добавлен 01.09.2009Понятие и правовые основы использования документов. Формы использования документов. Виды запросов и информационных документов. Информационные документы архива. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами.
реферат [21,1 K], добавлен 17.01.2004Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР. Организация документов и дел в пределах архивов. Унификация документов, структура и объем документооборота. Передача дел в архив организации, их фондирование.
курсовая работа [43,0 K], добавлен 08.09.2009Общая характеристика государственных архивов Алтайского края. Хроника их развития. Правовая база, задачи и функции государственных архивов РФ. Научно-техническая обработка документальных материалов. Доступ к архивным документам и их использование.
курсовая работа [62,0 K], добавлен 17.01.2011Сущность использования документов Архивного фонда Российской Федерации в информационных целях. Виды архивов федеральной и муниципальной собственности. Главные направления использования документов. Основные сроки и формы хранения архивной документации.
контрольная работа [19,2 K], добавлен 04.12.2008Правила оформления документов согласно стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты, используемые при подготовке документов. Классификация документов по именованиям. Текст документов. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом.
контрольная работа [20,1 K], добавлен 21.01.2008Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в Республики Казахстан. Делопроизводство на государственном языке. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан.
контрольная работа [12,4 K], добавлен 14.04.2007
